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La cuenta de explotación. Concepto, utilidad y análisis




Enviado por Adolfo T



Partes: 1, 2

  1. Introducción
  2. Concepto
  3. Estructura
  4. Elementos básicos para el análisis
  5. Posición económica: ratios
  6. Posición económica: índices de actividad
  7. Posición económica: el umbral de rentabilidad
  8. Posición económica: la cifra optima de negocio
  9. Posición económica: el análisis de sensibilidad
  10. Conclusión

INTRODUCCIÓN.

En nuestro artículo anterior tratamos el tema del Balance de Situación y lo definimoscomo la representación FOTOGRÁFICA o ESTÁTICA del patrimonio de la empresa en un momento determinado. Es por ello que el Balance siempre está referido a una fecha concreta; por ejemplo, a 31 de diciembre de cada ejercicio.

Antes de seguir adelante queremos aclarar que la CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS definida en el Plan General Contable vigente y que constituye uno de los documentos básicos de la información contable OBLIGATORIA a presentar por todas las empresas al cierre del ejercicio económico; es un elemento formal de la información que toda empresa debe presentar para conocimiento general de sus actividades. Es decir que la CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS, bajo esa perspectiva, constituye más un instrumento de INFORMACIÓN PUBLICA que una herramienta de GESTIÓN.

Por el contrario, la CUENTA DE EXPLOTACIÓN tal y como la vamos a tratar en este artículo, constituye un instrumento fundamental para la GESTIÓN de la empresa que, además, facilita una INFORMACIÓN completa y ordenada para el conocimiento de la misma por terceros ajenos a su Dirección.

CONCEPTO.

Pues bien, la CUENTA DE EXPLOTACIÓN es el documento contable que recoge la EVOLUCIÓN de la empresa durante un determinado período de tiempo; por ejemplo, un ejercicio económico.

Así pues, la CUENTA DE EXPLOTACIÓN, a diferencia del BALANCE DE SITUACIÓN, es una representación DINÁMICA de la realidad de la empresa ya que no recoge los elementos de su Patrimonio en un momento dado, sino el PROCESO por el que se ha FORMADO el RESULTADO del negocio a lo largo del per¡odo de referencia.

En la CUENTA DE EXPLOTACIÓN quedan reflejados ordenadamente el conjunto de los INGRESOS y los GASTOS generados por la actividad propia de la empresa (por eso se denomina DE EXPLOTACIÓN) y de esta forma se evidencia la manera en que se ha llegado a obtener una GANANCIA o una PÉRDIDA a lo largo de un ejercicio económico o de otro perí¡odo cualquiera escogido.

ESTRUCTURA.

Al igual que hemos comentado para el Balance de Situación, podemos ordenar y clasificar de muchas maneras diferentes los INGRESOS y los GASTOS que integran la CUENTA DE EXPLOTACION. Sin embargo, resulta asimismo evidente que necesitamos trabajar sobre un MODELO que las agrupe de forma SIGNIFICATIVA y de manera que resulte FÁCIL analizar toda la información contenida en este documento.

Consideramos que la forma más adecuada para el posterior tratamiento de la información aportada por la CUENTA DE EXPLOTACION es la denominada VERTICAL o ESTRATIFICADA, en la que mediante simples operaciones de ADICION, SUSTRACCION y cálculo del TANTO POR CIENTO podemos determinar claramente cuál ha sido la ESTRUCTURA del GASTO y la importancia relativa de éste respecto de los INGRESOS, además de la cuantificación en valores absolutos y relativos del MARGEN BRUTO y del RESULTADO NETO obtenidos durante el período de referencia; sea dicho período el mes, el trimestre, el semestre o el ejercicio completo.

A continuación tratamos los componentes esenciales de dicha representación vertical o estratificada que coincide con la presentación de la CUENTA DE EXPLOTACION PREVISIONAL que sirve de punto de partida para el PLAN ECONOMICO ANUAL y para su desarrollo MENSUAL.

Tal identificación formal no responde a la casualidad; al adoptar una presentación común para ambos documentos se simplifica considerablemente el seguimiento de las previsiones económicas mensuales, ya que no resulta necesario ningún tipo de modificación para poder comparar los datos recogidos por la contabilidad con los presupuestados.

En función de lo expuesto hasta aquí, la CUENTA DE EXPLOTACION VERTICAL o

ESTRATIFICADA se ajustará al modelo que presentamos a cntinuación:

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Si tenemos en cuenta la existencia de INGRESOS y GASTOS no directamente relacionados con la actividad normal de la empresa, entonces el RESULTADO TOTAL obtenido por la misma no ser equivalente al RESULTADO DE EXPLOTACIÓN; sino que se obtendría de la siguiente manera:

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Debe tomarse en consideración que una vez determinado el importe del RESULTADO PREVISTO para el ejercicio corriente a obtener por la empresa a través del conjunto de sus actividades, debemos considerar la incidencia de los Impuestos Directos que gravan los mismos, teniendo en cuenta que a efectos del Plan General de Contabilidad vigente dichos Impuestos Directos (reales o previstos) forman parte de los GASTOS DE EXPLOTACION. Así pues, bajo esta perspectiva resulta que:

RESULTADO BRUTO

RESULTADO NETO

DE LA EMPRESA

=

DE LA EMPRESA

De todo lo dicho anteriormente y del modelo expuesto se deduce que, mediante la correcta representación de los datos aportados por la Contabilidad respecto a los GASTOS e INGRESOS generados por la actividad de la empresa, podemos extraer en cada momento información sobre la evolución de la misma que de otra forma permanecería oculta o cuando menos resultaría confusa y, por lo tanto, difícil de analizar.

Una vez presentada dicha información en VALORES ABSOLUTOS y tomando como valor base el VALOR DE LAS VENTAS NETAS podemos determinar la ESTRUCTURA del

CONSUMO y del MARGEN BRUTO como TANTO POR CIENTO de dicho valor. De la misma manera, podemos determinar la ESTRUCTURA DEL GASTO DE EXPLOTACIÓN.

Con todo ello, ya sea por comparación INTERMENSUAL, ya sea mediante CONTROL PRESUPUESTARIO (comparación con la Cuenta de Explotación Previsional); podemos llegar a obtener una visión completa de la capacidad de generación de RESULTADOS por parte de la empresa y de la forma en que se alcanzan dichos resultados.

ELEMENTOS BÁSICOS PARA EL ANÁLISIS.

De igual manera que en el caso del BALANCE DE SITUACIÓN, el ANÁLISIS de la CUENTA DE EXPLOTACIÓN nos permite profundizar en el conocimiento de la empresa por medio de la INTERPRETACIÓN de las RELACIONES que se establecen entre los diversos elementos de los INGRESOS y GASTOS componen la misma. Tales RELACIONES se obtienen mediante la realización de sencillas operaciones algebráicas: DIFERENCIAS (comparaciones), COCIENTES (ratios) o PORCENTAJES (índices y/o coeficientes).

Son elementos básicos para el ANALISIS de la CUENTA DE EXPLOTACION aquellas denominaciones o relaciones especiales de determinados elementos que recogemos a continuación:

  • El concepto CONSUMO representa el COSTE DE LO VENDIDO y se obtiene mediante el siguiente algoritmo:

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Hemos de tener en cuenta que las mencionadas Existencias Inicial y Final, así como las Compras, se referirán a las MATERIAS PRIMAS y AUXILIARES, en el caso de empresas industriales, o a las MERCADERIAS COMERCIALES, en el caso de las empresas comerciales.

  • El concepto COMPRAS NETAS se obtiene mediante el siguiente algoritmo:

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  • El concepto MARGEN BRUTO representa el VALOR AÑADIDO generado por la actividad principal de la empresa, ya sea ésta industrial o comercial, y se obtiene como diferencia entre el importe de las VENTAS NETAS y el del CONSUMO.

  • Dentro del concepto general de GASTOS DE EXPLOTACIÓN quedan incluídos todos aquellos que resultan necesarios para la actividad normal de la empresa. Dichos GASTOS se clasifican en las siguientes partidas:

  • SERVICIOS EXTERIORES

  • TRIBUTOS

  • GASTOS DE PERSONAL

  • GASTOS FINANCIEROS (que están asociados a las operaciones propias de la actividad normal de la empresa)

  • AMORTIZACIONES Y PROVISIONES

  • Por otra parte, al referirnos a los GASTOS debemos distinguir dos tipos fundamentales:

los GASTOS FIJOS

y los GASTOS VARIABLES

Los GASTOS FIJOS o de ESTRUCTURA son aquellos que no dependen del volumen de actividad de la empresa. Es decir que son aquellos que la empresa soporta por el mero hecho de existir, independientemente de que tenga o no actividad económica.

Por el contrario, los GASTOS VARIABLES o de EXPLOTACIÓN dependen, tanto cuantitativa como cualitativamente, del nivel de actividad de la empresa; de tal forma que podemos considerar que son nulos cuando la empresa carece de actividad económica.

  • El concepto INGRESOS AJENOS A LA EXPLOTACIÓN incluye todos aquellos que no son directamente atribuíbles a la actividad propia normal de la empresa. Entre otros se incluirán los siguientes:

  • DESCUENTOS SOBRE COMPRAS POR PRONTO PAGO

  • RAPPELS SOBRE COMPRAS

  • INGRESOS FINANCIEROS (POR DIVERSOS CONCEPTOS)

  • RESULTADOS DE OPERACIONES EN COMUN

  • INGRESOS POR ARRENDAMIENTOS

  • INGRESOS POR COMISIONES

  • OTROS INGRESOS DE GESTION (POR DIVERSOS CONCEPTOS)

  • BENEFICIOS PROCEDENTES DEL INMOVILIZADO E INGRESOS EXCEPCIONALES

  • El concepto GASTOS AJENOS A LA EXPLOTACIÓN incluye todos aquellos que no son directamente atribuíbles a la actividad propia y normal de la empresa. Entre otros se incluirán los siguientes:

  • DESCUENTOS SOBRE VENTAS POR PRONTO PAGO

  • RAPPELS SOBRE VENTAS

  • GASTOS FINANCIEROS

(POR DIVERSOS CONCEPTOS)

  • RESULTADOS DE OPERACIONES EN COMUN

  • PERDIDAS PROCEDENTES DEL INMOVILIZADO Y GASTOS EXCEPCIONALES

Partiendo de estos elementos estableceremos los RATIOS e ÍNDICES que han de servirnos para INTERPRETAR la posición ECONóMICA de la empresa a lo largo del período de referencia (mes, trimestre o ejercicio) de la CUENTA DE EXPLOTACION (análisis estático) y su evolución a través del tiempo (análisis dinámico) mediante la comparación de las CUENTAS DE EXPLOTACION correspondientes a períodos sucesivos.

POSICION ECONOMICA: RATIOS.

La definición de RATIO, su significado, interpretación y utilización en general ya fueron expuestos en el artículo anterior dedicado al Balance de Situación y su análisis. Sin embargo, antes de entrar de lleno en el comentario de la BATERÍA DE RATIOS ECONÓMICOS consideramos indispensable detenernos en la exposición de dos nuevos conceptos; a saber:

la ROTACIÓN

y el PLAZO MEDIO

La ROTACIÓN se define como el NÚMERO DE VECES que una determinada magnitud (elemento patrimonial) está contenida en otra, en referencia a un intérvalo temporal previamente definido (que generalmente es el año).

Por su parte, el PLAZO MEDIO es el TIEMPO que tarda una determinada magnitud (elemento patrimonial) en completar una VUELTA o ROTACIÓN. La medida de ese tiempo puede darse en días, semanas, meses, trimestres o años; según el tipo de actividad y las características de cada empresa en particular.

Así, por ejemplo, si calculamos que la ROTACIÓN DEL ALMACEN DE MERCADERÍAS es igual a CUATRO, esto implica que el PLAZO MEDIO DE ALMACENAMIENTO DE LAS MERCADERíAS es de TRES MESES.

En las páginas siguientes veremos la extraordinaria importancia que los dos conceptos antes explicados revisten para verificar la evolución económica de la empresa.

Finalmente, debe tenerse en cuenta que la BATERÍA DE RATIOS ECONÓMICOS que se propone debe aplicarse, dentro de lo posible, con periodicidad MENSUAL, a partir de los datos obtenidos de la CUENTA DE EXPLOTACIÓN VERTICAL o ESTRATIFICADA.

Así mismo, debe elaborarse un CUADRO DE SEGUIMIENTO INTERANUAL mediante la aplicación de la misma BATERÍA a los datos contenidos en las CUENTAS DE EXPLOTACION a 31 de diciembre de cada ejercicio.

Además, resulta recomendable, si se elabora una CONTABILIDAD PREVISIONAL, calcular los RATIOS ECONÓMICOS correspondientes a la CUENTA DE EXPLOTACION PREVISIONAL y utilizarlos como VALORES DE REFERENCIA para el seguimiento mensual de su evolución.

Hechas estas aclaraciones previas pasamos a explicar a continuación cada uno de los

RATIOS ECONÓMICOS propuestos para el análisis de la CUENTA DE EXPLOTACION.

  • RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS.

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Este ratio y el siguiente se obtienen a partir del ratio de RENTABILIDAD de los CAPITALES PROPIOS que comentamos en nuestro artículo anterior. Sin embargo, la información aportada por cada uno de ellos es radicalmente diferente.

Así, este ratio nos informa sobre el MARGEN TOTAL o RENDIMIENTO generado por la empresa en referencia a su FACTURACIÓN. Es decir, considerando no sólo los INGRESOS DE EXPLOTACIÓN sino también los INGRESOS AJENOS a la misma; como, por ejemplo, los ingresos de tipo financiero.

Evidentemente, no se puede dar un valor de referencia absoluto, puesto que cada empresa y cada situación son diferentes. Sin embargo, también resulta evidente que este ratio debería arrojar un valor ALTO en cada período considerado y CRECIENTE a lo largo del tiempo.

  • ROTACIÓN DE LOS FONDOS PROPIOS.

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Este ratio nos indica el NÚMERO DE VUELTAS que deben dar los Fondos Propios (CAPITAL, RESERVAS, RESULTADOS PENDIENTES DE APLICAR, etc.; ver al respecto nuestro anterior artículo) para generar las VENTAS, ya sean estas EFECTIVAS o PREVISTAS. Es decir que se trata de un indicador de la PRODUCTIVIDAD de la inversión de los FONDOS PROPIOS y de la capacidad de éstos para generar RIQUEZA a través de la actividad normal de la empresa que lleva finalmente a la VENTA de sus productos.

  • COMENTARIO ENTORNO A LA RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS, LA ROTACION Y LA RENTABILIDAD DE LOS FONDOS PROPIOS

Llegados a este punto consideramos de interés comentar con más detalle la relación que existe entre el ratio que representa la RENTABILIDAD DEL CAPITAL PROPIO (ver nuestro artículo anterior) y los dos ratios expuestos anteriormente.

Como ya dijimos con anterioridad, el citado ratio de RENTABILIDAD se obtiene mediante la siguiente fórmula:

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Si multiplicamos el numerador y el denominador de la expresión anterior por el importe de las VENTAS nos quedaría lo siguiente:

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Hasta aquí, evidentemente, el valor del ratio inicialmente considerado no ha sufrido ninguna modificación, puesto que al multiplicar el numerador y el denominador de una fracción por una misma cantidad el cociente resultante no varía. Sin embargo, mediante este artificio matemático y aplicando las reglas de multiplicación de fracciones, podemos descomponer la última expresión obtenida de la siguiente forma:

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De esta forma obtenemos los DOS ratios expuestos al principio. Hemos transformado un ratio de sentido estrictamente FINANCIERO en dos ratios de sentido estrictamente ECONOMICO y, por tanto, podemos observar una misma realidad desde tres perspectivas diferentes, aunque complementarias. En resumen, de las expresiones anteriores se deduce que:

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Esto implica que una vez fijado un objetivo de RENTABILIDAD DE LOS FONDOS PROPIOS, éste puede alcanzarse siguiendo uno de los dos caminos siguientes:

  • Obteniendo una RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS elevada y una

ROTACIÓN DE LOS FONDOS PROPIOS baja.

  • Obteniendo una RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS baja y una

ROTACIÓN DE LOS FONDOS PROPIOS elevada.

Así pues, si para para una empresa determinada fijáramos un objetivo de RENTABILIDAD DE LOS FONDOS PROPIOS del 100%, quiere decir que podríaa alcanzarse, por ejemplo, obteniendo una RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS del 10% y una ROTACIÓN DE LOS FONDOS PROPIOS de 10% (lo que supone que el volumen de la facturación anual represente DIEZ veces el valor del total de los Fondos Propios). Otra posible combinación sería una RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS del 5% y una ROTACIÓN DE LOS FONDOS PROPIOS de 20% (lo que supone que el volumen de la facturaci¢n anual represente VEINTE veces el valor total de los Fondos Propios). Y así podríamos ir obteniendo todas aquellas combinaciones de la RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS y de la ROTACIÓN DE LOS FONDOS PROPIOS que multiplicadas entre sí dieran un resultado del 100%, fijado como OBJETIVO de RENTABILIDAD de los capitales propios invertidos en la empresa.

Todo lo dicho hasta aquí nos lleva a una conclusión fundamental a la hora de definir los OBJETIVOS de la empresa. Dado que la Dirección debe OPTIMIZAR el RESULTADO de cada ejercicio económico de forma que, para unas condiciones dadas, se obtenga en todo caso la MÁXIMA rentabilidad de los fondos propios invertidos en la explotación. Resulta evidente que esa RENTABILIDAD puede buscarse ya sea AUMENTANDO la RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS, ya sea AUMENTANDO la ROTACIÓN DE LOS FONDOS PROPIOS.

Esto último explica el hecho de que en determinados sectores (como, por ejemplo, las llamadas "grandes superficies") puedan conseguirse elevados beneficios con márgenes reducidos, debido a la alta velocidad de giro de los capitales invertidos; mientras que en otros casos en que los márgenes son altos (como, por ejemplo, en el sector de la construcción) los resultados son peores de lo que cabría esperar por el bajo número de "vueltas" que se da a dichos capitales.

En cada caso concreto podremos predeterminar en qué forma afectará a la RENTABILIDAD el producir o comercializar PRODUCTOS de alto nivel de calidad y prestigio que aunque, en un momento dado, puedan aportar un MARGEN escaso, siempre supondrán un nivel de FACTURACIÓN elevado. Dicho de otro modo, podemos elegir entre dos caminos para obtener una determinada RENTABILIDAD:

  • Producir o comercializar PRODUCTOS DE ALTA CALIDAD, que nos dan prestigio y tienen buena aceptación en el mercado, aunque el MARGEN pueda ser, en un momento dado, menor que el que conseguiríamos con productos de otro tipo; para así obtener una elevada ROTACIÓN del capital propio.

  • Producir o comercializar PRODUCTOS DE CALIDAD MEDIA, que no nos prestigian y con una menor introducción en el mercado, pero con un MARGEN mayor; para así obtener una elevada RENTABILIDAD sobre las ventas.

Desde las perspectivas INDUSTRIAL y COMERCIAL la decisión implicaría otro conjunto de factores determinantes que no viene al caso considerar en este momento.

  • ROTACIÓN DE CLIENTES.

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Este ratio contempla no sólo las cuentas de CLIENTES sino también las de EFECTOS COMERCIALES A COBRAR (siempre que éstos últimos no se hayan llevado al descuento) y representa el número de veces que se ha RENOVADO el conjunto de la CARTERA DE CLIENTES (y de EFECTOS), en promedio, durante un período determinado; en general un año.

La forma de calcular este ratio mensualmente es tomando para cada mes la facturación acumulada hasta dicho mes inclusive; y en cuanto al saldo medio de clientes se determinaría tomando el saldo al principio del ejercicio y al final del mes en cuestión, sumándolos y dividiendo el resultado por dos.

No existe un valor de referencia general para este ratio. Sin embargo, en base a nuestra experiencia y teniendo en cuenta el tipo de actividad de la empresa podríamos estimar que la ROTACIÓN DE CLIENTES, en el caso de EMPRESAS INDUSTRIALES, debería oscilar entre un mínimo de DOS y un máximo de SEIS vueltas al año; situándose, en promedio, alrededor de CUATRO vueltas al año.

Mientras que en el caso de EMPRESAS COMERCIALES, la misma oscilaría entre un mínimo de DOCE y un máximo de CINCUENTA Y DOS vueltas al año; situándose, en promedio, alrededor de VEINTICUATRO vueltas al año.

  • PLAZO MEDIO DE COBRO (EN DIAS).

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Este ratio representa el TIEMPO MEDIO que tarda en RENOVARSE el conjunto de la CARTERA DE CLIENTES, así como los EFECTOS A COBRAR. Es decir, el TIEMPO MEDIO que transcurre desde el momento en que se realiza la FACTURACIÓN y el momento en que se COBRA ésta.

No existe un valor de referencia general para este ratio. Sin embargo, teniendo en cuenta lo dicho en el apartado (D) anterior, podríamos estimar que el PLAZO MEDIO DE COBRO debería oscilar, para EMPRESAS INDUSTRIALES, entre un mínimo de TREINTA y un máximo de CIENTO OCHENTA días; situándose en promedio alrededor de NOVENTA días. Mientras que en el caso de las EMPRESAS COMERCIALES oscilaría entre un mínimo de SIETE y un máximo de TREINTA días; situándose en promedio alrededor de QUINCE días.

  • ROTACION DE PROVEEDORES.

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Este ratio representa el número de veces que se ha RENOVADO el conjunto de las DEUDAS A PROVEEDORES, en promedio, durante un determinado período que, generalmente, es un año.

En el concepto SALDO MEDIO DE PROVEEDORES se incluyen los EFECTOS A PAGAR pendientes de vencimiento en la fecha de referencia. En cuanto a las COMPRAS, debemos considerar no sólo las de MERCADERÍAS COMERCIALES, sino también las de EMBALAJES y ENVASES y las de MATERIALES PARA CONSUMO Y REPOSICIÓN.

La forma de calcular este ratio mensualmente es tomando para cada mes las compras acumuladas hasta dicho mes inclusive; y en cuanto al saldo medio de proveedores se determinaría tomando el SALDO al principio del ejercicio y al final del mes en cuestión, sumándolos y dividiendo el resultado por dos. Lo mismo se haría con los EFECTOS A PAGAR, relativos a la actividad propia de la empresa, pendientes de pago en el mes considerado.

No existe un valor de referencia general para este ratio. Sin embargo, en base a nuestra experiencia e independientemente del tipo de actividad de la empresa (industrial o comercial) podríamos estimar que la ROTACIÓN DE PROVEEDORES debería oscilar entre un mínimo de DOS y un máximo de SEIS vueltas al año; situándose, en promedio, alrededor de CUATRO vueltas al año.

  • PLAZO MEDIO DE PAGO (EN DIAS).

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Este ratio representa el TIEMPO MEDIO que tarda en RENOVARSE el conjunto de las DEUDAS contraídas con los proveedores (ver los comentarios hechos al respecto en el punto (F) anterior), ya estén éstas representadas por facturas o por EFECTOS pendientes de pago.

No existe un valor de referencia general para este ratio. Sin embargo, teniendo en cuenta lo dicho en el apartado (F) anterior, podríamos estimar que el PLAZO MEDIO DE PAGO debería oscilar, entre un mínimo de TREINTA y un máximo de CIENTO OCHENTA días; situándose en promedio alrededor de NOVENTA días.

En referencia a los PLAZOS MEDIOS comentados hasta aquí resulta evidente que la empresa debe tener como objetivo el AUMENTAR la rotación de su CARTERA DE CLIENTES y REDUCIR la rotación de sus cuentas de PROVEEDORES y EFECTOS A PAGAR. Es decir, minimizar el crédito concedido a sus clientes y maximizar el crédito obtenido de sus proveedores.

En cualquier caso, siempre se ha de intentar que el PLAZO MEDIO DE COBRO de los saldos de los clientes sea MENOR que el PLAZO MEDIO DE PAGO de las deudas con los proveedores.

Este objetivo resultar relativamente fácil de conseguir en la medida en que la facturación de la empresa esté dominada por los productos vendidos a muchos clientes "pequeños" y no se concentre en pocos clientes "grandes" (diversificación del riesgo comercial).

  • PERÍODO DE MADURACIÓN DE LA EMPRESA.

Como complemento de los ratios anteriores podemos definir el PERIODO DE MADURACIÓN de la empresa como el TIEMPO MEDIO que transcurre desde que se invierte UNA PESETA en la COMPRA de materias primas y auxiliares (empresas industriales) o mercaderías (empresas comerciales) hasta que se RECUPERA a través del COBRO de la correspondiente FACTURACIÓN a clientes. A modo de ejemplo, supongamos que:

  • El plazo de almacenamiento de las diversas mercaderías comerciales (PMm) se estima en un promedio de 15 días.

  • El plazo de cobro a los clientes (PMc), en función de lo apuntado en párrafos anteriores, lo estimamos en un promedio de 15 días.

  • Finalmente, el plazo de pago a los proveedores (PMp), así mismo en función de lo dicho en párrafos anteriores, lo estimamos en un promedio de 90 días.

El PERIODO DE MADURACIÓN (PM) se obtendría, en este caso, por la aplicación del siguiente algoritmo:

PM = PMm + PMc – PMp = 15 + 15 – 90 = – 60 días

Lo que significa que, si se cumpliesen las condiciones propuestas en el ejemplo anterior, la actividad normal de la empresa debería generar un margen de tesorería a corto plazo (EXCESO DE CIRCULANTE) equivalente, aproximadamente, a SESENTA días de facturación; puesto que pagamos a NOVENTA DIAS y debemos financiar, en el conjunto de los procesos, el equivalente a TREINTA DIAS. En tal caso, la empresa no presentaría desequilibrios de tesorería a corto plazo y, por lo tanto, no requeriría la utilización de Pólizas de Crédito ni de descubiertos en cuenta corriente.

POSICIÓN ECONÓMICA: ÍNDICES DE ACTIVIDAD.

Además de los RATIOS expuestos y comentados en los párrafos anteriores consideramos de interés que la Dirección de la empresa disponga de algunos ÍNDICES específicos de su actividad. No se trata, evidentemente, de recoger todas las posibles relaciones entre magnitudes derivadas de la actividad propia normal de la compañía; sino solamente aquellas que puedan resultar más representativas de la situación de la empresa en referencia a su entorno.

Por una parte abordaremos el análisis global de la posición económica de la empresa mediante la aplicación de determinados ÍNDICES DE GESTION. Por otra, se procederá al análisis económico de cada una de las áreas funcionales de la empresa.

En cuanto a los ÍNDICES DE GESTIÓN a utilizar proponemos, por su significación, los siguientes:

La fórmula para calcular este índice es la siguiente:

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El resultado obtenido representa el porcentaje en que pueden reducirse las VENTAS (FACTURACIÓN) NETAS efectivas respecto de las previstas sin que la empresa entre en la zona de pérdidas. Es decir, sin que el volumen de facturación efectivo esté por debajo del UMBRAL DE RENTABILIDAD previamente determinado (ver el punto 7. siguiente)

La evolución mensual de este ¡ndice nos ofrece una perspectiva de la desviación de los GASTOS FIJOS (de ESTRUCTURA) reales respecto de los presupuestados. Por su parte, la evolución interanual nos indica la tendencia de los GASTOS FIJOS REALES respecto de las VENTAS EFECTIVAS alcanzadas.

Si el resultado obtenido mensualmente tiende a disminuir, significa que nuestras ventas se aproximan cada vez más al umbral de rentabilidad; o lo que es lo mismo, que la distancia entre la zona de BENEFICIOS y la de PÉRDIDAS se está reduciendo paulatinamente.

Si por el contrario tiende a aumentar, significa que cada vez se aprovecha mejor la ESTRUCTURA de la empresa y que nuestras ventas se alejan del nivel definido por el umbral de rentabilidad.

Otra interpretación de este índice sería la de considerar que representa la proporción de las ventas que realmente genera BENEFICIOS. Es decir que si, por ejemplo, el índice diese como resultado el 25%, ésto implicaría que el 75% de la facturación se utiliza para la cobertura de los GASTOS FIJOS o de ESTRUCTURA de la empresa, mientras que el 25% restante genera la totalidad del BENEFICIO obtenido por la misma durante el período de referencia considerado.

  • ÍNDICE DE ABSORCIÓN DE LOS GASTOS FIJOS

La fórmula para calcular este índice es la siguiente:

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El resultado obtenido representa el porcentaje de las VENTAS NETAS, efectivas o previstas, que se emplea para cubrir la totalidad de los GASTOS FIJOS o de ESTRUCTURA de la empresa.

En el numerador de la fórmula anterior se recogen, a través del concepto UMBRAL DE RENTABILIDAD, las variaciones de dos magnitudes fundamentales: los GASTOS FIJOS y el MARGEN BRUTO. Por lo tanto, si el valor de este índice AUMENTA puede deberse a:

  • Un INCREMENTO de los GASTOS FIJOS o una REDUCCIÓN del MARGEN BRUTO; ya que en ambos casos AUMENTA el numerador de la fórmula anterior.

  • Una REDUCCIÓN de la cifra de VENTAS y, por tanto, del denominador de la citada fórmula.

Si el valor del índice DISMINUYE puede deberse a:

  • Una REDUCCIÓN de los GASTOS FIJOS o un INCREMENTO del MARGEN BRUTO; ya que en ambos casos DISMINUYE el numerador de la fórmula anterior.

  • Un INCREMENTO de la cifra de VENTAS y, por tanto, del denominador de la citada fórmula.

La fórmula para el cálculo de este índice es la siguiente:

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El resultado obtenido representa el número de vueltas que debemos dar a nuestro ACTIVO FIJO (CAPITAL EN EXPLOTACION) para generar el volumen de VENTAS EFECTIVAS o PREVISTAS.

Del seguimiento de la evolución en el tiempo de este índice se deduce el NIVEL DE RENDIMIENTO de nuestras inversiones en capital productivo. Ya que un AUMENTO en el valor del índice significaría un MEJOR APROVECHAMIENTO de tales inversiones; mientras que una DISMINUCIÓN en el índice significaría, evidentemente, todo lo contrario.

Multiplicando por cien el valor de este índice, otra interpretación sería que representa por cada CIEN PESETAS invertidas en el INMOVILIZADO de la empresa cuántas PESETAS DE VENTA se han generado durante el período de referencia.

En cuanto al análisis de cada una de las áreas funcionales de la empresa, a modo de ejemplo presentamos a continuación los índices que consideramos más representativos para el análisis del área comercial.

  • FACTURACIÓN MEDIA.

Debemos calcular cuatro variantes o tipos de facturación media; a saber:

  • por período;

  • por zona y período;

  • por cliente y período;

  • por artículo y período.

Para su cálculo siempre tomaremos la facturación efectiva mensual y dividiremos bien sea por el número de períodos (días, semanas o meses) transcurridos, bien sea por el número de zonas, el número de clientes o el número de artículos en activo durante el plazo de tiempo considerado.

De su comparación intermensual deduciremos el grado de cumplimiento de los OBJETIVOS de facturación recogidos en la Previsión para el ejercicio corriente.

  • COSTE MEDIO POR UNIDAD VENDIDA.

Para su cálculo tomaremos el importe en pesetas del CONSUMO (COSTE DE LAS VENTAS), según lo explicado al respecto en este mismo artículo. Estos datos deberán referirse siempre, como máximo, a un período MENSUAL.

De su comparación intermensual deduciremos la evolución de nuestra estructura de gasto y su grado de adecuación a los OBJETIVOS fijados.

  • MARGEN MEDIO POR UNIDAD VENDIDA.

Cabe reseñar aquí lo mismo indicado en el párrafo inmediato anterior, pero en referencia al MARGEN BRUTO.

  • PRECIO MEDIO POR UNIDAD VENDIDA.

Para cada período mensual debe obtenerse este índice dividiendo la facturación por artículo por el número de unidades físicas vendidas de cada uno de ellos.

De su comparación intermensual deduciremos la evolución de nuestra política de ventas y del nivel de cumplimiento de los OBJETIVOS fijados al respecto.

  • UMBRAL DE RENTABILIDAD POR ZONA DE VENTA.

Para cada una de las zonas de venta fijadas, en función de los datos previsionales contenidos en el Presupuesto General de Gastos, en la Previsión de Ventas y en la Previsión de Compras y Consumos, realizadas para cada ejercicio, se determinará el correspondiente Umbral de Rentabilidad (ver el punto 7. siguiente) mediante el siguiente algoritmo:

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La comparación del Umbral de Rentabilidad con la Facturación Efectiva Acumulada de cada Zona nos permitir determinar el momento a partir del cual cada una de ellas empieza a aportar BENEFICIOS a la empresa. El Umbral de Rentabilidad se determinará en referencia a un período mínimo MENSUAL y máximo ANUAL.

  • FACTURACIÓN MÍNIMA POR ZONA DE VENTA.

Así mismo, para cada una de las zonas de venta fijadas, una vez determinado su Umbral de Rentabilidad, podemos calcular el importe de la FACTURACIÓN MÍNIMA necesaria por cada cliente.

Para su cálculo tomaremos el UMBRAL DE RENTABILIDAD, referido a cada ZONA DE VENTA, individualmente considerada, y aplicaremos el siguiente algoritmo:

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De la comparación intermensual de estos índices deduciremos el grado de cumplimiento de los OBJETIVOS de facturación recogidos en la correspondiente Previsión realizada para cada ejercicio corriente.

  • FACTURACIÓN ÓPTIMA POR ZONA DE VENTA.

Al igual que en el caso del Umbral de Rentabilidad, podemos determinar para cada una de las zonas de venta cuál sería la facturación necesaria para garantizar un BENEFICIO previamente determinado, ya sea como previsión o como OBJETIVO.

Para cada caso calcularemos dicha FACTURACIÓN ÓPTIMA mediante la aplicación del siguiente algoritmo (ver el punto 8. siguiente):

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La comparación de la Facturación Óptima con la Facturación Efectiva Acumulada de cada zona de venta nos permitirá determinar la DESVIACIÓN, en más o en menos, existente entre el BENEFICIO PREVISTO o deseado (OBJETIVO) y el RESULTADO realmente obtenido.

La Facturación Óptima se determinará en referencia a un período mínimo MENSUAL y máximo ANUAL.

En el caso de que calculemos la Facturación Óptima referida a zonas de venta de nueva creación, trabajaremos con DATOS PREVISIONALES y el resultado nos dará una orientación previa sobre el BENEFICIO que podemos esperar de la explotación de cada una de las zonas previstas en particular.

Finalmente, si determinamos la Facturación Óptima para zonas de venta que sólo tengamos en proyecto crear, también en base a datos previsionales; obtendremos un punto de referencia para tomar la decisión definitiva sobre iniciar o no la potencial explotación de las mismas.

POSICIÓN ECONÓMICA: EL UMBRAL DE RENTABILIDAD.

Se denomina UMBRAL DE RENTABILIDAD (UR) al volumen de FACTURACIÓN que permite cubrir la totalidad de los GASTOS FIJOS y VARIABLES de la Empresa. Equivale pues a la CIFRA DE NEGOCIO para la cual la Empresa no genera ni BENEFICIO ni PÉRDIDA.

Así pues, a partir de ese punto que llamamos UMBRAL DE RENTABILIDAD cualquier facturación adicional supone un BENEFICIO cierto. De igual manera, cualquier reducción de la facturación por debajo del UMBRAL DE RENTABILIDAD representará una PÉRDIDA cierta para la Empresa.

Para cuantificar el UMBRAL DE RENTABILIDAD es necesario conocer el montante total de los GASTOS FIJOS (que son aquellos cuya cuantía no depende de la cifra de negocio), el % que representan los GASTOS VARIABLES sobre la facturación y el CONSUMO, expresado también como un % sobre la facturación.

Una vez conocidos estos datos, ya sea a nivel previsional (mediante la elaboración del correspondiente Presupuesto General de Gastos), ya sea sobre los datos corrientes contenidos en la CUENTA DE EXPLOTACIÓN; podremos calcular el UMBRAL DE RENTABILIDAD mediante el siguiente algoritmo:

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Para clarificar la fórmula anterior supongamos el siguiente ejemplo:

% CONSUMO = 90,00%

% GASTOS VARIABLES = 4,17%

VENTAS NETAS PREVISTAS = 260.000.000,- ptas. GASTOS FIJOS = 10.722.867,- ptas.

resultaría que el UMBRAL DE RENTABILIDAD sería

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Si comparamos el UMBRAL DE RENTABILIDAD calculado con el importe de los INGRESOS DE EXPLOTACIÓN PREVISTOS obtendremos el denominado MARGEN DE SEGURIDAD:

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Esto significa que los ingresos reales pueden situarse hasta un 29,26% por debajo de los ingresos previstos, sin que la Empresa incurra en PÉRDIDAS.

Tanto el BENEFICIO como la PÉRDIDA se calculan aplicando el siguiente algoritmo:

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= 4.435.133,- ptas.

Es decir que, si se cumplen las previsiones en cuanto a la FACTURACIÓN para el ejercicio en curso y se mantiene invariable la ESTRUCTURA de CONSUMOS y GASTOS VARIABLES a lo largo de dicho período, se obtendrán BENEFICIOS siempre que los INGRESOS PREVISTOS por todos los conceptos superen en una determinada cantidad al UMBRAL DE RENTABILIDAD calculado para el conjunto de la empresa.

De esta manera en base a la información aportada por el UMBRAL DE RENTABILIDAD, la Gerencia puede tomar las medidas oportunas para prevenir las PÉRDIDAS, ya sea incrementando los INGRESOS, mediante el correspondiente aumento en las VENTAS; ya sea reduciendo los GASTOS FIJOS imputables o modificando la estructura de sus GASTOS VARIABLES.

Por otra parte, puede resultar interesante conocer la RELACIÓN DE SUSTITUCIÓN (RS) que existe entre Zonas de Venta o Familias de Artículos diferentes. Es decir que por cada CIEN pesetas de VENTA en una Zona (o de una Familia) determinada cuántas pesetas de VENTA en otra Zona (o de otra Familia) son necesarias para mantener el mismo RESULTADO global. Para ello deberíamos conocer el RENDIMIENTO MEDIO (representado como un % sobre las ventas) obtenido de cada tipo de facturación y aplicar el siguiente algoritmo de cálculo:

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Es decir, que si las VENTAS de una Zona (o Familia) disminuyen en CIEN pesetas hemos de aumentar las VENTAS de otra Zona (o Familia) en un importe de (RS X 100) pesetas para que no varíe el RESULTADO obtenido por la Empresa.

En cualquier caso, resulta evidente que el UMBRAL DE RENTABILIDAD es un instrumento fundamental de ayuda a la Gerencia de la Empresa para su gestión y control.

Partes: 1, 2

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