Aplicación de los siete pasos del mejoramiento continuo a la empresa Jabes Productions C.A.
INTRODUCCIÓN
A través de los años los empresarios han
manejado sus negocios trazándose sólo
metas limitadas, que les han impedido ver más
allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean
únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar
niveles óptimos de calidad y por lo tanto a obtener una
baja rentabilidad en sus negocios.
Según los grupos gerenciales de las empresas
japonesas, el secreto de las compañías de mayor
éxito en el mundo radica en poseer estándares de
calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados;
por lo tanto el control total de la calidad es una
filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles
jerárquicos en una organización, y esta implica un
proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho
proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde
se buscará siempre la excelencia y la innovación
que llevarán a los empresarios a aumentar su
competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a
satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes.
Asimismo, este proceso busca que el empresario sea un
verdadero líder de su organización, asegurando la
participación de todos que involucrándose en todos
los procesos de la cadena productiva. Para ello él debe
adquirir compromisos profundos, ya que él es el principal
responsable de la ejecución del proceso y la más
importante fuerza impulsadora de su empresa.
Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo
tanto en un departamento determinado como en toda la empresa, se
debe tomar en consideración que dicho proceso
debe ser: económico, es decir, debe requerir
menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo,
que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de
sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal
aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño
logrado.
CAPITULO I
GENERALIDADES DE
LA EMPRESA
RESEÑA
HISTÓRICA
Los métodos y esquemas utilizados por la
población empresarial y universitaria para la
realización de sus presentaciones y exposiciones
magistrales, ha estado presentando una evolución notable
en los últimos años. Para la transmisión de
ideas y conocimientos estuvo muy arraigado el uso de materiales
de apoyo tales como láminas de papel bond, y el uso de
sistemas como; retroproyectores, episcopios, entre otros. Para
finales de los años 90 el uso del retroproyector estuvo
muy extendido entre la población docente y
estudiantil.
Es a partir del año 2000 aproximadamente, que se
fue dando un cambio en el esquema tradicional de realizar
presentaciones tanto en el ámbito empresarial como
universitario. El tradicional uso del retroproyector fue dando
cabida a la entrada de otro tipo de tecnología para la
realización de presentaciones, este es, el Video
Beam.
El Video Beam es un dispositivo periférico que
permite la proyección de datos provenientes
de fuentes de emisión de estos para los cuales esta
diseñado. Estas fuentes se encuentran constituidas por:
computadores, DVD, VHS, cámaras de video, entre
otros.
La versatilidad de este tipo de tecnología,
calidad y la posibilidad de realizar presentaciones de manera
dinámica, atractiva e impactante ha ido dando lugar a la
sustitución paulatina de los métodos convencionales
para realizar presentaciones, abriendo un nuevo horizonte de
posibilidades para su realización.
Este cambio repentino produjo el surgimiento de empresas
en Puerto Ordaz las cuales tuvieron como propósito
satisfacer la demanda creciente que se presentó por el
nuevo enfoque para le ejecución de la presentaciones. La
constitución de estas empresas en algunos casos se
realizó de manera informal y su visión de
crecimiento ha sido limitada en el tiempo. La satisfacción
de los clientes y la calidad del servicio pasó a ser algo
secundario, y la expansión hacia nuevos mercados no marco
la pauta en ningún momento.
Es en este contexto, que el día 20 de octubre del
año 2004 nace en la ciudad de Puerto Ordaz la empresa
JABES PRODUCTIONS C.A como respuesta efectiva para la
satisfacción de la necesidad y demanda creciente de
recursos tecnológicos audiovisuales tanto en el mercado
universitario como empresarial. Esta empresa nace por iniciativa
de tres jóvenes empresarios venezolanos y su enfoque rompe
los esquemas tradicionales de empresas de arrendamiento de
equipos audiovisuales, ya que esta se encuentra orientada a
la satisfacción de sus clientes, la
diversificación de sus productos y servicios, el aumento
de la calidad y la expansión hacia otras zonas del
país. Teniendo un impacto social, elemento que no
existe ni ha existido en ninguna empresa de esta naturaleza y lo
cual no tiene precedentes.
La empresa JABES PRODUCTIONS C.A tiene como
objeto la asesoría en la planificación,
organización, ejecución y control de todo tipo de
eventos: cursos, conciertos, conferencias, simposios; así
como el suministro de avanzados recursos tecnológicos para
su realización. Incluye también la venta y alquiler
de equipos y accesorios para computadores, video proyectores
multimedia, cámaras de video, cámaras
fotográficas, sonido, iluminación, pantallas de
proyección.
VISIÓN DE
LA EMPRESA:
La visión de la empresa JABES PRODUCTIONS, C.A es
"Ser la empresa líder en Venezuela en
alquiler de equipos de Video Proyección Multimedia, con
elevados estándares de calidad, oportunidad y
satisfacción de nuestros clientes, con un sistema de
mejora continua de nuestros procesos siendo de impacto para la
sociedad y el país"
MISIÓN DE
LA EMPRESA:
"Identificar, penetrar y consolidar la empresa en nuevos
mercados, a través de la
diversificación de nuestros servicios y de una
estrategia de publicidad personalizada, masiva y permanente; con
la captación y desarrollo constante del Recurso Humano
como patrimonio mas importante de la organización,
ofreciendo respuestas a las necesidades de disponibilidad de
nuestros clientes con un trato personal y amigable con
estos".
POLITICA DE CALIDAD
"JABES PRODUCTIONS C.A se encuentra comprometido con la
identificación permanente de las
necesidades y requerimientos de nuestros clientes
así como de alcanzar su satisfacción, con
una mejora continua de todos nuestros procesos y con la
identificación y cumplimiento de todos los requisitos
legales y reglamentarios vigentes".
VALORES (GENERALES)
Amabilidad
Honestidad Respeto Responsabilidad
Puntualidad Fidelidad
Trabajo en equipo
Proactividad
Sinergia
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA:
La empresa se encuentra conformada de la
siguiente manera:
PROCESOS
La empresa JABES PRODUCTIONS C.A ejecuta diversos
procesos con el propósito de garantizar una gestión
eficaz dentro de la organización. Para cada
coordinación definida (planificación,
mantenimiento, calidad, finanzas, publicidad – imagen
– mercadeo, recursos humanos) la empresa ha establecido
procesos con el fin de alcanzar los objetivos
generales de la organización y poder realizar una
gestión eficaz y efectiva en todos sus niveles, de
manera coordinada y óptima.
La empresa a definido sus procesos considerando
criterios de Jerarquización, pasando desde los
Macroprocesos que presentan los procesos desde un nivel general,
pasando por diagramas PEPCS y diagramas de Flujo cuyo fin es
presentar a mayor detalle los elementos involucrados dentro de
los procesos. A continuación se presentan los diagramas
definidos por la empresa JABES PRODUCTIONS C.A para la
ejecución de sus procesos.
MACRO PROCESOS
DIAGRAMA DE
BLOQUES
PROCESOS MEDULARES
VENTAS
LOGISTICA Y
EJECUCIÓN
ATENCIÓN
POST-VENTA
PROCESOS DE
APOYO
RECURSOS HUMANOS
MANTENIMIENTO
PROCESOS
ESTRATÉGICOS
(Planificación, Calidad,
Finanzas, Publicidad y Mercadeo, Ventas)
COORDINACION DE
PLANIFICACIÓN
VISION
Ser una unidad efectiva que proporcione los
recursos y lineamientos necesarios para el
desarrollo y crecimiento estratégico de la
organización así como el
cumplir con los compromisos adquiridos con los clientes
de la empresa, con un personal idóneo y
capacitado que coordine las actividades de las otras
unidades de la organización,
garantizando la consolidación y desarrollo de la empresa
en el país.
MISION
Identificar, analizar y evaluar el entorno competitivo
en el cual se desenvuelve la empresa con el
propósito de establecer planes estratégicos para el
desarrollo, crecimiento y consolidación de la
organización en el país; así como el
identificar, coordinar y ejecutar los planes internos de la
empresa en conjunto con las demás unidades de la
empresa para alcanzar los objetivos estratégicos
establecidos.
POLITICA DE CALIDAD
"El Departamento de Planificación de la empresa
JABES PRODUCTIONS C.A se encuentra enfocado y comprometido en la
identificación de las necesidades y requerimientos de
sus clientes tanto internos como externos así como de
alcanzar su satisfacción, con una mejora
continua de sus procesos y con la identificación y
cumplimiento de todos los requisitos legales y reglamentarios
vigentes para tal fin".
PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA
Actualmente, toda empresa debe sacar provecho de cada
elemento incluido dentro de su organización
para convertirlo en un factor de productividad, el cual le
permita obtener ventajas competitivas sobre otras empresas de
semejantes características. Es por esto que la
organización debe definir y conocer cada actividad
realizada para la prestación de sus servicios, de tal
manera que le permita evaluar de manera constante el uso y manejo
de sus recursos.
La empresa JABES PRODUCTIONS C.A es una
organización que tiene como objeto principal la
asesoría en la planificación, organización,
ejecución y control de todo tipo de eventos así
como el suministro de avanzados recursos tecnológicos para
su realización. Estos eventos incluyen: conferencias,
simposios, conciertos, entre otros. Su visión es ser
líder nacional en alquiler de equipos de video
proyección multimedia lo cual le exige mantenerse en
una mejora constante de todas sus actividades y procesos,
con el objetivo de alcanzar la visión establecida. Esta
mejora constante, plantea la necesidad de realizar controles en
la planificación, evaluar las actividades y servicios
realizados, para de esta manera plantear mejoras a sus procesos y
servicios. Es por ello que existe la necesidad de realizar un
proyecto de mejora, es decir, aplicar la metodología de
los siete pasos (7) para el mejoramiento continuo, en la empresa
Jabes Productions, C.A.
JUSTIFICACION
Este estudio es importante puesto que
permitió realizar un análisis respecto a
ciertas deficiencias observadas por los gerentes de la
empresa, lo cual llevo al establecimiento de causas raíces
y soluciones a dichos planteamientos.
El desarrollo de esta metodología de
los siete pasos, permitirá cumplir con el propósito
de mejora continua de los procesos y servicios de la
empresa.
DELIMITACION
El estudio de métodos se
limitó a la empresa JABES PRODUCTIONS
C.A
OBJETIVOS
OBJETIVOS GENERAL
Aplicación de la metodología
de los siete pasos para el mejoramiento continuo en
la empresa JABES PRODUCTIONS, C.A.
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
· Seleccionar problemas para
mejorar.
· Cuantificar y subdividir los
problemas.
· Analizar las causas raíces
específicas.
· Establecer el nivel de
desempeño exigido.
· Diseñar y programar
soluciones.
· Establecer acciones de
garantía.
CAPITULO II
MARCO
TEÓRICO
MEJORAMIENTO CONTINUO
Conceptos:
James Harrington (1993), para él mejorar un
proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo,
eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar
depende del enfoque específico del empresario y del
proceso.
Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo
como una conversión en el mecanismo viable y accesible al
que las empresas de los países en vías de
desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con
respecto al mundo desarrollado.
Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento
Continuo una mera extensión histórica de uno de los
principios de la gerencia científica, establecida por
Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo es
susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento
Continuo dictado por Fadi Kbbaul).
L.P. Sullivan (1CC 994), define el Mejoramiento
Continuo, como un esfuerzo para aplicar mejoras en
cada área de la organización a lo que se entrega a
clientes. Eduardo Deming (1996), según la óptica de
este autor, la administración de la calidad total requiere
de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento
Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre
se busca.
El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy
bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que las
empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo
del tiempo.
IMPORTANCIA DEL
MEJORAMIENTO CONTINUO
La importancia de esta técnica gerencial radica
en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las
debilidades y afianzar las fortalezas de la
organización.
A través del mejoramiento continuo se logra ser
más productivos y competitivos en el mercado al cual
pertenece la organización, por otra parte las
organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera
tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o
corregirse; como resultado de la aplicación de esta
técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro
del mercado y hasta llegar a ser líderes.
VENTAJAS Y
DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
Ventajas
1. Se concentra el esfuerzo en ámbitos
organizativos y de procedimientos puntuales.
2. Consiguen mejoras en un corto plazo y
resultados visibles
3. Si existe reducción de productos defectuosos,
trae como consecuencia una reducción en los costos, como
resultado de un consumo menor de materias primas.
4. Incrementa la productividad y dirige a la
organización hacia la competitividad, lo cual es de vital
importancia para las actuales organizaciones.
5. Contribuye a la adaptación de los
procesos a los avances tecnológicos.
6. Permite eliminar procesos
repetitivos.
Desventajas
1. Cuando el mejoramiento se concentra en un área
específica de la organización, se pierde la
perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los
miembros de la empresa.
2. Requiere de un cambio en toda la
organización, ya que para obtener el éxito
es necesaria la participación de todos los
integrantes de la organización y a todo nivel.
3. En vista de que los gerentes en la pequeña y
mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo
se hace un proceso muy largo.
4. Hay que hacer inversiones importantes.
¿POR QUE MEJORAR? El Cliente es
el Rey
Según Harrigton (1987), "En el mercado de los
compradores de hoy el cliente es el rey", es decir, que los
clientes son las personas más importantes en el negocio y
por lo tanto los empleados deben trabajar en función de
satisfacer las necesidades y deseos de éstos. Son parte
fundamental del negocio, es decir, es la razón por la cual
éste existe, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la
atención necesaria.
La razón por la cual los clientes prefieren
productos del extranjeros, es la actitud de los dirigentes
empresariales ante los reclamos por errores que se comentan:
ellos aceptan sus errores como algo muy normal y se disculpan
ante el cliente, para ellos el cliente siempre tiene la
razón.
El Proceso de
Mejoramiento
La búsqueda de la excelencia comprende un proceso
que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho
proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las
actividades que se realicen en la empresa a todos los
niveles.
El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para
desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero
tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas
de calidad cuestan dinero.
Asimismo este proceso implica la inversión en
nuevas maquinaria y equipos de alta
tecnología más eficientes, el mejoramiento de la
calidad del servicio a los clientes, el aumento en los niveles de
desempeño del recurso humano a través de la
capacitación continua, y la inversión en
investigación y desarrollo que permita a la empresa estar
al día con las nuevas tecnologías.
Actividades Básicas de
Mejoramiento
De acuerdo a un estudió en los procesos de
mejoramiento puestos en práctica en diversas
compañías en Estados Unidos, Según
Harrington (1987), existen diez actividades de mejoramiento que
deberían formar parte de toda empresa, sea grande o
pequeña:
a. Obtener el compromiso de la alta
dirección.
b. Establecer un consejo directivo de
mejoramiento.
c. Conseguir la participación total de la
administración.
d. Asegurar la participación en
equipos de los empleados. e. Conseguir la participación
individual.
f. Establecer equipos de mejoramiento de
los sistemas (equipos de control de los procesos).
g. Desarrollar actividades con la
participación de los proveedores. h. Establecer
actividades que aseguren la calidad de los sistemas.
i. Desarrollar e implantar planes de
mejoramiento a corto plazo y una estrategia de mejoramiento a
largo plazo.
j. Establecer un sistema de reconocimientos.
a. Compromiso de la Alta
Dirección:
El proceso de mejoramiento debe comenzase desde los
principales directivos y progresa en la medida al grado de
compromiso que éstos adquieran, es decir, en el
interés que pongan por superarse y por ser cada día
mejor.
b. Consejo Directivo del Mejoramiento:
Está constituido por un grupo de ejecutivos de
primer nivel, quienes estudiarán el proceso de
mejoramiento productivo y buscarán adaptarlo a las
necesidades de la compañía.
c. Participación Total de la
Administración:
El equipo de administración es un conjunto de
responsables de la implantación del proceso de
mejoramiento. Eso implica la participación activa de todos
los ejecutivos y supervisores de la organización. Cada
ejecutivo debe participar en un curso de capacitación que
le permita conocer nuevos estándares de la
compañía y las técnicas de mejoramiento
respectivas.
d. Participación de los
Empleados:
Una vez que el equipo de administradores esté
capacitado en el proceso, se darán las condiciones para
involucrar a los empleados. Esto lo lleva a cabo el gerente o
supervisor de primera línea de cada departamento, quien es
responsable de adiestrar a sus subordinados, empleando las
técnicas que él aprendió.
e. Participación Individual:
Es importante desarrollar sistemas que brinden a todos
los individuos los medios para que contribuyan, sean medidos y se
les reconozcan sus aportaciones personales en beneficio del
mejoramiento.
f. Equipos de Mejoramiento de los
Sistemas (equipos de control de los procesos):
Toda actividad que se repite es un proceso que puede
controlarse. Para ello se elaboran diagramas de flujo de los
procesos, después se le incluyen mediciones, controles y
bucles de retroalimentación. Para la aplicación de
este proceso se debe contar con un solo individuo responsable del
funcionamiento completo de dicho proceso.
g. Actividades con Participación de los
Proveedores:
Todo proceso exitoso de mejoramiento debe tomar en
cuenta a las contribuciones de los proveedores.
h. Aseguramiento de la Calidad:
Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se
dedican a la solución de problemas relacionados con los
productos, deben reorientarse hacia el control de los sistemas
que ayudan a mejorar las operaciones y así evitar que se
presenten problemas
i. Planes de Calidad a Corto Plazo y
Estrategias de Calidad a Largo
Plazo:
Cada compañía debe desarrollar una
estrategia de calidad a largo plazo. Después debe
asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la
estrategia de manera que sus integrantes puedan elaborar planes a
corto plazo detallados, que aseguren que las actividades de los
grupos coincidan y respalden la estrategia a largo
plazo.
j. Sistema de
Reconocimientos:
El proceso de mejoramiento pretende cambiar la forma de
pensar de las personas acerca de los errores. Para ello existen
dos maneras de reforzar la aplicación de los cambios
deseados: castigar a todos los que no logren hacer bien su
trabajo todo el tiempo, o premiar a todos los individuos y grupos
cuando alcancen una meta con realicen una importante
aportación al proceso de mejoramiento.
POLITICA DE CALIDAD
La base del éxito del proceso de mejoramiento es
el establecimiento adecuado de una buena política de
calidad, que pueda definir con precisión lo esperado de
los empleados; así como también de los productos o
servicios que sean brindados a los clientes. Dicha
política requiere de la debida autorización del
presidente.
La política de calidad debe ser redactada con la
finalidad de que pueda ser aplicada a las actividades de
cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la
calidad de los productos o servicios que ofrece la
compañía. También es necesario
establecer claramente los estándares de calidad, y
así poder cubrir todos los aspectos
relacionados al sistema de calidad.
Para dar efecto a la implantación de esta
política, es necesario que los empleados tengan los
conocimientos requeridos para conocer las exigencias de los
clientes, y de esta manera poder lograr ofrecerles excelentes
productos o servicios que puedan satisfacer o exceder las
expectativas.
Ahora que el EMP se encuentra ya familiarizado con todos
los elementos del proceso, le corresponde observar la totalidad
del proceso para determinar lo siguiente:
¿Son apropiados los límites? En caso
negativo, haga que el responsable del proceso presente los
cambios recomendados al equipo ejecutivo de mejoramiento
(EEM).
¿Se presta el proceso a ser dividido en
subprocesos para incrementar la eficiencia del EMP? En caso
afirmativo, el responsable del proceso debe nombrar EMS-P para
que se centren en estos procesos menores. No obstante, el EMP
debe seguir reuniéndose para revisar la actividad total a
fin de garantizar que no se genere
suboptimización.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION
DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.