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Ayudas didácticas de Excel 2000



    CAPITULO 1

    ¿QUÉ ES
    EXCEL?

    Excel es una planilla e le ctrónica de
    cálculo:
    un programa que permite manejar en la
    computadora la información que habitualmente se maneja en
    planillas. Por ejemplo, una lista como la de la Figura
    1.

    Sirve para hacer planillas cuyos datos pueden
    relacionarse a través de operaciones matemáticas.
    En este capítulo nos vamos a ocupar del
    manejo de este tipo de planillas. Vamos a comenzar con un ejemplo
    simple y luego avanzaremos hacia casos más complejos.
    Aunque no lo mencionemos en el texto, toda planilla que queramos
    conservar deberá ser grabada tal como se explicó en
    el capítulo anterior.

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    Figura 1. Una planilla muy simple:
    una lista de precios

    Como se ve, la información en una planilla de
    calculo se organiza sobre una matriz de filas y columnas.
    Las filas se designan con números y las
    columnas, con letras. Esta división en filas y columnas
    define casilleros llamados ce ldas , que se designan por
    la letra de la columna y el número de fila a la cual
    pertenecen. Por ejemplo, la ce lda A1 contiene la palabra
    Producto.

    Para armar una planilla como la de la Figura 1 tenemos
    que "movernos" por la matriz escribiendo los datos
    que correspondan en cada celda.

    El puntero (flechita del mouse), por otra parte, tiene
    distinta forma según en qué parte de la pantalla
    está apoyado. Generalmente es una cruz gruesa o una
    flecha. Pero puede adoptar otras figuras, y su comportamiento
    depende de ellas. De las formas y usos del puntero hablamos en
    detalle en el capítulo 3.

    CÓMO
    MOVERNOS POR LA PLANILLA

    La forma más simple de ir saltando de celda en
    celda es usando el teclado. Cualquier teclado de computadora
    incluye cuatro teclas para mover el cursor en las cuatro
    direcciones.

    Flecha hacia arriba: sube una fila. Flecha
    hacia abajo: baja una fila.

    Flecha para la derecha: pasa a la siguiente
    columna. Flecha para la izquierda: pasa a la columna
    anterior.

    Estas son las que llamamos "teclas de movimiento",
    "flechas" o "cursores".

    CÓMO SE
    ESCRIBEN LOS DAT OS

    El dato ingresa efectivamente en la celda cuando
    oprimimos la tecla Ente r. Estas instrucciones valen tanto
    si el dato que se escribe es una palabra como si es un
    número.

    ¡Me equivoqué! ¿Qué
    hago?

    La forma básica de corregir un dato mal escrito
    es escribirlo de nuevo. Si nos damos c uenta del error antes de
    oprimir Enter (o sea, antes de que el dato esté
    efectivamente ingresado), existen algunas teclas que conviene
    conocer:

    Escape: cancela el ingreso del dato
    y deja la celda como estaba antes.

    Retroceso (Delete – Del –
    Supr
    ): borra la letra que acabamos de escribir.

    Me arrepentí

    Al margen de las distintas posibilidades de
    corrección que ofrece el programa, siempre hay una forma
    de "dar marcha atrás" cuando nos arrepentimos de algo.
    Tomar las opciones Edición, Deshacer. Esto anula la
    última operación.

    Con estas instrucciones, ya podemos hacer una planilla
    simple como la de la Figura 1.

    GRABANDO UNA
    PLANILLA

    La computadora tiene una memoria muy frágil: todo
    lo que le decimos lo recuerda mientras permanece encendida (RAM).
    Al apagarla, se pierde.

    Podemos, sin embargo, conservar nuestro trabajo aunque
    la computadora se apague guardándolo en un lugar
    más seguro que la memoria. Esto se llama "grabar"
    la planilla. Si ya ha trabajado en algún programa, sabe de
    qué estamos hablando. En cualquier caso, siga
    leyendo.

    Tres Decisiones

    En el momento de grabar una planilla, hay que tomar tres
    decisiones:

    El disco

    Ese lugar más seguro al que nos referimos antes
    es el disco. Por disco entendemos tanto el disco rígido de
    la computadora, la grabadora de CD (Rw ROM),
    pendriver, como el disquete que colocamos en la disquetera
    (Flopy).

    Las unidades de disco en una computadora se designan por
    letras. Por lo general el flopy es el disco A, el disco
    rígido es el C y la grabadora el D, el pendriver es el E.
    Podría haber un segundo flopy (B) o un disco rígido
    (F). Y así sucesivamente. Seguramente hay otra unidad de
    disco: la lectora de CD -ROM. Esta también se designa con
    una letra, pero, a diferencia de las otras, no se puede grabar en
    ellas.

    El sistema operativo asigna las letras A y B para los
    discos flexibles y desde la C hasta la Z para el resto de los
    discos.

    La Carpeta

    Normalmente, el disco rígido está
    organizado en "carpetas" o "directorios". Son simplemente
    subdivisiones dentro del disco para mantener la
    información más ordenada. Si uno decide grabar en
    el disco, debe decidir, en qué carpeta hacerlo. Una
    carpeta puede a su vez, incluir subcarpetas, y así
    sucesivamente, en una estructura jerárquica.

    El nombre de la planilla

    Lo más probable es que uno grabe varias planillas
    en el mismo lugar (mismo disco y misma carpeta). Para
    diferenciarlas, hay que darle un nombre a cada una. Puede ser
    cualquiera, pero se entiende que hay que elegir nombres
    descriptivos que tengan relación con el contenido de la
    planilla (en lo posible)

    Todo e s to (disco, carpeta y nombre ) hay que te ne
    rlo decidido ante s de grabar la planilla (e n lo pos ible
    ).

    Como se Graba

    1. T omar las opciones Archivo, Guardar.
    Aparece el cuadro de la Figura 2, donde se
    indicarán las t res decisiones recién
    t omadas.

    2. Donde dice guardar en, indicar el disco
    donde se grabará la planilla.

    3. Hacer doble clic (dos clic
    rápidos con el mouse) sobre la carpet a
    elegida.

    4. Donde dice Nombre del archivo, escribir
    el nombre elegido para la planilla. Por ejemplo,
    Lista de Precios.

    5. Si t odo est á bien, hacer un
    clic en Guardar.

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    Figura 2.El cuadro con las opciones a
    especificar en el m om ento de grabar una
    planilla.

    Pasará algunos segundos, luego de
    los cuales la planilla quedará a salvo, guardada en el
    lugar específico. La parte superior de la pantalla
    mostrará el nombre que le hemos dado a la planilla.
    (Figura 3).

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    Figura 3. El nom bre de la planilla
    aparec e en el borde superior de la pantalla

    DIALOGANDO CON
    EXCEL

    El cuadro de la Figura 2 se llama cuadro de
    dialogo. Es un nombre muy adecuado. Excel se comunica con
    nosotros de esa forma, preguntándonos qué queremos
    hacer. Es importante acostumbrarse a ellos. Según
    qué opciones aparezcan y cómo las manejemos, Excel
    obedecerá nuestros deseos.

    ARCHIVO, GUARDAR
    Y ARCHIVO, GUARDAR COMO

    En el submenú que se descuelga cuando hacemos un
    clic en la opción Archivo, aparecen dos opciones
    parecidas: Guardar y Guardar como. No son
    exactamente lo mismo, y es importante conocer la
    diferencia.

    Archivo Guardar

    Usamos esta opción cuando grabamos la planilla
    por primera vez y cuando regrabamos. La primera vez nos
    pide la información necesaria para guardar (disco,
    nombre, etc.). Si estamos haciendo una regrabación (es
    decir, ya habíamos grabado la planilla antes), procede con
    la grabación usando el mismo nombre, en el mismo disco,
    etc. La nueva planilla se graba sobre la anterior. Es decir, se
    conserva la versión mas rec iente.

    Archivo, Guardar como

    Cuando usamos esta opción, Excel siempre nos
    pregunta el nombre, el disco, etc. de la planilla. Aunque
    estemos haciendo una regrabación de una planilla ya
    grabada. Justamente, la opción Archivo, Guardar
    como
    nos permite cambiar alguna de estas
    opciones:

    Grabar la planilla en otro disco. En otro
    directorio o carpeta. Con otro nombre.

    CERRAR UNA
    PLANILLA

    Hasta este momento sabemos cómo armar una
    planilla simple y cómo grabarla. No es poco. En realidad,
    en eso consiste la mayor parte del trabajo con Excel.
    Podríamos ya mismo ponernos a inventar otras planillas y
    tratar de armarlas. Pero antes tenemos que cerrar la planilla
    anterior. Es decir, dar por terminado el trabajo con
    ella.

    Para cerrar la planilla:

    1. Tomamos las opciones Archivo, Ce rrar. Si todo
    está en el orden, la planilla desaparecerá de la
    pantalla.

    Si todavía no la habíamos
    grabado, aparecerá el cuadro de la Figura 4, donde
    Excel nos pregunta si queremos grabar esta planilla antes de
    abandonarla.

    2. Como, en general, queremos conservar todas las
    modificaciones hechas a la planilla, hacemos un clic en
    .

    3. Si, en cambio, no queremos guardar la planilla en
    ésta última versión, hacemos un clic en
    No.

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    Figura 4. Estamos a punto de abandonar la planilla
    con la que vení am os trabajando. Excel nos advierte de
    que todavía no la hem os grabado.

    RECUPERANDO UNA
    PLANILLA YA GRABADA

    Grabar es tomar la información que
    tenemos en la pantalla y guardarla en el disco. Lo contrario se
    llama

    Abrir: traer a la pantalla una
    planilla grabada anteriormente. Para eso:

    1. Tomamos las opciones Archivo,
    Abrir
    . Aparecerá el cuadro de la Figura 5, muy
    parecido al que salió en el momento de grabar.

    2. En este cuadro tenemos que actuar como
    hicimos al grabar, indicando el disco y directorio donde se
    encuentra la planilla.

    3. En la lista de archivos grabados
    deberá aparecer la planilla que buscamos. Hacemos un clic
    sobre ella.

    4. Hacemos un clic en
    Abrir.

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    Figura 5. En este cuadro tenem os
    que indicar cóm o se llam a la planilla que querem os abri
    r y en qué disco y carpeta está
    grabada.

    Si todo salió bien,
    aparecerá en la pantalla la planilla elegida, tal como
    estaba en el momento de grabarla.

    MODIFICANDO UNA
    PLANILLA

    Modificar una planilla puede querer decir
    dos cosas distintas: modificar el c ontenido de las celdas (los
    datos) o cambiar el aspecto de la planilla. Del
    diseño vamos a hablar dentro de un rato. Hablemos del
    contenido.

    Ya dijimos cuál es la forma de
    cambiar un dato: escribirlo de nuevo. Pero ¿Qué
    pasa si escribimos Caños de 50 mm y resulta
    que eran 55 mm? ¿Hay alguna forma de no tener que escribir
    todo el dato? Sí, y varias. Esta es una de
    ellas:

    Hacemos doble clic sobre la celda que
    contiene el dato a modificar. Con esto pasamos a la modalidad
    de edición (Figura 6).

    1. Usamos las teclas de movimiento lateral
    (izquierda y derecha) para colocarnos inmediatamente
    después del cero de 50. Es decir, a
    continuación del punto donde tenemos que hacer la
    corrección.

    2. Oprimimos la tecla Retroceso (Backspace)
    para borrar el 0.

    3. Escribimos el segundo 5.

    4. Hecha la corrección, pulsamos
    Enter para ingresar el dato modificado o…

    5. …si nos arrepentimos, oprimimos
    ESCape para dejar el dato como estaba originalmente.

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    Figura 6. En la m odalidad de
    Edición podem os m overnos por el interior de una celda y
    m od ificar lo que está escrito en ella.

    CELDA VS
    RANGO

    Celda: Rectángulo formado por
    una columna y una fila. Ej: A1

    Rango es un conjunto (generalmente
    rectangular) de celdas.

    Se le ccionar es pintar (moviendo el
    mouse, manteniendo apretado el botón) un conjunto de
    celdas.

    Los rangos se designan indicando sus dos celdas
    extremas, separadas por dos puntos o punto y coma. El rango
    seleccionado de la Figura 9 es el B 2:B
    8
    .

    Los dos puntos significa (desde:hasta). Ej: B2:B8 (lee
    el contenido de las celdas B2,B3,B4,B5,B6,B7 y
    B8)

    El punto y coma significa (ésta;y ésta).
    Ej: B2;B8 (lee el contenido de las celdas B2 y B8)

    La acción de mover el mouse manteniéndolo
    apretado se llama "arrastre". Por eso podemos decir que, para
    seleccionar un rango de celdas, hay que arrastrar el mouse.
    Cuando un rango esté seleccionado, todas sus celdas se
    verán afectadas por la próxima tarea que se
    haga.

    COPIAR Y MOVER
    LOS DAT OS

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    Figura 9

    Cuando estamos armando una planilla es muy común
    que tengamos que copiar o mover un dato, duplicarlo o cambiarlo
    de lugar. Para esto hay dos técnicas bien distintas. Como
    no es fácil decidir cuál de las dos es mejor,
    explicaremos ambas.

    LA T
    ÉCNICA DE "CORTAR Y PEGAR"

    En la planilla de la Figura 1 tenemos un
    dato "corrido". Vamos a llevar el te xto de la celda C5 a la
    B5.

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    Figura 1. En esta planilla m ovem os
    el dato de la celda C5 a la B5.

    Cort ar / Pegar

    1. Ponemos el cursor en la celda que cont
    iene el dat o a mover. O sea, en la celda C5.

    2. T omamos las opciones Edición,
    Cort ar.

    3. Ponemos el cursor en la celda adonde
    queremos llevar el dat o. O sea, en la celda
    B5.

    4. T omamos las opciones Edición,
    Pegar.

    Tras estas operaciones, el dato que estaba
    en la celda C5 deberá aparecer en B5.

    Explicación: el portapapeles

    Cuando tomamos las opciones Edición, Copiar.,
    estamos cortando el dato de la celda actual y llevándolo a
    un lugar aparte llamado portapapeles. Cuando tomamos las opciones
    Edición, pegar, estamos pegando en la celda actual el dato
    que acabamos de poner en el portapapeles.

    COPIAR VS
    CORTAR

    Si en el paso dos tomamos las opciones Edición,
    Copiar (en vez de Cortar), estamos poniendo dato en el
    portapapeles sin retirarlo de la planilla; como si le
    estuviéramos tomando una foto. Cuando luego tomamos
    Edición, Pegar, estamos poniendo el dato en la nueva celda
    mientras el otro todavía está en la celda original.
    Estamos duplicando el dato. Es decir que:

    Cortar + Pegar = mueve

    Copiar + Pegar = repite

    El portapapeles no es una parte de Excel sino de
    Windows. Luego de poner un dato en e ste portapapeles (con las
    opciones Edición, Copiar o Edición, Cortar), el
    dato está disponible para todos los programas de Windows.
    Así, podemos poner en Word una tabla de Excel o en Excel
    un dibujo de Power Point.

    ATAJOS

    Las opciones de Cortar, Copiar y Pegar pueden hacerse
    también desde el teclado o con los botones de la
    Figura 2.

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    Figura 2. Estos tres botones rem
    plaza, respectivam ente, a las opciones de Cortar, Copiar y
    Pegar.

    Una variante

    Cuando llega el momento de "pegar" el dato en su
    dirección de destino (tanto al copiar como al mover), hay
    otra posibilidad: presionar simplemente la tecla
    Enter.

    El procedimient o complet o sería
    así:

    1. Ponemos el cursor en la celda que cont
    iene el dat o a mover.

    2. T omamos las opciones Edición,
    Cort ar.

    3. Ponemos el cursor en la celda adonde
    queremos llevar el dat o.

    4. Apret amos la t ecla Ent
    er.

    LA TÉCNICA
    DE "AGARRE CON EL MOUSE"

    También podemos mover usando el
    mouse, sin recurrir al menú. Es muy fácil, aunque
    requiere algo de pulso. Vamos de nuevo con el ejemplo de la
    Figura 1:

    1. Ponemos el cursor en la celda que
    contiene el dato a mover. O sea, en la celda C5.

    2. Apoyamos el puntero de modo que el
    centro de la cruz gruesa toque los bordes de la celda. Debe
    aparecer una flecha (Fig. 3)

    3. Apretamos el botón del mouse y lo
    mantenemos así.

    4. Bajamos el puntero hasta la celda adonde
    queremos llevar el dato. O sea, hasta la celda B5 (Figura
    4).

    5. Soltamos el botón.

    Esta operación es muy sencilla: simplemente
    tomamos el dato y lo llevamos adonde queremos. Y funciona en
    forma parecida en otros programas. Por ejemplo, podemos mover un
    párrafo en Word, duplicar una tabla en Access o copiar una
    imagen en Power Point.

    COPIAR CON EL
    MOUSE

    Esta técnica de agarre con el mouse
    también sirve para copiar (repetir un dato). Por ejemplo,
    tenemos un dato en A2 y queremos que aparezca también en
    C4:

    1. Ponemos el cursor en la celda que cont iene el dat o
    a mo – ver. O sea, en la celda A2.

    2. apoyamos el punt ero de modo que el cent ro de la
    cruz gruesa t oque los bordes de la celda para que aparezca la
    flecha de la Figura 3.

    3. Apret amos el bot ón del mouse y
    lo mant enemos así .

    4. Bajamos el punt ero hast a la celda donde queremos
    copiar el dat o.

    5. Apret amos la t ecla Cont rol y la mant
    enemos así.

    6. Solt amos el bot ón.

    7. Solt amos la t ecla cont
    rol.

    Es decir, todo consiste en mantener apretada la tecla
    control antes de soltar el botón del mouse. Nos damos
    cuenta del efecto de la tecla Control porque, mientras la estamos
    apretando, aparece una crucecita (en realidad, un signo
    más) al lado del puntero. Como se ve en la Figura 5. Esta
    cruz "avisa" que estamos copiando y no moviendo.

    No importa cuándo apretamos la tecla. Lo que
    importa es que, antes de soltar el botón del mouse,
    esté apretada.

    MOVER O COPIAR
    VARIOS DATOS A LA VEZ

    Los ejemplos anteriores consistieron en
    mover o copiar el dato contenido en una celda individual. En el
    caso de mover todo un rango a la vez, tendríamos que,
    previamente, seleccionar ese rango. La técnica
    sería:

    1. Seleccionar, arrast rando el mouse, el
    rango de dat os a mover.

    2. Apoyar el punt ero del mouse de modo
    que el centro de la cruz gruesa t oque el borde del rango
    seleccionado. Aparecerá la flecha.

    3. Hacer un clic y mant ener apret ado el
    bot ón del mouse.

    4. Llevar el rango al lugar
    deseado.

    5. Solt ar el bot ón.

    Si antes de soltar el botón de mouse apretamos y
    mantenemos apretada la tecla Control, el rango seleccionado se
    copia en el lugar de destino.

    EL MENÚ
    CONT EXT UAL

    Veamos para que se usa el de la derecha:

    Si hacemos clic sobre una celda, pero usando el
    botón derecho, aparece el menú de la Figura 6. Se
    llama menú contextual porque las opciones que muestra
    dependen de donde apoyamos el puntero, de donde hicimos clic. El
    menú que aparece en la figura 6 es el mismo que se ve
    cuando hacemos clic sobre una celda.

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    Figura 6. Cuando hacem os clic sobre
    una celda usando el botón derecho del m ouse, aparece un
    nuevo m enú.

    Entre las opciones de este menú están
    Copiar, Cortar y Pegar. Son equivalentes a las opciones
    Edición, copiar; Edición, cortar, etc.

    UNIDAD 2

    Manejo de filas y
    columnas

    Otra manera de contribuir al aspecto profesional de la
    planilla es el adecuado manejo de filas y columnas: su
    tamaño y posición. Insertando (o eliminando) filas
    y columnas de manera conveniente, la planilla puede hacerse
    más legible. Lo mismo ocurre con el ancho de las columnas
    y la altura de las filas.

    Cómo se insertan filas y
    columnas

    En la planilla de la figura 14 queremos insertar una
    columna entre la cantidad y el precio. Entonces:

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    Figura 14. En esta planilla vam os a
    insertar una colum na entre la C y la D

    1. Colocamos el cursor sobre cualquier
    celda de la columna D.

    Las columnas se insert an a la izquierda
    de la columna act ual.

    2. T omamos las opciones Insert ar,
    Columnas. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva
    columna.

    Si fuera el caso de insertar una fila, el
    procedimiento es similar.

    1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la fila
    donde se hará la inserción. Las filas se insert an
    por encima de la fila act ual.

    2. T omamos las opciones Insert ar, Filas.
    La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva
    fila.

    Al hacer la inserción, toda fórmula que
    hubiera en la planilla ajusta sus referencias de modo de mantener
    los cálculos inalterables. Esto ocurre independientemente
    de que hayan referencias relativas o absolutas (el tema de los
    signos $). Siempre Excel hace las cosas "como es
    debido".

    Inserción de un rango

    Los casos anteriores corresponden a la inserción
    de toda una fila o toda una columna. O de varias, pero siempre
    completas. También tenemos la posibilidad de insertar un
    rango de celdas. Eso es lo que se hizo, por ejemplo, en la
    planilla de la Figura 15. En seguida lo explicamos:

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    Figura 15. El efecto de insertar el
    rango B3:C5 en la planilla de la Figura 14, desplazando las
    celdas hacia abajo.

    1. Seleccionamos el rango que queremos
    insert ar.

    2. T omamos las opciones Insert ar Celdas.
    Aparece el cuadro de la Figura 16.

    3. Marcamos la opción Desplazar la
    Celdas hacia abajo.

    4. Hacemos un clic en Acept
    ar.

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    Figura 16. Las opciones de Insertar,
    Celdas

    ¿Cómo se entienden las distintas opciones
    del cuadro de la Figura 16? Las dos últimas están
    más o menos claras y son equivalentes a lo ya visto:
    permiten insertar columnas o filas enteras. Pero en el caso de
    insertar solamente un rango de celdas, el resto de la columna (o
    fila) deberá desplazarse hacia la derecha (o hacia abajo).
    Para esto se usan las dos primeras opciones. El ejemplo visto es
    el de desplazar las celdas hacia abajo. La Figura 17 muestra el
    resultado de la inserción de un rango de celdas
    desplazando las celdas hacia la derecha.

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    Figura 17. El efecto de insertar el
    rango B3:c5 en la planilla de la Figura 14, desplazando las
    celdas hacia la derecha.

    Para insertar varias filas o columnas se pinta
    previamente un bloque con varias de ellas. En el ejemplo de las
    Figuras 15 y 17, pintando el rango B3:C5 podemos insertar dos
    columnas, tres filas o un rango de dos columnas de ancho y tres
    filas de alto.

    Suprimir (eliminar) filas y columnas

    También podemos eliminar filas,
    columnas o rangos. El procedimiento es muy parecido al
    anterior:

    1. Colocamos el cursor en cualquier celda
    de la fila a eliminar.

    2. T omar las opciones Edición,
    Eliminar. Aparece el cuadro de la Figura
    18.

    3. Marcamos Eliminar t oda la
    fila.

    4. Hacemos un clic en Acept
    ar.

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    Figura 18. Las opciones de
    Edición, Elim inar Celdas.

    En el cuadro de la Figura 18. aparecen opciones
    similares a las de la Figura 16: las dos últimas opciones
    permiten eliminar toda una fila o toda una columna. P ero, de
    nuevo, podríamos eliminar solamente un rango. En este
    caso, el resto de la columna (o la fila) deberá
    desplazarse hacia la izquierda (o hacia arriba), ocupando el
    hueco que dejan las celdas eliminadas. Para esto se usan las dos
    primeras opciones de l cuadro de la Figura
    18.

    OPCIONES
    RÁPIDAS

    Las operaciones de insertar o eliminar filas y columnas
    pueden hacerse más rápidamente usando ciertas
    combinaciones de teclas.

    Para insert ar una fila encima de la
    act ual:

    1. Mant eniendo apret ada la t ecla Shift
    , oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada
    la fila act ual.

    2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
    rol, oprimir el signo +.

    Para eliminar la fila act
    ual:

    1. Mant eniendo apret ada la t ecla Shift
    , oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada
    la fila act ual.

    2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
    rol, oprimir el signo -.

    Para insert ar una columna a la derecha
    de la columna act ual:

    1. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
    rol, oprimir la barra espaciadora. Queda
    seleccionada la columna act ual.

    2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
    rol, oprimir el signo +.

    Para eliminar la fila act
    ual:

    1. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
    rol, oprimir la barra espaciadora. Queda
    seleccionada la columna act ual.

    2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
    rol, oprimir el signo -.

    DANDO "MARCHA
    ATRÁS"

    Eliminar filas, columnas o rangos es muy fuerte: no
    estamos cambiando el aspecto de los datos. Podemos estar
    eliminando da-tos si las celdas eliminadas no están
    vacías. Recordemos que, si nos arrepentimos, podemos
    volver atrás de varias maneras:

    Tomando las opciones Edición,
    Deshacer. Oprimiendo Control-Z.

    Haciendo un clic en el botón de la
    Figura 19.

    Monografias.com

    Figura 19. El botón para
    deshacer el últim o cam bio efectuado sobre la
    planilla.

    OCULTAR FILAS O
    COLUMNAS

    A veces queremos eliminar una columna para
    que no se vea, pero conservando los datos. Esto se llama
    "ocultar" la columna.

    El procedimient o es el siguient
    e:

    1. Colocamos el cursor sobre cualquier
    celda de la columna a ocult ar.

    2. T omamos las opciones Format o,
    Columnas, Ocult ar.

    Con esto desaparece la columna actual. Pero
    los datos que contiene siguen estando. La columna solamente
    está oculta. Y podemos volver a sacarla a la
    luz.

    La historia debería comenzar:
    "Seleccionamos la columna a mostrar". Pero ¿Cómo
    seleccionamos, si está oculta? Bien;
    supongamos que la columna D está oculta:

    1. Seleccionamos, arrast rando el mouse, el rango
    C1:E1. De est a forma, inevit ablement e, la columna D
    quedará incluida en la selección.

    2. T omamos las opciones Format o,
    Columnas, Most rar.

    El manejo de las filas es similar: usamos
    Formato, fila, Ocultar o Formato, fila, Mostrar, según el
    caso.

    ANCHO DE
    COLUMNAS

    Otra forma de mejorar el aspecto de una planilla es
    ajustando el ancho de las columnas. Por ejemplo, en la planilla
    de la Figura 20, hay que ensanchar la columna A para poder ver
    bien los nombres y apellidos. Para eso:

    Monografias.com

    Figura 20. En esta planilla hay que
    ensanchar la colum na A para que se vean todos los nom bres y
    apellidos.

    1. Nos paramos en cualquier celda de la
    columna cuyo ancho vamos a cambiar. Por ejemplo, hacemo s un clic
    en A3.

    2. T omamos las opciones Format o,
    Columna, Ancho. Aparece el cuadro de la Figura
    21.

    3. Escribimos 20 (el valor del nuevo
    ancho).

    4. Hacemos un clic en Acept
    ar.

    Monografias.com

    Figura 21. En esta caja escribim os
    el nuevo ancho para la colum na.

    Con este procedimiento se ensancha la
    columna A, porque es la columna donde se encuentra el cursor .
    En general, el ancho es aplicado a las columnas que
    sean seleccionadas.

    Otras opciones de ancho para el ancho de
    columna

    Cuando tomamos las opciones Formato,
    Columna, aparecen otras opciones. Nos interesan especialmente
    dos:

    Ajustar la selección: Excel asigna
    automáticamente el ancho necesario para visualizar todos
    los datos de esa columna. O sea, elige el ancho del
    dato más largo de la columna.

    Ancho estándar: restituye el ancho
    estandar de la planilla.

    Cambiando el ancho con el
    mouse

    El ancho de la columna puede ajustarse
    también con el mouse. Para eso:

    1. Llevamos el puntero a la parte superior
    de la columna, en la zona gris, sobre la separación entre
    esa columna y la siguiente. El puntero cambia de forma y se
    convierte en una doble fecha. Como se ve en la
    Figura 22.

    2. Apretamos el botón del mouse y lo
    mantenemos así.

    3. Sin soltar el botón, movemos el
    puntero hacia la derecha (para ensanchar) o hacia la izquierda
    (para angostar).

    4. Cuando tenemos la columna con el ancho
    adecuado, soltamos el botón.

    ALT URA DE
    FILAS

    Así como les podemos cambiar el
    ancho a las columnas, también podemos modificarles la
    altura a las filas. El procedimiento es muy similar:

    1. Hacemos un clic en cualquier celda de
    la fila cuya alt ura se quiera cambiar.

    2. T omamos las opciones Format o, Fila,
    Alt o. Aparece el cuadro de la Figura 23.

    3. En el escribimos el valor que le
    queramos asignar al alt o.

    4. Hacemos un clic en Acept
    ar.

    Monografias.com

    Figura 23. En esta caja escribim os
    el nuevo alto para la fila.

    Cambiando la altura con el
    mouse

    1. Llevamos el puntero a la parte izquierda
    de la fila, en la zona gris, sobre la separación entre esa
    fila y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en
    una doble fecha. Como se ve en la Figura 24.

    2. Apretamos el botón del mouse y lo
    mantenemos así.

    3. Sin soltar el botón, movemos el
    puntero hacia abajo (para aumentar la altura) o hacia arriba
    (para reducirla).

    4. Cuando tenemos la fila con la altura
    adecuada, soltamos el botón.

    OBSERVACIONES

    Hay algunas diferencias a tener en cuenta entre el
    comportamiento del ancho de columnas y la altura de
    filas.

    Las filas tienen alto automático: cuando
    agrandamos la letra o utilizamos la opción de ajustar
    texto, la altura cambia con el fin de hacer lugar para los datos.
    Pero cuando usamos alguno de los comandos para ajustar el alto a
    voluntad, se pierde la "automaticidad": la fila conserva el alto
    indicado, independientemente de los datos que
    contenga.

    ALGUNOS
    EJEMPLOS

    Vamos a ver cómo podemos usar las opciones
    anteriores para darle un toque especial a nuestro trabajo. Por
    ejemplo, la planilla de la Figura 25 tiene los encabezamientos
    ajustados para hacerlos más eficaces: se aprovecha mejor
    el ancho de columna sin perder la legibilidad. Son estas cosas
    las que demuestran que conocemos los secretos del
    programa.

    Monografias.com

    Figura 25. Mediante la opción
    de rotación del texto ahorram os ancho de colum na sin
    perder legibilidad.

    1. Seleccionamos el rango de los
    títulos. En el ejemplo de la Figura 22, es el rango
    C2:F2.

    2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y
    seleccionamos la ficha Alineación (Figura 26).

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    Figura 26. La ficha
    Alineación dentro de Form ato, Celdas. En
    Orientación podem os especificar una inclinación
    para los textos del rango seleccionado.

    3. En Orientación indicamos un
    ángulo de 70 grados.

    4. Seleccionamos luego la ficha
    Bordes.

    5. Indicamos bordes verticales.

    6. Hacemos clic en Aceptar.

    La altura de la fila de títulos deberá
    ajustarse automáticamente. No necesitamos usar opciones de
    altura de fila.

    DOBLE
    TÍTULO

    La planilla de la Figura 27 tiene otro efecto
    interesante. Vamos a ver cómo lograrlo.

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    Figura 27. Un título m uy
    elegante para una tabla.

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