OBJETIVOS
Al finalizar esta unidad didáctica
será capaz:
Conocer las fases de una auditoria
interna.
Conocer los requisitos de los
auditores.
CONTENIDOS
En esta unidad desarrollaremos los
siguientes contenidos:
Fases de una Auditoria Auditoria de
certificación Requisitos de los auditores
Fases de una
auditoria
Desarrollo de una auditoría de calidad
Fases de una auditoría de calidad:
1. Establecer los objetivos de la
auditoría de calidad: En la política de calidad de
la organización hay que incluir las auditorías de
calidad como instrumento de gestión. Con su empleo se debe
perseguir el objetivo de poder reconocer a tiempo las
desviaciones respecto a las especificaciones establecidas y poder
aplicar las medidas apropiadas. Antes de comenzar a realizar una
determinada auditoría hay que establecer qué desea
lograrse con ella. Los objetivos concretos perseguidos
ayudarán a establecer el tipo de auditoría
más adecuado, además de su campo y
profundidad.
2. Establecer el campo y profundidad: Consiste en
definir el objeto de la auditoría (si va a ser de
producto, proceso o sistema) así como decidir si es
interna o externa.
3. Establecer la frecuencia: Dado que el
objetivo de las auditorías de calidad es la mejora
continua, no tendría sentido no realizarlas de modo
regular. Pero la periodicidad con que deben hacerse dependen del
objeto de la auditoría. Por ejemplo, las auditorías
de producto suelen repetirse con mucha frecuencia, incluso puede
ser diaria. Sin embargo, la auditoría de
certificación según la ISO 9001 se realiza una vez
cada tres años con una revisión anual.
4. Designar a los auditores: El número y
cualificación de los auditores depende del tipo y
frecuencia con que se vayan a llevar a cabo. Si se precisa de un
equipo auditor, es preciso nombrar a un jefe del equipo que
tendrá la responsabilidad del mismo.
5. Cualificación de los auditores: Depende del
tipo de auditoría hará falta conseguir una especial
cualificación para las personas que vayan a llevar a cabo
las auditorías. Sobre la formación
específica para los auditores, se habla con más en
detalle en el apartado "Requisitos de los auditores".
6. Preparar el plan de auditoría: el plan de la
auditoría se emplea como base para proceder de una forma
estructurada; en él se especifican todos los aspectos
organizativos de las auditorías como por ejemplo las
entidades afectadas, orden del procedimiento, distribución
de tareas, fechas, definición de
responsabilidades.
7. Recoger información sobre las entidades objeto
de la auditoría: Esta recogida de información es
sobre todo de vital importancia cuando se trata de
auditorías externas, ya que con ello se logra que el
equipo auditor tome contacto con la filosofía y metas de
la empresa, sus productos y procesos, la organización de
la empresa, las tareas concretas y funcionamiento del área
objeto de la auditoría, y relaciones con clientes externos
e internos y con los proveedores.
8. Clasificación de la
documentación: Se desarrolla en función del tipo de
auditoría del que se trate. Hay que comprobar que los
documentos necesarios están disponibles.
9. Preparar Checklist o lista de chequeo:
Al terminar la fase de planificación de la
auditoría hay que elaborar las Checklist que se van a
emplear en la auditoría. En algunos casos no será
necesario preparar dichas Checklist porque ya estarán
disponibles de auditorías previas. Las entidades de
certificación y otras organizaciones publican checklist
que pueden emplearse como base y modelo por las
empresas.
La checklist o lista de chequeo consiste en
un listado con los todos los aspectos que se van a revisar en la
auditoría.
10. Anunciar la auditoría y llevar a
cabo las conversaciones iniciales: La unidad que va a ser objeto
de la auditoría tiene que ser informada con suficiente
antelación. No se trata de un control por sorpresa. Hay
que procurar que tengan el suficiente tiempo para prepararse para
la auditoría. Además es importante que conozcan los
objetivos de la auditoría y sean informados sobre todos
los detalles importantes. Con ello conseguiremos lograr su
colaboración, además de garantizar la objetividad
de la auditoría. En la reunión inicial se
reúnen los miembros del equipo de auditoría con los
máximos responsables de la entidad objeto de la
auditoría y se les explica tanto el plan como el sistema
que va a seguir la auditoría y recursos
necesarios.
11. Llevar a cabo la auditoría
preliminar: Es una auditoría "de prueba" que se desarrolla
un poco antes de la "verdadera" auditoría y que ayuda a su
preparación. En esta primera auditoría se
identifican ya algunos problemas que pueden ser corregidos antes
de que la auditoría se lleve a cabo.
12. Auditoría: En la
realización de la auditoría de calidad se pretende
estudiar si las características de la entidad cumplen con
las correspondientes especificaciones.
13. Informe de auditoría: En el
informe de auditoría se presentan los resultados de la
auditoría. Se expresan como una comparación entre
los que "deber ser" y lo "que es" en la realidad. Su profundidad
y contenido depende del tipo de auditoría del que se
trate, pero en lo esencial suele contener los siguientes
puntos:
• Informaciones generales: como fecha,
departamento, tipo de auditoría
• Componentes del equipo
auditor
• Objetivos de la
auditoría
• Resultados de la
comprobación
• Aspectos relevantes a considerar en
el transcurso de la auditoría
• Responsables de las medidas a
aplicar
No deben incluir comentarios ni propuestas
acciones de mejora, este punto corresponde a los responsables
competentes.
14. Comprobar la eficacia del proceso de la
auditoría: El propio proceso de la auditoría
debería ser objeto de mejora continua, deben ser
analizados los problemas y fallos que han surgido durante la
auditoría, las propuestas que puedan venir tanto de los
miembros del equipo de auditoría como del
cuerpo auditado, para buscar potenciales de mejora.
Además debe estarse pendiente a posibles cambios en las
leyes, normas o recomendaciones.
Es importante advertir que no todas las
fases se presentan cada vez que se lleva a cabo una
auditoría. Dependerá en gran medida de la
complejidad, amplitud de la misma y si es la primera vez que se
realiza o ya se ha realizado en otras ocasiones.
Auditoría
de certificación
Cuando se desea certificar el sistema de
gestión de la calidad según la norma ISO 9001 deben
seguirse una serie de pasos que se detallan a
continuación:
1. Evaluación de la documentación por el
organismo: El organismo certificador recibe, antes de que la
auditoría tenga lugar, la documentación
correspondiente del sistema de calidad del cliente para una
primera revisión. Si la documentación no satisface
todos los requisitos de la norma, el organismo certificador
dejará constancia de las desviaciones encontradas para que
sean corregidas antes de la auditoría.
2. Elaboración del Programa de Auditoría:
Será realizado por la entidad certificadora y enviado a la
empresa para su aceptación.
3. Auditoría de certificación:
• Comienza con una reunión
inicial con la dirección de la empresa y los responsables
de primer nivel.
• A continuación se procede a realizar la
auditoría, verificando en cada área, que las tareas
descritas en los procedimientos e instrucciones se cumplen de
acuerdo con lo estipulado en ellos. Cada tarea se revisará
con cada responsable de llevarla a cabo.
• Una reunión final cierra la
auditoría. En ella el equipo auditor presenta a la
dirección de la empresa el "Informe de
auditoría".
4. Emisión del correspondiente
certificado: La emisión del correspondiente certificado
sólo se produce si la auditoría de
certificación ha sido realizada con éxito, es
decir, si el informe de auditoría correspondiente no
determina que hay fallos cuya gravedad impiden otorgar el
certificado. En algunos casos, si hay errores graves pero que
pueden resolverse con cierta rapidez, puede darse un tiempo para
implantar las medidas correctoras correspondientes, y al
finalizar el periodo otorgado, repetir la
auditoría.
5. Auditoría de revisión después
del primer año: El certificado tiene una validez de tres
años pero una vez al año se realiza una
auditoría de revisión Si las auditorías de
revisión no son superadas con éxito, suponen la
inmediata retirada del correspondiente certificado.
6. Auditoría de revisión después
del segundo año
7. Nueva Auditoría de certificación: Al
final del tercer año, si la empresa desea continuar
certificada, se repite el proceso que acabamos de
explicar.
RECORDATORIO: En virtud de la nota 1 del
apartado 3.1 de la Norma UNE-EN ISO 19011:2002: Las
auditorías internas, denominadas en algunos casos
auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de la
propia organización/empresa, para la revisión por
la dirección y con otros fines internos, y pueden
constituir la base para una auto declaración de
conformidad de una organización. En muchos casos,
particularmente en organizaciones pequeñas, la
independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de
responsabilidades en la actividad que se audita.
Requisitos de los
auditores
Los requisitos exigidos a los auditores
varían según el tipo de auditoría. Hay una
serie de requisitos generales o cualidades que todo auditor debe
reunir:
• Imparcialidad (Las auditorías
no deben ser llevadas a cabo por personas que tengan una
responsabilidad directa en el área auditada), objetividad
y honradez.
• Capacidad de análisis y
síntesis.
• Capacidad de comunicación y
diplomacia.
• Capacidad de juicio.
• Tolerancia.
• Rigor en los hechos.
• Concentración.
En función de la especificidad del
campo tratado, el auditor deberá poseer una
preparación relacionada con el objeto de la
auditoría.
Por ejemplo en el caso de las
auditorías internas, suele ser necesario formar a personal
de la empresa en temas como:
• Conocimiento y comprensión del proceso de
auditorías y normativa de base.
• Bases de la gestión de calidad.
• Bases estadísticas.
• Técnicas para la solución de
problemas como por ejemplo las Q7.
• Cómo escribir informes de
auditoría.
• Información específica sobre
producto, proceso o sistema.
Hay otra serie de requisitos más o menos
exigentes según de que clase de auditoría tratemos.
Los requisitos más exigentes son los de aquellos auditores
que participan en auditorías de certificación, es
decir, auditores de tercera parte. Como ya se ha dicho, la
certificación puede darse según distintas normas o
documentos equivalentes. Nosotros vamos a estudiar con más
profundidad los requisitos exigidos a los auditores en el caso de
una certificación según la norma ISO
9001.
La norma UNE-EN-ISO 19011:2002 determina las exigencias
de los auditores de tercera parte:
Experiencia: cuatro años de experiencia dentro
del campo de la calidad, de los cuales un mínimo de dos
deberán ser en actividades relacionadas con el
aseguramiento de la calidad. Participación en al menos
cuatro auditorías, con un mínimo de veinte
días. El requisito de experiencia se hace más
exigente para aquellas personas que no tengan un título
universitario.
Formación: Debe demostrarse a través de un
examen tener un profundo conocimiento de las normas de calidad,
de las técnicas de calidad, estadística y
técnicas para llevar a cabo entrevistas. ( Para preparar
dichos exámenes existen distintos cursos de
preparación). Con cierta periodicidad tienen que realizar
cursillos de reciclaje para mantener sus conocimientos al
día y realizar un examen cada tres años.
Además deben demostrar que siguen activos en el
área de calidad y realizando auditorías.
UNE-EN-ISO 19011:2002 "Directrices para la
auditoría de los sistemas de gestión de la calidad
y/o Medioambiental"
Autor:
Rafael Freites Gonzalez