Los documentos especiales en el contexto de la archivística (página 5)

Esta dependencia del mobiliario al formato documental, la plantea así Carmen Pescador: "…su elección [de estantes, archiveros, etc.] está condicionada en primer lugar por el tipo y forma de los documentos que contiene y en segundo por el servicio que vamos a tener que prestar con ellos." 183 Es así que los muebles que resguarden la documentación deben favorecer tanto su buena conservación, como facilitar el acceso a los mismos. Estas afirmaciones se traducen en que al planear la instalación de agrupaciones documentales, además de considerar la fase del ciclo vital en que se encuentre el archivo, las características del local y los servicios de información a ofrecer; habrá que tomar en cuenta además el material, la forma y dimensiones de los documentos, en particular ya constituidos como unidades archivables. Por tal razón resulta ineludible deducir que ante la clara diferencia entre un expediente en una carpeta convencional y un rollo de película de 35 mm., éste exige una forma de guarda distinta. La misma autora lo explica así:

"Pero además de estos muebles clásicos para documentos escritos tenemos que contar con la necesidad de instalar aquellos que se llamaban documentos especiales y que cada día son más corrientes. Me refiero a los documentos gráficos que sobrepasan el tamaño de folio y a los que producen las nuevas técnicas de grabación en ficha y cintas por sistema magnético, sin olvidar los fotográficos y fonográficos."184

Molina Nortes y Leyva Palma también formulan en forma expresa esta situación:

"La instalación de documentos especiales. Existen documentos que, por su formato o tipo de soporte no tradicional, no pueden ser doblados e instalados de manera habitual y que requieran unas condiciones físicas adecuadas para que no se perjudique su estado de conservación.185 " En su obra Molina y Leyva explican brevemente lo relacionado a la instalación de documentos especiales. Exposición que refleja lo ya dicho: el mobiliario debe adaptarse a las características físicas de los documentos. Argumentan como en algunos casos será necesario el uso de sobres, fundas o cartuchos o cajas especiales. Mencionan diferentes tipos de estantes, armarios, ficheros y muebles que podrían emplearse en la guarda de fotografías, materiales audiovisuales como videos y películas, materiales sonoros, así como mapas, planos y dibujos.

Por su parte, Pescador del Hoyo explica también diferentes tipos de mobiliario para la instalación documentos especiales, que coincide en muchos aspectos con lo ya expuesto.

• Descripción El tema descripción archivística de documentos especiales puede suscitar polémica, puesto que es posible discernir puntos de vista contrapuestos entre los estudiosos de la archivística: los que argumentan que aquella no debe variar de la realizada a los documentos tradicionales, y los que sostienen que sí.

Por ejemplo en cuanto a descripción de fotografías, Villanueva no recomienda una descripción demasiado minuciosa que implique una investigación que según él, trasciende los límites archivísticos. Por ejemplo, lo que puede implicar el investigar quienes son todos los personajes que salen en determinada fotografía. De la misma manera considera innecesario el incluir la reproducción del documento (sea fotografía, mapa, plano u otro de clase iconográfica) dentro de una cédula descriptiva como lo hizo el AGN en algún tiempo, argumentando que en parte se debe a que los investigadores no se conformarán con copias y pedirán la referencia original.186

En la contraparte, en la misma línea de la descripción de fotografías, Teresa Muñoz explica que al describirlos, además de los elementos considerados en los documentos tradicionales:

"…A éstos se añaden los relativos a la naturaleza fotográfica del documento: técnica, soporte, dimensiones, estado de conservación, etc.; además de los datos relativos a la indización de la fotografía: descriptores onomásticos, toponímicos y de materias; sin olvidar los datos relativos a la propiedad intelectual, usos de la fotografía, datos de publicaciones, exposiciones, etc."187

Guilherme Fracornel coincide en que en la descripción de fotografías se ven implicados además de elementos de contenido, otros relativos a la técnica fotográfica en sus diferentes perspectivas. Al mismo tiempo señala que los catálogos juegan un papel trascendente en la conservación del acervo al influir en la disminución del manejo de originales. Recomienda el empleo de estos instrumentos "…automatizados, acompañados de programas de digitalización que permitan visualizar las imágenes durante su consulta, son lo más recomendable para los acervos fotográficos."188 También la autora distingue como necesario el que el área encargada de la catalogación cuente con material que le permita cumplir sus funciones, como son lupas y negatoscopios.

A partir de estos ejemplos tomados de la catalogación de documentos fotográficos, se puede razonar que las cualidades que lo hacen especial imponen la necesidad que contemplar otros factores en las tareas de descripción. No en vano Carmen Pescador dedica apartados exclusivos para discutir los temas de inventarios y catálogos de documentos especiales en su obra El archivo. Instrumentos de trabajo.189

La elaboración de los instrumentos descriptivos por lo tanto, tendría que realizarse bajo el método archivístico, tomando como base las normas aplicables al respecto, y como parte de estas las reglas de descripción multinivel (descripción de lo general a lo específico, información pertinente para el nivel de descripción, vinculación de las descripciones, no repetición de la información). De está forma serían catálogos en los que se reflejarían principalmente diferencias en relación a aquellos que describen documentos tradicionales; consecuencia natural de una descripción detallada de una unidad documental menor.

Además de lo anterior, estaría el otro aspecto de la descripción, ya comentado en el tema de clasificación: la utilidad de las guías, inventarios y catálogos, de éstos dos últimos en particular, para mantener el respeto a la procedencia y orden original de los documentos especiales, en aquellos casos en que se forman series o secciones artificiales a partir de un fondo. Así mismo, la elaboración de índices temáticos, onomásticos u otros, a partir de las agrupaciones de documentos especiales, pueden favorecer la investigación, cuando el interés de los usuarios se centra exclusivamente en documentos especiales como fotografías, mapas, registros sonoros, etc.

• Valoración La valoración documental es otro de los procesos archivísticos en los que, hablando de documentos especiales en términos genéricos, suele plantearse como inmutable su aplicación en relación a los criterios que se toman para los tradicionales. Conviene recordar que esta consiste en identificar los valores de la documentación a partir de la utilidad que tienen, resultando una doble valoración: la primaria y la secundaria.

En cuanto a la valoración primaria, que lleva a identificar los valores primarios de la documentación (administrativo, legal, contable) y que está relacionado con el uso de gestión, y por lo tanto de interés particular para la entidad productora; el proceso se apega por completo al procedimiento archivístico común. Es decir, los documentos especiales deben valorarse en su contexto de creación como parte del expediente y serie a que pertenecen, así mismo debe considerarse el marco jurídico pertinente y la utilidad que tienen para que la institución que lo generó pueda cumplir con las atribuciones que le competen.

Por otra parte en lo concerniente a la valoración secundaria, enfocada a determinar si los documentos que ya perdieron sus valores primarios poseen los secundarios (evidencial, informativo) y pueden ser útiles a la sociedad por su contenido histórico o cultural; el proceso también debe apegarse en primera instancia a los criterios archivísticos aplicados a los documentos tradicionales. Considerando igualmente el que los documentos especiales sean evaluados en su contexto de creación.

Sin embargo si se analizan casos específicos de algunas clases de documentos especiales, se identifican algunas particularidades en su valoración.

En cuanto a fotografías Muñoz Benavente hace acotaciones que asemejan en mucho al tratamiento de documentos tradicionales y recomienda que "Debido a la diversidad en la que se presenta la fotografía en los archivos habrá que actuar siempre de manera prudente, asesorado por especialistas, procurando no dejar nunca una fotografía fuera de su contexto documental y previendo su posible valor histórico."190

Por otra parte se tiene un Estudio del Ramp (Programa de administración de documentos y archivos) sobre valoración de fotografías, en el que se plantea necesaria su valoración y depuración por la gran cantidad que de éstas se producen. Entre las directrices que propone para su valoración, algunas bien pueden considerarse como generales en el sentido de que aplican también a los documentos tradicionales, como tomar en cuenta los valores informativos, o el no perder de vista el principio de procedencia evaluando las fotografías en su conjunto y contexto general de producción y no en forma aislada. Sin embargo algunos aspectos son exclusivos de esta clase documental por sus caracteres tanto internos como externos. Por ejemplo se torna necesario considerar los siguientes criterios:

– Dar mayor importancia al valor informativo que al probatorio, considerando a sus tipos de usuarios, así como los fines y alcances del uso de las fotografías.

– Los investigadores regularmente buscan lugares, personas y sucesos conocidos, prefieren las fotos de mayor calidad y las emplean para ilustrar e interpretar el pasado.

– Considerar el costo de conservación (aunque no sea un aspecto definitorio).

– Contemplar la originalidad y exclusividad del documento.

– Que se tenga clara la identificación de la imagen. El reconocer el tema, fecha, lugar, personas y fotógrafo dan confiabilidad y utilidad a la fotografía.

– Calidad de la imagen.

– Dar preferencia a soportes estables y de mayores probabilidades de conservación.

– Considerar la cantidad de material que exista.191

Al igual que las fotografías, los materiales sonoros son producidos en gran cantidad en ciertos ámbitos. En consecuencia resulta inexorable realizar también labores de valoración y depuración. Explica Miranda:

"Una de las tareas más importantes y delicadas de los archivos de radio es la de la selección, cuando los programas ya se han emitido. La cantidad de materiales que en estos entra es tan inmensa que si no se borra parte de él periódicamente, llegaría un momento en que los depósitos se verían desbordados (…) Esta es la razón de que exista un archivo temporal y otro definitivo para los documentos más excepcionales y los susceptibles de ser emitidos nuevamente"192

En cuanto a los documentos audiovisuales también existe un Estudio Ramp sobre evaluación de imágenes de movimiento, en el cual de la misma manera se percibe la necesidad de contar con criterios específicos para la valoración de esta clase documental. En este texto también se expone sobre lo inexorable de realizar esta actividad para la conservación únicamente de aquello que tenga una utilidad para la sociedad y se distinguen entre los materiales de naturaleza filmográfica, los pertenecientes a empresas televisoras y los procedentes de otras instituciones; indicando que son mayorías los de las dos primeras y que en estos los criterios de selección estarán mas enfocados a su valor informativo.193

Además, existe otra esfera vinculada a la valoración, no exactamente en el sentido de identificar la utilidad del documento para tareas de gestión u otros usos, sino al análisis documental con fines de validación, es decir, de identificar y precisar su integridad, autenticidad e ingenuidad. Es recurrente observar la inquietud ante este problema, en el caso de los documentos electrónicos por la facilidad con que se pueden modificar. En cuanto a su autenticidad comentan Molina y Leyva que "Sería necesario que se arbitren soluciones que permitan plasmar por medios informáticos una firma o un signo sin posibilidad de ser manipulado."194 La comprobación de la integridad enfrenta dificultades como la evolución constante de las tecnologías informáticas y lo costoso de la actualización de los equipos y programas de una institución, medios fundamentales para la recuperación de la información.

Tras revisar algunas situaciones en la valoración de documentos fotográficos, sonoros, audiovisuales y electrónicos se puede concluir que dicho proceso archivístico en los documentos especiales se aplica en primera instancia partiendo de una perspectiva archivística general y que a partir de las particularidades de cada clase documental, se deberán determinar criterios específicos de valoración, siendo que algunos de estos criterios puedan ser válidos para más de uno de ellos. El costo de conservación, la permanencia de los soportes, su autenticidad y exclusividad, la calidad del registro sea imagen o sonido y la identificación del autor o entidad productora, serán elementos valiosos al momento de establecer criterios de disposición documental para estas clases documentales.

4.2 La Conservación de documentos especiales Es unánime entre archivistas la opinión de que la conservación de documentos especiales requiere medidas diferentes a las empleadas en los tradicionales. En general los acervos pueden deteriorarse por factores intrínsecos al material de que están hechos los soportes; o por cuestiones de medio ambiente como son el clima, la iluminación, la presencia de elementos biológicos nocivos o la polución ambiental; aspectos en los que es determinante la forma de almacenamiento. También contribuye al deterioro documental la forma de manipulación y uso de la documentación.

El hecho es que tratándose de documentos especiales, las características de los soportes, el material mismo de que están hechos, sus diferentes formatos o en algunos casos su mismo proceso de elaboración (como en las fotografías por ejemplo), resultan determinantes para su conservación. Por lo cual es relevante asesorarse con especialistas que ayuden a identificar todas estas características de dichos acervos, dependiendo de su clase; y que de esta forma sea posible establecer las medidas preventivas más recomendables para su mayor perdurabilidad.

Fothergill subraya que "Los principales causantes de deterioro de los materiales no librarios son la temperatura y humedad extremas, el polvo y los campos magnéticos."195 Por lo cual en su obra, capítulo tres "Los materiales",196 recomienda las medidas generales para el cuidado de los diferentes soportes y formatos para favorecer su adecuada conservación. Por su parte Miranda se extiende proporcionando recomendaciones sobre el uso y limpieza de los discos de vinilo y casetes de cinta magnética.197

Un ejemplo de la diferencia entre los requerimientos de los documentos tradicionales y especiales se observa en las condiciones de clima que exigen. En los primeros se recomienda entre 18 y 22 °c., con una humedad relativa (HR.) del 65 %.198 Para los sonoros, en términos generales, 21 °c. y 50 % de HR. sería el entorno adecuado199 . Para los materiales fotográficos, y los que ostentan su naturaleza como el microfilm o las películas, estos factores deben ser lo mas bajo posibles para que se prolongue su periodo de vida. Se aconseja en general para fotografías en blanco y negro 15 °c y 30% de HR.; excepto la temperatura en negativos flexibles de nitrato y acetato para los cuales sería de 3 °c. En material a color sugiere 2 °c. y 30 % H. R.200

En síntesis, los documentos especiales requieren de un medio ambiente favorable para perdurar por mayor tiempo, mismo que habrá de determinarse de acuerdo a la naturaleza del soporte y a las características del formato. Por otra parte, deberán establecerse estrategias y políticas que eviten un deterioro progresivo, como resultado de la manipulación que exige su procesamiento técnico y su utilización por parte de los usuarios en la consulta.

4.3 El Servicio en archivos que resguardan documentos especiales El servicio como fin último de cualquier unidad de información, consiste en proporcionar a los usuarios la documentación, ya sea en forma directa mediante los propios documentos en original, copia o a través de exposiciones o; de manera indirecta por medio de la información de dicho acervo vía los instrumentos de descripción, consultas a distancia o búsquedas y localizaciones de datos concretos. Para el cumplimiento de tales funciones, en el caso de documentos especiales, afectan mucho los obstáculos de orden práctico más allá de los de tipo jurídico.

Convergen las opiniones de los estudiosos de esta temática en cuanto a la necesidad de contar con los equipos, máquinas o mecanismos adecuados para la consulta del contenido informativo de los documentos especiales, que si bien no es una regla general, si es un requerimiento recurrente. Núñez Fernández resalta el caso de los documentos electrónicos201 , Fátima Miranda hace lo propio con los sonoros202 y Richard Fothergill abarca todos los que presentan tal exigencia203 .

El tener tales equipos en un archivo implica por un lado contar con los suficientes recursos financieros para la adquisición de los mismos, además de personal con los conocimientos necesarios para su mantenimiento y operación. En otros casos, como por ejemplo con mapas y planos, el mobiliario en las salas de consulta deberá tener las dimensiones apropiadas al tamaño de dichos documentos.

Otro servicio común de los archivos es el otorgamiento de duplicados o alguna forma de reproducción. Al respecto Fracornel apunta en relación a archivos fotográficos que:

"Contar con un laboratorio dotado del equipo necesario para realizar duplicados con calidad de archivo y el personal técnico capacitado, son fundamentales para que estas tareas se efectúen de manera eficiente, sin poner en riesgo la integridad física de los materiales."204

De la misma manera en el caso de otros acervos, trátese de mapas, planos, materiales sonoros o audiovisuales, será necesario contar con los artefactos que permitan su reproducción con fines de servicio.

Una acción trascendente enmarcada en el servicio y vinculada a la conservación y preservación del acervo documental, se refiere a la elaboración de políticas cuyo contenido esté encaminado a evitar el deterioro de los documentos originales. Una alternativa puede ser la consulta exclusiva mediante copias. El requerimiento de ciertas condiciones para su manipulación puede ser otra recomendación: el uso de guantes o equipo pertinente.

El hecho es que el servicio en archivos que custodian documentos especiales sí exige en la mayoría de los casos, condiciones propicias en su manejo, consulta o reproducción.

Notas:

1 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos. Principios y técnicas, p. 42.

2 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística, p. 288.

3 CSEVE, Magdalena, y ZOLTA, Bodi. El Archivero de soportes especiales, una crisis de identidad, p. 1-2.

4 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de…: Op. cit., p. 288–289.

5 MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa, p. 96.

6 Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional General de Descripción Archivística, p. 11-12.

7 Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional General de Descripción Archivística. 2ª ed., p. 12.

8 Universidad de Salamanca. Curso: Elaboración de calendarios de conservación [en línea]. Disponible en Web:

. [Consulta: 14 de febrero de 2007] 9 Cfr. COUTURE, Carol, y ROUSSEAU Jean- Yves. Los Archivos en el siglo XX, p. 22.

10 Archivo General de la Nación (Colombia). Hacia un diccionario de terminología archivística, p. 50.

11 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica, p. 232.

12 Ministerio de Cultura, Subdirección General de Archivos Estatales. Diccionario de terminología archivística, p 27, 28.

13 TAMAYO, Alberto. Archivística, diplomática y sigilografía, p. 45.

14 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (México). Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración, p. 22.

15 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Administración de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI, p. 75.

16 Ibídem.

17 Ibídem.

18 Archivo General de la Nación (Colombia). Hacia un diccionario de terminología archivística, p. 12.

19 TANODI, Aurelio. Manual de archivología hispanoamericana. Teorías y principios, p. 35.

20 Committee of the International Council on Archives. Elsevier"s lexicon of archive terminology, p. 33.

21 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo, p. 160.

22 Ibídem, p. 161.

23 Ibídem, p. 161.

24 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos, p. 42-51.

25 Archivo General de la Nación (Colombia). Hacia un diccionario de…: Op. cit. p. 49.

26 Cfr. MARTÍNEZ TERÁN, Flavio, y CONDE LÓPEZ, Eric Guillermo. El rescate de los archivos orales en el municipio de Huehuetlán, San Luís Potosí, p. 85-89.

27 Interesantes razonamientos expone Schellenberg en el capítulo intitulado Relaciones Bibliotecarias de su magna obra, ya citada con anterioridad, donde al establecer las diferencias subraya las semejanzas entre ambas disciplinas. Así mismo Antonia Heredia y Cruz Mundet, en sus textos también ya mencionados, elucidan sobre el espacio que corresponde a nuestra profesión en lo que se ha dado por llamar ciencias de la documentación o información documental, poniendo de manifiesto los rasgos comunes a ellas; y proporcionando la pauta que permite comentar someramente sobre la definición del tema que nos ocupa, en algunas fuentes de perfil bibliotecario.

28 EZCURDIA Y VÉRTIZ, Manuel de, y MAAS MORENO, Margarita. Las colecciones especiales, p. 13.

29 PAGAZA GARCÍA, Rafael. Acerca de la enseñanza de la catalogación de materiales no libro, p. 51.

30 FOTHERGILL, Richard. Materiales no librarios en las bibliotecas: guía práctica, p. 13.

32 ARNTZ, Reiner, y PICHT, Heribert. Introducción a la terminología, p. 23.

33 Asociación Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales [en línea]. Disponible en Web:

[Consulta: 13 de febrero de 2007] 34 Fédération Internationale des Archives de televisión [en línea]. Disponible en Web:

[Consulta: 13 de febrero de 2007] 31 Nota: Los conceptos académicos de estos términos se verán en los subtemas pertinentes.

35 Federación Internacional de Archivos Fílmicos [en línea]. Disponible en Web:

[Consulta: 13 de febrero de 2007] 36 Sistema Nacional de Fototecas [en línea]. Disponible en Web:

. [Consulta: 13 de febrero de 2007].

37 BERLO, David K. El proceso de la comunicación, p. 25.

38 Ibídem, p. 45.

39 Ibídem, p. 130.

40 Ibídem, p. 34.

41 Ibídem, p. 130.

42 BUNGE, Mario. La investigación científica, su estrategia y su filosofía, p. 65.

43 Ibídem, p. 9.

44 Ibídem, p. 20-21.

45 Ibídem, p. 129.

46 ARNTZ, Reiner, y PICHT, Heribert: Op. cit. p. 42.

47 Ibídem, p. 28.

48 Ibídem, p. 27.

49 Ibídem, p. 58.

50 Ibídem.

51 Ibídem.

52 Ibídem, Cfr. p. 102-137. [En este apartado se desarrollan los principios para la elaboración de sistemas de conceptos y los tipos de relación que se dan en estos].

53 Ibídem, p. 102.

54 Ibídem, p. 71.

"…es la totalidad de objetos que corresponden a un concepto (…) [y] la extensión del concepto es el conjunto de conceptos situados en el mismo nivel y subordinados a otro concepto" 55

55 Ibídem, p. 73.

56 Ibídem, p. 78.

57 Ibídem, p. 87.

58 Ibídem, p. 58.

59 Cfr. HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit., Capítulo 5: Ciencias de la Documentación e Información: Analogías y diferencias, p. 155-170.

60 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit., p. 11.

61 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de…: Op. cit. p. 64.

62 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos, p. 23.

63 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit. p. 43 [*Nota: Esta definición de archivística es una aportación del Dr. Carrera Stampa a la Obra de Schellenberg al momento de hacer la traducción al castellano].

64 Cfr. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (México), Glosario de…: Op. cit. p. 20.

65 MENDO CARMONA, Concepción. Los archivos y la archivística: Evolución Histórica y actualidad, p. 34.

66 MARTÍN-POZUELO CAMPILLO, M. Paz. La construcción teórica en archivística: el principio de procedencia, p. 166.

67 MENDO CARMONA, Concepción: Op. cit. p. 31.

68 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit. p. 323.

69 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit. p. 11.

70 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo: Op. cit. p. 32.

71 BUNGE, Mario: Op. cit. p. 32.

72 ORTEGA Y GASSET, José. Misión del bibliotecario, p. 39.

73 COUTURE, Carol, y ROUSSEAU Jean- Yves: Op. Cit., p. 3-4.

74 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit., p. 42-43. [*Nota: Esta definición de archivo es una aportación del Dr. Carrera Stampa a la Obra de Schellenberg al momento de hacer la traducción al castellano. En ésta, básicamente sigue el Diccionario Histórico de la Lengua Española].

75 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit., p. 42.

76 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit., p. 89.cualquier persona, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales."77 para su procesamiento técnico, guarda y preservación; y cuyo acceso depende de intermediación tecnológica".25

77 FUSTER RUIZ, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo… Necesidad de clarificar los conceptos, p. 110-111.

78 MARTÍN- POZUELO CAMPILLOS, M. Paz: Op. cit., p. 107-108.

79 Nota: Véase el tema 2.2 de éste trabajo donde se comenta sobre el ciclo vital. Esta teoría en México se traduce en los Archivos de trámite, concentración e histórico. Cfr. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (MÉXICO). Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal. Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos. 59 p.

80 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit., p. 37.

81 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit., p. 42-43. [*Nota: Esta definición de archivo es una aportación del Dr. Carrera Stampa a la Obra de Schellenberg al momento de hacer la traducción al castellano. Como se observa es una definición ya mas elaborada, a diferencia de la anterior en la que únicamente sigue al diccionario].

82 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit., p. 43. [*Nota: Esta definición de archvalía es una aportación del Dr. Carrera Stampa a la Obra de Schellenberg al momento de hacer la traducción al castellano].

83 TANODI, Aurelio: Op. cit., p 15.

84 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Op. cit., p. 60.

85 Ibídem, p. 58.

86 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Op. cit., p. 70.

87 TANODI, Aurelio: Op. cit., p 14.

88 Nota: Se apunta fracción de fondo, por que puede estar representada por una o varias series, por una o varias secciones o parte de ellas.

89 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit., p. 95.

90 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo: Op. cit., p. 149.

91 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit., p. 95.

92 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit. p. 95.

93 Ibídem, p. 223.

94 MARTIN- POZUELO CAMPILLO, Ma. Paz: Op. cit. p. 130.

95 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas Documentales de Archivo… p. 145.

96 Cfr. DUCHEIN, Michel. El respeto de los fondos en Archivística: Principios Teóricos y problemas prácticos, p. 74-77.

97 MARTIN- POZUELO CAMPILLO, Ma. Paz: Op. cit. p. 86.

98 Ibídem, p. 130.

99 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas Documentales de Archivo…: Op. cit. p. 38.

100 Cfr. SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit. Capítulo VII Principios de Clasificación, p.

82-94; y COUTURE, Carol, y ROUSSOE, Jean Yves. Op. Cit. Parte III, Capítulo IV Clasificación, p. 225-237.

101 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit. p. 186.

102 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de…: Op. cit. p. 239.

103 Ibídem, p. 244.

104 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas Documentales de Archivo…: Op. cit. p.257.

105 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de…: Op. cit. p. 99.

106 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit. p. 87.

107 MARTIN- POZUELO CAMPILLO, Ma. Paz: Op. cit. p. 103.

108 Ibídem, p. 82.

109 Ibídem, p. 89.

110 AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…: Op. cit. p. 21.

111 Ibídem, p. 27.

112 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Op. cit. p. 23.

113 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit. p. 89.

114 MARTIN- POZUELO CAMPILLO, Ma. Paz. Op. cit. p. 98.

115 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit. p. 42.

116 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit. p. 90.

117 MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria: Op. cit. p. 21.

118 AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…: Op. cit. p. 27.

119 SCHELLENBERG, Theodore R. Técnicas descriptivas de archivos. Capítulo II, Los caracteres externos e internos de los documentos, p. 17–39.

120 AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…: Op. cit. p. 122–123.

121 SCHELLENBERG, Theodore R. Técnicas descriptivas…: Op. cit. p. 21.

122 MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria: Op. cit. p. 24.123 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo: Op. cit. p. 112.

124 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit. p. 92-93.

125 AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…: Op. cit. p. 124.

126 SCHELLENBERG, Theodore R. Técnicas descriptivas…: Op. cit. p. 26.

127 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. cit. p. 95.

128 Ibídem.

129 MARTIN- POZUELO CAMPILLO, Ma. Paz: Op. cit. p. 82.

130 AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…: Op. cit. p. 123.

131 FOTHERGILL, Richard: Op. cit. p. 13.

132 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Administración de documentos… Op. cit. p.33.

133 Microsoft. Encarta. Diccionario de la Real Academia Española. 2006. [D.V.D.] 134 CSEVE, Magdalena, y ZOLTA, Bodi. Op. cit. p. 2-3.

135 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo: Op. cit. p.107.

136 Microsoft. Diccionario de Encarta. Op. cit.

137 Cfr. HEREDIA HERRERA, Antonia. 5ª ed. Op. cit. p. 101-105.

138 Ibídem, p.151.

139 MARTIN- POZUELO CAMPILLO, Ma. Paz. Op. cit. p. 100.

140 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Reflexiones sobre el término audiovisual utilizado en prensa y archivos, p. 34.

141 Cfr. Ibidem, p. 33.

142 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: Op. cit. p. 275.

143 Microsoft. Diccionario de Encarta. Op. cit.

144 Cfr. RUÍZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Aplicaciones tecnológicas en el tratamiento técnico de las imágenes en el archivo. P.67-99 (Sólo por citar un ejemplo).

145 COUTURE, Carol, y ROUSSEAU Jean- Yves. Op. Cit. p.27.

146 RUÍZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Op. Cit. P. 91 147 ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. Los archivos de documentos electrónicos, p. 41.

148 Cfr. VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Op. cit. p.53-54.

149 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. La fotografía como documento de archivo y su procesamiento técnico, p. 62-63.

150 TANODI, Aurelio. Op. Cit. , p. 33.

151 MUÑOZ BENAVENTE, Teresa. El patrimonio fotográfico: la fotografía en los archivos, p. 39.

152 Ibídem, p. 40.

153 TANODI, Aurelio. Op. Cit., p. 28- 29.

154 TANODI, Aurelio. Op. Cit. , p. 30.

155 AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…: Op. cit., p. 161.

156 TANODI, Aurelio. Op. Cit. , p. 28.

157 Ibídem, p. 29.

158 MIRANDA REGOJO, Fátima. La fonoteca, p. 20.

159 Cfr. Ibídem, p. 43.

160 CSEVE, Magdalena, y BODI, Sola. Op. cit., p. 4.

161 MIRANDA REGOJO, Fátima. Op. cit., p. 64.

162 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Op. cit. p. 107.

163 TANODI, Aurelio. Op. Cit. , p. 33.

164 AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…: Op. cit., p. 160.

165 HEREDIA HERRERA, Antonia. 5ª ed. Op. cit. p. 153.

166 TANODI, Aurelio. Op. Cit. , p. 33.

167 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. Op. cit., p. 63.

168 MUÑOZ BENAVENTE, Teresa. Op. cit., p. 38.

169 TANODI, Aurelio. Op. Cit. , p. 30.

170 MUÑOZ BENAVENTE, Teresa. Op. cit., p. 39.

171 AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…: Op. cit., p. 40.

172 Cfr. FOTHERGILL, Richard. Op. cit., p. 69.

173 CSEVE, Magdalena, y BODI, Sola. Op. cit., p. 1.

174 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. Op. cit., p. 61.

175 HEREDIA HERRERA, Antonia. 5ª ed. Op. cit., p. 153.

176 MUÑOZ BENAVENTE, Teresa. Op. cit., p. 40.

177 PAGAZA GARCÍA, Rafael. Op. cit., p. 51.

178 AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo. Op. cit., p. 28.

179 MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria. Op. cit., p.96.

180 Ibídem.

181 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. Op. cit., p. 64.

182 MIRANDA REGOJO, Fátima. Op. cit., 198.

183 PESCADOR DEL HOYO, Ma. Del Carmen. El archivo Instalación y conservación, p. 12.

184 Ibídem, p. 35.

185 MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria. Op. cit., p. 95.

186 Cfr. VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. Op. cit., p. 66-67.

187 MUÑOZ BENAVENTE, Teresa. Op. cit., p.42.

188 FRACORNEL, Guilherme, et al. Manual de diagnóstico de conservación en archivos fotográficos. P. 61.

189 Cfr. PESCADOR DEL HOYO, Ma. Del Carmen. El archivo. Instrumentos de trabajo, p. 28-42 y 167-187.

190 MUÑOZ BENAVENTE, Teresa. Op. cit. p. 41.

191 UNESCO, CIA. Evaluación de fotografías para archivo, p. 57-63.

192 MIRANDA REGOJO, Fátima. Op. cit., 64.

193 KULA, Sam. La evaluación de las imágenes en movimiento de los archivos: un estudio del RAMP con directrices, p. 55-58.

194 MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria. Op. cit., p. 22.

195 FOTHERGILL, Richard. Op. cit., p. 341.

196 Ibídem, p. 88-122.

197 MIRANDA REGOJO, Fátima. Op. cit., p. 140-155.

198 KUON CARRERO, Rosa. Manual de los archivos universitarios, p. 97-99.

199 MIRANDA REGOJO, Fátima. Op. cit., p. 138.

200 FRACORNEL, Guilherme. Op. cit., p. 83-84.

201 Cfr. NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Op. cit. p. 123.

202 Cfr. MIRANDA REGOJO, Fátima. Op. cit., p. 212-214 y 219-224.

203 Cfr. FOTHERGILL, Richard. Op. cit., p. 57-62.

204 FRACORNEL, Guilherme. Op. cit., p. 65.

Conclusiones

Después de haber disertado sobre los documentos especiales desde diversas perspectivas… ¿qué se puede concluir? A continuación se plantean los siguientes razonamientos.

Los documentos especiales difieren de los tradicionales por su forma y no por su contenido, por lo tanto en esencia su naturaleza archivística permanece inmutable. En consecuencia su tratamiento no debe quedar al margen del procedimiento genérico aplicado a los documentos tradicionales, y en todo caso adecuarse a las exigencias que impongan el lenguaje o el soporte en cada uno de los procesos específicos que debe recibir.

De la concepción clara que se tenga de lo que representan los documentos especiales, dependerá en buena medida que se les tome como objetos de estudios para el desarrollo de nuevos conocimientos que otorguen herramientas valiosas para su tratamiento desde la óptica de la disciplina de los archivistas. Dicha noción se percibe en la mayoría de los autores consultados, aunque al momento de concretar su significado quedan por lo general, en tal forma que no ofrecen una claridad absoluta, situación que se traduce en ambigüedad por quedar como definiciones demasiado amplias o desatinadamente cerradas. Sin embargo, al realizarse un razonamiento pertinente a partir de los conceptos encontrados en la literatura de la especialidad, se delimitaron en el presente trabajo las características que han de permitir una diferenciación clara entre los documentos especiales y los tradicionales.

Al concepto inferido no se llego a partir de intuiciones o imaginaciones arbitrarias, sino que emergió de la misma esencia de la archivística, de sus principios básicos, de sus conceptos elementales en una secuencia sencilla pero fundamental: Archivística- archivo- principio de procedencia- fondo- clasificación- documento- caracteres internos y externos- clase- soporte y formato. De estos tres últimos devienen sus cualidades de especiales y por lo tanto a estas características habrá que prestar atención particular cuando se les dé tratamiento archivístico.

A partir de la naturaleza de la clase documental y del soporte, se establecieron como categorías de documentos especiales los textuales en soportes no convencionales, los iconográficos, los sonoros y los audiovisuales. Éstos al generarse, salvo ciertas excepciones, se relacionan con documentos tradicionales en las gestiones que reflejan y a las que sirven. Al igual que cualquier material de archivo, forman agrupaciones de diferentes categorías, en algunas situaciones de carácter artificial como resultado de las necesidades de instalación y conservación.

Finalmente se determinó que el manejo y tratamiento de estas clases documentales debe partir del procedimiento general de la archivística y en lo particular adecuarse a las características y exigencias particulares de cada clase de documentos especiales. Siendo la clasificación la que permanece inalterable y el resto pudiendo variar en mayor o menor medida.

Los documentos especiales son una realidad en los archivos. Situación que exige a los archivistas una formación que les otorgue herramientas suficientes para darles un manejo y tratamiento adecuado. Para ello es fundamental adentrarse al conocimiento de los procesos y técnicas involucradas en su elaboración y producción. Probablemente se puedan concebir como áreas de especialización para los profesionales de los archivos, en virtud de que cada clase conlleva toda una cultura de por medio. Los mapas todo un conocimiento de la cartografía, la fotografía un dominio de los procesos, técnicas, soportes y formatos fotográficos. La microfilmación, los documentos sonoros, los audiovisuales también implican un saber que trasciende a la archivística misma.

Para el estudio profundo de cada categoría de los documentos especiales será necesario no solo estudiar fuentes de la ciencia de los archivos, sino también y principalmente, todo lo que al respecto han desarrollado otros especialistas, como aquellos que integran asociaciones como la IASA, la FIAT y la FIAF; hablando de organismos internacionales. O en su caso otras de carácter nacional como el SINAFO. Lo importante es que se desarrolle un conocimiento de estos acervos desde una perspectiva claramente archivística.

También es necesario que los archivistas tengan una visión alerta y abierta. Que sean conscientes de la evolución del conocimiento y por lo tanto de lo inestable de sus conceptos. Los soportes documentales devienen de la evolución de la ciencia y la tecnología. Antes del papel fueron otros materiales escriptorios. A partir de la aparición de la fotografía a mediados del siglo XIX han surgido paulatinamente nuevos soportes, en particular en los años mas recientes. La tecnología avanza a pasos agigantados, con soportes que a veces resultan fugaces y que se traducen en documentos que pasan por los archivos efímeramente. Esta velocidad que distingue a la tecnología, sobre todo de la información, plantea retos importantes a los archivistas profesionales. No falta el comentario en el ámbito de los archivos de que los documentos en papel fenecerán paulatinamente y; que los que resultan de las nuevas tecnologías informáticas ocuparán su lugar. Como se comentó en el cuerpo del trabajo, ésta situación llevaría a replantear diversos aspectos de la teoría archivística, entre los cuales habría que redefinir el concepto de documentos especiales.

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[Consulta: 14 de febrero de 2007] LOS DOCUMENTOS ESPECIALES EN EL CONTEXTO DE LA ARCHIVÍSTICA México 2008 © Gumaro Dámian Cervantes (en trámite) Edición electrónica y portada: El autor México, D. F. 2008 Se autoriza la reproducción de esta obra, salvo con fines comerciales, siempre que se mencione la fuente bibliográfica. Especialmente a mi vida, que son ustedes.

Porque al palpitar mi corazón en vez de sonar pum-pum, susurra:

"Carmen… Axelito" A mi familia:

Los que están en el Mictlán, los que habitan aquí mi sangre.

Sobre el autor Es lic. en Archivonomía, egresado de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA). Su experiencia en la disciplina data desde 1993, principalmente en proyectos de organización de archivos, así como en el ámbito de la capacitación. Inicio labores docentes en la ENBA a partir de 1995. Ha elaborado algunos textos sobre Archivística como artículos, ponencias y una guía de autoaprendizaje.

Autor:

Gumaro Damián Cervantes.