Los documentos especiales en el contexto de la archivística (página 3)

– Schellenberg se enfoca estrictamente en el conjunto orgánico de documentos, más aún, en aquellos cuyos valores primarios han sucumbido y presentan únicamente los secundarios.

– Antonia Heredia también se centra en los documentos, precisando que puede ser más de un grupo, e incluye otros elementos que van más allá de la documentación, puesto que mantener el acervo organizado y en servicio implica tareas que alguien debe realizar.

– Francisco Fuster además de considerar el factor documentos, en forma explicita expresa quienes y donde se harán las tareas que menciona Heredia, equilibrando el papel que juega cada elemento de la definición.

Emerge entonces un problema: se plantea un concepto en el cual tanto la idea de una institución archivística, como de un grupo estructurado de documentos son inalienables al término archivo en un solo significado, tomando como básica la noción de conjunto documental con una procedencia común, que de hecho expuesta así representa una idea sustancial para la ciencia de los archivos, tal como afirma Martín-Pozuelo "La Archivística ha alcanzado un logro indudable: la concepción de Archivo como conjunto orgánico de documentos generados por una institución (…) en el ejercicio de sus funciones con fines jurídicos, administrativos y o en casos meramente informativos."78 Pudiendo a la vez, entenderse como un término con dos conceptos no necesariamente compatibles: documentos estructurados e institución archivística.

Esta situación puede visualizarse como un dilema. Por un lado, por que un archivo como institución automáticamente incluye otros factores que trascienden a la documentación, mismos que Fuster Ruiz sintetiza en su definición. De igual forma, es un hecho que los archivos generales, ya sea a nivel nacional o estatal, además de contar por lo común con más de un fondo, con frecuencia cuentan con colecciones entre su acervo, conjunto documental considerado la antítesis de la noción de archivo como agrupación de documentos.

Por otra parte, entender archivo estrictamente como grupo documental, excluye las ideas de organización y servicio, por que los documentos por si solos no se organizan ni sirven, además de que podría entenderse como sinónimo de fondo (véase temas 2.3.1 y 2.3.2), poniendo con esto en tela de juicio el significado de otros términos, por ejemplo; archivo de trámite o archivo contable, en los que el conjunto de documentos a que hacen referencia sus respectivos conceptos es solo una fracción del fondo. Este cuestionamiento no es permisible si se considera que el primero de estos dos conceptos es fundamental en el contexto del ciclo vital del documento. 79

Esta dualidad de significados atribuible al término archivo, ya la había subrayado el Doctor T. Schellenberg al hacer una acotación para la mejor comprensión de su obra:

"Los alemanes emplean el término "Archivalien" para designar los materiales, pero su equivalente en inglés "archivalia" nunca ha encontrado aceptación general. Para aclarar esta diferencia se usarán en este libro las palabras "institución archivística" cuando se designe la institución, mientras que la palabra "archivos" se usará con referencia a los materiales que conciernen a la institución archivística."80

Con esta observación deja de manifiesto la necesidad de emplear términos distintos para referirse a los documentos como agrupación y a la entidad encargada de su administración, optando él por emplear archivos para la primera e institución archivística para la segunda.

Esta aclaración la asimiló perfectamente su traductor al castellano, Don Manuel Carrera Stampa, al definir archivo como "El conjunto de "fondos" documentales producidos por entidades públicas o privadas, reunidos en un determinado lugar con fines de conservación y ordenación científica, consulta y utilización."81 Con el único defecto de centrar su significado al ámbito de los archivos históricos y por tanto a fondos íntegros.

No obstante, se animó a implantar en México un término para designar al acervo documental que resguardan las instituciones archivísticas, con la denominación y significado siguientes: "Archivalia, n.[neutro] pl.[plural] (al.[alemán] archivalien, hol.[holandés] archivalia, ing[ingles]. archivalia). Masa de documentos preservada en un archivo."82 Este vocablo lo retoma Aurelio Tanodi y divulga con su Manual de Archivología Hispanoamericana, definiéndolo como:

"Todo material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audiovisual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que originó su creación y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales."83

Este término, prácticamente en desuso en la archivística mexicana, aún es tratado por autores argentinos seguidores del Doctor Tanodi, como Arévalo Jordán o Vázquez Murillo. En particular éste último insiste en su pertinencia al analizar la noción de archivo y archivalía.

Es así que para Manuel Vázquez "La archivalía es el contenido orgánico de un archivo y puede estar constituido por uno o muchos fondos documentales",84 definición que también plantea como "… los conjuntos de documentos de gestión o de archivo que se conservan orgánicamente desde que se inicia la tramitación, hasta el fin de su existencia."85 Éste autor cuestiona la acepción de Tanodi por considerar que excluye fondos personales o familiares, por que omite la exigencia de que la documentación se encuentre organizada y por que puede entenderse como sinónimo de fondo.

Desde esta perspectiva, Vázquez, al igual que Tanodi y Carrera, elimina para el término archivo el significado centrado exclusivamente en los documentos, definiéndolo así:

"Archivo es la institución o el órgano de la institución que conduce la política de la gestión y guarda de los documentos y su servicio a los usuarios como recursos y patrimonio de sus creadores, de los ciudadanos y de las comunidades municipal, provincial o nacional, según su jurisdicción"86

Concepto bastante cercano al articulado por el Doctor Aurelio Tanodi: "Entendemos bajo el término archivo las secciones de entidades y las instituciones que reúnen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan la archivalía y eventualmente los documentos históricos que no son archivalía"87

El acierto de Tanodi, que retoma a la postre Vázquez, reside en considerar como archivo no únicamente a las designadas como instituciones archivísticas por Schellenberg, sino también a aquellas unidades de información denominadas como archivos de trámite o de concentración, que no representan al conjunto total de documentos generados por una institución, sino solo a una fracción de estos, ya mayor, ya menor. Otra aportación relevante estriba en contemplar la posibilidad de encontrar colecciones entre el acervo documental de los archivos, al puntualizar que estos llegan a conservar eventualmente "documentos históricos que no son archivalía." Es así que el significado de archivo trasciende al conjunto orgánico de documentos, idea más cercana a la noción de fondo que de archivo, por que implica todos esos elementos sugeridos por Fuster Ruiz, con la acotación de que el factor documentos puede estar representado por una fracción88 de fondo, por uno íntegro o por varios de ellos. Aunado a lo anterior, solo a una unidad administrativa o a una institución es posible conferirle atribuciones, mismas que en este caso han de cumplir tomando como insumo sustantivo los documentos que lo conforman. Antonia Heredia afirma que son funciones de un archivo las tareas de recoger, conservar y servir la documentación, puntualizando que:

"Son funciones muy amplias (…) que no se limitan a la materialidad de la recogida y al almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no sólo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que conllevará difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta."89

Otro argumento que refuerza esta idea, y que de alguna manera se mencionó ya, es el relativo a las consecuencias de llevar a lo pragmático el modelo de la teoría del ciclo vital del documento, principio ineludible a estas alturas de la evolución de la Archivística. Lo anterior se traduce en tratar los fondos documentales, particularmente los abiertos o de instituciones en activo, según la utilidad de sus documentos, situación que se va a reflejar en el establecimiento de sistemas de archivo conformados por diferentes unidades, a saber, las de trámite, concentración e histórico, cohesionados por un conjunto de políticas y procedimientos cuyo fin es permitir el funcionamiento en forma correcta y armoniosa de todos estos elementos como un todo. Esta situación la explica Núñez Fernández con las siguientes palabras:

"Si entendemos el concepto de sistema archivístico como reflejo del ciclo vital del documento y su aplicación a la organización y gestión del fondo de una institución cualquiera que sea la dimensión y complejidad de ésta, debemos proceder a definir sobre la realidad documental los distintos estadios o fases por los que transita ese fondo archivístico, que dan lugar a otros tantos tipos de archivos."90

Este hecho lo reconoce la Doctora Heredia Herrera cuando afirma que "…en la práctica diaria necesariamente habremos de tener en cuenta dos acepciones [de archivo] (administrativos e históricos), partiendo de la incidencia de ciertos problemas y el especial tratamiento de la documentación y de la información en unos y otros."91

Es así que será la dimensión y complejidad del fondo y de la organización administrativa de la institución que lo genera, la que determinará la pertinencia de las unidades de archivo que habrán de conformar el sistema archivístico de dicha entidad productora. Así mismo, éste contexto es el que también valida la pertinencia de términos como archivo contable, jurídico, de personal, etc., puesto que los archivos de trámite se denominan y distinguen unos de otros según la unidad administrativa que los genera o las características que presentan las series documentales que lo conforman.

En conclusión y según los argumentos expuestos, en este trabajo se ha de entender como archivo a la institución o al órgano de la entidad productora, encargada de reunir, organizar y conservar una fracción de fondo, un fondo o más de un fondo documental, (en su caso, y solo excepcionalmente, alguna colección) con la finalidad de ser utilizados en la gestión administrativa por la institución que los generó o; en tareas de investigación histórica y/o cultural por la sociedad en general.

A esta definición se precisan a continuación tres aspectos, implícitos en sus respectivos términos: fondo, entidad o institución productora, organización. Se sobreentiende que los documentos que constituyen el fondo o parte de éste, son acumulados en forma natural por la entidad productora o el órgano de ella, como resultado de sus gestiones administrativas, contables, fiscales y jurídicas. Los documentos como componente mantienen su calidad de esencia y razón de ser de la existencia del archivo, pero no excluyen la existencia de otros elementos. La denominación entidad productora, por su parte, enmarca personas tanto públicas como privadas, así como físicas y morales, como lo aclara Schellenberg en su magna obra (1958, p. 42). Y por último, organización, implica mantener la organicidad del fondo documental o la parte que competa al archivo, según los principios de procedencia y orden original.

Una aclaración más: cuando se menciona entre paréntesis que excepcionalmente un archivo puede albergar alguna colección, no se quiere decir que sea su función formarlas, puesto que va contra los principios de organización archivística. Más bien se plantea que como un hecho real es posible llegar a encontrarlas particularmente en archivos históricos y/o como parte de algunos fondos personales o familiares. Estas agrupaciones documentales, aunque artificiales, se conforman generalmente por materiales netamente archivísticos, desde la perspectiva de haberse generado en el transcurso de un trámite administrativo (véase tema 2.3.3) y que por razones diversas fueron extraídas de su contexto de origen. Una vez reunidos con otros documentos, generalmente bajo criterios temáticos, y habiendo llegado a una institución o unidad de archivo, es necesario también dotarlos de una organización, para lo cual la teoría archivística también contempla determinados criterios, particularmente en su clasificación.

Bajo estos criterios en la concepción del término archivo, se vuelve más coherente la frase de Cruz Mundet citada páginas atrás al definir archivística: "Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno…" Es decir los documentos y el resto de elementos que contempla Fuster Ruíz, amén del contexto de creación del acervo documental.

2.3 Elementos de la archivística que fundamentan el concepto de documentos especiales Al precisar la esencia de la archivística se ha determinado también el sistema de conceptos al que pertenece aquel que en este ensayo se trata de dilucidar. Es imprescindible que se expliquen ahora las ideas con las cuales existe un vínculo importante: el principio de procedencia que permite acotar su naturaleza archivística; las agrupaciones documentales y su relación con la clasificación, la noción de documento de archivo que se puede considerar como su concepto raíz y; la explicación breve de los caracteres del documento de los cuales se desprende la clase documental y el soporte, elementos en los que se ubica el origen de los rasgos distintivos particulares de los documentos especiales.

2.3.1 El principio de procedencia y de respeto al orden original como teoría eje de la archivística Afirmar que el principio de procedencia es la teoría eje de la Archivística se sustenta en un hecho sencillo: a partir de su formulación se establece un fundamento con identidad propia e inconfundible para el tratamiento de archivos, y en consecuencia, se toma como referente para marcar el inicio de dicha ciencia.

Hablar de este principio, sin embargo, no es tan simple. Tanto su origen y autoría, como sus posibles interpretaciones pueden suscitar polémica. Pero al no ser ésta el objetivo del presente trabajo, se abordará de manera sencilla planteando las ideas de aceptación general. A cambio, se dan los siguientes comentarios a manera de recomendación para conocer más sobre estos tópicos:

En las obras de Antonia Heredia y Elio Lodolini (cuyas referencias se incluyen en la bibliografía de este trabajo) se puede observar como en fechas distintas a 1841 y lugares diferentes a Francia, se llegaron a aplicar directivas muy semejantes a las enunciadas en el principio de procedencia, con lo cual se cuestiona de alguna manera la paternidad de dicho principio.

Por otro lado, en cuanto a las interpretaciones del significado de procedencia, Herman Hardenberg (1985) en su texto "Algunas reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archivos" identifica hasta ocho principios. De igual manera Arévalo Jordán (2003, p. 145-146) plantea al respecto argumentos desde varias perspectivas. Duchein por su parte trata de aclarar los problemas que pueden suscitar la noción de procedencia y el concepto de fondo (1985).

Aún con dichas controversias por lo común se reconoce como responsable de su enunciación al historiador y paleógrafo Natalis de Wailly, quién por entonces fungía como jefe de la Sección Administrativa de los Archivos Departamentales, subordinados al Ministerio del Interior de Francia.

Las ideas de Natalis se reflejaron en las "Instructions pour la mise en ordre et le classement del archives départamentales et comunales" ("Instrucciones para poner en orden y clasificar los archivos departamentales y municipales"), circular signada por el Conde Duchatel, Ministro del interior, el 24 de abril de 1841, en la cual:

"… está formulado el principio básico de respect des fonds, según el cual todos los documentos que se originen de una "autoridad administrativa, una corporación o una familia" tienen que ser reunidos en fonds, dentro de los cuales deben ordenarse los documentos por asuntos o materias cronológica, geográfica y alfabéticamente. Las interrelaciones de los grupos de asuntos y materias dentro de los fondos se determina por su contenido."92

De esta manera se rompe con la forma tradicional de establecer las agrupaciones principales de archivo a partir de criterios temáticos, y se opta por tomar como base el origen institucional de la documentación, estableciéndose con ello la noción de fondo.

En contrapunto, persiste la clasificación por materias o cronológica al interior del fondo, problema que será resuelto algunos años más tarde en Prusia.

El primero de Julio de 1881 el historiador Heinrich Von Sybel, director de los Archivos del Estado Prusiano, establece en el Regulative Für die ordnungsarbeiten im Geheimen Staatsarchiv, el Provenienzprinzip y el Registraturprinzip; principios regidores en la organización documental. En el primero se recoge la idea de Natalis sobre el respeto de los fondos. En el segundo se instaura el respeto a la procedencia no solo a nivel institucional, sino además a nivel oficina creadora:

"En el artículo o párrafo 4 de los reglamentos del 1° de julio de 1881 se desarrolló un nuevo principio al que se dio el nombre de registraturprinzip, el cual disponía que los documentos de todas las dependencias debían mantenerse en la institución archivística en el orden que les hubiera dado la oficina registradora de la dependencia y que no debían reorganizarse por grupos de asuntos o materias"93

Este principio, que en castellano se identifica como Principio de respeto al orden original, complementó aquel planteado en 1841 y permitió consolidar el método para la clasificación archivística. Cabe comentar que a pesar de que el reglamento que lo enuncia fue firmado por Sybel, se atribuye su formulación al historiador y archivista Max Lehmann con el apoyo de otros archivistas vanguardistas como Bailleu y Hegert.

Algunos de los elementos que dan consistencia a estos principios, permitiendo a la vez su comprensión y análisis, son los conceptos de entidad productora o institución, procedencia y fondo. Toda institución al dar cumplimiento a sus funciones a través de gestiones administrativas, genera y recibe documentos que se van acumulando y que al mismo tiempo comprueban el cumplimiento de sus atribuciones y contienen la memoria de su devenir. Este conjunto documental cuyo origen (procedencia) esta en la administración de dicha institución representa un fondo de archivo.

De ahí que Martín Pozuelo afirme que "fondo de archivo, procedencia y cuadro de clasificación suponen la triada de conceptos derivada del primer nivel de aplicación del principio de procedencia"94 Idea en la cual la noción de institución juega un papel relevante, al ser quien genera la documentación. Sostiene Víctor Hugo Arévalo que: "La entidad productora tiene vital importancia en la archivología, puesto que determina la procedencia"95 . Permitiendo con ello la delimitación del fondo.

Por lo tanto si se toma como fondo la suma total y sistémica de documentos que resultan de la gestión administrativa de una institución, será inexorable precisar el concepto de esta, para que no exista ambigüedad en el significado de dicho término. Siendo relevante definir a la entidad productora desde la perspectiva archivística, independientemente de que pueda tener otras acepciones.

Michel Duchein hace una gran labor al establecer aquellos criterios que permiten delimitar a un organismo productor de fondos, partiendo del análisis del concepto de fondo propuesto por Hilary Jenkinson. Este excelente estudio conviene consultarlo en su fuente original96 . Dichos planteamientos permiten establecer desde la óptica archivística a la institución como:

"…El sujeto productor de conjuntos orgánicos de documentos. Nos referimos tanto a organizaciones públicas como privadas. También incluimos en éste término cualquier persona, empresa o asociación, sancionada legalmente, con una función social determinada y que en el ejercicio de aquella función genera un volumen documental que la refleja"97

Como se puede observar la agrupación documental de mayor tamaño para el trabajo archivístico es el fondo, a partir del cual se establecerá la clasificación que habrá de sustentarse y reflejarse en el cuadro de clasificación. Mismo que toma como criterio para el establecimiento de los diferentes niveles de clases o agrupaciones documentales la procedencia u origen de estos. Por lo tanto "el término fondo, representa la unidad mayor indisoluble del total de partes que constituyen un archivo a partir del cual el propio archivo queda estructurado"98

Es así que se reafirma en este trabajo el principio de procedencia como teoría eje de la archivística, tal como se refleja en la siguiente aseveración, que sintetiza implícitamente lo ya argumentado y que sirve para concluir este tópico:

"El procedimiento archivístico parte de su misma historia, señala el origen de los papeles que encierra. La clasificación constituye un destacado método documental escalonado desde las grandes agrupaciones de documentos hasta la pieza simple. La pieza documental está constituida por la mínima unidad documental, sea el documento, el expediente o la pieza documental en algunos casos como unidad indivisible"99

2.3.2 La clasificación y las agrupaciones documentales Como se acaba de observar, el principio de procedencia establece las pautas para la clasificación en archivística tomando como unidad base el fondo. Sobre dicho asunto se podría disertar ampliamente: sus bases teóricas, sus principios, los sistemas existentes, los problemas prácticos para su aplicación, la metodología para la elaboración del cuadro de clasificación…100 Sin embargo para efectos del presente trabajo, el interés reside únicamente en tomarla como referencia para poder hablar de las agrupaciones documentales, cuyos conceptos es necesario definir para poder explicar con mayor claridad lo relativo a los documentos especiales.

Sobre la clasificación apunta la Doctora Heredia:

"…clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencian de los otros, pero insisto, formando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a su vez es susceptible de subdivisiones."101

Esta idea se concretiza y vuelve mas objetiva, al complementarse con estas palabras de Cruz Mundet:

"Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los mas amplios a los mas específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original."102

Es decir, teniendo una cantidad determinada de documentos, se han de establecer diferentes agrupaciones de éstos, yendo de lo general a lo particular y considerando como criterio clasificador la génesis de aquellos; donde lo general es el fondo y lo particular el expediente. Estas clases o grupos a que se refieren los autores son las secciones, subsecciones y series, mismos que han de quedar reflejados en un cuadro de clasificación, con la respectiva clave o código que los individualiza. Los expedientes aunque también constituyen un conjunto documental mínimo, no quedan plasmados en forma explícita en el cuadro, en virtud de que se les identifica desde la serie a que pertenecen. Es así, que dicho instrumento archivístico se puede definir de la siguiente manera:

"…el cuadro de clasificación supone una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser reflejo de una acción, función o actividad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con los demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro."103

Como se percibe, hablar de clasificación conlleva tácitamente a plantear la existencia de agrupaciones documentales, mismas que Arévalo denomina unidades documentales, y que para otros efectos también se les puede designar unidades de descripción. Con fines de análisis se pueden identificar tres tipos104 : Unidades mayores, conformada por fondos; unidades intermedias, que comprende las secciones, subsecciones y series y; unidades menores, integrada por expedientes y piezas documentales. Estas son calificadas como agrupaciones naturales cuando su procedencia es común, debido a que tanto su producción como su acumulación se dan espontáneamente como resultado de la administración de una institución. Sin embargo en la práctica suelen encontrarse conjuntos documentales cuyo origen está en distintas entidades productoras, o en su caso en oficinas administrativas diferentes. En tales situaciones se hablará de colecciones, que se ubicarían en las unidades mayores y; secciones (o subsecciones, o series) facticias, identificadas con las intermedias. Parafraseando las obras principales de Heredia Herrera (1991, p. 141-150) y Cruz Mundet (1994, p.244-249), así como al glosario incluido en la Norma ISAD-G (2ª. ed. 1999, p. 16- 18), se definen a continuación en forma somera dichos conceptos, procurando de esta manera facilitar la lectura del presente apartado.

En cuanto al fondo, se trató en forma suficiente en el tema anterior. Baste reafirmar que por él se entiende a la totalidad de documentos reunidos orgánicamente por una persona moral o física, pública o privada, en el transcurso de sus actividades y cumplimiento de sus atribuciones.

Por otra parte y como se mencionó ya, es posible hallar en los archivos, grupos de documentos que no se encuentran reunidos por que hayan resultado de la gestión administrativa de la misma institución. Por lo tanto su cohesión como conjunto no reside en su procedencia, sino en algún otro elemento, ya sea la temática o asunto u otra característica común, como los rasgos físicos de la documentación. Estas agrupaciones son conocidas como colecciones, y se les califica de artificiales por que en contraposición con los fondos que resultan en forma natural, son reunidos por voluntad de una persona o institución. Se les sitúa en la jerarquía de unidades mayores por que se constituyen como independientes para su tratamiento de organización y descripción. A diferencia de los fondos, es imposible aplicar en ellos el principio de procedencia y orden original, puesto que el origen de sus componentes esta en un número indeterminado de entidades productoras. En consecuencia, representa el único caso válido para emplear un sistema de clasificación por asuntos o temas.

Las unidades mayores se subdividen a su vez en intermedias, y estas en menores. En el caso de las colecciones el criterio para la delimitación de estas es igualmente artificial, tomando regularmente como parámetro de unión la temática. En el caso de los fondos persiste el referente de la procedencia documental.

Las secciones son la primera subdivisión del fondo. Se establecen a partir de la documentación generada por las unidades administrativas de mayor jerarquía de la entidad productora; o en su caso, por la producida en el ejercicio de las funciones principales de la misma. También pueden tomarse como pautas, rasgos de orden geográfico o cronológico. Heredia plantea además la existencia de otras dos clases de secciones: aquellas que por su volumen y naturaleza requieren un tratamiento independiente al aplicado al fondo del que provienen y; las que no responden exclusivamente a la procedencia, sino a una agrupación posterior a su creación. A las primeas las denomina secciones de fondo y a las segundas históricas o de archivo.

Sobre las secciones facticias se expuso ya su definición en el primer capítulo. Son agrupaciones artificiales a partir del o los fondos de un archivo cuyo criterio clasificatorio son el soporte o la grafía, aunque también pueden encontrarse documentos reunidos por una determinada temática. El fin de conformar estas secciones es favorecer la conservación o instalación del acervo documental, o en su caso resaltar su importancia informativa. El problema que persiste, es que mientras en el tratamiento de estas secciones no se conserve el respeto a la procedencia de los documentos, se estará actuando en forma antiarchivística. El modo de mantener dicho acatamiento se comenta a grandes rasgos en el tema 4.1 del presente trabajo.

Las subsecciones se constituyen por la documentación generada por funciones o unidades administrativas cuya jerarquía es menor a las principales, es decir las que se toman como base para delimitar las secciones. De hecho son subdivisiones de ésta. Se establecen considerando que presentan una identidad definida en cuanto las funciones y actividades que reflejan los documentos.

Otra unidad documental son las series. Se integran por un conjunto de expedientes que resultan de la misma actividad administrativa realizada por un órgano u oficina de la entidad productora. Los documentos van a presentar una homogeneidad más o menos regular en cuanto a tipología y carácter de información, lo que permite manejarlos como unidad para la utilización de un método de ordenación.

Por último están los expedientes, mismos que constituyen la unidad básica de la serie. Por lo general en los archivos no se manejan documentos sueltos. Siempre se agrupan en fólderes o carpetas. El criterio que se toma para reunirlos reside en que todos se refieran a la gestión de un asunto específico; de tal manera que refleje el inicio, seguimiento o proceso y resolución del mismo. Regularmente se le identifica con un nombre, ya sea de una persona física o moral, de algún programa o de acuerdo a los asuntos que tramite la unidad generadora. En determinadas situaciones, cuando la gestión administrativa así lo exige, se agrupan según la tipología documental por periodos cronológicos (días, semanas, meses, trimestres, semestres, años), como sucede con buena parte de la documentación de áreas financieras.

A su vez, como se observa, la unidad fundamental del expediente es la pieza documental, misma que puede constituirse por una o más fojas, pero que es indivisible material y funcionalmente.

Se advierte por lo tanto, como un fondo representa una unidad de documentos integral e independiente respecto a otros, en cuanto es una estructura con elementos perfectamente definidos, diferenciados e interrelacionados. Se aprecia que la documentación de archivo no debe verse aislada, sino en función del grupo a que pertenece respectivamente: expediente – serie – subsección – sección – fondo. Cada una de estas agrupaciones tiene características propias, por lo que no se les debe confundir entre si.

Es así que el archivista habrá de ver siempre al documento como parte de un todo al realizar su labor profesional. Sin embargo, conceptualmente y para efectos de estudio se le puede analizar en sus partes o elementos que lo integran. Y representando el componente esencial de un archivo, resulta necesario precisar los elementos diferenciadores del documento de archivo con respecto a otros, así como descomponerlo en sus elementos mínimos a fin de contar con bases más sólidas para la conceptualización de los documentos especiales.

2.3.3 El documento archivístico: definición y naturaleza El fondo es la unidad archivística mayor. Su contraparte es el documento, es decir, la unidad funcional mínima indivisible en un archivo. La definición de documento de archivo lleva al concepto de fondo. Desde una perspectiva opuesta también se podría plantear que en el significado de fondo está contenido el de documento archivístico. Como se puede observar, al enunciar el término documento, se precisa que es de archivo, lo que implica la existencia de otros documentos que no lo son. Se torna entonces inevitable establecer las características o cualidades que llevan a un documento a no ser uno cualquiera, si no a ser uno con rasgos de pertenencia a un archivo.

Partiendo de un significado general, el término documento "etimológicamente procede del latín "documentum", derivado del verbo "docere": enseñar, instruir…"105 , sin embargo dicho concepto ha evolucionado y en la actualidad se entiende que "documento en un sentido muy amplio y genérico es todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano"106

Partiendo de dicha noción general, un documento es cualquier soporte que contenga información. Es decir, se conforma por un elemento material, ya sea papel, plástico, piedra, madera, tela o cualquier otro, sobre el que se va a plasmar por algún medio físico o tecnológico una serie de datos que contienen un elemento intangible (información) que puede ser interpretado directa o indirectamente por alguien. Por ejemplo, un periódico o un libro se componen de papel con letras impresas, mismas que una persona puede leer directamente del soporte. Otro ejemplo de documento es un disco de música, el cual es grabado por medios electrónicos con determinados datos que solo pueden reproducirse mediante un equipo de audio para que una persona las escuche, es decir, solo se puede "leer" de manera indirecta.

Desde esta perspectiva existe una gran variedad de documentos: revistas, periódicos, cartas, videos, oficios, libros, pinturas, fotografías, postales, etc. De los cuales no todos se enmarcan en el ámbito archivístico. Algunos recaen sobre el sector de la biblioteconomía, como los libros, revistas y periódicos; otros en el campo de la museografía como las pinturas. Pero hay casos en que pueden pertenecer a un archivo o biblioteca, como los videos por ejemplo; o en el caso de las fotografías pueden estar en los tres ámbitos.

¿Entonces cómo identificar aquellos documentos cuyo lugar es el archivo? Se planteó en el subtema anterior que el principio de procedencia constituye el eje sobre el que gira la archivística, y que a partir de él se estableció la noción de fondo. De éste, a su vez, se desprende la relevancia de la entidad productora por ser quien lo genera. En consecuencia, se debe entender al documento archivístico, como aquel que se produce en el contexto de una institución; concibiendo por ésta, a personas tanto físicas como morales, así como públicas y privadas, tal como se planteó al definir fondo y archivo.

Y el marco institucional en el cual se generan documentos es el de la gestión administrativa. Como se comentó ya, para que puedan ser alcanzados los objetivos organizacionales, que están planteados a partir de las atribuciones y fines propios de cada institución, deben ejecutarse una serie de acciones que finalmente quedan plasmadas en documentos. Éstos, por lo tanto, se constituyen no solo como una constancia de hechos, es decir, como una prueba de que la institución cumple con sus obligaciones, sino que además en el momento de su creación permiten, son parte, de dicho cumplimiento. Es entonces el documento de archivo solo un medio para la obtención de un fin. Es resultado de una necesidad de gestión, sin el cual ésta no puede consolidarse. Al respecto apunta Martín Pozuelo- Campillo, que la institución concibe al documento "…como un instrumento necesario para el cumplimiento de sus fines, siendo al final éste la representación material de su actividad. Es esta y no otra la razón por la cual su origen es, en realidad, el rasgo fundamental que lo caracteriza" 107

Agregando además, que se puede considerar que el documento "… en sus múltiples variantes y tipologías responde a una necesidad material, posibilitando a un tiempo la satisfacción de aquella necesidad. Su finalidad queda supeditada a la finalidad para la que el propio documento surge"108

A ello obedece que las características de clase y tipología documental no sean resultado del azar o la arbitrariedad, sino que precisamente las particularidades de la gestión sean las que lleven a moldear o determinar dichos rasgos en la documentación. De ahí que sean tan diversos los tipos documentales como variadas pueden ser las actividades que se ejecutan en la administración de una organización. También de dicha situación se desprende que no encontremos fondos documentales iguales, es decir, que no sea posible encontrar la misma documentación en archivos distintos.

Es precisamente esa la naturaleza de los documentos de archivo, misma que hará posible discernir con toda seguridad aquel acervo que presenta cualidades archivísticas de aquel que no las posee. Con tal argumento se torna diáfano el límite entre lo que debe estar en un archivo y lo que no. Y ello permite también rechazar la aplicación de procedimientos no archivísticos en el manejo y tratamiento de la documentación, que pudieran afectar la relación del documento con su contexto de creación, en virtud de que en dicho vínculo reside su esencia, como se aprecia en la siguiente afirmación:

"Es precisamente el cumplimiento de su función el fundamento último de la propia institución y a un tiempo el fundamento teórico de la génesis, toda la vida y el destino final del documento, ya que este nace primordialmente para servir a la razón de su origen, a la institución"109

A partir de esta argumentación se va estructurando el concepto de documento de archivo, se van precisando las características que lo significan y con ello, se establece su definición. Se exponen a continuación las que plantean algunos autores.

Para Arévalo Jordán, "archivísticamente hablando, significa cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la información".110 Si bien esta aseveración puede quedar poco específica como parte de una terminología propia para la disciplina, aclara que "los archiveros prefieren delimitar el concepto, encerrándolo en aquellos documentos producidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un archivo",111 puntualizando con ello su concepción.

Vázquez Murillo explicita esta cualidad de origen en la gestión, además de agregar la utilidad del mismo en términos más específicos y no genéricos como lo hace Arévalo. Para Vázquez "… es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una tramitación o gestión y tiene como fin impartir una orden, testimoniar oficialmente algo o meramente probar una información útil para el trámite."112

Por su parte Heredia Herrera no solo resalta el origen, sino que además pone de manifiesto a la entidad productora. Plantea que la distinción de los documentos de archivo con respecto a los que se enmarcan en otros ámbitos se basa "… en su génesis que es la que los va a diferenciar, en cuanto se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines." 113

Martín-Pozuelo comulga con las ideas anteriores, sumando a su definición la idea de los valores inherentes a la documentación, mismos que están ligados a la utilidad que se les da. Es así que afirma:

"Considero documento de archivo el documento que resulta de un proceso administrativo o jurídico, así como todos aquellos que hacen posible tal proceso, recogidos en un archivo, donde paulatinamente van prescribiendo sus valores originales sustituyéndose por otros de prueba e información"114

Y se podrían enlistar un nutrido número de definiciones… tantas como autores u obras de archivística existen. Sin embargo, en esencia, el concepto no varía. Las características identificadas del objeto conceptuado son las siguientes:

– La noción genérica de documento, es decir, la consideración del soporte y la información contenida en él.

– El origen o génesis: que resultan de una tramitación administrativa o jurídica.

– La institución creadora. Muy ligado a la génesis, puesto que en términos generales, es quién realiza la gestión.

– Su utilidad, que se bifurca en dos vertientes y permite establecer valores documentales. La primera (vinculada a los valores primarios) que se deriva de la razón por la cual fue generado, y que está intrínsecamente ligado al cumplimiento de los fines de la institución. Y la segunda (relacionada con los valores secundarios), que resulta con el paso del tiempo por la información que puede suministrar desde una perspectiva histórica.

De dichos rasgos se entiende, en forma muy simple, como documento archivístico aquel que resulta de las actividades administrativas de una institución. La especificación de que dichas diligencias son para que la organización cumpla con sus atribuciones, así como la utilidad que tienen los documentos, quedan sobreentendidas. Sin embargo, para mayor precisión, pueden explicitarse. El presente trabajo se adhiere a una de las definiciones más completas, la del doctor Theodore R. Schellenberg, que reúne las ideas ya expuestas, y es casi seguro que las haya influido:

"Son todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales, sin consideración de sus características o formas físicas, hechos o recibidos por cualquier institución pública o privada en secuencia de sus obligaciones legales o en conexión con la transacción de sus propios asuntos, y preservados o apropiados para su conservación por esa institución o sus legítimos sucesores, como evidencia de sus funciones, política, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contengan."115

Establecida la definición del documento de archivo y la esencia de la cual deriva ésta, es prudente explicar algunos otros rasgos que lo caracterizan, reafirmando su naturaleza archivística.

Asevera la Doctora Heredia Herrera: "Son pues la génesis, el carácter seriado, y su calidad de únicos las notas que caracterizan a los documentos archivísticos."116 Tales atributos, desde su perspectiva, los plantean diferentes autores. Por ejemplo María Paz Martín-P. (1996, págs. 101-103) argumenta que son: contexto de creación, unicidad, autenticidad, heterogeneidad de su contenido y que todos estos estén siempre presentes. Por su parte, Molina y Leyva (1996, págs. 20-21) consideran los siguientes: la génesis, cualidad de seriados, su exclusividad y unicidad; esta última la subdividen en integridad, autenticidad y forma (original o copia). Para Cruz Mundet (1994, p. 99-100) solo son el carácter seriado, la génesis, la exclusividad y la interrelación.

A simple vista parecería que existe una divergencia de opiniones. Sin embargo es solo aparente. En realidad exponen las mismas ideas: algunos con términos distintos, otros en forma más somera o más profunda. En síntesis los elementos que distinguen al documento de archivo son los siguientes:

• Génesis. Un documento de archivo resulta de una gestión administrativa. Está vinculado a su procedencia y por lo tanto a su contexto de creación. Es así que para poder determinar si un documento pertenece a un archivo, habrá que analizar su origen.

• Carácter seriado. Al responder los documentos a una necesidad específica, al generarse como consecuencia del cumplimiento de una función administrativa, se producen continuamente otros con la misma naturaleza, con una tipología documental análoga y regularmente homogénea. De esta manera se van acumulando y conformando series documentales.

• Exclusividad. Esta característica también es consecuencia de su génesis: el documento se produce por una necesidad utilitaria y no por voluntad. Como resultado se obtiene una sola unidad en original. Los documentos de archivo son únicos, tanto en términos materiales como informativos. No existen dos originales idénticos, salvo escasas excepciones donde el propio acto administrativo así lo exige. Por otra parte, los datos que contiene no se encuentran en otros en la misma extensión e intensidad; de ahí el carácter heterogéneo que argumenta Martín-Pozuelo. Esta cualidad de exclusivos la explican Molina y Leyva de la siguiente manera:

"…su condición de único viene definida además por la reunión de tres aspectos: -Su integridad: (…) no le debe faltar ninguna de sus partes tanto las que se refieren a sus caracteres externos como internos." -Su autenticidad: es decir que corresponde al autor, la fecha, el lugar y el asunto que en él se consignan. Significa la constancia fehaciente de la autoría del acto. (Lo que es distinto de la veracidad, es decir, que sea cierto, por que puede ser falso aunque sea auténtico) -Su ingenuidad o forma… [borrador, original o copia]."117

• Interrelación. Al generarse los documentos según la secuencia de las gestiones que reflejan, se crea un estrecho vínculo de complemento entre unos y otros. En otras palabras, esto quiere decir que un documento aislado carece una significación exacta y que solo se puede tener un conocimiento completo del hecho que refleja si se le relaciona con otros, es decir con el expediente a que pertenece. E incluso, en éste se le debe ubicar en el sitio preciso que le corresponde para poder apreciar la continuidad correcta de la gestión. Dicha interrelación no queda ahí. Como se estudió previamente el principio que rige la organización documental en los archivos se fundamenta en su procedencia, misma que se sustenta en la organización administrativa y funciones de la entidad productora. En consecuencia las relaciones que existen entre éstas, son las que ligan a los documentos. Es así que un fondo es un todo articulado, en el cual cada parte o componente ocupa un espacio único y preciso en dicha estructura; y cuyos nexos con el todo hacen posible la comprensión de ambos (de la parte y del todo).

Además de estas peculiaridades del objeto estudiado, los elementos que lo constituyen son también muy propios del documento archivístico, y en uno de ellos se cimienta la naturaleza de los documentos especiales: la clase documental; misma que forma parte de los caracteres externos del documento.

2.3.4 Caracteres externos e internos del documento archivístico Si se examina un documento de archivo objetivamente, se observa que se compone de dos partes principales: una material y que se aprecia a primera vista por referirse al soporte, y otra intangible y que se percibe al interpretar los datos que consignan la información contenida. A su vez cada uno de estos se puede descomponer en los elementos básicos que lo integran.

Este análisis, necesario para estudiar el documento archivístico, lo hizo hace más de medio siglo el Doctor T. R. Schellenberg en su obra Técnicas descriptivas de archivos, denominando a los primeros como caracteres externos y a los segundos como internos. Siendo estos últimos en los que se encuentran los datos que nos permiten identificarlo como documento de archivo; ya que los otros pueden ser comunes a documentos de otros ámbitos, como el bibliotecario por ejemplo.

Plantea Víctor Hugo Arévalo que al estudiar este tópico se consideran principalmente la forma y el contenido: "Al hablar de caracteres externos lo hacemos entonces de la forma, los datos evidentes, como lo califican algunos autores. Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su contenido, los datos latentes" 118

En esencia, prácticamente todos los autores consultados siguen en mayor o menor grado las ideas de Schellenberg, complementando con observaciones propias. Por lo anterior la exposición de este tema se sustenta de manera particular en el notable archivista norteamericano ya referido, 119 y se enriquece con apuntes pertinentes de otros estudiosos de la archivística.

Los caracteres externos son el tipo, clase, formato, cantidad y forma. De estos se puede decir que:

"Consisten en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura física del documento, como su color, tamaño, grosor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de que trata el documento (…) agilizan la identificación visualmente relacionada a la función que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus contenidos." 120

El primero de estos, el tipo, se relaciona con la especie de documento a que pertenece. Es decir, según la estructura física que presenta el contenido se determina su tipología, dividiéndose en los siguientes grupos principales desde la óptica de Schellenberg: personales, financieros, judiciales, gubernamentales y los que denomina comunes, cómo la correspondencia o memorandums, por encontrarse en todas las anteriores.

La clase documental es un carácter en el que no ahonda el autor a quien se sigue en este tópico. Se infiere la idea que de ella plantea ya que la enumera como un carácter externo más y sostiene que "Hay muchos tipos dentro de las diversas clases (textuales, cartográficas, audio-visuales) de documentos."121 Sobre ambos, clase y tipo, se retomará la discusión más adelante.

El formato se refiere al modo en que se agrupan los documentos físicamente para su guarda, pudiendo ser en volúmenes (encuadernados) o unidades archivables (carpetas o fólderes de cualquier tipo).

La cantidad es otra característica. Si son más de diez cm. de documentación, se contabilizan en metros lineales; si es menor el grosor entonces se cuenta el número de piezas o documentos.

Forma es un carácter que hace alusión a precisar si el documento es original, o si es alguna forma de copia (mecanografiada, fotocopia, microfilmada, digitalizada u otra).

A estos caracteres Arévalo Jordán, Núñez Fernández, Molina y Leyva, Cruz Mundet, así como Antonia Heredia, coinciden en sumar otra perspectiva al formato y además incluir el soporte.

Sobre el primero, además de señalar la manera en que están reunidos los documentos, consideran las dimensiones o forma física de las hojas, o en el caso de los documentos informáticos o procedentes de cualesquier otra tecnología, a las dimensiones o características de almacenamiento.

Por otro lado, el soporte como cualidad externa del documento, identifica el material sobre el que esta plasmada la información. Está estrechamente vinculado al formato desde el enfoque recién planteado, en virtud de que lo condiciona: al identificar un documento tamaño carta, oficio o legal implica necesariamente hablar de que está en soporte papel, por ejemplo. O cuando se menciona una videograbación en formato vhs, forzosamente estará la información en cinta magnética. Sobre éste carácter , Molina y Leyva plantean que:

"Es la configuración física del documento, que depende de los materiales utilizados para su composición y de la manipulación para crearlo. Según la materia empleada para crear un documento podemos hablar de: documentos en soporte papel (artesanal o industrial); soportes fotográficos (filmes, fotografías, microformas, etc.); soportes magnéticos (cintas de video, cintas de casete, diskettes); soportes ópticos (CD ROM)"122 Esta forma de clasificar los soportes toma como base la tecnología o procedimiento por el cual se elaboran, aunque si se pretende mayor objetividad, el material de que están hechos además de papel, puede ser acetato, poliéster u otros.

También conviene indicar que cuando Antonia Heredia aborda la clase y el tipo, lo hace en un contexto más general (el estudio del documento) y no en el marco de los caracteres internos y externos.

Pasando al siguiente aspecto, los caracteres internos son aquellos que conforman el contenido informativo del documento y que dan noticia de su producción o procedencia: la entidad productora, los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción, y el contenido sustantivo. Es en ellos donde se sustenta la naturaleza archivística de la documentación.

La entidad productora es la persona, unidad administrativa o institución que genera y firma o formaliza el documento, o que en su caso lo respalda con sus sellos o membrete.

Los orígenes funcionales de un documento se refieren a identificar qué función administrativa motivo su creación. Se vinculan estrechamente con las atribuciones que competen a la institución, a la oficina creadora o funcionario que lo produjo.

Fecha y lugar de producción. Generalmente los documentos de archivo indican cuando y donde fueron creados, en que día, mes y año y en que región geográfica se elaboraron y firmaron.

El último de los caracteres internos que menciona Schellenberg es el contenido sustantivo, que hace referencia al asunto o tema reflejado por el documento. Argumenta que estos pueden versar sobre personas (físicas o morales), lugares, cosas (objetos físicos y edificios), y fenómena (lo que acontece a las personas y cosas, así como lo relativo a problemas, movimientos, programas u otros sucesos). En este punto coinciden tanto Heredia como Cruz Mundet al considerar, retomando una idea también de Schellenberg, la forma en que viene la información en los documentos. Esta puede ser: intensiva, muchos datos sobre asuntos concretos; extensiva, pocos datos de varios elementos (en forma muy amplia) y; diversa, datos variados sobre cuestiones diversas, por ejemplo, un informe de gobierno.

Sobre los caracteres internos, Núñez Fernández dice que su análisis "…conlleva la delimitación de su autor o productor, del destinatario de la gestión, de la estructura documental y de los documentos que contiene el tipo documental, de la legislación y normativas que dan origen al tipo y de la tramitación o fases de confección del mismo."123

Arévalo por su parte complementa haciendo la acotación de que la fecha y lugar de producción también se conocen como datación (tópica y crónica).

Antonia Heredia agrega que estos "…hacen referencia a la lengua empleada (latín, castellano); al autor, al destinatario, al formulario y cláusulas, al contenido o mensaje."124

Por lo tanto se puede contar entre los caracteres internos al destinatario y lengua en que está escrita la información. Lo planteado por Núñez en relación a la estructura documental y legislación, así como lo expuesto por Heredia en relación a las cláusulas, está más vinculado a la tipología, y la discusión respecto a si es atributo interno o externo, queda fuera de los objetivos del presente trabajo, por lo que se le considera según los planteamientos de Schellenberg.

En algunos elementos extrínsecos del documento se fundamenta la existencia de los documentos especiales. Razón por la cual el tipo, la clase y el soporte merecen un análisis aparte.

2.3.5 El tipo, la clase documental y el soporte Aunque de manera fundamental en la presente disertación se trata de argumentar que los documentos especiales devienen de la clase y del soporte, se incluye también en el desarrollo de este subtema el tipo. La razón estriba en dos aspectos; el primero, que Schellenberg no separa éste de la clase de manera precisa al exponer sus planteamientos. Por otra parte, al analizar la tipología se explicita lúcidamente como los documentos de archivo no resultan como son en su forma material o de estructura por capricho de quien los genera, sino por necesidad coercitiva de los trámites que reflejan y por los cuales se produjeron.

El tipo por lo regular se identifica como un caracter externo. Desde esta perspectiva se debería identificar a partir de la observación de las cualidades materiales del documento, es decir, a partir de ciertos elementos cuyo punto de partida sea el soporte o el aspecto tangible de la escritura. Arévalo defiende este criterio al afirmar que este caracter se relaciona con la figura que presenta la documentación y que "…contrariamente a lo que se piensa, se caracteriza por sus propiedades extrínsecas, como puede ser el color, el tamaño, la forma."125

Sin embargo, dicho carácter trasciende el mero aspecto corporal: "El término "tipo" se refiere a algo más que a las características físicas del documento. Por lo general el "tipo" revela tanto el contenido como la estructura física del documento."126 Esta afirmación se sustenta en el hecho de que para identificarlo es necesario tener un conocimiento previo de los rasgos que lo caracterizan, de lo contrario será necesario recurrir a elementos intrínsecos del documento, tal como señala la Doctora Heredia: "La delimitación de los tipos, su fijación e identificación vendrán determinados por el análisis de los caracteres externos e internos de los documentos y de su mensaje o información." 127

Dicho carácter guarda un vínculo estrecho con el contenido, por eso lo proyecta. Existe entre ambos una interdependencia: el uno permite identificar al otro, en forma reciproca.

"Esto es cierto por que en los tipos documentales se reflejan las diversas clases de acción. Por lo tanto el término "cuestionario" revela que este tipo surgió con el fin de plantear ciertas preguntas; el término "libro de cuentas" revela que este tipo fue creado para asentar ciertos datos financieros, etc. Estos datos informativos sobre la acción revelan el contenido sustantivo de documentos."128

Una gran cantidad de documentos indican el tipo a que pertenecen de manera explicita, generalmente en la parte superior: un informe, una factura, una nómina, un recibo de pago, etc. Y cuando no lo hacen, la forma en que está dispuesta la información o su lectura, dará noticia de ello. El hecho de reflejar la acción de la que derivan y la esencia del contenido no es fortuito. Hay que recordar que el documento archivístico se produce por una necesidad de administración, y que esta lo necesita:

"… para materializar su actuación, siendo estas actuaciones variadas, serán así mismo y como consecuencia variadas las tipologías de aquellos documentos. Tipologías que, por su naturaleza no son caprichosas sino que responden a un procedimiento concreto que, como la propia actuación, queda sometido a las leyes que son quienes los dictan."129

Esta situación no es privativa del tipo documental, sino del documento íntegro. Cada uno de los caracteres internos y externos está condicionado a ser como es por las necesidades del trámite que origina su creación. Por lo tanto la condición de los documentos en cuanto a clase, soporte y formato tampoco es fortuita. Sobre todo si se contempla la relación entre el tipo y la clase; pero particularmente entre ésta y el soporte, de cuya estrecha interrelación depende el formato.

Y es precisamente uno de estos caracteres, la clase, el que proporciona fundamentos esenciales para el análisis de los documentos especiales en el próximo capítulo.

Se comentaba que Schellenberg no elucida explícitamente el concepto de clase. Acaso se infiere de sus planteamientos una definición por extensión, algo exigua. Sin embargo estudiosos de la disciplina (Vicente Cortes, Antonia Heredia, Cruz Mundet, Eduardo Núñez, Juana Molina) se dan a la tarea de ampliar las discusiones sobre el tema, coincidiendo de manera general en que la clase documental está determinada por el medio, forma o procedimiento empleado para transmitir la información; criterio a partir del cual se establecen las clases existentes. Arévalo enriquece la discusión sumando el concepto general de dicho término y precisando cuales serían los rasgos que llevan a que un documento pertenezca a determinada categoría:

"La clase es un orden. Este orden se manifiesta como una determinada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, calidad u oficio (…) La clase corresponde a un grupo taxonómico que abarca varios órdenes con muchos caracteres comunes. (…) La clase conforma un grupo de cualidades que se integran, caracterizadas por la homogeneidad de condiciones de forma y materia"130

Disintiendo con Arévalo, se considera en este trabajo que el carácter homogéneo corresponde a la forma y no a la materia, sin contemplar que la relación entre ambas pueda llegar a ser interdependiente. Al menos para efectos de establecer la clase como carácter externo del documento.

Tomando como referencia precisamente la forma en que está presentada la información, que implica fundamentalmente el lenguaje empleado en la constitución del documento, se distinguen las siguientes clases en la literatura archivística: textuales, fotográficos, gráficos, iconográficos, cartográficos, en imagen, sonoros, audiovisuales, legibles por máquina y electrónicos o informáticos. Sin embargo, no necesariamente coinciden los autores en los términos, definiciones y conceptos empleados. En la siguiente tabla se presenta un comparativo de las clases contempladas por los autores que se consultaron para el presente análisis, a fin de identificar las analogías y discrepancias entre sus planteamientos.

De acuerdo a este esquema, se observa que la única clase en que convergen de forma unánime las ideas, es la textual. En el caso de los informáticos se distingue una ligera discrepancia en cuanto a la denominación, pero el concepto no varía. Éste último aún no lo contempla Schellenberg por que para su tiempo los incipientes ordenadores aún no se reflejaban en la documentación de archivo.

En el resto de clases documentales destaca la heterogeneidad de ideas, aunque es posible distinguir el empate de conceptos entre algunos autores. En cuanto a los documentos presentados en un lenguaje basado en la imagen en sus diferentes posibilidades, algunos los agrupan en una sola clase y otros los separan según las características específicas que presentan, ya por el proceso implicado en su elaboración (fotográficos), ya por el tipo específico de los datos contenidos (cartográficos o dibujos).

La clase audiovisual se contempla desde dos perspectivas, la que se subdivide en: a) imágenes fijas, b) imágenes en movimiento, c) registros sonoros o, d) la combinación de ambas y; la que considera exclusivamente esta última. Los autores que arguyen la segunda idea consideran como una clase más la sonora, para la documentación en lenguaje verbal o auditiva exclusivamente.

De todo lo anterior se infiere que son únicamente cuatro las clases documentales que se pueden encontrar en un archivo: textual, iconográfica, sonora y audiovisual.

Documentos textuales. Estos presentan los datos por medio de una escritura alfabética (por lo menos en el caso de la cultura occidental), quedando plasmados en el soporte en forma de texto escrito. La fijación de la escritura puede ser por medios mecánicos (manuscritos, mecanografiados o impresos por cualquier medio), o electrónicos en el caso de documentos generados en un ámbito informático.

Documentos iconográficos. Fundamentalmente se valen de un lenguaje visual basado en imágenes, formas, líneas, colores y signos no textuales para transmitir el mensaje. Estos rasgos permiten incluir en esta categoría los documentos de naturaleza fotográfica y cartográfica, así como los planos y dibujos. Los datos se plasman por medios mecánicos, electrónicos o químicos, en el caso de la fotografía tradicional.

En estos dos primeros casos se puede o no requerir de algún equipo para su consulta, dependiendo del formato que presenten.

Documentos sonoros. Esta clase transmite la información por medio de un lenguaje verbal o mediante sonidos. Requiere determinado equipo tecnológico tanto el registro de los datos en el soporte, como su consulta. Son diversos los formatos y soportes, mismos que reflejan la evolución de la tecnología.

Documentos audiovisuales. En esta documentación el mensaje está estructurado a partir de la conjugación de imágenes en movimiento y sonidos. En un principio se conformaba exclusivamente por documentos fílmicos, mismos que carecían de datos sonoros en sus primeros ejemplares. Posteriormente se sumaron el video y los nuevos formatos electrónicos. Al igual que en el caso anterior se han ido modificando con los avances tecnológicos y requieren de equipo adecuado para su registro y consulta.

Al delimitar estas clases a partir del lenguaje empleado para comunicar la información, se descarta el considerar como categorías independientes los materiales fotográficos o cartográficos, en virtud de que por sus rasgos entran dentro de los iconográficos. De igual manera no es coherente anotar como una esfera más a los documentos informáticos, ya que independientemente de que su elaboración esté vinculada a los ordenadores, el lenguaje que se emplea en ellos puede variar, por lo que dependiendo de éste se identificarán como textuales, iconográficos, sonoros o audiovisuales. Algo similar ocurre con los microformatos; no se les puede considerar automáticamente como iconográficos solo por ser de naturaleza fotográfica, generalmente serán textuales, a menos que los documentos reproducidos no pertenezcan a dicha clase y sean por ejemplo mapas, planos o dibujos.

Otro de los aspectos que se considera relevante explicar para poder conceptualizar los documentos especiales, es el soporte. Previamente se puntualizó en qué consiste dicho carácter y se indicó que el concepto de Molina Nortes y Leyva Palma se inclinaba a clasificarlos tomando como pauta, de manera particular, su proceso de elaboración. Sin embargo los ejemplos que terminan poniendo se enfocan más al formato que al soporte, probablemente por la relación intrínseca que existe entre ambos. Para poner en claro esta situación que podría llevar a una interpretación errónea de dichos caracteres, o a confundirlos entre sí, se toma la siguiente clasificación de soportes documentales, para los cuales:

"Se puede hacer uso de cuatro materiales diferentes: a) Papel, con el que pueden hacerse tarjetas, reproducciones de arte, fotografías impresas. b) Película, que incluye: • Tira de filmina • Diapositiva • Cine film: 35 mm, 16 mm. • Microforma: rollo de 35 mm, de 16 mm, tarjetas de abertura, microficha. c) Cinta magnética, que incluye: • Cinta sonora: bobina, casete • Cinta de video, bobina, casete • Discos magnéticos d) Plástico, bien plano y transparente, u opaco y con surcos: • Plástico transparente: transparencias utilizadas con retroproyector • Disco de vinilo: discos de gramófono • Sistemas de almacenamiento óptico: disco compacto musical, CD ROM."131

Para complementar esta parte del análisis, se puede confrontar la propuesta de Fothergill con la que expone Vázquez Murillo:

"-Soportes antiguos: papiro, pergamino, vitela… -Soportes actuales: • Papel: papel obra, de diario, de afiche, rollos para impresora de computadora, cintas de papel para registros continuos (electrocardiogramas, registros meteorológicos y sísmicos), tarjetas perforadas, cartulina, papel fotográfico, papel entelado para mapas… • Película: de negativos fotográficos, de filmes cinematográficos, de diapositivas, de microformas, de radiografías… • Soportes magnéticos: aunque abarca este rubro gran variedad de soportes, todos tienen estas características comunes: la grabación o registro mediante pulsos magnéticos; de vibraciones lumínicas (video-cintas); de vibraciones sonoras (casetes sonoros), o fijación de datos para ser leídos en pantalla (discos y cintas magnéticas). La segunda característica es que estos soportes magnéticos permiten el borrado por barrido magnético, sin dejar rastros. • Discos de pasta sólida: discos sonoros. Se diferencian en que la grabación se efectúa reproduciendo surcos en la pasta sólida y por lo tanto no son borrables por barrido magnético. El registro en la pasta es permanente."132

Como se observa, no existen diferencias de fondo entre ambos planteamientos. Excepto que el segundo incluye soportes paleográficos, ya en desuso; complementando con ello la clasificación. En cuanto a los soportes epigráficos, como la piedra o metales, no son materiales que suelan estar en archivos aunque su naturaleza sea archivística. Por su antigüedad suelen estar más en museos.

Excepto en el papel ordinario que se emplea para escribir manual o mecanográficamente, o para la impresión simple desde una impresora conectada a un ordenador; en los demás casos los materiales no se utilizan en forma pura, sino en combinación con otras sustancias que permiten la fijación de los datos. Tal es el caso del papel para fotografías en positivo, de la película, la cinta magnética y los discos compactos, por ejemplo.

También es conveniente precisar que el material específico de que está hecha la película puede ser nitrato de celulosa, acetato de celulosa o poliéster, principalmente. La cinta magnética generalmente es de poliéster. El tipo específico de plástico también puede variar. De hecho, para especificar las particularidades de cada soporte sería necesaria una argumentación demasiado extensa para los objetivos de este subtema y del trabajo en general, por lo que se considera suficiente con lo explicado hasta aquí.

Como se observa, de la interacción entre la clase y el soporte deviene el formato. Por lo cual a pesar de que juega un papel relevante en el estudio de los documentos especiales, su jerarquía es secundaria para la delimitación de estos. Razón por la que se omite una explicación mas detallada de dicho carácter externo.

Hasta aquí, además de precisar la problemática para conceptualizar los documentos especiales, se ha tratado de establecer a partir de qué argumentos se puede forjar dicho concepto. Por tanto, ahora corresponde fijar los rasgos que han de caracterizarlo y a partir de ello, establecer una categorización de estos acervos especiales y del como sus características afectan su tratamiento archivístico.

Capítulo 3

Documentos especiales: conceptualización y análisis archivístico

Con lo desarrollado en los capítulos anteriores se construyó el cimiento para poder elaborar el término-definición de los documentos especiales, idea que se planteará en el presente apartado del trabajo. Sin embargo no será suficiente. Por que al dilucidar el significado de esta clase documental, será necesario vincularlo al sistema de conceptos al que pertenece, no solo en la elaboración misma de su definición, sino además en la perspectiva que se estudia cualquier otro documento. Y siendo en archivística esencial la percepción de estos como agrupaciones cohesionadas por su procedencia, mismas que están estructuradas en diferentes niveles jerárquicos; resulta inexorable explicar cual sería la situación de dichos documentos en relación a los diversos grupos documentales, así como a su tratamiento archivístico. Razón por la cual también se expondrá esta situación más adelante.

Es importante apuntar que se parte del razonamiento de considerar a la archivística como una ciencia y, que como tal, es una consecuencia natural el que cuente con un lenguaje especializado propio, mismo que representa el sistema de conceptos que ha de incluir aquel que se pretende formular en esta disertación.

También hay que recordar que la elaboración de terminologías se apoya en la lengua común y en los conceptos ya establecidos en el sistema conceptual de la ciencia respectiva, en este caso la archivística.

Por lo tanto la elucidación de la idea en cuestión no debe surgir de la nada, sino emerger de lo que ya existe: las ideas que al respecto han planteado diversos estudiosos de la disciplina y el cuerpo teórico general de ésta.

3.1 Conceptualización de los documentos especiales Tomando en cuenta los aspectos esbozados en el tema 2.1, en relación a la elaboración de terminologías, se considera que es necesario precisar la denominación, el término, el concepto y la definición de lo que se ha venido llamando hasta aquí, documentos especiales.

Indubitablemente el punto de partida para esta argumentación son las nociones concebidas al respecto por los autores consultados en el tema 1.1. Habiase observado ya, que son diversas las opiniones expresadas por dichos estudiosos, tanto en las designaciones empleadas, como en los conceptos articulados. Sin pretender un orden de secuencia exacto en la exposición del tema, se iniciará con el análisis de la denominación.

¿Cómo nombrar a esta clase documental? En primera instancia los apelativos identificados se componen de dos palabras: un sustantivo que hace referencia al documento, ya sea en forma singular o plural (aunque no como masa o aglomeración, sino como grupos documentales con características muy particulares); y otra que funge como adjetivo para especificar las cualidades del primero.

Los sustantivos empleados son: documento, soporte, acervo, colección, archivo, sección y serie. Aunque aparentemente esto no refleja mayor problema, en realidad sí representa un aspecto toral, que de no esclarecerse puede llevar a interpretaciones contrapuestas. Porque en archivística es significativo precisar si se habla de documentos como unidades individuales o como agrupaciones. Las dos primeras denominaciones hacen alusión a la unidad básica dentro de un archivo, la pieza documental (o a parte de ésta, en el caso de soporte) misma que es funcionalmente indivisible y que a la vez en unión intrínseca con otros de su misma naturaleza, conformará agrupaciones documentales que según sus características pertenecerán a alguna categoría de las que se identifican cuando se habla de clasificación archivística.

El resto de términos utilizados se refieren, precisamente, a la suma de varios documentos, cuyo resultado son clases que conllevan en forma tácita, significados perfectamente delineados en el sistema conceptual de la archivística. En consecuencia no se deben entender como sinónimos. Es así que una colección, un archivo, una sección o una serie especial, harán alusión a un conjunto documental de distinta jerarquía y naturaleza, independientemente de que todos sus elementos constitutivos sean no tradicionales. En cuanto a acervo, es un término poco empleado en la disciplina, por lo menos como parte de la terminología archivística. Se recurre a él más en los hechos que en la literatura especializada, dándole un sentido genérico referente a la totalidad de documentos que pertenecen a un archivo, sin precisar cualidades de ninguna especie. Dicha acepción no varia mucho de la que propone el Glosario de Terminología Archivística de la ENBA, idea que a su vez Víctor Hugo Arévalo retoma en su diccionario.

Por lo tanto, como primera conclusión se tiene que para mayor precisión en el concepto, se debe llamar en singular, y no con la palabra soporte, puesto que este solo denota una parte de la unidad y no al todo individual, quedando también sesgada la idea. Documento o documentos será el sustantivo apropiado, cuando en términos generales se haga alusión al concepto que se trata de dilucidar en el presente trabajo.

Los otros sustantivos, excepto soporte por la razón argumentada en el párrafo anterior, se deben emplear cuando representen exactamente la agrupación a que hace referencia cada término. Por ejemplo; cuando todos los documentos provengan de distintas entidades productoras y se traten como una unidad mayor, se le llamará colección; o cuando correspondan a la primera división de un fondo se le denominará sección. En cuanto a acervo, se le puede emplear en la misma tónica que se hace comúnmente, obvio, cuando se trate de documentos especiales.

De hecho es la manera en que se hace en el estudio de la archivística. Por lo regular se emplea el término documentos cuando se hace referencia a ellos como unidades individuales en forma genérica; o archivo, cuando se les considera como agrupación. Empleando los otros sustantivos cuando se quiere designar concretamente una clase o grupo específico.

En cuanto a la segunda palabra que conformará la denominación, se identificaron los siguientes adjetivos: esencial, de valor especial, no textual, audiovisual, oral, legible a máquina, facticio, especializado y especial. Los dos primeros no son muy recurrentes y el significado atribuido apunta hacia la importancia informativa de la documentación, por lo cual se descartan. Los tres siguientes resaltan cualidades del lenguaje empleado en los documentos, de tal manera que pueden ser excluyentes: por un lado no contemplan la parte material del documento, es decir el soporte; y desde otra óptica pierden de vista que pueden existir documentos textuales que también sean no tradicionales, por tal razón no conviene demasiado utilizarlos. Ocurre algo similar con el adjetivo legible a máquina, pues al no ser universal la característica de que sea necesario algún tipo de equipo para la consulta de dichos documentos, se estaría dejando de lado a aquellos que se pueden interpretar en forma directa.

En cuanto al término facticio, su utilización presenta dos inconvenientes. Primero: que dicho vocablo es sinónimo de artificial, y por lo tanto no se puede emplear para designar una agrupación natural, es decir, cuando se tenga una sección o una serie integradas por documentos especiales con una procedencia común, sería incorrecto denominarla como facticia. Segundo: cuando los españoles hablan de secciones o series facticias, incluyen también la posibilidad de que dichos grupos se conformen con documentos tradicionales, lo cual rompe completamente con el concepto que se pretende formular en este trabajo.

El penúltimo adjetivo, manejado exclusivamente por Vázquez Murillo, no está vinculado al significado que se pretende retomar para el concepto que se está construyendo. La idea que sostiene dicho autor, está enfocada más al contexto en que se produce y tramita la documentación, razón por la cual tampoco es pertinente considerarla en la denominación que se está acuñando.

Finalmente, el más socorrido es el término especial. Adjetivo que califica a los documentos como diferentes, pero, sin precisar las características que los hacen distintos a los tradicionales. Es decir, es un adjetivo no excluyente, por que permite manejar un campo mas amplio de cualidades para la elaboración del concepto que interesa en el presente trabajo. Es, en consecuencia, la segunda palabra recomendada para la denominación, quedando como se había manejado desde el inicio del presente ensayo: Documentos especiales. Designación formada según los planteamientos de Arntz y Picht estudiados en el segundo capítulo, mediante composición al sumarse dos palabras, un sustantivo y un adjetivo.

Como se estudio previamente, la denominación es el nombre que se atribuye a un concepto, siendo el término la suma de ambos, es decir; éste ya denota implícitamente una idea específica. Por lo tanto el título documentos especiales para entenderse como término, debe tener un significado implícito ya elaborado. Sin embargo no es tan sencillo separarle de la denominación. Como se observa en los párrafos previos, las palabras que se consideraron para nombrar al concepto que se está formulando, fueron contempladas a partir de su significado.