Evaluación del sistema administrativo de pagos de los beneficios estudiantiles de la UNEXPO
RESUMEN
El objetivo esencial de esta investigación es
realizar una evaluación del Sistema Administrativos de
Pagos de los Beneficios Estudiantiles de la Unexpo Vicerrectorado
Puerto Ordaz. Para esto, se llevó a cabo un
diagnóstico de la situación actual, con el fin de
determinar que técnica estadística se ajusta a esta
investigación. La metodología utilizada en este
trabajo fue de campo y descriptiva debido que lo que se quiere es
conocer y comprender la situación del Sistema
Administrativo de Pagos. Así mismo, se aplicó un
conjunto de herramientas apropiadas, que proporcionará
información los más acertada posible, entre dichas
herramientas se tienen: la observación directa, las
entrevistas no estructuradas efectuadas al personal
administrativo involucrado en el proceso. Una vez ejecutado el
estudio, se estableció las propuestas de mejora tomando en
cuenta los resultados obtenidos con el análisis
estadístico realizado.
Palabras claves: Sistema,
Estudiantes, Beneficios, Análisis
Estadístico Vicerrectorado Puerto Ordaz,
Unidad de URDBEPO.
INTRODUCCIÓN
Las universidades públicas y privadas constituyen
las INSTITUCIONES FORMADORAS del recurso humano calificado y
necesario para llevar a cabo todas las actividades necesarias en
el crecimiento, desarrollo y avance del país. Son estas
casas de estudio los centros de preparación de los
profesionales que llevan en sus manos la responsabilidad de
mantener en marcha al país por el camino de la mejora
continua de allí la necesidad de que los procesos, tanto
académicos como administrativos, se realicen bajo los
lineamientos de calidad establecidos, los cuales garantizan la
excelencia en el producto final, en este caso, excelentes
profesionales.
Actualmente la Unidad Regional de Desarrollo Bienestar
Estudiantil de Puerto Ordaz, se encarga de velar por el bienestar
estudiantil, con el fin de resolver situaciones que se le
presenten al estudiantado, como por ejemplo los Beneficios
Estudiantiles. La presente investigación tiene como objeto
la evaluación del sistema administrativo de pagos de los
beneficios estudiantiles, debido a que en el departamento ha
surgido una problemática desde hace varios semestres, la
misma se presenta a la hora de sacar el pago que corresponde a
las nóminas a cargo de la Coordinación
Administrativa (Ayudantías, Preparadurías, Becas,
entre otros), por tanto, es importante conocer cuáles son
los motivos que están involucrados en esta toma de
decisiones, de tal manera, que se puedan establecer estrategias
para mejorar esta situación, todo con el fin de buscar el
bienestar de los estudiantes. Por tanto, se realizará una
evaluación general de la gestión basada en un
análisis estadístico el cual permitirá
visualizar en los últimos cuatro (4) años como ha
sido el comportamiento con respecto a esta situación como
lo es el Sistema de Pagos.
El presente informe está estructurado por seis
(06) capítulos. El capítulo I, se presenta El
problema, objetivos, justificación, alcance o
Delimitación de la investigación, seguidamente se
muestra. El capítulo II, donde se describe las
generalidades de la Universidad. El capítulo III Marco
Teórico, que es el soporte teórico para el alcance
de los objetivos definidos. El capítulo IV: Marco
Metodológico que consiste en el tipo de
investigación que se va a llevar a cabo, así como
la población, la muestra y el procedimiento. El
capítulo V donde se muestra la Situación Actual de
URDBEPO, con sus respectivas observaciones y razonamientos. El
capítulo VI se expone el Análisis de Resultados y
Propuestas y finalmente se presentan las conclusiones y
recomendaciones producto de los resultados de la
investigación.
CAPITULO I
EL
PROBLEMA
En este Capítulo se darán a conocer los
puntos que muestran y explican el Planteamiento del Problema, el
Objetivo General y Objetivos Específicos, la
Justificación, Delimitación que se presentaron al
momento de realizar éste trabajo.
1.1 Planteamiento del
Problema
La Universidad Nacional Experimental Politécnica
"Antonio José de Sucre" (UNEXPO) es una de las casas de
estudios universitarios más prestigiosas a nivel regional
y nacional, la misma se encuentra conformadas por un Rectorado
localizado en Barquisimeto y tres Vicerrectorados, ubicados en
las ciudades, Caracas, Puerto Ordaz y Barquisimeto,
respectivamente.
Efectuando un análisis específico, en el
Vicerrectorado Puerto Ordaz el cual está conformado por
diversas Unidades Regionales, que se encargan de los
trámites Académicos y Administrativos asociados a
una institución de esta envergadura. La Unidad Regional de
Desarrollo y Bienestar Estudiantil, (URDBEPO), adscrito a la
Dirección Académica, Vicerrectorado Puerto Ordaz,
tiene como propósito promover la integración del
estudiante al medio universitario mediante apoyo
sistemático y especializado en áreas que estimulen
su rendimiento y le ofrezca asistencia en aspecto
económico – social tales como orientación,
asistencia psicológica, servicios de transporte,
alimentación, médicos, odontológicos, becas,
ayudantías, entre otros.
Unidad Regional de Desarrollo Bienestar Estudiantil de
Puerto Ordaz (URDBEPO), como su nombre lo indica está
encargada de velar por el bienestar de los estudiantes de dicha
institución universitaria. En este departamento ha surgido
una problemática desde hace varios semestres, la misma se
presenta a la hora de sacar el pago que corresponde a las
nóminas a cargo de la Coordinación Administrativa
(Ayudantías, Preparadurías, Becas, entre otros); en
ese Proceso Administrativo ocurre un retraso a la hora de hacer
efectivo el pago a los estudiantes, ya que para que
Coordinación Administrativa cuente con el dinero
necesario, se debe contar con las firmas necesarias que en este
caso son 4: la del Jefe de DOBE, Jefe de Presupuesto, Director
Administrativo y Vicerrector; para la emisión del cheque,
de lo contrario ellos no pueden efectuar la orden de pago,
ocasionando los ya mencionados retrasos a la hora de honrar las
obligaciones contraídas con el estudiantado.
Cada vez son más recurrentes los retrasos en los
pagos de nómina por parte de la Coordinación
Administrativa, esto se traduce en constante malestar por parte
del estudiantado en general, desde el beneficiado por la ayuda
económica, el cual cuenta con dicho pago para satisfacer
ciertas necesidades personales, que van desde compra de
cuadernos, material necesario para cubrir requerimientos de
materias cursadas, hasta incluso el pago de residencias, en el
caso de los estudiantes que vienen de afuera de la región;
incluso en el caso de los preparadores muchas de las veces
encuentran esa ayuda necesaria para complementar los
conocimientos adquiridos en clase y que no pueden recibir con la
continuidad requerida, ya que los mismos dejan de lado sus
responsabilidades para ocuparse en reclamar por la prontitud del
pago.
A la hora de reclamar el pago de sus beneficios, los
estudiantes que hacen parte de la nómina de la
Coordinación Administrativa incurren en una
serie de actividades de protestas las cuales van, desde el
ya mencionado abandono de sus obligaciones en el caso de
preparadores, hasta el cierre de los diferentes edificios que
componen la Universidad, para así obligar el paro de las
actividades tanto académicas, como administrativas, con el
fin de presionar a las autoridades, esto trae como resultado, que
se vean afectadas todas las actividades que hacen parte del
día a día de la Unexpo Vice- Rectorado Puerto
Ordaz, desde las de carácter administrativo, hasta las de
índole académico, ocasionando en muchos casos
reestructuración del semestre, lo que en muchos casos
deriva en recorte en el plan de estudios.
En vista de los problemas que ocasiona el retraso en el
pago de nómina, por parte de la Coordinación de
Administrativa, los cuales impiden el normal desenvolvimiento de
las actividades en la Unexpo Vice-Rectorado Puerto Ordaz, el
departamento URDBEPO requiere que se efectúe una
evaluación al Sistema Administrativo de Pagos, con el fin
de determinar cuáles son las variables que inciden y que
generan dichos retrasos.
1.2
Objetivos
A continuación se presentan los siguientes
objetivos para cumplir con esta investigación.
1.2.1 Objetivo General
Evaluar el Sistema Administrativo de Pagos
de los Beneficios Estudiantiles de la Unexpo Vice-
Rectorado Puerto Ordaz.
1.2.2 Objetivos
Específicos
1. Diagnosticar la Situación Actual del Sistema
Administrativo de Pagos de los Beneficios Estudiantiles de la
Unexpo Vice-Rectorado Puerto Ordaz.
2. Caracterizar los procesos que integran
el Sistema Administrativos de Pagos de los
Beneficios Estudiantiles.
3. Analizar Estadísticamente el
Sistema Administrativo de Pagos de los Beneficios
Estudiantiles.
4. Desarrollar estrategias de mejora del Sistema
Administrativo de Pago, aplicando el análisis
FODA.
5. Establecer propuesta de mejora del
Sistema Administrativo de Pagos.
1.3
Justificación
Se hace primordial, hacer un análisis del
correcto funcionamiento del Sistema Administrativo de Pagos, de
tal manera que se puedan detectar las debilidades que el mismo
pueda presentar, con el fin de realizar una propuesta
óptima, que consiga satisfacer a la población
estudiantil.
Esta evaluación sobre la incidencia del Sistema
Administrativo de Pagos beneficiará tanto a la
población estudiantil como a la comunidad en general en
este proceso.
1.4 Alcance o
Delimitación de la Investigación
Este trabajo de investigación se llevó a
cabo con el fin de evaluar el Sistema Administrativo de Pagos, el
cual es dirigido por el URDBEPO, cuyo correcto funcionamiento es
de vital importancia, para garantizar el bienestar de la
población estudiantil, prestándole servicios
óptimos, que respondan a sus necesidades. El
objetivo de esta investigación es principalmente un
análisis estadístico de los diferentes factores que
inciden en la efectividad de la atención de los
estudiantes.
CAPITULO II
GENERALIDADES DE
LA INSTITUCIÓN
Es importante que se tenga conocimientos acerca de la
institución donde se realizará la
investigación, ya que permite la orientación hacia
los objetivos planteados. A continuación se describe de
manera breve lo que es parte de la historia de la UNEXPO Puerto
Ordaz, abarcando también la descripción de sus
actividades, así como también se describe el
departamento en el que se está realizando este
trabajo.
2.1
Descripción de la Institución
La Universidad Nacional Experimental Politécnica
"Antonio José de Sucre" UNEXPO, Vicerrectorado Puerto
Ordaz, es una institución de Educación Superior del
Estado Venezolano, que tiene como finalidad la formación
de profesionales a nivel de ingeniería en las áreas
de: Electricidad, Eléctrica, Metalúrgica,
Mecánica e Industrial.
La Universidad Nacional Experimental Politécnica
"Antonio José de Sucre" Vicerrectorado Puerto Ordaz
(UNEXPO), fue creada el 20 de Febrero de 1979, mediante el
decreto ejecutivo Nº 3.087, el cual, consta de 9
artículos en conformidad con la Ley de
Universidades.
El decreto Nº 3.087 fue autorizado por Carlos
Andrés Pérez durante su gestión como
Presidente de la República de Venezuela. Carlos
Andrés Pérez en ejercicio de la atribución
contenida en el ordinal 22 del artículo 190 de la
Constitución, y de conformidad con el
artículo 10 de la Ley de Universidades,
decretó:
Artículo 1: Se crea la Universidad
Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de
Sucre", la cual, tendrá personalidad jurídica y
patrimonios propios.
Artículo 2: La Universidad Nacional
Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre"
por ser de carácter Experimental, su sede principal
estará ubicada en la ciudad de Barquisimeto, Estado Lara,
con Vicerrectorados ubicados en la ciudad de Caracas,
Barquisimeto y Puerto Ordaz.
Artículo 3: Las normas de
organización y funcionamiento de la Universidad Nacional
Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre"
son establecidos en el Reglamento que dicta el Ministerio de
Educación.
Artículo 4: El Personal Docente
Administrativo y Obrero de los diferentes Institutos
Universitarios Politécnicos que configuran la Universidad
Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de
Sucre", pasarán a formar parte de la misma en
idénticas condiciones laborales, sin interrupción
de sus servicios.
Artículo 5: Los bienes y créditos
de los distintos Institutos Universitarios Politécnicos
que formarán la Universidad Nacional Experimental
Politécnica "Antonio José de Sucre", serán
de acuerdo al acervo patrimonial de la Universidad.
Artículo 6: El presupuesto de la
Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio
José de Sucre" para el ejercicio fiscal 1979,
estará integrado por los distintos presupuestos asignados
a los Institutos Universitarios Politécnicos,
más la asignación especial correspondiente a
la Coordinación y Dirección de la
Universidad.
Artículo 7: La determinación y
designación de las autoridades de la Universidad Nacional
Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre",
así como todo lo no previsto en este decreto, debe ser
resuelto por el Ejecutivo Nacional, es decir, por el
Órgano del Ministerio de Educación.
Artículo 8: El presente decreto deroga los
asignados con los números 846, del 22 de Septiembre de
1982; 794 del 23 de Noviembre de 1971 y el 1583 del 24 de Enero
de 1971.
Artículo 9: El ciudadano Ministro de
Educación queda encargado de la ejecución del
presente decreto.
La UNEXPO, establece todos los mecanismos necesarios
para que la investigación y, en general, el desarrollo
científico y tecnológico ocupe el lugar
preponderante que por ley y principio le corresponde.
Esta casa de estudios, desde su creación y
funcionamiento, ha permanecido en contacto directo con las
empresas básicas de la zona y otras empresas del sector
industrial de Guayana. Los medios que han servido para esta
relación directa son las pasantías industriales,
los cursos de actualización para el personal
técnico de las empresas, los proyectos de
investigación y asistencia técnica. Todo esto ha
permitido diagnosticar una constante dependencia
tecnológica que obstaculiza el desarrollo económico
y social de la región y del país en
general.
En vista de esta situación, la UNEXPO, reconoce
la necesidad de formar al personal técnico de las empresas
al más alto nivel, lo cual, es compartido por
el sector industrial que constantemente ha enviado a los centros
tecnológicos más avanzados del mundo al personal
que requiere formar. Por esta razón la Universidad
Politécnica como centro de generación y
divulgación del conocimiento, y como ente coordinador de
la formación técnica en la región,
decidió la creación de la Dirección de
Investigación y Postgrado, bajo la cual, funciona la
Coordinación de Postgrado. De esta manera, esta
Universidad ofrece programas de Postgrado a niveles de Doctorado,
Maestría y Especialización, en los cuales, se puede
profundizar los aspectos fundamentales de las diferentes
especialidades, atendiendo a las nuevas condiciones
económicas y sociales de la nación.
La reconstrucción del país requiere un
cambio en los valores existentes, es la educación la que
debe proporcionar estos nuevos valores, evitando la falta de
pertinencia entre los productos de la educación y lo que
necesita la sociedad actual, la cual, se caracteriza por un
cambio permanente y acelerado, por lo que se requiere un cambio
en el papel educativo que permita en los individuos una mejor
interacción con el entorno, es decir, individuos que sean
capaces de revolucionar el contexto y esto solo puede lograrse
con individuos que estén suficientemente motivados y
capacitados. Actualmente la Universidad Nacional Experimental
Politécnica "Antonio José de Sucre" se encuentra en
periodo de crecimiento y de cambios infraestructurales en todos
sus vicerrectorados, con el propósito de seguir ofreciendo
excelencia académica.
2.1.1 Misión
Formar profesionales creativos, competitivos y
eficientes en el campo de la ingeniería, en función
de la realidad del país y la zona donde opera
correspondiendo a las necesidades de las empresas básicas
que se desempeñan en dicho campo.
2.1.2 Visión
Por ser una Institución dedicada a la
Educación Superior, posee una visión amplia,
centrada en la búsqueda de la verdad, el afianzamiento de
los valores trascendentales del hombre y la realización de
una función rectora de la educación, cultura,
ciencia y tecnología, a través de actividades de
docencia, investigación y extensión, todo ello en
correspondencia con las empresas básicas de la
zona.
2.1.3 Objetivos
· Graduar profesionales con el programa de
carreras largas en el área de Ingeniería
Eléctrica, Mecánica, Metalúrgica, Industrial
y Electrónica.
· Graduar profesionales con el programa de
carreras cortas a través de Convenios cerrados con
empresas y/o organismos oficiales, en el área
tecnológica en las especialidades de Mecánica,
Electrónica, Electricidad, Seguridad Industrial y
Metalurgia.
· Graduar profesionales con los programas de
Postgrado en el área de Ingeniería: Electricidad,
Electrónica, Mecánica, Mantenimiento, Ambiente y
Metalurgia.
· Formar recursos humanos a
través de los programas de Extensión
Universitaria.
2.1.4 Funciones
· Formar profesionales universitarios en el
área científica, tecnológica en ciencias
puras y aplicadas, en los grados de carreras terminales y
técnicos medio, a nivel de post-grado y en diferentes
especialidades y menciones.
· Propiciar la incorporación de tales
profesionales al desarrollo tecnológico y del sector
productivo del país en todas sus fases:
Investigación, desarrollo, innovación,
planificación, diseño, dirección,
operación y mantenimiento.
· Fortalecer la integración entre la
Universidad, las Empresas y los Organismos del Estados, a los
fines de orientar y desarrollar los programas de formación
de recursos humanos en todos sus niveles y
modalidades.
· Promover actividades deportivas y recreativas
que coadyuven al bienestar de los estudiantes, de la comunidad
universitaria y de la comunidad en general.
· Propiciar un ambiente democrático de
armonía entre los diferentes sectores que conforman la
vida universitaria y la participación de docentes y
estudiantes en la elección del gobierno
universitario.
2.1.5 Estructura Organizativa
La UNEXPO se encuentra conformada por:
Un Rectorado y tres Vicerrectorados, designados en las
ciudades de Caracas, Puerto Ordaz y Barquisimeto; esta
última también sede del Rectorado.
La estructura interna de funcionamiento que
consta de:
a) Consejo Universitario.
b) Vicerrectorado
Administrativo.
c) Vicerrectorado
Académico.
d) Dirección Nacional de
Investigación y Postgrado.
e) Vicerrector Secretario.
f) Unidades de Apoyo.
Cada Vicerrectorado tiene una estructura de
funcionamiento regional la del Vicerrectorado Puerto
Ordaz, según el organigrama aprobado en el Consejo
Directivo Regional Número 31, de fecha 01 de noviembre de
1996, es un nivel corporativo representado de la siguiente
manera:
1. Un Consejo Directivo
Regional.
2. El Staff y accesorios al
Vicerrectorado.
3. El nivel de Dirección:
Académico, Administrativo y de Investigación
y Postgrado.
4. Un nivel de Departamentos y
Secciones.
Como se puede observar en la siguiente
figura. (Ver figura 1).
Figura 1: Estructura Organizativa de
la UNEXPO Vicerrectorado Puerto
Ordaz.
Fuente: Departamento
URDBEPO.
La Universidad Nacional Experimental Politécnica
"Antonio José de Sucre" UNEXPO-Vice-Rectorado Puerto
Ordaz, según Organigrama aprobado por el Consejo Directivo
Regional No 31 del 01 de Noviembre de 1996 cuenta
con cinco niveles para su organización.
Existe un Nivel Corporativo donde funciona el
máximo órgano para la toma de decisiones a nivel
regional, como es el Consejo Directivo Regional, además
existe el nivel de Staff integrado por unidades que combinan las
funciones de ejecución, con las de asesoría al
Vice-Rectorado.
Así mismo se encuentra el nivel de
Dirección que coordina todas las actividades de los
diferentes departamentos que la integran y elevar a los niveles
anteriores aquellas áreas donde no tiene competencia o el
problema y/o actividad requiere de un apoyo coordinado; y por
último encontramos los niveles por departamento y de
sección, representan las bases operativas sobre las cuales
se sostiene este Vice-.Rectorado.
Descripción de cada
Unidad
La Estructura Organizativa de la Universidad a nivel
regional, está conformada por los siguientes organismos:
Vice-Rectorado, Consejo Directivo y Direcciones.
Consejo Directivo
Es la máxima autoridad de cada Vice-Rectorado.
Está integrado por el Vice-Rector respectivo, quien lo
preside, el Director Académico, el Director
Administrativo, el Director de Investigación y Postgrado,
un representante de los profesores, un representante de los
estudiantes y un representante de los egresados. Algunas de sus
atribuciones son:
ü Cumplir y hacer cumplir las políticas y
planes de desarrollo institucional aprobados por el Consejo
Universitario.
ü Aprobar en primera instancia, para
su presentación al Consejo Universitario, la
política y planes de desarrollo del
Vice-Rectorado.
ü Aprobar las modificaciones dentro de la
estructura académica o administrativa del Vice-Rectorado
que serán propuestas al Consejo Universitario para su
aprobación.
ü Ordenar la instrucción de los expedientes
relativos a las sanciones de los estudiantes y al personal
docente y de investigación, de conformidad con las Leyes y
los Reglamentos.
ü Velar por la buena marcha del
Vice-Rectorado.
ü Conocer de la ejecución del presupuesto de
rentas y gastos del Vice- Rectorado.
ü Coordinar las labores de enseñanza, de
investigación, extensión y otras actividades
académicas del Vice-Rectorado.
ü Aprobar los planes de pasantía e
intercambio Institución-Industria, de acuerdo con las
normas establecidas por el Consejo Universitario.
Vice-Rectorado
El Vice-Rectorado Puerto Ordaz es un órgano
operativo de la Universidad y está destinado a cumplir
funciones de Docencia, Administración,
Investigación, Extensión y Postgrado.
Dirección
Académica
Está presidido por el Director Académico,
quien es la autoridad responsable de los asuntos concernientes al
área académica del Vice- Rectorado, y dentro de sus
atribuciones están:
ü Coordinar las actividades
docentes.
ü Convocar y presidir el Consejo Académico y
velar por el cumplimiento de sus resoluciones.
ü Establecer de acuerdo con el Vice-Rector, los
lineamientos generales de las políticas académicas
del Vice-Rectorado y someterlos a consideración del
Consejo Directivo.
ü Suplir las ausencias del Vicerrector
Regional.
ü Actuar como Secretario del Consejo
Directivo.
Dirección
Administrativa
La preside el Director Administrativo, siendo el
responsable de los asuntos concernientes al área
administrativa y financiera del Vicerrectorado, y dentro de sus
atribuciones están:
ü Coordinar las actividades
administrativas.
ü Establecer de acuerdo con el
Vice-Rector, los lineamientos generales de la
política administrativa y financiera del Vice-Rectorado y
someterlos a la consideración del Consejo
Directivo.
ü Cumplir las funciones que le sean asignadas por
el Consejo Directivo o por el Vice-Rector.
ü Coordinar los mecanismos que garanticen la
participación efectiva de todos los departamentos y
unidades relacionados con las actividades que le son
pertinentes.
ü Coordinar la eficaz administración
presupuestaria de los fondos asignados a los Vice-Rectorados y la
aplicación eficiente de las normas y procedimientos
contables y administrativos vigentes en la
Universidad.
Dirección de Investigación
y Postgrado
La preside el Director de Investigación y
Postgrado, siendo éste la autoridad responsable de los
asuntos concernientes al área de Investigador y Postgrado
del Vice-Rectorado y tiene las siguientes atribuciones (ver
figura 2):
ü Coordinar las actividades de
Investigación y Postgrado.
ü Establecer de acuerdo con el Vice-Rector, los
lineamientos generales de la política de
Investigación y Postgrado del Vice-Rectorado y someterlos
a la consideración del Consejo Directivo.
ü Cumplir las funciones que le sean asignadas por
el consejo Directivo o por el Vice-Rector.
ü Coordinar las actividades de
administración y control de estudios de los
Programas de Postgrado.
ü Coordinar los mecanismos que garanticen la
participación efectiva de todos los Departamentos y
Unidades que les son pertinentes.
ü Proponer al Consejo Directivo la creación
o supresión de cursos de especialización,
maestrías o doctorados y la elaboración de los
planes de estudios, antes de ser considerados por
otras unidades competentes.
Figura 2. Organigrama de la Unidad
Regional de Investigación Puerto Ordaz.
Fuente: Departamento
URDBEPO.
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