Sistema de Gestión Documental (página 2)

Partes: 1, 2

En Europa, esta tendencia se deja también sentir
en países como Reino Unido y Alemania, en el contexto de
sus programas de E-Administración. En estos países,
entre otras muchas medidas, se ha puesto un plazo para que los
ciudadanos tengan acceso a todos los documentos que maneja la
administración de forma electrónica, lo que supone
la implantación de sistemas de gestión de
documentos electrónicos en todas las instancias
correspondientes.

La Unión Europea se encuentra comprometida en el
apoyo de estas iniciativas en muy distintos frentes. Un exponente
importante es la celebración este año del tercer
DLM-Forum, en Barcelona en Mayo de 2002. Esta reunión que
se celebró por primera vez en 1996 debe sus siglas en
inicio al concepto de "Documents Legible a Machine", que fue
cambiado en Barcelona por unanimidad por "Document Lifecycle
Management", dando una idea de donde se pone actualmente el foco
de atención.

En España, hay muchas organizaciones que se
están planteando seriamente el tema, aunque la tendencia
no se observe de una forma tan clara como en otros países.
En el contexto de la e-administración se ha incidido
más en proyectos de ventanilla única o de
información para el ciudadano, que en la
organización interna de documentos. Dicho de otra manera,
en la concepción de un sistema global, se ha dado
más importancia a la parte que afecta a la relación
con los usuarios o "front-office", que a la organización
interna que da soporte al sistema o "back-office". Sin embargo,
muchos profesionales piensan que ambas son inseparables y que
antes o después se tendrán que desarrollar sistemas
de gestión documental que den soporte a las aplicaciones
que se relacionan con el usuario (sea ciudadano o cliente). En la
legislación aprobada y publicada este año, se ha
tratado el tema aunque quizás de forma tangencial en dos
disposiciones de la última parte del
año:

LSSI. LEY 34/2002, de 11 de julio, de servicios de
la sociedad de la información y de comercio
electrónico (BOE 12 de Octubre de 2002). Sin tratar
explícitamente el tema se dibuja un panorama para los
prestadores de servicios de la sociedad de la
información, que implica que estos deban tener
organizado su sistema de gestión de documentos
electrónicos provenientes de sus operaciones.
Especialmente cuando se refiere a los datos que deben
guardarse 1 o a la validez de los contratos
electrónicos2

REAL DECRETO 1164/2002, de 8 de noviembre, por el
que se regula la conservación del patrimonio
documental con valor histórico, el control de la
eliminación de otros documentos de la
Administración General del Estado y sus organismos
públicos y la conservación de documentos
administrativos en soporte distinto al original. Sin entrar
específicamente en materia se abre la puerta para que
incluso los documentos con valor patrimonial puedan
conservarse en soportes electrónicos, lo que abre otra
puerta más a las gestión documental en el
entorno de la Administración
pública.

2 – ¿Qué tendencias se observan como
más consolidadas?

En primer lugar, la utilización del
término de "gestión de contenidos" para englobar
toda una serie de tareas relacionadas con la gestión del a
información en las empresas. Este término, que se
empezó a utilizar en el año 2001y fue
rápidamente aceptado por los vendedores de herramientas de
software ávidos de nuevas estrategias comerciales que les
permitiesen elevar sus ventas, se ha aceptado como
denominación de una nueva forma de entender la
gestión de la información en las empresas (en
inglés las siglas ECM – Enterprise Content Management ya
son comúnmente entendidas). En esta concepción se
entiende la gestión de todo tipo de contenidos creados y/o
utilizados en la empresa y su acceso por cualquier persona de la
organización. Una vez más la tecnología
permite hacer realidad una vieja aspiración de muchos
profesionales que desde hace mucho tiempo abogan por una
visión integradora de la gestión de la
información. En la práctica la gestión de
contenidos une la gestión documental, con la
gestión de los sitios Web y las intranets y con la
gestión de las fuentes externas de información,
primando la idea de descentralización de la gestión
y la unión inevitable a los procesos de negocio o flujos
de trabajo. En los próximos tiempos oiremos hablar
todavía más de la gestión de contenidos. En
segundo lugar, la preocupación por la regulación
del nuevo entorno digital en el que parece inevitable que se
moverán todas las empresas y organizaciones, en un futuro
muy cercano.

¿Qué se puede esperar en general de
años posteriores?

Seguramente se seguirá consolidando el lugar cada
vez más importante que se concede en el entorno
empresarial a la gestión de la información, la
documentación y los contenidos. Todavía hay algunas
empresas que se niegan a dar pasos importantes en este sentido;
pero sólo se trata de retardar la toma de decisiones, pues
antes o después las empresas tendrán que hacerlo
como algo tan imprescindible como llevar la contabilidad
según el Plan General Contable, auditar sus cuentas,
implantar un sistema de calidad o tener un Plan de marketing. Sin
embargo, como todo este desarrollo requiere de grandes
inversiones por parte de las empresas, la situación
económica mundial que no acaba de recuperarse y la
amenaza

Vínculos de la
Gestión Documental con el CMS, DMS, EMS.

CMS y Gestión
Documental

Los gestores de contenidos CMS (Content Management
System) son aplicaciones orientadas a la generación y
publicación de contenidos. Hace unos años eran
sistemas claramente definidos. Hoy, sin embargo, existe una
amplia gama de ellos con diferentes orientaciones y
público objetivo. Dentro de la amplia gama de CMS se
encuentran lo que se llaman Gestores Documentales o DMS (Document
Management System). Esta subcategoría dentro de los CMS
están especializados en la gestión de documentos y
disponen de funcionalidades útiles para el mejor
desempeño de tareas administrativas dentro de cualquier
departamento de cualquier mediana o pequeña
empresa.

DMS y Gestión
Documental

¿Qué es
un DMS?

DMS (sistema manejador de
documentación)

Un documento se define como información
registrada en cualquiera que sea su formato ó el medio
utilizado; los cuales son producidos o recibidos en una entidad
en desarrollo de sus funciones o como complemento de ella (DMS)
es el software que almacena y permite la búsqueda de
múltiples formatos de documentos (Metadatos) basados en
categorías seleccionadas.

¿Para qué es un DMS?

Este se basa en el concepto de Gestión
Documental, que quiere decir, conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.

Los DMS están orientados al almacenamiento,
gestión, búsqueda y visualización de
archivos de una manera coherente y ordenada, completamente
configurables por el usuario o el cliente. Los archivos son
almacenados en una base de datos (existen varias posibilidades),
organizados según decida la organización o el
propio usuario. Al contrario de lo que ocurre en el escritorio,
estos sistemas poseen potentes sistemas de búsqueda que
permiten localizar los archivos rápidamente.

Los DMS son accesibles vía web (a través
del navegador). Sin embargo, existen otros modos de acceder a la
información desde el propio escritorio para aquellos que
prefieran visualizar los archivos como una carpeta más del
propio escritorio. Así, puede accederse vía Samba,
WebDAV o FTP, por ejemplo.

Una vez se ha almacenado un documento en el DMS, es
posible que un usuario lo modifique. Esta modificación
figurará como la versión más reciente, sin
embargo, la versión anterior queda almacenada. Se trata de
la versión actual y la versión anterior. Todas las
versiones anteriores se almacenan. En caso de que sea necesario,
las versiones anteriores pueden ser recuperadas. Esto es
útil para proponer modificaciones en un documento que
pueden o no ser autorizadas por el coordinador. También
permite mantener registro de las diferentes contribuciones a un
documento realizados por uno o varios usuarios (trabajo
colaborativo).

EMS y Gestión
Documental

http://www.mirol.com/

http://www.bsi-spain.com/ImplantacionSistemasGestion/index.xalter

Glosario de
Términos

Documentos: dentro de una organización
incluye todas las formas de información desestructurada
que se producen o reciben en el ejercicio de la propia actividad
(esto incluye borradores, documentos de trabajo, etc.)

Arthur Andersen: Fue el quinto
estudio más grande de asesores financieros, con más
de 7,000 profesionales, cientos de socios, filiales y divisiones
enteras, además de 700 clientes de los cuales, 76
cotizantes en la cartera Standard & Poor´s
500.

ENRON Enron Corporation : Fue una
empresa de energía con sede en Houston, Texas que empleaba
cerca de 21.000 personas hacia mediados de 2001 (antes de su
quiebra).