Sistemas básicos administrativos y contables para OBC'S y ONG'S (página 2)

Tuvimos que pasar por Asesoramientos y por capacitaciones que en un inicio fueron difíciles de conseguir, mas aun cuando empezábamos a organizarnos y a crear una estructura institucional, el esfuerzo conjunto de todos tuvo como resultado final el convertirnos en una organización reconocida nacional e internacionalmente, por el manejo transparente de los recursos recibidos. Es por eso que se quiere mencionar al Lic. Francisco Zabala, por cada uno de sus aportes y recomendaciones para mejorar nuestro trabajo.

Nuestro objetivo principal al publicar esta Guía es dar las herramientas necesarias para que organizaciones como las nuestras sigan los mismos pasos que Redvihda y Redbol, también pretende ser un instrumento de Información y Capacitación para las personas que han sido afectas por el Vih y el Sida o que trabajen en la lucha diaria contra esta epidemia, por tanto el único requisito para poder entender la misma es tener conocimientos mínimos de administración y contabilidad.

Estamos concientes que aun nos falta mucho por aprender, pero sentimos que tenemos.

I. Administración y Contabilidad enfocados a Obc´s y Ong´s

Organizaciones No Gubernamentales Una organización no gubernamental (mas conocidas por sus siglas ONG), es una entidad de carácter privado con fines y objetivos definidos por sus integrantes, creada independientemente de los gobiernos locales, regionales y nacionales, así como también los organismos internacionales.2

Jurídicamente adopta diferentes estatus, como el de asociación, fundación, corporación, cooperativa y otras formas. Al conjunto del sector que integran las ONG se les denomina de diferentes formas como sector voluntarios, sector no lucrativo, sector solidario, economía social, tercer sector social, entre otras.

Las Ong´s tienen como radio de acción desde un nivel local a uno internacional. Cubren variedad de temas y ámbitos que definen su trabajo y desarrollo. Dichos temas están relacionados con ayuda humanitaria, salud publica, investigación, desarrollo económico, desarrollo humano, cultura, derechos humanos, transferencia tecnológica, etc. No tratan de reemplazar las acciones de los Estados y organismos internacionales en sus correspondientes países si no cubrir y ayudar en aquellas áreas en las cuales no existen políticas sociales o económicas o bien cuando estas políticas resultan insatisfactorias para algunos grupos de la sociedad o la sociedad en su conjunto.

Su membresía esta compuesta por voluntarios. Internamente pueden tener un alto o bajo nivel de organización interna. El financiamiento de actividades generalmente proviene de diversas fuentes: personas particulares, estados, organismos internacionales, empresas u otras ONG.

Han existido aproximadamente desde el siglo XIX, unas de las mas antiguas es la Cruz Roja, el reconocimiento de las ONG es a partir del articulo 71 de la Carta de las Naciones Unidas–1945. 3

Además de participar en el sistema de Naciones Unidas, también lo hacen a nivel de los estados nacionales que correspondan en calidad de observadores, consultores, ejecutantes de proyectos, como una forma de presión social ciudadana.

A Nivel local pueden ser creadas para ayudar a niños de la calle, alfabetización, superación de la pobreza, facilitar el acceso a vivienda y bienes, realizar la investigación social, educación popular, defensa del medio ambiente, defensa de los derechos humanos, defensa de los derechos de los consumidores, ayuda social, promoción cultural, integración social, entre muchas otras cosas.

Algunos temas a nivel internacional tratados por ONG son:

• Garantes de la aplicación de tratados internacionales humanitarios. (Cruz Roja).

• Promoción y denuncia de los abusos de los derechos humanos. (Amnistía Internacional, Liga Internacional de los Derechos Humanos, Alianza por tus Derechos).

• Crisis ambientales y protección del medio ambiente. (WWF/Adena)

• Vivienda Social.

• Ayuda Humanitaria. (Médicos sin frontera, Care Internacional, Cruz Roja).

• Cooperación para el desarrollo. (AEGEE).

• Apoyo Integral a Personas que Viven con Vih y el Sida (Fundación Redvihda).

• Comunicación y utilización de las nuevas tecnologías de la información (Fundación Chandra).

Tipos de ONG • Organizaciones voluntarias.

• Agencias u organismos de servicios no lucrativos.

• Organizaciones comunitarias de Base o populares.

• Organizaciones no gubernamentales para el desarrollo.

1.1 Conceptos de Administración La administración es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar los objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.4

Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.5

Administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.

La definición breve de la Administración se puede mencionar como: "la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros", u "obtener resultados a través de otros".

"Proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinado".

La administración también se puede definir como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, puedan laborar o trabajar en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica. Como administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

Por tanto el administrador en una organización es el que a recibido la confianza y la autoridad de otro, para manejar los recursos y conducir la organización al logro de actividades o al cumplimiento de los objetivos trazados. Un buen administrador debe desarrollar las siguientes características: liderazgo, responsabilidad, honradez, creatividad, planificador y ordenado y debe tener un alto nivel de ética.6

Una de las formas más sencillas de la administración, en nuestra sociedad, es la administración del hogar y una de las más complejas la administración publica. Pero el fenómeno administrativo no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter Universal, lo encontramos presente en todas partes es que en el ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.

La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.

Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administración como:

La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.

El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

La elevación de la productividad, preocupación quizás la de mayor importancia actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.

En especial para los países que están desarrollándose; quizás uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.

Podemos concluir la importancia de la administración, con los hechos que la demuestran objetivamente:

? La administración se aplica a todo tipo de Empresa, organización u institución.

? El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena administración.

? Una adecuada administración eleva la productividad.

? La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.

? En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial.

? En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando la administración.

1.2 Conceptos de Contabilidad Muchos estudiosos de la contabilidad coinciden en señalar que la Contabilidad es una ciencia económica, que tiene fuertes relaciones con el derecho puesto que debe adaptarse al cumplimiento de las normas legales que rigen en los países y a las instituciones públicas y privadas.7

Fernando Boter la define como "la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una organización, con el objeto de conocer las situación de dicha organización, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados".

Agustín Argalusa dice: "la contabilidad es una técnica auxiliar de la economía de empresas, cuyo objetivo es satisfacer necesidades de información y de control a un costo mínimo, ayudando así a que las empresas logren mayores utilidades." Ricardo de Sá dice: "la contabilidad es una ciencia que determina las leyes que regulan las cuentas relativas a los hechos y actos de gestión, ya sean estos públicos o privados".

El Comité Interamericano de Contadores lo define como:"el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos".

Entonces se concluye que la contabilidad es una ciencia que permite el análisis registros de los hechos financieros expresados en términos monetarios, realizados en una entidad u organización, hasta la obtención de estados financieros cuyos resultados deben ser analizados para orientar la toma de decisiones, por tanto la contabilidad permite al director ejecutivo de la organización, prever lo que debe hacer frente a alguna situación y actuar oportunamente y de manera efectiva.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), que más se ajustan al desempeño de las ONG´s y OBC´, son a mi criterio los siguientes:

Ente, esta representada por la Ong u Obc, como entidad que desarrolla una actividad encaminada a poner en ejecución sus programas y proyectos. Las instituciones deben ser tratadas desde el punto de vista contable como una entidad separada y distinta de sus directivos, miembros o socios particulares.

Periodo Contable, es el término de un periodo referido al desenvolvimiento de la Ong u Obc. Es importante considerar este principio ya que las mayoría de los convenios y los proyectos ejecutados no empiezan el primer día del año, y termino es distinto al 31 de diciembre, además a los informes mensuales y trimestrales se les puede llamar sub periodos contables.

Continuidad, los estados financieros de una Ong, como entidad donataria, corresponden a una entidad en existencia permanente, por lo que sus cifras deben representar valores históricos.

Significatividad, los estados financieros deben ser claros y de fácil interpretación para todo aquel que necesite trabajar con estos reportes. Es necesario que vayan acompañados con notas explicativas.

Uniformidad, la utilización de políticas, normas y procedimientos contables deben ser uniformes a través del tiempo, para que permitan realizar comparaciones de los estados financieros en forma integral o incidir en algunas partidas que son necesarios analizar y estudiar, de esta manera se podrá determinar como ha sido la evolución del desarrollo de la ong o de su proyecto.

Medición en términos monetarios, los movimientos en las cuentas en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio deben ser reconocidas fácilmente en los registros contables y ser expresadas en términos monetarios.

Partida Doble, En toda Ong u Obc, cada operación que se registre afectará por lo menos, a dos partidas en los registros de contabilidad, en base al sistema de registro por partida doble y al principio de que no hay deudor sin acreedor y viceversa.

Costo de adquisición, El activo fijo debe llevarse al costo de adquisición o construcción, cuyos valores se encuentran en cuentas históricas, a no ser que dicho costo no tenga significado alguno. El Costo de los terrenos deber mostrarse por lo regular separado toda Ong u Obc, cada operación

2. Planes Operativos

Los proyectos de cooperación para el trabajo en Vih y Sida, que son ejecutados por receptores del financiamiento, son ejecutados en base a un Convenio de Financiación (CF) y de un marco de planificación establecida, que recibe el nombre de Plan Operativo Global (POG), durante su realización el proyecto es sometido a una serie de planificaciones periódicas llamados Planes Operativos Anuales (POA´s), ambos planes se basan sobre el enfoque del marco lógico.

Los planes operativos son los principales instrumentos que se utilizan en los proyectos de cooperación para el trabajo en Vih y Sida, los cuales son planificados y luego ejecutados para el logro de los objetivos.

2.1 Conceptos de Planes Operativos Plan Operativo Provisional (POP), es un documento simplificado, el cual permite el arranque del proyecto, en algunos casos justifica la primera transferencia de fondos, la realización de estudios de base, la formulación de marcos lógicos y la puesta en marcha del proyecto.

Plan Operativo Global (POG), es un documento que operativiza la lógica del proyecto, detalla las estrategias globales de los programas y de los proyectos, además que presupuesta las actividades que permitirán alcanzar los resultados, a lo largo de la duración del proyecto. En otras palabras el POG es una sumatoria de planes anuales y que evoluciona conforme a la actualización de la planificación de cada POA.

Plan Operativo Anual (POA), es un documento en el cual se planifica en detalle las actividades, (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para realizar cada actividad), el mismo que permite operativizar el cumplimiento de las mismas, en un determinado periodo (regularme un año).

Plan Operativo Mensual (POM), es un documento en el cual se planifica en detalle las actividades y subactividades y los recursos tantos financieros como humanos que se tiene disponibles para garantizar el cumplimiento de las actividades programadas en el mes.

2.2 Formulación de Planes Operativos Los POA por lo general cubren el periodo de un año calendario, y es bastante práctico hacerlo coincidir con el año calendario o también con el periodo fiscal, pero esto dependerá del tiempo de duración del proyecto y de la fecha de inicio y arranque de las actividades.

La preparación y presentación de los POP, POG, POA y POM recae exclusivamente en el coordinador de área programática de cada organización o en el caso que no existiere en el director general.

Los mismos deberán ser preparados con anticipación antes de la implementación de cualquier proyecto o programa para el trabajo en Vih y Sida, esto garantizara un arranque exitoso al momento de iniciar las acciones, además se recomienda adoptar un enfoque participativo en la preparación de los POA´s, lo que implica la realización de talleres de planificación, en los cuales participa todo el personal técnico y en algunos casos los mismos beneficiarios, todo este proceso de revisión, validación y aprobación deberá ser indicado en el documento.

Los Planes Operativos (POP, POG, POA y POM), deberán ser aprobados por el director general de proyecto, por un responsable programático y por un responsable de administración (siempre y cuando existan las personas indicadas en el proyecto).

Cuando se trabaje con proyectos cuya ejecución dure más de un año, deberá prepararse en primera instancia un POG por todo el proyecto y luego varios POA´s, en el POA del primer año deberá tomarse muy en cuenta las posibles dificultades que se pueden tener en el momento del arranque del mismo y en el POA del ultimo año, deberá tomarse en cuenta una estrategia de cierre del proyecto y de la presentación de un informe de logros alcanzados.

En los planes operativos deben indicarse el objetivo general del proyecto, los objetivos específicos, las actividades que deberán realizarse para lograr el cumplimento de estos, los indicadores o resultados esperados, los recursos financieros necesarios, medios de verificación y el responsable de cada actividad. (POP, POA y POM).

En la preparación de los Planes Operativos, deberá utilizarse un formato estándar y se debe considerar los siguientes aspectos:

Proposito o utilidad del documento, los planes operativos sirven para:

a) Operativizar la planificación global del proyecto.

b) Permite que los responsables del proyecto conozcan los problemas por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los resultados por obtener del proyecto.

c) Es una herramienta para el seguimiento y la evaluación periódica de las actividades del proyecto.

d) Es el instrumento que permite a los financiadores autorizar el desembolso de los recursos, para subvencionar las actividades previstas en el proyecto.

Las características de los lectores del Plan, deberá tomarse en cuenta que los supuestos lectores del plan, tienen poco conocimiento del proyecto y que es gente muchas veces muy ocupada.

Las características de autores del plan, los autores del plan deberán tener buen conocimiento del proyecto y deberán formar parte del equipo ejecutor del proyecto, debiendo tener conocimientos técnicos y financieros para llevar adelante el proyecto.

Teniendo en cuenta lo anterior, los planes operativos deberán reunir los siguientes criterios: facilidad de elaboración, facilidad de lectura y uso y facilidad de comparación con otros documentos.

2.3 Modelos de Planes Operativos Adjunto de encontrara Modelos del Plan Global y Plan Operativo Mensual que fue diseñado para la implementación de un Servicio de Línea Telefónica Gratuita, Confidencial y Anónima para brindar información sobre Its, Vih/Sida y Sexualidad.

En este caso el proyecto solo tiene una duración de 6 meses, en proyectos que duren periodos más largos se pueden dividir los indicadores en trimestres o en años, como fue se realizo en Redvihda para la implementación del Proyecto "Niños Saludables y con Vida":

Por ejemplo si tenemos un proyecto como el implementado por el Mecanismo de Coordinación del País de Bolivia y financiado por el Fondo Mundial, el cual duro en su primer fase 3 años y 9 meses, es muy conveniente para la organización ejecutora dividir los indicadores por trimestres, y luego desarrollar Planes Operativos Anuales, también divididos por trimestres y una vez se empiece a implementar las actividades se deberá hacer Planes Operativos Mensuales (POM), como el que se presenta:

Los Planes Operativos Mensuales (POM), tienen como características principales que recopilan los Indicadores y las actividades que deben ser ejecutadas en un determinado mes y además las mismas esta asignadas a un responsable, el cual garantizara que realizara todas las tareas necesarias para cumplir lo planificado.

Siguiendo con el ejemplo del Proyecto Servicio de Línea Telefónica Gratuita, Confidencial y Anónima para brindar información sobre Its, Vih/Sida y Sexualidad, se presenta un nuevo formato, el cual se conoce como Plan Operativo Trimestral (POT), el cual lo único que se diferencia con los anteriores es que Recopila Indicadores y Datos que deben ejecutarse en un determinado trimestre, además asigna las actividades a un posible responsable, digo posible porque pueden ocurrir acontecimientos que influyan en que esta persona implemente las mismas, factores como cambio de trabajo, enfermedad, reprogramación de indicadores, viajes y otros.

2.4 Reformulación de Planes Operativos En la ejecución de los planes operativos, pueden presentarse condiciones inesperadas, las cuales obligan a realizar cambios en los planes operativos, a esta situación se la llama reformulación, cuando esto ocurre deberá prepararse un informe adjunto en donde se indique el porque del cambio de los mismos e indicando su impacto técnico financiero en las actividades del proyecto, el mismo deberá ser sujeto a aprobación del financiador.

Personalmente recomiendo realizar un análisis de las actividades implementadas y realizar reformulaciones a los planes una vez cada 6 meses, no es recomendable realizar reformulaciones en menor tiempo, debido a que esto deja en evidencia la mala planificación que se esta realizando.

Adjunto encontraran una reformulación realizada al proyecto "Niños y Niñas Saludables y Con Vida".

En el ejemplo se procedió a justificar el porque de la implementación de la nueva actividad, además que se le asigno un presupuesto para los 6 meses que aun falta de ejecución del proyecto.

Una vez realizado el análisis y determinando las nuevas actividades que se implementaran, para el logro de los resultados, debe procederse a incluir la actividad en el plan operativo anual y proceder al envió del mismo al financiador para que lo apruebe, es de vital importancia documentar el porque de la implementación de nuevas actividades: en este caso por ejemplo se deberá anexar solicitudes escritas de los beneficiarios, recortes de periódicos que indiquen que los centros de salud están en huelga, etc., El POG reformulado quedaría de las siguiente manera:

2.5 Herramientas para el Seguimiento al Cumplimiento del Plan Operativo Es muy importante establecer mecanismos de seguimiento para medir el avance del proyecto y si el ritmo de ejecución permitirá el logro de los resultados establecidos en los planes operativos y si las aceleraciones en el ritmo de ejecución de las actividades por causa de eventuales atrasos, están adecuadamente justificadas y son realistas.

Las herramientas para el seguimiento de planes operativos producen información sobre el impacto de las actividades ejecutadas y de las actividades que están retrasadas. También nos dan información sobre los problemas y contingencias que no permitieron la ejecución de las actividades y también posibles soluciones.

Es importante para los proyectos que trabajan en Vih y Sida, establecer sistemas de información apropiados, que les permita medir los indicadores o resultados esperados con los indicadores o resultados alcanzados en determinados tiempos, estos sistemas deben permitir el acceso permanente a información actualizada, los principales usuarios de los mismos serán el director o coordinador general, el coordinador programático, el administrador del proyecto y el financiador del proyecto.

Debe tenerse en cuenta que el principal objetivo del seguimiento, monitoreo y evaluación es lograr una ejecución eficiente y efectiva del proyecto, mediante el suministro de información retroalimentada que permita perfeccionar las acciones a realizar, a lo largo de la duración del proyecto y permita la adopción oportuna de medidas correctivas en el supuesto de deficiencias y limitaciones, además que permite observar los efectos del proyecto sobre los beneficiarios y facilita el trabajo de las evaluaciones externas.

Estas fichas se seguimiento pueden ser elaboradas de manera mensual, trimestral o anual, abajo se presenta un modelo de hoja de control trimestral:

En el mismo de tiene las siguientes columnas:

1) Numero de Actividad.

2) Nombre de la Actividad.

3) Responsable de la Actividad.

4) Población Objetivo a alcanzar.

5) Programación, subdividido por trimestres.

6) Indicador Programado.

7) Indicador Ejecutado.

8) Indicador faltante de ejecutar.

3. Presupuestos

3.1 Concepto de Presupuestos La palabra presupuesto proviene de dos palabras: Pre: que significa antes Supuesto: que se supone, que creemos que así es.

Cuando se escribe una propuesta, se lo hace en función de alcanzar determinados objetivos. Dichos objetivos se logran a través de la ejecución de diversas actividades, estas actividades son acciones determinadas como dictar un taller, comprar insumos, organizar un evento etc.

Al tener identificadas todas las actividades y tener información de lo que se necesita para hacerlas debemos hacer un cálculo de la cantidad de dinero que nos costará cada una de esas cosas, es aquí cuando empezamos a manejar el concepto de presupuesto. Un presupuesto es el cálculo más aproximado que se puede hacer acerca de los costos en que se debe incurrir al ejecutar una actividad en el futuro.

El presupuesto es un estimado de costos que deberá ser estructurado en base a las actividades que ejecutara el proyecto y deberá estar identificado por rubros presupuestarios.

El presupuesto es un plan que permite valorar en términos monetarios y en forma anticipada las operaciones de la institución, con el fin de poder controlar, y posteriormente evaluar la eficiencia en el manejo de los recursos, este permitirá elaborar los informes mensuales, trimestrales, anuales y por la duración del proyecto a los financiadores del avance en el cumplimiento del mismo.

3.2 Formulación de Presupuestos El presupuesto deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos:

a) Debe ser detallado y ajustado al Plan Operativo Global (POG) y al monto convenido por financiar.

b) Debe estar desglosado por rubros presupuestarios y por actividades, detallando todos los ítems que serán necesarios para cumplir las actividades propuestas. (viáticos, hospedaje, pasajes, materiales y servicios y otros.)

c) Ser lo más real posible: tomar en cuenta todos los rubros necesarios para la realización de las actividades.

Para elaborar presupuestos lo mas cercanos posible a la realidad, se convierte en una herramienta de vital importancia, contar con una base de datos de cotizaciones, proformas, facturas y cualquier otro documento, que permitan identificar los costos y precios de los item´s de nuestro presupuesto.

3.3 Modelo de Presupuesto Muchos de los financiadores tienen establecidos formatos específicos para la elaboración y presentación de presupuestos de proyectos a su organización, pero también algunos permiten usar los ya establecidos en las organizaciones solicitantes, si este fuese el caso a continuación y siguiendo el ejemplo del proyecto "Niños Saludables y con vida", se presenta el siguiente modelo de presupuesto elaborado en la fundación Redvihda:

En el modelo propuesto se identifican los siguientes rubros presupuestarios: I. Recursos Humanos.

Este rubro esta compuesto, por los gastos que representaran el contar con un equipo de trabajo, tanto administrativo como operativo del proyecto. Se debe detallar en el mismo el número de personal y el número de meses que trabajaran.

En muchos de los casos el personal trabaja mediante dos tipos de contrato: por Consultorias y como Personal Fijo de la Institución, en el modelo expuesto el personal será contratado por consultoria, si existiese el caso en donde el personal es fijo, se debe presupuestar los Beneficios Sociales y los Aportes Patronales establecidos según ley. 8

Es importante conocer cuales son los lineamientos que tiene establecidos el donante o financiador, ya que muchas veces no esta permitido los gastos por beneficios sociales y aportes patronales.

II. Infraestructura y Equipos.

Este rubro en el expuesto modelo esta vació, esto debido a que este proyecto es la segunda fase de un proyecto ya implementado anteriormente.

En este Rubro deben presupuestarse todos los gastos que debieran ejecutarse si el proyecto no contara con un espacio físico y con los equipos necesarios para su implementación; Ejemplo de lo mencionado seria compras de Equipos de Computación, Equipos de Oficina, Muebles y Enseres, Equipo Medico, Alquiler o Anticretico de Oficinas u otro tipo de gastos relacionados.

III. Capacitación y Planificación.

Este rubro esta integrado por todos los gastos que tienen que realizarse para poder planificar y realizar las capacitaciones a las poblaciones beneficiarias y al personal del proyecto, ejemplo de esto es: Talleres de Capacitación a Hsh, Foros Comunitarios, Talleres de Capacitación a Tsc, Talleres de Capacitación a Pvvs, Actividades Lúdicas y de Esparcimiento para Niños y Niñas, Grupos de Ayuda Mutua, Talleres o Reuniones de Planificación, Elaboración de Planes Operativos, Elaboración de Líneas de Base, etc.

IV. Bienes, Productos y Servicios Este rubro esta compuesto por todos aquellos gastos que demandaran el proveer de un bien, Producto o servicio a los beneficiarios del proyecto, como por ejemplo: Distribución de Leche Sucedánea, Pañales y Medicamentos para Niños, Prestar Servicio Medico, Producir un Modulo Educativo, Distribución de Medicamentos para Enfermedades Oportunistas e ITS, Brindar Servicio de Consultoria Psicológica, Brindar Servicios de Toma de Muestras, etc.

V. Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.

Este rubro presupuestario lo componen todos aquellos gastos que permitirán lograr el cumplimiento de todas las Actividades de Monitoreo y Evaluación programadas en el proyecto, como por ejemplo: Visitas de Monitoreo y Seguimiento a otras ciudades de Bolivia, Viáticos al personal, Materiales y Servicios, Encuestas, Elaboración de Líneas de Base, y Grupos Focales, etc.

VI. Costos Administrativos.

Este rubro presupuestario esta compuesto por todos los gastos administrativos en que incurre un determinado proyecto, en otras palabras son aquellos costos que mensualmente deben pagarse y que son fijos en el tiempo, ejemplo de estos son los gastos de Luz, Agua, Teléfono, Material de Escritorio, Internet, Mantenimiento de Equipos, Correos, Servicios de Seguridad, Servicios Bancarios, Itf, Etc.

Es importante mencionar que el proyecto propuesto, realiza alguna otra actividad que no esta enmarcado dentro de los rubros mencionados, deben adicionarse los que se vea por conveniente, un ejemplo de esto es por ejemplo si se quiere realizar una gran inversión en compra de medicamentos para enfermedades oportunistas y compra de Antiretrovirales, seria conveniente aumentar un rubro mas llamado Medicamentos.

En el momento de la elaborar los presupuestos, es importante conocer si al financiador o donante, le interesa conocer cual será la contraparte o las contrapartes del proyecto, muchas veces piden poner como contraparte, el patrimonio institucional (activos fijos, anticreticos, infraestructura, etc) o contrapartes como el personal ya contratado, por tanto es necesario conocer todos estos datos y exponerlos en el presupuesto.

3.4 Herramientas para el Seguimiento y Control Presupuestario Es importante para los proyectos que trabajan en Vih y Sida, establecer sistemas de información administrativa apropiados, que les permita medir lo presupuestado con lo ejecutado, estos sistemas deben permitir el acceso permanente a información actualizada, los principales usuarios de los mismos serán el director o coordinador general, el coordinador programático, el administrador del proyecto y el financiador del proyecto.

Debe tenerse en cuenta que el principal objetivo del seguimiento y control financiero es lograr una ejecución eficiente y efectiva de los gastos presupuestados y ejecutados en el proyecto, mediante el suministro de información retroalimentada que permita perfeccionar las acciones a realizar, a lo largo de la duración del proyecto y permita la adopción oportuna de medidas correctivas en el supuesto de deficiencias y limitaciones.

Es importante generar una base de datos (recomiendo Excel), el cual detalle el monto que se tenia presupuestado para cada actividad y el monto que hasta el momento del reporte se ha ejecutado (Se debe llevar un registro detallado de los gastos que han sido afectados por cada actividad implementada o realizada, esta información que debe extraerse de los mayores contables), existiendo también una casilla que me reporte cuando es el monto que aun falta por ejecutar.

Un modelo de lo propuesto es el siguiente:

El modelo expuesto anteriormente esta estructurado para controlar el cumplimiento del presupuesto trimestralmente, para el mejor control de los recursos debe desarrollarse el mismo formato, pero reflejando los gastos programados, ejecutados y el saldo a ejecutar de manera mensual.

También es importante mencionar que existen Software Contables, que permiten realizar el control presupuestario de manera sistematizada, seria bueno analizar dentro de la organización si es posible implementar y si se cuenta con los recursos necesarios para tener esta herramienta.

3.5 Reprogramación Presupuestaria En la ejecución de los presupuestos, pueden presentarse condiciones inesperadas, las cuales obligan a realizar cambios en el mismo, a esta situación se la llama reformulación, cuando esto ocurre deberá prepararse un informe adjunto en donde se indique el porque del cambio de los mismos e indicando su impacto técnico financiero en las actividades del proyecto, el mismo deberá ser sujeto a aprobación del financiador.

Personalmente recomiendo realizar un análisis en el avance de las actividades implementadas y realizar reprogramaciones a los presupuestos establecidos una vez cada 6 meses, no es recomendable realizar reformulaciones en menor tiempo, debido a que esto deja en evidencia la mala planificación en el presupuesto.

Hay que tomar en cuenta también los términos del contrato que se a firmado con el donante, en ellos muchas veces se especifica en número de reprogramaciones que pueden realizarse a un determinado proyecto. Es bueno en proyectos que duren mas de un año, tomar en cuenta los avances y el cumplimiento del presupuesto, para realizar las reprogramaciones al resto del periodo que dure el mismo.

Muchas veces las actividades han sido cumplidas, pero el gasto para llegar a los resultados esperados han sido mucho menores que los asignados en el momento de la programación del presupuesto, hay que tomar todos estos remanentes y analizar si es necesario fortalecer alguna actividad o implementar una nueva , siempre y cuando estas ayuden al cumplimiento del objetivo general del proyecto, todo este análisis debe realizarse de la mano del coordinador programático o técnico o en sus defecto con el responsable de realizar los procesos de planificación.

Adjunto encontraran una reprogramación presupuestaria realizada al proyecto "Niños y Niñas Saludables y Con Vida".

En el ejemplo presentado, se muestran, el presupuesto inicial aprobado, los gastos que han sido ejecutados y el saldo que falta ejecutar al momento de la reprogramación, es necesario conocer cuanto de dinero tenemos aun por ejecutar, ya que estos son los saldos que se pueden reprogramar.

En el ejemplo se esta restando al a actividad 10 , y si esta implementando la actividad 11, el monto reprogramado es de 400 $us.- , es bueno verificar que el monto que se tenia por ejecutar antes de la reprogramación sea el mismo luego de haber hecho el proceso de reprogramación.

3.6 Gastos No presupuestados Lo más recomendable es que no existan estos tipos de gastos en ninguno de los proyectos, es por eso que la planificación tanto de los Planes Operativos y de los presupuestos es una tarea esencial al igual que las reformulaciones y reprogramaciones, previo análisis del avance del proyecto.

Bueno pero a pesar del uso de estas dos herramientas, necesariamente en alguna etapa del proyecto, se nos presentara este tipo de gastos, lo mas recomendable es siempre pedir autorización por escrito a nuestro financiador.

Muchas de las veces este tipo de gastos pueden ser cubiertos, con un rubro especial denominado imprevistos (si el financiador los permite), también estos pueden estar establecidos en el convenio de financiación y tener un monto definido.

Para realizar este tipo de gastos hay que tomar en cuenta tres cosas: exista presupuesto, se tenga autorización del financiador y que estos contribuyan al logro de los resultados programados.

4. Sistemas de Contabilidad por Programas o Proyectos

La contabilidad por programas o proyectos es una especialidad de la contabilidad, que permite el control de las transacciones de uno o más programas o proyectos en forma integral, como si se tratara de entidades contables independientes (grupo de activos, pasivos y gastos). Es un grupo de partidas creado para el registro y control de los recursos, cuyo manejo está destinado a propósitos específicos.

En la mayorías de las organizaciones (tanto ong´s como obc´s) que trabajan en el campo del vih y el sida, predominan programas y proyectos financiados por distintas agencias cooperantes o financiadores, quienes en sus convenios o contratos solicitan llevar controles independientes de los recursos otorgados.

En la implementación de estos sistemas contables deben tomarse en cuenta lo siguiente: que debe utilizarse el mismo plan de cuentas para todos los proyectos, lo cual facilitara la consolidación de los estados financieros.

Ventajas Al utilizar la contabilidad por proyectos y programas se tienen las siguientes ventajas:

Permite llevar registros de cada programa o proyecto, considerándose entidades contables independientes.

Se mantiene un adecuado control del efectivo en función de los convenios suscritos con las fuentes de financiamiento.

Se obtiene reportes por donantes de manera rápida y confiable.

Facilita el control y seguimiento de los proyectos.

Permite realizar la consolidación de todos los proyectos y por ende saber el estado general de la institución.

Ya que la mayoría de los donantes exigen la realización de una auditoria de los fondos entregados bajo convenio, estos exámenes son realizados con mayor rapidez y seguridad.

Desventajas Al utilizar la contabilidad por proyectos y programas se tienen las siguientes desventajas:

o Genera mayor esfuerzo en la labor contable, producto del manejo de varias contabilidades.

o Se necesita mayor capacitación al personal que trabaja en contabilidad.

o Incrementa el trabajo, ya que el volumen de operaciones aumenta en proporción al número de fondos y por la necesidad de cuadrar y conciliar de manera individual las cuentas.

4.1 Importancia del Manejo de Contabilidad por Proyectos La contabilidad se fundamenta en la necesidad de contar con información financiera veraz, oportuna y completa, con documentos y registros que demuestren los procesos realizados por una entidad y los resultados obtenidos que reflejen su situación financiera.

Toda organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa, los cambios ocurridos en sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e interpretar los resultados de la gestión administrativa y financiera.

El sistema contable funciona a partir de la realización de transacciones económicas y financieras que son resultado de la gestión institucional, en este caso seria la gestión de cada proyecto. Cuatro son los periodos o etapas que de deben considerar en el desarrollo de la contabilidad de toda ONG u OBC:

1) Periodo inicial, comprende la organización del proyecto, los asientos contables como preparación de presupuestos y del envió del primer desembolso de los fondos de las agencias donantes.

2) Periodo de Gestión, es definido como el lapso de tiempo comprendido entre el principio y el fin de cada ejercicio contable. (del 1ero de enero al 31 de diciembre).

3) Periodo de implementación del proyecto, corresponde a las operaciones que se realizan en todo el tiempo que conlleva realizar las actividades previstas para el logro del objetivo general del proyecto, el cual puede durar más de un año.

4) Periodo de Liquidación y Cierre, es el que comprende el cierre final de todas las operaciones en los distintos convenios y proyectos.

En imprescindible en Ong´s u Obc´s que trabajan en la temática del Vih y del Sida, poder administrar de manera independiente y en base de datos diferentes cada uno de los proyectos que esta implementando en las distintas áreas de trabajo. Entre las razones para realizar la contabilidad en bases de datos contables distintas se tienen las siguientes:

Si bien la organización tiene un objetivo claro y especifico, la mayoría de las veces el cumplimiento de estos objetivos es financiado por distintas fuentes (organismos de cooperación, fundaciones, asociaciones, el estado u otras fuentes de financiamiento), por tanto debemos rendir cuentas a cada financiador, además de emplear técnicas que satisfagan las características propias de cada donante.

Permitirá llevar el control de los gastos por actividades implementadas exclusivamente para el cumplimiento de indicadores del proyecto mencionado.

Permitirá llevar un control de los activos adquiridos con financiamiento de cada proyecto.

Permitirá obtener informes financieros por proyectos.

Por eso es muy importante para las organizaciones contar con Software contable que nos permita administrar contabilidad por proyectos o mejor dicho que nos permita generar contabilidades por centros de financiación distintos.

Toda transacción que se realice cualquiera fuera su naturaleza, si ha sido registrada en los libros contables deberá ser confirmada por escrito y para ello, se deberá utilizar los comprobantes de ingreso, egreso y diario, donde quedan detalladas las operaciones, los elementos que en ella han intervenido y los derechos y obligaciones que derivan de las mismas, de esta manera se evitaran la duda y las malas interpretaciones, además que se establecerán las respectivas responsabilidades.

Estos documentos de respaldos, deberán ser archivados y guardados por cierto tiempo (un mínimo de 5 años), a partir de la fecha de cierre del proyecto.

4.2 Modelos de Estructuras de Plan de Cuentas para el Control por actividades En la implementación del Sistema Contable para la REDBOL y la REDVIHDA, en un principio se utilizaba el sistema Mónica, conocido internacionalmente, el precio de este sistema es muy económico y es de fácil instalación, pero el mismo fue evaluado y se vio la necesidad de implementar un sistema mucho mas confiable, es así que con el apoyo de UNICEF, se pudo comprar un Software Contable mas confiable y con muchos mas recursos para poder administrar la información económica financiera de la organización este sistema se denomina "SIMEF", es de suma importancia para las organizaciones contar con un Software Contable Confiable, que permita el manejo de la varias Contabilidades y el procesamiento de datos por actividades.

Otros software contables son: sofltad, Orión y Contabilidad Visual.

A continuación se presentan dos tipos de formatos para la elaboración de Un Plan de Cuentas para el manejo de la contabilidad en Software Contable. Primer Tipo Muchas de las organizaciones no cuentan con presupuesto para la implementación de Software Contables Costosos, que permitan controlar los gastos por tipo de actividades, es por ello que se para aquellos que utilizan sistemas contables mucho menos complejos se recomienda utilizar la siguiente estructuración de Plan de Cuentas.

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