Sistema de Gestión Documental

¿Qué es
la Gestión Documental?

La gestión documental consiste en el uso de
tecnología y procedimientos que permiten la gestión
y el acceso unificado a información generada en la
organización:

• Al Personal de la Empresa

• A clientes y Proveedores

La gestión documental se ha convertido en una
necesidad y en un problema para las organizaciones, representados
en gastos en locales y almacenes, infraestructuras para
garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la
organización y búsqueda de documentos,
duplicaciones, gastos de fotocopias-fax, etc.

La mayoría de las organizaciones necesitan
acceder y consultar de forma frecuente la información
archivada. En otros es la importancia de los documentos o el
volumen de información lo que estimula a buscar nuevas
soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor
añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y
almacenamiento.

La Gestión Documental supone un verdadero reto
para muchas organizaciones. Incluye conceptos como son
"auditorias de la información", "gestión
electrónica de documentos", etc.

Beneficios de emplear
la práctica de la Gestión Documental

• Establecer un nuevo espacio de trabajo
  compartido Empresa / Cliente.

• Aumentar el valor de la
  información de la empresa.

• Evitar la duplicación de tareas
  así como los tiempos de búsqueda de
  información interna.

• Incrementar la calidad de servicio y la
  productividad.

Sistema de
Gestión Documental

Un sistema de gestión documental es un sistema
computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear
y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de
documentos soportados en papel. El término puede ser
relacionado con conceptos como sistemas de administración
de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema
de administración de contenido corporativo y relacionado
con el término Digital.

Software de
gestión documental

Son todos aquellos programas de ordenador creados para
la gestión de grandes cantidades de documentos. Estos
documentos no tienen una organización clara de sus
contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la
información almacenada en una base de datos. La
combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con
índices almacenados en una base de datos permite el acceso
rápido mediante diversos métodos a la
información contenida en los documentos. Estos
generalmente se encuentran comprimidos y además de texto
pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como
imágenes o vídeos.

Estado del arte de la
Gestión Documental

El año 2002 ha sido el año del "despertar"
mundial de los directivos de las empresas sobre la importancia de
la gestión de los documentos de sus respectivos negocios.
Las razones del "despertar" hay que buscarlas en acontecimientos
que se desencadenan desde fines de 2001: la quiebra de ENRON, la
desaparición de Arthur Andersen, el problema de Worldcom.
En todos ellos, la gestión de los documentos no ha sido el
motivo principal del escándalo, pero si ha servido para
demostrar o no poder demostrar cual había sido la actitud
y acciones que habían tomado las distintas empresas y las
personas que en ellas trabajaban. La imprevista
desaparición de Arthur Andersen y las posibles condenas de
directivos de estas empresas ha desatado un interés hasta
ahora desconocido por la gestión de los documentos. Los
principales proveedores de Software de gestión de
contenidos, se han apresurado a resaltar las funcionalidades que
permiten gestionar los documentos, después de un tiempo en
que las aplicaciones de gestión documental creadas en los
años 90, parecían haber dejado de "estar de moda"
frente a funcionalidades más modernas como la
gestión de portales o páginas Web.

Ya hace muchos años, que muchos profesionales en
distintos países, se venían empeñando en la
importancia de estos temas, la necesidad de encontrar caminos
comunes y de normalizar las prácticas que en algunas
empresas estaban ya extendidas. Como resultado de estas
iniciativas en el año 2002 ya se contaba con dos
documentos esenciales a tener en cuenta en el desarrollo de esta
actividad.

• MoReq. Model requirements for the
  management of electronic records.

Resultado de un proyecto de la Unión Europea en
el que trabajaron personas de distintos países entre 2000
y 2001 y que ha sido ublicado por la OPOCE en 2002.

• ISO/TR 15489-2 Records management,
  publicada en el 2001.