Gestión de mejora del almacén basada en la metodología de las 5 S, empresa mixta Petrourica s.a.

Resumen

El presente trabajo consistió en la
elaboración de una Gestión de almacén basado
en la metodología de las 5s, para la Gerencia de procura
de la empresa mixta PETROURICA.S.A. Este estudio fue realizado
basado en una investigación del tipo proyecto factible, el
cual surge en respuesta a las necesidades que se presentaban en
dicha área, y que permitirá obtener un mayor
control del inventario existente. La recolección de la
información se realizó empleando técnicas
como la observación directa y entrevistas no
estructuradas; con estos datos se identificó la
situación actual de los distintos espacio físico
que utiliza como almacén la gerencia de procura de la
empresa mixta PETRURICA.S.A. Con la finalidad de proponer un Plan
de mejoras, que permita optimizar las distintas etapas en el
manejo de materiales equipos y suministro en el almacén
utilizado por la gerencia de procura.

Introducción

En el marco empresarial es raro encontrar un negocio con
un solo tipo de material o con poca diversidad en los renglones
de un inventario tomado con respecto del total de su existencia,
hoyen día se preocupan por mantener controles de stock de
sus bienes o la realización de conteo físico y
registro de inventarios que permitan a las empresas tener un
conocimiento claro del estado de sus bienes y la cantidad en
existencia de los mismos, muchas veces cuesta más el
control que lo que vale lo controlado.

Este trabajo presenta la formulación de un plan
de acciones basado en la metodología de las 5s para la
gestión de almacén de la gerencia de procura de la
empresa mixta PetroUrica, S.A. El estudio resulta importante para
la gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica, S.A.
debido a que permitirá llevar un control de todas las
herramientas, materiales, equipos y repuestos existentes en el
almacén, así como, también tener un control
de las entradas y salidas de cada una de las herramientas y
equipos utilizados en la ejecución de cada actividad de
mantenimiento. El mismo contribuirá con la
optimización de las actividades de mantenimientos y los
costos asociados.

El diseño de un sistema de inventario para el
manejo de artículos existentes en el almacén de la
gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica, S.A, surge
por la necesidad de disminuir los retrasos generados por falta de
existencia de materiales, equipos, herramientas y repuestos, al
momento de realizar una actividad, por la necesidad de tener
ideas claras de la cantidad de materiales existentes en el
almacén, así como también por la necesidad
de optimizar las actividades de mantenimientos e inspecciones y
los costos asociados a estos. La finalidad de esta
investigación es cumplir con la importante labor de
mantener un stock o reserva de seguridad de los bienes
circulantes y fijos.

El estudio realizado se llevó a cabo por medio de
las técnicas de investigación de campo de tipo
descriptiva, documental, aplicada y explicativa. Orientado a un
Diseño de un Sistema de Inventario para el manejo de
artículos existentes en el almacén utilizado por la
gerencia de procura. El procedimiento que permitió lograr
los objetivos de la presente investigación implicó
las siguientes actividades. a) Recopilación de la
información necesaria para el desarrollo de la
investigación, b) Análisis de la
distribución del espacio físico del almacén,
c) Análisis de las deficiencias de orden y control del
almacén, d) Diseño de un formato que permita llevar
un control de las entradas y salidas de cada uno de los
materiales, equipos, herramientas y repuestos del almacén.
Mediante este trabajo se logró crear un sistema para el
manejo de inventario de los artículos existentes en el
almacén de la gerencia de procura de la empresa mixta
PetroUrica, S.A.

En este trabajo se presentan los resultados de esta
investigación distribuida en los siguientes
capítulos:

Capítulo I. El Problema: Donde se explica
la situación actual existente, se formulan los objetivos,
se delimita y justifica la investigación.

Capítulo II. Generalidades de la empresa:
Presenta una breve descripción de la empresa,
misión, visión, valores, ubicación
geográfica y las funciones donde se desarrolla la
investigación.

Capítulo III. Marco Teórico:
Contiene los antecedentes de las investigaciones así como
también aspectos teóricos utilizados como
herramienta y sustento del estudio realizado.

Capítulo IV. Marco Metodológico: En
este capítulo se describen el tipo y diseño de la
investigación así como las técnicas e
instrumentos utilizados. Finalmente se presenta el cuadro de
actividades donde se visualiza las acciones a seguir para
desarrollar la investigación.

Capítulo V. Análisis de la
Situación Actual: se presenta el diagrama causa
– efecto, realizado para evaluar la situación actual
de las actividades realizadas por la Gerencia de Procura y la
situación en el almacén. Por último se
presenta el

Capítulo VI. Método Propuesto: en
el cual se propone la Matriz FODA con las estrategias a seguir y
la proyección de mejoras en la disposición de los
insumos en el almacén de la EMX PetroUrica en el Dpto.
Cabrutica de PDVSA, Mediante el método de las
5S.

CAPÍTULO I

El
problema

En este capítulo se describen los problemas
observados en el área de trabajo, en el transcurso de la
investigación, así como también, los
objetivos que se desean alcanzar.

1.1 Antecedentes del problema PetroUrica, S.A. es
una empresa mixta conformada por PDVSA y CNPC (CHINA) dedicada
principalmente a la explotación, producción,
mejoramiento y comercialización del petróleo extra
pesado en el bloque Junín 4 de la faja petrolífera
del Orinoco, el cual se encuentra en el campo Junín
ubicado al oriente de Venezuela en un área en marcada
dentro de los estado Anzoátegui y Guárico,
geológicamente se ubica dentro de la cuenca oriental
Venezolana específicamente en la parte central de la faja
petrolífera del Orinoco y tiene una extensión
superficial de 325 Km.

La Gerencia de procura de PetroUrica, S.A. actualmente
dispone de algunos espacios físico donde se resguardan
materiales, equipos y repuestos, para la explotación del
bloque Junín 4 como por ejemplo, el almacén en el
Distrito. Cabrutica de PDVSA perteneciente a PETROANZOATEGUI S.A.
Y en Pariaguan con el almacén de CONSTRUPATRIA así
mismo en la macolla E3 en el bloque Junín 4 cuenta con
algunos contenedores que le sirven de depósito.

De acuerdo a la problemática que se observa en la
Gerencia de procura de la Empresa Mixta PetroUrica, S.A. es que
existen deficiencias en la metodología aplicada para el
manejo de materiales y suministros encontrados en dicho
almacén, dentro de las posibles causas que dan origen al
problema planteado pueden señalarse, no se mantiene una
buena práctica de orden y limpieza, no se cuenta con
personal lo suficientemente capacitado. Otro aspecto resaltante
lo constituye la inexistencia de un almacén formalmente
constituido y que se encuentre bajo la absoluta
administración PetroUrica, S.A con el espacio
físico adecuado Lo anteriormente descrito podría
generar una mala organización en el manejo de los
materiales y equipos que allí se encuentran almacenados,
por lo tanto esto acarreará retrasos a la hora de
localizar los materiales y controlar la entrada y salida de los
mismo.

La situación antes expuesta tiene repercusiones
negativas en los tiempos de ejecución de los proyectos de
construcción de infraestructuras indispensables para
realizar la extracción y procesamiento del crudo extra
pesado de los yacimientos del bloque Junín 4 de la Faja
Petrolífera del Orinoco (FPO).

Por lo tanto se puede inferir que si no se toman medidas
preventivas y correctivas a tiempo se generará retrasos y
mayores dificultades para incrementar la producción de
PetroUrica, S.A. además del deterioro y merma de los
inventarios y molestia de parte del personal que allí
labora. Se hace indispensable constituir la función de
administración de materiales, con la formalización
del almacén con todos sus métodos, normas,
procedimientos e infraestructuras.

La importancia de Proponer una gestión de mejora
del almacén basada en la metodología de las 5 s, a
la Gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica S.A radica
en obtener un diagnóstico de la situación actual
del manejo de materiales, suministro y equipos de la empresa, de
manera que se logre la identificación de los problemas que
están afectando la entrada y salida de los materiales para
que las operaciones de producción no sufran demora por
faltantes, así como también desarrollar un sistema
de gestión de inventario de almacén para lograr la
optimización y mejora, mediante la creación de
mecanismos de control y aplicación de procedimientos, con
el propósito de garantizar el correcto funcionamiento de
la Gerencia, manteniendo el nivel de existencia de los distintos
insumos y descubrir a tiempo los materiales o equipos que no
tiene movimientos y se han deteriorado o son ya
obsoletos.

La presente investigación está orientada a
la identificación de las condiciones actuales de
almacén de la empresa mixta PetroUrica, S.A. Para la
gestión y planificación de control de inventario,
con el fin de diseñar, un sistema de manejo de inventario
de los artículos existente que permitan el mejoramiento en
la ejecución de las actividades
correspondientes.

Este estudio se vio afectado en el momento de recolectar
información detallada de la ubicación de los
distintos materiales que maneja el almacén y las
condiciones desfavorables en que se encontraban algunos
materiales y la poca disponibilidad del personal que labora como
almacenista.

1.2 Objetivos de la Investigación A
continuación se muestran los objetivos que se desean
alcanzar con la investigación.

1.2.1 Objetivo general Emplear una gestión
de mejora del almacén basada en la metodología de
las 5 s, a la Gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica
S.A.

1.2.2 Objetivos específicos 1) Realizar un
diagnóstico de la situación actual del manejo de
los materiales y suministro en los almacenes utilizado por la
Empresa Mixta PetroUrica, S.A.

2) Recabar la información relacionada con la
metodología de las 5s, y los almacenes utilizados por la
gerencia de procura de la Empresa Mixta PetroUrica,
S.A.

3) Evaluar el sistema de control y manejo de inventario
a través del sistema SAP.

4) Analizar las variables que afectan las actividades de
recepción, inspección, almacenamiento y despacho de
materiales y suministro en los almacenes de la gerencia de
procura de la Empresa Mixta PetroUrica, S.A.

5) Elaborar un plan de acciones para la gestión
de almacén.

CAPÍTULO II

La
empresa

2.1 Generalidades de la empresa Se describe la
empresa en general, el área de pasantita y el trabajo
asignado por la empresa.

2.2.1 Breve descripción de la empresa La
información suministrada que se le da a
continuación fue proporcionada por el departamento de
PROCURA DE PETROURICA, S.A. El 17 de abril de 2010 se firma el
memorando de entendimiento con la empresa petrolera China (CNPC)
para la conformación de la empresa mixta PETROURICA, S.A.
destinada al explotación del bloque Junín 4 de la
faja petrolífera del Orinoco.

Fecha de decreto de creación de la empresa mixta
PETROURICA, S.A. data el 26 de octubre del 2010.El 22 de
diciembre del año 2010 en gaceta oficial N 39579 le fue
trasferido a PETROURICA, S.A. el derecho de desarrollar
actividades primarias de conformidad en el artículo 9 de
la ley orgánica de hidrocarburo, para la
explotación del bloque Junín 4 para la
producción y mejoramiento de 400 mil barriles diarias de
crudo extra pesado de 8,5 ° API y la construcción de
un complejo mejorador de crudo para elevar la cálida del
petróleo extra pesado desde 8,5° API a 42°
API.

El presupuesto de la empresa mixta PETROURICA, S.A. Fue
aprobado por CVP a través de la comunicación
CVP-14-0033, El mismo se encuentra promulgado de la siguiente
manera: Ver Figura N°1.

Figura N° 1. Presupuestos de la empresa.
Fuente: departamento de procura La empresa fue creada con el
objetivo de desarrollar actividades de explotación,
producción, mejoramiento y comercialización de
petróleo extra pesado en el bloque Junín 4 de la
faja petrolífera del Orinoco con altos estándares
de cálida de manera eficiente, rentable, segura,
transparente y en armonía con el medio ambiente, a
través de la aplicación y trasferencia de
tecnología más apropiada, con un talento humano
capacitado presto a motorizar el desarrollo económico y
social del país, con la participación activa de los
socios, mediante una visión humanista de aprovechamiento
óptimo de los recurso de hidrocarburos del subsuelo
nacional enmarcado en el plan nacional.

Ubicación: Edificio corporativo de
PETROURICA, S.A. está ubicada en la zona industrial Unare
1 Calle Aerocuar cruce con avenida Paseo Caroní, Edificio
PDVSA-CVP, Puerto Ordaz, estado Bolívar.

Zona Operacional: El campo de explotación
de la Empresa Mixta PETROURICA, S.A. se encuentra ubicado en el
bloque Junín 4 campo Iguana Zuata, localizado en el flanco
sur de la cuenca oriental de Venezuela, al norte del río
Orinoco, específicamente en la parte central de la Faja
Petrolífera del Orinoco. Pertenece regionalmente a los
estados Guárico-Anzoátegui; Municipios Santa
María de Ipiré y Monagas. El área total del
Bloque Junín 4 es de 325 Km. Limita al norte con el Bloque
Junín 3, al sur con el Bloque Junín 11, al Oeste
con el Bloque Junín 2 y al este con los Bloques
Junín 5 y 6, Ver Figura N°2.

Figura N° 2. Mapa base de los bloque
Junín Fuente: Base de dato de PetroUrica año
2014.

2.2.2 Misión Desarrollar actividades de
explotación, producción, mejoramiento, y
comercialización del petróleo extra pesado en el
bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco
con altos estándares de cálida, de manera
eficiente, rentable, segura, transparente y en armonía con
el ambiente a través de la aplicación y
trasferencia de la tecnología más apropiada, con un
talento humano capacitado presto a motorizar el desarrollo
económico y social, mediante una visión humanista
de aprovechamiento óptimo de los recurso de hidrocarburos
del subsuelo nacional enmarcado en el plan nacional simón
bolívar.

2.2.3 Visión Consolidarse como la empresa
mixta líder en la explotación y producción
de crudo extra pesado de la faja petrolífera del Orinoco,
alineada al plan de desarrollo petrolera nacional capaz de
impulsar la soberanía tecnológica y
energética de la patria socialista, propiciando a si un
desarrollo endógeno, el crecimiento económico,
social de las áreas de influencia de PDVSA PETROURICA,
S.A. y del país, la generación de empleo de calidad
además de la creación de riquezas y bienestar de la
nación.

2.2.4 Objetivo principales de la empresa mixta
PETROURICA, S.A La exploración, explotación del
bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco
para producir y mejorar 400 mil barriles diarios de crudo extra
pesado de 8,5° API y la construcción de un complejo
mejorador de crudo para elevar la cálida del
petróleo extra pesado de 8,5° API a 42°
API.

Objetivos específicos 1. Determinar
los recursos.

2. Construcción de unidades de
producción de pozos y macollas oleoductos y mejoradores de
crudo extra pesado.

3. Construcción y operaciones de
facilidades de almacén y patio de tanques.

4. Desarrollar, integrar y consolidar, en forma
sistemática y continua todos los procesos productivos de
la empresa.

5. Alcanzar niveles de productividad y
cálida que mantenga a la empresa en los segmentos del
mercado en que participa.

6. Garantizar oportunamente en términos
cualitativos y cuantitativos el recurso humano requerido para el
desarrollo de las actividades normales.

7. No disminuir el nivel de empleo en la
industria petrolera e incorporar venezolanos capacitados ala
más alta posiciones directivas.

8. Cumplir con los programas de producción
y mejoramiento del crudo extra pesado que satisfaga los
volúmenes requerido por nuestra industria
petrolera.

9. Mantener un programa de capacitación,
desarrollo y motivación del personal para el mejoramiento
continuo de su producción.

2.2.5 Valores corporativos

1. Ética social

2. Responsabilidad

3. Autocritica

4. Respeto

5. Honestidad

6. Eficiencia

7. Disciplina

8. Solidaridad

9. Responsabilidad ambiental

10. Responsabilidad social

2.2.6 Descripción del área de
pasantía Gerencia de procura La
investigación será realizada en la gerencia de
procura de la empresa mixta PETROURICA, S.A. La gerencia de
procura establece las guías y pautas durante las etapas
que se desarrollan en el manejo de compra de materiales y
equipos, requeridos para proyectos desarrollados por las
organizaciones ejecutoras; este procedimiento abre las etapas
desde la recepción de las requisiciones hasta la entrega y
aceptación de los equipos y materiales en el
almacén del proyecto.

Operaciones que constituye a PETROURICA,
S.A.

La empresa mixta PETROURICA, S.A. cuenta con un centro
de operaciones ubicado en el bloque de desarrollo Junín 4
específicamente en el oriente de Venezuela en un
área enmarcada dentro del estado Anzoátegui y
Guárico y se ubica en la cuenca oriental de Venezuela en
la parte central de la faja petrolífera del Orinoco, en
las cuales se desarrollan todas las operaciones inherentes a la
explotación, producción y mejoramiento del crudo
extra pesado del bloque de desarrollo Junín 4.

CAPÍTULO III

Marco
teórico

En el presente capítulo se plantean los
antecedentes de trabajos similares relacionados con la
investigación y las bases teóricas que sustentan la
ejecución del estudio.

3.1 Antecedentes Para el desarrollo de la
investigación será necesario la revisión de
trabajos previos, relacionados con la situación objeto
planteada, entre estos se tiene:

Osmelis (2006) realizó una
investigación con el propósito de elaborar un plan
de mejoras en el área de ubicación de materiales,
equipos y repuesto del almacén central de CVG Bauxilum, la
investigación realizada fue de tipo no experimental,
aplicada, documentada, descriptiva, y de campo, para toda empresa
pequeña grande o mediana la función del
almacenamiento tiene como objetivo tanto el control
físico, como la custodia de todo artículo de
inventario, además de establecimientos de medida que
permitan el control físico apropiado para proteger a los
bienes de daños, obsolescencias innecesaria, como
consecuencia de errores, procedimiento de rotación de
inventario y de robos así como la implementación de
registro que permitan localizar de inmediato los artículo,
los materiales que constituyen el inventario, forman parte del
activo circulante de la empresa, es decir, contablemente merecen
la misma consideración que el efectivo, en realidad son
dinero convertido en bienes y convertido nuevamente en dinero,
precisamente por ser la gestión de almacén
fundamentalmente la generador de gasto, pero siendo dicha
gestión generalmente indispensable, uno de los objetivo
que no puedan perderse de vista es la optimización
económica es decir hacer las operaciones del
almacén tan eficiente como sea posible.

Por otro lado Adriana (2004), realizó en
la empresa de materiales y manufactura industrial, C.A. (Manfica)
ubicada en la zona industrial los pino, Puerto Ordaz, estado
Bolívar. El objetivo general planteado fue elaborar el
inventario y reordenamiento del almacén herramienta en la
empresa de mantenimiento y manufactura industrial, debido a un
robo ocurrido en sus instalaciones en octubre del
2003.

Los trabajos anteriores al ser del área de
almacén e inventario son un punto de apoyo para la
investigación que se desarrollará en este trabajo
ya que contienen conceptos, teorías que serán
útiles para el análisis y presentación de
resultados.

3.2 Bases teóricas A continuación
se presentan los principales conceptos y teorías
necesarias para el desarrollo de la siguiente
investigación:

3.2.1 Almacén Su etimología
proviene de la voz antigua ·"ALMAGACE" originada de la
palabra árabe AL-MAKHZEN" (tesoro).

Define el recinto o edificación donde se guardan,
custodian, a copian, y se preservan los materiales necesario para
las operaciones de la empresa o las mercancías y articulo
para la venta. También se puede definir como un lugar o
espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la
cadena de suministro, los almacenes son una infraestructura
imprescindible para la actividad de todo tipo de agente
económico (agricultores, ganaderos, mineros, industriales,
transportista, importadores, exportadores, comerciantes,
intermediarios, consumidores finales, etc.).

En este sentido el almacenamiento es una función
que consiste, en su sentido más general, en una actividad
amplia y compleja, desde el punto de vista operativo, el servicio
del proceso productivo y de la organización
distributiva.

El almacenamiento de materiales depende de la
dimensión y característica y estado, esto puede
exigir una simple estantería hasta sistemas complicados
que involucran grandes inversiones y complejas
tecnologías, el sistema de almacenamiento de materiales
depende de los siguientes factores:

1. Espacio disponibles para el almacenamiento de
materiales.

2. Tipos de materiales que serán
almacenados.

3. Números de artículos
guardados.

4. Velocidad de atención necesaria

3.2.2 Proceso principales del
almacén

1. Entrada / recepción

2. Almacenaje / preservación

3. Solidad / despacho

3.2.3 Movimiento de mercancía
externo:

1. Recepción de
mercancía.

2. Salida de mercancía para
pedido.

3.2.4 Movimiento de mercancía
interno:

1.Toma física del
inventario

2. Traslado de stocks.

3. Traspaso.

3.2.5 Factores clave en el proceso de
almacenamiento

(1) Cumplimiento de las norma seguridad, higiene y
ambiente.

(2) Personal calificado para las labores.

(3) Herramientas adecuadas para las maniobras
físicas y operaciones de verificación
física, acomodo, acarreo, identificación y
etiquetado.

(4) Procesamiento en línea de la
transacción de ubicación y almacenamiento en el
sistema de información.

(5) Cumplimiento de procedimiento de almacenaje
establecido en la empresa.

3.2.6 Funciones de los almacenes

Los almacenes cumplen con las siguientes
funciones:

1. Mantienen las materias primas resguardadas de
incendios, robos y deterioros.

2. Permiten a las personas autorizadas, el acceso a las
materias almacenadas

3. Mantienen en constante información al
departamento de compras, sobre la existencia real de materia
prima.

4. Llevan en forma minuciosa controles sobre las
materias primas (entradas y salidas).

5. Vigilan que no se agoten los materiales
(máximos – mínimos).

Las pérdidas que se producen en los almacenes
pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para
encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas
pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de
almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en
secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen
etiquetas de depósitos que indican la cantidad y
ubicación de cada artículo en el almacén. La
ubicación, grado de control que se ejerce y
asignación de espacio a los artículos
especificados, dependen de sus características, como por
ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamaño, etc.

Es obligación del departamento de almacén
registrar las entradas de materiales por los materiales que se
compren y las salidas por surtir las requisiciones de materiales
recibidas, cargando los costos de materiales al contrato
respectivo, tomando los datos de la requisición de
materiales. Una compra se inicia con el recibo de la
requisición de compra, que emite el departamento de
compras. Este documento lo prepara una persona que tiene
autorización para comprar materiales o suministros. La
requisición de compra indica la cantidad de cada
artículo deseado, la fecha deseada y sugiere un
determinado proveedor.

3.2.7 Principio básico del
almacén

Los siguientes principios son básicos para todo
tipo de almacén:

1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o
productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de
una sola persona en cada almacén.

2. El personal de cada almacén debe ser asignado
a función especializada, hasta sea posible, de
recepción, almacenamiento, registro, revisión,
despacho y de ayuda en el control de inventarios.

3. Debe existir una sola puerta o bien una entrada y
otra de salida y ambas bajo control.

4. Hay que llevar un registro al día y control
interno de entrada y salida del almacén, y
programación y control de reducción de la
existencia.

5. Se debe asignar una identificación a cada
producto y unificarlos por el nombre común y conocido de
compra, control de inventario y producción.

6. La identificación debe estar codificada cuando
sea posible.

7. Cada material o producto se tiene que ubicar
según su clasificación o identificación en
pasillos, estantes, y espacios marcados con una nomenclatura que
facilite la colocación en su lugar y la
localización cuando haya de buscarse. Esta misma
localización debe marcarse en las tarjetas
correspondientes del registro y control de
existencias.

8. Los inventarios físicos deben hacerse
únicamente por personal ajeno.

9. Toda operación de entrada o de salida del
almacén requiere la documentación autorizada
según un sistema establecido.

10. La entrada al almacén debe estar prohibida a
toda persona que no esté asignada a él, y
estará restringida al personal autorizado por la gerencia
o el departamento de control o almacén.

11. Los materiales almacenados deberán obtenerse
fácilmente cuando se necesiten.

12. La disposición debe ser lo más
flexible posible, es decir debe disponerse de manera que pueda
hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión
mínima adicional.

13. La disposición del almacén
deberá facilitar el control de los materiales.

14. El área ocupada por los pasillos respecto de
la del total del almacenamiento propiamente dicho deben ser tan
pequeño como lo permitan las condiciones de
operación.

3.2.8 El área del
almacén

Normalmente una planta manufacturera o un negocio de
compra y venta, deben tener tres áreas en el
almacén como base de su planeación:

1. Recepción

2. Ubicación

3. Despacho

Área de recepción: El flujo
rápido del material que entra, para que esté libre
de toda congestión o demora requiere de la correcta
planeación del área de recepción y de su
óptima utilización. El objetivo que persigue toda
empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la
permanencia de la mercancía en el área de
recepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de
recepción depende del volumen máximo de
mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia
en ella. Una planeación es correcta cuando los cambios de
flujos de los materiales y productos se han reducido al
mínimo.

El tiempo de permanencia de mercancía en el
área de recepción debe ser lo más corto
posible, pues el espacio requerido y el costo de operación
dependen de la fluidez con que esta se pasa del vehículo
del proveedor a almacén. Todo estancamiento innecesario
eleva el costo del producto.

Áreas de almacenamiento: La
planeación del área de almacenamiento por espacio
destinado a cada grupo de materiales o mercancía con
características similares requiere un conocimiento pleno
del producto y de las condiciones que exige su resguardo,
protección y manejo. Enseguida se dan algunas
recomendaciones:

Para aminorar el riesgo de incendio: 1. Aislar
los productos inflamables como cartón, papel, estopa,
trapo, tela, tinta, tíner, pintura, etc.

2. Prevenir la combustión espontanea de estopa,
trapos o papel impregnado de aceite o grasa oxidante. Se requiere
de un lugar aparte, con recipientes a pruebas de fuego, y donde
haya una libre ventilación.

3. Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera
del almacén.

4. Revisar periódicamente los extintores 5.
Despejar los pasillos de acceso a los extintores.

6. Separar los materiales de fácil
combustión con un espacio mínimo de 45
cm.

Para evitar la corrosión y el
enmohecimiento 1. Colocar todo lo sea de metal en un lugar
seco y distante de la tubería de agua o vapor.

2. Corregir las goteras del techo y
tubería.

3. Evitar la humedad de pisos y paredes.

4. Alejar los productos y recipientes con ácidos
que despidan gases corrosivos.

5. Cubrir los materiales o productos de aceros con
grasas, aceites o barniz especial.

6. Evitar derrames de agua o líquido en el piso
para que no se estropeen.

7. Evitar que los productos sean golpeados unos con
otros especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o
recipientes, o por los equipos de manejo de
materiales.

8. No permitir que los medios de almacenamiento rompan o
rayen los artículos.

9. Los materiales de cristal o frágiles se deben
guardar lejos de las máquinas o tráficos dentro del
área de almacenamiento.

10. Proteger los materiales y productos contra el polvo
tapando la entrada y salida de los estantes con alguna
tela.

11. Proteger de la luz de las ventanas o guardar en
lugares con poca iluminación los materiales o productos
que se descoloran con la luz

12. Evitar que se ensucien o manchen las
mercancías y materiales al manejarlos o
almacenarlos.

13. Las condiciones del piso deben observarse de los
proyectos de mejora.

Área de despacho La mercancía que
ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al
área de entrega debe:

1. Ser trasladada con el medio mecánico
más adecuado.

2. Ser acompañada de un documento de salida, una
nota de remisión, una factura, o una factura de
remisión.

3. Se revisada en calidad o cantidad; mediante el cotejo
de la mercancía con el documento de salida.

4. Los materiales para envoltura y empaquen deben
haberse surtidos del almacén de materiales auxiliar, con
suficiente anticipación y cantidad.

5. Las mesas, la báscula y las herramientas de
flujos, de engomado y útiles necesarios deberán
tener un área ordenada que facilite las maniobras de
manejo de los productos y empaques.

3.2.9 Inventario

Es el almacenamiento de cualquier elemento o recurso que
implica la organización, con el propósito de
garantizar la disponibilidad de los materiales requerido para
asegurar la cantidad operativa de la empresa.

Control de inventario Es la técnica que
permite mantener la existencias de los productos a los niveles
deseado y poder detectar inconsistencia y / o diferencias entre
los registro en el sistema y la existencias
física.

Inventario por muestreo Los stocks de la empresa
seleccionada aleatoriamente se cuentan físicamente en la
fecha clave del balance. Si las desviaciones entre el resultado
del recuentro y el stock teórico son suficientemente
pequeñas, Se que los stocks teórico para el resto
de los stocks son correcto.

Inventario cíclico Es un método en
que los materiales se cuentan a intervalo regular durante el
ejercicio, dicho intervalo (o ciclos) depender del indicador de
inventario cíclico establecido en los materiales. El
inventario cíclico permite contar con más
frecuencias el artículo de alta
rotación.

Inventario en día fijado: En un inventario
en día fijado, todos los stocks de la empresa se cuentan
físicamente en la fecha clave del balance, en tal caso
debe contarse todo los materiales durante el recuento, debe
bloquearse todo el almacén para el movimiento de
materiales.

Razones por las cuales se debe llevar un
inventario:

1. Mantener independencia en las operaciones.

2. Satisfacer las variaciones en las demandas de
materiales.

3. Flexibilizar los programa de
producción.

4. Dar un margen de seguridad para la variación
en la entrega de materiales.

5. Aprovechar el tamaño económico de
pedido.

6. Recuperación favorable de la
inversión.

7. Reducir los costos de manejo.

8. Margen para reducir la incertidumbre.

Percepción de inventario 1. Cliente: lo
considera limitado.

2. Finanza: carga financiera.

3. Almacén: indisponibilidad del espacio
físico.

4. Planificación: balance, control,
administración de recurso físico y
materiales.

Una gestión de inventario
persigue:

(1) Alto nivel de servicio

(2) Optimizar el monto total del
inventario

(3) Mantener concordancia contable y
física

(4) Optimizar la rotación y
cobertura

Elementos asociados:

1. Existencia contable: valor total de los materiales
que afectan las cuentas de inventarios de la empresa.

2. Existencia física: totalidad de materiales
equipo incluido en las cuentas de inventario de la
empresa.

3. Catalogación: identificación precisa de
los materiales y equipos en el catalogo, atreves de un
código único que contenga las
características físicas y
técnica.

4. Estandarización: reducción de
diversidad de materiales, equipo y sus respuestas.

ANÁLISIS A, B, C Es un procedimiento de
planificación para clasificar un gran número de
datos (materiales). Se ofrecen los datos utilizando
criterios como, el precio de compra, el consumo anual de
producción o las necesidades en las tres
categorías, lo que representa un alto (clase A),
medio (clase B) o baja (clase C) del valor del
consumo de los productos o procesos.

Indicador ABC: Asimismo es una herramienta que
permite determinar y visualizar, de forma simple, cuales
artículos son de mayor valor, optimizando así los
recursos de la administración del inventario. Según
este método, se clasifican los artículos en clases,
generalmente en tres (A, B, ó C), permitiendo dar un orden
de prioridades a los distintos productos:

Artículos A: Los más importantes
a los efectos de control. Artículos B: Aquellos
artículos de importancia secundaria. Artículos
C: Los de importancia reducida.

En el Control del Inventario, el conteo físico
por año de los materiales será el siguiente: A: 3
veces/año, B: 2 veces/año y C: 1
vez/año.

Clasificación del Inventario
Aseguramiento (A): Aquel de uso No Frecuente, generalmente
de alto valor y largo tiempo de entrega. La no disponibilidad del
mismo acarrea costos operacionales de alto impacto Frecuente
(F): Es aquel cuya demanda es pronosticable, generalmente de
fácil adquisición y bajo o mediano costo. Es de uso
rutinario o regular.

Específicos (E): Destinado a los programas
y/o proyectos de la empresa y sus necesidades de consumo son
planificadas.

No Reordenadle (N): Es aquel que no será
reabastecido producto de sustituciones u
obsolescencia.

Sin Uso Futuro (S): Es el que no tiene previsto
ningún uso.

No Sujeto a Reserva (R): No es considerado para
la obsolescencia del inventario.

Cargo Directo (CD): Es el que el monto de su
compra se carga directamente a las cuentas operacionales al
momento de su recepción. No se almacena.

Materiales Excedentes: Son aquellos cuya
disponibilidad sobrepasa los meses de cobertura establecidos por
PDVSA, para cada tipo de material; es decir, la disponibilidad
sobrepasa las necesidades operacionales Materiales
Sobrantes: Son aquellos materiales y equipos que han sido
adquiridos para un proyecto o programa específico que no
fueron utilizados al concluir, diferir o ser cancelado el
mismo.

Conteo físico: Revisión
cuantitativa de las existencias de materiales en los almacenes, a
fin de efectuar, si son necesarias las correcciones en el sistema
de información con base a la realidad
física.

Verificación de existencia: Además
de la revisión cuantitativa, efectuar una concordancia
cualitativa de los materiales en existencia, determinando entre
otras cosa: si está bien almacenado y sus condiciones para
el uso.

Toma física de inventario: Es la actividad
que comúnmente se usa para constatar mediante el conteo,
de todo lo materiales existente en el almacén, que las
cantidades físicas concuerden con las cantidades asignada
en los registro o en sistema y hacer las correcciones
necesaria.

Para que es necesaria la toma física de
inventario: La toma física es la obligación
legal establecida en el artículo 35 del código de
comercio en el cual establece lo siguiente.

Articulo 35.- Todo comerciante, al comenzar su
giro y al final de cada año, hará en el libro de
inventario una descripción estimatoria de todos sus
bienes, tanto como muebles y como inmuebles y de todo su
crédito, activo y pasivo, vinculado o no a su
comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y las cuentas
de ganancias y pérdida; Esta debe demostrar como evidencia
y verdad los beneficios obtenidos y la pérdida sufrida. Se
hará mención expresa de la fineza otorgada,
así como de cualquier otra obligación
contraída bajo condiciones suspensivas con
anotación de la respectiva contra partida. Los inventarios
serán firmado por todo los interesado en el
establecimiento de comercio que se hallen presente en su
formación.

Condición antes del control
físico:

1. Revisar los últimos movimientos del
material.

2. Establecer los números de los documento
relacionados.

3. Si su sistema de información lo permite,
bloque la posibilidad de efectuar transacciones mientras se
efectúa el conteo.

4. Omitir la cantidad en existencias en las hojas de
control a fin de asegurar que el verificador realice la
tarea.

Actores de la toma física:

1. Los almacenistas ejecutan la toma física
considerando generalmente las cantidades para el control de las
operaciones del almacén.

2. Los administradores definen la necesidad del conteo y
delegan actividades para comprobar la disponibilidad y controlar
en cantidad y dinero la existencia para producir los estados
financieros al cierre fiscal.

3. Los usuarios u organizadores generalmente
están interesado en conocer las cantidades disponible para
convalidar sus programas de trabajo.

Consideraciones después del conteo
físico

1. Cargue en su sistema las cantidades
contadas.

2. Establezca las diferencias e inicie la
investigación de las discrepancias, determine las causas y
elabore un informe para las acciones correctivas
correspondientes.

3. Documente y soporte la solicitud de
ajuste.

4. Ajuste cantidades una vez completada la
investigación.

5. Separe el nivel de delegación o
aprobación financiero de la aprobación de ajuste
por cantidades.

Características de los
Materiales

1. La naturaleza físico
química.

2. Condiciones de almacenamiento.

3. Tipo de Materiales.

Tipos de Materiales

1. Equipos y Repuestos.

2. Suministros Generales.

3. Químicos y Aditivos.

4. Tubulares.

Tipos de Materiales Equipos y Repuestos:
Motores, generadores, turbinas, intercambiadores, compresores,
bombas, equipos de soldadura, instrumentación y control,
cilindros, válvulas, bridas, ejes, sellos
mecánicos, rodamientos, etc.