CAPITULO 1
¿QUÉ ES
EXCEL?
Excel es una planilla e le ctrónica de
cálculo: un programa que permite manejar en la
computadora la información que habitualmente se maneja en
planillas. Por ejemplo, una lista como la de la Figura
1.
Sirve para hacer planillas cuyos datos pueden
relacionarse a través de operaciones matemáticas.
En este capítulo nos vamos a ocupar del
manejo de este tipo de planillas. Vamos a comenzar con un ejemplo
simple y luego avanzaremos hacia casos más complejos.
Aunque no lo mencionemos en el texto, toda planilla que queramos
conservar deberá ser grabada tal como se explicó en
el capítulo anterior.
Figura 1. Una planilla muy simple:
una lista de precios
Como se ve, la información en una planilla de
calculo se organiza sobre una matriz de filas y columnas.
Las filas se designan con números y las
columnas, con letras. Esta división en filas y columnas
define casilleros llamados ce ldas , que se designan por
la letra de la columna y el número de fila a la cual
pertenecen. Por ejemplo, la ce lda A1 contiene la palabra
Producto.
Para armar una planilla como la de la Figura 1 tenemos
que "movernos" por la matriz escribiendo los datos
que correspondan en cada celda.
El puntero (flechita del mouse), por otra parte, tiene
distinta forma según en qué parte de la pantalla
está apoyado. Generalmente es una cruz gruesa o una
flecha. Pero puede adoptar otras figuras, y su comportamiento
depende de ellas. De las formas y usos del puntero hablamos en
detalle en el capítulo 3.
CÓMO
MOVERNOS POR LA PLANILLA
La forma más simple de ir saltando de celda en
celda es usando el teclado. Cualquier teclado de computadora
incluye cuatro teclas para mover el cursor en las cuatro
direcciones.
Flecha hacia arriba: sube una fila. Flecha
hacia abajo: baja una fila.
Flecha para la derecha: pasa a la siguiente
columna. Flecha para la izquierda: pasa a la columna
anterior.
Estas son las que llamamos "teclas de movimiento",
"flechas" o "cursores".
CÓMO SE
ESCRIBEN LOS DAT OS
El dato ingresa efectivamente en la celda cuando
oprimimos la tecla Ente r. Estas instrucciones valen tanto
si el dato que se escribe es una palabra como si es un
número.
¡Me equivoqué! ¿Qué
hago?
La forma básica de corregir un dato mal escrito
es escribirlo de nuevo. Si nos damos c uenta del error antes de
oprimir Enter (o sea, antes de que el dato esté
efectivamente ingresado), existen algunas teclas que conviene
conocer:
Escape: cancela el ingreso del dato
y deja la celda como estaba antes.
Retroceso (Delete – Del –
Supr): borra la letra que acabamos de escribir.
Me arrepentí
Al margen de las distintas posibilidades de
corrección que ofrece el programa, siempre hay una forma
de "dar marcha atrás" cuando nos arrepentimos de algo.
Tomar las opciones Edición, Deshacer. Esto anula la
última operación.
Con estas instrucciones, ya podemos hacer una planilla
simple como la de la Figura 1.
GRABANDO UNA
PLANILLA
La computadora tiene una memoria muy frágil: todo
lo que le decimos lo recuerda mientras permanece encendida (RAM).
Al apagarla, se pierde.
Podemos, sin embargo, conservar nuestro trabajo aunque
la computadora se apague guardándolo en un lugar
más seguro que la memoria. Esto se llama "grabar"
la planilla. Si ya ha trabajado en algún programa, sabe de
qué estamos hablando. En cualquier caso, siga
leyendo.
Tres Decisiones
En el momento de grabar una planilla, hay que tomar tres
decisiones:
El disco
Ese lugar más seguro al que nos referimos antes
es el disco. Por disco entendemos tanto el disco rígido de
la computadora, la grabadora de CD (Rw ROM),
pendriver, como el disquete que colocamos en la disquetera
(Flopy).
Las unidades de disco en una computadora se designan por
letras. Por lo general el flopy es el disco A, el disco
rígido es el C y la grabadora el D, el pendriver es el E.
Podría haber un segundo flopy (B) o un disco rígido
(F). Y así sucesivamente. Seguramente hay otra unidad de
disco: la lectora de CD -ROM. Esta también se designa con
una letra, pero, a diferencia de las otras, no se puede grabar en
ellas.
El sistema operativo asigna las letras A y B para los
discos flexibles y desde la C hasta la Z para el resto de los
discos.
La Carpeta
Normalmente, el disco rígido está
organizado en "carpetas" o "directorios". Son simplemente
subdivisiones dentro del disco para mantener la
información más ordenada. Si uno decide grabar en
el disco, debe decidir, en qué carpeta hacerlo. Una
carpeta puede a su vez, incluir subcarpetas, y así
sucesivamente, en una estructura jerárquica.
El nombre de la planilla
Lo más probable es que uno grabe varias planillas
en el mismo lugar (mismo disco y misma carpeta). Para
diferenciarlas, hay que darle un nombre a cada una. Puede ser
cualquiera, pero se entiende que hay que elegir nombres
descriptivos que tengan relación con el contenido de la
planilla (en lo posible)
Todo e s to (disco, carpeta y nombre ) hay que te ne
rlo decidido ante s de grabar la planilla (e n lo pos ible
).
Como se Graba
1. T omar las opciones Archivo, Guardar.
Aparece el cuadro de la Figura 2, donde se
indicarán las t res decisiones recién
t omadas.
2. Donde dice guardar en, indicar el disco
donde se grabará la planilla.
3. Hacer doble clic (dos clic
rápidos con el mouse) sobre la carpet a
elegida.
4. Donde dice Nombre del archivo, escribir
el nombre elegido para la planilla. Por ejemplo,
Lista de Precios.
5. Si t odo est á bien, hacer un
clic en Guardar.
Figura 2.El cuadro con las opciones a
especificar en el m om ento de grabar una
planilla.
Pasará algunos segundos, luego de
los cuales la planilla quedará a salvo, guardada en el
lugar específico. La parte superior de la pantalla
mostrará el nombre que le hemos dado a la planilla.
(Figura 3).
Figura 3. El nom bre de la planilla
aparec e en el borde superior de la pantalla
DIALOGANDO CON
EXCEL
El cuadro de la Figura 2 se llama cuadro de
dialogo. Es un nombre muy adecuado. Excel se comunica con
nosotros de esa forma, preguntándonos qué queremos
hacer. Es importante acostumbrarse a ellos. Según
qué opciones aparezcan y cómo las manejemos, Excel
obedecerá nuestros deseos.
ARCHIVO, GUARDAR
Y ARCHIVO, GUARDAR COMO
En el submenú que se descuelga cuando hacemos un
clic en la opción Archivo, aparecen dos opciones
parecidas: Guardar y Guardar como. No son
exactamente lo mismo, y es importante conocer la
diferencia.
Archivo Guardar
Usamos esta opción cuando grabamos la planilla
por primera vez y cuando regrabamos. La primera vez nos
pide la información necesaria para guardar (disco,
nombre, etc.). Si estamos haciendo una regrabación (es
decir, ya habíamos grabado la planilla antes), procede con
la grabación usando el mismo nombre, en el mismo disco,
etc. La nueva planilla se graba sobre la anterior. Es decir, se
conserva la versión mas rec iente.
Archivo, Guardar como
Cuando usamos esta opción, Excel siempre nos
pregunta el nombre, el disco, etc. de la planilla. Aunque
estemos haciendo una regrabación de una planilla ya
grabada. Justamente, la opción Archivo, Guardar
como nos permite cambiar alguna de estas
opciones:
Grabar la planilla en otro disco. En otro
directorio o carpeta. Con otro nombre.
CERRAR UNA
PLANILLA
Hasta este momento sabemos cómo armar una
planilla simple y cómo grabarla. No es poco. En realidad,
en eso consiste la mayor parte del trabajo con Excel.
Podríamos ya mismo ponernos a inventar otras planillas y
tratar de armarlas. Pero antes tenemos que cerrar la planilla
anterior. Es decir, dar por terminado el trabajo con
ella.
Para cerrar la planilla:
1. Tomamos las opciones Archivo, Ce rrar. Si todo
está en el orden, la planilla desaparecerá de la
pantalla.
Si todavía no la habíamos
grabado, aparecerá el cuadro de la Figura 4, donde
Excel nos pregunta si queremos grabar esta planilla antes de
abandonarla.
2. Como, en general, queremos conservar todas las
modificaciones hechas a la planilla, hacemos un clic en
Sí.
3. Si, en cambio, no queremos guardar la planilla en
ésta última versión, hacemos un clic en
No.
Figura 4. Estamos a punto de abandonar la planilla
con la que vení am os trabajando. Excel nos advierte de
que todavía no la hem os grabado.
RECUPERANDO UNA
PLANILLA YA GRABADA
Grabar es tomar la información que
tenemos en la pantalla y guardarla en el disco. Lo contrario se
llama
Abrir: traer a la pantalla una
planilla grabada anteriormente. Para eso:
1. Tomamos las opciones Archivo,
Abrir. Aparecerá el cuadro de la Figura 5, muy
parecido al que salió en el momento de grabar.
2. En este cuadro tenemos que actuar como
hicimos al grabar, indicando el disco y directorio donde se
encuentra la planilla.
3. En la lista de archivos grabados
deberá aparecer la planilla que buscamos. Hacemos un clic
sobre ella.
4. Hacemos un clic en
Abrir.
Figura 5. En este cuadro tenem os
que indicar cóm o se llam a la planilla que querem os abri
r y en qué disco y carpeta está
grabada.
Si todo salió bien,
aparecerá en la pantalla la planilla elegida, tal como
estaba en el momento de grabarla.
MODIFICANDO UNA
PLANILLA
Modificar una planilla puede querer decir
dos cosas distintas: modificar el c ontenido de las celdas (los
datos) o cambiar el aspecto de la planilla. Del
diseño vamos a hablar dentro de un rato. Hablemos del
contenido.
Ya dijimos cuál es la forma de
cambiar un dato: escribirlo de nuevo. Pero ¿Qué
pasa si escribimos Caños de 50 mm y resulta
que eran 55 mm? ¿Hay alguna forma de no tener que escribir
todo el dato? Sí, y varias. Esta es una de
ellas:
Hacemos doble clic sobre la celda que
contiene el dato a modificar. Con esto pasamos a la modalidad
de edición (Figura 6).
1. Usamos las teclas de movimiento lateral
(izquierda y derecha) para colocarnos inmediatamente
después del cero de 50. Es decir, a
continuación del punto donde tenemos que hacer la
corrección.
2. Oprimimos la tecla Retroceso (Backspace)
para borrar el 0.
3. Escribimos el segundo 5.
4. Hecha la corrección, pulsamos
Enter para ingresar el dato modificado o…
5. …si nos arrepentimos, oprimimos
ESCape para dejar el dato como estaba originalmente.
Figura 6. En la m odalidad de
Edición podem os m overnos por el interior de una celda y
m od ificar lo que está escrito en ella.
CELDA VS
RANGO
Celda: Rectángulo formado por
una columna y una fila. Ej: A1
Rango es un conjunto (generalmente
rectangular) de celdas.
Se le ccionar es pintar (moviendo el
mouse, manteniendo apretado el botón) un conjunto de
celdas.
Los rangos se designan indicando sus dos celdas
extremas, separadas por dos puntos o punto y coma. El rango
seleccionado de la Figura 9 es el B 2:B
8.
Los dos puntos significa (desde:hasta). Ej: B2:B8 (lee
el contenido de las celdas B2,B3,B4,B5,B6,B7 y
B8)
El punto y coma significa (ésta;y ésta).
Ej: B2;B8 (lee el contenido de las celdas B2 y B8)
La acción de mover el mouse manteniéndolo
apretado se llama "arrastre". Por eso podemos decir que, para
seleccionar un rango de celdas, hay que arrastrar el mouse.
Cuando un rango esté seleccionado, todas sus celdas se
verán afectadas por la próxima tarea que se
haga.
COPIAR Y MOVER
LOS DAT OS
Figura 9
Cuando estamos armando una planilla es muy común
que tengamos que copiar o mover un dato, duplicarlo o cambiarlo
de lugar. Para esto hay dos técnicas bien distintas. Como
no es fácil decidir cuál de las dos es mejor,
explicaremos ambas.
LA T
ÉCNICA DE "CORTAR Y PEGAR"
En la planilla de la Figura 1 tenemos un
dato "corrido". Vamos a llevar el te xto de la celda C5 a la
B5.
Figura 1. En esta planilla m ovem os
el dato de la celda C5 a la B5.
Cort ar / Pegar
1. Ponemos el cursor en la celda que cont
iene el dat o a mover. O sea, en la celda C5.
2. T omamos las opciones Edición,
Cort ar.
3. Ponemos el cursor en la celda adonde
queremos llevar el dat o. O sea, en la celda
B5.
4. T omamos las opciones Edición,
Pegar.
Tras estas operaciones, el dato que estaba
en la celda C5 deberá aparecer en B5.
Explicación: el portapapeles
Cuando tomamos las opciones Edición, Copiar.,
estamos cortando el dato de la celda actual y llevándolo a
un lugar aparte llamado portapapeles. Cuando tomamos las opciones
Edición, pegar, estamos pegando en la celda actual el dato
que acabamos de poner en el portapapeles.
COPIAR VS
CORTAR
Si en el paso dos tomamos las opciones Edición,
Copiar (en vez de Cortar), estamos poniendo dato en el
portapapeles sin retirarlo de la planilla; como si le
estuviéramos tomando una foto. Cuando luego tomamos
Edición, Pegar, estamos poniendo el dato en la nueva celda
mientras el otro todavía está en la celda original.
Estamos duplicando el dato. Es decir que:
Cortar + Pegar = mueve
Copiar + Pegar = repite
El portapapeles no es una parte de Excel sino de
Windows. Luego de poner un dato en e ste portapapeles (con las
opciones Edición, Copiar o Edición, Cortar), el
dato está disponible para todos los programas de Windows.
Así, podemos poner en Word una tabla de Excel o en Excel
un dibujo de Power Point.
ATAJOS
Las opciones de Cortar, Copiar y Pegar pueden hacerse
también desde el teclado o con los botones de la
Figura 2.
Figura 2. Estos tres botones rem
plaza, respectivam ente, a las opciones de Cortar, Copiar y
Pegar.
Una variante
Cuando llega el momento de "pegar" el dato en su
dirección de destino (tanto al copiar como al mover), hay
otra posibilidad: presionar simplemente la tecla
Enter.
El procedimient o complet o sería
así:
1. Ponemos el cursor en la celda que cont
iene el dat o a mover.
2. T omamos las opciones Edición,
Cort ar.
3. Ponemos el cursor en la celda adonde
queremos llevar el dat o.
4. Apret amos la t ecla Ent
er.
LA TÉCNICA
DE "AGARRE CON EL MOUSE"
También podemos mover usando el
mouse, sin recurrir al menú. Es muy fácil, aunque
requiere algo de pulso. Vamos de nuevo con el ejemplo de la
Figura 1:
1. Ponemos el cursor en la celda que
contiene el dato a mover. O sea, en la celda C5.
2. Apoyamos el puntero de modo que el
centro de la cruz gruesa toque los bordes de la celda. Debe
aparecer una flecha (Fig. 3)
3. Apretamos el botón del mouse y lo
mantenemos así.
4. Bajamos el puntero hasta la celda adonde
queremos llevar el dato. O sea, hasta la celda B5 (Figura
4).
5. Soltamos el botón.
Esta operación es muy sencilla: simplemente
tomamos el dato y lo llevamos adonde queremos. Y funciona en
forma parecida en otros programas. Por ejemplo, podemos mover un
párrafo en Word, duplicar una tabla en Access o copiar una
imagen en Power Point.
COPIAR CON EL
MOUSE
Esta técnica de agarre con el mouse
también sirve para copiar (repetir un dato). Por ejemplo,
tenemos un dato en A2 y queremos que aparezca también en
C4:
1. Ponemos el cursor en la celda que cont iene el dat o
a mo – ver. O sea, en la celda A2.
2. apoyamos el punt ero de modo que el cent ro de la
cruz gruesa t oque los bordes de la celda para que aparezca la
flecha de la Figura 3.
3. Apret amos el bot ón del mouse y
lo mant enemos así .
4. Bajamos el punt ero hast a la celda donde queremos
copiar el dat o.
5. Apret amos la t ecla Cont rol y la mant
enemos así.
6. Solt amos el bot ón.
7. Solt amos la t ecla cont
rol.
Es decir, todo consiste en mantener apretada la tecla
control antes de soltar el botón del mouse. Nos damos
cuenta del efecto de la tecla Control porque, mientras la estamos
apretando, aparece una crucecita (en realidad, un signo
más) al lado del puntero. Como se ve en la Figura 5. Esta
cruz "avisa" que estamos copiando y no moviendo.
No importa cuándo apretamos la tecla. Lo que
importa es que, antes de soltar el botón del mouse,
esté apretada.
MOVER O COPIAR
VARIOS DATOS A LA VEZ
Los ejemplos anteriores consistieron en
mover o copiar el dato contenido en una celda individual. En el
caso de mover todo un rango a la vez, tendríamos que,
previamente, seleccionar ese rango. La técnica
sería:
1. Seleccionar, arrast rando el mouse, el
rango de dat os a mover.
2. Apoyar el punt ero del mouse de modo
que el centro de la cruz gruesa t oque el borde del rango
seleccionado. Aparecerá la flecha.
3. Hacer un clic y mant ener apret ado el
bot ón del mouse.
4. Llevar el rango al lugar
deseado.
5. Solt ar el bot ón.
Si antes de soltar el botón de mouse apretamos y
mantenemos apretada la tecla Control, el rango seleccionado se
copia en el lugar de destino.
EL MENÚ
CONT EXT UAL
Veamos para que se usa el de la derecha:
Si hacemos clic sobre una celda, pero usando el
botón derecho, aparece el menú de la Figura 6. Se
llama menú contextual porque las opciones que muestra
dependen de donde apoyamos el puntero, de donde hicimos clic. El
menú que aparece en la figura 6 es el mismo que se ve
cuando hacemos clic sobre una celda.
Figura 6. Cuando hacem os clic sobre
una celda usando el botón derecho del m ouse, aparece un
nuevo m enú.
Entre las opciones de este menú están
Copiar, Cortar y Pegar. Son equivalentes a las opciones
Edición, copiar; Edición, cortar, etc.
UNIDAD 2
Manejo de filas y
columnas
Otra manera de contribuir al aspecto profesional de la
planilla es el adecuado manejo de filas y columnas: su
tamaño y posición. Insertando (o eliminando) filas
y columnas de manera conveniente, la planilla puede hacerse
más legible. Lo mismo ocurre con el ancho de las columnas
y la altura de las filas.
Cómo se insertan filas y
columnas
En la planilla de la figura 14 queremos insertar una
columna entre la cantidad y el precio. Entonces:
Figura 14. En esta planilla vam os a
insertar una colum na entre la C y la D
1. Colocamos el cursor sobre cualquier
celda de la columna D.
Las columnas se insert an a la izquierda
de la columna act ual.
2. T omamos las opciones Insert ar,
Columnas. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva
columna.
Si fuera el caso de insertar una fila, el
procedimiento es similar.
1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la fila
donde se hará la inserción. Las filas se insert an
por encima de la fila act ual.
2. T omamos las opciones Insert ar, Filas.
La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva
fila.
Al hacer la inserción, toda fórmula que
hubiera en la planilla ajusta sus referencias de modo de mantener
los cálculos inalterables. Esto ocurre independientemente
de que hayan referencias relativas o absolutas (el tema de los
signos $). Siempre Excel hace las cosas "como es
debido".
Inserción de un rango
Los casos anteriores corresponden a la inserción
de toda una fila o toda una columna. O de varias, pero siempre
completas. También tenemos la posibilidad de insertar un
rango de celdas. Eso es lo que se hizo, por ejemplo, en la
planilla de la Figura 15. En seguida lo explicamos:
Figura 15. El efecto de insertar el
rango B3:C5 en la planilla de la Figura 14, desplazando las
celdas hacia abajo.
1. Seleccionamos el rango que queremos
insert ar.
2. T omamos las opciones Insert ar Celdas.
Aparece el cuadro de la Figura 16.
3. Marcamos la opción Desplazar la
Celdas hacia abajo.
4. Hacemos un clic en Acept
ar.
Figura 16. Las opciones de Insertar,
Celdas
¿Cómo se entienden las distintas opciones
del cuadro de la Figura 16? Las dos últimas están
más o menos claras y son equivalentes a lo ya visto:
permiten insertar columnas o filas enteras. Pero en el caso de
insertar solamente un rango de celdas, el resto de la columna (o
fila) deberá desplazarse hacia la derecha (o hacia abajo).
Para esto se usan las dos primeras opciones. El ejemplo visto es
el de desplazar las celdas hacia abajo. La Figura 17 muestra el
resultado de la inserción de un rango de celdas
desplazando las celdas hacia la derecha.
Figura 17. El efecto de insertar el
rango B3:c5 en la planilla de la Figura 14, desplazando las
celdas hacia la derecha.
Para insertar varias filas o columnas se pinta
previamente un bloque con varias de ellas. En el ejemplo de las
Figuras 15 y 17, pintando el rango B3:C5 podemos insertar dos
columnas, tres filas o un rango de dos columnas de ancho y tres
filas de alto.
Suprimir (eliminar) filas y columnas
También podemos eliminar filas,
columnas o rangos. El procedimiento es muy parecido al
anterior:
1. Colocamos el cursor en cualquier celda
de la fila a eliminar.
2. T omar las opciones Edición,
Eliminar. Aparece el cuadro de la Figura
18.
3. Marcamos Eliminar t oda la
fila.
4. Hacemos un clic en Acept
ar.
Figura 18. Las opciones de
Edición, Elim inar Celdas.
En el cuadro de la Figura 18. aparecen opciones
similares a las de la Figura 16: las dos últimas opciones
permiten eliminar toda una fila o toda una columna. P ero, de
nuevo, podríamos eliminar solamente un rango. En este
caso, el resto de la columna (o la fila) deberá
desplazarse hacia la izquierda (o hacia arriba), ocupando el
hueco que dejan las celdas eliminadas. Para esto se usan las dos
primeras opciones de l cuadro de la Figura
18.
OPCIONES
RÁPIDAS
Las operaciones de insertar o eliminar filas y columnas
pueden hacerse más rápidamente usando ciertas
combinaciones de teclas.
Para insert ar una fila encima de la
act ual:
1. Mant eniendo apret ada la t ecla Shift
, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada
la fila act ual.
2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
rol, oprimir el signo +.
Para eliminar la fila act
ual:
1. Mant eniendo apret ada la t ecla Shift
, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada
la fila act ual.
2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
rol, oprimir el signo -.
Para insert ar una columna a la derecha
de la columna act ual:
1. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
rol, oprimir la barra espaciadora. Queda
seleccionada la columna act ual.
2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
rol, oprimir el signo +.
Para eliminar la fila act
ual:
1. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
rol, oprimir la barra espaciadora. Queda
seleccionada la columna act ual.
2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont
rol, oprimir el signo -.
DANDO "MARCHA
ATRÁS"
Eliminar filas, columnas o rangos es muy fuerte: no
estamos cambiando el aspecto de los datos. Podemos estar
eliminando da-tos si las celdas eliminadas no están
vacías. Recordemos que, si nos arrepentimos, podemos
volver atrás de varias maneras:
Tomando las opciones Edición,
Deshacer. Oprimiendo Control-Z.
Haciendo un clic en el botón de la
Figura 19.
Figura 19. El botón para
deshacer el últim o cam bio efectuado sobre la
planilla.
OCULTAR FILAS O
COLUMNAS
A veces queremos eliminar una columna para
que no se vea, pero conservando los datos. Esto se llama
"ocultar" la columna.
El procedimient o es el siguient
e:
1. Colocamos el cursor sobre cualquier
celda de la columna a ocult ar.
2. T omamos las opciones Format o,
Columnas, Ocult ar.
Con esto desaparece la columna actual. Pero
los datos que contiene siguen estando. La columna solamente
está oculta. Y podemos volver a sacarla a la
luz.
La historia debería comenzar:
"Seleccionamos la columna a mostrar". Pero ¿Cómo
seleccionamos, si está oculta? Bien;
supongamos que la columna D está oculta:
1. Seleccionamos, arrast rando el mouse, el rango
C1:E1. De est a forma, inevit ablement e, la columna D
quedará incluida en la selección.
2. T omamos las opciones Format o,
Columnas, Most rar.
El manejo de las filas es similar: usamos
Formato, fila, Ocultar o Formato, fila, Mostrar, según el
caso.
ANCHO DE
COLUMNAS
Otra forma de mejorar el aspecto de una planilla es
ajustando el ancho de las columnas. Por ejemplo, en la planilla
de la Figura 20, hay que ensanchar la columna A para poder ver
bien los nombres y apellidos. Para eso:
Figura 20. En esta planilla hay que
ensanchar la colum na A para que se vean todos los nom bres y
apellidos.
1. Nos paramos en cualquier celda de la
columna cuyo ancho vamos a cambiar. Por ejemplo, hacemo s un clic
en A3.
2. T omamos las opciones Format o,
Columna, Ancho. Aparece el cuadro de la Figura
21.
3. Escribimos 20 (el valor del nuevo
ancho).
4. Hacemos un clic en Acept
ar.
Figura 21. En esta caja escribim os
el nuevo ancho para la colum na.
Con este procedimiento se ensancha la
columna A, porque es la columna donde se encuentra el cursor .
En general, el ancho es aplicado a las columnas que
sean seleccionadas.
Otras opciones de ancho para el ancho de
columna
Cuando tomamos las opciones Formato,
Columna, aparecen otras opciones. Nos interesan especialmente
dos:
Ajustar la selección: Excel asigna
automáticamente el ancho necesario para visualizar todos
los datos de esa columna. O sea, elige el ancho del
dato más largo de la columna.
Ancho estándar: restituye el ancho
estandar de la planilla.
Cambiando el ancho con el
mouse
El ancho de la columna puede ajustarse
también con el mouse. Para eso:
1. Llevamos el puntero a la parte superior
de la columna, en la zona gris, sobre la separación entre
esa columna y la siguiente. El puntero cambia de forma y se
convierte en una doble fecha. Como se ve en la
Figura 22.
2. Apretamos el botón del mouse y lo
mantenemos así.
3. Sin soltar el botón, movemos el
puntero hacia la derecha (para ensanchar) o hacia la izquierda
(para angostar).
4. Cuando tenemos la columna con el ancho
adecuado, soltamos el botón.
ALT URA DE
FILAS
Así como les podemos cambiar el
ancho a las columnas, también podemos modificarles la
altura a las filas. El procedimiento es muy similar:
1. Hacemos un clic en cualquier celda de
la fila cuya alt ura se quiera cambiar.
2. T omamos las opciones Format o, Fila,
Alt o. Aparece el cuadro de la Figura 23.
3. En el escribimos el valor que le
queramos asignar al alt o.
4. Hacemos un clic en Acept
ar.
Figura 23. En esta caja escribim os
el nuevo alto para la fila.
Cambiando la altura con el
mouse
1. Llevamos el puntero a la parte izquierda
de la fila, en la zona gris, sobre la separación entre esa
fila y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en
una doble fecha. Como se ve en la Figura 24.
2. Apretamos el botón del mouse y lo
mantenemos así.
3. Sin soltar el botón, movemos el
puntero hacia abajo (para aumentar la altura) o hacia arriba
(para reducirla).
4. Cuando tenemos la fila con la altura
adecuada, soltamos el botón.
OBSERVACIONES
Hay algunas diferencias a tener en cuenta entre el
comportamiento del ancho de columnas y la altura de
filas.
Las filas tienen alto automático: cuando
agrandamos la letra o utilizamos la opción de ajustar
texto, la altura cambia con el fin de hacer lugar para los datos.
Pero cuando usamos alguno de los comandos para ajustar el alto a
voluntad, se pierde la "automaticidad": la fila conserva el alto
indicado, independientemente de los datos que
contenga.
ALGUNOS
EJEMPLOS
Vamos a ver cómo podemos usar las opciones
anteriores para darle un toque especial a nuestro trabajo. Por
ejemplo, la planilla de la Figura 25 tiene los encabezamientos
ajustados para hacerlos más eficaces: se aprovecha mejor
el ancho de columna sin perder la legibilidad. Son estas cosas
las que demuestran que conocemos los secretos del
programa.
Figura 25. Mediante la opción
de rotación del texto ahorram os ancho de colum na sin
perder legibilidad.
1. Seleccionamos el rango de los
títulos. En el ejemplo de la Figura 22, es el rango
C2:F2.
2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y
seleccionamos la ficha Alineación (Figura 26).
Figura 26. La ficha
Alineación dentro de Form ato, Celdas. En
Orientación podem os especificar una inclinación
para los textos del rango seleccionado.
3. En Orientación indicamos un
ángulo de 70 grados.
4. Seleccionamos luego la ficha
Bordes.
5. Indicamos bordes verticales.
6. Hacemos clic en Aceptar.
La altura de la fila de títulos deberá
ajustarse automáticamente. No necesitamos usar opciones de
altura de fila.
DOBLE
TÍTULO
La planilla de la Figura 27 tiene otro efecto
interesante. Vamos a ver cómo lograrlo.
Figura 27. Un título m uy
elegante para una tabla.
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ORIGINAL.
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