Administración de la comunicación

LENGUAJE.

Es el sistema de comunicación
adquirido que requiere el uso coordinado de la voz, la
articulación y la capacidad lingüística.
Muchos animales son fisiológicamente capaces de usar la
voz para comunicarse con otros individuos de su especie a
través de mensajes simples.

El lenguaje humano posee características
especiales. Sólo los seres humanos son capaces de producir
el lenguaje hablado o verbal, en oposición a la capacidad
de imitación de pájaros como loros, de relacionar
una serie limitada de unidades gramaticales y de signos
separados para formar un conjunto infinito de oraciones que
bien pudieran no haber sido oídas, emitidas,
leídas, escritas o pensadas con anterioridad.

El lenguaje es un sistema arbitrario de
signos abstractos adoptado por un grupo de personas que les sirve
para comunicarse.

Los signos pueden ser verbales.

No verbales, es decir, hablados o escritos.
Los gestos y movimientos corporales son también signos no
verbales.

En el lenguaje hablado se utiliza la capacidad de emitir
sonidos y en la representación escrita ésta se
sustituye por los signos gráficos. Las capacidades
auditiva y visual son esenciales para la comprensión y
emisión de sonidos del lenguaje.

ARTICULACIÓN.

La articulación se refiere a los movimientos de
los órganos vocales para producir los sonidos del
lenguaje. Los instrumentos de la articulación son: los
labios, la lengua, los dientes, las mandíbulas y el
paladar. Los sonidos del lenguaje se articulan mediante la
interrupción o modelación de los flujos de aire,
vocalizados y no vocalizados, a través del movimiento de
la lengua, los labios, los dientes, la mandíbula inferior
y el paladar.

Capacidad del lenguaje.

El lenguaje es un sistema arbitrario de signos
abstractos adoptado por un grupo de personas que les sirve para
comunicarse. Los signos pueden ser verbales o no verbales, es
decir, hablados o escritos. Los gestos y movimientos corporales
son también signos no verbales.

ANTECEDENTES.

Se dice que la comunicación empieza desde la vida
misma pero no se tienen datos exactos. Por instinto
fisiológico del hombre es creador del
lenguaje. Aristóteles fue uno de los primeros en
proponer un modelo de comunicación.

Aristóteles, quien definió la
comunicación solo retórica en su concepto como "la
búsqueda de todos los medios posibles para la
persuasión", propuso lo que podría ser un modelo
cuyos elementos se han agrupado bajo tres rubros como
sigue.

Persona quien
habla……………………quien

Discurso que pronuncia…………….que,
y

Persona que
escucha…………………quién.

Si nos guiáramos por el primer síntoma de
existencia de la Comunicación Interna en las empresas, la
edición de revistas o house organs, la disciplina
habría despegado en el país casi al mismo tiempo
que las relaciones públicas en la década del
'40.

Es verdad que al principio fue responsabilidad casi
exclusiva de los funcionarios de Relaciones Públicas y que
en cierta medida lo sigue siendo, aunque ahora en forma conjunta
con sus pares de Recursos Humanos. Pero la discusión
obligaría a diferenciar los house organs destinados
exclusivamente al propio personal, de otras expresiones del mismo
género que son utilizadas para comunicarse con selectos e
influyentes públicos externos.

Vamos a considerar al género como uno
sólo, y vincularlo esencialmente a la información y
motivación del personal. De todos modos, en uno u otro
capítulo, el de Relaciones Públicas o el de
Comunicación Interna, la revista de la empresa hoy es un
instrumento importante de la moderna Comunicación
Institucional.

Los primeros títulos de este género datan,
en efecto, de finales de los años '30 ( Esso
Noticias y Noticiero Ducilo despegaron casi
simultáneamente, en 1938; un poco más
tarde lo hicieron Vida Shell y otros ), aunque los house organs
de cámaras y asociaciones precedieron, en nuestro
país, a los de las empresas en varias
décadas.

En los Estados Unidos, sobre todo, y en Europa,
más aisladamente, la revista interna tiene casi un siglo.
En los años '50, la herramienta estaba tan desarrollada en
los Estados Unidos que las estadísticas consignaban una
circulación de alrededor de 300 millones de copias, que
exigieron una inversión de más de 500 millones de
dólares.

Añadamos que algunas publicaciones empresariales
superaron el estándar del género y se constituyeron
en tribunas frecuentadas también por especialistas e
intelectuales que no es común encontrar en publicaciones
de más amplia temática y circulación. En
"Apocalípticos e integrados", Humberto Eco pondera una
serie de artículos aparecidos en la Rivista Pirelli,
("Verso una civiltá della visione"), firmada por Aldo
Visilberghi, y a la cual él mismo, Eco, sumó su
aporte, titulado "La fenomenología de Mike Bongiorno"; la
revista Think, de IBM, creada y manejada al principio
personalmente por el fundador de la empresa, Thomas Watson, es un
paradigma difícil de soslayar a la hora de reconocer
méritos e influencias, así como entre nosotros,
"Farol", la revista externa de la Esso, supo sumarse, desde la
portada, a la polémica desatada por la corriente de la
plástica llamada Nueva Generación.

Pero sería un tanto ingenuo remontar la
comunicación interna al comienzo de la edición de
house organs; primero, porque durante largos años la
mayoría de las publicaciones buscaban la
participación del personal mediante la simple
consignación de las competencias deportivas
interseccionales, la consignación de los
cumpleaños, casamientos y nacimientos de hijos de los
integrantes de la dotación, y otras informaciones
irrelevantes desde el punto de vista de la transparencia interna
de la gestión, que recién hoy comienza a
considerarse indispensable.

Pese a la multiplicación de las revistas
internas, incluso en los Estados Unidos la comunicación
interna todavía dejaba mucho que desear en la
década del '60. Drucker, en "The new society" ("La nueva
sociedad", Sudamericana, 1956), dice llanamente que "hoy no
existe ninguna comunicación (en la empresa), los grupos
funcionales no se entienden mutuamente; cada uno es incapaz de
imaginar qué está haciendo el otro y por
qué".

Un año después aparece en Argentina la
edición en español del libro más difundido y
admirado de Drucker, "The practice of management" ( "La gerencia
de empresas", Sudamericana ), en el cual consigna la
motivación y la comunicación entre las tareas
esenciales del gerente.

Pero hasta que no comenzaron a difundirse las Relaciones
Humanas, que según Peter Drucker nacieron con Elton Mayo,
quien sustituyó la pregunta de Taylor ¿cómo
hacerlo?, por ¿cómo hacerlo mejor?, y las oficinas
de Personal no pasaron a llamarse de Recursos Humanos, la
comunicación interna, como herramienta esencial de la
moderna comunicación corporativa, no encontró
suficiente sustento para su desarrollo. En 1961, la revista
Ciencias Administrativas de la Universidad Nacional de La Plata
publicó un esclarecedor trabajo de uno de los primeros
estudiosos de la materia, Luis Petraglia, titulado "Fundamentos
de las relaciones humanas aplicados a sustentar la
moral en la organización", y dos años
después la misma publicación académica
incluía los resultados de una encuesta sobre
Administración de Personal en la Argentina, para la que
fueron convocadas un centenar de empresas de distintas
categorías, de las cuales contestaron alrededor de
cuarenta.

Un 75 por ciento de la muestra estimó que los
problemas relativos al personal debían ser tratados por
empleados dedicados exclusivamente a ello, de lo que
podría inferirse que todavía existían dudas
en las empresas sobre este punto, y sólo el 55 por ciento
propició que el área debía tener
jerarquía directiva.

En este contexto, los buzones de sugerencia, por
ejemplo, tuvieron que esperar hasta la década del '70 para
afirmarse en las organizaciones, y recién en la
década siguiente, como ocurrió por distintas
circunstancias con las restantes herramientas comunicacionales,
la comunicación interna, a partir de la idea de "cliente
interno", primero, y del concepto de "imagen interna", un poco
después, comienza a afianzarse en el contexto de la
comunicación institucional o corporativa.

En la presente década la especialidad
aceleró su actualización, aunque sin alcanzar
todavía el nivel esperado. Prédicas como la de
Elliot Jacques, del Instituto Levinson, quien visitó
varias veces el país y comenzó a instalar el
concepto de que la competitividad de cualquier
organización comienza a partir de su potencial humano y el
desarrollo de sus talentos, la multiplicación de cursos y
seminarios especializados, y la difusión de experiencias
de otros países, incentivaron el interés de la
gerencia.

CONCEPTO DE
COMUNICACIÓN.

Es la transferencia y comprensión de
significados.

CONCEPTO COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL.

La comunicación organizacional debe ser entendida
como un proceso o serie de pasos que se dan entre un emisor y un
receptor dando por resultado la transferencia y la
comprensión de un significado.

El factor esencial de la conducta de una
organización es la comunicación en todas sus
direcciones y en todos los niveles; a través de los
elementos del proceso de comunicación; en el que se
distingue a los canales de comunicación; es decir, a la
línea de personas a través de las cuales pasan los
mensajes; y la utilización de las
tecnologías.

ELEMENTOS DEL
PROCESO DE COMUNICACIÓN.

1. Fuente de
comunicación.

2. Codificación.

3. Mensaje.

4. Canal.

5. Descodificación.

6. Receptor.

7. Retroalimentación.

FUNCIONES DE LA
COMUNICACIÓN.

COMUNICACIÓN
INTRAORGANIZACIONAL.

La Comunicación Interna es toda la
comunicación que se genera dentro de una
organización. En esta definición tomamos en cuenta
tanto las comunicaciones formales como informales que se generan
dentro de la empresa. Encontrándose las siguientes formas
de comunicación.

Formal: Es aquella comunicación cuyo
contenido está referido a aspectos laborales. En general,
ésta comunicación utiliza la escritura como medio
(Comunicados, memoranda, etc. La velocidad es lenta debido a que
tiene que cumplir todas las formalidades
burocráticas.

Informal: Es aquel tipo de comunicación
cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza
canales no oficiales. (Reunión alrededor del
botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es
más veloz que la formal.

Vertical: Es aquella comunicación que se
genera en las áreas directivas de la empresa y desciende
utilizando los canales oficiales. En una comunicación
corporativa óptima, debería existir la
comunicación vertical ascendente.

VERTICAL DESCENDENTE: Es la comunicación
que fluye de un nivel del grupo o la organización a otro
más bajo.

Funciones.

Asegurar que todos comprendan y conozcan
los principios y objetivos de la organización.

Lograr credibilidad y confianza.

Establecer canales formales de
transmisión y flujo de la información. Fortalecer
los roles jerárquicos.

Fomentar la
participación.

Favorecer y hacer operativa la
comunicación.

VERTICAL ASCENDENTE: Es la
comunicación que fluye de un nivel
hacía otro más alto en el grupo o la
organización.

Funciones.

Hacer de los integrantes de la
organización protagonistas del cumplimiento de los
objetivos.

Favorecer el auto análisis y la
reflexión. Aprovechar al máximo las ideas.
Incrementar el auto análisis y la reflexión.
Estimular el consenso.

Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de
un mismo nivel corporativo. Muy pocas veces utiliza las canales
oficiales y es totalmente informal. También es conocida
como comunicación plana.

Objeto:

Facilitar el intercambio de
información entre sectores, grupos de trabajo,
departamentos.

Favorecer y fortalecer la
comunicación entre sectores, grupos de trabajo,
departamentos y en el interior de estos.

Incrementar la cohesión
interna.

Agilizar los procesos de gestión
administrativa.

Mejorar el desarrollo
organizativo.

Rumores: Es la comunicación informal que recorre
la institución sin respetar canales y a la velocidad de la
luz. Se le llama también "bolas" o "radio
bemba".

Alcance de la Comunicación Interna: La
comunicación interna no está relacionada
solamente con los empleados. Aquí hay que incluir
desde los accionistas, pasando por el Directorio
Ejecutivo, llegando hasta los distribuidores y puntos de ventas
de los productos.

COMUNICACIÓN EXTRA
ORGANIZACIONAL.

La Imagen Corporativa (La imagen deseada y la imagen
real) "Una imagen es el conjunto de significados por los que
llegamos a conocer un objeto, y a través del cual las
personas lo describen, recuerdan y relacionan. Es el resultado de
la interacción de creencias, ideas, sentimientos e
impresiones que una persona tiene sobre un objeto".

La Comunicación Organizacional
Inadecuada.

La no identificación del trabajador con la
organización, dando lugar a una carencia de
motivación y participación, lo que trae aparejado
una disminución en la producción y en la
satisfacción personal.

Falta de especificación de funciones, lo que
distorsiona las relaciones entre las diferentes unidades
orgánicas, causando conflictos.

Desconocimiento de los avances tecnológicos, una
de cuyas consecuencias directas es el desaprovechamiento del
potencial humano de la organización, la cual
paulatinamente, se va quedando atrasada, y esto termina
repercutiendo en la calidad de los productos y servicios
ofrecidos, como así también en la imagen de la
organización.

Creación de un sistema de comunicación
informal debido a la carencia de estructura formal, los
cuales en ocasiones en lugar de informar
correctamente distorsionan el mensaje.

Redes Formales e Informales de
comunicación.

Redes Formales: son establecidas con
el objetivo de hacer llegar la información en el momento
preciso y a la persona adecuada. Estas redes
respetan la jerarquía organizacional.

Redes Informales: surgen espontáneamente
de las relaciones que se establecen entre las personas por la
afinidad o necesidades personales. El fin de esta red es
satisfacer las necesidades sociales de los integrantes
de la organización.

Efectos Positivos:

Los integrantes de la organización pueden
servirse de ella para la creación de actividades
culturales, de ocio, deportivas que potencian su dimensión
humana y actúan como un factor integrador
decisivo.

Gracias a estas redes surgen sentimientos de
colaboración y solidaridad que repercuten en una mayor
efectividad y mejoran el ambiente de la
organización.

Efectos Negativos.

La interpretación subjetiva del
emisor, quien informara desde su punto de vista o desde sus
intereses personales.

Las malas interpretaciones de la
información por desconocimiento de las fuentes.

Las distorsiones producidas por las
sucesivas transmisiones.

La difusión de chismes en contra de
la organización o de algunos de sus miembros.

La extensión de rumores.

HERRAMIENTAS DE
LA COMUNICACIÓN.

Clasificación de los
medios.

La comunicación oral. Es sumamente
efectiva y económica para dar a conocer a los empleados
asuntos que afectan el desempeño de su trabajo. Las
conversaciones informales entre supervisores y trabajadores
pueden ayudar rápidamente a superar esos inconvenientes.
Los ejecutivos medios y los supervisores son los canales
más importantes en la comunicación entre la
gerencia y los empleados.

Los medios impresos y/digitales carecen del
enfoque que proporciona la pueden servir para llevar un a un
mayor número de personas en menor a un costo relativamente
menor.

NOTAS / SERVICIOS INTERNOS.

Soporte informático escrito que en forma de nota
o informe se difunden departamentalmente siguiendo líneas
jerárquicas. Éstas se pueden utilizar para difundir
información concreta sobre temas relacionados con la
Organización del Trabajo, salarios, beneficios,
actualización de datos.

Ventaja

Rapidez y simultaneidad en su
difusión.

Información muy precisa y adaptada
al destinatario.

Utilidad como referencia para
procedimientos funcionales.

Limites

Fácil saturación del
canal.

Su abuso resta importancia a la
información.

La concreción pude producir ruidos
en el mensaje al sintetizar la información.

CIRCULARES.

Se utilizan para que quede constancia escrita y exista
general conocimiento sobre un aspecto o información
proveniente de los niveles superiores, normalmente la
dirección y se dirige al personal en su
conjunto.

Ventajas

Información instantánea, que
por su interés es recibida y leída. Su
producción es sencilla.

Su distribución es
fácil.

Limitaciones

Al no respetar jerarquías, los
niveles superiores pierden el privilegio informativo.

Al ser genérica, la circular no
puede personalizarse y producir ruidos en el mensaje.

Este tipo de información es útil para las
URGENCIAS (Si no lo sustituye una reunión) Su abuso
produce sensación de distanciamiento y nunca debe
sustituir otras herramientas más
interpersonales.

CARTA AL PERSONAL.

Es un documento entregado en el puesto de trabajo o
enviado al personal (su domicilio), normalmente firmado por el
director o presidente de la empresa con ocasión de un
acontecimiento importante o asunto de especial
interés.

Las aplicaciones de la carta al personal
pueden ser, según sus contenidos:

Información sobre resultados, planes
y proyectos de la empresa.

Información sobre una
operación comercial o asociativa determinada.
Información sobre una situación de
crisis.

Información sobre Planes de
despido.

Ventaja

Impacto por la inmediatez de la
información. Información desarrollada y extensa.
Oficializar información.

Una utilización
abusiva.

Pierde el valor del instrumento.

MANUALES DE INDUCCIÓN Y/O
BIENVENIDA.

También conocido como manual o folleto de
inducción. Es uno de los primeros contactos del empleado
con la empresa y el más tangible de ellos. De este manual
dependerá, en gran parte, la opinión que se forme
el empleado sobre la institución. El contenido del mismo
variará de acuerdo a cada empresa, pero en sentido general
proporcionará informaciones básicas de la
compañía, tales como historia, misión
visión, objetivos y políticas generales, así
como orientación al empleado sobre su trabajo.

Las Carteleras pueden ser el medio ideal siempre que se
tenga en cuenta los siguientes:

Debe haber una referencia temporal de las
informaciones para su vigencia (fecha de
colocación y vencimiento).

Codificar la información por color,
emplazamiento, calidad, espacio, etc.

Mantenimiento. Esencial que haya
responsables coordinados y/o supervisados por personal de
Recursos Humanos (Contactos claves).

Debe provocar a la lectura.
Información de interés, heterogénea,
más allá de lo laboral.

Puede utilizarse para intercambios
comerciales y venta de segunda mano entre los
colaboradores.

Debe velarse por los tipos y formas de los
mensajes, evitando la grosería o el mal gusto.

Puede dedicarse parte a aspectos sociales.
Fotografías, concursos, salutaciones, reconocimientos,
nacimientos, etc.

Puede dedicarse un espacio a
información de "Ultima hora".

La información no debe ser muy
extensa.

La Cartelera debe estar colocada en una
zona de paso obligado y de buen flujo
(Cafetería, ascensores, hall, zonas sociales,
etc).

CARTELERA

Forma tradicional de comunicación al personal de
bajo coste. Con un uso adecuado y un mantenimiento correcto
alcanza el mayor nivel de rentabilidad dentro de la empresa como
instrumento de Comunicación Interna.

Ventajas

Alcanza a todos los niveles, sin
diferenciación.

Soporte barato en su instalación y
mantenimiento. Es inmediato en su transmisión de
mensajes.

Desventaja

No todo tendrán el mismo acceso
visual. Información escueta y concreta.

Predisposición del personal a su
lectura como hábito. Necesidad de atención para
mantenerlo y actualizarlo. Es vulnerable a fáciles
sabotajes.

HOUSE ORGAN.

Una de las herramientas de Comunicación
empresarial más consolidadas y con mayor eficacia probada
a nivel de Relaciones Públicas, tanto externas como
internas, es el periódico o revista de empresa, denominado
House Organ.

Se entiende por House Organ: Publicación
periódica sin afán de lucro, editada por una
Empresa directamente o a través de una empresa
especializada, para mantener informados a los empleados sobre
diferentes temas.

Se entiende por House Organ: Publicación
periódica sin afán de lucro, editada por una
Empresa directamente o a través de una empresa
especializada, para mantener informados a los empleados sobre
diferentes temas.

Un House Organ difunde la CULTURA.

Contenidos

Éxitos de ventas, proyectos futuros
y colaboraciones. Nuevos nombramientos.

Acontecimientos comerciales, sociales o
empresariales.

Aspectos de mejora de calidad,
medio-ambiente y seguridad. Resultados económicos de la
empresa. Productividad.

Capacitación.
Entrenamiento.

Nuevas instalaciones, departamentos o
equipamientos

Nuevos productos y servicios.

Un House Organ es necesario, ya que su
Finalidad lo justifica ampliamente.

Dentro de sus objetivos
destacaremos:

Servir de lazo de unión entre los
empleados y la empresa. Crear sentimientos de pertenencia y
fidelización.

Órgano oficial de la empresa a nivel
informativo. Destacar aspectos de la imagen.

Disolver rumores.

Dar a conocer la empresa en toda su
amplitud. Motivar al personal.

REUNIONES

Se supone ser la herramienta de comunicación
más eficiente. Las reuniones bien dirigidas, son
productivas y pueden llegar a tratar con un alto grado de
resolución los asuntos importantes de una empresa. En las
reuniones se detecta el nivel de trabajo en equipo, de moral y de
dedicación y pueden diagnosticar la salud funcional,
operativa y de gestión y coordinación de una
Empresa.

Objetos de una reunión:
Motivación-oportunidad-integración–promoción.

Preparar una reunión:

Dar a conocer el objeto. Los
asistentes.

El lugar y el momento. Orden del
día.

Soporte audiovisual.

Análisis previo de posibles choques
de intereses.

Necesidad de reuniones previas con algunos
asistentes.

Necesidad de un registro escrito o grabado
de la reunión.

RECONOCIMIENTOS
AL PERSONAL.

Son actos simbólicos mediante los
cuales la Compañía premia a sus empleados. Los
mismos deben ser sociales y no privados.

Lo que se premia es lo que se
comunica:

Si se premia el Desempeño…se
comunica "Pragmatismo y eficiencia" Si se premia el compromiso
con los Valores…"Fidelidad y pertenencia"

Si se premia el presentismo…se
comunica que lo destacado es la "Disponibilidad,
orden"

Si se premia la antigüedad…se
comunica que lo importante es el "Desarrollo y
esfuerzo"

Si se premia la creatividad….se
comunica "que vale innovar"

Estos reconocimientos pueden ser grupales o
individuales.

DESAYUNO DE TRABAJO.

En un principio, el Gerente General y
algunos empleados, operativos y/o Jefes se
reunían mensualmente para analizar actividades de la
empresa. Estas reuniones eran informales y no cumplían con
los objetivos pautados.

Por eso se decidió darle otro formato a su
funcionamiento. Actualmente los desayunos son grupales y todos
participan en ellos, en diferentes momentos pautados previamente.
En cada encuentro hay un coordinador que recibe todas las
propuestas, luego las analiza y, finalmente, informa -a quienes
emitieron los comentariosla evaluación
realizada.

Ventajas

Gran interacción
personal.

Oportunidad de escucha efectiva.

Desventajas

Efecto Bengala.

BUZÓN DE SUGERENCIAS.

Es un instrumento que permite la posibilidad a los
empleados de hacer sugerencias a los altos mandos. Éstas
se formulan en un documento estructurado, semi-estructurado, o
bien de libre formato. Pude ser de modalidad anónima o
signada.

Generalmente se obtienen propuestas operativas, mejoras
funcionales, sobre las condiciones de trabajo y
comunicación. También es un medio
catártico.

Ventaja

Potencia el interés del personal por
su trabajo.

Es un medio de gran ayuda en la
comunicación ascendente.

Supone la posibilidad de establecer mejoras
en los procesos productivos, organizativos y de gestión
por iniciativa del personal.

Limitación

Se necesita motivar constantemente al empleado para su
uso. El buzón puede verse seriamente amenazado si no es
eficaz. Por lo tanto debe:

•Formar parte del plan integral de
aportación de ideas de la organización.

•Colaborar con el Capital intelectual.

•Responder a los participantes (en el caso de
encuestas signadas).

ENCUESTA DE CLIMA.

Herramienta de comunicación ascendente que busca
de una manera metodológica una serie de informaciones
sobre una cuestión de interés. De forma
periódica o puntualmente por alguna circunstancia es
necesario recoger la opinión del personal sobre
algún tema de importancia para la empresa. La encuesta
puede realizarse mediante:

Entrevista directa.

Por observación. (supone mayor
subjetividad) Cuestionario (Muestreo/estructurado)

Ventajas

Recolecta información útil y
representativa. Sondeo situacional tras una crisis.

Análisis del nivel de
información o conocimiento.

Chequeo de opinión previa para la
Toma de decisiones.

INTRANET

Tecnología web adaptada para el uso interno de la
compañía. Red local interconectada por un
ordenador. Esto permite el intercambio de información
entre dispositivos hardware y software (PC, FAX, IMPRESORAS,
PLOTTERS, SCANERS, BACKS UP, DISCOS COMPARTIDOS, ETC).

Supone la posibilidad de compartir estos circuitos con
una optimización increíble en términos de
velocidad y practicidad. Favorecen los sistemas
Paperless.

Una intranet es una red de uso interno y no debe estar
cerrada necesariamente a otras redes exteriores en la que se
proporcionan diferentes servicio como : correo
electrónico, Web´s, acceso a base de datos, sistema
de ficheros, etc.

Ventajas

Ahorro: Al compartir los recursos sin necesidad de que
cada empleado tenga sus periféricos y
programas.

Eficacia organizativa y funcional: al tener centralizado
los documentos e informaciones que de otra manera
residirían en distintos puestos.

Disponibilidad total.

Actualización permanente y
eficaz.

Sustitución de otros medios y
soportes físicos (CARTELERA VIRTUAL) (EMPRESA PAPER
LESS).

Permite a la empresa.

Intercambio de información
ágil entre personas, departamentos, delegaciones y
oficinas.

Acceder de forma remota y local a
informaciones corporativas y temáticas por parte del
personal.

Coordinación de proyectos entre
departamentos con documentación común.

Gestión de información
reservada: datos al personal, datos financieros y
comerciales.

Autogestión de la
información. Edición y difusión de
páginas web por sector.

Intranet a la vez permite ser el soporte
Intranet a la vez permite ser el soporte lógico de otras
herramientas de lógico de otras herramientas de
gestión:

Evaluación del
desempeño.

Capacitación. (Programas,
cronogramas, planificación y logística).
E-learning.

Encuestas virtuales.

Comunicación de beneficios.
Knowledge management.

Certificación de Sistemas de
Gestión (ISO 9000, ISO 14000, IRAM 3800) Comercio
electrónico. E-Business.

Debe realizarse un control sobre la información y
al mismo tiempo hacerla accesible a todo el personal que la usa
para trabajar de una forma más eficaz y que a la vez
esté informado de todos los aspectos de actividad de la
empresa.

El uso de una intranet ya no es sólo para los
empleados, ya que ofrece a terceros, como clientes y proveedores,
la posibilidad de relacionarse con la empresa por medio de
algunas secciones realizadas ex profeso.

Una intranet puede incluir: Una intranet puede
incluir:

Información denominada estática, es decir,
procedimientos corporativos, información de productos y
clientes, estructura organizacional, directorios
telefónicos, etc.

Información que requiere de herramientas
adecuadas o proformas, bases de datos de inventarios,
información de ventas, hurto, morosidad, etc.

Interconexión de grupos virtuales de
trabajo. Convocatorias, Chats, reuniones virtuales.

Desventajas

Saturación del canal por la gran
cantidad de información disponible. Dispersión en
su uso.

Despersonalización relacional
interna. Ausencia de lo analógico.

Necesidad de desarrollar sistemas de
seguridad informático y control de acceso.

Fuerte inversión inicial.

Mantenimiento efectivo para que no fracase.
Limitado acceso para personal operativo.

Autor:

Virginia del Rocío Navarro
Boullosa