- Objetivos
- Contenidos
- Desarrollo de la auditoria
- Gestión de tiempo
- Formulación de
preguntas - Muestreo
- Que
prevalezca el sentido común - Informes
- Conclusión
OBJETIVOS
Al finalizar esta unidad didáctica
será capaz:
Como se desarrolla una
auditoria.
CONTENIDOS
En esta unidad desarrollaremos los
siguientes contenidos:
Gestión del Tiempo
Formulación de preguntas Muestreo
Informes
Desarrollo de la
Auditoria
En la Sesión "Planificación de la
Auditoría" se discutió el Proceso de seis Etapas
para definir la Estrategia de
Auditoría".
Esta sección proporciona las directrices para
realizar la auditoría y centra su atención en las
técnicas que el personal de auditorías utiliza,
para obtener el máximo beneficio durante el desarrollo de
la auditoría.
Gestión de
tiempo
Con frecuencia se cree que el mayor problema al que se
enfrentan los auditores es controlar el funcionamiento de un
departamento y encontrar las áreas en las que existen no
conformidades. Por supuesto que esto es un problema, pero la
gestión de tiempo es más importante, sobre todo
entre los auditores sin experiencia.
Ej., "¿Cómo iba a revisar todas las
actividades en esta área en las dos horas que me han
asignado?
¿Qué hago con los otros dos departamentos
que debería haber visitado esta mañana?"
Un método útil en este caso es
sencillamente que el auditor divida el tiempo disponible entre
las distintas actividades que se van a revisar. Esto se puede
hacer con el ¨Plan de campaña¨ utilizado para
desarrollar las listas de control.
El auditor deberá determinar qué otras
técnicas tendrá que utilizar para sacar el
máximo beneficio y a su vez convenir qué tipo de
muestreo es el más adecuado.
El auditor deberá buscar una ruta lógica a
través del sistema, y será la que mejor le
convenga, ej., flujo de información a través de un
área, inputs, etapas del proceso y outputs. Una vez que se
ha identificado la ruta, el auditor controlará las
desviaciones de la misma con el fin de minimizar el muestreo y
las discusiones irrelevantes.
Ej., El director de compras puede entusiasmarse a la
hora de explicar y manifestar las complejidades de un nuevo
sistema de control de inventario computarizado, pero ¿se
puede justificar haber dedicado la mitad del tiempo total
asignado al departamento?
Formulación de
preguntas
A la hora de recopilar información, la entrevista
es la técnica principal que utilizará el
auditor.
Pregunte a la gente cuáles son sus tareas,
qué información recibe y qué
información transmite. Los auditores sin experiencia con
frecuencia desarrollarán inspecciones amplias de
documentación, con poca o ninguna aportación por
parte de las personas que desempeñan las
tareas.
Recuerde estructurar las entrevistas para conseguir la
máxima información por parte del entrevistado en el
menor periodo de tiempo posible.
Es muy importante saber qué preguntas se van a
formular. No habrá que preguntar al auditado sobre
áreas que son irrelevantes para la
auditoría.
Con frecuencia las listas de control ayudarán al
auditor a formular preguntas de investigación. Se
dividirán en:
Preguntas cerradas – En las que el auditado
contestará "Sí" o"No":
¿Es usted el responsable de firmar las
solicitudes de compra?
¿Entrega esta solicitud a su director?
Preguntas abiertas – Requieren que el auditado ofrezca
información:
¿Qué responsabilidades tiene respecto a
las solicitudes de compra?
¿Qué hace Vd. con este documento una vez
cumplimentado?
Siempre y cuando sea posible, formularemos preguntas
abiertas y normalmente comenzarán así:
0 Cómo
0 Quién
0 Por qué
0 Qué
0 Dónde
0 Cuándo
Esto no significa que las preguntas
cerradas no tengan relevancia en el proceso de auditoría,
sino que algunas veces tendremos que formularlas para confirmar
actividades o responsabilidades.
La estructura de la entrevista debería seguir si
es posible el flujo de la información y del material.
Cuando el auditado haya identificado y explicado los inputs, los
procesos y outputs, el auditor deberá interpelar a los
auditados con frases como:
Muéstreme
¿Y luego que ocurre? Y
si…
Recuerde que esto no es un interrogatorio.
Cuanto más relajado esté el auditado, más
oportunidades tendrá el auditor de obtener la
información requerida.
Muestreo
Cuando le diga al auditado
"Muéstreme", el auditor deberá tener claro
cuántos documentos/registros y de qué tipo es
necesario muestrear
La solución no es fácil, es
decir, que el muestreo se puede realizar con métodos
diferentes:
MUESTREO
¿ALEATORIO?
¿CON OBJETIVO?
¿ESTADÍSTICO?
¿PORCENTAJE
PREDETERMINADO?
¿VARIABLE?
QUE PREVALEZCA EL
SENTIDO COMÚN
Se debe utilizar el sentido común y todos los
métodos son aceptables. Sin embargo el conocimiento de las
áreas con problemas potenciales es muy útil ya que
puede permitir focalizar las áreas y la extensión
del muestreo.
Recuerde que durante el tiempo disponible, los muestreos
que realice deben ser representativos de la actividad que esta
bajo revisión. Asimismo, prepárese para aumentar la
magnitud del muestreo si encuentra una no conformidad o
Información que pueda dar lugar a posibles
problemas.
Una observación general de las actividades que se
realizan dentro del área que se está auditando es
una parte muy importante de la auditoria. Cuando el auditor
observe las actividades, discúta los procedimientos y
acciones o examine la documentación, tendrá que
comprobar continuamente que las evidencias están de
acuerdo con los procedimientos documentados (y con cualquier
modelo relevante de QMS adoptado).
EL CONOCIMIENTO DEL AUDITOR
0 ORGANIZACIÓN
DELDEPARTAMENTO
0 NUEVO
ESCENARIO:
– CARAS, EMPLEADOS, etc.
– MAQUINARIA
– PRODUCTOS / SERVICIOS
– PROCEDIMIENTOS
– DISPOSICIÓN DEL LUGAR DE
TRABAJO
0 FUERA DE LUGAR
0 TEMOR
Esta observación constante forma parte del
proceso de desarrollo del "conocimiento del auditor". No resulta
fácil para los auditores sin experiencia pero existen
algunos aspectos importantes con los que pueden contar y que se
muestran a continuación:
0 La mala organización/desorden
general en las áreas de producción puede sugerir la
posibilidad de problemas potenciales.
0 Lenguaje corporal; el comportamiento de
los auditados en particular, a menudo muestra qué
áreas son buenas o malas.
0 Los auditores deben ser conscientes de
que todos producirnos un lenguaje visual continuamente y debemos
intentar "sintonizar" con esta comunicación no verbal. Hay
que tener en cuenta los siguientes signos visuales, pero sin
basarse en signos individuales para llegar a una
conclusión:
o Sonrisa: expresa aceptación y relaja a los
demás, en especial durante las etapas de apertura. No
frunza el ceño ya que provoca el efecto
contrario.
o Contacto visual: si mira a alguien a los ojos,
Mostrará su interés por la otrapersona. Sin
embargo, no mire fijamente porque intimida. Cuando no mire a los
ojos de la otra persona, intente mirar al centro de la
¡rente o a la boca, es más fácil. La falta de
contacto visual indica timidez, nerviosismo o que están
mintiendo.
o Contacto de la mano con la cara.- suele ocurrir cuando
alguien miente. En este caso, el cerebro, subconcientemente,
transmite a la persona que se reprimo ala hora de hablar, ej.: la
mano cubre la boca mientras aprieta los dedos pulgares en las
mejillas. A menudo se tose para encubrirlo. Signos similares son
tocarse o rascarse la nariz v frotarse el ojo.
o Tirarse del cuello: mentir provoca una
sensación de cosquilleo en la cara y nervios en el cuello.
Esto explicaría el gesto de —tirar-Se del cuello",
que sucede cuando el mentiroso piensa que ha sido
descubierto. Tenga cuidado, esto también puede significar
rabia o frustración.
o Brazos como barrera: utilizamos los brazos como
barrera, como cuando nos cruzamos de brazos, de diferentes
maneras; corno un mecanismo de autodefensa. La forma más
significativa es cuando un brazo cuelga a lo largo del cuerpo
mientras toca algo como el reloj, la pulsera. el puño,
etc.
o El conocimiento del auditor se desarrolla siendo un
"observador". A medida que vaya tomando conciencia de los signos
que muestra la gente, ira descubriendo elite el lenguaje corporal
es un instrumento vital de comunicación. La
comunicación humana se compone de tres
elementos:
Las palabras que utilizamos 7%
La Forma en que las decimos 38°%
Lenguaje corporal 55%
Recuerde que tiene que adoptar su propio
lenguaje corporal para obtener la máxima
información posible del auditado.
Informes
Es importante que los auditores sean
capaces de registrar todas las evidencias objetivas
recopiladas durante una auditoría, tanto las
conformidades como las no conformidades del sistema. Si se
observan deficiencias, se deberá informar a un guía
de las mismas, pero no trate de alcanzar acuerdos de la
interpretación de los hechos en ese momento porque
podrá poner en un compromiso la gestión de tiempo
de los auditores.
Cuando se toman notas se deben aplicar las
siguientes normas generales:
0 Seleccione lo que va a
registrar,
0 Asegúrese de que
las notas están basadas en evidencias objetivas, en
hechos.
0 Deben ser relevantes
respecto al Ámbito de Auditoría.
0 Tómese su tiempo
para tomar notas, porque luego las tendrá que interpretar.
a Hágalo abiertamente.
0 Tenga cuidado cuando
utilice grabadoras.
Notas típicas de un
auditor:
Ref. Sis. | Resultados | Acción | |||
OP09 3.4 | Las órdenes de compra no Director de Compras, sino por el o B003 o B010 | N.C. (No conformidad) | |||
OP08 4.4 | Órdenes de compra a 0 Inspección o B013 o B017 | A.C. (Acción Correctora) |
Conclusión
Finalmente, no olvide los aspectos
esenciales de una auditoria. Pueden parecer sencillos pero sin
ellos le resultará difícil llevar a cabo la
auditoría.
0 DOCUMENTACIÓN DE
S.G.C. RELEVANTE
0 LAS NORMAS DE AUDITORIA
TALES COMO ISO 9001:2000
0 PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIA
0 NOTIFICACIÓN PREVIA
A LA AUDITORIA QUE DESCRIBA EL AMBITO DE LA MISMA.
0 FORMATOS DE LA
EMPRESA
0 MATERIAL PARA
ESCRIBIR
0 LISTAS DE
COMPROBACIÓN
0 RUTAS DE
AUDITORIA
0 RELOJ
Autor:
Rafael Freites Gonzalez