Sin control interno efectivo la gestión fracasa (página 3)

Partes: 1, 2, 3

RESUMEN GENERAL

EL CONTROL INTERNO DE LA EMRESA ES EFICIENTE, LO QUE FACILITA LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA.

CUESTIONARIO PARA EVALUAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

SI

NO

N/A

OBS

1.

CAJA DE LA EMPRESA

1.1

Protección

1.1.1

La dependencia de caja es un área restringida.

X

1.1.2

Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos.

X

1.1.3

Es conocida la clave por personal diferente al cajero, tesorero y gerente.

X

1.1.4

Se conservan en la caja fuerte los ingresos del día, hasta su depósito en bancos.

X

1.1.5

Se encuentran con pólizas de manejo el tesorero y el cajero.

X

1.1.6

Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables.

X

1.1.7

Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos.

X

1.1.8

Son adecuados los custodios para salvaguardar físicamente el dinero en operación

X

1.2

Recaudo

1.2.1

Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja.

X

1.2.2

Son registrados en respectivo libro.

X

1.2.3

Se expiden los respectivos recibos de caja.

X

1.2.4

Están debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos.

X

1.2.5

Están debidamente registrados los recaudos en libro auxiliar.

X

1.2.4

Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo

X

1.2.5

Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercancías, servicios entregados o vendidos.

X

1.2.6

Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos.

X

1.2.7

Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregárselos a este.

X

1.3

Recibos de caja

1.3.1

Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepción de valores.

X

1.3.2

Existe numeración consecutiva y pre numerada.

X

1.3.3

Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva.

X

1.3.4

Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte.

X

1.3.5

Se confrontan los valores estipulados en números y letras.

X

1.3.6

Se confrontan los originales con las copias posteriormente.

X

1.4

Caja menor

1.4.1

Existe un fondo fijo para caja menor.

X

1.4.2

Están separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables.

X

1.4.3

Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin.

X

1.4.4

En las entregas de efectivo, existe autorización previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes.

X

1.4.5

Existen formatos específicos para relacionar los gastos de caja menor.

X

1.4.6

Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor.

X

1.4.7

Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectuó el gasto.

X

1.4.8

Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de políticas y disposiciones administrativas para este trámite.

X

1.4.9

Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor.

X

1.4.10

El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinámico para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo.

X

1.4.11

Está prohibido que los fondos de caja menor sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores.

X

1.4.12

Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor.

X

1.4.13

Existen topes máximos para ser destinados por gastos de caja menor.

X

1.4.14

Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con los fondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolución del dinero o bien la comprobación del gasto.

X

1.5

Arqueos

1.5.1

Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados.

X

1.5.2

Existen formatos apropiados para realizar los arqueos.

X

1.5.3

Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias.

X

2

BANCOS DE LA EMPRESA

2.1

Apertura de cuentas

2.1.1

Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes.

X

2.1.2

Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella.

X

2.1.3

Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente.

X

2.1.4

Las firmas giradoras están debidamente autorizadas.

X

2.1.5

Las cuentas corrientes tienen destinación específica, según la naturaleza del gasto.

X

2.2

Protección

2.2.1

Es verificado el número de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del banco.

X

2.2.2

Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco.

X

2.2.3

Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados.

X

2.2.4

Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos

X

2.2.5

Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.

X

2.2.6

Se mantienen permanentemente actualizados, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorización para expedir cheques.

X

2.2.7

Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados.

X

2.3

Giro de cheques

2.3.1

Están pre numerados todos los cheques.

X

2.3.2

Se giran en orden secuencial

X

2.3.3

Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja menor.

X

2.3.4

Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos.

X

2.3.5

Existe verificación de soportes antes del giro.

X

2.3.6

Se realiza verificación de cifras y números antes de su firma.

X

2.3.7

Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario.

X

2.3.8

Existe más de una firma en el giro de pagos por cheque.

X

2.3.9

Se expiden cheques con firmas mancomunadas

X

2.3.10

Se realiza confirmación telefónica por parte del banco para pagos por sumas superiores a $500.000.

X

2.3.11

Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista.

X

2.3.12

Son entregados los cheques previa presentación de la respectiva autorización del beneficiario.

X

2.3.13

Existen horarios y días especiales para la entrega de cheques.

X

2.3.14

Se utiliza sello protector de cheques.

X

2.3.15

Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo determinado aquellos cheques en tránsito que no hayan sido cobrados.

X

2.4

Conciliaciones

2.4.1

Se realizan conciliaciones de manera periódica.

X

2.4.2

Se descuentan oportunamente las notas débito.

X

2.4.3

Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones.

X

2.4.4

El funcionario que realiza el pago y el que concilia, son diferentes.

X

2.4.5

Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones.

X

2.5

Boletines diarios

2.5.1

Se elaboran diariamente los boletines de caja y bancos.

X

2.5.2

Llevan una numeración estrictamente consecutiva.

X

2.5.3

Se determinan claramente los conceptos por ingresos y por pagos.

X

2.5.4

Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorización.

X

2.5.6

Se elaboran informes y programas de flujo de efectivo para prever tanto la inversión de excedentes, como la obtención de créditos para cubrir necesidades.

X

2.5.7

Se archivan con los documentos justificativos para informes o consultas posteriores.

X

3

ASPECTOS GENERALES DE LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA

3.1

Están separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos.

X

3.2

Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operación.

X

RESUMEN:

SI = 60; NO = 21; N/A = 00

INTERPRETACIÓN:

LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA ES EFICIENTE, LO CUAL INFLUYE POSITIVAMENTE EN LA GESTIÓN GENERAL.

CASO DE ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y RECOMENDACIONES SOBRE LIQUIDEZ EMPRESARIAL

VIGILANCIA SRL

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

(En Soles)

VIGILANCIA SRL

ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL

(En Soles)

RATIOS O RAZONES DE LA GESTIÓN FINANCIERA 2015:

Las razones de liquidez son también llamadas ratios de tesorería o estructura financiera, constituyen el medio de apreciar la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo, corrientes o circulantes. Se les conoce también como índices de solvencia financiera y se caracterizan por centrar el análisis en el activo y pasivo corriente.

Se clasifican en: a) Liquidez general o corriente; b) Liquidez ácida; c) Liquidez absoluta o de efectivo; d) posición defensiva; e) capital de trabajo.

Antes de indicar las definiciones de cada sub-clasificación aclaramos que la aplicación numérica de cada fórmula está basada en un Balance General y un Estado de Ganancias y Pérdidas que se insertan como anexos Nos. 1 y 2 preparados exclusivamente con este propósito.

• a) Liquidez general o corriente

Denominada también ratio de liquidez, es uno de los indicadores más utilizados en el análisis financiero y se expresa así:

Interpretación:

La empresa dispone de 2.00 soles por cada Nuevo sol de deuda de corto plazo. De modo que podría pagar todas sus deudas tranquilamente.

• b) Liquidez ácida

Es una medición más severa que permite evaluar críticamente la liquidez de la empresa. Para su cálculo se deduce del activo corriente, los inventarios debido a que estos constituyen la parte menos líquida del activo corriente.

Interpretación:

Sin los inventarios dentro del activo corriente, la empresa dispone solo de 0.66 Soles para pagar cada nuevo sol de deuda corriente. No es la mejor condición para la empresa.

• c) Liquidez absoluta

La razón de efectivo o prueba súper-ácida, es un análisis más profundo de la liquidez, ya que considera la relación entre el efectivo en caja y bancos, frente a las deudas de vencimiento a corto plazo.

Interpretación:

Midiendo el ratio solo con el activo más líquido la empresa no está en condiciones de asumir sus deudas de corto plazo, por cuanto solo dispone de 0.12 nuevos soles por cada Sol de deuda.

• d) Posición Defensiva

Es llamada también período de liquidez extrema porque es el período dentro del cual la empresa podría funcionar sobre la base de sus activos líquidos, sin tener que financiarse de recursos, vía ventas u otras fuentes, es decir, el tiempo que podría vivir solo con sus activos líquidos.

Los activos líquidos para el cálculo de este índice, incluyen básicamente el efectivo en caja y bancos, los valores negociables y las cuentas por cobrar a corto plazo.

Interpretación:

Los 154 días representan el período dentro del cual la empresa podría funcionar sobre la base de sus activos líquidos, sin tener que financiarse de recursos, vía ventas u otras fuentes, es decir, el tiempo que podría vivir solo con sus activos líquidos. Es un periodo muy adecuado si se tiene en cuenta que este periodo abarca más de 5 meses.

• e) Capital de Trabajo

Es una cifra monetaria y no propiamente una razón financiera. Se obtiene deduciendo del activo corriente, el pasivo corriente. Si el activo corriente excede al pasivo corriente, la empresa dispondrá de mayores recursos financieros para sus transacciones operativos, siendo además un índice de estabilidad financiera.

Interpretación:

De acuerdo con este ratio se tiene un capital de trabajo bruto de 57,782; el cual es adecuado para realizar sus operaciones rutinarias.

En cuanto al capital de trabajo neto, es positivo; lo que indica que es mayor que las deudas de corto plazo y que tranquilamente puede pagar todas las deudas de corto plazo y tener un exceso de 28,890 para funcionar.

CONCLUSIONES

Las conclusiones son las siguientes:

• 1) El sistema de control interno proporciona elementos para la gestión financiera de la empresa; mediante los componentes del control interno; la evaluación permanente del control interno y la retroalimentación igualmente permanente de dicho control. El sistema de control interno proporciona amplia información para la gestión financiera e gestión general de la empresa.

• 2) Los componentes del sistema de control interno suministran elementos para la gestión financiera de la empresa; mediante la implementación y desarrollo de dichos componentes en la entidad como plataforma del control empresarial. Los componentes del sistema son los pilares, las columnas vertebrales para dotar a la empresa de un alto nivel de seguridad.

• 3) La evaluación del sistema de control interno facilita la gestión financiera de la empresa; mediante el examen de todos los aspectos de control de la entidad. Sin la evaluación no se sabe cómo están los componentes del sistema; las dependencias; los procesos y procedimientos de la empresa.

• 4) La retroalimentación del sistema de control interno ayuda a la gestión financiera de la empresa; mediante la inyección de determinados elementos que permitan tener un control racional y facilitador del logro de las metas, objetivos y también tener economía, eficiencia y efectividad.

RECOMENDACIONES

Las recomendaciones son las siguientes:

• 1) Se recomienda tener en cuenta que el sistema de control interno proporciona elementos para la gestión financiera de la empresa; mediante los componentes del control interno; la evaluación permanente del control interno y la retroalimentación igualmente permanente de dicho control. Por tanto los directivos y funcionarios deben asumir la responsabilidad por la implantación, desarrollo, evaluación y retroalimentación del control interno de la entidad.

• 2) Se recomienda tener en cuenta que los componentes del sistema de control interno suministran elementos para la gestión financiera de la empresa; mediante la implementación y desarrollo de dichos componentes en la entidad. Por tanto los directivos y funcionarios deben empeñarse en que la empresa disponga de dichos componentes para estructurar adecuadamente el control interno de la entidad.

• 3) Se recomienda tener en cuenta que la evaluación del sistema de control interno facilita la gestión financiera de la empresa; mediante la revisión de todos los aspectos de control de la entidad. Por tanto los directivos y funcionarios deben disponer el examen permanente del control interno para saber sus fortalezas y debilidades.

• 4) Se recomienda tener en cuenta que la retroalimentación del sistema de control interno ayuda en la gestión financiera de la empresa; mediante la inyección de determinados elementos que permitan tener un control racional y facilitador del logro de las metas, objetivos y misión no solo de la Tesorería, sino de toda la entidad. Por tanto debe retroalimentarse permanentemente el sistema de control interno

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• 27) Van Horne, W. (2013) Administración financiera. México. Mc Graw Hill

• 28) Weston, J. (2013). Administración financiera. México. Mc Graw Hill

GLOSARIO DE LA INVESTIGACIÓN

SISTEMA DE CONTROL: Conjunto de elementos, principios, procesos, procedimientos y técnicas de control enlazados entre sí, con el objeto de evaluar la gestión institucional y contribuir a su eficiencia y eficacia.

CONTROL INTERNO: Proceso efectuado por los órganos directivos y el resto del personal de la entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.

PRINCIPIOS DE CONTROL: Bases, fundamentos del sistema de control. Son de orden organizativo, administrativo, legal, contable, financiero, informático, etc.

AMBIENTE DE CONTROL: Condiciones o circunstancias en las cuales se desarrollan las acciones de control de una entidad.

ÁMBITO DEL CONTROL: Es el espacio, actividad, proceso, función u otro aspecto que abarca el control interno

CONTROL INTERNO OPERACIONAL: Su propósito es operativo y se ejerce por departamentos operacionales más que por lo financieros y contables, aunque aquellos utilicen estos últimos como fuente de información

CONTROL INTERNO CONTABLE: Tienen por objeto verificar la corrección y fiabilidad de la contabilidad.

VERIFICACIÓN INTERNA: Está constituida por procedimientos específicos como medidas físicas, control de ingresos y control de gastos, etc. Corresponde al Consejo de Administración la implementación y mantenimiento de los sistemas de verificación interna que pueden conseguirse mediante los procedimientos contables.

ORGANIZACIÓN DEL CONTROL: Está constituida por la estructura orgánica; las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación; la división de labores, asignación de responsabilidad y otros aspectos.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS DEL CONTROL: Son los medios de referencia que utiliza el control para evaluar la gestión institucional.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL: Los procesos son las diversas etapas que comprende el control. En cambio los procedimientos, son las acciones, los pasos que se aplican a la institución, actividades o funciones que se evalúan.

DESEMPEÑO DEL PERSONAL EN EL MARCO DEL CONTROL: Comprende la captación, entrenamiento, ejecución de actividades, retribuciones por el trabajo y los resultados de sus actividades (eficiencia o deficiencia), así como la moralidad y ética que aplican.

SUPERVISIÓN PERMANENTE EN EL CONTROL: Comprende el conjunto de acciones para observar, examinar, inspeccionar las actividades del personal.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DEL INFORME COSO:

a. Eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad.

b. Fiabilidad de la información financiera.

c. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables

ESTÁNDARES DE CONTROL: Si los planes son las bases frente a las cuales deben establecerse los controles, lógicamente se deduce que el primer paso en el proceso sería establecer planes. Sin embargo, puesto que éstos varían en nivel de detalle y complejidad, y ya que los administradores no suelen observar todo se establecen normas especiales. Las normas son, por definición, criterios sencillos de evaluación. Son los puntos seleccionados en un programa total de planeación donde se realizan medidas de evaluación, de tal modo que puedan orientar a los administradores respecto de cómo marchan las cosas sin que estos tengan que observar cada paso en la ejecución de los planes.

PROCESO DE CONTROL: Son las etapas que comprende el control. Cada etapa tiene su propia metodología, sus técnicas, acciones y procedimientos. Comprende la planeación, organización dirección, coordinación e integración, ejecución e informes.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO: Son las medidas, pautas, parámetros que debe seguir el personal que desarrolla las actividades de control

ESTRATEGIAS DE CONTROL: Es el arte de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de control en el mediano y largo plazo, con el objeto de contribuir a la optimización de la gestión institucional.

TÁCTICAS DE CONTROL: Arte de planear, organizar, disponer, mover y emplear los procedimientos de control en el presente y en el corto plazo.

LINEAMIENTOS DE CONTROL: Delineación de las actividades de control de una entidad.

MÉTODOS DE CONTROL: Son los procesos y procedimientos que se siguen en las actividades de control hasta determinar los resultados positivos o negativos

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: Son los pasos o acciones que se aplican en las actividades de control que realizan los órganos de control de una entidad.

INSTRUMENTOS DE CONTROL: Constituyen instrumentos de control, los organigramas, cronogramas de trabajo, hojas de trabajo, cédulas, etc.

HERRAMIENTAS DE CONTROL: Están constituidas por las normas generales y específicas de la entidad.

MECANISMOS DE CONTROL: Son las formas de realizar el control; por ejemplo la evaluación del plan estratégico, la evaluación del presupuesto y el análisis e interpretación de los estados financieros.

TÉCNICAS DE CONTROL: Viene a ser la pericia, dominio o destreza en la utilización de las herramientas, mecanismos e instrumentos en las actividades de control institucional.

ACCIONES DE CONTROL: Efecto de aplicar los procedimientos en las actividades de control de una entidad. Son los procedimientos utilizados en las actividades de control de una entidad.

RIESGOS DE CONTROL: La identificación y el análisis de los riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un SISTEMA DE CONTROL INTERNO eficaz. La dirección debe examinar detalladamente los riesgos existentes a todos los niveles de la empresa y tomar las medidas oportunas y gestionarlos

EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN: La posición de considerar al control tan sólo como el establecimiento de normas, medidas de evaluación y corrección de desviaciones, ha cambiado en los últimos tiempos. Con seguridad, los administradores miden la labor real, la comparan contra las normas, e identifican y analizan las desviaciones. Pero entonces, para hacer las correcciones necesarias debe implantar y mejorar programas de acción correctiva con objeto de alcanzar los objetivos deseados.

 

 

 

Autor:

Dr. Domingo Hernández Celis

[1] El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida. Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creó en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones: · American Accounting Association (AAA); · American Institute of Certified Public Accountants (AICPA); · Financial Executive Institute (FEI); · Institute of Internal Auditors (IIA); · Institute of Management Accountants (IMA); La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand. Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de las organizaciones públicas o privadas, de la auditoria interna o externa, o de los niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.

[2] Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).

[3] Aldave & Meniz (2013) Auditoría y control interno. Lima. Editora Gráfica Bernilla.

[4] Bacón R. (2013). Evaluación del control interno. Bogotá. Editorial Norma.

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[7] Instituto de Auditores Internos de España (2013). Los nuevos conceptos del control interno. Madrid. Editorial Días De Santos.

[8] Santandreu, Eliseu (2015). Cash management o gestión de la tesorería. Madrid. EADA.

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[11] Rivera, Antonio (2015). Gestión de la tesorería. Bogotá. Editorial Norma.

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[13] Valderrama, Juan (2015). Tesorería empresarial. Bogotá. Editorial Santa Martha.

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[20] Gómez, G. (2014) Administración del capital de trabajo. México. Editorial Continental

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[22] Peralta Urbano, Luisa (2014) Economía, eficiencia y efectividad. Lima. Editorial San Carlos

[23] Peralta Urbano, Luisa (2014) Economía, eficiencia y efectividad. Lima. Editorial San Carlos

[24] Peralta Urbano, Luisa (2014) Economía, eficiencia y efectividad. Lima. Editorial San Carlos

[25] Robbins Stephen (2014) Fundamentos de Administración. México. Prentice Hall Hispanoamericana, SA.