Los documentos especiales en el contexto de la archivística (página 2)

Posteriormente se establecen las bases teóricas que permitirán una conceptualización objetiva de los documentos especiales. Es decir, se establece el sistema de conceptos que fundamenta la construcción del concepto que importa a este trabajo y en el cual el mismo ha de quedar inserto.

Para el capítulo tercero se construye un concepto con pretendida objetividad y argumento, de los documentos especiales. Además se presenta un análisis de la ubicación pragmática de estos acervos dentro de los archivos y fondos documentales: cómo se categorizan los documentos especiales y la forma en que constituyen agrupaciones documentales.

Finalmente se explica grosso modo y en términos genéricos, la forma en que las cualidades de los documentos especiales afectan su procesamiento archivístico, para cerrar el trabajo con las conclusiones que se obtuvieron tras el desarrollo del presente estudio.

A continuación, entonces, se desarrolla el análisis realizado sobre este tema.

Capítulo 1

Documentos especiales: de la diversidad de conceptos a la ambigüedad del significado

En la definición que del documento de archivo hace el Doctor Theodore R. Schellenberg en su obra Los Archivos Modernos, además de sintetizar magistralmente la naturaleza de los archivos y de la archivística misma; también denota una cualidad documental que da sentido y razón al presente trabajo al contar entre estos los "… mapas, fotografías u otros materiales documentales sin consideración de sus características o formas físicas"1

Esta acotación plantea la existencia de una amplia variedad de documentos, que a pesar de que presenten características distintas mantienen su condición de pertenencia al archivo. En consecuencia se genera la necesidad de establecer una categorización de clases documentales, que permita precisar de manera clara los términos y acepciones que los habrán de designar.

Analizando la idea de Schellenberg podemos identificar en primera instancia dos vertientes principales: la que agrupa a los documentos denominados llanamente tradicionales o "…textuales, casi siempre agrupados en expedientes y elaborados sobre papel"2; y la que engloba a aquellos cuyas características sean distintas a los primeros.

Y es éste segundo grupo el que presenta una problemática en los tres ámbitos mencionados previamente: términos, conceptos y categorización; derivando a su vez en que no se les ubique claramente dentro del cuerpo teórico de la archivística. Por tanto, heterogéneas son también las perspectivas en cuanto a su tratamiento técnico.

En cuanto a los documentos tradicionales se pueden encontrar amplias disertaciones en obras como las de Eduardo Núñez Fernández, Víctor Hugo Arévalo Jordán, Juana Molina y Victoria Leyva o el mismo Schellenberg entre otros; amén de que sobra decir que la mayor parte de la literatura archivística versa sobre ellos.

Es así que en el desarrollo del presente estudio se tratarán de dilucidar las cuestiones señaladas, aunque desde un punto de vista genérico, es decir, de dichos documentos en su conjunto y no de cada clase en particular. Razón de ello, la secuencia lógica deductiva que exige el análisis por un lado; y por otro que se requiere de una investigación independiente por cada caso concreto de los documentos que se están abordando.

Se inicia con las interrogantes: ¿Cómo se designa a estos documentos distintos a los tradicionales?, ¿qué significado se le da a dichas denominaciones? Las respuestas que aparentan sencillez y sentido común, terminan siendo tan variadas como contradictorias. Veamos.

1.1 Términos y conceptos recurrentes En la bibliografía general de la disciplina es posible encontrar referencias, comúnmente breves y sin llegar a análisis profundos, relativos al objeto de estudio que se está examinando.

En algunos casos se esboza una definición en la cual se pueden identificar claramente los elementos que la conforman. En otros es de manera implícita y a través de ejemplos como se identifica la existencia de estos documentos no tradicionales en la teoría y práctica archivística. Así mismo se pueden encontrar acepciones dirigidas al documento como célula y unidad funcional indivisible dentro de un archivo, como definiciones que toman a un conjunto de ellos integrando un grupo documental con características muy particulares. Se ilustra esta situación descriptivamente, con las notas de algunos autores.

En el título de la ponencia presentada en el Decimosegundo Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Montreal Canadá en 1992, Magdalena Cseve propone el término soportes especiales para aquellos que se contraponen a los tradicionales, retomando además el nombre de soportes audiovisuales en el cuerpo de su trabajo3 . Aunque realiza un sencillo análisis no plantea un concepto estructurado.

Por su parte Cruz Mundet al exponer sobre descripción en su Manual de Archivística, asevera en forma simple que "…existen otros tipos documentales corrientes en nuestros archivos desde hace siglos –documentos gráficos– y otros cada día más abundantes –los informáticos-; también podemos encontrarlos de distinta naturaleza: los iconográficos –dibujos, litografías…-, los fotográficos – positivos, negativos, placas de vidrio, videos, films…- y los sonoros – discos, cintas magnetofónicas, etc.-"4 a los cuales llama documentos especiales. El mismo término emplea Carmen Pescador para referirse a los que no son textuales.

Para Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma "Los documentos considerados especiales son aquellos que presentan un formato y soporte diferente a los documentos textuales en papel"5 . Como se observa, aquí las autoras trascienden a la mera ejemplificación, esbozando una definición con elementos más objetivos.

En la parte introductoria de la primera edición de la Norma ISAD G (Norma Internacional General de Descripción Archivística) se precisa que "deberán formularse otras reglas específicas para regular la descripción de clases de documentos especiales (tales como documentos cartográficos, películas, ficheros electrónicos, "privilegios", escrituras notariales, títulos de propiedad)"6 dejando clara la existencia y diferencia de estos acervos en relación al resto. En la segunda edición modifica sustancialmente los documentos a que se refiere, al citar como ejemplos los "sellos, registros sonoros o mapas"7

También suele encontrarse el término documentos no textuales para referirse a esta documentación, tal como se aprecia en el programa de un curso promovido por la Universidad de Salamanca, cuyo objetivo está encaminado a la elaboración de calendarios de conservación. Según el temario, la tercera unidad está destinada a la valoración de fotografías, videos y documentos electrónicos.8

Couture y Rousseau en un apartado de su obra los Archivos en el siglo XX, disertan sobre el tratamiento de documentos esenciales, entendiendo por estos, aquellos cuya importancia resulta relevante para la institución generadora por afectar directamente sus operaciones, derechos u obligaciones9 . Esta noción poco tendría que ver con el presente análisis, de no ser porque se da un significado análogo al de los documentos de valor especial que se expone en el Diccionario de terminología archivística de Colombia, sólo que enfocándose en particular a documentos de interés para la defensa de un país, para su diplomacia y su investigación científica; y considerando que la palabra especial es recurrente entre los autores de la disciplina al referirse al tema en cuestión, resulta insoslayable su inclusión en el trabajo. Por otra parte, en el diccionario referido, por documentos esenciales o vitales se concibe a los que reflejan las actividades sustantivas de la institución.10

Hasta aquí se han enlistado enfoques que apuntan al documento como unidad individual. Se prosigue ahora con los que retoman a grupos documentales completos en sus comentarios, ya sea a nivel de archivos, de colecciones, de secciones o de series.

La Doctora Antonia Heredia Herrera señala que las "Secciones facticias son agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por sus soportes o su grafía"11 entendiendo facticio como sinónimo de artificial o no natural, y siendo éste un término usual en la archivística española.

En el Diccionario de terminología archivística de la Subdirección General de los Archivos Estatales de Madrid, España, al buscar el significado de colección facticia, se remite a la segunda acepción de colección: "conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés"12 , siendo un poco redundante el nombre en virtud de que toda colección es artificial. Por su parte Alberto Tamayo maneja la idea de serie facticia, asentando que son "formadas conforme a criterios archivísticos por conveniencia de uso y de conservación,…formadas con mapas, planos, dibujos y grabados"13

La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) propone la acepción de archivos especiales en su glosario publicado en 1980: "a) Son los que se consideran con relación a la naturaleza del material que los forma… b) Son los que se integran con documentos o materiales diferentes a los tradicionales conocidos como documentos escritos."14 Sobre el mismo término Vázquez Murillo apunta que "son los que procesan y sirven documentos cuyo soporte no es papel."15

El mismo autor introduce también el concepto de archivos especializados que bifurca en: a) "aquellos en los que predomina o es exclusivo un tipo documental"16 , por ejemplo un archivo de expedientes personales y; b) "…los que contienen los documentos sustantivos o característicos de un tipo de institución: archivos eclesiásticos, sindicales, universitarios…"17

También el Diccionario de terminología archivística de Colombia enuncia lo que es un archivo especial, del cual asegura "comúnmente es una sección del archivo histórico, físicamente separado, encargado de la adquisición, preservación y difusión de documentos que presentan alguna característica no convencional sobre todo en el soporte… sin embargo también pueden caracterizarse por ser una sección que guarda documentos de uno o muy pocos tipos documentales o de uno o pocos temas, en soporte convencional."18 Como se aprecia, la segunda parte rompe con la delimitación impuesta en la primera.

La tercera parte del libro El archivo en la empresa moderna escrito por Italo Baldini se titula Archivos especiales, sin embargo no se vincula con el tema en cuestión ya que aborda tópicos como el manejo de correspondencia, impresos y solicitudes de empleo entre otros. Este caso, así como el anterior donde se define archivos especializados, es necesario incluirlos en el presente estudio a pesar de ser muy divergentes a la mayoría de las ideas expuestas, ya que nos proporcionan elementos importantes para llegar a un concepto con fundamentos más sólidos.

Prosiguiendo, se observa que el Doctor Aurelio Tanodi, al parafrasear a Joaquín Pardo, señala que podemos encontrar colecciones especiales como la fonografoteca, cinemagrafoteca y mapoteca19 ; sin abundar en mayor explicación.

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos (CIA) emplea la noción de archivos audiovisuales, abarcando documentación en imagen, discos y bandas magnéticas y películas ("sont les enregistrements de paroles et d" images, sur disques, bandes magnétiques et pellicules; asimilables à des documents d" archives").20

Cuando Arévalo Jordán diserta sobre las clases de archivos en su obra Técnicas documentales de archivo, menciona tres categorías que interesan en este momento: los audiovisuales, que son "aquellos que conservan documentos en forma gráfica y/o auditiva"21 ; los cartográficos que "conservan los documentos que contienen información geográfica en forma gráfica"22 como mapas y planos y; los legibles a máquina que contienen "información codificada, grabada en soportes magnéticos, cintas, tarjetas perforadas o documentos producidos en el transcurso de un proceso electrónico"23 . Además conviene puntualizar que el mismo autor en su diccionario retoma literalmente del Glosario de terminología archivística de la ENBA, la definición de archivos especiales en su primera acepción, agregando la idea de que se conforman con tipos documentales especiales. Contradictoriamente en la misma fuente al definir archivo, hace una división de estos en tres clases: públicos, especiales y privados, indicando que en los segundos se agrupan los pertenecientes a instituciones y corporaciones.24

Una de las definiciones mas completas la expresa el Diccionario de terminología Archivística de Colombia, al asentar que la documentación especial es "un conjunto de documentos en lenguaje no textual, en soportes no convencionales, que exigen procedimientos específicos Retomando a la ENBA, hay que señalar que en el plan de estudios de la licenciatura en archivonomía de 1975 existían las asignaturas Archivos especiales I y II; en las cuales se estudiaban las fototecas, mapotecas, archivos dactilográficos, eclesiásticos y clínicos entre otros. En reestructuraciones posteriores se modifican dichas asignaturas: en el plan 92 cambia de nombre a Acervos especiales, sin cambios radicales en contenido e impartiéndose también en dos semestres; más adelante en el plan 98 se mantiene dicho nombre pero se reduce a un solo curso y se suprimen temas como archivos eclesiásticos y clínicos. Con pocos cambios de fondo es como persiste en el actual plan 2000. En los objetivos de los programas de asignatura de los planes más recientes, se hace la acotación de que los archivos a estudiar son aquellos que son especiales por su soporte.

Por último, otras formas de llamar a estos archivos consiste en posponer a ésta, una palabra relacionada con el soporte o tipo de información que contiene, por ejemplo: archivos orales.26

Podría parecer suficiente con lo enlistado hasta este momento. Sin embargo, por la estrecha relación entre la archivística y la biblioteconomía27 , no esta demás comentar que en el ámbito bibliotecario también se percibe cierta heterogeneidad cuando afrontan esta temática. Por ejemplo es recurrente la nominación de colecciones especiales, como se aprecia en el libro del mismo nombre de Manuel de Ezcurdia, quien se refiere a "todo acervo bibliográfico, hemerográfico, o material de archivo que por su antigüedad, temática, rareza, riqueza, etc. merece tratamiento y uso diferente"28 al resto de los materiales bibliográficos en general.

Para no extender demasiado este punto y resumiendo, Fothergill puntualiza que existe una diversidad de términos para designar este tipo de acervos como: metalibros, multimedios, materiales audiovisuales, medios especiales, o no impresos. A su vez Rafael Pagaza hace la misma advertencia, con calificativos semejantes y otros como no bibliográficos o no librarios.29

Es relevante discernir entre los conceptos de estos autores. De Ezcurdia incluye en su planteamiento libros impresos, si estos son antiguos o "raros", mientras que Fothergill y Pagaza los descartan y se enfocan a otros con características distintas, es decir, a los "que no forman parte de un libro… siempre que estos se presenten de forma diferente, como un mapa en una diapositiva, o una publicación periódica en una microficha"30 optando por llamarlos no librarios o no libro.

Para afianzar la inclusión de estas perspectivas bibliotecarias, valga comentar que Vázquez Murillo dedica el capítulo cuatro de Administración de documentos, planteos para el siglo XXI a lo que considera como casos especiales de documentos de archivo. En particular el primer tema de dicho capítulo trata aquellos que son comunes a archivos y bibliotecas, entre los cuales menciona materiales cartográficos, grabaciones sonoras, películas y videograbaciones, entre otros; que como se puede notar, tienen relación con el tema que se está debatiendo. Ya en su momento se esclarecerá cómo aunque estos soportes sean comunes a ambos centros de información, existen cualidades muy precisas para delimitar e identificar a aquellos de naturaleza archivística.

Recapitulando y con un sencillo análisis se identifican dos elementos principales en lo expuesto a lo largo de esta primera parte del trabajo: los términos aplicados para señalar estas clases documentales no tradicionales; y la concepción que de estos se tiene, ya en forma explicita, ya tácitamente. Esto sin contemplar que algunos autores aluden, como se puntualizó previamente, a grupos de documentos de diferente jerarquía y otros a la unidad individual.

Como se pudo apreciar, estas clases documentales poseen más de un apelativo. Esto se traduce en una ausencia de homogeneidad y común acuerdo por parte del gremio archivístico en la terminología aplicada en su área de conocimiento y en particular en la denominación del tema que ocupa el presente estudio. De esta manera se observa que los términos empleados de manera recurrente son: soportes especiales, soportes audiovisuales, documentos especiales, documentos no textuales, documentos esenciales, documentos de valor especial, Secciones facticias, colecciones facticias, series facticias, archivos especiales, archivos especializados, colecciones especiales, archivos audiovisuales, archivos legibles a máquina, documentación especial, acervos especiales, archivos orales. De entre esta gama de palabras sobresale el adjetivo especial, situación relevante que será necesario retomar cuando se proponga la denominación y significado más acorde según el contexto teórico de la archivística.

En cuanto a los conceptos se repite la misma situación. Los significados atribuidos a los documentos distintos a los tradicionales denotan una falta de uniformidad de criterios por parte de los autores. Las acepciones se orientan en diferentes sentidos: Los que toman como referencia el soporte, los que se centran en que el lenguaje empleado no sea textual, los que retoman ambas ideas, los que resaltan el contenido o valor informativo de la documentación, además de algunas variantes o combinaciones de los anteriores.

En síntesis esta falta de homogeneización lleva a una serie de preguntas: ¿Cuál es el término correcto? ¿Son válidas todas las denominaciones? ¿Cuál es la acepción más coherente? ¿Es necesario uniformar juicios? ¿Trae esta heterogeneidad consecuencias en el estudio de la archivística?

1.2 Problemas en la definición Retomando el punto anterior, la problemática se manifiesta inmediatamente: variedad de nombres y significados. Situación que refleja la falta de acuerdo entre los profesionistas de la archivonomía y que se impone como un obstáculo en la comunicación entre quienes se dedican al estudio de los archivos y su entorno.

Se inicia analizando el primer elemento, es decir, el término. Mejor dicho los términos, ya que como se ha insistido se recurre a más de uno para nombrar el objeto que se estudia en este trabajo. Por sentido común el ser humano emplea palabras para nombrar todo aquello que le rodea, ya sean cosas concretas o abstractas, ya sean objetos, personas o animales. En algunos casos se observa como hay objetos que pueden ser designados de forma distinta sin que cambie el objeto en si. Por ejemplo coche y automóvil se refieren a una misma definición (sinonimia). Si este fuera el caso con las denominaciones asignadas a los documentos no tradicionales, el problema no trascendería mas allá de convenir que nombre es el más pertinente. Sin embargo desde las mismas palabras utilizadas surge una contrariedad al no ser siempre estas referentes a una sola idea del objeto a definir.

Véanse a través del siguiente cuadro los términos más comunes para llamar a estas clases documentales y los autores que los utilizan, para proseguir con el análisis.

Observando con detenimiento se disciernen dos palabras-componentes en la nominación de estas clases documentales no tradicionales; la primera destinada a precisar y delimitar el objeto del que se esta hablando: un soporte, un documento, una serie, una sección, un archivo, una colección, un acervo. La segunda pretende adjetivar al primero, es decir, remarcar la cualidad que los hace distintos y que por lo tanto los ubica dentro de esta jerarquía documental: especiales, audiovisuales, no textuales, esenciales, de valor especial, vitales, facticios, especializados, legibles a máquina, orales.

Como se comentaba previamente estas palabras llevan a ideas si no necesariamente opuestas, si distintas. Cada una en particular implica toda una concepción claramente definida en la teoría archivística y sería un grave error omitir sus diferencias o su propia naturaleza al hablar de documentos no tradicionales. Algunos términos incluyen a otros o en su defecto, los excluyen. Por ejemplo; el soporte es un componente del documento, este es parte de un expediente que a su vez pertenece a una serie, misma que está dentro de una sección. Un archivo como grupo documental se contrapone a una colección.31 Este razonamiento deviene por si solo en virtud de que, como ya se comentó, dichas nominaciones llevan un contenido implícito en el contexto archivístico.

Y en cuanto a los adjetivos el conflicto se agudiza si se repara en que se pueden interpretar con significados diferentes, o incluso en algunos casos pueden llevar a ideas que no tienen nada en común. Por un lado están las palabras abstractas y relativas en su significado según el contexto en que se les ubique, como es el caso de especial, especializado o esencial; por otra parte facticio tiene un significado claro en el lenguaje ordinario (aquello que no es natural, que es hecho por el ser humano) pero que no necesariamente es típico en el objeto definido; y finalmente los otros calificativos refieren características mas objetivas del sustantivo, audiovisual, no textual, legible a máquina, oral, aunque no por eso son sinónimos. En todo caso pueden limitar el concepto al excluir otras cualidades de los documentos no tradicionales.

Otro aspecto que se puede subrayar en este cuadro de términos recurrentes, es que algunos autores aparecen en más de una fila. Dicho en otras palabras, algunos de ellos suelen utilizar más de una denominación para referirse a estos documentos. En ocasiones en la misma fuente documental, como es el caso, por ejemplo, de Magdalena Cseve quien titula su trabajo ya citado con anterioridad, "El archivero de soportes especiales, una crisis de identidad", haciendo alusión primaria al material en que esta asentada la información, y mas adelante en el cuerpo de la obra retoma además las características del lenguaje empleado al denominarlos "soportes audiovisuales". Otra situación es la de quienes emplean nombres distintos en libros diferentes. Ejemplo de ello Arévalo Jordán, quien maneja en un mismo contexto de ideas, pero en fuentes bibliográficas distintas, archivos especiales, audiovisuales o legibles a máquina.

Hasta aquí se han considerado las formas de designación, sin contemplar que la ambigüedad puede ser mayor si se contempla que varios autores omiten dar una definición concreta de los documentos específicos a que se refieren.

Corresponde entonces analizar el segundo elemento del problema que se discute: el concepto que se atribuye a los términos que se revisaron en el punto anterior. Al hablar de documentos no tradicionales, los autores necesariamente transmiten también la idea que de ellos tienen. El conflicto reside, como se ha insistido, en que los significados quedan ambiguos en muchos casos, y en otros no solo no coinciden sino que se refieren a ámbitos de la archivística completamente desiguales.

Así como existe la sinonimia, según el ejemplo citado páginas atrás, también se puede presentar la homonimia al momento de asignar nombres a las cosas o seres. Es decir, llamar de igual forma a dos personas u objetos distintos. Como muestra se puede tomar la palabra gato, que según el contexto puede significar una herramienta mecánica o un mamífero de la familia félida. O visto desde otra perspectiva es un caso de polisemia si la atención se centra en el término, ya que se tiene una palabra con varios significados. Esta circunstancia se manifiesta en la literatura de la disciplina en relación al tema que ocupa el presente estudio, y en consecuencia se hace necesario revisar conceptos que no tienen relación con los documentos especiales, excepto por el nombre. Así mismo se percibe como cada autor se inclina por alguna cualidad particular del documento para ubicarlo dentro de la categoría de no tradicionales.

Para ilustrar mejor esta situación véase el siguiente cuadro donde se identifica la particularidad de cada uno de los conceptos distinguidos y los autores que los postulan.

Reincide en este cuadro el hecho de encontrar algunos autores o fuentes en más de una fila. Obvia afirmar que se debe a que manejan conceptos divergentes ya sea en la misma o en diferente obra, ejemplo de ello el Diccionario de terminología archivística de Colombia o Arévalo jordán, nuevamente. Relevante el caso de éste autor, pues da a archivos especiales dos significados que no convergen en lo mas mínimo.

Por otra parte los conceptos de algunos estudiosos de la archivística presentan rasgos de ambigüedad, por lo que pueden quedar a interpretación del lector. Por ejemplo; en la definición de Molina y Leyva se observa la palabra formato, que se refiere al soporte del documento, del cual también hacen precisión, por lo que formato podría interpretarse en relación al lenguaje empleado, sin embargo no es algo que aclaren las autoras. Lo mismo sucede cuando el significado, implícito, se infiere a partir de la ejemplificación con las clases o tipos documentales que los autores ubican como no tradicionales, tal es el caso de Aurelio Tanodi entre otros.

Se identifica también que algunas ideas van enfocadas hacia documentos tradicionales, situación que hace inexorable el esclarecimiento de la terminología empleada cuando se trata el tema de documentación especial. Por lo tanto es necesario descartar como tema de este trabajo aquellas definiciones que no se centran en el soporte o en el código o lenguaje empleado en los documentos. De esta manera, y sin pretender un análisis a fondo por no ser materia en cuestión, se infieren dos nociones cuya denominación podría llegar a causar confusión, mismas que salen del ámbito del presente estudio: la de aquellas agrupaciones documentales que por su contenido y carácter pueden llegar a afectar las operaciones y/o situación legal de la institución generadora, que se coincide en este trabajo con Couture y Rousseau en identificarlos como esenciales; y la de aquellos archivos que se conforman con la documentación sustantiva de determinadas instituciones o corporaciones, es decir los que Vázquez Murillo califica como especializados. En cuanto a la clasificación de archivos que hace Arévalo en su diccionario, se difiere completamente de su opinión en el presente ensayo.

Las ideas mas recurrentes consideran las cualidades del soporte o la naturaleza del código empleado para transmitir la información, enfoques con los cuales coincide este trabajo y que en todo caso habrá que puntualizar las características de estos elementos y la razón por la cual no entran en la categoría de pertenencia a los documentos tradicionales. De hecho con el análisis realizado hasta aquí, se podría postular un planteamiento respecto al problema que se esta tratando, sin embargo se considera de mayor pertinencia fundamentarlo con el cuerpo mismo de la archivística, por lo que se hará más adelante.

Para cerrar este segundo punto, hay que comentar brevemente sobre los términos comunes a la archivística y la biblioteconomía. Estos se ilustran a continuación:

Este aspecto del análisis que se hace es únicamente para comparar cómo en esta disciplina hermana enfrentan, por lo menos a nivel terminológico, una contrariedad similar. En todo caso puede llegar a trascender el conflicto si no se discierne claramente el material de naturaleza archivística del de origen bibliotecario. Fuera de eso, no se deben confundir las acepciones que en la literatura de ésta se presentan para tipificar los materiales que salen del estándar de sus acervos. Por lo tanto, independientemente de que en algunos casos exista coincidencia con algunos documentos que definen como no libro, jamás habrán de tomarse como sinónimos. Colecciones especiales y materiales audiovisuales, son solo términos comunes entre ambas disciplinas, como tantos otros existentes (catalogación, clasificación, etc.), pero que difieren en su contenido y naturaleza.

Pero… ¿Por qué es necesario dilucidar lo que se habrá de entender por documentos especiales? ¿Trae consecuencias la ambigüedad imperante sobre el tema en otros ámbitos de la archivística? Véase a continuación.

1.3 Consecuencias de la diversidad de conceptos En cualquier ámbito de la vida cotidiana es necesario llamar a las cosas por su nombre para evitar errores en la comunicación. Cuando se nos presenta un caso de personas homónimas, es necesario recurrir a otro elemento de diferenciación para no confundirlos. Si ambos se llaman Juan, agregamos entonces el apellido para distinguir a uno del otro. Y si hubiese coincidencia en el apellido también, será preciso buscar un distintivo más para saber de quién se habla. No establecer la identidad de cada uno podría llevar a enredos hilarantes o situaciones incomodas para los involucrados, o en casos extremos hasta malentendidos más serios o problemas que podrían afectar directamente los intereses de las personas cuyo nombre es el mismo.

De igual forma sucede con los sinónimos. Cuándo una idea se puede expresar con el mismo apelativo, puede llevar a algún desconcierto si en un proceso de comunicación alguno de los emisores o receptores desconoce el significado que se pueda atribuir a determinada palabra. Por ejemplo, si un enamorado le declara su amor a la chica que perturba su sueño y en el momento de expresar su sentimiento le dice que desea de ella un ósculo, es probable que reciba una bofetada si la susodicha desconoce el sentido de dicha palabra.

Estas características de sinonimia o polisemia en la terminología de las disciplinas puede llevar a contratiempos en la comunicación cuando los conceptos y los términos se cruzan entre si. De hecho en el campo de las ciencias conviene manejar términos unívocos, de ahí que por ejemplo en la zoología o botánica se emplee un nombre científico para plantas y animales. De esta manera aunque por razones geográficas o culturales se pueda denominar a una planta con diferentes nombres, para su estudio y clasificación científica tendrá una sola designación en latín, entendible por todos los estudiosos de dicha área del conocimiento. De ahí que Arntz y Picht (1995) sostengan que "en cualquier área especializada, las terminologías constituyen la base para la comunicación especializada escrita y oral. Esto ocurre por igual en la teoría como en la práctica, en la formación profesional como en la comunicación transdisciplinaria"32 .

La archivística como área del conocimiento, como disciplina profesional, no es la excepción. Cuenta con una terminología propia. Ejemplo de ello la definición muy particular de términos como clasificación o catalogación que se diferencian claramente del lenguaje ordinario o incluso del bibliotecario. Sin embargo no todas las acepciones son siempre claras, es el caso de los documentos no tradicionales. Desde está perspectiva se puede inferir la falta de uniformidad en algunos rubros de la terminología archivística como un problema, que a su vez desencadena otros conflictos.

La ausencia de una homogeneidad terminológica para designar a los documentos distintos de los tradicionales trasciende en un obstáculo para el crecimiento mismo de la disciplina. No se puede evolucionar si antes no hay un entendimiento al momento de comunicarse. Será difícil avanzar en el estudio de los archivos especiales si un autor se refiere a documentos audiovisuales, otro a archivos de correspondencia y otro más a fondos de instituciones o corporaciones. En el proceso de comunicación es necesario que se maneje un mismo código, que los interlocutores se ubiquen en un mismo nivel de conocimientos y en un contexto semejante. Hay que manejar un mismo lenguaje para que la comunicación sea efectiva, para que al discutir sobre archivos especiales los interlocutores se refieran al mismo concepto, erradicando la polisemia, y solo entonces se podrá avanzar a otra esfera de disertación respecto a dicho tema. De lo contrario al tratar de analizar el manejo que requieren dichos archivos, solo se presentaría la confusión puesto que la correspondencia implica procedimientos ajenos a la descripción de fotografías, por ejemplo. Es necesario entonces el esclarecimiento en la conceptualización de los documentos no tradicionales, para de esta manera fortalecer el desarrollo del cuerpo teórico de la archivística.

Esta falta de uniformidad enfatiza la vaguedad que puede cobrar el sentido del tema que se analiza. Entre más opciones de significado, más posibilidades de interpretación errónea. Cómo se vio anteriormente, se encontraron por lo menos cuatro acepciones completamente divergentes en relación a términos análogos a documento especial. Mientras no se puntualicen objetivamente todas estas denominaciones, existe un nivel de ambigüedad que influye en el estudio de estas clases documentales. La posición que se adopta en este trabajo se presentó, en parte, párrafos atrás.

Los contratiempos en la comunicación, la ambigüedad de acepciones, son factores que favorecen las probabilidades de confundir temas de distinto ámbito dentro de la archivística. Por ejemplo, en los planes de estudio de la ENBA anteriores al 92, se consideran en la asignatura Archivos especiales los temas de archivos clínicos y eclesiásticos, mismos que no entrarían en dicha categoría si se delimitan claramente las características de ésta. En todo caso pertenecerían a la esfera de lo que Vázquez Murillo define como especializados. Es necesario por lo tanto caracterizar con lucidez a los documentos especiales para evitar embrollos en su análisis y estudio.

Conjeturando un poco, se puede señalar que toda esta circunstancia descrita, posiblemente repercute en el poco desarrollo que hay sobre el tema; en lo somero de los señalamientos que al respecto hacen los principales teóricos de la archivística y; en que se manifieste el desarrollo de teorías paralelas al margen de la archivística.

Como se apuntó en un inicio, la mayor parte de la literatura del área versa sobre documentos tradicionales. A simple vista la bibliografía especializada en temas particulares de la disciplina no es abundante. Los archivistas de mayor renombre cuentan con obras sobre lo que Antonia Heredia califica como archivística general, o sobre temas medulares como la valoración, la clasificación o la descripción por ejemplo. La disertación de temas específicos en ocasiones se observa en artículos de revistas especializadas o en ponencias presentadas en congresos y reuniones de archivística.

En las obras de carácter general se aprecia cómo el análisis que se hace de los documentos especiales y su tratamiento es a nivel básico. En algunas fuentes se les considera al establecer clases o tipos de archivos, se llegan a observar recomendaciones generales para su instalación, clasificación, o conservación principalmente. Habría que evaluar si con esos apuntes elementales es suficiente para fundamentar una adecuada administración archivística de estos acervos. En este trabajo se considera que no.

Sin embargo, todo esto no quiere decir que se carezca completamente de bibliografía o estudios que desarrollen el tratamiento, ya sea integral o en alguna de sus partes, de estas clases documentales; siendo pocas las fuentes que lo hacen desde una perspectiva archivística como es el caso del Consejo Internacional de Archivos (CIA), auspiciado por la UNESCO, que ha desarrollado alguna literatura importante al respecto.

Paralelamente a nuestra disciplina se desarrolla el estudio de algunas de estas clases documentales, como los archivos fotográficos, los sonoros y audiovisuales y los filmográficos. Situación que es positiva al reflejar interés en la organización y conservación de estos acervos por determinados grupos de profesionistas, en muchos casos ajenos a la archivística o biblioteconomía. Y precisamente esta situación representa un síntoma negativo para el gremio archivístico: ante la ausencia de suficientes estudios de profundidad sobre el tema, otras profesiones han tomado la iniciativa por necesidades prácticas, las más de las veces ajenos a la perspectiva archivística que requiere el tratamiento de dicha documentación.

Es así que a nivel internacional existe la Asociación Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales (IASA por sus siglas en ingles: International Association of Sound and Audiovisual Archives), la Federación Internacional de Archivos de Televisión (Fédération Internationale des Archives de Télévisión / International Federation of Television Archives FIAT/IFTA) y La Federación Internacional de Archivos Fílmicos (FIAF). Éstas suelen realizar reuniones o congresos en los cuales se discuten y comparten experiencias y propuestas para el manejo de dichos acervos.

La IASA "fue establecida en 1969 en Amsterdan, para fungir como un medio de cooperación internacional entre archivos que preservan registros sonoros y documentos audiovisuales"33 abarcando tópicos como la adquisición e intercambio de documentación, ética y derechos de autor, publicaciones, conservación y preservación entre otros. Mantiene un vínculo de trabajo con la UNESCO (Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura) y celebra anualmente reuniones de trabajo al respecto, en 2007 se llevó a cabo en Riga, Letonia, en el mes de septiembre.

La FIAT/IFTA "se fundó en 1977 en Roma, por la ARD (Alemania), la BBC (Reino Unido), el INA (Francia) y la RAI (Italia). Actualmente tiene 180 miembros de alrededor de 70 países"34 Sus objetivos también están encaminados a la cooperación entre archivos de televisión y otras instituciones que resguarden acervos audiovisuales y cuyo interés se enfoca a la colección, preservación y uso de estas clases de documentos. Realiza también conferencias y seminarios locales, regionales e internacionales. Las conferencias más recientes de carácter mundial se realizaron en Nueva York en la CBS en el 2005 y en la Universidad Carlos III, en la ciudad de Madrid en 2006.

Por su parte la FIAF se fundó en 1938. En sus inicios "contaba con cuatro miembros. Hoy día agrupa a más de 120 instituciones pertenecientes a más de 65 países". 35 Sus objetivos van relacionados con la preservación del material de cine; el tratamiento de dicha documentación, la capacitación, la cooperación entre sus miembros y la promoción de la cultura cinematográfica, entre otros puntos. Entre sus actividades está la celebración de reuniones periódicas entre sus miembros y la publicación de revistas como el Journal of Film Preservation. El congreso de la FIAF de 2006 tuvo lugar en Sao Paulo, Brasil; y el de 2007 se efectuó en Tokio, Japón.

En México, Radio Educación ha organizado en tres ocasiones el Seminario Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales; el primero en noviembre de 2001, el segundo en mayo de 2003 y el tercer seminario en noviembre de 2005. Estas actividades fueron apoyadas por diferentes organizaciones como la IASA, la FIAT/IFTA y la FIAF, entre otras. En sus mesas de trabajo se compartieron experiencias en relación a la administración, tratamiento y preservación de estas clases documentales, manifestándose esa distancia que se ha comentado con relación a la archivística.

Otro caso similar es el del Sistema Nacional de Fototecas (SINAFO). Fundado en 1993 con el objetivo "de normar y coordinar la conservación, catalogación, digitalización y reproducción de los archivos fotográficos bajo custodia del INAH [Instituto Nacional de Antropología e Historia]"36 , ha realizado entre otras actividades el Encuentro Nacional de Fototecas, en el cual se reúnen especialistas y personas involucradas en la organización y conservación de fotografías para exponer sus vivencias y opiniones en la materia.

En ambos casos, como ya se apuntó, la mayoría de los conferencistas carecen de un perfil archivístico, e independientemente de que suelen ser expertos en la materia, sus perspectivas carecen de los fundamentos teóricos de la administración de archivos. Aunque los temas que tratan son de diversa índole, suelen predominar temas de conservación, de descripción, del empleo de nuevas tecnologías y del acceso y uso de dicha documentación.

Y no se trata de tomar aquí una posición de recelo profesional por el hecho de que estudiosos de otras áreas invadan el ámbito propio de la archivística, sino de tomar conciencia de la responsabilidad que atañe al gremio archivístico en la investigación y estudio de los documentos especiales, para de esta manera cumplir cabalmente el papel social que nos compete.

Resulta por lo tanto imprescindible el esclarecimiento de lo que se habrá de considerar como documento no tradicional, si se quiere lograr una comunicación efectiva entre archivistas; y si se espera que la archivística continúe con su crecimiento como disciplina y como profesión necesaria para el correcto desenvolvimiento de la sociedad en lo que respecta al manejo y uso de la información. Sin embargo, la denominación y conceptos más pertinentes no deben adoptarse a la ligera, ni arbitrariamente, ni por intuiciones o corazonadas. Debe ser a partir de un análisis del cuerpo teórico de la disciplina; de una revisión de los puntos de vista que sobre el tema han seftalado los estudiosos de Ia archivistica y de un examen de los materiales que se pretenden definir. Con estos referentes y a traves de una labor de razonamientos se podni proponer una conceptualizaci6n con fundamentos s6lidos.

A continuaci6n se exponen los elementos que pueden fundamentar una propuesta para Ia definicion de documentos especiales.

Capítulo 2

Fundamentos para la conceptualización de los documentos especiales

La comunicación es parte de los sistemas sociales, es decir de los grupos humanos organizados. Esta interacción entre las personas permite que dichos sistemas existan y puedan funcionar. La efectividad de la comunicación en general, depende de la fidelidad con que se expresa y decodifica un mensaje.

En el proceso de la comunicación intervienen: "1. La fuente de la comunicación. 2. El encodificador. 3. El mensaje. 4. El canal. 5. El decodificador. 6. El receptor de la comunicación"37 El primero y segundo por lo general suelen ser la misma persona. Para evitar una explicación extensa se ilustra este proceso con un sencillo ejemplo: Deambulando por avenida Revolución, Juan Pérez (fuente) siente que su estómago clama por algo de alimento. Se detiene dubitativo frente a un local de tortas y pide (encodificador) con voz tímida a don Pepe, el tortero: "Me da una de milanesa… con rajas y sin cebolla" (mensaje). En el barullo que habita el ambiente citadino (canal), entre ruidos de motores y voces sin rostro, las palabras de Juan logran llegar a los oídos de don Pepe (decodificador, receptor) quién con la maestría de quién domina su oficio la prepara y sirve al retraído comensal.

El mensaje se elabora a partir de un código, entendiendo por este "todo grupo de símbolos que pueden ser estructurados de manera que tengan algún significado para alguien."38 Mismo que es componente de un lenguaje, el cual "consiste en un conjunto de símbolos significantes (vocabulario) más los métodos significativos para su combinación (sintaxis)"39

En la fuente-encodificador y en el decodificador–receptor se presentan algunos factores que influyen en la fidelidad de la comunicación, estos son: "a) sus habilidades comunicativas; b) sus actitudes; c) su nivel de conocimiento y d) [el] sistema sociocultural."40 De entre estas el inciso c puede subrayarse como relevante cuando se intercambian datos sobre alguna disciplina o ciencia.

Los profesionistas de una disciplina, como sistema social, requieren por lo tanto de un lenguaje para comunicarse. Y si no lo tienen deben construirlo como se ha construido la lengua común: "Gradualmente el hombre creó el lenguaje con el fin de expresar sus significados a sí mismo y a los demás, para lograr que ante otras personas tuvieran iguales significados y para emitir respuestas que aumentaran su capacidad de influencia."41

Partiendo del hecho de que la definición de un concepto está enmarcada en un lenguaje y que éste a su vez involucra necesariamente al proceso de la comunicación, se trata de elucidar el concepto de documentos especiales durante el desarrollo del presente trabajo. Sin embargo esta labor debe realizarse en forma racional, considerando por un lado la estructura del conocimiento archivístico y por otro los elementos que se toman en cuenta en la elaboración de terminologías. A continuación se exponen los elementos que pueden sustentar una conceptualización objetiva de estas clases documentales, objeto del presente estudio.

2.1 Lenguaje especializado en las ciencias Apunta Mario Bunge que "toda ciencia construye un lenguaje artificial propio que contiene signos tomados del lenguaje ordinario, pero se caracteriza por otros signos y combinaciones de signos que se introducen junto con ideas peculiares de esa ciencia."42 Es decir, partimos del hecho de que existe un lenguaje establecido empleado por la sociedad en general y que a partir de éste es válido crear otros propios para cada área del conocimiento científico. La archivística por lo tanto puede generar un léxico propio. Más allá de entrar en debate de si esta disciplina es una ciencia o no, es posible encontrar en ella algunos de sus rasgos, lo que permite tomarla como referencia para fundamentar la necesidad y pertinencia de dilucidar el concepto y definición de los documentos especiales.

Afirma Bunge que la ciencia "… puede caracterizarse como conocimiento racional sistemático, exacto, verificable y por consiguiente falible" 43 y le adjudica como atributos esenciales la racionalidad y objetividad.

Retomando al mismo autor se puede afirmar que las ciencias están conformadas por un sistema de ideas. Es decir un conjunto de conocimientos con un orden estructural y una interrelación lógica y fundamental. Para la ciencia los hechos pierden significado si se les considera aislados y sin ubicarlos en un esquema general. Su cualidad de racional la obliga a llegar a nuevos conocimientos por medio del método científico, a través del razonamiento y no de la intuición u opinión. Al ser objetiva busca que su cuerpo teórico concuerde con la realidad. De hecho lo que hace es explicar esa realidad y aprovechar ese conocimiento en beneficio de la sociedad.

Todas estas cualidades resultan inherentes también a la archivística. Empero, una característica trasciende para efectos del presente estudio. Asienta Bunge que:

"El conocimiento científico es claro y preciso: sus problemas son distintos, sus resultados son claros (…) la claridad y la precisión se obtienen en ciencia de las siguientes maneras: a) Los problemas se formulan de manera clara (…) c) La ciencia define la mayoría de sus conceptos: algunos de ellos se definen en términos de conceptos no definidos o primitivos, otros de manera implícita, esto es, por la función que desempeñan en un sistema teórico (definición contextual). d) La ciencia crea lenguajes artificiales inventando símbolos (palabras, signos matemáticos, símbolos químicos, etc.) (…)"44

En su búsqueda de claridad la ciencia va forjando nuevas palabras y significados, que inicialmente pueden no ser muy precisos, pero que después se esclarecen: "Una vez concebido un concepto tolerablemente vago, puede ser deseable y posible dilucidarlo, esto es precisar su significación." 45 Con lo cual además de precisarse una idea se establece un término propio para ésta, ya que "nuevas ideas y nuevos objetos requieren denominaciones que aún no estén adjudicadas, o sea, que no puedan confundirse con otras."46De esta manera se va desarrollando un lenguaje especializado que servirá para que los científicos y técnicos puedan comunicarse con mayor exactitud. La precisión de los conocimientos será incluso en el ámbito lingüístico. O visto desde otro ángulo, no puede haber precisión en la ciencia, si no lo hay en el lenguaje empleado. En esta asignación de conceptos y denominaciones se deben enfrentar y superar problemas como la sinonimia, la polisemia y la homonimia.

"El lenguaje especializado es el área de la lengua que aspira a una comunicación unívoca y libre de contradicciones en un área especializada determinada…"47 Como se comentó con anterioridad parte del lenguaje común y se fundamenta decisivamente en la terminología existente en cada área del conocimiento, entendiendo por esta "…el conjunto completo de conceptos de un área especializada y sus denominaciones." 48

Hablar de terminologías conlleva a identificar los elementos que la componen, esto es: los términos, los conceptos, las denominaciones y las definiciones. Al generarse un nuevo conocimiento, una idea nueva, al introducirse un objeto hasta entonces desconocido; se forma un nuevo concepto, para el cual se requiere un nombre, una denominación; lo anterior se sintetiza en un término. El concepto debe precisarse en palabras, de ahí que se elabore su definición.

"Un término, como un elemento de una terminología, es una unidad constituida por un concepto y su denominación (…)." 49

El concepto es la idea o conjunto de ideas con que se identifican o reconocen objetos, ya sean concretos o abstractos; ya sean individuales o generales. La creación de nuevos conceptos se da "…haciendo una síntesis mental de diversos objetos basada en sus rasgos comunes…" 50

Por tanto se puede entender que un concepto es "…una unidad del pensamiento que abarca las características comunes asignadas a objetos,"51que se utilizan para estructurar el pensamiento, para hacer posible la comunicación y que resumen en sí, el conocimiento que se tiene del mundo y la realidad.

De hecho es necesario ubicar los conceptos dentro de sistemas52 , donde estarán ordenados en forma jerarquizada y de acuerdo a las relaciones que los vinculan; de esta manera se les deberá estudiar como parte de un todo y no en forma aislada. Es así que "toda disciplina tiene que elaborar de manera sistemática sus conceptos y las denominaciones correspondientes. No es posible la comprensión de una disciplina sin conocer esas bases semánticas"53 . Para está elaboración de terminologías es necesario identificar ciertas ideas, como la comprensión, la clase y la extensión de conceptos. En cuanto a la primera se puede decir que "la totalidad de las características que permiten una síntesis mental de objetos individuales y la mutua delimitación de los conceptos constituyen la comprensión de un concepto" 54 ; la segunda Los nuevos conceptos que se van generando por lo regular parten de la combinación de otros ya conocidos, pudiendo ser, de acuerdo a Arntz y Picht, (1995, Págs. 75-77) por:

a) Determinación. A un concepto se agrega otro para precisar y enriquecer la comprensión del primero.

b) Conjunción. Se fusionan las comprensiones de dos conceptos, interviniendo ambos en forma equitativa.

c) Disyunción. Se fusionan las extensiones de dos conceptos, también interviniendo ambos en forma equitativa.

d) Integración. Se fusionan los constituyentes u objetos asignados a conceptos.

En la formación de nuevos conceptos las características son fundamentales para su definición y para su comprensión. Estas "…se basan en las propiedades de los objetos que se hayan determinado"56, dichas propiedades habrán de determinarse por la observación o medición y de su claridad depende la precisión de los conceptos, incluso, de los sistemas de conceptos.

Las características pueden ser (Arntz y Picht, 1995, págs. 80-86):

• De estado (características propias a los objetos): de forma, de material, de color, de posición, de tiempo.

• Relacionales: de procedencia, de uso, de comparación, de valoración, de situación en el espacio.

• Funcionales: de potencia o rendimiento, de empleo.

Además de las anteriores se distinguen también las siguientes: esenciales (fundamentales) y no esenciales (accesorias u ocasionales); equivalentes (sinónimas); dependientes e independientes; y simples (indican solo una propiedad) o complejas (reflejan más de una propiedad).

Establecidas las características que habrán de distinguir un concepto, es posible y necesario precisar su definición, la cual "consiste en la determinación de un concepto con medios lingüísticos57 ". Las formas en que se puede elaborar y las características que debe cubrir son las siguientes (Arntz y Picht, 1995, págs. 90-102):

• Definición por comprensión. Se parte de un concepto conocido asentando las características específicas para distinguir el concepto que se está definiendo de otros del mismo tipo o categoría.

• Por extensión. Se enlistan los conceptos u objetos individuales de una misma categoría que están subordinados al concepto que se define.

Otras de menor uso son las genéticas y operacionales (relación de las operaciones que llevan a determinar el objeto) y; por el contexto.

Entre los requisitos que deben cubrir estas definiciones están el empleo de términos unificados, que sea acorde al fin para el cual se elabora, y que sea actualizado regularmente para que no se desfase con la evolución del conocimiento humano.

También se debe evitar caer en errores como elaborar definiciones circulares (uso de sinónimos, o que la denominación esté en la definición), demasiado amplias (que no delimiten bien el objeto), muy limitadas (que excluyan algunas características u objetos) o, que sean redundantes.

El otro elemento, ya mencionado, en la elaboración de terminologías y dilucidación de conceptos es la denominación, misma que "es la designación, formada por un mínimo de una palabra [o grupo de palabras], de un concepto en el lenguaje especializado"58y puede referirse tanto a objetos materiales como no materiales; a conceptos individuales (nombres) o generales (denominaciones generales). Cuando se tiene un término conformado por dos palabras o más, estas siempre irán unidas en la sintaxis.

Siguiendo al autor en que se ha apoyado esta parte del trabajo (Arntz y Picht, 1990, Págs.

143-155) se considera que los términos además de que deben ser lingüísticamente correctos, precisos y concisos; deben cubrir con los siguientes requisitos:

• Fáciles de retener • Fáciles de pronunciar y, • Apropiados para la formación de derivaciones Por otra parte su formación puede ser a partir de los siguientes criterios:

• Terminologización. A una palabra conocida se le asigna un nuevo contenido conceptual. Por ejemplo al término "fondo", en archivística se le dio un significado distinto al que tiene en el lenguaje común.

• Mediante composición. Se suman de dos palabras (sustantivo-sustantivo, Verbo- sustantivo; adjetivo-sustantivo; adjetivo-verbo; preposición-sustantivo). Por ejemplo: "archivo de trámite" se compone de un sustantivo -verbo, o "documento especial" de un sustantivo -adjetivo.

• Derivación. A una palabra raíz se agrega un elemento derivativo, ya sea un sufijo o un prefijo. "Archivero" por ejemplo.

• Conversión. Se cambian las palabras de una categoría léxica a otra (de infinitivo a sustantivo, de adjetivo a sustantivo, de participio a sustantivo). O en ocasiones a objetos o procesos se les pone el nombre de su inventor (metonimia). Por ejemplo "diesel" el combustible, toma su nombre de su inventor.

• Préstamo y calco léxico. Se adopta una palabra que proviene de otra lengua (generalmente clásica como el griego o latín), o de otro lenguaje especializado por referirse a un concepto semejante. Fotografía por ejemplo.

• Abreviación. Por abreviatura de la denominación, aunque asientan los autores, es poco empleada en español.

• Neologismo. Se refiere a la creación de palabras nuevas.

Se han identificado los elementos necesarios para hacer posible, desde el punto de vista lingüístico, la precisión de un concepto: los documentos especiales. Término que deberá contar una definición que permita un significado unívoco dentro del lenguaje archivístico, para favorecer una correcta comunicación entre los agremiados de esta disciplina y de esta manera hacer posible el abordarlos en forma sistemática en análisis y estudios que lleven al desarrollo de la profesión.

Ahora, como se aseveró con antelación, es necesario contextualizar el concepto a esclarecer dentro de un sistema de conceptos. En este caso la archivística como conjunto de conocimientos racionales, estructurados e interrelacionados, es el marco que fundamentará y dará sentido a lo que se habrá de entender por documentos especiales. He aquí el por que de lo imperioso de establecer que es la archivística, su naturaleza y la parte del engranaje teórico en que se sitúa a los documentos especiales como parte de un todo.

2.2 Archivística: Concepto y finalidad ¿Qué es la archivística? Se comentó ya, que si se pretende no caer en debates y polémicas infructuosas, se le puede aceptar como una disciplina, en tanto que quién la practique deberá seguir los lineamientos generalmente aceptados en las tareas de organización, conservación y servicio de los archivos. Empero, si se analiza brevemente la literatura de la materia, se puede observar que los estudiosos del área la identifican como una ciencia que se enmarca en el área de lo que distinguen como ciencias de la documentación o de la información documental,59 junto con la bibliotecología y la Documentación.

Tal es la posición de autores como Antonia Heredia, Carrera Estampa, Cruz Mundet, Núñez Fernández, Mendo Carmona, Martín-Pozuelo Campillo y Arévalo Jordán, solo por citar algunos ejemplos. Aunque también hay que precisar que determinados estudiosos la consideran como una ciencia emergente o en desarrollo, por ser su cuerpo teórico poco vasto. Tal es el caso de Cruz Mundet, Núñez Fernández o Martín-Pozuelo Campillo. Se exponen a continuación las ideas de algunos de los archivistas mencionados.

Afirma la Doctora Heredia Herrera que:

"La archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos aunque en última instancia éstos sean el producto integrante de aquellos. Cómo tal se ocupará de la creación, historia, organización y servicio de los mismos a la administración y a la historia, en definitiva a la sociedad."60

Por su parte José Ramón Cruz M. plantea que:

"Podemos conceptuar a la archivística como una ciencia emergente. Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee, además, un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y un fin: hacer recuperable la información documental para su uso."61

Eduardo Núñez resalta el debate que puede despertar el hablar de la Archivística como una ciencia:

"…Aunque hoy en día se mantiene viva la discusión acerca del estatuto científico de la Archivística y se viene imponiendo comúnmente este vocablo a la ciencia ocupada del estudio, la organización y el servicio de los archivos…"62

Y se podrían enumerar otros conceptos más. Sin embargo se terminarían obteniendo planteamientos afines, que se resumen en definir a la Archivística como "La ciencia que trata de los archivos."63 Así mismo, las ideas convergen en la afirmación de que su objeto de estudio son precisamente estos, los archivos.

Por lo tanto en el presente trabajo se entiende a la Archivística como una ciencia que va forjando poco a poco un conocimiento sistemático propio (y científico por supuesto), y que va a dirigir sus esfuerzos al estudio de los archivos desde sus diferentes perspectivas: organización, descripción, disposición y conservación documental, así como lo relativo al uso y acceso a la información por parte de los diversos tipos de usuarios posibles. Sin perder de vista su contexto de creación y tratamiento, o dicho en palabras de Cruz Mundet, su entorno. Así mismo y en concordancia con la cualidad multidisciplinaria de cualquier otra disciplina, se ha de apoyar en otras ciencias o técnicas que le permitan cumplir sus fines.

Hasta aquí se responde la pregunta formulada al inicio del presente subtema. No obstante resulta pertinente hacer algunas acotaciones al respecto, sin pretender se tomen como un análisis completo y a profundidad. En particular en relación a las denominaciones empleadas para referirse a esta ciencia: Archivística, Archivología y Archivonomía. Incluso, hasta hace algunos años en México, Administración de Documentos.

En algunas fuentes se pueden observar como sinónimos. En otras como conceptos distintos. Veamos:

Carrera Stampa en las notas complementarias que agrega al hacer la traducción al castellano de la obra de Schellenberg, Los archivos modernos, toma como equivalentes a la Archivística y a la Archivología, diferenciando a la Archivonomía como aquella que se encarga de la administración de los archivos. Éste último término es empleado de manera formal para designar a la profesión en la ENBA, pues sus egresados obtienen el título de licenciados en Archivonomía; fundamento para que muchos enarbolen el apelativo para la disciplina a nivel profesional, distinguiéndola con ello de un nivel técnico. Sin embargo, más allá de la denominación formal, se carece de una argumentación elaborada y profunda para sostener el término.

Arévalo Jordán considera a la Archivología según el planteamiento generalmente aceptado, es decir como la ciencia que estudia los archivos, y a la Archivística la caracteriza como aquella que incorpora tecnologías nuevas.

Núñez Fernández considera válido hacer una distinción entre Archivística y Archivología, en tanto la primera, según se infiere de su argumento, se enfoca a la parte práctica y de aplicación y la segunda a la parte teórica y de investigación académica. De ahí que hable del Archivero (práctico) y del archivólogo (teórico).

También es posible encontrar fuentes donde se define a la Archivología como la que estudia a los archivos históricos. 64

Y por último están aquellos autores que entienden a la Archivística y Archivología como dos términos de un mismo concepto. Idea sostenida por Cruz Mundet y Antonia Heredia. Cabe subrayar que el primero de ellos, al igual que Núñez Fernández, identifica dos esferas de aplicación: la teórica y la práctica, aunque dentro de la misma disciplina, sin diferenciarlas con nombres distintos.

En cuanto al nombre de Administración de documentos, éste era de uso frecuente en México a principios de los años noventas. Ello se denota en los títulos que se daban a las reuniones de archivistas, por ejemplo el IV Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, celebrado en Aguascalientes en noviembre de 1992; o el Primer Encuentro Nacional de Administradores de Documentos y Archivistas de Instituciones de Educación Superior, celebrado un año después en instalaciones del Instituto Politécnico Nacional en la Ciudad de México.

Pasando a un análisis de dichas acepciones, el presente trabajo se adhiere al punto de vista de Cruz Mundet y Heredia Herrera. ¿Por qué razón? En primera instancia por la más sencilla y obvia: no se puede hablar de tres o cuatro objetos de estudio y metodologías o cuerpos teóricos distintos. Quienes plantean por cada término un concepto distinto, no argumentan el sistema teórico que lo sostiene. La teoría que versa sobre el tratamiento de los archivos es única, se hable de organización, descripción, valoración o cualquier otro aspecto de dicho objeto de estudio. En todo caso la particularidad de dicho tratamiento estará definida por las cualidades propias de cada archivo, por su contexto de creación y en particular por su utilidad, misma que se encuentra intrínsecamente vinculada a la fase de vida de la documentación.

Por otra parte, Archivonomía no puede entenderse como administración de archivos exclusivamente, en virtud de que precisamente las tareas destinadas a administrar los recursos de un archivo con miras al logro de sus objetivos, están sostenidas en los principios propios de la Administración como disciplina auxiliar de la primera. En todo caso se le habrá de entender como un equivalente de Archivística o Archivología, en tanto ciencia que estudia los archivos, ya que es innegable el estatus que impone al término la formalidad con que se le emplea en la ENBA.

Tampoco se puede referir a la Archivística como un área del tratamiento documental que incorpora nuevas tecnologías, puesto que la informática resulta también una tecnología auxiliar relevante para el funcionamiento de cualquier archivo.

En cuanto a sesgar la ciencia en una parte práctica y otra teórica, significaría dividir un todo en dos. La una no puede darse sin la otra. La teoría deviene de la práctica, como lo sostiene Mendo Carmona:

"La Archivística es una disciplina que se ha desarrollado a partir del análisis, el trabajo de campo y la investigación operativa sobre las organizaciones que producen documentos y los acumulan, constituyendo archivos, ya sea con fines materiales o culturales. Así ha llegado al establecimiento de unos principios esenciales, una metodología y un lenguaje propios que la identifican y distinguen de otras ciencias o disciplinas afines, con las que está integrada en el conjunto de las Ciencias de la Documentación y la Información"65

Como se comentó páginas atrás, la ciencia busca concordar con la realidad, es decir la teoría debe reflejar los hechos, lo real. Por el otro lado la práctica debe fundamentarse en la teoría desarrollada, de tal modo que en el presente resultaría antiarchivístico no aplicar el principio de procedencia o el ciclo vital, por ejemplo. La archivística como ciencia es una, quienes la ejercen o practican pueden hacerlo a nivel técnico o profesional; pueden aplicarla únicamente o investigar sobre ella. Todo dependerá de su nivel de formación y de sus intereses profesionales.

En relación al término Administración de documentos, es la traducción que en México se hace del Records Management, modelo establecido en Estados Unidos entre 1946 y 1953 para el manejo de documentos con utilidad administrativa, y que los españoles denominan Gestión de Documentos. En síntesis, éste modelo plantea el control y seguimiento de la documentación a partir de su creación y lo largo de toda su vida útil para la entidad generadora; así como el manejo de los archivos según el grado y tipo de utilidad, estableciendo para ello los conceptos de valores primarios y secundarios. Años más tarde, este enfoque cristalizaría en la teoría de las tres edades del documento (ciclo vital), formulado por Carlos Wyffels, en la Ciudad de Bruselas, Bélgica, en1972.

Como se observa, este modelo no aborda un objeto de estudio distinto, ni se contrapone a los principios archivísticos de organización o descripción. Lo que introduce es la idea de un mayor control de la documentación y; en particular, la necesidad de la eliminación de cantidades importantes del acervo documental, fundamentando esta actividad en la valoración. Lo anterior como respuesta al fenómeno conocido como explosión documental. Ésta última propuesta fue la única que encontró oposición entre los archivistas tradicionales, acostumbrados a la conservación total e íntegra de los fondos documentales, sin embargo poco a poco fue teniendo aceptación a nivel global.

Por lo tanto no se puede entender a la Administración de Documentos como una ciencia en sí misma, sino como parte de un todo, que es la Archivística. O en todo caso se le podría tomar como sinónimo de ésta, tal como ocurría anteriormente entre algunos archivistas mexicanos. Al respecto apunta Martín-Pozuelo que "se trata de una misma disciplina con dos denominaciones diferentes según que inciden sobre aspectos distintos de una misma realidad que es el documento de archivo."66 No obstante, en este trabajo se sostiene que es parte de la ciencia general, que es la Archivística.

Y para puntualizar que la ciencia que trata sobre los archivos, cualquiera que sea su tipo, es la archivística, independientemente de que por cuestiones geográficas o de cultura se le pueda denominar de otras formas, cerremos este breve análisis con palabras de Concepción Mendo:

"A partir de 1952 los archivos ingleses fueron reestructurados según el modelo americano. En el resto de Europa Occidental las teorías archivísticas americanas concienciaron a los archiveros la necesidad de conciliar las dos dimensiones tradicionales de la Archivística: la histórica, consolidada en el siglo XIX, y la administrativa, entonces redescubierta, ya que los archivos de hoy son la historia del mañana"67

Pasando a otro punto, se analizará sucintamente cual es la finalidad de la ciencia que se acaba de definir. Schellenberg sostiene que "Los fines de todo esfuerzo archivístico son los de preservar los documentos valiosos y disponerlos para dar servicio."68 Afirmación en la que se identifican dos elementos: la preservación y el servicio. Y es alrededor de una de estas dos vertientes sobre la que orbitan la mayoría de las ideas cuando se diserta sobre los fines de la Archivística. Encontrándose casos en los que se suma alguna otra idea para argumentar la finalidad de ésta disciplina, así como puntos de vista que se inclinan únicamente por la parte del servicio y utilización de la información.

Se tiene por ejemplo a Antonia Heredia, quién afirma que: "La finalidad no es otra que el servicio de los archivos a la sociedad, materializado en el ofrecimiento de la información ya sea a las instituciones productoras, ya sea a los ciudadanos, sean o no estudiosos."69 Quién, como se observa, se inclina por el servicio como finalidad de la Archivística. Cruz Mundet reafirma la perspectiva de Heredia al aseverar que su fin radica en hacer que la información se pueda recuperar y utilizar eficientemente, como se lee en una cita del autor hecha páginas atrás.

Núñez Fernández agrega la organización como otro elemento de los fines de la Archivística, asentando que "su finalidad [es] la organización del fondo con vistas a su posterior utilización aunque siempre bajo la perspectiva del respeto a su origen y a la estructura orgánica a la que pertenecen…"70

Una conclusión pronta y somera a partir de las proposiciones planteadas por los autores citados, llevaría a establecer como fin de la archivística las tareas de organización y preservación de los archivos y el servicio de información a los usuarios. Sin embargo se puede llegar a otro razonamiento.

Partiendo del hecho de que esta disciplina tiene un carácter científico, deviene la consecuencia natural de su carácter benéfico a la sociedad, puesto que Bunge afirma que entre las características de la ciencia está el ser útil. Cualidad que "es una consecuencia de su objetividad: sin proponerse necesariamente alcanzar resultados aplicables, la investigación los provee a la corta o a la larga"71 Este provecho que se obtiene, es a partir del ejercicio profesional de quienes se dedican a la aplicación de cualquier área de la ciencia. Ortega y Gasset pone énfasis en esta utilidad:

"Las carreras o profesiones son tipos de quehacer humano que, por lo visto, la sociedad necesita (…) Toda colectividad de occidente ha menester hoy de un cierto número de médicos, de magistrados, de militares… y de bibliotecarios. Y ello por que, según parece, esas sociedades tienen que curar a sus miembros, administrarles justicia, defenderse y hacerles leer."72

Y faltaría agregar que también dichas sociedades requieren archivistas. Los médicos, en las instituciones de salud, deben contar con el expediente clínico de sus pacientes para contar con información que les permita tomar las decisiones acertadas en sus diagnósticos y tratamientos. Los sistemas de justicia no pueden impartirla de manera ecuánime si no se respaldan en la documentación que refleja los procesos judiciales… En resumen, tales grupos humanos tienen que contar con una memoria tangible que refleje y sustente las atribuciones que competen a cada institución establecida, dando por hecho que éstas existen para que puedan funcionar los Estados y las sociedades en general.

Si la función de la ciencia y de las profesiones es servir a la humanidad, ¿cual será entonces la finalidad de la Archivística? Se identificaron tres elementos previamente: Organización, preservación y servicio. De éstos, es el tercero el que se traduce en una utilidad práctica a la sociedad: ya a través del uso de la información documental con fines de gestión, ya para su utilización con fines culturales e históricos. La existencia de los dos primeros, organización y preservación, es fundamental para que pueda ser el último, pero no representan la meta. Son solo medios para ella. Incluso podrían agregarse otros elementos, en virtud de que toda acción realizada en un archivo tendrá como fin último que la información pueda ser utilizada.

En conclusión, en este trabajo se reafirma lo sostenido por la Doctora Heredia.

Corresponde ahora precisar cómo se tomará aquí al objeto de estudio de la archivística, ya que desde la misma concepción de ésta disciplina se puntualiza con precisión que ha de dirigir sus esfuerzos al análisis de los archivos desde todas sus perspectivas, situación que hace inexorable delimitar el concepto.

2.2.1 El objeto de estudio de la archivística: el archivo El archivo, término esencial en el sistema de conceptos de la archivística, por representar su objeto de estudio y por sus vínculos con las nociones de documento y de fondo, ha sido ampliamente analizado por diversos estudiosos del área. Se observan amplias disertaciones en la mayoría de obras generales, como las de Lodolini, Schellenberg, Antonia Heredia o Vázquez Murillo, solo por mencionar algunas. En esta literatura se consideran definiciones de autores clásicos, como de diversos textos e inclusive de documentos oficiales según diversas legislaciones. Es así que en ellos sobresalen los nombres de Muller, Feith y Fruin; Hilary Jenkinson, Eugenio Casanova, Adolf Brennecke, Jean Favier, Morris Rieger, Frank B. Evans, Aurelio Tanodi; o textos como el Elsevier´s Lexicon of Archive Terminology del CIA, la Ley de Archivos Francesa de 1979, La Ley del Patrimonio Histórico Español de 1975, Ley de Archivos de la Comunidad Autónoma de Andalucía de 1984, entre otros.

Sin embargo, a pesar de todos estos estudios, o quizá por ellos, persiste cierta problemática que sale a flote en la mayoría de los casos. Esta realidad la retoma Vázquez Murillo, destacando lo que ya Schellenberg apuntaba en su Archivos Modernos: la dualidad de significados atribuible al término archivo. A continuación se tratará de explicar esta situación en forma breve y somera.

Partiendo del significado etimológico, archivo proviene del latín archivum, y este del griego ???e???, residencia de los magistrados. Esto por que "En Atenas cada magistratura tenía sus propios archivos, instalados en el Archeion, o sede de la magistratura."73 Probablemente a ello se deba que se llega a encontrar como una de las acepciones de archivo al "Lugar en que se custodian documentos públicos o particulares."74

Pero el archivo trasciende al lugar, su esencia son los documentos, de tal modo que Schellenberg lo define de la siguiente manera:

"Son aquellos registros de cualquiera institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística."75

Por su parte, en el análisis de este término, la Doctora Heredia trata de resumir un concepto, en el cual incluye los elementos que considera esenciales; documentos, organización y servicio, quedando su planteamiento así:

"Archivo es uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia."76 .

Rescatando, con ésta idea, la parte de los archivos administrativos que se le escapó a Schellenberg y subrayando que no es suficiente que existan los documentos, sino que también se encuentren organizados, conservados y puestos en servicio para su utilización, aunque omitiendo la indicación de donde se harán estas tareas, aspecto que si apunta el archivista norteamericano.

Fuster Ruiz realiza también un examen minucioso del concepto e identifica diversos aspectos en las definiciones de archivo dadas por distintos autores y fuentes: institución, documentos, entidad productora, local, organización, personal capacitado y servicio. Con estos elementos estructura una definición con la cual intenta una idea lo más completa posible:

"Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o a Considerando estos tres conceptos se observa que: