Elaboración de Balance General y Cuadro Demostrativo de Resultado con Excel (página 2)

Al cargar un registro que corresponde al
Haber en la columna CuentaContable utilice la
opción Aumentar sangría de la barra
Formato, a fin de crear una vista de profundidad que facilite la
lectura en el mayor. Cuando esté digitando el nombre de la
cuenta trate siempre escribir de una manera uniforme (Escribir de
la misma forma cada concepto).

El siguiente cuadro muestra datos de 4
asientos diarios

Paso 4. – Preparación de
Datos de Apoyo:

En la columna I agregue el titulo
"Saldo". Escriba debajo de este titulo la siguiente
formula en la celda I2 = SI(G2>0;G2;-H2). Copie esta
formula en todas las celdas con asientos, la cual utilizaremos
para mostrar en una sola columna el importe del debe y del haber
que, sumando algebraicamente obtendremos el saldo de cada
cuenta.

A.
Preparación de Balances y Resultados Financieros con
Ordenar y Subtotales

Paso 5. Realizamos la
mayorización de las cuentas

a. Aplicamos Ordenar… del
menú Datos, Presione Aceptar, luego observe los cambios,
en caso que desea ver el asiento como estaba
originalmente, ordene por la columna
Orden.

b. Utilizamos Subtotales…
del menú Datos y modificamos los valores de
la ventana de dialogo como el cuadro siguiente:
Tenga en cuenta que en caso de existencia de varias formas de
escritura de Caja, por ej. CAJA y otras variantes del mismo
concepto, Excel realizará distinciones según como
esta escrito, y por lo tanto considerará como conceptos
diferentes.

c. A continuación se observa el
siguiente cuadro luego de aplicarse la
operación

d. Elaboración del Balance y
Resultados.

El cursor muestra el saldo de
Mercaderías – Productos Terminados.

Observe un pequeño circulo rojo en
la esquina superior izquierda, si selecciona el botón 2,
podrás notar que el informe muestra las sumas del Debe,
del Haber y el Saldo de cada cuenta, con esta información
ya podemos elaborar el Balance General y El cuadro de
Resultados.

B.
Elaboración de Balances y Resultados Financieros con
Tablas Dinámicas:

A continuación utilizaremos una de
las herramientas más potentes a nivel de usuario, que es
Informes de tablas y gráficos dinámicos,
que esta en el menú Datos.

1. Quite los subtotales siguiendo los
puntos b. y a.(en ese orden) del Paso 5,
quedará ordenado por Orden, y copie la hoja1,
seleccionando con el botón secundario del Mouse sobre la
hoja1, marque Mover o copiar…, luego (mover
al final) y active la casilla de verificación
Crear una copia. Usted decide con cual de las copias va
a trabajar y podrá repetir la experiencia cuantas veces
quiera.

2. En la columan J escribimos un titulo de
columna llamado PrimerCar y escribimos en la celda J2 la formula
=IZQUIERDA(D2;1) con el fin de extraer el valor del
primer carácter del codigo de la cuenta contando desde la
izquierda.

3. En la columan K escribimos un titulo de
columna llamado GrupoBalance y escribimos en la celda K2 la
formula =SI(J2="1";"1-ACTIVO";
SI(J2="2";"2-PASIVO"; SI(J2="4";"3-DEBE";
SI(J2="5";"4-HABER";""))))

Con el propósito de mostrar como
columna de la tabla dinámica.

4. En la columna L escribimos un titulo de
columna llamado CuentaClasificada y seguidamente en la celda L2
escribimos la formula =CONCATENAR(D12;" – ";E12), para
unir el código de la cuenta y el nombre y ya podemos
iniciar la construcción de nuestro tabla
dinámica.

Paso 1. Seleccione Informes de tablas y
gráficos dinámicos… del menú
Datos, experimente paso a paso siguiendo el asistente hasta que
aparezca un formato algo similar a la figura que
sigue:

a. Arrastre con el ratón
CuentaClasificada en el area Coloque campos de fila
aquí, a continuación debe aparecer todas las
cuentas con sus códigos.

b. Arrastre con el ratón
GrupoBalance en el area Coloque campos de columna
aquí, a continuación debe aparecer los titulos
de columnas.

c. Arrastre con el ratón
Saldo en el area Coloque datos aquí, a
continuación debe aparecer los datos ocupando las columnas
correspondiente a cada fila y columna ordenados ambas dimensiones
como en el grafico siguiente.

d. Ubique el cursor en el area de datos y
presione el boton secundario del Mouse, seleccione Opciones
de tablas… y deje sin marcar Totales generales de
filas

e. Observamos que en la celda C13 se crea
una formula para obtener el importe para la cuenta Resultados del
Ejercicio. A

f. A continuación ya podes elaborar
con mas facilidad el Balance General y el Cuadro de
Resultados.

Espero que hayas aprovechado este
pequeño aporte, y espero sumen sus experiencia y me puedan
ayudar para mejorar este material y pueda servir a mayor cantidad
de personas que realizan su labor con MS Excel.

Observación: También es
posible preparar varias tablas relacionadas con Access u otros
tipos de Bases de Datos que el usuario conozca.

Las siguientes tablas podrían formar
parte del sistema:

1. PlanCta – Plan de cuentas general,
con los siguientes campos: Orden, CodCta(clave principal),
Cuenta, Asentable, TipoSaldo.

2. AstoCab – Cabecera de Asiento
Diario, con los siguientes campos: Orden, NroAsto (clave
principal), Fecha, Descripción.

3. AstoDet – Detalle del asiento
diario, con los siguientes campos: Orden (clave
principal), NroAsto (clave externa) AstoCab, CodCta (clave
externa).PlanCta, TipoOp (Debe/Haber), Importe.

Un abrazo a todos los colegas (estudiantes,
contadores, administradores).

Autor:

Lic. Gregorio Mareco,
Consultor

Contador y Analista de Sistemas