Gestión de mejora del almacén basada en la metodología de las 5 S, empresa mixta Petrourica s.a. (página 2)
Suministros Generales: Tornillería;
planchas (metálicas, plásticas, madera, etc.);
barras (metálicas, plástica, listones, etc.)
trapos, estopa y semejantes; refractarios, empacaduras, cables
eléctricos, guayas y alambres, cajas, sacos, bultos, pacas
y semejantes, electrodos, etc.
Químicos y Aditivos: Lubricantes,
solventes, pinturas, ácidos, corrosivos, explosivos,
etc.
Tubulares: Conexiones (codos, tés,
reducciones, etc.), tuberías.
Características de los
Depósitos
1. Medio ambiente externo: Frío, calor, humedad,
lluvia, polvo.
2. Áreas cubiertas y a la intemperie.
3. Áreas bajo condiciones especiales:
Refrigerada, temperatura, humedad, ventilación,
etc.
4. Dimensiones de las estanterías: Altura,
resistencia, peso, etc.
5. Áreas temporales: Para materiales de cargo
directo, en preparación para almacenaje, pendiente de
recepción definitiva, etc.
6. Otros aspectos: Iluminación, accesos,
vías, pisos, rampas, servicios para el personal,
(baños, bebederos, etc.), tránsito de
vehículos dentro de las áreas de
almacenaje.
Clases de Discrepancias
1. Faltante (de cantidad)
2. Sobrante (de cantidad)
3. De Calidad (concordancia y de uso)
Causas de Discrepancias
1. Por ubicación incorrecta
2. Error en despacho
3. Error en cantidad ingresada
4. Error en cantidad despachada
5. Hurto
6. Merma
7. Faltante en descarga
8. Sobrante en descarga
Tipos de Ajustes por Discrepancias
1. De Cantidad y Valor Faltante.
2. De Cantidad y Valor Sobrante.
3. De Cantidad Faltante.
4. De Cantidad Sobrante.
5. De Valor (+ / -).
Consecuencias de discrepancias no
atendidas
1. Perdida de capital.
2. Baja confiabilidad de los registros
contables.
3. Alto impacto en la producción.
4. Alto impacto en la imagen del negocio.
Métodos para el control de
discrepancias
1. Programa anual de verificación (Conteo y
verificación)
2. Programa rotativo mensual.
3. Programa con base en el ABC
4. Programa diario con base en el último
movimiento
Las siglas SAP corresponden a sistemas aplicaciones y
productos para el proceso de datos. Es líder en
aplicación de gestión empresarial en entornos
clientes // servidor//.
SAP tiene un lenguaje propio de programación,
él ABAP utilizado para el desarrollo de todas las
aplicaciones estándar incluidas en R/3. Las iniciales
corresponde a Advanced Business Application Programming Lenguaje
(Lenguaje de programación avanzado para aplicación
de gestión). Sobre el lenguaje ABAP, SAP ha
diseñado un entorno completo de desarrollo que se
encuentra totalmente integrado totalmente dentro del sistema R/3
y que está disponible para que los clientes puedan
desarrollar soluciones específicas para sus empresas o
bien amplias y mejorar las posibilidades de las aplicaciones
estándar.
Definición SAP Es la unidad organizacional
que permite diferenciar o clasificar las existencias de
materiales dentro de un Centro.
Características SAP
1. Pueden existir más de un Almacén en un
Centro.
2. Define la ubicación general de materiales en
un Centro.
3. La existencia de material es manejada a este
nivel.
4. Las funciones de recepción, selección y
clasificación de materiales son procesadas a través
del Almacén.
5. Los depósitos operacionales pueden ser
administrados por los Usuarios, y serán planificados a
este nivel con un Modelo de reposición
sencillo.
3.2.11 Sistemas R/32 Desde un punto de vista
funcional y de su arquitectura, SAP R/3
® puede definirse como un software
abierto, basado en la tecnología cliente/ servidor,
diseñado para necesidades de información de un
empresa. SAP R/3 ® es el software
de estas característica de mayor divulgación en
todo el mundo, contando con más de 18.000 instalaciones en
más de 100 países. Es la versión mejorada de
un producto anterior (Sistema R/2 ®) que ha permitido A SAP
AG convertirse en la empresa líder de software
empresarial, que es en lo que consiste básicamente SAP
R/3 ®.
El sistema R/3 es un sistema "on-line" y en el tiempo
real diseñado para cubrir de forma global las necesidades
de gestión o información de corporaciones de tipo
medio / grande. Consta de un conjunto de módulos
totalmente integrado que cubran una amplia variedad de funciones
de negocios entre las que se incluyen gestión
económica financiera (contabilidad general., contabilidad
analítica, activos fijos, módulos financieras,
etc.), logística, comercial y distribución,
producción (planificación, control, sistema de
producción en serie, lotes JIT, etc.), control de calidad,
mantenimiento, gestión integrada de proyecto, recursos
humanos, workflow, etc.
En definitiva, puede afirmarse que cubra todas las
áreas funcionales de la empresa. Además, se
están desarrollando y en su caso mejorando las llamadas
soluciones industriales, lo que significa una mayor
adecuación del sistema SAP a las particularidades de cada
negocio sectorial: Petróleo, automoción,
publishing, laboratorio farmacéuticos,
alimentación, sector público, telecomunicaciones,
otros.
3.2.12 Origen e historia de las "5 S"
De acuerdo con el Centro de Calidad del ITESM Campus
Monterrey, las 5 S se refieren a las iniciales de cinco palabras
japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke.
Según la investigación de la Ingeniera Industrial
Lullían Padilla, actual profesora de la Universidad de San
Carlos de Guatemala, algunos trabajadores de Toyota se
infiltraron dentro de la planta Rouge de Ford en 1960 para buscar
qué cambios se deberían hacer para superar al
enemigo. Sin embargo, al darse cuenta que las medidas empleadas
no eran viables para Japón, optaron por estructurar un
método propio.
¿Qué significa cada S? Seiri
(clasificación y descarte): separar lo necesario de lo
innecesario, después, eliminar los
últimos.
Seiton (organización): organizar de manera
ordenada los objetos después del seiri. Se emplean
etiquetas, estantes o lo que se requiera.
elementos que se están organizando, al igual que
de los lugares donde se colocarán.
Seiketsu (estandarizar): repetir de manera continua los
pasos anteriores. Para esto, se establecen indicaciones a seguir
considerando tiempo y fechas para hacerlo.
Shitsuke (disciplina y compromiso): bajo un enfoque de
constancia, se trata de comprometer a todos los empleados e
involucrados a practicar la metodología a partir de
indicaciones determinadas. Es tomar conciencia y responsabilidad
de realizar las etapas de cada S.
CAPÍTULO IV
Marco
metodológico
En este capítulo se describen las herramientas
utilizadas, en este periodo investigativo, descripción del
tipo de estudio, descripción de la población y
muestra, los recursos e instrumentos utilizados, las
técnicas para recolección de datos y el
procedimiento.
4.1 Tipo de Investigación
De acuerdo con la estructura de la investigación
a desarrollar, se implemento un estudio descriptivo apoyado en
una investigación de campo, evaluativa y aplicada, de tipo
no experimental y cualitativa.
1. Descriptivo: Debido a que, especifica
minuciosamente cada una de las características que se
encuentran inmersas en la Gerencia de Procura de la empresa mixta
de PETROURICA, S.A así como también, se describen,
la distribución física, el origen de los problemas
y posibles soluciones.
2. Campo: Ya que, fue realizada directamente en
la empresa, lo cual hizo posible el contacto directo entre
investigadores y el problema, de una manera participativa u
omnisciente. Se llevó acabo la recolección de los
datos, necesarios para diseñar el sistema de
almacenamientos y la realización de inventario, se
obtendrán de forma directa en el almacén de
Petroanzoátegui ubicado en San Diego Cabrutica.
3. Evaluativa: Puesto que, luego de describir el
proceso, inmediatamente se comienzan a evaluar detalladamente
todos los problemas así como sus causas. Se pudo detectar
las fallas más recurrentes en el proceso de almacenamiento
de los almacenes de la Gerencia de Procura de la empresa mixta de
PETROURICA, S.A, no existe un sistema de control de inventario lo
cual genera una mala distribución de los artículos
y retrasos al momento de realizar una actividad de mantenimiento
por parte de la Gerencia.
4. Aplicada: Ya que, tiene como propósito,
establecer ideas que logren mejorar el control de inventario de
la Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A.
Los resultados obtenidos de todo el estudio permitieron
diseñar un sistema de almacenamiento y realización
de un inventario para optimizar así el funcionamiento en
los almacenes utilizados por EMX PETROURICA, S.A.
4.2 Población y Muestra
1. Teniendo en cuenta que la población comprende
la totalidad de unidades involucradas en un fenómeno de
estudio y a la muestra como una porción representativa de
la población; la población y muestra en esta
investigación la integran todas actividades de
gestión que se realizan en el almacén de la
Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A. en lo
cual ambas son coincidentes.
4.3 Técnicas e instrumentos para la
recolección de datos. Para obtener la
información necesaria para la recolección de datos
se emplearan instrumento como los siguientes:
Entrevista Las entrevistas buscan opiniones por
medio de una serie de preguntas estructuradas, elaboradas para
aclarar un determinado tema. Las mismas se realizaron durante
todo el período de investigación en forma constante
a varios empleados relacionados con el proceso de procura, entre
ellos: al Analista Planificador de Materiales, el cual se encarga
de mantener el nivel óptimo del inventario para satisfacer
la demanda de los clientes y asegurar la continuidad de las
operaciones, y al almacenista, ya que está involucrado
directamente en ejecutar las actividades de recepción,
almacenamiento, preservación, verificación y
despacho de materiales y equipos almacenados en los
depósitos bajo custodia, según las normas y
procedimientos de la empresa. Todo el personal entrevistado tiene
conocimiento de los equipos, materiales, herramientas y repuestos
que se encuentran en el almacén.
Observación directa La observación
directa busca la obtención de información por medio
de la visualización de las actividades y el procedimiento
que se utiliza en la realización de las actividades
Microsoft Excel. Excel es un instrumento computacional,
utilizado para elaborar hojas de cálculos, especialmente
diseñado para la construcción de tablas y
gráficas.
Internet Se utilizó para obtener parte de
la documentación bibliográfica referente a los
inventarios, seguridad industrial, métodos y medidas de
seguridad, prácticas, etc.
Metodología para Definir Indicadores
Consultas Bibliográficas Para el desarrollo de este
estudio de investigación fueron empleados textos de
consulta, que rigen enfoques prácticos para
planeación y control de inventarios.
4.4 Materiales y equipos a utilizar Recursos
Humanos:
1. Tutor Industrial.
2. Tutor Académico.
3. Personal de las Unidades involucradas en la gerencia
de procura.
4. Personal que realiza las actividades en el manejo de
materiales y suministro de la gerencia de procura
Recursos Físicos:
1. Papel.
2. Lápices y Bolígrafos.
3. Computadora.
4. PenDrive.
5. Impresora.
4.5 Procedimiento metodológico
El procedimiento que se siguió para realizar
ésta investigación consta de los siguientes
pasos:
1. Se visualiza cuales son las condiciones del
almacén en cuanto a los procesos de recepción,
almacenamiento y despacho atreves del método de
observación directa. Recolectar información
relacionada con la metodología de las 5s y evaluar su
aplicación en la Clasificación y reubicación
de los equipos, materiales, herramientas y repuestos existentes
en el almacén de PETROANZOATEGUI en San Diego de
Cabrutica.
2. Participación en taller de entrenamiento en el
sistema de administración de gestión de inventario
SAP, Modulo MM-Gestión de Stocks.
3. Participación en conteo físico del
inventario anual de materiales realizado por la Superintendencia
de PROCURA EMX PETROURICA, S.A. Inicialmente se verificó
la disponibilidad de espacio físico en la ubicación
asignada a los códigos en el sistema SAP, y determinar la
ubicación física de los nuevos renglones de acuerdo
a las características del material. Al mismo tiempo se
llevó un registro escrito de todos y cada uno de los
materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes en el
almacén para el momento del inventario.
4. Elaboración de un formato de entradas y
salidas de materiales.
5. Elaboración de etiquetas de
identificación, colocadas en cada uno de los estantes y/o
anaqueles utilizados para la disposición y almacenamiento
de los materiales.
6. Elaboración de una lista de todos los equipos,
materiales, herramientas y repuestos, con la descripción,
cantidad existente y la ubicación de los
mismos.
CAPÍTULO V
Análisis
de la situación actual
La gerencia de procura es la encargada de contribuir al
plan de desarrollo de PETROURICA, S.A. a través de la
procura de bienes en el menor tiempo y costo, con calidad,
preservando o conservando el medio ambiente e incrementando la
productividad, el rendimiento y el ciclo de vida de los activo de
la empresa.
La Gerencia de procura es la encargada de tratar el
mayor número de SOLMAT Y SOLPED y lograr, en el menor
tiempo, la implementación de lo aprobado por la unidad de
contratación que corresponda. También incluye
trabajos en conjunto con el usuario para satisfacer sus
necesidades y promover empresas que estimulen el desarrollo
industrial del país y el desarrollo social de la
comunidad. Para hacer posible esta labor cuentan con recursos:
humanos, material, equipos y financiamiento que constituyen su
columna de trabajo.
En la actualidad, la Gerencia de procura cuenta con una
estructura organizativa, donde se puede observar una fuerza
laboral de 9 personas en Puerto Ordaz donde fue realizado el
estudio, por medio de las cuales se hace posible, la
planificación de materiales en existencia la cantidad que
garantice la continuidad operacional, evitando que el capital de
trabajo permanezca ocioso y afecte los beneficios del negocio,
Ver Figura N° 3.
Figura N° 3. Organigrama de la Gerencia de
Procura en la EMX PetroUrica S.A Fuente: Empresa EMX
PetroUrica S.A
Por otro lado, la Gerencia de procura de la empresa
mixta PetroUrica S.A. Utiliza un almacén de la EMX
PetroUrica en el Dtto. Cabrutica de Pdvsa perteneciente a
PETROANZOATEGUI S.A. Para resguardar los equipos, materiales,
herramientas y repuestos necesario para las operaciones
requeridos para la realización de los diferentes
mantenimientos e inspección al igual que para reponer
equipos y/o repuestos dañados. En la actualidad, la forma
de almacenamiento utilizada no es la adecuada, debido a que se
encuentran almacenados de forma desordenada, otro factor
problemático que afecta al almacén es la mala
distribución de los equipo y suministro, no tener un lugar
específico para su ubicación, al igual que no se
cuenta con un almacenista calificado perteneciente a la empresa
mixta PetroUrica S.A. Con el perfil adecuado, y por lo tanto no
se tiene un buen control del almacén.
La Gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica
S.A. Recibe la solicitud de pedido, prepara la orden de compra
luego obtiene aprobación y envía la orden de compra
al proveedor con las condiciones y termino de pago. todo los
pedidos de repuestos equipo y suministro se hace través
del sistema SAP al almacén de la EMX PetroUrica en el
Dpto. Cabrutica de Pdvsa. Los cuales, se encargan de revisar la
existencia de los mismos, y en caso de presentarse ausencia o
sobrepasar el límite de cantidad mínima requerida,
se encargan de emitir una orden de compra para reponer dicha
ausencia, en ocasiones estas órdenes de compras se
realizan por cargo directo es decir se carga el monto
directamente al usuario, esto motivado a que en el
almacén, No llevan el control requerido por el
inventario.
En la actualidad, se han presentado problemas en varias
ocasiones debido a que en el almacén no posee la cantidad
de repuestos requerida por la gerencia, lo que representa un
retraso en los trabajos desarrollados por la misma, y por
consiguiente costos agregados a estos, con la Formulación
de un Plan de Acciones Basado en la Metodología 5 s, para
la gestión del almacén desarrollado en este
trabajo, se pretende mostrar una alternativa de solución
que permitirá disminuir en la medida posible este
problema, y su elaboración y puesta en marcha,
permitirá al encargado de manejar el sistema tener una
visión real del estatus del inventario y poder comparar
las cantidades existentes de repuestos de este almacén,
con la mantenida en el almacén, para así poder
generar los pedidos de los repuestos en el momento preciso,
asegurándose que las existencias satisfagan los
requerimientos de estos repuestos, tomando en cuenta el tiempo de
duración que transcurre en llegar el pedido.
A través del método de observación
directa y Listas de Verificación, se pudo recolectar
información acerca de las condiciones físicas del
almacén, Ver Cuadro N° 2.
Cuadro N° 2. Evaluación de las Condiciones
Físicas del Almacén
5.1 Diagrama de causa y efecto de la situación
actual del almacén de la Superintendencia de Mantenimiento
de Señales
Se construyó un diagrama causa – efecto con
el fin de determinar los factores que afectan la gestión
del almacén e identificar los problemas relacionados con
el mismo, Ver Figura N° 4.
Figura N° 4. Diagrama causa –efecto
Fuente: Elaboración Propia, 2014
En el Diagrama causa efecto de las condiciones
físicas en el almacén. Se logró observar que
en el almacén existen condiciones que podrían
perjudicar al personal que labora en el área, como lo son
el factor personal, condiciones inadecuadas condiciones de
ambiente laboral y la insuficiencia de espacio para el
almacenaje, poniendo esto como evidencia de que no se está
llevando de la mejor manera las actividades del proceso del
almacén.
Como resultado de la evaluación, se identificaron
los aspectos que deben ser mejorados con la aplicación de
mecanismos de control y acciones apropiadas a cada uno de ellos.
A continuación se señalan estos aspectos para
mejorar la gestión del almacén de la empresa mixta
PetroUrica S.A., con el objetivo principal de asegurar la calidad
tanto del almacenamiento de los equipos repuestos y herramientas
como del ambiente de trabajo:
1. Manejo de equipos de forma inadecuada, la
acumulación de repuesto suministro y herramienta y la
ejecución de actividades de recibo, despacho y
almacenamiento de materiales se realizan sin control y se hacen
de forma manual por el almacenista o en su ausencia esta
actividad la ejecuta cualquier trabajador que pertenezca
almacén de la EMX PetroUrica en el Dtto. Cabrutica de
Pdvsa 2. Almacenamiento incorrecto, y la mala distribución
de los distintos elemento que van ingresando en el
almacén, pudiendo ocasionar perdida, hurtos entre los
equipo, herramientas y repuesto además los elementos que
ingresan no son acomodados a cuerdo a los equipo o familia que
pertenece.
3. Falta de registro, no se lleva un control de la
recepción y entrega de los equipos que abandonan el
almacén, provocando desconocimiento de lo existente en el
depósito 4. Falta de almacenista, no hay una persona
calificado en l almacenes, cumpliendo con tomar registro de las
salidas y entradas de los equipos, aplicando el método de
las 5s y actualizando el inventario cada semana.
5.2 Situación actual del Almacén de la
EMX PetroUrica en el Dtto. Cabrutica de
PDVSA
.
Figura N° 5. Situación actual del
Almacén de la EMX PetroUrica Fuente: Fotografía
propia, 2014
En la Figura 5, se puede observar que actualmente no
existe ningún control o gestión de materiales en el
patio de almacenamiento, así como tampoco en los
containers donde se almacenan los materiales más
pequeños. Los materiales que se encuentran tanto en el
patio como en los containers no se encuentran
organizados.
La empresa mixta PetroUrica S.A. Para sus operaciones en
el bloque Junín 4, cuenta con varias instalaciones
destinadas al almacenamiento y resguardo de diversos equipos,
repuesto, herramientas y suministro. Uno de esos almacenes es el
almacén de la EMX PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de
PDVSA El mismo posee como finalidad el almacenaje y resguardo de
equipos, herramientas, repuestos y materiales
electromecánicos necesarios para la exploración
explotación del crudo extra pesado de la faja
petrolífera del Orinoco.
El acceso de los equipos y herramientas al
almacén de la EMX PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de
PDVSA.
1. El usuario solicita la factura proforma a los
proveedores des pues de a verse emitida la factura por parte de
los proveedores se verifica y se aprueba la solicitud de pedido
que la recibe la Gerencia de procura, prepara la orden de compran
y el planificador de materiales es el encargado de la
sección de recepción y despacho del almacén
central informa al almacenista encargado de la sección de
recepción y despacho del almacén en de la EMX
PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de PDVSA del envió de una
unidad de transporte con una carga, la cual debe ser almacenada y
resguardada en las instalaciones de dicho
almacén.
2. Una vez que la unidad de transporte ingresa al
almacén, se dirige a un área que se encuentra a
cielo abierto, la misma, está destinada para el almacenaje
de piezas de gran volumen y almacenaje temporal de piezas
menores.
3. Constatar que el material este plenamente
identificado código del almacén y el número
de pedido de compra.
4. La operación de descarga inicia cuando un
operario del almacén se acercarse a la unidad con un
montacargas para hacer la operación de
descarga.
5. Una vez descargada la unidad de transporte se procede
a la ubicación del material en el sitio correspondiente,
puede iniciar con la etapa de selección, en esta etapa se
debe separar que equipos deben quedarse en el almacén a
cielo abierto, o si debe ser trasladada al
almacén.
6. Si el equipo y herramienta debe ser trasladada al
almacén el operador del montacargas tomara la pieza y la
depositara en el interior del almacén.
5.3 Evaluación del sistema utilizado para la
Gestión de Materiales en la Gerencia de Procura de la EM
PetroUrica.
5.3.1. Registro Maestro de
Materiales.
La primera vista utilizada en la gestión de stock
es la de "Registro Maestro de Materiales (RMM)", ésta
contiene todos los datos básicos de los materiales
comprados, almacenados y/o consumidos regularmente en la
Corporación. Es la principal fuente de información
sobre el material. Los datos almacenados en el maestro de
materiales no sólo se utilizan en Gestión de
stocks, sino también en otros componentes tales como la
gestión de compras, la planificación de necesidades
de materiales (MRP) y la verificación de
facturas.
En el RMM, la información se organiza de forma
jerárquica según los niveles de
organización, tal y cómo se muestra en la
figura.
Para visualizar al RMM, se escribe en el cuadro de
herramientas, la transacción MM03.
Tambien, puede acceder al RMM, a traves del menu, MM –
Consulta del Modulo de Materiales.
En la vista Datos Generales de Centro y Almacenamiento
se indica la ubicación exacta del material en
un almacén específico.
Existen distintos tipos de stocks. Los tipos de stocks
se gestionan a nivel de centro y a nivel de almacén en el
registro maestro de materiales.
Los stocks de centro se derivan de la suma de todos los
stocks de almacén (excepto para el stock en traslado y el
stock en tránsito a nivel de centro).
Stock total. Suma de todos los stocks valorados
de un material. Consiste en todos los tipos
de stocks que posee la empresa.
Libre Utilización. Stock propio ubicado
físicamente en el almacén, valorado, y no sujeto a
ningún tipo de restricciones de uso.
En control de calidad. Es la cantidad en Stock
que se encuentra en control de calidad. Este stock se valora pero
no se cuenta como stock de libre utilización.
Devoluciones. Stock devuelto por el cliente y
aceptado de manera condicional. No está valorada ni cuenta
como stock de libre utilización.
Bloqueado. Stock propio que no debe utilizarse.
No cuenta como stock de libre utilización para
Gestión de stocks
En traslado. Cantidad ya tomada del stock del
almacén suministrador (centro, almacén) durante un
traslado de stock en dos etapas pero que no ha llegado aún
al almacén receptor (centro, almacén). El stock en
traslado se gestiona en el stock valorado del almacén
receptor, pero no se cuenta aún como stock de libre
utilización
Stock en tránsito. Es la cantidad de un
material que ya ha sido eliminado del stock del centro
suministrador de pedidos de traslado, pero que todavía no
ha sido contabilizado en el centro de destino.
Stock No Libre. Este stock sólo se
visualiza para materiales sujetos a gestión en lotes,
siempre y cuando este stock se haya marcado como no libremente
utilizable mediante la correspondiente clave de estado en
el registro maestro del lote.
5.3.2. Gestión de Stock en el Sistema SAP.
Vista utilizada para gestionar los Stock en base a cantidad y a
valor; además, verificar y registrar movimientos de
mercancías (entradas, salidas y transferencias); asimismo,
verificar la existencia de materiales y controlar la
gestión de inventarios. Contiene herramientas para la
visualización de reportes y documentos de
material.
La gestión de stocks en el sistema SAP
permite:
Gestionar los stocks en base a la cantidad y al
valor.
Planificar, introducir y verificar cualquier movimiento
de mercancías.
Verificación de existencias y Control de
inventarios.
Gestión de Reservas.
Visualización de Reportes en Stock.
Gestión de stock por Cantidad en
SAP.
En el sistema de Gestión de stocks, los stocks
físicos reflejan todas las operaciones resultantes de una
modificación en el stock. El usuario puede obtener
fácilmente un resumen de los stocks actuales de cualquier
material solicitado.
Para cada material, además de mostrarse los
stocks en almacén, también se muestran los stocks
pedidos y todavía no entregados, los reservados para
fabricación o para un cliente, y pueden supervisarse los
stocks en inspección de calidad.
Los stocks especiales del proveedor o del cliente (como,
stock de artículos en consignación) se gestionan
por separado desde el propio stock de su empresa
Gestión de stock por Valor Los stocks no
se gestionan solamente en base a la cantidad, sino que
también se gestionan en base al valor – una
condición previa para la contabilidad de costes. Con cada
movimiento de mercancías se actualizan los siguientes
valores
Características de la Gestión de Stock
en SAP.
a). Movimientos de
Mercancías. Es un evento que puede causar un cambio de
ubicación física del material dentro o fuera de un
almacén, teniendo en el segundo de los casos una
imputación contable directa.
Cada Movimiento de mercancía genera un documento
de material que el sistema utiliza para actualizar cantidades y
valores y sirve como comprobante del mismo.
Los vales de acompañamiento de mercancías
se imprimen para facilitar los movimientos físicos y la
supervisión de los stocks individuales en el
almacén El sistema SAP permite los siguientes tipos de
movimientos de mercancías:
Entrada de Mercancías
Salida de Mercancías
Traslados
Traspasos
Movimientos de Inventario
Traslado de material de consignación al stock
propio de la empresa
Liberación del stock en control de
calidad.
Se genera un documento de material, que se utiliza como
comprobante del movimiento y como fuente de información
para cualquier otra aplicación implicada.
Si el movimiento es relevante para la contabilidad
financiera, se generan uno o más documentos
contables.
Se actualizan las cantidades de stock del
material.
Se actualizan los valores de stock del registro maestro
de materiales, así como las cuentas de stock y de
consumo.
b). Documento de Materiales.
De acuerdo con el principio del registro por documentos,
se debe generar y almacenar un documento en el sistema para cada
operación/evento que implique una modificación en
el stock. Toda la información relevante para un inventario
se almacena en un documento para inventario. Asimismo, contiene
información del status actual del inventario y es el
documento en el que se basa el historial de
inventario.
Al contabilizar un movimiento de mercancías en el
sistema SAP, se crean los siguientes documentos:
• Documento de Material
• Documento Contable
Ciclo de Gestión de Inventarios
En la Gestión de inventarios se generan varios
documentos de Materiales en el sistema SAP.
Cada movimiento manejado por SAP R/3 es identificado con
un código de tres dígitos, como por ejemplo Mov.
101 = entrada de mercancía con referencia a pedido. Este
código es la clave que identifica la clase del movimiento
de mercancía.
Los tipos de movimiento determinan:
Los tipos de stock a ser actualizados
Las cuentas de mayor que deberán ser actualizadas
en el sistema
Cuáles campos se visualizarán en el
documento Un documento de material consiste en un registro que se
crea con cualquier transacción de material en el
sistema.
El sistema asigna un número, el cual lo
identifica unívocamente y registra la fecha de la
transacción.
Documento Contable. Es el resultado de una
contabilización en la Gestión financiera. Los
documentos contables son el enlace entre la operación y la
contabilización en finanzas. Si el movimiento es relevante
para la contabilidad financiera, se crea un documento contable
simultáneo al documento de material.
Para permitir una asignación de números de
documento detallado y el almacenamiento sistemático de
documentos en el fichero de documento, los documentos de
materiales se dividen en clases de operaciones y los contables se
dividen en clases de documentos.
Entrada de Mercancía en SAP. La entrada de
mercancías es el documento mediante al cual se registra la
recepción de un material en el almacén con o sin
referencia a un pedido de compras colocado a un
proveedor.
Lugar de destino de las Mercancías Los
materiales a recibir pueden tener distintos destinos e
imputaciones:
1. Stock Bloqueado EM: MOV 103
2. Stock de libre utilización: MOV
101
3. Consumo – Objeto de
imputación:
Centro de costo (K) MOV.201
Proyecto (PEP) MOV. 221
Orden (F). MOV. 261
En Stock Cuando el almacén está
definido en el pedido, el sistema lo procesa de forma
automática durante la entrada del material y el recibidor
de materiales puede aceptarlo o modificarlo.
Las entradas de mercancías para un Almacén
pueden contabilizarse en tres tipos de stock
distintos:
• En el stock de libre
utilización.
• En el stock en control de calidad.
• En el stock bloqueado.
Consumo (Cargo Directo) Si el material
está dirigido al consumo (posiciones de pedido con
imputaciones CeCo, PEP u órdenes), el departamento de
compras puede especificar un destinatario o un lugar de descarga.
A continuación, el sistema propone de forma
automática ambas especificaciones en la entrada de
mercancías.
Entrada de Mercancías –
Transacción MIGO Entrada de Mercancías con
referencia a un Pedido: esta transacción permite
recibir materiales de los proveedores con referencia a un pedido,
a través de la clase de movimiento 101 Otras
entradas de mercancías: esta transacción
permite recibir devoluciones de materiales de operaciones o
proyectos, o muestras gratuitas de materiales (clase de
movimiento 501 y clase de movimiento 511) Visualizar
un documento de material MIGO o MB03: esta
transacción permite consultar documentos de materiales
para visualizar los datos y textos asociados a ese documento
Anular un documento de material: esta transacción
permite anular un documento de material generado a través
de un movimiento de mercancías. El sistema
mantendrá el documento de materiales original, pero
también grabará la versión corregida del
documento Liberar stock bloqueado en EM: se realiza una
entrada de mercancías a través de un pedido de
compra para stock bloqueado (Móv. 103) para aceptar
condicionalmente la entrega y luego se libera de stock bloqueado
con la Clase de Movimiento 105 (Liberar stock bloqueado en
entrada de mercancía con pedido) Devoluciones de
materiales: esta transacción permite realizar una
devolución de mercancía al proveedor con referencia
a un documento de material (Móv. 124) por
desviaciones a condiciones contempladas en el pedido.
CAPÍTULO VI
Método
propuesto presentación del método
propuesto
El método que se presenta a continuación
constituye una propuesta de sistema de gestión del los
materiales adquiridos por la empresa PETROURICA S.A. para
construcción de facilidades de producción,
transporte y almacenamiento de crudo.
Dentro de este orden de ideas se plantea la
formulación de un plan de acciones basado en la
Metodología 5S, la cual se espera que contribuya al
diseño de una distribución optima, de los espacios
destinados al almacenamiento y preservación de las
maquinarias, equipos, herramientas y materiales en general,
existentes en el área de almacenaje asignada a la empresa
en el Distrito Cabrutica de PDVSA.
La primera etapa del trabajo consiste en realizar un
diagnostico de los problemas actuales que presenta el
Almacén y una vez realizado el análisis de todas
las causas de los problemas detectados se procederá a
presentar las propuesta de solución, dicha propuesta toma
como fundamento la experiencia desarrollada en Japón con
la metodología antes mencionada la cual ha mostrado
consistentemente excelentes resultados al enfrentar problemas
similares al aquí planteado.
Se incluye como parte de las mejoras propuestas la
identificación clara de los diversos materiales, equipos,
herramientas etc., y también se harán aportes en la
realización de formatos de entrada y salida de los mismos
para obtener así un mejor control del
inventario.
Luego de haber realizado el primer análisis FODA
donde fue completada la planilla con las variables
correspondientes a cada factor (fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas) el paso siguiente es el análisis
de las mismas y la preparación de las estrategias de
acción correspondiente a la realidad evidenciada, Ver
Cuadro N° 4.
Cuadro N° 4. Matriz FODA. Situación
propuesta
Fuente: Elaboración propia, 2014 el
almacén de la EMX PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de
PDVSA, Mediante el método de las 5S
La mejora en base al método de las 5s, para la
distribución del almacén interno, se definió
por una variedad de actividades incluidas en cada una de sus
etapas.
Alternativa o propuesta para la etapa SEIRI.
Clasificar (separar, descartar, despejar). Para ello fue
necesario realizar los siguientes pasos:
Es necesario realizar una lista de los equipos y
repuestos innecesario o desincorporados, esta lista permite
registrar el elemento innecesario y su ubicación, cantidad
y posible causa y acción sugerida para su
eliminación, esta lista es complementada por el operario,
almacenista o supervisor en el tiempo que se a decidido realizar
la campaña SEIRI. EL diseño o propuesta de esta
lista es la mostrada en el Cuadro N° 5.
Cuadro N° 5. Diseño
propuesta
Fuente: Elaboración propia, 2014 Otro punto son
las tarjetas de colores:
Este tipo de tarjeta permite marcar o denunciar que en
el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar
una acción correctiva, Ver Figura N° 6 y Cuadro N°
6.
Figura N° 6. Etiquetas de colores para
identificación de los estado de los equipo y repuesto del
almacén
Fuente: Elaboración propia, 2014
Cuadro N° 6. Etiquetas propuesta para separar los
equipos y repuestos
Fuente: Elaboración propia, 2014
Alternativa propuesta para la etapa SEIRI
(Clasificar)
Es necesario llevar un control visual para informar de
una manera fácil entre otros los siguientes
temas.
1) Sitio donde se encuentran los componentes.
2) Estándares sugeridos para cada unas de las
actividades que se deben realizar en un equipo o proceso de
trabajo.
3) Sitio donde debe ubicarse los elementos de aseo,
limpieza y residuos clasificados.
Alternativas para la etapa SEITON
(Ordenar)
1) Clasificar los elementos por uso y disponerlo como
corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el
esfuerzo, para hacer esto cada elemento debe tener una
ubicación un nombre un volumen designado debe
especificarse no solo la ubicación si no el número
máximo de ítems.
2) Para mejorar la distribución de los insumos
dentro del almacén, fue necesario proceder de la siguiente
manera:
3) Disponer cada elemento del almacén de acuerdo
a la clasificación antes realizada.
4) Ubicar los insumos frecuentes lo más
próximos a la entrada para facilitar y agilizar el proceso
de entrega.
5) Almacenar las herramientas de acuerdo a su
uso.
6) Asignar un lugar para cada insumo y lograr que
siempre ocupe el mismo lugar.
7) Establecer normas de orden.
Alternativa propuesta para la etapa SEISO
(Limpiar)
El SEISO debe implementarse siguiendo una serie de pasos
que ayudan a crear el hábito de mantener el sitio de
trabajo en excelentes condiciones.
El proceso para implantar estas estrategias en el
almacén consiste una serie de pasos sencillos que permiten
obtener excelentes resultados:
a) Paso uno, campaña o jornada de limpieza: esta
jornada debe estar integrada por el personal que labora en el
almacén o a cargo del supervisor del área para
buscar o eliminar elementos innecesarios.
b) Pasó dos, planificar el mantenimiento de la
limpieza: El supervisor o jefe del área debe asignar un
contenido de trabajo de limpieza en el almacén y organizar
al personal para que este cumpla con las labores de orden y
limpieza.
c) Paso tres, implantación de la limpieza:
se debe retirar las capas de polvo y de mugre de los distintos
elementos que estén en el almacén, esta
implantación debe ser una responsabilidad de todos los
trabajadores que conformen el organigrama del
almacén.
Alternativa o propuestas para la etapa SEIKETSU
(Estandarizar)
Para garantizar el seguimiento constante de los pasos
definidos en las etapas anteriores y con el fin de la mejora
continua se inicio el proceso de:
1. Establecer como normas las condiciones logradas con
las etapas precedentes.
2. Delegar funciones.
3. Integrar la clasificación, orden y limpieza a
los trabajos de rutina, para conseguir el mantenimiento continuo
del espacio Alternativa o propuesta para la etapa SHITSUKE
(Disciplina) La disciplina no es visible y no puede medirse a
diferencia de la clasificación, orden, limpieza y
estandarización, existen en la mente y en la voluntad de
las persona y solo la conducta demuestra la presencia, sin
embargo, se puede crear condiciones que estimulen la
práctica de la disciplina. En el almacén Se inicio
el proceso de disciplina, para ello fue necesario realizar los
siguientes pasos:
1. Promover el respeto a las normas y estándares
establecidos para mantener en buen estado el
almacén.
2. Educar al personal sobre el método de las 5s.
Motivar al personal con participación directa en la
promoción de sus actividades.
SEIRI separar (Diferenciar lo necesario de lo
innecesario)
Se procedió a separar elementos como empacaduras
y codos, Ver Figura N° 7 y N° 8.
Figura N° 7. Necesario
Fuente: Fotografía propia, 2014 Figura N°
8. Innecesario
Fuente: Fotografía propia, 2014 SEITON
(Disponer de forma ordenadas de todos los
componentes)
Se dispone a ordenar por área los codos y
válvulas para facilitar al personal la búsqueda del
mismo. Ver Figura N° 9.
Figura N° 9. Formas ordenadas
Fuente: Fotografía propia, 2014 Se realizó
el corte de contenedores para ordenar pieza pequeñas como,
espárragos, conectores y componentes eléctricos,
Ver Figura N° 10 y N° 11.
Figura N° 10. Antes
Fuente: Fotografía propia, 2014 Figura N°
11. Después
Fuente: Fotografía propia, 2014
SEISO (Se realizó limpieza en distintas
área del almacén) Figura N° 12. Antes de la
limpieza Fuente: Fotografía propia, 2014
Figura N° 13. Después de la
limpieza
Fuente: Fotografía propia, 2014
SEIKETSU: sistematizar (practicar los tres pasos
anteriores)
1) Establecer ritmo de orden y limpieza una hora antes
de finalizar las labores en el almacén.
2) Motivar al personal para practicar las actividades de
orden y limpieza como cultura de trabajo
3) Realizar campaña de orden y limpieza semanal
mente liderado por el supervisor de turno.
SHITSUKE: estandarizar (construir auto
disciplina)
1) Concientizar al trabajador por medio de charlas y
reuniones en cuanto al uso adecuado de los equipos de apoyo y
riesgo inherentes.
2) Establecer charlas semanales donde se indique el
impacto de las mejoras continuas.
3) Realizar la capacitación necesaria al personal
que labora en el almacén.
Conclusiones
Los resultados obtenidos permiten concluir con los
siguientes aspectos:
1. Se recabó la documentación
necesaria relacionada con la metodología de las 5s y La
gerencia de procura de la empresa mixta PETROURICA.S.A. Para
contar con las herramientas necesarias para la formulación
de un plan de acciones para la incrementar la eficiencia en es el
sistema de almacenamiento.
2. El análisis de la situación
actual del manejo de equipo y suministro del almacén en
Dpto. Cabrutica de Pdvsa Utilizado por PetroUrica, S.A.,
permitió realizar un estudio para determinar las fallas
del proceso donde se pudo observar que no se emplean las
actividades más adecuadas en el almacén, la
distribución de los insumos no se encontraba aplicada de
manera ordenada y codificada en el almacén. Se
trabajó con el método de las 5 S, logrando una
mejor distribución de los insumos y una mejora
considerable en la condiciones de trabajo.
3. Se realizó un Análisis FODA,
para identificar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas en cada etapa de la gestión de almacén de
la gerencia de procura. En base a esto se propusieron estrategias
orientadas a disminuir las desviaciones existentes en la
ejecución de la referida gestión.
4. La evaluación del sistema SAP de los
módulos para la gestión de stock, permitió
identificar las distintas transacciones para realizar las
operaciones medulares de la Gerencia de Procura.
5. Se identificaron que la falta de almacenista
calificado y la mano de obra que opera en el almacén es la
causa raíz de los problemas más comunes, en la
falta de hábitos en el orden y limpieza de las
areas del almacen donde estan ubicado los materiales y
suministro de PetroUrica, S.A.
Recomendaciones
En función de los resultados y conclusiones que
se obtuvieron con esta investigación se recomienda las
siguientes acciones:
1. Autorizar a una persona capacitada para que sea la
responsable de llevar el control del almacén con su
respectivo cambio de guardia.
2. Evaluar el desempeño de los trabajadores y
darle un incentivo con una finalidad de motivarlos, haciendo que
estos tengan un mejor despeño en las actividades de orden
y limpieza.
3. Implementar la supervisión en el área
del almacén y velar por el cumplimiento de las normativas
y procedimientos.
4. Implementar charlas de motivación y
concientización al personal que labora en las gerencias de
procura de la empresa mixta PetroUrica, S.A. Sobre la importancia
de mantener un mejoramiento continúo en la gestión
de los materiales.
5. Implementar técnicas de capacitación
del personal que faciliten el desenvolvimiento de las actividades
involucradas en el servicio, así como también, las
estrategias propuestas en la Matriz FODA, para cada etapa de la
gestión de almacén.
6. solicitar a la gerencia de seguridad industrial
higiene salud ocupacional el suministro de los avisos de
advertencias requeridos.
7. La fabricación de estantería o racks
para la ubicación de los materiales, herramientas, equipos
y repuestos en sus estantes correspondientes planteada en este
trabajo.
8. Realizar un estudio de condiciones y medio ambiente
de trabajo y verificar que valores como el ruido e
iluminación sean los más adecuados.
9. Evaluar el progreso y evolución de la
implementación de la técnica de las 5S en el
almacén.
Bibliografia
1. OSMELIS (2006). Diseño de un plan de
mejoras en el área de ubicación de materiales,
equipo y repuesto del almacén central de CVG
BAUXILUM.
2. ADRIANA, H. (2004). Inventario y
reordenamiento del almacén de herramienta en la empresa de
mantenimiento y manufactura industrial. C.A.
3. Colmenares, D. (2012) Aplicación de un
plan de mejora basado en las herramientas de la 5s y kaisen con
el fin de optimizar la productividad en el área de
almacenamiento de la tienda EPK orinokia puerto Ordaz
4. Leydimar, L. (2013) implantar un plan de
mejoras con la metodología de la 5s en el taller de
bobinado de FFCC en los aspecto de organización orden y
limpieza.
5. Administración de Inventarios.
Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/admin
ven.htm
6. Funciones de los Inventarios.
Aportación del alumno Daniel Dávila Vela.
Disponible en:
http://www.ur.mx/cursos/post/obarraga/base/davila.htm
7. Información general de la Empresa.
Reseña Histórica, Antecedente, Ubicación
Geográfica, Políticas de la Empresa, misión,
visión, entre otras. Departamento de procura de la EMX
PETROURICA,S.A. (no cuenta actualmente con una página
web)
8. Almacén: Análisis,
diseño, y organización. Autor: Julio Juan Anaya
9. Metodología de las
5s:www.euskalit.net/PDF/folleto2.pdf
10. Sistema de producción de inventario
planeación de control, autor: Elwood S. Buffa y William H.
taubert.
11. Libro de logística de almacén.
Autor: Rafael Fernando Hernández muños
12. Informe de pasantía realizado en la
empresa Agropatria. Disponible en:
http://es.scribd.com
13. Optimización de la gestión de
almacén general de una empresa productora y embotelladora
de refresco. Disponible en: http://biblo.una.edu.ve
14. Dirección de operaciones aspectos
tácticos y operativos en la producción y los
servicio, Autor: José Antonio Domínguez, Santiago
García Gonzales, Antonio Ruiz Jiménez
15. Monografías.com
16. http://PDVSA.com
Dedicatoria
Primeramente a Dios todo poderoso, y a la Virgen del
valle, por protegerme día tras día, por darme
salud, paciencia y toda la fuerza para continuar y lograr este
éxito que representa una satisfacción
personal.
A mi padre por su incondicional apoyo.
A mi madre por su amor absoluto y por ser la
única en creer en mi en todo lo que me propongo, por la
que siento profunda admiración por ser una mujer luchadora
y dedicada.
A mis hermanos por brindarme su apoyo y su cariño
siempre.
Agradecimiento
A mi Señor Dios por cuidar de mí, por
darme la fuerza y sabiduría para superar cada
obstáculo que la vida mea presentado. Por darme una
increíble familia que siempre me apoyado en las buenas y
en las mala.
A mi padre Alcides Pereira por ser unos de los pilares
fundamentales para la realización de mis
estudios.
A mi madre Esperanza de Pereira por su amor
incondicional su espíritu de lucha que siempre la ha
caracterizado y por eso siempre va hacer mi ejemplo a seguir.
.
A mis hermanos por brindarme su apoyo y cariño
siempre.
A la UNEXPO por ser la casa de estudio que me
brindó la oportunidad de superarme personalmente y
profesionalmente.
A mi profesor, Amigo y tutor académico MSc. Ing.
Iván Turmero por ser mi guía a lo largo de la
elaboración de mi informe de pasantía y su apoyo,
quien ha sido un ejemplo a seguir.
Al Ing. Noah Duque, por brindarme su apoyo en todo lo
que necesite para elaborar mi práctica
profesional.
Al personal que labora en la gerencia de procura de la
empresa mixta PETROURICA.S.A. Especialmente al Señor
Antonio Montes y a la Señora Iranor Andrade. Por su
contribución para la elaboración de este proyecto A
todos mis amigos que de una u otra manera han contribuido con mi
desempeño académico.
A mis profesores por brindarme las herramientas
necesarias para poder desarrollarme profesionalmente como futuro
Ing. Industrial
"Gestión de mejoras del almacén basado en
la metodología de las 5s, a la gerencia de procura de la
empresa mixta PETROURICA.S.A.
Informe de práctica profesional. Universidad
Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de
Sucre". Vice- Rectorado Puerto Ordaz Departamento de
Ingeniería Industrial Ciudad Guayana, Diciembre del
2014.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD
NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE" VICE-RECTORADO PUERTO
ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL
GESTIÓN DE MEJORAS DE ALMACEN BASADO EN LA
METODOLOGÍA DE LA 5S PARA LA GERENCIA DE PROCURA DE LA
EMPRESA MIXTA PETROURICA.S.A
Tutor Académico:
Msc. Ing. Iván Turmero.
Tutor Industrial:
Ing. Noah Duque.
Autor:
Pereira Yagua Alexis Ramón.
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