Diseño de un sistema de gestión de control de almacén (página 3)

Fuente: Elaboración Propia Figura Nro. 26 – Distribución propuesta en CAD

Fuente: Elaboración Propia.

Figura Nro. 27 Distribución propuesta en los contenedores

Fuente: Elaboración Propia.

6.6. Diseño del plano de la planta de almacén (Layout), con base a la información obtenida en cuanto al stock de materiales que maneja la empresa.

En esta fase del sistema de gestión de almacén propuesto, corresponde diseñar el plano de planta de almacén (Layout), al cual compete la disposición de los elementos dentro del almacén, asegurando el modo más eficiente para manejar los productos que en él se dispongan.

Para la consecución de este objetivo se considerará la estrategia de entradas y salidas del almacén y el tipo de almacenamiento más efectivo, dadas las características de los productos, el método de transporte interno dentro del almacén, la rotación de los productos, el nivel de inventario a mantener, el embalaje y las pautas propias de la preparación de pedidos.

Petrourica S.A., actualmente maneja pocos renglones en su stock de materiales, lo cual es un elemento fundamental para el diseño del plano de planta del almacén propuesto, ya que se contara con espacio físico suficiente. En este sentido, el diseño planteado es de 1000 y 250de patio, para la distribución de los distintos materiales que la gerencia de procura adquiere a través de su proceso de compra.

Para realizar el plano de planta del almacén fue necesario tomar en consideración los siguientes criterios:

1) Criterio por producto: consiste en definir las áreas para cada tipo de material: (bridas, válvulas, codos, espárragos etc.); para ello se recomienda, un cálculo de los metros cuadrados que ocupará cada área, además se consideran las dimensiones y el peso de los materiales.

2) Criterio por frecuencias de salida: este criterio se refiere a que los materiales que tiene mayor movimiento o rotación, deben estar cerca de la salida para acortar el tiempo de desplazamiento, sobre la base de la clasificación A,B,C..

3) Características exteriores y forma de los artículos: según las características del material se decide, dónde y cómo se debe almacenar, es decir bajo techo o a la intemperie, con protección, en estantería o en paletas.

4) Secciones especiales para artículos delicados y de alto costo.

Otras de las consideraciones de gran importancia a tomar en cuenta son:

? Máximo aprovechamiento del espacio físico disponible.

? Evitar que los corredores queden obstruidos.

? Dividir en corredores principales y transversales, y tener en cuenta las necesidades del sistema de transporte.

? Numeración de los espacios de almacenamiento, esto es para facilitar la localización de los materiales, tanto para su colocación como para su ubicación.

? Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal manera que minimicen el trabajo que se efectúa al desplazarlos y almacenarlos.

Los espacios altos deben usarse para artículos predominantemente ligeros y protegidos ? Los materiales inflamables y peligrosos o sensibles al agua y al sol pueden almacenarse en algún anexo, en el exterior del edificio del almacén.

? Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artículos que lo requieran.

? Todos los elementos de seguridad y contra incendios deben estar situados adecuadamente en relación a los materiales almacenados.

? Reducir al mínimo la manipulación de materiales.

? Facilitar el acceso a la unidad logística almacenada.

? Conseguir el máximo índice de rotación de la mercancía.

? Tener la máxima flexibilidad para la ubicación de productos.

? Facilitar el control de las cantidades almacenadas.

Para el flujo de los materiales se consideraron los principios indicados en la Tabla Nro. 19, a continuación:

Tabla Nro. 19 – Principios de flujos de materiales

Considerando los aspectos teóricos planteados anteriormente, a continuación se presenta la distribución interna del almacén:

Zona de recepción: A-01

§ Área de inspección A-05 Zona de almacenamiento:

§ Zona de baja rotación A-09

§ Zona de alta rotación A-09

§ Zona de productos especiales (Cuarto Frío) A-04 Zona de preparación de pedidos:

§ Zonas integradas: Picking en estanterías A-08 Zona de expedición o despacho: A-01:

§ Área de control de salidas Zonas auxiliares:

§ Área de inspección o rechazo A-06

§ Área de oficinas o administración A-02 y A-03

§ Área de servicio (vestuario y duchas) A-07 ver (Figura Nro. 28)

Figura Nro. 28 – LAYOUT propuesto para el almacén que se construirá en la macolla E3 Fuente: Elaboración Propia 126 6.7. Fuerza laboral requerida en el almacén propuesto. Para determinar la fuerza laboral que ejecutará las actividades en el almacén, se realizaron entrevistas no estructuradas a la Gerencia de Procura, por lo cual se determinó que la fuerza laboral requerida es de un total de 16 personas, designadas de la siguiente manera:

01 Líder de Planificación y Control 01 Líder de Almacén 01 Planificador 04 Analista de Compras 03 Operadores de Almacén 02 Catalogadores 02 Analistas de Seguimiento 02 Analistas de Aduana – Propuesta de estructura Organizativa. La Gerencia de Procura no cuenta con una estructura organizativa acorde a los requerimientos de la empresa, contando actualmente solo con 3 posiciones aprobadas. Por ello se propone una nueva estructura basada en 20 posiciones, conforme a todas las actividades que se ejecutan en la gerencia (Ver Figura 29 – Estructura Organizativa del Departamento de Procura.

Figura Nro. 29 – Propuesta de Estructura Organizativa del Departamento de Procura Fuente: El Autor

– Diagrama de proceso para la recepción y despacho de mercancía. Para determinar las actividades y responsabilidades a ejecutar por cada perfil, se realizó visita técnica a uno de los almacenes petroleros de la refinería de José, específicamente el Almacén Criogénico de PDVSA GAS.

En este almacén se identificaron las distintas actividades que se ejecutan por el personal del almacén, tales como: actividades de recepción, despacho, almacenamiento, preservación de materiales y control de inventario.

A continuación se presenta diagrama de proceso, a través del cual se podrá visualizar las operaciones de recepción y de despacho del almacén de propuesto (Ver figura Nro. 30)

Figura Nro. 30 – Diagrama de Proceso (recepción y despacho de mercancía)

Fuente: Elaboración Propia.

6.8. Clasificación del inventario a través del Sistema ABC. Para establecer algunos indicadores de control, como parte del sistema de gestión de almacén propuesto, se seleccionó el sistema de selectividad A,B,C.

El sistema de selectividad A,B,C, tiene como finalidad reducir el tiempo, el esfuerzo y el costo en el control de los inventarios a los fines de optimizar los procesos de almacén.

La filosofía fundamental del sistema es: "muchas veces cuesta más el control que lo que vale lo controlado." De ahí parte el principio de separar las partidas o renglones de un inventario, según su valor e importancia. (Ver Figura 31 – Diagrama de Clasificación A,B,C.)

Figura Nro. 31 – Diagrama de Clasificación ABC

Fuente: El Autor.

Los sistemas de clasificación más comunes son:

? Por precio unitario.

? Por valor total.

? Por utilización y valor.

? Por aportación a las utilidades de ventas.

Para la consecución de este objetivo, se aplicará el sistema de clasificación por precio unitario, cabe destacar, que a pesar de ser el más sencillo es el que requiere mayor criterio por parte de quien lo aplica.

Siguiendo este orden de ideas, al sumar el inventario del año 2014, de la Empresa Mixta Petrourica S.A., de un total de 52 renglones de diferentes artículos, el resultado arrojó un valor promedio total de 56.932.457 Bs. El 96% de este valor, es decir 54.662.345,04 Bs., estaba compuesto por el 15% del total de los renglones de artículos, lo que significa ocho (08) diferentes artículos. Opuesto a ello, el 4% restante del valor total, que equivale a 2.270.429,61 Bs., estaba compuesto por los otros 44 renglones de artículos, lo que representa un 85% del total de los artículos del inventario del 2014, tal como se muestra en la tabla Nro. 20.

Tabla Nro. 20 – Clasificación de materiales por el Sistema ABC

Fuente: El Autor.

A continuación se representa gráficamente los valores obtenidos en la clasificación de materiales por el sistema A,B,C:

Figura Nro. 30 – Clasificación de materiales por el Sistema ABC

Fuente: Elaboración Propia.

6.9. Establecer los costos asociados al diseño de almacén propuesto. Para definir los costos asociados al diseño de almacén propuesto se consideró la información suministrada por el Gerente del Departamento de Procura en base a las proyecciones financieras realizadas por la Gerencia de Finanzas de la Empresa.

En este sentido se consideró un área techada de almacén 1.000M2 un área de patio asfaltado de 2.000M2, y un patio de tubos de 18.000M2. (Ver Tabla Nro. 20).

Tabla Nro. 21 – Costos de Construcci6n de Almacem

Fuente: El Autor.

6.10. Indicadores de Gestión

Para este fin se proponen los siguientes indicadores de gestión como parte del sistema de gestión de almacén propuesto:

– Indicadores de Nivel de Servicio.

– Indicadores de Gestión de Inventarios.

Indicadores de Nivel de Servicio: – Nivel de Cumplimiento en Despacho.

Mide la capacidad para satisfacer oportunamente la demanda de materiales con renglones de existencia y se expresa como una relación entre los eventos exitosos y el total de eventos.

Objetivo: controlar la eficacia de los despachos efectuados por el centro de distribución (almacén).

Fórmula:

NS= Unidades despachadas oportunamente*100 Unidades demandadas

• Periodicidad: Este indicador se calcula cada mes.

• Responsable: Superintendente de Procura.

• Fuente de datos: Informe del total de unidades despachadas en el período. Fecha o período de entrega pactado con los clientes.

• Impacto: Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados. Auto evalúa su gestión en la entrega oportuna de pedidos a sus clientes.

Indicadores de Gestión de Inventarios: – Rotación del inventario: Es un indicador de movimiento del inventario y señala el número de veces o la frecuencia con la cual se consume el inventario en un período. Generalmente se utiliza un año como período.

Objetivo: controlar la cantidad de los productos / Materiales despachados desde el centro de distribución Fórmula:

• Periodicidad: Este indicador se calcula cada mes.

• Responsable: Superintendente de Procura.

• Fuente de datos: Informe de consumos mensuales e inventario final.

• Impacto: elevado índice de rotación, por medio de la implantación de políticas de entrega muy frecuentes con tamaños pequeños.

– Cobertura del inventario: Este indicador de movimiento se define como la relación entre existencias y demandas periódicas. Generalmente se expresa en meses y para calcularla se utiliza la demanda anual. Este concepto indica el número de meses de demanda esperada que se puede atender con las existencias del momento.

Objetivo: Controlar los días de inventario disponible de los materiales en almacén.

Formula:

• Periodicidad: Este indicador se calcula cada mes • Responsable: Superintendente de Procura • Fuente de datos: Informe de consumos mensuales e inventario final.

• Impacto: altos niveles de este indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que está corriendo el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.

– Vejez del inventario: Nivel de materiales no disponibles para despachos por obsolescencia, deterioro, avería, mal estado, vencimiento, entre otras causas.

Formula:

• Periodicidad: Este indicador se calcula cada mes • Responsable: Superintendente de Procura • Fuente de datos: Informe de condiciones del material.

• lmpacto: En un periodo de tiempo se tiempo se observa el nivel de materiales no aptos para despacho, con elfin de tomar medidas correctivas.

Conclusiones

Una vez culminada la investigación, se hallaron como resultados debilidades en la gestión de almacén de la Gerencia de Procura de la Empresa Mixta Petrourica, S.A., en cuanto a los siguientes aspectos:

1. Se realizó el diagnóstico de la situación actual de la Gestión de Procura de la Empresa Mixta PETROURICA, donde se evidenció principalmente la falta de personal, espacio físico inapropiado para el reguardo de materiales, y ausencia de procedimientos estandarizados.

2. Con la implementación de la matriz FODA se logró un análisis puntual de la situación actual de la gestión de procura, conociéndose como principal fortaleza la sistematización de la información a través de sistemas como el SAP; seguidamente la principal debilidad es la inexistencia de un almacén propio, su oportunidad son los espacios disponibles y su principal amenaza es la situación económica del país.

3. Con la elaboración del Diagrama Causa-Efecto, se determinaron las causas que inciden de manera directa en la gestión de almacén de la Gerencia de Procura, entre las más relevantes se tienen: la incorrecta distribución de los materiales, falta de orden y limpieza en el área de almacenaje, no se cuenta con los equipos necesarios para la movilización de materiales, no se disponible de analista de almacén, no se documenta un control de existencias de materiales y falta de coordinación con las unidades usuarias.

4. Con la aplicación de la encuesta a los trabajadores de la gerencia, se logró determinar que el personal cuenta con las herramientas y equipos para la gestión de almacén, pero no están capacitados para utilizarlos, además el personal desconoce la normativa y procedimientos utilizados en almacenes y consideran un riesgo laboral la organización actual de los materiales en el área de almacén.

5. Se diseñó un sistema de control de almacén que proporcionará un mejor control del inventario y un stock de materiales actualizado.

6. Mediante la realización de la presente investigación se señala como conclusión general que es imperante la construcción de un Almacén propio administrado por la Gerencia de Procura de la Empresa Petrourica, S.A., para la optimización del proceso de almacenamiento.

Recomendaciones

En base a los resultados y conclusiones obtenidas en la presente investigación se recomienda lo siguiente:

1. Definir los lineamientos para realizar la selección e ingreso del recurso humano necesario para la gestión de almacén, con la finalidad de alinearlos con la estrategia de la empresa, asegurándose que el personal contratado sea evaluado en base a su educación, formación, habilidades y experiencia.

2. Invertir en una infraestructura propia de almacén aprovechando el área de la Macolla 03, el cual es suficientemente amplio y está ubicado estratégicamente.

3. Establecer un método para identificar las necesidades de capacitación y formación que permitan que todo el personal adquiriera la competencia y concientización necesaria para realizar las actividades requeridas en el ámbito de su trabajo.

4. Implementar el sistema de gestión de almacén propuesto con la finalidad de tener un proceso de despacho efectivo, además de crear un espacio de trabajo más adecuado y de mejorar los aspectos de organización y limpieza en el área de Almacén.

5. Aplicar las recomendaciones ofrecidas en cuanto a las normas para así lograr un máximo nivel de cumplimiento de estas.

6. Revisar peri6dicamente el mapa de riesgos propuesto, de tal manera de seguir Ia evoluci6n de los riesgos con el cambio de las tecnologfas.

Bibliografía

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2. ADRIANA, H. (2004). Inventario y reordenamiento del almacén de herramienta en la empresa de mantenimiento y manufactura industrial. C.A.

3. ALFONSO GARCÍA CANTÚ. Almacenes, Planeación, Organización y Control.

4. Almacén: Análisis, diseño, y organización. Autor: Julio Juan Anaya.

5. Colmenares, D. (2012) Aplicación de un plan de mejora basado en las herramientas de la 5s y kaisen con el fin de optimizar la productividad en el área de almacenamiento de la tienda EPK orinokia puerto Ordaz

6. Dirección de operaciones aspectos tácticos y operativos en la producción y los servicio, Autor: José Antonio Domínguez, Santiago García Gonzales, Antonio Ruiz Jiménez

7. Funciones de los Inventarios. Aportación del alumno Daniel Dávila Vela. Disponible en: http://www.ur.mx/cursos/post/obarraga/base/davila.htm

8. Gabriela Roversi y Srour maisem (2004) diseño del manual de proceso de recepción, ubicación y despacho en la división de almacén de CVG BAUXILUN.

9. http://PDVSA.com

10. Información general de la Empresa. Reseña Histórica, Antecedente, Ubicación Geográfica, Políticas de la Empresa, misión, visión, entre otras. Departamento de procura de la EMX PETROURICA,S.A. (no cuenta actualmente con una página web)

11. Informe de pasantía realizado en la empresa Agropatria. Disponible en: http://es.scribd.com

12. Leydimar, L. (2013) implantar un plan de mejoras con la metodología de la 5s en el taller de bobinado de FFCC en los aspecto de organización orden y limpieza.

13. Libro de logística de almacén. Autor: Rafael Fernando Hernández muños

14. Normas COVENIN 22:39-IV "Materiales Inflamables y Combustibles. Almacenamiento y Manipulación".

15. Optimización de la gestión de almacén general de una empresa productora y embotelladora de refresco. Disponible en: http://biblo.una.edu.ve

16. OSMELIS (2006). Diseño de un plan de mejoras en el área de ubicación de materiales, equipo y repuesto del almacén central de CVG BAUXILUM.

17. Richard Muther. Distribución en Planta. Segunda Edición. Editorial Hispano Europea.

18. Sistema de producción de inventario planeación de control, autor: Elwood S. Buffa y William H. taubert.

Anexos

Anexo Nro. 1 – Almacén Propuesto, Fachadas principal y posterior

Anexo Nro. 2 Fachadas Lateral Izquierda y Lateral Derecha

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA "ANTONIO JOSÉ DE SUCRE" VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN DE ALMACÉN PARA LA EMPRESA MIXTA PETRORUICA, S.A.

Tutor Académico:

Ing. MSc. Iván Turmero.

Tutor Industrial: Ing. Milner Duque.

Autor:

Puerto Ordaz, 01 de Diciembre de 2015.

Pereira Yagua, Alexis Ramón.

Trabajo de Grado presentado ante el Departamento de Ingeniería Industrial de la UNEXPO Vicerrectorado Puerto Ordaz., como requisito para optar al Título de Ingeniería Industrial TUTOR ACADÉMICO Ing. MSc. Iván Turmero. TUTOR INDUSTRIAL Ing. Milner Duque.

Puerto Ordaz, 01 de Diciembre de 2015 Pereira, Alexis.

pág. 138.

Trabajo de Grado.

Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Vicerrectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniería Industrial.

Tutor Académico: Ing. Msc. Iván Turmero. Tutor Industrial: Ing. Milner Duque. Bibliografía pág. 138 ACTA DE APROBACIÓN Quienes suscriben, miembros del Jurado Evaluador designados por el Departamento de Ingeniería de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", Vice-rectorado Puerto Ordaz, para examinar el Trabajo de Grado presentado por Alexis Ramón Pereira Yagua portador de la Cedula de Identidad N° 14.188.859, titulado: DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN DE ALMACÉN PARA LA EMPRESA MIXTA PETRORUICA, S.A. como requisito para optar al título de Ingeniero Industrial, consideramos que dicho trabajo cumple con los requisitos exigidos para tal efecto y por lo tanto lo declaramos: APROBADO.

En la ciudad de Puerto Ordaz a los de de dos mil quince.

JURADO: Prof. Mirella Andara.

TUTOR ACADÉMICO: Ing. Milner Duque.

JURADO: Prof. Alí Marrtínez.

TUTOR INDUSTRIAL: Ing. MSc. Iván Turmero.

Dedicatoria

Primeramente a Dios todo poderoso, y a la Virgen del valle, por protegerme día tras día, por darme salud, paciencia y toda la fuerza para continuar y lograr este éxito que representa una satisfacción personal.

A mi padre por su incondicional apoyo.

A mi madre por su amor absoluto y por ser la única en creer en mí en todo lo que me propongo, por la que siento profunda admiración por ser una mujer luchadora y dedicada.

A mis hermanos por brindarme su apoyo y su cariño siempre.

Agradecimiento

A mi Señor Dios por cuidar de mí, por darme la fuerza y sabiduría para superar cada obstáculo que la vida me ha presentado. Por darme una increíble familia que siempre me apoyado en las buenas y en las mala.

A mi padre Alcides Pereira por ser unos de los pilares fundamentales para la realización de mis estudios.

A mi madre Esperanza de Pereira por su amor incondicional su espíritu de lucha que siempre la ha caracterizado y por eso siempre va hacer mi ejemplo a seguir.

A mis hermanos por brindarme su apoyo y cariño siempre.

A la UNEXPO por ser la casa de estudio que me brindó la oportunidad de superarme personalmente y profesionalmente.

A mi profesor, Amigo y tutor académico Iván Turmero por ser mi guía a lo largo de la elaboración de mi informe de pasantía y su apoyo, quien ha sido un ejemplo a seguir.

Al Ing. Milner Duque, por brindarme su apoyo en todo lo que necesite para elaborar mi práctica profesional.

Al personal que labora en la gerencia de procura de la empresa mixta PETROURICA.S.A. Especialmente al Señor Antonio Montes y a la Señora Iranor Andrade. Por su contribución para la elaboración de este proyecto.

A todos mis amigos que de una u otra manera han contribuido con mi desempeño académico, en especial a mis amigas Mariana Chacín y Nohelis Mendoza por haber estado siempre a mi lado.

A mis profesores por brindarme las herramientas necesarias para poder desarrollarme profesionalmente como futuro Ing. Industrial.

Gracias.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA.

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE" VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN DE ALMACÉN PARA LA EMPRESA MIXTA PETRORUICA, S.A.

Tutor Académico: Msc. Ing. Iván Turmero.

Tutor Industrial: Ing. Milner Duque.

Diciembre 2015.