Diseño de un sistema de gestión de control de almacén

Resumen

En el presente trabajo se propone el diseño de un Sistema de Control de Gestión de Almacén para la Empresa Mixta Petrourica, S.A. La investigación se realizó bajo un estudio descriptivo apoyado en una investigación de campo, evaluativa y aplicada, de tipo no experimental y cualitativa. Definido así porque se analizó el comportamiento que tiene la gestión de almacén en la actualidad, con la finalidad de brindar propuestas que solucionen la problemática encontrada, cabe destacar que todas las muestras y estudios fueron realizados en un contexto natural, es decir, en la misma área de trabajo, tomando en cuenta las actividades realizadas en el proceso de despacho y resguardo de materiales. Se realizó un diagnóstico de la situación actual de la gestión de almacén de la Gerencia de Procura, obteniendo como resultado una serie de propuestas que ayudarán de manera directa e indirecta a la efectividad del proceso del almacén. Los objetivos generales y específicos se lograron mediante la aplicación de herramientas de calidad, por medio de las cuales se identificaron las principales causas del problema de despacho y se establecieron una serie de recomendaciones o propuestas para darle fin a dicha problemática. Se analizaron los riesgos a los cuales están expuestos los trabajadores en el área de trabajo, además de estudiar el nivel de aplicación de las normas COVENIN, con el fin de brindar todas las recomendaciones necesarias para alcanzar un nivel máximo de cumplimiento de estas.

PALABRAS CLAVES: Sistema de Control de Gestión de Almacén, Gerencia de Procura, Diseño estructural de almacén, riesgos laborales, capacitación, equipos móviles, Normas Covenin.

Introducción

En el marco empresarial es común encontrar negocios con varios tipos de materiales y con diversidad en los renglones del inventario. Dentro de este contexto, la organización de un almacén, es parte esencial para el desenvolvimiento eficiente y productivo de las empresas.

El objetivo del diseño del almacén es facilitar la rapidez de la preparación de los pedidos de mercancías, todo ello en pro de conseguir mejorar el proceso de almacén, permitiendo ciclos de pedido más rápidos y con mejor servicio al cliente, de esta manera, el objetivo principal del mejoramiento se enfoca en la optimización del espacio, garantizando el suministro continuo y oportuno de los materiales requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

En el caso de la Empresa Mixta Petrourica S.A., el no contar con un almacén propio y administrado por la Gerencia de Procura, influye directamente de forma negativa en la gestión de almacenaje de la Gerencia en mención ya que no puede ser eficaz en su proceso de control de inventario para evitar entre otras desviaciones las discrepancias en las tomas físicas de inventario a la que es sometida la empresa anualmente.

El contar con un almacén propio permitirá un mejor control de la entrada y salida de materiales, evitando el deterioro, la merma y pérdidas. De este modo, disponer de un almacén propiamente constituido y administrado por la Gerencia de Procura garantizaría un mejor resguardo de los distintos materiales siendo más eficaz el manejo de los mismos, por ende se disminuirían los tiempos de localización de materiales para ser entregados a los distintos usuarios. Este aspecto tendría un impacto positivo en las actividades de construcción que se llevan a cabo en el Bloque Junín 4 de la Faja Petrolífera del Orinoco.

El presente trabajo de investigación está estructurado en los siguientes capítulos:

Capítulo I. El Problema: Conforma la situación actual existente, se formulan los objetivos, se delimita y justifica la investigación.

Capítulo II. Generalidades de la empresa: Presenta una breve descripción de la empresa, misión, visión, valores, ubicación geográfica y las funciones donde se desarrolla la investigación.

Capítulo III. Marco Teórico: Contiene los antecedentes de las investigaciones así como también aspectos teóricos utilizados como herramientas y sustentos del estudio realizado.

Capítulo IV. Marco Metodológico: En este capítulo se describen el tipo y el diseño de la investigación así como las técnicas e instrumentos utilizados.

Capítulo V. Situación Actual: Refleja las condiciones actuales de la Gerencia de Procura y la gestión de almacén.

Capítulo VI. Situación Propuesta: Donde se muestra de manera detallada el diseño del sistema de gestión de almacén propuesto.

Finalmente, se presentan las conclusiones y recomendaciones.

CAPÍTULO I

El problema

En este capítulo se describen los problemas observados en el área del trabajo, en el transcurso de la investigación, así como también, los objetivos que se desean alcanzar.

1. Planteamiento del Problema Petrourica, S.A. es una Empresa Mixta conformada por PDVSA y CNPC (CHINA National Petroleum Company) dedicada principalmente a la explotación, producción, mejoramiento y comercialización del petróleo extra pesado en el Bloque Junín 4 de la Faja Petrolífera del Orinoco Desde que la Empresa Mixta Petrourica comenzó sus operaciones en la Faja Petrolífera del Orinoco ha tenido que utilizar espacios físico no propios de la empresa e inapropiados para la preservación de los distintos materiales que se utilizan en el Bloque Junín 4 para la extracción de petróleo.

La Gerencia de Procura de Petrourica, S.A. actualmente dispone de algunos espacios físicos donde se resguardan materiales, equipos y repuestos, para la explotación del Bloque Junín 4 como por ejemplo, el almacén en el Distrito Cabrutica de PDVSA perteneciente a PETROANZOATEGUI S.A. y en Pariaguán con el almacén de CONSTRUPATRIA, así mismo en la Macolla E3 en el Bloque Junín 4 cuenta con algunos contenedores que le sirven de depósito.

La inexistencia de un almacén formalmente constituido y bajo la absoluta administración de Petrourica, S.A con el espacio físico adecuado, ha generado una inadecuada distribución y ordenamiento de los distintos materiales que utiliza la Empresa Mixta Petrourica para sus operaciones, esto ha conllevado a una situación crítica la cual no permite el control óptimo de los distintos materiales que la Gerencia de Procura adquiere a través de su proceso de compra y por ende ocasiona discrepancias en la tomas físicas de inventario que se ejecutan anualmente en la Empresa.

Por lo antes expuesto, se puede inferir que si no se toman las medidas necesarias para acelerar la construcción de un almacén propio, se generarán retrasos en la entrega de materiales, lo cual se manifiesta en dificultades para incrementar la producción de Petrourica, S.A.

Adicionalmente al deterioro y merma de los inventarios, la falta de un almacén propio acarreara repercusiones negativas en los tiempos de ejecución de los proyectos de construcción de infraestructuras indispensables para realizar la extracción y procesamiento del crudo extra pesado.

Ante la problemática observada, surge la necesidad de proponer un Sistema de Gestión de Almacén para la Gerencia de Procura que permita optimizar aspectos como las condiciones del almacén; distribución; sistema computarizado de Inventario, procedimientos de solicitud, recepción, clasificación, iluminación, ventilación, despacho e inventario de materiales, cumplimiento de normas y procedimientos de calidad y prevención de riesgos laborales.

La presente investigación está orientada a dar a conocer la importancia de disponer de un almacén plenamente constituido y administrado por la Empresa Mixta Petrourica S.A. para la gestión y planificación de control de inventario, de los artículos existentes que permitan el mejoramiento en la ejecución de las actividades como movimiento de materiales y el control de inventario.

1. Objetivos de la Investigación A continuación se muestran los objetivos que se desean alcanzar con la investigación.

1.1 Objetivo General Diseñar un Sistema de Control de Gestión de Almacén de la Empresa Mixta Petrourica, S.A.

1.2 Objetivos Específicos 1.2.1. Realizar un diagnóstico de la situación actual de la Gestión de Almacén de la Gerencia de Procura, mediante el análisis de causa y efecto, análisis FODA, encuestas aplicadas y cuestionarios.

1.2.2. Diseñar un modelo en CAD de la estructura arquitectónica del almacén propuesto con la distribución del almacén según sus requerimientos.

1.2.3. Diseñar el plano de Planta (LAYOUT), en base a la información obtenida en cuanto al stock de materiales que maneja la empresa.

1.2.4. Evaluar la aplicación de Normas para el control de las Condiciones de Seguridad, Higiene, Medio Ambiente de Trabajo y de Almacenamiento. Identificar los requerimientos de las Norma COVENIN para la gestión de almacenamiento.

1.2.5. Identificar los requerimientos del almacén propuesto en cuanto al control de inventario, condiciones físicas, sistema de estantería, uso y equipos de manutención.

1.2.6. Elaborar Mapa de Riesgos y Matriz de Riesgos del Almacén Propuesto.

1.2.7. Realizar un estudio de la fuerza laborar requerida.

1.2.8. Realizar clasificación del inventario a través del sistema de calcificación ABC.

1.2.9. Establecer los costos asociados al diseño de almacén propuesto.

1.2.10. Definir indicadores de gestión de inventarios y de servicio.

1.3 Alcance El trabajo especial de grado se realizará en la Empresa Mixta Petrourica, S.A., específicamente en la Gerencia de Procura con una duración de doce (12) semanas establecidas por la Universidad y avaladas por la empresa. El estudio está enfocado en diseñar un Diseñar un Sistema de Control de Gestión de Almacén.

1.4 Justificación La elaboración de un sistema de control de gestión de almacén sustentado en un diseño estructural para el sistema de almacenamiento a ser utilizado por la Gerencia de Procura, servirá a la Empresa como base y punto de partida para la posterior realización e implementación de un manual de control, que proporcionará ventajas inmediatas, tales como: mantener un mejor control del inventario, mantener el stock de materiales actualizado, al igual que permitir tener conocimiento de la existencia física de los movimientos realizados para un tiempo determinado.

La implementación del sistema de gestión de almacén propuesto permitirá optimizar diversos aspectos tales como: condiciones del almacén; distribución; sistema computarizado de Inventario, procedimientos de solicitud, recepción, clasificación, iluminación, ventilación, despacho e inventario de materiales, cumplimiento de normas y procedimientos de calidad y prevención de riesgos laborales.

La elaboración de este proyecto servirá de herramienta a la Universidad, en el área de Ingeniería, la participación del estudiantado en las mejoras de los sistemas actuales y su aporte como parte de la comunidad en el desarrollo de nuevos modelos y métodos de gestión con mejores resultados en los campos operativos y de proyectos en la industria petrolera venezolana.

Por último el desarrollo de este proyecto de grado le permitirá al autor cumplir con el último requisito académico indispensable para la optar por el título de Ingeniero Industrial, además de desarrollar los conocimientos, destrezas, técnicas y herramientas adquiridas en el transcurso de toda la carrera.

1.5 Delimitación El proyecto se realizará únicamente en el área de la Macolla 03 de Puerto Ordaz, perteneciente a la Gerencia de Procura de la Empresa Mixta Petrourica. S.A.

CAPÍTULO II

Generalidades de la empresa

En este capítulo se describe la empresa en general, el área de pasantías y el trabajo asignado por la Empresa.

2.1. Breve descripción de la Empresa El 17 de abril del año 2.010, se firma el memorándum de entendimiento con la empresa petrolera China (CNPC) para la conformación de la Empresa Mixta PETROURICA, S.A. destinada a explotación del Bloque Junín 4 de la Faja Petrolífera del Orinoco.

La fecha de decreto de creación de la empresa mixta PETROURICA, S.A. data del 26 de octubre del 2010. El 22 de diciembre del año 2.010, en Gaceta Oficial Nro. 39579 fue transferido a PETROURICA, S.A. el derecho de desarrollar actividades primarias de conformidad en el Artículo 09 de la Ley Orgánica de Hidrocarburos, para la explotación del Bloque Junín 4 para la producción y mejoramiento de 400 mil barriles diarios de crudo extra pesado de 8,5 ° API y para la construcción de un complejo mejorador de crudo para elevar la calidad del petróleo extra pesado desde 8,5° API a 42° API.

Dicha empresa inicia operaciones en fecha 12 de Diciembre del 2.011 con la perforación del pozo estratigráfico IZJ4-001(E4-4E) con la empresa Tracosorga con el taladro PDV-49.La empresa mixta PETROURICA, S.A. tendrá participación del 60 % PDVSA Y 40 % CNPC durante 25 años, prorrogable si fuese el caso hasta por 15 años, potestad del Ministerio de Energía y Petróleo (MPPEP).

El presupuesto de la empresa mixta PETROURICA, S.A. fue aprobado por CVP a través de la comunicación CVP-14-0033, el mismo se encuentra promulgado de la siguiente manera (Ver Figura Nro.1).

Figura Nro. 1 – Presupuesto de la empresa. (Fuente: Departamento de Procura)
Fuente: El Autor

La empresa fue crea con el objetivo de desarrollar actividades de explotación, producción, mejoramiento y comercialización de petróleo extra pesado en el bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco con altos estándares de cálida de manera eficiente, rentable, segura, transparente y en armonía con el medio ambiente, a través de la aplicación y trasferencia de tecnología más apropiada, con un talento humano capacitado presto a motorizar el desarrollo económico y social del país, con la participación activade los socios, mediante una visión humanista de aprovechamiento óptimo de los recurso de hidrocarburos del subsuelo nacional enmarcado en el plan nacional.

2.2. Ubicación Geográfica Edificio corporativo de PETROURICA, S.A. está ubicada en la zona industrial Unare 1 Calle Aerocuar cruce con avenida Paseo Caroní, Edificio PDVSA-CVP, Puerto Ordaz, estado Bolívar.

Zona Operacional El campo de explotación de la Empresa Mixta PETROURICA, S.A. se encuentra ubicado en el bloque Junín 4 campo Iguana Zuata, localizado en el flanco sur de la cuenca oriental de Venezuela, al norte del río Orinoco, específicamente en la parte central de la Faja Petrolífera del Orinoco. Pertenece regionalmente a los estados Guárico-Anzoátegui; Municipios Santa María de Ipiré y Monagas. El área total del Bloque Junín 4 es de 325

Km. Limita al norte con el Bloque Junín 3, al sur con el Bloque Junín 11, al Oeste con el Bloque Junín 2 y al este con los Bloques Junín 5 y 6 como puede verse en la Figura Nro. 2.

Figura Nro. 2 – Mapa Base de los Bloques Junín

(Fuente: Base de dato de Petrourica año 2014.

2.3. Filosofía de Gestión Misión Desarrollar actividades de explotación, producción, mejoramiento, y comercialización del petróleo extra pesado en el bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco con altos estándares de cálida, de manera eficiente, rentable, segura, transparente y en armonía con el ambiente a través de la aplicación y trasferencia de la tecnología más apropiada, con un talento humano capacitado presto a motorizar el desarrollo económico y social, mediante una visión humanista de aprovechamiento óptimo de los recurso de hidrocarburos del subsuelo nacional enmarcado en el plan nacional simón bolívar.

Visión Consolidarse como la empresa mixta líder en la explotación y producción de crudo extra pesado de la faja petrolífera del Orinoco, alineada al plan de desarrollo petrolera nacional capaz de impulsar la soberanía tecnológica y energética de la patria socialista, propiciando a si un desarrollo endógeno, el crecimiento económico, social de las áreas de influencia de PDVSA PETROURICA, S.A. y del país, la generación de empleo de calidad además de la creación de riquezas y bienestar de la nación.

Objetivos Principales de la Empresa Mixta PETROURICA, S.A. La exploración, explotación del bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco para producir y mejorar 400 mil barriles diarios de crudo extra pesado de 8,5° API ya construcción de un complejo mejorador de crudo para elevar la cálida del petróleo extra pesado de 8,5° API a 42° API.

Objetivos Específicos • Determinar los recursos.

• Construcción de unidades de producción de pozos y macollas oleoductos y mejoradores de crudo extra pesado.

• Construcción y operaciones de facilidades de almacén y patio de tanques.

• Desarrollar, integrar y consolidar, en forma sistemática y continua todos los procesos productivos de la empresa.

• Alcanzar niveles de productividad y cálida que mantenga a la empresa en los segmentos del mercado en que participa.

• Garantizar oportunamente en términos cualitativos y cuantitativos el recurso humano requerido para el desarrollo de las actividades normales.

• No disminuir el nivel de empleo en la industria petrolera e incorporar venezolanos capacitados ala más alta posiciones directivas.

• Cumplir con los programas de producción y mejoramiento del crudo extra pesado que satisfaga los volúmenes requerido por nuestra industria petrolera.

• Mantener un programa de capacitación, desarrollo y motivación del personal para el mejoramiento continuo de su producción.

Valores Corporativos • Ética social • Responsabilidad • Autocritica • Respeto • Honestidad • Eficiencia • Disciplina • Solidaridad • Responsabilidad ambiental • Responsabilidad social 2.4. Descripción del área de Pasantía Gerencia de Procura La investigación será realizada en la Gerencia de Procura de la Empresa Mixta PETROURICA, S.A. La Gerencia de Procura establece las guías y pautas durante las etapas que se desarrollan en el manejo de compras de materiales y equipos, requeridos para proyectos desarrollados por las organizaciones ejecutoras; este procedimiento abre las etapas desde la recepción de las requisiciones hasta la entrega y aceptación de los equipos y materiales en el almacén del proyecto.

Operaciones que constituye a PETROURICA, S.A. La empresa mixta PETROURICA, S.A. cuenta con un centro de operaciones ubicado en el bloque de desarrollo Junín 4 específicamente en el oriente de Venezuela en un área enmarcada dentro del estado Anzoátegui y Guárico y se ubica en la cuenca oriental de Venezuela en la parte central de Ia faja petrolifera del Orinoco, en las cuales se desarrollan todas las operaciones inherentes a Ia explotaci6n, producci6n y mejoramiento del crudo extra pesado del bloque de desarrollo Junin 4.

CAPÍTULO III

Marco teórico

En el presente capítulo se plantean los antecedentes de trabajos similares relacionados con la investigación y las bases teóricas que sustentan la ejecución del estudio.

3.1. Antecedentes Para el desarrollo de la investigación será necesario la revisión de trabajos previos, relacionados con la situación objeto planteada, entre estos se tiene:

Gabriela Roversi y Srour maisem (2004) este trabajo se presenta el diseño del manual de resección (Nacional e Internacional), ubicación y despacho de la división de almacén en la empresa C.V.G. BAUXILUN.

La realización del manual antes mencionado permitirá a los trabajadores nuevos e inexperto de la empresa tener una idea clara y detallada del procedimiento del trabajo que se debería seguir al momento de realizar cualquier actividad relacionada con la actividad de almacén, ya sea recepción, ubicación o despacho de materiales y equipo también contribuirá en el proceso para la obtención de la certificación de la norma de calidad ISO 9001: 2000.

Tomas G, Esther (2006) en este trabajo se presentó una propuesta de mejoras para la optimización del sistema de gestión de almacén temporal de aduana (ATA) y el sistema de gestión de stock que se lleva a cabo en el área de almacenamiento del almacén de materiales de estiba (AME) en el área de muelle de CVG VENALUN cuya base se sustenta en teoría de mejoramientos continuo y optimización de proceso apoyándose básicamente en herramientas de análisis y metodología apropiada para lograr la eficiencia del sistema.

3.2. Bases Teóricas A continuación se presentan los principales conceptos y teorías necesarias para el desarrollo de la siguiente investigación:

Almacén Su etimología proviene de la voz antigua ·"ALMAGACE" originada de la palabra árabe AL-MAKHZEN" (tesoro).

Define el recinto o edificación donde se guardan, custodian, a copian, y se preservan los materiales necesario para las operaciones de la empresa o las mercancías y articulo para la venta.

También se puede definir como un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro, los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agente económico (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportista, importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.) En este sentido el almacenamiento es una función que consiste, en su sentido más general, en una actividad amplia y compleja, desde el punto de vista operativo, el servicio del proceso productivo y de la organización distributiva.

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y característica y los materiales esto puede exigir una simple estantería hasta sistemas complicados que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías, el sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

§ Espacio disponibles para el almacenamiento de materiales.

§ Tipos de materiales que serán almacenados.

§ Números de artículos guardados.

§ Velocidad de atención necesaria.

Procesos principales del almacén:

§ Entrada / recepción.

§ Almacenaje / preservación.

§ Salida / despacho.

Movimiento de mercancía externo:

§ Recepción de mercancía.

§ Salida de mercancía para pedido.

Movimiento de mercancía interno:

§ Toma física del inventario.

§ Traslado de stocks.

§ Traspaso.

Factores claves en el proceso de almacenamiento:

§ Cumplimiento de las norma seguridad, higiene y ambiente.

§ Personal calificado para las labores.

§ Herramientas adecuadas para las maniobras físicas y operaciones de verificación física, acomodo, acarreo, identificación y etiquetado.

§ Procesamiento en línea de la transacción de ubicación y almacenamiento en los sistemas de información.

§ Cumplimiento de procedimiento de almacenaje establecido en la empresa.

Funciones de los almacenes

Los almacenes cumplen con las siguientes funciones:

§ Mantienen las materias primas resguardadas de incendios, robos y deterioros.

§ Permiten a las personas autorizadas, el acceso a las materias almacenadas.

§ Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre la existencia real de materia prima.

§ Llevan en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas).

§ Vigilan que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación, grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados, dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamaño, etc.

Es obligación del departamento de almacén registrar las entradas de materiales por los materiales que se compren y las salidas por surtir las requisiciones de materiales recibidas, cargando los costos de materiales al contrato respectivo, tomando los datos de la requisición de materiales. Una compra se inicia con el recibo de la requisición de compra, que emite el departamento de compras. Este documento lo prepara una persona que tiene autorización para comprar materiales o suministros. La requisición de compra indica la cantidad de cada artículo deseado, la fecha deseada y sugiere un determinado proveedor.

Principio Básico del Almacén

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

§ La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

§ El personal de cada almacén debe ser asignado a función especializada, hasta sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.

§ Debe existir una sola puerta o bien una entrada y otra de salida y ambas bajo control.

§ Hay que llevar un registro al día y control interno de entrada y salida del almacén, y programación y control de reducción de la existencia.

§ Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarlos por el nombre común y conocido de compra, control de inventario y producción.

§ La identificación debe estar codificada cuando sea posible.

§ Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación o identificación en pasillos, estantes, y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando haya de buscarse. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes del registro y control de existencias.

§ Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno.

§ Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido.

§ La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control o almacén.

§ Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten.

§ La disposición debe ser lo más flexible posible, es decir debe disponerse de manera que pueda hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional.

§ La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

§ El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho deben ser tan pequeño como lo permitan las condiciones de operación.

El área del Almacén Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, deben tener tres áreas en el almacén como base de su planeación:

§ Recepción.

§ Ubicación

§ Despacho Área de Recepción El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

Una planeación es correcta cuando los cambios de flujos de los materiales y productos se han reducido al mínimo.

El tiempo de permanencia de mercancía en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que esta se pasa del vehículo del proveedor a almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.

Áreas de Almacenamiento La planeación del área de almacenamiento por espacio destinado a cada grupo de materiales o mercancía con características similares requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo. Enseguida se dan algunas recomendaciones:

Consideraciones para aminorar el riesgo de incendio

§ Aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, tela, tinta, tiner, pintura, etc.

§ Prevenir la combustión espontánea de estopa, trapos o papel impregnado de aceite o grasa oxidante. Se requiere de un lugar aparte, con recipientes a pruebas de fuego, y donde haya una libre ventilación.

§ Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén.

§ Revisar periódicamente los extintores.

§ Despejar los pasillos de acceso a los extintores.

§ Separar los materiales de fácil combustión con un espacio mínimo de 45 cm.

Consideraciones para evitar la corrosión y el enmohecimiento

§ Colocar todo lo sea de metal en un lugar seco y distante de la tubería de agua o vapor.

§ Corregir las goteras del techo y tubería.

§ Evitar la humedad de pisos y paredes.

§ Alejar los productos y recipientes con ácidos que despidan gases corrosivos.

§ Cubrir los materiales o productos de aceros con grasas, aceites o barniz especial.

§ Evitar derrames de agua o líquido en el piso para que no se estropeen.

§ Evitar que los productos sean golpeados unos con otros especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales.

§ No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artículos.

§ Los materiales de cristal o frágiles se deben guardar lejos de las máquinas o tráficos dentro del área de almacenamiento.

§ Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes con alguna tela.

§ Proteger de la luz de las ventanas o guardar en lugares con poca iluminación los materiales o productos que se descoloran con la luz.

§ Evitar que se ensucien o manchen las mercancías y materiales al manejarlos o almacenarlos.

§ Las condiciones del piso deben observarse de los proyectos de mejora.

Área de Despacho La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

§ Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.

§ Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura, o una factura de remisión.

§ Se revisada en calidad o cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

§ Los materiales para envoltura y empaquen deben haberse surtidos del almacén de materiales auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.

§ Las mesas, la báscula y las herramientas de flujos, de engomado y útiles necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y empaques.

Inventario Es el almacenamiento de cualquier elemento o recurso que implica la organización, con el propósito de garantizar la disponibilidad de los materiales requerido para asegurar la cantidad operativa de la empresa.

Control de Inventario Es la técnica que permite mantener la existencias de los productos a los niveles deseado y poder detectar inconsistencia y / o diferencias entre los registro en el sistema y la existencias física.

Inventario por Muestreo Los stocks de la empresa seleccionada aleatoriamente se cuentan físicamente en la fecha clave del balance. Si las desviaciones entre el resultado del recuentro y el stock teórico son suficientemente pequeñas, sé que los stocks teóricos para el resto de los stocks son correcto.

Inventario Cíclico Es un método en que los materiales se cuentan a intervalo regular durante el ejercicio, dicho intervalo (o ciclos) depender del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales.

El inventario cíclico permite contar con más frecuencias los artículos de alta rotación.

Inventario en día fijado En un inventario en día fijado, todos los stocks de la empresa se cuentan físicamente en la fecha clave del balance, en tal caso debe contarse todo los materiales durante el recuento, debe bloquearse todo el almacén para el movimiento de materiales.

Razones por las cuales se debe llevar un inventario • Mantener independencia en las operaciones.

• Satisfacer las variaciones en las demandas de materiales • Flexibilizar los programa de producción.

• Dar un margen de seguridad para la variación en la entrega de materiales.

• Aprovechar el tamaño económico de pedido.

• Recuperación favorable de la inversión.

• Reducir los costos de manejo.

• Margen para reducir la incertidumbre.

Elementos asociados Existencia contable: valor total de los materiales que afectan las cuentas de inventarios de la empresa.

Existencia física: totalidad de materiales equipo incluido en las cuentas de inventario de la empresa.

Catalogación: identificación precisa de los materiales y equipos en el catálogo, atreves de un código único que contenga las características físicas y técnica.

Estandarización: reducción de diversidad de materiales, equipo y sus respuestas.

Análisis A,B,C. Es un procedimiento de planificación para clasificar un gran número de datos (materiales). Se ofrecen los datos utilizando criterios como, el precio de compra, el consumo anual de producción o las necesidades en las tres categorías, lo que representa un alto (clase A), medio (clase B) o baja (clase C) del valor del consumo de los productos o procesos.

Indicador ABC Asimismo es una herramienta que permite determinar y visualizar, de forma simple, cuales artículos son de mayor valor, optimizando así los recursos de la administración del inventario.

Según este método, se clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A, B, ó C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos:

Artículos A: Los más importantes a los efectos de control. Artículos B: Aquellos artículos de importancia secundaria. Artículos C: Los de importancia reducida.

En el Control del Inventario, el conteo físico por año de los materiales será el siguiente: A: 3 veces/año B: 2 veces/año C: 1 vez/año Clasificación del Inventario Aseguramiento (A) Aquel de uso No Frecuente, generalmente de alto valor y largo tiempo de entrega. La no disponibilidad del mismo acarrea costos operacionales de alto impacto.

Frecuente (F) Es aquel cuya demanda es pronosticable, generalmente de fácil adquisición y bajo o mediano costo. Es de uso rutinario o regular.

Específicos (E) Destinado a los programas y/o proyectos de la empresa y sus necesidades de consumo son planificadas.

No Reordenable (N) Es aquel que no será reabastecido producto de sustituciones u obsolescencia.

Sin Uso Futuro (S) Es el que no tiene previsto ningún uso.

No Sujeto a Reserva (R) No es considerado para la obsolescencia del inventario.

Cargo Directo (CD) Es el que el monto de su compra se carga directamente a las cuentas operacionales al momento de su recepción. No se almacena.

Materiales Excedentes Son aquellos cuya disponibilidad sobrepasa los meses de cobertura establecidos por PDVSA, para cada tipo de material; es decir, la disponibilidad sobrepasa las necesidades operacionales.

Materiales Sobrantes Son aquellos materiales y equipos que han sido adquiridos para un proyecto o programa específico que no fueron utilizados al concluir, diferir o ser cancelado el mismo.

Conteo Físico Revisión cuantitativa de las existencias de materiales en los almacenes, a fin de efectuar, si son necesarias las correcciones en los sistemas de información con base a la realidad física.

Verificación de Existencia Además de la revisión cuantitativa, efectuar una concordancia cualitativa de los materiales en existencia, determinando entre otras cosa: si está bien almacenado y sus condiciones para el uso.

Toma física de inventario Es la actividad que comúnmente se usa para constatar mediante el conteo, de todo lo materiales existente en el almacén, que las cantidades físicas concuerden con las cantidades asignada en los registro o en sistema y hacer las correcciones necesaria.

Para que es necesaria la toma física de inventario La toma física es la obligación legal establecida en el artículo 35 del código de comercio en el cual establece lo siguiente.

Articulo 35.- todo comerciante, al comenzar su giro y al final de cada año, hará en el libro de inventario una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto como muebles y como inmuebles y de todo su crédito, activo y pasivo, vinculado o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y las cuentas de ganancias y pérdida; Esta debe demostrar como evidencia y verdad los beneficios obtenidos y la pérdida sufrida. Se hará mención expresa de la fineza otorgada, así como de cualquier otra obligación contraída bajo condiciones suspensivas con anotación de la respectiva contra partida. Los inventarios serán firmado por todo los interesado en el establecimiento de comercio que se hallen presente en su formación.

Condición antes del control físico – Revisar los últimos movimientos del material.

– Establecer los números de los documentos relacionados – Si su sistema de información lo permite, bloque la posibilidad de efectuar transacciones mientras se efectúa el conteo.

– Omitir la cantidad en existencias en las hojas de control a fin de asegurar que el verificador realice la tarea.

Actores de la toma física – Los almacenistas ejecutan la toma física considerando generalmente las cantidades para el control de las operaciones del almacén.

– Los administradores definen la necesidad del conteo y delegan actividades para comprobar la disponibilidad y controlar en cantidad y dinero la existencia para producir los estados financieros al cierre fiscal.

– Los usuarios u organizadores generalmente están interesado en conocer las cantidades disponible para convalidar sus programas de trabajo.

Consideraciones después del conteo físico – Cargue en su sistema las cantidades contadas.

– Establezca las diferencias e inicie la investigación de las discrepancias, determine las causas y elabore un informe para las acciones correctivas correspondientes.

– Documente y soporte la solicitud de ajuste.

– Ajuste cantidades una vez completada la investigación – Separe el nivel de delegación o aprobación financiero de la aprobación de ajuste por cantidades.

Características de los Materiales • La naturaleza físico química • Condiciones de almacenamiento • Tipo de Materiales.

Tipos de Materiales • Equipos y Repuestos.

• Suministros Generales.

• Químicos y Aditivos.

• Tubulares

– Equipos y Repuestos Motores, generadores, turbinas, intercambiadores, compresores, bombas, equipos de soldadura, instrumentación y control, cilindros, válvulas, bridas, ejes, sellos mecánicos, rodamientos, etc.

– Suministros Generales Tornillería; planchas (metálicas, plásticas, madera, etc.); barras (metálicas, plástica, listones, etc.) trapos, estopa y semejantes; refractarios, empacaduras, cables eléctricos, guayas y alambres, cajas, sacos, bultos, pacas y semejantes, electrodos, etc.

– Químicos y Aditivos Lubricantes, solventes, pinturas, ácidos, corrosivos, explosivos, etc.

– Tubulares Conexiones (codos, tés, reducciones, etc.), tuberías.

Características de los Depósitos: • Medio ambiente externo: Frío, calor, humedad, lluvia, polvo • Áreas bajo condiciones especiales: Refrigerada, temperatura, humedad, ventilación, etc.

• Dimensiones de las estanterías: Altura, resistencia, peso, etc.

• Áreas temporales: Para materiales de cargo directo, en preparación para almacenaje, pendiente de recepción definitiva, etc.

• Otros aspectos: Iluminación, accesos, vías, pisos, rampas, servicios para el personal, (baños, bebederos, etc.), tránsito de vehículos dentro de las áreas de almacenaje.

Clases de Discrepancias • Faltante (de cantidad) • Sobrante (de cantidad) • De Calidad (concordancia y de uso) Causas de Discrepancias • Por ubicación incorrecta • Error en despacho • Error en cantidad ingresada • Error en cantidad despachada • Hurto • Merma • Faltante en descarga • Sobrante en descarga.

Tipos de Ajustes por Discrepancias • De Cantidad y Valor Faltante.

• De Cantidad y Valor Sobrante.

• De Cantidad Faltante.

• De Cantidad Sobrante.

• De Valor (+ / -).

Consecuencias de discrepancias no atendidas • Perdida de capital • Baja confiabilidad de los registros contables.