Los documentos especiales en el contexto de la archivística (página 4)

La formación del concepto a proponer es por determinación: a la noción de documento, se agrega especial, para precisar su comprensión y significado. El significado del primer elemento de la denominación se retoma tal cual de la terminología archivística sin modificaciones de contenido, y en todo caso omitiendo la inclusión de aquellos que caen dentro de los tradicionales. De esta manera el mayor peso para la estructuración de la nueva idea recae en el adjetivo.

En el lenguaje común por especial se entiende aquello que es "Singular o particular, que se diferencia de lo común o general."133 Tal noción permite retomar dicha palabra para los propósitos que aquí se pretenden. De entrada otorga la oportunidad de enfatizar que los documentos especiales, lo son por distinguirse de los que predominan comúnmente en los archivos, denominados tradicionales por contraposición a aquellos. Sin embargo, para efectos de elaborar un término especializado no es suficiente. Deben precisarse las características en forma diáfana, ya que como se señaló páginas atrás, la ciencia debe ser clara y objetiva.

Para afinar el término documentos especiales, habrá que terminologizar su segundo componente, es decir, asignarle un nuevo contenido conceptual, sin olvidar que sustantivo y adjetivo forman ya una unidad en la sintaxis; y por ende, el significado será de la denominación íntegra manejada como una palabra compuesta.

Para construir el concepto se deben determinar las características comunes a los documentos no tradicionales. Lo anterior se puede hacer a partir de la medición u observación de sus propiedades, siendo más viable lo segundo por centrarse el análisis a atributos tangibles que no exigen de precisión matemática. En este caso se habrán de tomar rasgos característicos de estado, es decir cualidades propias a esta documentación en cuanto a forma física y material.

Remembrando los conceptos planteados por los autores consultados en el capítulo primero, se pueden clasificar en dos grupos, los que contemplan documentos tradicionales en sus definiciones y; los que tratan de enfocarse específicamente a los que no lo son. Entre los primeros están las siguientes concepciones, que por su naturaleza se descartan como base para la dilucidación del tema que se desarrolla:

• Enfocadas en el valor e importancia de la información para la entidad productora.

• Las que consideran archivos de documentación sustantiva.

• Los que toman como base la existencia o dominio de un solo tipo documental. En el otro cúmulo de ideas están:

• Los que se centran en el soporte, considerando que este sea distinto al papel.

• Los que se enfocan en que el lenguaje empleado para transmitir la información no sea textual.

• Los que consideran ambos dos criterios.

• Los que exponen una definición por extensión: ejemplificando o enumerando aquellas clases documentales que incluyen en su acepción.

Es en estas concepciones en las que se reúne el fundamento para la caracterización de los documentos especiales. Las particularidades en el soporte y en el lenguaje empleado en su elaboración, son las que los hacen de carácter especial, diferentes a los comúnmente encontrados en los archivos, que se expresan mediante un texto escrito en papel tamaño carta, oficio u otros convencionales. Si estos rasgos se analizan en los ejemplos expresados en las definiciones por extensión, se identifican precisamente particularidades distintas en dichos elementos. Son ilustrativos de esta situación los casos planteados por Cruz Mundet, Alberto Tamayo y por el Diccionario de terminología archivística del CIA. Por ejemplo; los dibujos, mapas y planos refieren en forma mas clara al lenguaje no textual como carácter peculiar de los documentos especiales; las placas de vidrio, discos y bandas magnéticas lo que resaltan principalmente es el soporte distinto al papel. Con una visón analítica las fotografías, filmes y cintas magnetofónicas permiten inferir que dichos documentos difieren de los tradicionales tanto en el soporte como en el lenguaje.

Es así que se tiene el concepto y la denominación. En consecuencia también el término. Resta elaborar la definición: estructurar las ideas recién expuestas en forma ordenada, para que el significado pueda ser enunciado con medios lingüísticos.

Forjando una definición por comprensión, se parte de un concepto ya definido, retomando aquí el significado de documento archivístico y, señalando en seguida las características que habrán de distinguir a los documentos especiales de cualesquier otra clase que también pertenezca a un archivo.

Con base en lo anterior, en la definición ya no se enumerarán las características del concepto documento, puesto que es un término perfectamente delimitado en el sistema conceptual de la archivística, mismo que se expuso con anterioridad en el capítulo dos.

La definición puede quedar de la siguiente manera:

• Documentos especiales: Son aquellos que presentan una o ambas de las siguientes características: a) el lenguaje que emplean para transmitir la información es distinto al textual, pudiendo ser iconográfico, sonoro o audiovisual; b) el soporte en que se presentan es distinto al papel. O aun siendo de tal material, su formato varia a los que usualmente se encuentran en los archivos, exigiendo condiciones particulares para su instalación.

Estas características permiten diferenciar claramente a esta clase documental de los tradicionales; independientemente de que en los planteamientos expuestos en el primer capítulo puedan inferirse otras.

Por ejemplo, Cseve y Bodi plantean que las diferencias entre éstos son las propiedades físicas y el carácter de la información, que dicen; incide en su tratamiento y además precisan que pueden ser fuentes de distintos tipos de información.134 Por su parte Núñez Fernández en el contexto del estudio de los tipos documentales y como parte de los caracteres externos, asienta que: "En el análisis del soporte conviene precisar, especialmente, si se trata de soportes magnéticos o digitales, las características técnicas e informáticas del soporte y demás datos esenciales que permitan en un futuro conocer las técnicas para su interpretación."135 Y subraya como diferencia esencial entre los documentos informáticos y los tradicionales, el que los primeros requieren de un equipo determinado para acceder a su lectura.

En síntesis, otras cualidades que denotan las acepciones expuestas en el primer capítulo se enfocan en forma general a cuestiones de instalación, conservación, tratamiento técnico, así como de acceso y uso. Aspectos que se analizarán más adelante y que no se consideran como características para la definición, en virtud de que no aplican de manera uniforme a todos los documentos especiales; siendo válidos en casos diferentes o particulares.

Establecida la definición quedarían al margen de la acepción otros significados que incluyan documentos en texto escrito sobre papel, en formatos ordinarios. De tal modo que algunos archivos que varios estudiosos o profesionistas de la disciplina llegaron a considerar como especiales entrarían en otra categoría. Tal es el caso de los eclesiásticos, clínicos o notariales, para los cuales se reafirma el planteamiento de Vázquez Murillo, de llamarlos especializados. Término que deriva de especialidad y uno de cuyos significados es "Rama de una ciencia, arte o actividad, cuyo objeto es una parte limitada de ellas, sobre la cual poseen saberes o habilidades muy precisos quienes la cultivan."136 Esta definición aplica a la perfección si se toma en cuenta que estos archivos requieren cierto dominio para su tratamiento, de conocimientos no precisamente archivísticos, sino del contenido temático de los documentos, así como del proceso administrativo en que se generan y gestionan. Por lo regular, estos archivos están vinculados a la documentación producida por las áreas sustantivas de la entidad productora, salvo algunas excepciones. Es así, que cuando se habla de archivos clínicos no se hace referencia a la documentación de todo un hospital o clínica, sino exclusivamente a los expedientes clínicos de los pacientes. Lo particular por lo tanto no reside de manera directa en los documentos, sino en la forma en que ocurre la gestión administrativa de la que derivan, así como en la necesidad de dominar el área del conocimiento que reflejan los documentos. Por lo tanto el archivista requiere especializarse en ello. Aunque no es el tema central de este trabajo, se consideró necesario hacer esta puntualización por lo cercano de los términos y por lo frecuente con que se les confunde con los especiales.

Alcanzado el objetivo de conceptualizar a los documentos especiales, impera ahora la necesidad de abordar su análisis desde otras perspectivas: Así como se identifican entre los documentos tradicionales archivos públicos, municipales, contables, jurídicos, de personal, de finanzas, etcétera; ¿Qué tipos de archivos especiales se pueden enumerar? ¿Cuál es la posición de los documentos especiales con respecto a las agrupaciones documentales? ¿Cómo incide en estos documentos el tratamiento archivístico?…

Estas cuestiones se trataran en las siguientes páginas.

3.2 Clases de documentos especiales y tipos de archivos que conforman Es recurrente encontrar en la literatura de la disciplina la enumeración de las diversas clases o tipos de archivos que distinguen los autores. Sin duda es necesario categorizarlos si son el objeto de estudio de la Archivística. Sin embargo no siempre existe un criterio uniforme para dicha tarea. Lo que sí es importante es determinar bajo que criterio se clasificarán. Por ejemplo si se habla de archivos según el ciclo de vida de la documentación, se identifican los de trámite, concentración e históricos.

Para omitir profundizar en el tema innecesariamente, por no ser medular en este trabajo, baste con remitir a la clasificación que plantea Antonia Heredia137 , misma que presenta criterios y estructura racionales a pesar de considerar errónea la distinción de archivos por el carácter de la documentación o por su soporte, ámbito en el cual hace referencia a los audiovisuales y cartográficos. Aunque pudiera causar polémica la validez de una tipificación de archivos por la documentación que contienen o por su contenido temático, es un hecho que en la práctica profesional se escuchan referencias a archivos contables, jurídicos, de personal, fotográficos, sonoros, clínicos, entre otros muchos.

Al identificarse la existencia de documentos especiales, se genera la necesidad de identificar qué tipos de archivos pueden conformar. Para establecer el criterio que determinará esta categorización, se habrá de elegir cual o cuales considerar de los siguientes tres aspectos: los dos rasgos característicos de dicha documentación, soporte y lenguaje; así como su utilidad de gestión.

De acuerdo a lo analizado en el tema 2.3.5, se determinó que existen cuatro clases documentales: textuales, iconográficos, sonoros y audiovisuales. Mismas que pueden encontrarse en papel, película, soporte magnético y plástico. A su vez de la combinación de éstas pueden resultar diversos formatos dependiendo de la clase y el soporte de que se trate.

El cuestionamiento inmediato sería si deben determinarse los tipos de archivo y la forma de agrupación de estas clases documentales a partir del lenguaje empleado para transmitir la información, o considerando su soporte. Podría resultar obvia la respuesta, sin embargo resulta prudente puntualizar algunas ideas al respecto.

Cuando Antonia Heredia habla de los nuevos documentos, se refiere precisamente a aquellos que se encuentran en soportes distintos al papel, a los que también denomina como audiovisuales, englobando la mayoría de los que se han definido aquí como documentos especiales. Apunta la doctora que:

"En el caso de los nuevos documentos, no hay duda que el calificativo va unido exclusivamente a los nuevos soportes. ¿Son por lo tanto algo distinto? En cuanto que el soporte es algo externo, material, la esencia no varía. Para ser rigurosos habría que decir no «nuevos documentos» sino «documentos con nuevos soportes»."138

Perspectiva análoga, aunque en otro contexto, a la de Ma. Paz Martín-P. cuando afirma que "El soporte, por su parte, no supone ningún elemento diferenciador (…) entre los distintos tipos de documentos…" 139

Convergiendo ambas observaciones en la problemática que plantea el diferenciar a los documentos que son de archivo de los que no lo son; e igualmente concluyendo que la delimitación habrá de sustentarse en los elementos que distinguen al documento archivístico y que se expusieron previamente en el capítulo anterior.

Es decir, se otorga al soporte una función secundaria en la identificación del documento. Elemento que, sin embargo, es necesario para que éste pueda existir:

"Archivísticamente hablando, cuando hacemos referencia al término audiovisual, estamos considerando los componentes del documento, soporte e información, si hablamos solo de sonido o de imagen, nos referimos solo a la información, y no al soporte, que teóricamente es aceptable, pero en la realidad es imposible."140

El lenguaje empleado para transmitir la información igualmente podría resultar secundario, sin embargo esta más ligado al contenido informativo del documento. Es aquí donde habrá que tomar en cuenta la utilidad de gestión, que está intrínsecamente ligada a la génesis, como determinante en la categorización de los documentos especiales.

Si la información es lo relevante para el usuario, lo que utiliza, lo que requiere para que el documento cumpla el objetivo por el cual se generó, el soporte en efecto resulta solo el medio para que aquella pueda fijarse y transmitirse. Por lo tanto el elemento material podrá variar, más no su contenido. En cuanto al lenguaje, es la necesidad de gestión la que lo condiciona y define. Un informe, una factura, un plano, una grabación sonora, responden a orígenes funcionales distintos. El formato y el soporte dependerán no solo de las necesidades, sino también de las posibilidades tanto económicas como tecnológicas, así como de las limitantes jurídicas.

Resultado de lo anterior, es que los documentos se reúnen en forma natural, consecuencia de su carácter archivístico; atendiendo no al material en que esta la información, sino al lenguaje en que se presenta ésta. Es así que la división de los archivos especiales ha de hacerse no sobre el tipo de soporte sino sobre el modo de transmisión de la información, es decir sobre la clase como carácter externo del documento.

Agruparlos por el soporte sería romper con su procedencia, y desvincular la relación existente entre el contenido informativo de los documentos: en materiales magnéticos se puede tener lo mismo información textual, que iconográfica, sonora o audiovisual. En contraste, en un archivo fotográfico independientemente de que puedan coexistir soportes magnéticos, película, papel o plástico, entre otros; persistirá siempre el mismo lenguaje que responderá a las necesidades de administración de la entidad productora.

Cuando Arévalo diserta sobre el empleo del término audiovisual en el ámbito, no solo de los archivos, sino de los medios de comunicación, identifica como canales de información141 , los que se establecieron como lenguajes o modos de trasmitir el contenido de los documentos. Partiendo de otro enfoque distinto a los caracteres del documento, concluye también en los que se delimitaron en el presente trabajo.

De tal manera que las consideraciones de Schellenberg siguen siendo válidas cuando asienta que:

"En la mayoría de los grupos de archivos americanos los documentos caen en tres clases físicas. En la clase audio-visual se encuentran las películas cinematográficas, las vistas fijas y los discos sonoros; en la clase cartográfica, los mapas y cartas. La clase de documentos textuales está compuesta de muchísimos tipos físicos"142

Ideas que re-estructuradas según las conclusiones relativas a la clase documental, permiten inferir que existen las siguientes categorías de archivos o agrupaciones de documentos especiales:

A. Archivos o agrupaciones de documentos textuales en soportes no convencionales. B. Archivos o agrupaciones de documentos iconográficos o de imagen.

C. Archivos o agrupaciones de documentos sonoros.

D. Archivos o agrupaciones de documentos audiovisuales o de imagen en movimiento con sonido.

Los cuales a su vez se pueden subdividir específicamente en otros tipos de archivos o agrupaciones documentales de acuerdo al acervo que resguarden o a las funciones a que respondan y que se verán a continuación.

Lo que ya no estaría a discusión sería que pueden existir estas agrupaciones de documentos especiales cuya naturaleza se identifique perfectamente como archivística. Desde autores clásicos como Schellenberg o Tanodi, hasta contemporáneos como Heredia o Arévalo, han puesto claros ejemplos de cuándo las fotografías, los mapas, filmes o las grabaciones sonoras tienes cualidades de pertenencia a un archivo y cuando no, y que siempre se resumen a que su producción y uso estén vinculadas a las actividades que desarrollan las instituciones o personas en el cumplimiento de sus atribuciones.

El hecho de que puedan encontrarse documentos especiales cuya naturaleza no es archivística en los archivos, o a la inversa; que otros siéndolo se encuentren en bibliotecas, centros de documentación o museos; es un factor que además del azar, refleja la ausencia de investigación y desarrollo de teoría por parte de los archivistas sobre esta temática.

Antes de continuar, es conveniente indicar que se entenderá como archivo cuando los documentos especiales sean el conjunto principal o único de la unidad de información, de acuerdo al concepto de archivo esbozado en el capítulo dos del presente trabajo. Por el contrario, se tomará como agrupación documental cuando representen solo una parte del mismo, ya sea como colecciones íntegras, o como secciones o series, sean estas naturales o artificiales. Estas ideas se comentarán en el tema 3.3.

Otro aspecto que resulta pertinente comentar es el siguiente. El sufijo "-teca" "(Del gr. ????, caja)… [que] significa lugar en que se guarda algo"143 , se emplea con cierta frecuencia para formar las denominaciones que usualmente se utilizan para referirse a las instituciones o unidades de información que resguardan documentos especiales como fotografías, mapas, planos, documentos sonoros, videos o filmes. De esta manera quedan términos como fototeca, planoteca, mapoteca, fonoteca, videoteca o filmoteca. Por tal razón, en este trabajo se utilizan dichas designaciones, sin distingo de que los grupos documentales que conserven sean de carácter natural o artificial, quedando como términos análogos al del respectivo archivo de que se trate, por ejemplo: archivo fotográfico, archivo de mapas, archivo fonográfico, etcétera. Aunque ésta situación puede ser motivo de polémica o debate, es un hecho que desde una perspectiva amplia los términos adoptados pueden llegar a tener una validez etimológica y pragmática.

3.2.1 Archivos o agrupaciones de documentos textuales en soporte no convencional La primer categoría de documentos especiales, que pocas veces es identificada como tal en la literatura, es la que corresponde a los documentos que aún estando expresados mediante un texto escrito; se encuentran plasmados sobre soportes distintos al papel, y que en consecuencia, exigirán alguna variante en su tratamiento archivístico.

Estos documentos están estrechamente vinculados a los avances tecnológicos, y en un principio no se podía hablar de originales sino únicamente de copias. Es probable que debido a esta razón en la literatura de la disciplina no analizaran, ni se analicen, en el contexto de la temática de este trabajo, sino en el ámbito de la utilización de nuevas tecnologías en el tratamiento técnico documental. 144 Sin embargo al entrar dentro de la definición de documentos especiales, es necesario incluirlos.

Los tipos de archivos específicos dentro de esta categoría son los de microfilm, los digitales y los electrónicos, claro está, siempre y cuando contengan datos textuales. Los dos primeros implican un proceso de reproducción de la documentación original, que conlleva todo un análisis y proceso de planeación, cuyas características dependerán de los fines que se persigan con su aplicación. En un sentido estricto, se tendría que decir que son archivos en copia, o formados con reproducciones de fondos u otras agrupaciones documentales. Los últimos, aún incipientes, son tema de debate y polémica entre los profesionistas del área, y se hacen cada vez más presentes en algunos espacios de las organizaciones.

• Archivos o agrupaciones en copia de documentos textuales en microfilm La microfilmación es una tecnología reprográfica derivada de la fotografía, y aunque puede ser utilizada con fines de sustitución, seguridad, complementariedad y difusión; por lo regular se le emplea en la actualidad con fines de conservación, en archivos históricos principalmente. Sobre ésta explican Couture y Rousseau:

"La microfotografía constituye una forma relativamente nueva de soporte y vehículo de la información. Comprende el conjunto de procedimientos y técnicas que permiten la miniaturización de los documentos por medio de un proceso fotográfico de alta precisión. Por otra parte, el término microfilme designa al soporte físico utilizado para conservar la información, es decir, la película fotográfica. El prefijo micro no se aplica a la película, porque no se trata de su miniaturización. Se aplica más bien a la información reproducida en un formato más pequeño sobre la película."145

Las características de estos archivos de reproducciones en cuanto a contenido, dependerán directamente del tipo de documentación que se haya reproducido. Su fin principal, como se mencionó ya, es procurar la conservación de los originales evitando su manipulación al dar el servicio a través de las copias en microfilm, sin contar que a la vez pueda cumplir objetivos de seguridad y difusión. Su aplicación en archivos administrativos fue suplida por tecnologías informáticas como la digitalización.

Estos archivos se obtienen a través de toda una serie de operaciones en las que se requiere de cierto equipo. Para reproducir los documentos es menester el uso de cámaras rotativas, o planetarias principalmente, aunque también están las de paso y repetición, el Computer Output Microfilm (Sistema COM), o los equipos híbridos. Siendo un procedimiento fotográfico se requiere de procesadores y duplicadores para revelar las películas o para la obtención de copias. Finalmente para poder consultar la información es necesario contar con lectores o lectores impresores.

Las películas pueden ser de acetato o poliéster, las de nitrato por su inestabilidad se dejaron de emplear. Se utilizan como negativos originales aquellas cuya emulsión esta compuesta por sales de plata, pudiéndose emplear para usar como copias las de diazo o las vesiculares.

Los formatos más comunes son el rollo y las microfichas, sin menoscabo de la tarjeta de abertura, el jacket o la ultraficha.

Cuando se emplea esta tecnología, se obtiene la película que se toma como original negativo de los documentos reproducidos y que se resguardará bajo las condiciones necesarias que permitan su adecuada conservación, a partir de la que se sacarán las copias necesarias para el servicio.

• Archivos o agrupaciones en copia de documentos textuales digitalizados Estos archivos o agrupaciones de reproducciones documentales, relacionados más con el manejo automatizado de imágenes, se fundamentan en la tecnología informática. Se les puede encontrar tanto en archivos administrativos como históricos y su naturaleza también dependerá de la documentación reproducida, interesando en este caso la textual. Se tienen estos archivos con fines, principalmente, de mejorar el acceso y consulta de la información, tanto en disminución de tiempo en la recuperación, como en la posibilidad de consulta simultanea por más de un usuario. Además puede tener otras intenciones como la sustitución, la difusión o la manipulación de la imagen del documento para facilitar su lectura.

Estos archivos de copias se obtienen mediante el escaneo de los documentos: en esencia se trata de obtener una copia idéntica al original mediante su digitalización "…que no es otra cosa que reducir a lenguaje binario una imagen tradicional [o analógica]. Para entender el proceso debemos imaginar que la imagen se divide en una minúscula cuadrícula; cada celdilla o cuadrado de esta trama es un píxel (picture element) y este nuevo elemento recibe un valor que corresponde a un nivel de gris o, en su caso, un color según las escalas que estemos manejando (…) Al efectuar esta transformación podemos identificar cada valor adjudicado con una cifra en lenguaje binario, que es el lenguaje que utiliza el ordenador para procesar cualquier dato…" 146

Al igual que la microfilmación también se requiere de cierto equipo para su obtención. Un escáner para realizar el proceso de captura o digitalización, equipo de cómputo con el software que permitirá administrar la información, fungiendo uno de éstos como servidor para distribuir la información.

Los soportes en que se puede almacenar la información son los denominados informáticos y pueden ser diversos, aunque los más recurrentes son los ópticos, en particular los discos compactos y los d.v.d. Aunque la información también puede guardarse en soportes magnéticos, éstos están quedando poco a poco en desuso y sería difícil encontrar documentación en dichos soportes por la práctica frecuente de migrar la información a soportes más recientes que permitan tanto su guarda como utilización.

• Archivos o agrupaciones de documentos electrónicos ¿Por qué separar los archivos digitalizados de los electrónicos? En realidad son dos casos distintos. La automatización de procesos en un archivo puede enfocarse a diversas tareas o actividades, ya sean archivísticas o meramente administrativas. Elaboración de instrumentos de descripción, sistemas de control de gestión, control del servicio, transferencias documentales, difusión mediante el uso del Internet, o los sistemas integrales para la gestión documental y de archivos son algunas de las aplicaciones que puede tener la informática en éstos. El manejo automatizado de imágenes a través de la digitalización es otra de las ventajas que ofrece dicha tecnología. Empero, como se planteó con anterioridad, consiste en copiar los documentos ya existentes y, por lo tanto, no se hablaría de archivos genuinos, necesitándose en la mayoría de los casos los documentos originales para verificar su autenticidad. En síntesis se trata de manejar un duplicado de la documentación para facilitar algunas funciones del archivo. Con éste argumento se afirma que aunque un fondo este digitalizado en su totalidad, no debe tomarse como un archivo electrónico.

"¿Qué es un archivo de documentos electrónicos? Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información."147

Es así que los documentos electrónicos han de tomarse como originales, con todas las cualidades de aquellos que pertenecen a los archivos. Vázquez Murillo pone en la mesa de debate el tema cuando habla de la oficina sin papeles,148 ejemplificando un caso de gestión administrativa en el que todo queda plasmado en documentos electrónicos, sin necesidad de que estos sean impresos en papel.

Como lo afirma la definición, su producción será por medios electrónicos, es decir mediante equipo de cómputo. Los soportes de estos documentos son magnéticos u ópticos. Entre los primeros, cada día más inusuales, están los discos flexibles de 8, 5 ¼ y 3 ½ pulgadas, o los carretes de cinta. En los segundos se puede identificar al disco compacto y al d.v.d. principalmente.

Hoy día se debate sobre algunos de los retos que plantean los documentos electrónicos en el ámbito de la archivística: la autentificación (quizás de los más trascendentes), la conservación preventiva, la organización y el acceso.

De hecho ya desde hace varios años, en particular desde los noventas, se vienen cuestionando muchos profesionistas sobre el alcance que puedan tener en un futuro las aplicaciones de la informática en los archivos; y en particular la trascendencia que puedan cobrar los documentos electrónicos. De llegar a ocupar un espacio mayor a los documentos, hasta hoy tradicionales, quizá dejarían de ser especiales, y se tendría que replantear el sistema conceptual de la archivística.

3.2.2 Archivos o agrupaciones de documentos iconográficos o de imagen Esta categoría abarca varios tipos de archivos cuya naturaleza puede ser muy distinta en cuanto a su contenido, a sus orígenes funcionales y al lenguaje específico en que están expresados. Sin embargo todos transmiten la información a través de imágenes, formas, líneas, colores y signos no textuales, entrando por lo tanto en este grupo. Los archivos referidos son los fotográficos o fototecas, de planos o planotecas, cartográficos o mapotecas, y los Dactiloscópicos. También habría que considerar la posibilidad de encontrar otras agrupaciones de documentos iconográficos que no se ubiquen entre en los ya mencionados, por ejemplo dibujos.

En todos los casos se sobreentiende que se integran por conjuntos de documentos que resultan de las actividades administrativas de una institución o de alguna de sus áreas orgánicas, independientemente de que formen agrupaciones naturales o artificiales.

Empero, es importante no perder de vista que es posible encontrar en archivos históricos documentos iconográficos (al igual que sonoros o audiovisuales) que a pesar de no tener una procedencia archivística, por su contenido y relevancia para la historia e investigación se conservan como fuentes primarias.

• Archivos o agrupaciones de documentos fotográficos o fototecas Los archivos fotográficos, también denominados fototecas, se conforman por fotografías en cualquiera de sus soportes o formatos. Estos documentos resultan de la imagen captada en forma latente por una cámara oscura, misma que es plasmada en un material cubierto con una emulsión sensible a la luz (película) y que posteriormente es revelada para hacer visible el objeto capturado. En la actualidad este procedimiento tradicional está siendo sustituido por la fotografía digital. El Profesor Gustavo Villanueva subraya las diferencias entre los documentos de esta clase que son archivísticos y los que no, y define estos archivos de la siguiente manera:

"Las fototecas, museos y archivos fotográficos, entendidos en un sentido amplio como lugares para la guarda de fotografías, serán los sitios que se encarguen de adquirir, conservar, organizar y difundir dichos testimonios gráficos y creaciones artísticas que en tales casos tampoco pueden considerarse documentos de archivo, sino más bien colecciones documentales."149

Poco después de su aparición esta clase documental empezó a ser utilizada en los trámites administrativos en París, alrededor de 1839. Es de los documentos especiales que tienen mayor presencia en los archivos. Ejemplifica Tanodi como es posible encontrarlas en éstos: "En la policía, las fotografías de las personas que solicitan cédulas de identidad, agregadas al expediente personal, o las fotografías de los criminales adjuntas a los sumarios, forman parte de la archivalía, por que testimonia la actividad de la entidad…"150

En los archivos públicos pueden encontrarse tanto documentos fotográficos cuya génesis esta en la administración de la entidad productora, como otros que carecen de esta cualidad. "Las fotografías de origen administrativo se presentan, unas veces, acompañando a los expedientes formando parte inseparable del mismo, y otras, formando verdaderos archivos fotográficos creados por diferentes unidades."151 Se les puede encontrar en cualquiera de las unidades de archivo, ya sea trámite, concentración o histórico. En este último es donde por lo general cobran mayor relevancia y en el cual se llegan a encontrar además en forma de colecciones. Es frecuente también encontrar fotografías de origen privado:

"Éstas, suelen presentarse, bien como archivos fotográficos, resultado de la actividad de un profesional o aficionado, o aparecer entre los documentos, generalmente textuales, de un archivo privado. Éstas últimas pueden presentarse sueltas o en forma de colecciones, construidas éstas con un criterio sobre todo estético o determinadas por un tema concreto. Las fotografías de origen privado ingresan en los archivos como fruto de una política de recuperación de Patrimonio que incluye la compra, donación o depósito de este tipo de documentos."152

Es común que en los archivos personales de profesionistas de diversas áreas, tales como antropólogos, arqueólogos, biólogos, entre otros; existan fotografías que reflejen sus estudios e investigaciones.

El contenido informativo de las fotografías puede ser muy diverso: imágenes de personas, de objetos, de lugares, de construcciones, de fenómenos naturales o acontecimientos sociales. Los soportes igualmente son extensos: películas de acetato con emulsión de sales de plata en rollo o en hojas, placas de cobre, de vidrio, papel, soportes magnéticos y ópticos. Los formatos están vinculados a los soportes y a las técnicas fotográficas: rollos de 125, 110 y 35 mm., placas de diferentes tamaños, negativos, diapositivas, positivos en papel en dimensiones diversas, ambrotipos, albúminas, daguerrotipos, visores estereoscópicos, discos flexibles y cintas magnéticas, discos compactos, dvd, las mismas memorias de las computadoras, de las cámaras digitales o las memorias USB.

Generalmente los negativos son considerados los originales y en el caso de la fotografía digital se plantea la misma problemática que con los documentos electrónicos.

• Archivos o agrupaciones de planos o planotecas Otro tipo de archivo iconográfico es el que se constituye por planos. Documentos que el Doctor Aurelio Tanodi define con las siguientes palabras; "Plano es la representación gráfica en una superficie plana (de ahí proviene el nombre), de un terreno, de construcciones humanas, etc.; se relacionan con las actividades del hombre sobre las superficies espaciales, y generalmente abarcan sectores más pequeños que los mapas. Los planos se asemejan a los croquis, los cuales son diseños de un terreno hecho a la ligera, o dibujos de construcciones; a los croquis como dibujos se asemejan los dibujos arquitectónicos, en general, e industriales relacionados con la construcción"153

Un plano por lo tanto expresará la estructura de una construcción o de los trazos hechos sobre un espacio de la superficie terrestre, ya sea en forma exacta y precisa o en forma de esbozo o borrador. Estos se elaboran con para servir a alguna gestión en particular aunque en algunos casos se elaboren y publiquen con fines comerciales o culturales, caso en el cual no serán material de archivo.

Las instituciones públicas encargadas de planificación de obras públicas, del trazo de calles y avenidas, de servicios de drenaje entre otras tareas, tendrán la necesidad de producir y manejar planos para poder cumplir con sus obligaciones y atribuciones. Generalmente esta clase documental habrá de vincularse con otra documentación administrativa, a la que estará intrínsecamente ligada, y por lo tanto de la que no se deberá desvincular al momento de su organización y descripción documental. Un ejemplo de este material como documentos de archivo es el siguiente: "En catastro, los planos son comprobantes visuales, con exactitud matemática de medición, de las porciones de terrenos pertenecientes a los municipios, provincias o nación, y a las personas físicas o jurídicas privadas, con el fin de comprobar derechos…"154

En el ámbito de los archivos privados, las empresas dedicadas a la construcción también contarán con esta documentación: planos de la construcción en general, de instalaciones eléctricas, de instalaciones de plomería, por citar algunos.

Estos documentos pueden encontrarse tanto en archivos administrativos como históricos, representando por lo general parte de un fondo, o en algunos casos colecciones.

El soporte principal será papel de distintos tipos, como el albanene por ejemplo, y por lo general será de dimensiones mucho mayores a las de los documentos tradicionales. También será posible encontrarlos en soportes electrónicos, como los mencionados recientemente.

• Archivos o agrupaciones de documentos cartográficos o mapotecas Las mapotecas son aquellas unidades de información que reúnen, organizan, conservan y sirven mapas como documento central de su acervo.

Sostiene Arévalo que: "Los archivos cartográficos conservan los documentos que contienen información geográfica en forma gráfica, fotográfica, fotogramétrica, mapas, cartas, planos, incluyendo documentos textuales anexos."155 De esta definición solo se tendría que prescindir de los planos, pues presentan una naturaleza distinta, como se vio en el subtema anterior. En síntesis estos archivos resguardan materiales que resultan de la cartografía. Ésta se refiere a la ciencia y técnica aplicada en la elaboración de mapas, misma que requiere conocimientos de geografía y diseño gráfico.

Los mapas son representaciones gráficas de las superficies terrestres "Podemos mencionar los mapas geográficos o topográficos, que constituyen la representación de la tierra o de alguna de sus partes sobre una superficie plana…"156 además hay mapas temáticos o de navegación. La mayoría de las veces no presentan cualidades archivísticas por ser elaborados, editados y publicados con fines culturales más que de gestión. Sin embargo si pueden llegar a encontrarse en instituciones de archivo, generalmente históricas, salvo aquellos casos en que se producen o utilizan como instrumentos necesarios para la realización de trámites administrativos; por ejemplo el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática. Apunta Tanodi que:

"El mapa, como producto, directo puede transformarse en archivalía, cuando sirve como parte integrante de una actividad institucional; es lo que ocurre en el Estado Mayor de un ejército, con mapas sobre los cuales se dibujan las operaciones defensivas u ofensivas, los cuales se archivan juntamente con otro material producido durante los estudios que realiza el ejército o durante las operaciones militares. También pertenecen a la archivalía todos los proyectos, planos y dibujos parciales, que han servido a la entidad productora para la preparación de los mapas."157

Los mapas generalmente son elaborados sobre papel, aunque de igual forma pueden encontrarse hechos sobre tela, en ambos casos sus dimensiones serán mucho mayores a los documentos tradicionales. Los soportes ópticos también pueden albergar éste tipo de información. Incluso es posible encontrar en estos archivos reproducciones de sus materiales en diapositivas.

• Archivos Dactiloscópicos Estos acervos son netamente archivísticos al ser inconfundibles con el material perteneciente a las bibliotecas u otras unidades de información, por generarse a partir de una necesidad de gestión administrativa en el contexto de una institución determinada. Curiosamente es difícil encontrar referencias sobre estos en obras generales de la especialidad. Para acercarse a su estudio por lo general hay que remitirse a literatura especializada en dactiloscopia o a las instituciones que los generan, como las judiciales o forenses.

La dactiloscopia, cuya etimología proviene del griego (daktylos= dedo; skopein= examen o estudio), es la disciplina encargada del análisis y estudio de las huellas digitales de las manos de una persona con fines de identificación, en virtud de éstas que son únicas e irrepetibles en cada individuo. Precisamente por sus objetivos es empleada en el ámbito policiaco para registrar la identidad de los delincuentes y en su caso reconocerlos; de igual manera que se le emplea en la medicina forense para la identificación de cadáveres.

Es precisamente con los registros de las huellas dactilares con los que se integran estos archivos. Las impresiones digitales se asientan en fichas dactiloscópicas, también llamadas decadactilares, en las que están dispuestos los espacios para asentar las imágenes de los dedos de ambas manos, denominándose serie a las de la derecha y sección a las de la izquierda. En la otra cara de la ficha se anota la filiación de la persona.

En México se emplea el Sistema Vucetich para el análisis y clasificación de estos registros. Las fichas dactiloscópicas son elaboradas en papel en dimensiones un poco menores a la media carta. Existen también sistemas automatizados para el manejo de éstas, que facilitan su recuperación, por lo tanto su soporte corresponderá a los electrónicos.

Por el dominio que exigen estos archivos de conocimientos de dactiloscopía, por lo regular no son administrados por archivistas, sino por peritos expertos en la materia.

• Otros archivos o agrupaciones de documentos iconográficos Los archivos iconográficos ya mencionados son los más frecuentes. Más remembrando los conceptos enunciados en el primer capítulo, se identifican otros documentos especiales que no en todos los casos se abarcan en los ya mencionados: los dibujos, litografías y grabados.

Amén de que podrían existir otros, sean archivísticos o no, pero que se encuentren constituyendo agrupaciones documentales dentro de un archivo.

Por ejemplo los dibujos que elabora un caricaturista, como Rius por citar alguno, representarían parte fundamental de su archivo personal. Los carteles o trabajos de diseño gráfico dentro de una agencia de publicidad, también serían parte esencial de su fondo. Igual que en estos casos, se podría presentar que en alguna organización o dentro de algún archivo personal, o en un archivo histórico; exista documentación cuyas características respondan a la clase iconográfica y que formando grupos naturales o artificiales, sea necesario darles tratamiento archivístico para ponerlos en servicio al público.

Con fundamento en lo anterior, no se debe ceñir el criterio del archivista a los archivos o clases documentales ya clasificadas, sino estar abierta y alerta a la documentación que se encuentre en los archivos y que por su naturaleza archivística o histórica deba permanecer en estos.

3.2.3 Archivos o agrupaciones de documentos sonoros o fonotecas Otra categoría dentro de los archivos especiales corresponde a los sonoros. En estos no se da una diversificación tan amplia como en los iconográficos, por lo menos en cuanto a lo específico del lenguaje empleado. La división de estos se basa primordialmente en su contenido, que tiene que ver con la entidad productora o con los fines por los cuales se establecen, como se verá en forma somera más adelante.

Los archivos sonoros o fonotecas se integran por documentos con sonidos grabados. Se les llega a denominar como orales cuando su contenido lo constituyen exclusivamente materiales con lenguaje verbal. Pueden o no, encontrarse vinculados a documentos escritos. "El vocablo "fonoteca" fue introducido por Gabriel Timmory para la Fonoteca Nacional Francesa en el año 1932 con la idea de conservar"158 materiales de esta clase con valor histórico.

Fátima Miranda plantea la existencia de diferentes tipos de fonoteca159 de las cuales las de conservación y en particular las nacionales y las de radio son las que presentan cualidades propiamente de archivo. El resto comulgan más con centros cuyos rasgos responden a funciones o fines semejantes a los de las bibliotecas o centros de documentación.

Por su parte Magdalena Csceve y Sola Bodi identifican la existencia de archivos sonoros nacionales, de radio y tv., de instituciones de investigación científica o, académica160 . Estos autores tienen una visión predominantemente archivística que se refleja en la clasificación que exponen.

Las unidades de información que poseen las estaciones radiofónicas, ilustran claramente la función que desempeñan como archivos dentro de una organización, puesto que se crean para responder a las necesidades de programación y emisión de las mismas. Sin la existencia de documentos sonoros sería materialmente imposible que una estación de radio pudiera cumplir con sus funciones sustantivas: "Las fonotecas son la esencia de la organización de la radio y cumplen la misión de: adquirir los fondos, conservarlos, organizarlos físicamente, controlar los servicios de audición y de préstamo interno, así como catalogarlos para que sirvan de apoyo a la creación y radiodifusión de programas."161 Entre su acervo hay además de ediciones sonoras comerciales, grabaciones propias sean o no musicales; originales, que son usadas en los programas de radio. Conservan también programas completos y emisiones en directo que quedan grabadas.

Pero existen otros documentos sonoros que corresponden de igual manera al ámbito de la disciplina archivística. "Un ejemplo clásico para estos archivos son las cintas magnetofónicas o de otro tipo donde se graban las sesiones plenarias de los órganos políticos de representación popular (ayuntamientos, congresos, senado, etc.) y los que registran sistemáticamente las llamadas telefónicas de los cuerpos de seguridad pública."162 En la misma tónica apunta el Aurelio Tanodi:

"Un disco o una cinta grabada, magnetofónica, tomada durante una declaración en un proceso, es archivalía, lo mismo que la conferencia de una aspirante en un concurso, o los discursos de los altos funcionarios públicos unidos al resto de la archivalía que da cuenta de su actividad oficial, conservados con fines documentales y no de divulgación."163

Estos archivos pueden encontrarse en el ámbito administrativo como histórico. Tal como se comentó que estudiosos de algunas ciencias recurren a la fotografía para documentar sus investigaciones, sucede lo mismo con los documentos sonoros. Caso frecuente en las áreas de etnología y antropología. Y que a pesar de que en estos casos las características de estas agrupaciones lleva a identificarlas como colecciones, su relevancia histórica las ubica dentro del ámbito de la archivística.

Los soportes en que se puede encontrar estos documentos son:

-Magnéticos: cintas de estudio en carrete, casetes y cintas audio-digitales. En formatos y tiempo de duración variables.

–Plásticos o discos: que se dividen en dos tipos principalmente; – Aquellos cuyo registro está basado en métodos acústicos y electroacústicos; como los discos de acetato de 33, 45 o 78 revoluciones por minuto.

– Los que se basan en sistemas de registro óptico como los discos compactos.

Además, en la actualidad es común observar que información de esta clase (quizá no necesariamente de naturaleza archivística) se resguarda en materiales como las memorias USB o las Ipod.

3.2.4 Archivos o agrupaciones de documentos Audiovisuales o de imagen en movimiento con sonido La última categoría de archivos especiales es la que agrupa documentos audiovisuales. Hay que recordar que previamente se puntualizó que entre éstos había que considerar exclusivamente a aquellos que conjuntaban tanto información en lenguaje sonoro como visual en movimiento, independientemente que en algunas fuentes se tomara como parte de esta clase, también a las imágenes fijas o a las fuentes auditivas. Así mismo es necesario indicar que los primeros documentos de esta naturaleza aunque eran sin sonido, se les contempla en este mismo rango.

Sobre estas agrupaciones documentales, Arévalo apunta:

"Archivos audiovisuales: el término audiovisual es un adjetivo que se refiere en forma conjunta al oído y a la vista. Dícese de los métodos de enseñanza que utilizan las grabaciones acústicas acompañadas de imágenes. En la comunicación social llámase a los medios de comunicación que combinan imagen y sonido, así como a sus técnicas y obras. Medios audiovisuales por excelencia son la televisión, el cine y el video. Por lo tanto los archivos audiovisuales son aquellos que conservan documentos en forma gráfica y /o auditiva."164

Concepto al que habría que modificarle en la última línea el "y/o" por solamente "y", para delimitar el concepto según se establecieron las clases documentales previamente en este trabajo.

Estos archivos se identifican con las filmotecas y las videotecas. Esta dicotomía se basaba principalmente en el soporte y en el caso de las primeras en el contenido.

Las filmotecas o cinetecas centran sus esfuerzos en la adquisición, conservación y difusión de obras cinematográficas. Su acervo se constituye particularmente por películas de acetato cuyas características corresponden a las fotografías. Sin embargo es posible encontrar también películas de nitrato, cintas magnéticas y soportes ópticos. Además suelen conservar también otros documentos complementarios del cine como carteles o fotografías tanto en positivo como negativo, así como diapositivas. Por lo tanto estos acervos son colecciones y carecen de naturaleza archivística. Empero, por sus fines culturales y de conservación se les identifica y denomina como una clase de archivo, más aún si se considera que en algunas de ellas se resguardan filmes de verdadero valor histórico, como la Colección Edmundo Gabilondo de la Filmoteca de la UNAM, la cual contiene cuantiosos fragmentos de películas filmadas sobre el período de la Revolución Mexicana, donde se puede observar a personajes como Porfirio Díaz, Francisco I. Madero, Emiliano Zapata, Francisco Villa, Venustiano Carranza, Álvaro Obregón, etc.

Las videotecas tradicionalmente conservaban videograbaciones en cinta magnética, mismas que con el avance tecnológico van siendo sustituidas por otros materiales como los soportes ópticos. Aunque también se pueden identificar unidades que reúnen, conservan y difunden obras cinematográficas o documentales en video, al ser colecciones más de orden bibliotecario que archivístico, se descartan completamente como objetos de estudio de ésta disciplina.

Sobre ambos opina Antonia Heredia que sus cualidades son más de centros de documentación que de archivos y comenta lo siguiente:

"Entiendo y defiendo que el término «archivo» no es adecuado para ellos; aunque se ha utilizado para identificar al depósito que conserva las películas, los vídeos o los discos producidos por entidades cuyo conjunto, en la línea de la creatividad, del arte o de la cultura, no tienen otra vía que esos soportes. Estos documentos audiovisuales no son propiamente documentos de archivo por faltarles las notas esenciales que afectan a los que lo son."165

Los archivos audiovisuales o videotecas que interesan al archivista, son las encargadas de agrupar, organizar y conservar materiales cuya información esta presentada por medio de imágenes en movimiento y sonido, y cuya grabación resultó de las actividades propias de una institución. Estos documentos pueden estar tanto en película, como en cintas magnéticas o soportes ópticos, y su finalidad será servir a la administración que los produjo, o a la postre, a la sociedad por su utilidad histórica.

Nuevamente se retoma a Tanodi para ejemplificar esta documentación, y diferenciarla de la que no pertenece a los archivos, de la cual dice que:

"Si las produce una dependencia del ministerio de guerra, durante la realización de maniobras o en el transcurso de una guerra, para obtener datos concretos, que sirvan como auxiliares en las decisiones operativas, ellas forman parte de la archivalía, juntamente con los informes escritos de las unidades subalternas. Las películas de las oficinas de turismo o de propaganda, que son elaboradas como productos directos, tal como lo hacen las empresas cinematográficas con fines lucrativos, no pertenecen, en cambio a la archivalía."166

Según se deduce de las palabras de Tanodi, estos documentos pueden estar vinculados a otros de carácter textual, que por lo regular será lo privativo. Sin embargo también se podrán presentar casos en que no. Un ejemplo de videotecas con rasgos claramente archivísticos, son las que poseen las empresas de televisión. En estas unidades se resguarda tanto material propio como producciones comerciales externas. Todo este acervo representa la documentación sustantiva de la organización, sin la cual el logro de sus fines sería imposible.

Será posible encontrar esta documentación tanto en el ámbito administrativo como histórico. Los soportes en que se encuentran estos documentos ya se mencionaron, y los formatos podrán ser diversos, algunos ejemplo son: películas de 16 y 35 mm.; VHS, BETA y formatos de estudio en el caso de las cintas magnéticas y en el caso de los soportes ópticos, CDs. y DVDs.

3.3 Los documentos especiales y las agrupaciones documentales Se ha manifestado en el capítulo dos que al archivista interesa como objeto de estudio no el documento aislado, sino en unión con otros conformando agrupaciones documentales cuyo criterio de cohesión es la procedencia. Todo documento desde que se genera va vinculado a una gestión, misma que requiere de que se produzcan otros para poderle dar seguimiento y resolución. De tal manera que con ellos se forma un expediente, que a su vez deberá estar clasificado dentro de una serie y ésta en una sección que será parte de un todo, que es el fondo. Este hecho igualmente acontecerá con los documentos especiales, algunas veces (la mayoría) siendo complemento de expedientes con documentación tradicional; otras siendo el eje central de las gestiones. Por lo tanto podrán encontrarse en los archivos formando o siendo parte de cualquiera de las unidades documentales comentadas con anterioridad: expedientes, series, secciones, fondos, colecciones.

Una de las formas más comunes en que se identifica a estos documentos es cuando forman parte de un expediente. Comenta el profesor Villanueva, en el caso de las fotografías, que tienen un carácter testimonial, probatorio e ilustrativo y que perderían su significado original si se les separará de los documentos textuales con los que se relacionan, afirma también que dichas fotos "…se toman para testimoniar eventos específicos y (…) se guardan en sus respectivos expedientes."167 Muñoz Benavente, en la misma línea apunta que:

"Actualmente no se podría concebir cierto tipo de expedientes sin la inclusión de imágenes, por ejemplo: proyectos de construcciones arquitectónicas o de ingeniería, atestados judiciales, expedientes personales o de identificación, etc. Son utilizadas, generalmente, como prueba o testimonio y ayudan a la comprensión y resolución de los mismos."168

En los apuntes del doctor Aurelio Tanodi referidos páginas atrás, se ilustra en forma diáfana este fenómeno en relación a documentos sonoros y audiovisuales, así como en los casos de mapas y planos.

En tal situación, los documentos especiales jamás deben perder el vínculo con el resto de la documentación del trámite a que pertenecen, siendo imperativo el que se les ubique en el sitio exacto que les corresponde dentro de la gestión. En los archivos administrativos regularmente se mantienen resguardados dentro de su expediente, pudiendo suceder que exista una unidad que los agrupe como serie o sección, aunque siempre vinculados a su respectivo asunto. En los archivos históricos por lo regular se separan de sus expedientes para favorecer su tratamiento y uso.

Encontrar en las unidades de archivo expedientes integrados por documentos especiales completamente es algo que difícilmente se puede dar, sobre todo en el concepto exacto de dicho término. Podría considerarse probable en entidades cuya función sustantiva, u otra manifestada explicita y claramente, establezca como parte de sus tareas la elaboración o producción de alguna de estas clases documentales. Por ejemplo, las televisoras, radiodifusoras o editoriales.

Todo el material grabado para la producción de un noticiero, o de un programa (sea de TV o de radio) podría tomarse como relativo a un asunto específico y por lo tanto tomarse como documentación que integra un expediente; pues es bien sabido que de todo lo que se graba, se selecciona y edita aquello que saldrá al aire. De igual manera, toda la película tomada para hacer una obra cinematográfica, reflejaría un solo asunto o gestión, siendo material de archivo para la empresa que la produce. En el caso de las editoriales que se dedican a la edición de publicaciones periódicas o en los archivos personales de fotógrafos profesionales, sería viable el agrupar las fotografías formando carpetas a modo de expedientes, en razón a un tema o asunto. Sin embargo esta forma de unidad documental es un tema a debatir, cuya dilucidación requiere de un análisis y desarrollo que trasciende las posibilidades de este trabajo. Polémica real por que es difícil que toda esta documentación sea ajena a otra de clase textual.

Lógicamente los documentos especiales al irse sumando, irán formando agrupaciones de mayor jerarquía, como series o secciones. El siguiente párrafo ilustra esta situación:

"Los mapas y planos se conservan: a) en unidades orgánicas, en grupos, series o secciones especiales; b) o se han dispersado, lo que ocurrió especialmente durante los siglos pasados, y hoy se reúnen en colecciones, en las cuales a menudo, se mezclan mapas y planos que constituyen ex-archivalía y otros que son productos directos, pero como unos y otros tienen un interés histórico, conviene conservarlos en mapotecas, dentro de las colecciones de documentos históricos."169

Aunque este ejemplo se centra en los mapas y planos, puede ser válido para otros casos. El hecho es que se plantea la conservación de documentos especiales formando grupos de diferente categoría.

Hay que recordar que Alberto Tamayo al referirse a las unidades documentales conformadas por el acervo que se analiza en este trabajo, las denomina series facticias. Y que sobre el mismo tópico Antonia Heredia a su vez, conservando el segundo componente del término, las llama secciones. La pregunta sería: ¿Cuándo designarlas de un modo y cuándo del otro? La respuesta puede derivar de un análisis de los siguientes elementos: las definiciones expuestas en el capítulo uno sobre secciones y series facticias, el apartado 2.3.2 donde se explican las diferentes agrupaciones documentales, así como el tema 3.1 en el punto donde se analiza cual es la denominación mas conveniente para los documentos especiales. Una conclusión inmediata es que se debe eliminar el empleo del término facticio para referirse a cualquier agrupación de documentos especiales, ya que tal como se observó con anterioridad hace alusión exclusiva a grupos artificiales, excluyendo automáticamente a los de carácter natural. Es así que se podrán encontrar secciones especiales y series especiales, que bien pueden representar conjuntos documentales de naturaleza archivística o en su caso, colecciones.

En el caso de unidades documentales de origen natural, la diferenciación entre una sección y una serie especial se fundamenta exclusivamente en la clasificación archivística y en las concepciones de las diferentes agrupaciones documentales; expuestas como se señaló ya, en el apartado 2.3.2. Por lo tanto resultaría redundante repetir dichas definiciones, a las que solamente se tendría que especificar que los documentos que las componen son especiales. En conceptos más específicos se podría precisar, según sea el caso, la clase documental que conforma la sección o la serie; ya sean textuales en soportes no convencionales, iconográficos, sonoros o audiovisuales.

La otra situación posible es que los conjuntos documentales sean artificiales. Para determinar aquí que término emplear, será necesario ubicar la agrupación con relación al todo. Es decir, observar que categoría le toca a la clase dentro del fondo o de la colección. De esta manera se podrá delimitar si es una serie o una sección especial. Como se sugirió y enfatizó líneas atrás, no convendría emplear el término facticio, por dejar este un margen en el que pueden abarcarse documentos tradicionales.

Al respecto valga hacer una acotación. El término sección, como se vio, puede adaptarse a varias circunstancias exigidas por la realidad que puede presentar un archivo, y por lo tanto se toma como un término flexible y que no ocasionaría mayor discusión si se le nombra así a una agrupación de esta naturaleza. En cuanto a "serie" implica un significado muy preciso que sí podría suscitar polémica si se toma con éste término a una agrupación artificial. Sin embargo sería más complejo generar una denominación nueva. Por lo que si se tiene presente que es un grupo no natural y se toma sólo como referente su relación con el todo y la semejanza en cuanto a la temática especifica de su documentación, se puede emplear la designación serie especial, aunque se trate de una colección.

Otra unidad documental que pueden conformar estos documentos son, precisamente, las colecciones, como unidades mayores. Expone Muñoz Benavente, hablando de fotografías que:

"… pueden también presentarse formando colecciones. Se entiende por colecciones de fotografías las reunidas con un criterio selectivo que les confiere una determinada unidad. Por ejemplo, para favorecer su conservación puede establecerse agruparlas de manera separada de los documentos textuales, como puede hacerse también para planos, sellos y otros soportes especiales. (…) Otro criterio de coleccionismo puede ser el agrupar las imágenes por temas o materias."170

Es decir, en estos casos los documentos especiales no estarán reunidos por contar con una procedencia común basada en la gestión administrativa de una sola entidad, sino por responder a una misma temática o a un mismo soporte o clase documental. Plantea Arévalo que las colecciones documentales resultan del "… coleccionismo, investigación y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuentran depositados en archivos"171

A diferencia de las secciones o series especiales de carácter artificial, que pueden llegar a pertenecer a un fondo por haber sido entresacados de él, las colecciones como unidades documentales mayores en su totalidad, resultan de la voluntad de alguien y no de un proceso administrativo. Aunque regularmente éstas tienen origen en distintas y diversas entidades productoras, puede acontecer que tengan una procedencia común. Por ejemplo, es posible encontrar colecciones fotográficas, o de material sonoro o audiovisual, que hayan sido elaborados por una sola persona.

Un escenario que sí resulta lógicamente imposible, es el encontrar fondos especiales: si todos los documentos que resultan de la administración de una persona física o moral constituye un fondo, la consecuencia natural es que se generen documentos tradicionales en forma mayoritaria. Los especiales solo se producirán según lo exijan las funciones que deban cumplir algún o algunos órganos de la institución, dependiendo de ello el que sean solo un elemento que forma parte de un expediente o; que conformen unidades documentales intermedias.

Otra denominación a comentar es la de archivos especiales. En este punto conviene retomar el concepto de archivo enunciado en el apartado 2.2.1 de éste trabajo. Desde dicha perspectiva en el tema 3.2 se maneja este término para referirse a las agrupaciones de documentos especiales en general, sin precisar su jerarquía, tomando básicamente como criterio para denominarlos así, el que se configuren como unidades de información con las tareas de reunir, organizar, conservar y servir dicha documentación, independientemente del nivel de agrupación que representen.

Pero también es prudente resaltar la acepción de archivo como institución archivística. Desde esta perspectiva se consideran aquellas instituciones que preservan un acervo que se compone por documentos especiales, generalmente de una sola clase, complementados en ocasiones por otros materiales. Lo recurrente será que el carácter de éstos corresponda a la noción de colecciones, más que de fondos. La finalidad primordial que deben cumplir se enfoca a la preservación de determinados documentos especiales y se constituyen como fuentes primarias de investigación.

Fothergill, en el tema "2.6 Los materiales no librarios como material de archivo"172 de su obra referida con antelación, plantea algunos ejemplos de archivos en Inglaterra que se ocupan de este tipo de materiales como el Nacional Archive Collections of Audiovisual Materials Forum, el Nacional Film Archive y el Nacional Sound Archive. Se pueden citar como archivos de esta naturaleza la Fototeca Nacional ubicada en Pachuca, Hidalgo, la ya citada Filmoteca de la UNAM y la Mapoteca Manuel Orozco y Berra. Las dos últimas poseen mayoritariamente un acervo con cualidades no archivísticas, pero su finalidad es la conservación y representan fuentes primarias para los investigadores.

De ésta manera los documentos especiales pueden conformar agrupaciones de diferente jerarquía, que al ser parte fundamental de una unidad o institución de archivo, deben cumplir con la razón por la cual son conservados: proporcionar la información que contienen al usuario que la requiera. Para que éste fin pueda cristalizar, es necesario que dichos documentos sean procesados archivísticamente. Es entonces cuando emerge la interrogante:

¿Será su tratamiento igual al aplicado a los documentos tradicionales? ¿Su cualidad de especiales afecta las tareas de expedientación, clasificación, ordenación, descripción, valoración, instalación y conservación? ¿El servicio debe plantearse desde una perspectiva distinta? A continuación en forma somera se tratará de argumentar cuándo los documentos especiales requieren de un trato "especial".

Capítulo 4

Consecuencias en la metodología archivística

Para que los archivos puedan cumplir con su misión de servir como fuentes de información, es necesario que los documentos sean procesados de tal modo que sean conservados en forma organizada, para que sea posible localizarlos cuando se les requiera. Este tratamiento a grandes rasgos implica: la formación de expedientes por cada trámite específico; la clasificación y ordenación de la documentación, su descripción, la guarda de las carpetas en el mobiliario correcto; la valoración de los documentos para aplicar las acciones de disposición documental necesarias y la consideración de las medidas preventivas o en su caso correctivas para favorecer la conservación del acervo, procurando con esto evitar su deterioro.

El punto a discutir es si las cualidades que hacen que un documento sea especial, inciden en la forma en que se les han de aplicar los procesos o tareas archivísticas. ¿Qué dice la bibliografía de la especialidad al respecto? Esta pregunta se la hizo también Magdalena Cseve y Sola Bodi cuando indagaban sobre el tratamiento de estas clases documentales "… esperábamos encontrar las soluciones más rápidas en la literatura archivística, pero (…) los archiveros de otros países luchaban (…) con los mismos problemas…"173 Y resulta que cuando se encuentra información en fuentes de la disciplina, no siempre coinciden en sus puntos de vista sobre como se han de organizar dichos acervos. "El caso es que nos encontramos ante una especie de anarquía teórica y metodológica al referirnos a las fotografías como documentos de archivo."174 Comenta el profesor Gustavo Villanueva.

Partiendo nuevamente de la pregunta ¿deben los documentos especiales tratarse de un modo especial? Más de un archivista diría que son documentos al fin y que por lo tanto la metodología y técnica de la archivística no deben variar. Este criterio, en una primera reacción, es el que abandera Antonia Heredia: "… los documentos de archivo audiovisuales, aparte del soporte, tendrán las mismas notas esenciales que los documentos en papel y seguirán los mismos criterios que éstos para su organización y descripción."175 Posición que adopta Núñez Fernández; o también Villanueva Bazán cuando comenta sobre la organización de acervos fotográficos y que Muñoz Benavente matiza diciendo que "el tratamiento archivístico aplicado a las fotografías no difiere, en términos generales, del que recibe el resto de los documentos de un archivo."176 Empero, subraya que si representa un problema para el archivista su organización, custodia y servicio.

Sin embargo los tres autores hacen una acotación pertinente, que aclara la perspectiva que sostienen en relación a éste tema: afirman que la instalación y conservación sí exigen condiciones distintas cuando se trata de documentos especiales. Falta analizar a fondo el caso para determinar si únicamente sobre estos dos aspectos deben contemplarse ajustes al procesar estas clases documentales.

Por que Cseve y Bodi insisten en que los contrastes entre los documentos tradicionales y especiales determinan diferencias en su tratamiento. Además sugieren que también imponen rasgos distintivos entre los archivistas que se ocupan de unos y otros. Consideran que las propiedades físicas de los documentos especiales determinan su manejo y que el carácter de la información puede determinar su tratamiento, así como definir el uso que se les puede dar.

Las variaciones en el procesamiento de estos documentos también lo comentan los bibliotecarios, refiriendo la complejidad que implica su catalogación y observando que por la "…variedad de sus formatos; y sus singulares características que lo distinguen, al demandar cuidados especiales en su manejo, equipo específico para su uso y mobiliario adecuado para su almacenamiento"177

Como se observa, las opiniones no comulgan al cien por ciento. Pero se deduce que en menor o mayor medida sí es necesario particularizar ciertas tareas implicada en el tratamiento de dichos documentos. A continuación se explica cuando resulta inexorable tal acción.

4.1 La Organización, descripción y valoración de documentos especiales La organización de fondos implica los procesos de clasificación y ordenación, tareas a las que algunos autores agregan la instalación o guarda física del acervo. Por medio de la descripción se han de elaborar los instrumentos de control y acceso a la documentación como lo son inventarios, catálogos y guías. La valoración permite establecer los criterios que indiquen los tiempos de guarda documental (a partir de su utilidad) en las unidades de archivo de trámite y concentración; así como determinar su destino final: baja definitiva o conservación permanente en un archivo de histórico.

• Clasificación Cuando Arévalo Jordán diserta sobre los caracteres externos e internos del documento, identifica los primeros con la forma o datos evidentes y a los segundos con el contenido o datos latentes. Después hace una inferencia muy interesante: "Estos aspectos son determinantes de la ordenación y la clasificación en la archivología, así tenemos que los documentos se ordenan por su forma y se clasifican por su contenido"178 Vincula también al primero con la tarea de archivar y al segundo con la elaboración de los instrumentos de descripción y con la informatización.

Si la clasificación es tarea esencial en los archivos y debe apegarse al principio de procedencia, los documentos especiales deben cumplir también dicho lineamiento. Ese debe ser el fundamento que toman autores de la jerarquía de Antonia Heredia, Núñez Fernández o Molina y Leyva, para afirmar que tal actividad no diverge de la aplicada a los documentos tradicionales. Con respecto a una clase específica como son las fotografías, Muñoz Benavente y Villanueva Bazán sostienen la misma idea, aunque este último aclara que cuando se trate de colecciones no será necesario respetar la procedencia. También señala un punto importante al aceptar la necesidad de una separación física de los documentos especiales con respecto al resto del fondo. De hecho este punto de vista es manejado recurrentemente entre los estudiosos de la disciplina y corresponde a lo que los españoles denominan como series, secciones o colecciones facticias.

Al respecto Molina y Leyva sostienen que los documentos especiales se pueden encontrar como parte de un expediente o sueltos sin relación alguna con otra documentación. En el primer caso, en la misma línea recién citada, proponen que se deben separar de su expediente para favorecer su conservación y acceso. De esta forma quedarían integrados a manera de series o secciones artificiales dentro del mismo fondo: "En ellas resulta imprescindible el uso de un sistema de testigos que posibiliten las referencias cruzadas necesarias para respetar el principio de procedencia de la documentación."179

Sobre la segunda situación a que se refiere dice que "En este caso se le dará la instalación adecuada, sin que preocupe el relacionarlo con otra documentación."180 Y habría que puntualizar que si se trata de una agrupación natural, su clasificación habrá de atender a un criterio funcional. De lo contrario se aplicará un sistema temático si se trata de una artificial.

Regresando al primer caso, es fundamental que aunque los documentos especiales se separen de su respectivo expediente, no pierdan vínculo con él. Físicamente estarán separados, pero intelectualmente se deberán considerar como una unidad. En el lugar donde se sustraiga deberá quedar una referencia que indique que documento se encontraba ahí y la ubicación que le corresponde dentro de la agrupación artificial. De hecho algunos archivistas, como el profesor Villanueva, recomiendan dejar como sustituto una reproducción. En contraparte, el documento retirado debe remitir a su expediente de origen con una nota adjuntada al mismo. En este caso los instrumentos de descripción desempeñan un papel trascendente, ya que permitirán vincular a la agrupación artificial con sus unidades de origen, es decir, indicarán a que expediente, a que serie y a que sección del cuadro de clasificación del fondo respectivo, corresponde cada documento especial que haya sido separado para formar una agrupación artificial por conveniencias de conservación e instalación. De ésta manera se respetará el principio de procedencia y de respeto al orden original. Realizada ésta tarea, por medio de índices el acervo se puede tratar como colección si de este modo se favorece el servicio a los usuarios.

En conclusión, los documentos especiales deben clasificarse atendiendo a los principios de procedencia y orden original, excepto cuando se trate de colecciones cuya documentación esté desligada de su fondo de origen.

• Ordenación Sostenía Arévalo que los documentos se ordenan y archivan por su forma. Sin embargo se mencionaba que otros archivistas afirmaban que la organización, y por tanto la ordenación, no difiere en los documentos especiales:

"¿La ordenación de fotografías tiene que utilizar unidades de orden distintas de las que se utilizan para los documentos textuales (fecha, albafeto, lugar)? ¿Sería adecuado establecer otras unidades de ordenación que hasta ahora la archivística no recomienda, como el tamaño, los soportes, las técnicas de elaboración?" 181

Aunque Villanueva Bazán lo cuestiona, es un hecho la necesidad de que la ordenación atienda a las cualidades físicas del documento, ya que al requerir de mobiliario pertinente a dichas características, no pueden reunirse atendiendo exclusivamente a otro criterio. Hay que considerar que la aplicación de un método de ordenación esta estrechamente ligada a la archivación; o instalación, como la llaman los españoles. Aunque sin olvidar que la ubicación conceptual o intelectual no debe perderse. Para ejemplificar esta idea, sirva la siguiente aseveración de Miranda Regojo cuando hace algunas observaciones sobre lo que llama catálogo topográfico, el cual dice estará ordenado "… por el mismo orden que los discos, cassettes y cintas en el depósito. Cada tipo de soporte, por tanto, tendrá su propio cajón en el fichero ya que su disposición en el depósito ha de ser también independiente."182

Esta lógica es muy sencilla. Si los documentos especiales se separan de sus expedientes de origen para favorecer su permanencia, es por que por sus características físicas no son compatibles con el mobiliario o espacio asignado para la documentación tradicional. O incluso cuando en un archivo que conserva una misma clase especial, hay diversidad de formatos, será necesario ordenarlo y archivarlo en forma separada. Por ejemplo en una fonoteca que resguarde diversos soportes y formatos, será poco recomendable ordenar indistintamente discos de acetato, casetes y CDS. Generalmente se guardaran atendiendo a sus características físicas, en mobiliario acorde a su forma material, es decir, tomando en cuenta su formato.

Por lo tanto un primer criterio de orden será que los documentos especiales queden agrupados por clase y posteriormente por tipo de formato (que implícitamente ya condiciona el soporte). Una vez reunidos de esta manera, se aplicará un método de ordenación según se haya determinado, sea alfabético, cronológico, numérico u otro. La clasificación y el respeto a la procedencia se mantendrán a través de los instrumentos de descripción, tal como se mencionó párrafos atrás.

• Instalación Se comentaba que un punto de convergencia de opiniones con relación al tratamiento de los documentos especiales, era el relativo a que su instalación exige condiciones particulares, distintas a las de los tradicionales. Esta perspectiva común, se enfoca particularmente a la guarda y almacenamiento de la documentación en el mobiliario, amén de la conservación. Probablemente los autores que sugieren que la organización documental de los acervos especiales no tiene variación alguna con respecto a los tradicionales, no contemplaron la relación intrínseca entre la ordenación y la instalación, particularmente cuando se trata de documentos especiales. Debido a dicho vínculo, en el punto anterior se toca someramente la instalación, puesto que se hace alusión a que el mobiliario debe ser acorde al formato del documento.