Propuesta de un modelo para la Gestión del Alcance en proyectos de desarrollo de videojuegos (página 2)

El objetivo del alcance es definir lo que está o
no incluido en el proyecto. Se definen las características
y funciones que tendrá el producto, además de
qué procesos se deben hacer para desarrollarlo;
básicamente se determinan sus límites. Con este
proceso se protege la viabilidad del proyecto al controlar el
estricto cumplimiento del contrato; ante cualquier necesidad de
inclusión o cambio posibilita un análisis del
posible impacto, y de ser positivo, procura conseguir la
autorización y el financiamiento necesario.

El alcance puede verse desde dos enfoques diferentes:
alcance del producto y alcance del proyecto; ambos están
ampliamente relacionados entre sí. En la siguiente figura
(Fig. 1) se muestra gráficamente esta
relación.

Fig. 1: Relación entre alcance
del producto y alcance del proyecto.

Para que no existan sorpresas y todos queden satisfechos
al concluir el ciclo de trabajo, ambas partes (clientes y equipo
de desarrollo) deben estar de acuerdo y tener claridad en
cuál será el producto que se entregará,
así como sus características y los procesos que se
necesitan para completarlo.

Con el fin de asegurar que el proyecto incluya todos y
cada uno de los trabajos a realizar para completar el producto o
servicio exitosamente la gestión del alcance incluye los
procesos de planeación, definición, desglose,
verificación y control. Estos procesos constituyen las
fases por las que debe transitar el proyecto para lograr los
objetivos planteados al inicio. Cada una de ellas tiene
características, objetivos y técnicas
específicas, pero todo en busca de resultados
satisfactorios. En la siguiente gráfica (Fig. 2) se
muestran estas fases.

Fig. 2: Fases que incluye la
gestión del alcance.

Planificación del alcance: En
esta fase se crea el plan de gestión del alcance, el cual
incluye como se definirá, verificará y
controlará el alcance del proyecto.

Definición del alcance: En
esta fase se desarrolla un enunciado del alcance del
proyecto.

Desglose del alcance: En esta fase
se subdividen los productos e entregables.

Verificación del alcance:
Aquí se formaliza la aceptación de los productos
entregables completados del proyecto.

Control del alcance: En esta fase
como su nombre lo dice se controlan los cambios en el alcance del
proyecto.

Los proyectos y su administración se desarrollan
en un contexto más amplio que el proyecto en sí.
Tanto el líder de proyecto como su equipo deben entender
este contexto, el alcance es una de las herramientas de
planeación que permite considerar un entorno más
amplio. El administrar actividades día a día es
necesario para el éxito del proyecto pero no es
suficiente.

Situación actual en los proyectos
de videojuegos

Entre los problemas fundamentales que se pueden
encontrar en el proceso de gestión del alcance
están la incorrecta definición inicial y las
especificaciones del mismo, ya que muchas veces se obvian
aspectos claves para el desarrollo del producto, modificaciones
hechas durante el desarrollo del proyecto, no se descompone en
forma adecuada, entre otros.

En muchos de los proyectos que se desarrollan en nuestra
universidad no se realiza una correcta gestión del
alcance, lo que influye en ocasiones en el atraso e
incumplimiento de los acuerdos pactados con los clientes. En el
caso específico de los proyectos de videojuegos, no existe
una tradición de desarrollo de este tipo de productos en
nuestro país (ni siquiera existen experiencias similares).
Por esta razón casi todo el equipo de desarrollo puede
considerarse "novato" y con muy poca experiencia, comenzando por
los propios gerentes y líderes de proyectos.

Es importante señalar que los videojuegos que se
han desarrollado en la universidad hasta el momento han sido por
encargo. O sea, no han sido un producto ideado por especialistas
del propio proyecto que luego es comercializado, como hacen la
mayoría de las empresas productoras de videojuegos. Lo que
ha ocurrido es que el cliente viene con una propuesta (en
ocasiones ambiciosa) y se firma el contrato. Ese trabajo es
asignado entonces a un proyecto productivo; ahí los
desarrolladores se enfrentan por primera vez a los requisitos del
cliente, como ya el contrato está firmado, se encuentran
limitados de realizar alguna sugerencia o modificación al
mismo. Por otra parte, las estimaciones de las fechas de entrega,
los costos y el presupuesto que se realizaron no son lo
suficientemente acertadas, ya que no se tienen en cuenta factores
como disponibilidad de recursos, nivel de familiarización
del personal con las herramientas y tecnologías empleadas,
así como el tiempo del que dispone cada uno para el
proyecto (deben atender también la docencia
universitaria).

Otro de los problemas son las constantes solicitudes de
cambios por parte de los clientes, que desean actividades
adicionales, o cambios en la estructura y concepción del
juego; entonces, las estimaciones que se hicieron inicialmente
para el presupuesto, y el cronograma ya no son
válidas.

ESTRATEGIA
PROPUESTA

El modelo que se propone sirve de guía a nuestros
líderes para realizar la gestión del alcance, ya
que organiza los pasos o procesos a seguir y brinda algunas
técnicas que se pueden utilizar en cada fase. Todo esto
permite que se obtengan mejores resultados en el desarrollo de
los proyectos.

Como se había explicado anteriormente en la fase
de planeación de un proyecto de software es donde se
realizan una serie de actividades que traen como resultado la
estimación de costo, recursos y tiempo. En esta fase es
donde debe comenzar a definirse el alcance de un
proyecto.

El modelo o guía que se propone es
el siguiente:

Iniciación:

Durante la etapa de iniciación se debe realizar
una detallada evaluación de las necesidades del cliente y
un estudio de viabilidad que asegure que el contrato que se firme
tenga posibilidades reales de éxito.

Se recibe la descripción del producto mediante el
"guión de contenido del videojuego". Este documento
contiene las características del producto de manera
general, ya que es una fase temprana aún. Es importante
que si se decide aprobar el proyecto por las ventajas
económicas que pueda reportar, sea definido inmediatamente
el grupo de trabajo que lo ejecutará y su líder.
Ellos deben revisar la concepción inicial del juego y
participar (al menos el líder) en la firma de los acuerdos
finales con el cliente, de esta forma podrá conocer de
primera mano sus intereses y necesidades, además de que
podrán hacerse estimaciones de plazos y recursos de
acuerdo a las capacidades reales de producción.

Planificación del
alcance:

Con el proyecto y el guión técnico del
juego constituidos, se comienza a elaborar el plan de
gestión del alcance, donde se describe cómo
será definido, documentado, verificado, manejado y
controlado el alcance del proyecto y cómo serán
integrados los posibles cambios.

Con la participación de todo el equipo de
proyecto se realiza un análisis detallado del producto
para lograr una mejor comprensión del mismo. Se valoran
los costos y beneficios tangibles e intangibles para determinar
la factibilidad de emplear o no las alternativas de desarrollo
identificadas. Aquí se incluye la determinación del
entorno de desarrollo, así como las librerías y
otras herramientas que se utilizarán. Son
comúnmente empleadas las tormentas de ideas, además
se tiene en cuenta las experiencias acumuladas en proyectos
anteriores de similares características.

Como resultado de esta fase se obtiene el plan de
gestión del alcance, para llevar a cabo futuras decisiones
de proyecto y confirmar o desarrollar una comprensión
común del alcance del proyecto entre los miembros del
proyecto. Este plan es actualizado a medida que avance el
proyecto y surjan cambios. Surgen además propuestas
de modificaciones al guión técnico,
que deben ser puestas a consideración del cliente para que
valore si estas pueden contribuir a mejorar la concepción
inicial que tenía sobre el juego.

El plan de gestión del alcance incluye los
propósitos para los cuales fue creado el proyecto, una
breve descripción del producto, la lista de subproductos
que se debe entregar y que delimitan la terminación del
proyecto (por ejemplo el código ejecutable, manual de
usuario, etc.), así como los objetivos del proyecto que
incluyen una medida cuantificable de bajo qué condiciones
este puede ser considerado exitoso.

Definición del
alcance:

En esta etapa se subdividen las principales entregas de
proyecto en componentes más pequeños y manejables.
En el caso específico de los videojuegos, estos
entregables pueden estar determinados por la entrega de los
diferentes niveles por separado, o por módulos de
simulación, inteligencia artificial, sonido,
gráficos, redes, instalador, etc.

Este desglose estructurado de trabajo facilita la
definición de tareas y responsabilidades individuales; se
define un mecanismo para medir y controlar el desempeño e
incrementa la precisión en los costos, tiempo de
duración y recursos estimados. Se obtienen además
actualizaciones del alcance del proyecto, ya que a medida que se
va trabajando pueden surgir elementos que no se tuvieron en
cuenta en las primeras fases.

Son frecuentemente utilizados los patrones de Desglose
Estructurado de Trabajo, para lo cual pueden ser usados de
ejemplos modelos que se emplearon en proyectos similares. Para
realizar la descomposición se deben identificar las
principales entregas del proyecto, decidir si los estimados de
costo y duración pueden ser llevados a este nivel de
detalle para cada entrega, identificar los componentes esenciales
de la entrega, así como verificar la correcta
descomposición. Es importante que en la
planificación de tiempo de desarrollo se tenga en cuenta
la etapa de integración, que demanda gran
dedicación y esfuerzos combinados de todos los
responsables de módulo.

Verificación del
alcance:

En esta etapa se imponen las inspecciones,
mediciones, pruebas y auditorías con el objetivo de
determinar si se está trabajando adecuadamente y si los
resultados están de acuerdo a los
requerimientos.

Se revisará la documentación
del producto y el funcionamiento individual de cada componente,
cada uno de los cuales debe ser auto-contenido.

El cliente participará periódicamente en
esta etapa, en la que evaluará los demos de cada
componente o nivel para que pueda constatar el avance del
proyecto y que sean corregidos los errores a tiempo. Al concluir
debe expresar formalmente su aceptación o no con el
desempeño del proyecto.

Control de cambios del
alcance:

Los factores que generan cambios de alcance deben ser
seguidos de cerca para asegurar que de ocurrir alguno, estos sean
acordados y aprobados previamente por las partes interesadas.
Debe determinarse cuando ha ocurrido un cambio y administrarlo en
ese momento.

Se emplea control de cambios del alcance, que define los
procedimientos por medio de los cuales, el alcance del proyecto
puede ser cambiado; esto incluye el papeleo, sistemas de
seguimiento, y niveles necesarios de aprobación para
autorizar dichos cambios.

Se mide el desempeño para determinar qué
está causando variaciones relativas al lineamiento de base
pactado. Se decide si la variación requiere acciones
correctivas; en caso afirmativo se realiza una planeación
del alcance del proyecto adicional ya que frecuentemente se
requieren ajustes de costo, tiempo y calidad.

Los cambios de alcance de proyecto deben ser
retroalimentados al proceso de planeación. Los documentos
técnicos y de planeación serán actualizados
como sea necesario, y los interesados deberán ser
notificados oportunamente.

Se tratará de evita que en el futuro el proyecto
se aleje de la línea del plan de proyecto. Todo lo
ocurrido debe quedar documentado para que sirva de experiencia en
proyectos posteriores. Por otra parte, el documento
correspondiente al lineamiento de base puede ser revisado y
reformado para reflejar los cambios aprobados, y formar el nuevo
lineamiento de base.

CONCLUSIONES

El alcance es una de las tantas herramientas utilizadas
en la Administración de Proyectos, que en conjunto buscan
desarrollar la habilidad de administrar proyectos de manera
eficiente. En ocasiones, no se le dedica el tiempo y la
importancia necesaria a este tipo de herramientas sin embargo es
importante considerar que son la base para el cumplimiento de las
expectativas del proyecto.

El desarrollo de este trabajo ha permitido
llegar a las siguientes conclusiones, de manera que se evidencia
el cumplimiento a los objetivos propuestos:

El alcance marca pautas para la toma de
decisiones futuras y realización de actividades a nivel
operativo.

o Mejora la precisión en las
estimaciones de tiempo, costo y recursos.

o Facilita la asignación clara de
responsabilidades.

o Define la línea base para la
medición del desempeño y control.

o Identifica el objetivo final del proyecto
y sus entregables.

o Posibilita un entendimiento común
del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de
proyecto.

o Asegura que el proyecto incluye todo el
trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar
exitosamente.

Se elaboró un modelo sirve como
guía para llevar a cabo la gestión del alcance en
los proyectos de desarrollo de videojuegos, aunque esta puede ser
adaptada para proyectos de otro tipo.

BIBLIOGRAFÍA
CONSULTADA

Fuentes
electrónicas:

Definición y Alcance del proyecto.
[Disponible en:
http://www.mitecnologico.com/Main/DefinicionYAlcanceDelProyecto

Procesos de Gestión del Alcance del
proyecto. [Disponible en:
http://200.93.163.76/CdsBogota/Politicas/documentospublicacion/06PROCESOGESTIONALCANCEDELPROYEC
TO.doc

El Contexto de la Administración de
Proyectos. [Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok2

Project Scope Management. [Disponible en:
http://www.tensteppb.com/5.0ProjectScopeManagement.htm

Scope Management. [Disponible en:
http://www.projectsmart.co.uk/scope-management.html

Administración de proyectos.
[Disponible en:
http://www.webtaller.com/maletin/articulos/administracion-proyectos-4.php

El Alcance del proyecto. 2006. [Disponible
en:
www.it.aut.uah.es/juanra/docencia/GestiondeProyectos/traspas/tema4.pdf

Verificación del alcance del
proyecto. 2008. [Disponible en:
http://evaluandoerp.blogspot.com/2008/07/verificacin-de-alcance-del-proyecto.html

Alcance de un proyecto. 2008. [Disponible
en:
www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Boletín%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf

AMBRIZ, R. Una herramienta práctica
y sencilla para definir el alcance de un proyecto, 2004.
[Disponible en:
http://www.allpm.com/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=937

ESTERKIN, J. ¿Qué es la
verificación del alcance del proyecto?, 2007. [Disponible
en:
http://iaap.wordpress.com/2007/07/16/%C2%BFque-es-la-verificacion-del-alcance-del-proyecto

ESTERKIN, J. La verificación del
alcance del proyecto, 2007. [Disponible en:
http://iaap.wordpress.com/2007/05/29/la-verificacion-del-alcance-del-proyecto

FERNÁNDEZ, B. D. El alcance, su
importancia y eficacia., 2008. [Disponible en:
http://www.degerencia.com/articulo/el_alcance_su_importancia_y_eficacia

MANTILLA, C. C. La Gestión del
Alcance del Proyecto, 2007. [Disponible en:
http://operations.blogs.ie.edu/archives/2007/06/la_gestion_del.php

MANTILLA, C. C. Riesgos en la
Gestión del Alcance, 2007. [Disponible en:
http://operations.blogs.ie.edu/archives/2007/06/riesgos_en_la_g.php

PM4DEV. El alcance del proyecto, 2008.
[Disponible en:
www.pm4dev.com/espanol/documentos/articulos/PM4DEV%20-%20El%20Alcance%20del%20Proyecto.pdf

VALDEZ, F. La planeación del alcance
del proyecto, 2007. [Disponible en:
http://leccionesaprendidas.blogspot.com/2007/01/la-planeacin-del-alcance-del-proyecto.html

Autor:

Ing. Kirenia Rojas
Escobar

Ing. Heidy Valenzuela
Díaz

Universidad de las Ciencias
Informáticas (UCI). Facultad Regional Artemisa.
Cuba