Diseño del manual de procedimientos para la elaboración de los informes de gestión del departamento de transporte

Resumen

El presente estudio se efectuó en la
Siderúrgica del Orinoco "Alfredo Maneiro" SIDOR,
específicamente en el Departamento de Transporte, donde se
tuvo como finalidad diseñar un manual para la
elaboración de los informes de gestión del
departamento de transporte. Para dicho estudio se llevó a
cabo la elaboración de una guía de pasos sucesivos
para redactar estos informes. El tipo de investigación que
se aplicó fue descriptivo-evaluativo, y de campo porque se
permitió recolectar datos a través del sistema
SAP/R3 que posee la empresa. En el trabajo se utilizaron los
siguientes instrumentos: entrevistas no estructuradas,
observación directa y referencias bibliográficas.
El objetivo que se persigue con este manual para
elaboración de informes de gestión del Departamento
de Transporte es que se optimice la redacción del mismo lo
que permitirá la secuenciación de los pasos y
además, que sea una herramienta de fácil
entendimiento para todos quienes hacen vida en este departamento
y en la empresa.

Introducción

La Siderúrgica del Orinoco SIDOR "Alfredo
Maneiro" es un complejo cuyos procesos se inician con la
fabricación de pellas y culminan con la entrega de
productos finales largos y planos. Utiliza tecnologías de
Reducción Directa y Hornos Eléctricos de Arco. Su
misión principal es producir y comercializar productos de
acero, a través de sus diferentes líneas de
producción, de manera eficiente a precios competitivos,
propiciando la satisfacción de accionistas, clientes y
trabajadores, para su exportación tanto en el mercado
interno como el externo.

Más allá de esto, en el Departamento de
Transporte, se tiene como compromiso primordial garantizar la
movilización de los productos primarios, semi-elaborados y
elaborados por medio de los equipos móviles pesados como
son los camiones livianos, los camiones pesados, los chutos con
remolques y los montacargas. Todos estos equipos prestan
servicios en diferentes áreas dentro de la empresa previa
solicitud hecha por los clientes al Departamento de Transporte,
el cual se evalúa la disponibilidad de equipos para la
prestación de dichos servicios.

El buen desempeño en cuanto a asignación
de equipos y cumplimiento de servicios por parte del Departamento
de Transporte deriva en la presentación de un informe de
gestión que presenta este departamento a la Gerencia de
Servicios Industriales con el fin de evaluar el cumplimiento de
metas y objetivos trazados.

Es por esto que mediante este estudio se analizaran los
datos históricos del departamento, con el fin de
diseñar un manual para la elaboración de los
informes de Gestión que permita la redacción de
éstos manera sencilla, así como también que
sea una herramienta para el personal encargado de realizar,
analizar y exponer estos informes un instrumento de fácil
entendimiento y uso que facilite la interpretación de sus
preceptos, en pro del mejoramiento continuo del
departamento.

Inequívocamente, es necesario diseñar e
implementar esta herramienta de trabajo con la finalidad que se
pueda cumplir de manera satisfactoria las metas, fines,
propósitos y políticas del Departamento de
Transporte y la empresa garantizando la calidad de sus servicios,
además de comprometer a los responsables del área
en estudio a respetar y ejecutar cada uno de los pasos
determinados.

Este informe se encuentra estructurado en seis (6)
capítulos, los cuales describen los aspectos referidos al
estudio:

En el capitulo I: Se presenta el
Planteamiento del Problema, Formulación,
Delimitación, Alcance, Limitaciones, Justificación
e Importancia de la Investigación, Objetivo General y
Objetivos Específicos. En el capitulo II:
Se presentan las Generalidades de la Empresa, así como una
breve descripción del Departamento a quien se refiere la
investigación. En el capitulo III: Se
detalla el Marco Teórico de la Investigación
comprendido por las bases teóricas las cuales son las que
fundamentan este estudio. En capitulo IV: Se
presenta el Marco Metodológico a seguir para realizar el
estudio. En el capitulo V: Se describe la
Situación Actual que presenta el Departamento de
Transporte al momento de desarrollar el actual informe y las
razones por las cuales se requirió el Diseño del
Manual para la elaboración de Informes de Gestión
del Departamento de Transporte. En el capitulo
VI: Se muestra el Diseño del Manual para la
elaboración de informes de Gestión Propuesto. Por
ultimo Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía,
Apéndices y Anexos.

CAPÍTULO I

El
problema

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El complejo
Industrial Siderúrgico (SIDOR) C. A. "Alfredo
Maneiro" es una empresa venezolana, integrada por distintas
áreas de producción las cuales son: Planta de
Pellas, Planta de Reducción Directa, Acería y
Colada Continua de Planchones, Acería y Colada Continua de
Palanquillas, Laminación en Caliente, Laminación en
Frío, Tren de Barras y Tren de Alambrón. La empresa
constituye el principal productor de acero de la comunidad andina
de naciones y el primer exportador privado de
Venezuela.

El Departamento de Transporte adscrito a la Gerencia de
Servicios Industriales, es el encargado de prestar los servicios
de Equipos Móviles y Equipos Ferroviarios en calidad,
cantidad, oportunidad y rentabilidad. El Departamento de
Transporte presenta mensualmente un informe de gestión a
la Gerencia de Servicios Industriales en el cual se recopilan
datos e información suministrada por el sistema SAP/R3
que, a través de cuadros y gráficos, permiten hacer
una evaluación del desempeño de este departamento
en cuanto a cumplimiento de objetivos y metas
trazadas.

En el Departamento de Transporte, se tiene como
compromiso primordial garantizar la movilización de los
productos primarios, semi-elaborados y elaborados por medio de
los equipos móviles pesados como son los camiones
livianos, los camiones pesados, los chutos con remolques y los
montacargas. Dichos servicios son manejados bajo el sistema
SAP/R3 que posee la empresa, donde se recopila toda la
información a través de solicitudes en red las
cuales van a un "pool" de programadores que verifican la
necesidad de dichas solicitudes y la existencia en ese momento;
de los equipos en planta, para luego asignar los correspondientes
del día y hora fijados para la prestación de dichos
servicios. El Departamento de Transporte presenta mensualmente un
informe de gestión a la Gerencia de Servicios Industriales
en el cual se recopilan datos e información suministrada
por el sistema SAP/R3 que, a través de cuadros y
gráficos, permiten hacer una evaluación del
desempeño de este departamento en cuanto a cumplimiento de
objetivos y metas trazadas. El problema se presenta cuando se
comienza a elaborar el informe de gestión puesto que, en
estos momentos, dicho informe se realiza siguiendo una serie de
procedimientos preestablecidos los cuales no están
incluidos en un manual, es decir, se tiene un esquema de trabajo
pero no existe un referente escrito a través del cual se
pueda llevar a cabo una sucesión de pasos que permitan
redactar el informe de manera estricta y correcta que garantice
la presentación a tiempo de éste y la exacta
ejecución de los parámetros que deriven en
resultados reflejados en él. Aunado a esto, el
conocimiento de cómo elaborar este informe por parte de
una sola persona crea dependencia del departamento hacia
ésta, por lo tanto se quiere evitar esto mediante el
desarrollo de un manual que dicte los parámetros a seguir
a la hora de redactar los informes de gestión mensual,
además de que sea una herramienta fácil, accesible,
y entendible para todo el personal del área. Debido a esta
situación se propone el Diseño de un Manual para la
Elaboración de los Informes de Gestión del
Departamento de Transporte de SIDOR, que permita mejorar los
procedimientos de redacción de estos informes, con el fin
de brindar un instrumento de gran utilidad que permita al
departamento de transporte simplificar la elaboración de
estos a través de técnicas y procedimientos
sencillos y precisos. Indiscutiblemente, es preciso y necesario
diseñar este instrumento de trabajo con el
propósito de que se pueda cumplir de manera satisfactoria
las metas, fines y políticas del Departamento de
Transporte y la empresa asegurando la calidad de sus servicios,
además de comprometer a los responsables del área
en estudio a ejecutar cada uno de los pasos
determinados.

2. DELIMITACIÓN El presente estudio se
realizó concretamente en el Departamento de Transporte
adscrito a la Gerencia de Servicios Industriales, en la
Siderúrgica del Orinoco SIDOR; C.A "Alfredo Maneiro", el
cual se localiza en la Zona Industrial de Matanzas, Municipio
Caroní, Estado Bolívar.

3. ALCANCE El alcance de dicho estudio se
centró en el Diseño de un Manual para la
elaboración de los informes de gestión del
Departamento de Transporte, y así lograr implementar este
instrumento de gran utilidad que permita al departamento
simplificar la elaboración de los informes de
gestión a través de técnicas y
procedimientos sencillos y precisos.

4. LIMITACIONES Las más resaltantes en el
estudio fueron:

> El estudio se realizó en el turno 2 de
trabajo (7:00am – 3:00pm), siendo este el horario permitido para
los pasantes dentro de la empresa.

> Dependencia para la obtención de la
información acerca de cómo se lleva a cabo la
redacción de los informes de gestión en el
Departamento de Transporte.

> Poca disponibilidad de material de apoyo referente
a la elaboración de informes pasados.

> Carencia de computadoras en el área para
realizar el trabajo diario.

5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA La
importancia de este trabajo radica en la necesidad de
Diseñar un Manual de Procedimientos para la
Elaboración de los Informes de Gestión que permita
la redacción de los mismos siguiendo un conjunto de
parámetros consecutivos, que a su vez, sean sencillos y
fáciles de entender por aquellos encargados de
realizarlo.

El Manual de Procedimientos para la Elaboración
de los Informes de Gestión del Departamento de Transporte
brinda un soporte esencial para analizar el buen ejercicio de la
gestión con la finalidad de cumplir con los objetivos
planteados a través del desempeño de estos, que
contenga información precisa y detallada que contribuya a
la correcta interpretación de tales informes.

6. OBJETIVOS A continuación, se presentan
los objetivos tanto general como específicos del trabajo
realizado:

6.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un Manual de
Procedimientos para la Elaboración de los Informes de
Gestión del Departamento de Transporte de
Sidor.

6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.
Estudiar y Evaluar el procedimiento actual de elaboración
de los informes de gestión.

2. Analizar los Pro y los Contra del
método existente de redacción.

3. Examinar los procesos de obtención de
datos e información necesaria para realizar los informes
de gestión.

4. Registrar las fuentes de origen de los datos e
información utilizados en la elaboración de los
informes de gestión.

5. Plantear un esquema de pasos sucesivos para la
ejecución del informe de gestión.

6. Elaborar un manual de procedimiento para la
correcta redacción de los informes.

CAPITULO II

Generalidades de la empresa

1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA SIDOR, C.A Es
una empresa venezolana dedicada a la fabricación de
productos de acero, destinados tanto al mercado nacional como al
de exportación. Su planta industrial se encuentra ubicada
en la zona industrial de matanzas, Ciudad Guayana municipio
Caroní estado Bolívar, sobre el margen derecho del
río Orinoco aguas abajo, a 17 km. de confluencia con el
río Caroní y a 300 Km. de la desembocadura del
Orinoco en el Océano Atlántico.

Está conectada con el resto del país
vía terrestre y con el resto del mundo vía
fluvial-marítima. (Ver figura 1).

Figura 1: UBICACIÓN GEOGRAFICA DE SIDOR
Fuente: http://sidornet/ La producción es de
ACERO en diferentes presentaciones; productos planos,
barras, alambrón y tubos.

Se abastece de energía eléctrica generada
en las represas de Macagua y Gurí, sobre el río
Caroní, así como de gas natural proveniente de los
campos petroleros del oriente venezolano.

Sus instalaciones se extienden sobre una superficie de
2.200 hectáreas, de las cuales 87 son techadas. (Ver
figura 2)

Figura 2: INSTALACIONES DE SIDOR Fuente: http://
sidornet SIDOR emplea aproximadamente 5.800 personas,
entre Supervisores, Técnicos, Artesanos y Obreros, quienes
cumplen turnos de trabajo las 24 horas del día 365
días al año.

2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1995: Entra
en vigencia la Ley de Privatización en
Venezuela.

1997: El Gobierno venezolano privatiza
SIDOR a través de licitación pública
que es ganada por el Consorcio Amazonia, integrado por empresas
latinoamericanas.

1998: SIDOR inicia su transformación para
alcanzar estándares de competitividad similares a la de
los mejores productores de acero en el mundo.

1999: Crisis siderúrgica mundial afecta la
industria.

2000: En febrero la banca y los accionistas
firman la reestructuración de la deuda de la empresa. En
junio se avizora crisis de oferta en el mercado de acero,
SIDOR se prepara para minimizar sus efectos.

2001: En Junio SIDOR paga la primera cuota
de intereses de la deuda por 54 millones de dólares. En
Octubre SIDOR informa a los acreedores el incumplimiento
de ciertos compromisos financieros y la necesidad de iniciar
conversaciones para reestructurar su deuda.

2002: Luego de ocho meses de negociaciones el 30
de julio el estado venezolano, los accionistas privados y los
bancos acreedores firman el Convenio Marco para la
Reestructuración Financiera de la Deuda.

2008: Luego de 11 meses de conflicto entre los
trabajadores y el consorcio Ternium, el 12 de mayo el Presidente
de la República Bolivariana de Venezuela Hugo
Chávez da la orden de nacionalizar la empresa,
pasándola nuevamente a manos del Estado
venezolano.

3. VISIÓN SIDOR tendrá
estándares de competitividad similares a los productores
de acero más eficientes y, estará ubicada entre las
mejores "Siderúrgicas del Mundo".

Para concretar esta visión, la empresa
determinó ocho acciones a desarrollar en un mediano plazo
las cuales son:

Rápido aumento de la
producción.

Ejecución de Inversiones.

Mejora de la calidad y servicios.

Énfasis en la capacitación del
personal.

Reducción de costos.

Mejora de la eficiencia.

Fuerte perfil exportador.

Énfasis en la logística.

SIDOR actualmente se encuentra en vías de
transformación para convertirse en una empresa eficiente y
capaz de competir en mercados globalizados con la
comercialización de productos de calidad
internacional.

4. MISIÓN Es contribuir al desarrollo
integral del país, mediante la fabricación
eficiente de productos siderúrgicos en las que se derivan
los siguientes:

> Producción: Optimizar la
producción en función de las exigencias del mercado
en cuanto a volumen, calidad y oportunidad.

>Ventas: Optimizar los beneficios de la
empresa mediante la venta de productos siderúrgicos,
cumpliendo oportunamente con los requisitos y necesidades del
mercado, nacional e internacional y prestando a los clientes un
servicio confiable de una buena calidad y a precios
competitivos.

> Tecnología: Alcanzar la
independencia, dominio y desarrollo de la tecnología
siderúrgica.

> Finanzas: Alcanzar y mantener una estructura
financiera sana para la empresa, teniendo en cuenta los
requerimientos propios y la política financiera
nacional.

> Administración/Generación:
Conformar una estructura y sistema administrativo adecuado a lo
largo de la misión de la empresa.

> Integración Social: Promover la
identificación de la empresa con todas las necesidades y
aspiraciones de la comunidad, donde ejerce sus funciones y
proyecta convenientemente sus ejecutorías en ese
campo.

5. VALORES ü Compromiso con el desarrollo de
nuestros clientes.

Creación de valor para nuestros
accionistas.

Cultura técnica, vocación industrial y
visión de largo plazo.

Arraigo local, visión global.

Transparencia en la gestión.

Profesionalismo, compromiso y tenacidad.

Excelencia y desarrollo de los recursos
humanos.

Cuidado de la seguridad y condiciones de
trabajo.

Compromiso con nuestras comunidades.

6. PRODUCTOS QUE FABRICA SIDOR es el
complejo siderúrgico integrado de Venezuela. Hoy es el
principal productor de acero de este país y de la
Comunidad Andina. Esta planta es uno de los complejos más
grande de este tipo en el mundo. Sus actividades abarcan desde la
fabricación de acero hasta la producción y
comercialización de Productos Semielaborados (Planchones,
Lingotes, y Palanquillas), Planos (Laminados en Caliente,
Frío, Hojalata y Hoja Cromada) y Largos (Barras y
Alambrón).

7. PRODUCTOS SEMIELABORADOS SIDOR provee
planchones y palanquillas obtenidos mediante la
solidificación de acero liquido en colada continua y
lingotes mediante la solidificación de acero liquido por
vaciado por el fondo, aptos paras ser laminados y destinados a
satisfacer una amplia gama de productos planos y largos.
(Ver figura 3)

Figura 3: DESCRIPCION GENERAL DE PRODUCTOS
SEMIELABORADOS Fuente: http://sidornet 8. PRODUCTOS
TERMINADOS SIDOR elabora planchones, productos planos,
laminados en caliente, laminados en frío y recubiertos.
(Ver figura 4)

Fuente: http://Sidornet 9. DESCRIPCIÓN
DEL PROCESO PRODUCTIVO La fabricación de acero en esta
empresa se cumple mediante procesos de Reducción Directa y
Hornos Eléctricos de Arco, complementados con Metalurgia
Secundaria en los hornos de cuchara que garantizan la calidad
interna del producto.

Finos de mineral proveniente de CVG FERROMINERA DEL
ORINOCO, con alto contenido de hierro, se aglomeran en la planta
de peletización donde es procesado junto con la cal
hidratada. El producto resultante – las pellas- es
procesado en dos Planta de Reducción Directa, una HYL II
(dos módulos de lecho fijo) y otra Midrex (cuatro
módulos de lecho móvil), que garantizan la
obtención de hierro de reducción Directa (HRD) o
hierro esponja. El HRD se carga a los Hornos Eléctricos de
Arco para obtener acero líquido. El acero liquido
resultante, con alta calidad y bajos contenidos de impurezas y
residuales, tienen una mayor participación de HRD y una
menor proporción de chatarra (20% máximo). Su
refinación se realiza en las estaciones de Metalurgia
Secundaria, donde se le incorporan las ferro-aleaciones.
Posteriormente, pasa a las maquinas de coladas continúa
para su solidificación, obteniéndose
semielaborados: Planchones o Palanquillas. Los planchones
obtenidos en la acería son pasados a las plantas
procesamiento de productos planos. La laminación de estos
comienza en caliente a partir del cual se obtienen chapas gruesas
y bobinas laminadas en caliente. De las bobinas laminadas en
caliente se pueden obtener bobinas tajadas y laminas. La
obtención de bobinas laminadas en frío exige el
paso inicial por la línea de decapado. Si se
continúa procesando la bobina a través de las
líneas de recocido y de temple se pueden obtener
además de las bobinas respectivas, bobinas tajadas y
láminas. El proceso de la bobina laminada en frío
puede continuar a través de la línea de cromado y
estañado para producir bobinas y láminas de
hojalata y hoja cromada.

Las palanquillas obtenidas de la respectiva
acería eléctrica pasan a los laminadores de barras
y alambrones de forma directa. (Ver figura 5)

Figura 5: PROCESO PRODUCTIVO DE SIDOR Fuente:
http://sidornet 10. DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS INDUSTRIALES La Gerencia de Servicios Industriales
se encarga de garantizar a la empresa los servicios de: Gas,
agua, energía eléctrica, transporte, servicios
generales, refractario de planta, el mantenimiento y / o
acondicionamiento interno de la planta, de acuerdo a sus
programas, en oportunidad, calidad, continuidad y costo en
condiciones de competitividad. El objetivo funcional de esta
gerencia es garantizar la calidad y oportunidad de los servicios.
(Ver figura 6) Figura 6: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA
GERENCIA DE SERVICIOS INDUSTRIALES

Fuente: http://sidornet 10.1 DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE Garantiza a la empresa los servicios de Equipo
Móvil y los servicios de Ferroviarios. El objetivo
funcional de dicha superintendencia es el de garantizar la
movilización de productos, insumos, material de desecho,
material a granel entre las diferentes plantas y hasta el muelle
en términos de cantidad, calidad, oportunidad, seguridad y
costos a través de la prestación de servicios
propios y contratados de equipos móvil, equipos
ferroviarios y el mantenimiento de los mismos, además de
cumplir con las normas ISO 9001 y COVENIN y
alcanzar los márgenes de rentabilidad propuestos por la
empresa.

10.2 SECTOR DE MANTENIMIENTO DE TRANSPORTE
Coordina los recursos para incrementar la disponibilidad
operativa de equipos móviles y ferroviarios satisfaciendo
las necesidades requeridas de transporte interno mediante el
mantenimiento preventivo y correctivo de cada una de las
unidades, administrando los recursos de manera rentable,
eficiente, segura y oportuna y mejorando los estándares de
calidad, y como se menciono anteriormente; cumplir con las normas
ISO 9001 y COVENIN y alcanzar los márgenes
de rentabilidad propuestos por la empresa. Tiene como
función principal la de coordinar con el grupo
técnico la inspección y adquisición de
repuestos además de la planificación y control de
actividades de mantenimiento. (Ver figura 7) 10.3 SECTOR DE
OPERACIONES DE TRANSPORTE Este sector tiene como
función el de coordinar la movilización de
productos terminados, semielaborados, insumos, material de
desecho, material a granel entre las diferentes plantas y hasta
el muelle, en términos de cantidad, oportunidad, seguridad
y costos, a través de la prestación de los
servicios propios y contratados de equipos móviles,
equipos ferroviarios, plan de TM, de productos a movilizar,
presupuestos, estándares de calidad y cumplimiento de
normas, políticas y procedimientos de la empresa,
así como garantizar el suministro de equipos necesarios
para llevar a cabo los planes de mantenimiento en las diferentes
plantas, con la finalidad de satisfacer los requerimientos de los
clientes internos, externos, las normas ISO 9001 y
COVENIN y alcanzar los márgenes de rentabilidad
propuestos por la empresa, al igual que los otros sectores. Tiene
la misión de garantizar el despacho de materiales tanto
por vía férrea como por vehículo automotor,
para lograr atender todo un universo de clientes internos y
externos, cumpliendo con las normas de seguridad y medio
ambiente. Todo esto dentro de un marco de mejora permanente de
los métodos de trabajo. Está compuesta por
Analistas, Programadores, Supervisores y Administradores
(Logística), los cuales son guiados por un Jefe de Sector.
El esquema fundamental que utiliza el área de operaciones
funciona a través de solicitudes a través del
sistema SAP/R3 (Intranet) por la cual cada uno de los
clientes realiza los pedidos. (Ver figura 7)

Figura 7: MAPAS DE EQUIPO
MOVIL:MANTTO./OPERACIONES

Fuente: http://sidornet

CAPÍTULO III

Marco
teórico

1. DISEÑO Se define como el proceso previo
de configuración mental, "Pre-figuración", en la
búsqueda de una solución en este campo. Se refiere
al proceso de creación y desarrollo para producir un nuevo
objeto o medio de comunicación (manual de procedimientos)
para uso del personal del departamento y afines.

1.1 FASES DEL PROCESO DE DISEÑO El proceso
de diseñar, suele implicar las siguientes
fases:

1 Observar y analizar: el medio en el cual se
desenvuelve el personal del departamento, descubriendo la
necesidad de desarrollar este trabajo.

2 Planear y proyectar: proponiendo un modo de
solucionar esta necesidad, por medio de un manual de
procedimientos, como herramienta de uso para este departamento en
particular.

3 Construir y ejecutar: llevando a la realidad la
idea inicial, por medio de métodos y procedimientos
sencillos y efectivos. Estos tres actos, se van haciendo uno tras
otro, y continuamente.

4 Evaluar: ya que es necesario saber cuando el
diseño está finalizado, ejecutando el mismo para
verificar lo exacto de los procedimientos y midiendo el impacto
en positivo que este traerá en lo sucesivo, es decir,
reducción del tiempo de elaboración del informe,
presentación a tiempo del mismo a la gerencia y
confiabilidad en los datos reflejados en el informe.
Diseñar como acto cultural implica conocer criterios de
diseño como presentación, producción,
significación, socialización, costos, mercadeo,
entre otros. Estos criterios son innumerables, pero son contables
a medida que el encargo aparece y se define.

2. PROCEDIMIENTOS Es el modo de ejecutar
determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma,
con una serie común de pasos claramente definidos, que
permiten realizar una ocupación o trabajo
correctamente.

3. MANUAL Los manuales son documentos que sirven
como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una
organización.

3.1 OBJETIVOS DE LOS MANUALES De acuerdo con la
clasificación y grado de detalle, los manuales permiten
cumplir con los siguientes objetivos:

Aumentar la eficiencia de los empleados,
indicándoles lo que deben hacer y como deben
hacerlo.

Ayudar a la coordinación de actividades y evitar
duplicidades.

Construir una base para el análisis posterior del
trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y
métodos.

Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como:
objetivos, funciones, relaciones, políticas,
procedimientos, normas, etc.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad
administrativa para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores
asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el
trabajo.

Servir como medio de integración y
orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas funciones
operacionales.

Proporcionar información básica para la
planeación e implementación de reformas
administrativas.

Permitir conocer el funcionamiento interno en lo que
respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.

Auxiliar en la inducción del puesto,
adiestramiento y capacitación del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.

Servir para el análisis o revisión de los
procedimientos de un sistema.

Intervenir en la consulta de todo el personal que se
desee emprender tareas de simplificación de trabajo como
análisis de tiempos, delegación de autoridad,
etc.

Establecer un sistema de información o bien
modificar el ya existente.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determinar en forma más sencilla las
responsabilidades por fallas o errores.

Facilitar las labores de auditoria, evaluación
del control interno y su evaluación.

3.2 VENTAJAS ü Es una fuente
permanente de información sobre el trabajo a
ejecutar.

Sirve como una guía en el adiestramiento de
novatos.

Logra y mantiene un sólido plan de
organización.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensión del plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes.

Son instrumentos útiles en la capacitación
del personal.

Incrementan la coordinación en la
realización del trabajo.

Posibilitan una delegación efectiva, ya que al
existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se
puede circunscribir al control por excepción.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos
y normas a través del tiempo.

Facilita el estudio de los problemas de
organización.

Sistematiza la iniciación, aprobación y
publicación de las modificaciones necesarias en la
organización.

Sirve como una guía eficaz para la
preparación, clasificación y compensación
del personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su
relación con los demás de la
organización.

Evita conflictos jurisdiccionales y la
yuxtaposición de funciones.

Pone en claro las fuentes de aprobación y el
grado de autoridad de los diversos niveles.

La información sobre funciones y puestos suele
servir como base para la evaluación de puestos y como
medio de comprobación del progreso de cada
quien.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de
los funcionarios más antiguos.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los
objetivos, las políticas, los procedimientos, las
funciones, las normas, etc.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las
operaciones.

3.3 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES POR
SU CONTENIDO Se refiere al contenido del manual para cubrir
una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los
siguientes:

1 Manual de Historia: Su propósito es
proporcionar información histórica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros,
administración y posición actual. Esto le da al
empleado un panorama introspectivo de la tradición y
filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado
contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a
sentir que pertenece y forma parte de la
organización.

2 Manual de Organización: Su propósito
es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal
a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos,
y las relaciones.

3 Manual de Políticas: Consiste en una
descripción detallada de los lineamientos seguidos en la
toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de
una organización proporciona el marco principal sobre el
cual se basan todas las acciones.

4 Manual de Procedimientos: Es la expresión
analítica de los procedimientos administrativos a
través de los cuales se canaliza la actividad operativa
del organismo. Este manual es una guía (como hacer las
cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso. La implementación de este
manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza
los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al
realizar su trabajo.

5 Manual de Contenido Múltiple: Cuando el
volumen de actividades, de personal o simplicidad de la
estructura organizacional, no justifique la elaboración y
utilización de distintos manuales, puede ser conveniente
la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este
manual es el de "políticas y procedimientos", el de
"historia y organización"; éste consiste en
combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la
practica administrativa. En organismos pequeños, un manual
de este tipo puede combinar dos o más conceptos,
debiéndose separar en secciones.

4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Un manual de
procedimientos es el documento que contiene la descripción
de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos ó
más de ellas. El manual incluye además los puestos
o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación. Suelen contener
información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él
se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que
el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.

4.1 VENTAJAS Y BENEFICIOS ü Aumenta la
eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.

Sirve para el análisis o revisión de los
procedimientos de un sistema.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que
respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto,
adiestramiento y capacitación del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.

Interviene en la consulta de todo el personal que se
desee emprender tareas de simplificación de trabajo como
análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.,
para establecer un sistema de información o bien modificar
el ya existente.

Controla el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las
responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del
control interno y su evaluación.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar
duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del
trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y
métodos.

5. INFORME Es el documento a través del
cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en
particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se
ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es
posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de
que éste lleve a su etapa final.

6. GESTIÓN Consiste en dirigir las
acciones que constituyen la puesta en marcha de la
política general de la empresa, es tomar decisiones
orientadas a alcanzar los objetivos marcados, por otra parte la
Gestión de la Producción es un conjunto de
responsabilidades y de tareas que deben ser satisfechas para las
operaciones propiamente de producción sean realizadas
respetando las condiciones de la calidad, de plazo (tiempo) y de
costo que se desprenden de los objetivos y de las estrategias de
la empresa. Dentro de la empresa, todas las acciones que se
desarrollan, todas las actividades de integración de los
distintos medios de trabajo para obtener resultados de
rentabilidad, puede genéricamente designarse como la
Gestión. La Gestión es el uso de los recursos para
obtener los productos o servicios en el marco de la
rentabilidad.

7. INFORME DE GESTIÓN Es un instrumento a
través del cual se puede medir el cumplimiento de los
objetivos de la gestión, entre los que se puede destacar
el logro de la máxima contribución de los recursos
en pro de la obtención de los productos/servicios con
rentabilidad.

8. SAP/R3 Es un sistema integrado de
gestión que permite controlar todos los procesos que se
llevan a cabo en SIDOR, a través de módulos. Es un
sistema estándar de software, totalmente integrado. Esto
significa que incluye y vincula la parte administrativa,
financiera, de abastecimiento y gestión industrial de toda
la empresa. El sistema SAP/R3 opera utilizando el principio
cliente/servidor aplicado a varios niveles; es altamente modular
y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que
los modos de interacción entre los diversos clientes y
servidores puedan ser controlados.

9. EQUIPO MÓVIL Es el departamento que se
encarga de la administración de equipos pesados y
livianos, propios y alquilados por SIDOR. Se clasifica en: Equipo
Pesado y Equipo Liviano.

9.1 EQUIPO PESADO Son los equipos utilizados para
el movimiento de materiales pesados en las áreas de
trabajo. Dichos equipos son:

Tractor agrícola ü Retroexcavadora ü
Cargador frontal ü Retroexcavadoras ü Montacargas
ü Camiones ü Camiones chutos ü Cisterna 9.2
EQUIPO LIVIANO Son los equipos que se utilizan para el
movimiento del personal, y a veces para cargas controladas y
limitadas de peso. En su totalidad son propiedad de SIDOR y
prestan servicio en toda la planta. Entre ellos se
encuentra:

Camión F – 350 ü Pick – up
ü Rústico ü Van ü Ambulancia ü Sport
wagon ü Minibús 10. FERROVIARIOS Es el
área que tiene a su cargo la movilización de
productos semielaborados entre las distintas plantas de SIDOR.
Entre ellas tenemos:

Planchones: Desde la acería de planchones hasta
la laminación en caliente.

Bobinas: Desde laminación en caliente hacia
muelle.

Bobinas: Terminadas en laminación en caliente y
en laminación en frío, hacia muelle.

Transporte de planchones, palanquillas, alambrón
hacia muelle.

La superintendencia cuenta con un despacho ferroviario
que está activo las 24 horas del día. Actualmente,
el área de ferroviarios cuenta con un total de 7
locomotoras operativas durante los 3 turnos de trabajo (11pm a 7
a.m., 7am a 3 p.m. y 3pm a 11pm). Dichas máquinas son: L3,
L9, L11, L14, L15, L16 y L21.

11. NORMAS BÁSICAS Son normas a cumplir
por parte de cada uno de los que laboran en un área o
sector.

11.1 NORMAS BÁSICAS DE LOS PROGRAMADORES DE
EQUIPO MÓVIL • Revisar diariamente las
solicitudes generadas por las diferentes áreas de
SIDOR.

• En función de los equipos disponibles,
programarlos según las solicitudes.

• Recibir, analizar solicitudes de emergencia y
negociar con las diferentes áreas la prioridad de los
servicios a cumplir en caso de no existir disponibilidad de
equipos.

• Generar informe mensual de
cumplimiento.

• Monitorear la disponibilidad de equipos para la
prestación de servicios.

• Controlar y evaluar la aplicación de las
normas de seguridad y uso de la documentación necesaria
para la ejecución de los servicios solicitados.

CAPÍTULO IV

Marco
metodológico

1. TIPO DE ESTUDIO El estudio que se
realizó en el Departamento de Transporte fue de tipo
descriptivo ya que permitió describir,
analizar y estudiar los métodos de elaboración de
informes de gestión del departamento de
transporte.

Se considera de tipo aplicado ya que
estableció herramientas para la redacción de los
informes de gestión del departamento de
transporte.

De igual manera se considera de campo
porque permitió la recolección de datos a
través de la observación directa y acceso al
sistema SAP/R3 u otros para obtener la
información.

2. POBLACIÓN Y MUESTRA La
población estuvo definida por todos los
procedimientos (pasos, técnicas, etc.) utilizados para la
redacción de los informes de gestión del
Departamento de Transporte y la Muestra
representada por aquellos procedimientos que fueron parte del
manual de procedimientos para desarrollar los informes de
gestión.

3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE
RECOLECCIÓN DE DATOS Para la recolección de
datos, se ejecutaron ciertas técnicas:

3.1 ENTREVISTAS NO ESTRUCTURADAS Para facilitar
la obtención de información, opiniones, referencias
y conocimientos técnicos, donde se interrogó al
personal encargado del sistema, jefe de mantenimiento y jefe de
operaciones del departamento, obteniendo como resultado la
información actualizada, precisa y detallada de los
procedimientos asociados de los servicios.

3.2 OBSERVACIÓN DIRECTA Se realizó
la observación directa del sistema SAP R/3, donde se
maneja toda la información referente a las solicitudes de
servicios.

3.3 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA Estas
comprenden la revisión bibliográfica realizada con
el objeto de obtener los conceptos básicos que sirvieron
de fundamento teórico para el desarrollo de este
estudio.