Informes de auditoria de calidad

OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica
será capaz:

Conocer los métodos para realizar
informes.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los
siguientes contenidos:

Preparación de informes

Toma de decisiones

Tipos de informes

Categorización de
deficiencias

Informes de
Auditoria

Los métodos para realizar informes
pueden variar v dependen del estilo que adopte cada
empresa.

Este apartado le proporciona unas
directrices para realizar informes de manera eficaz de forma que,
sin tener en cuenta el formato, se proporcionen acciones
correctoras eficaces.

Asimismo, la finalización de una
auditoría y la entrega de los informes respectivos
resultarán de poco valor si la implantación de la
acción correctiva no está controlada de forma
apropiada para asegurar la eficacia.

Preparación de
informes

El responsable de esta tarea es el auditor
líder, aunque cuando se realiza una auditoría
"extensa", es inevitable la participación de otros
miembros del equipo. Sin tener en cuenta el estilo y formato,
los informes de auditoria deben tratar temas claves
que ya se hayan identificado como esenciales en las reuniones de
inicio y cierre. Para realizar un informe se deben tener en
cuenta dos objetivos concretos:

1. El informe debe proporcionar evidencias
objetivas de la implantación eficaz del procedimiento de
auditoría.

2. Se deben identificar las exigencias de
las Acciones Correctivas y establecer e iniciar las acciones de
seguimiento necesarias.

Los informes también incluyen el
feedback:

D Para identificar y aprender de las
"mejores prácticas". D Para
identificar las acciones correctivas significativas.
D Para eliminar los problemas de Forma
permanente.

Los sistemas no mejorarán si no se
proporciona feedback y no tendría sentido finalizar tina
auditoría si no informáramos de las
conclusiones.

Información general

Cada informe debe identificarse de manera
única de manera que se pueda relacionar fácilmente
con el programa de auditoría, Aunque es suficiente con un
título y una fecha, un número puede facilitar la
trazabilídad de partes del informe con la auditoria, como
por el ejemplo las notas de no cumplimiento. Los informes
deberán cumplir los siguientes requisitos generales y
ser:

D Ordenados

D Evaluados con justicia

D Escritos con
precisión

D Bien presentados

Toma de
decisiones

Antes de realizar los informes, se deben
tomar decisiones, si corresponde a una no conformidad o una
observación.

Estas decisiones normalmente se toman
durante la realización de la auditoria, pero algunas veces
resulta necesario decidir mientras se recopilan los
informes.

Se debe aplicar el sentido comun, porque
podriamos perder la cooperación del auditado si juzgamos
de manera incorrecta.

A continuación se presentan una
serie de definiciones que le servirán de guía a la
hora de tomar decisiones:

DEFINICIONES

NO CONFORMIDAD

UN INCUMPLIMIENTO DE UN
REQUERIMIENTO:

D SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD

D ISO 9001

D ESPECIFICACIONES DEL CLIENTE

D LEGISLACIÓN

D ORGANISMO REGULADOR

OBSERVACIÓN

DECLARACIÓN DE UN HECHO BASADO EN
UNA EVIDENCIA OBJETIVA:

D EJEMPLOS DE LAS MEJORES
PRACTICAS

D PROBLEMA INSIGNIFICANTE

D POSIBLE NECESIDAD DE
SEGUIMIENTO

D FEEDBACK PARA EL CONTROLADOR DE
AUDITORIA

Tipos de
informes

La mayor parte de las organizaciones
constan de dos tipos de auditorá:

D Informes
resumen

D Notas de no conformidad /
Solicitud de acciones correctoras (NCM/CAR)

Informes resumen

Se utilizan para indicar los resultados
globales de la auditoría. Normalmente contiene la
siguiente informacion:

D Número de
identificación unico.

D Fecha de
auditoria

D Ambito de
auditoria:

o Área auditada / Actividad /
Proceso

o Documentación del sistema
correspondiente.

D Auditor(es).

D Resumen de resultados /
conclusiones.

Notas de no
conformidad / solicitudes de acción
correctora

El propósito de las notas de no
conformidad/soiicitudes de acción correctiva es el
siguiente:

a) Transmitir los resultados de la
auditoria de manera clara y, precisa para que se puedan
identificar las acciones correctivas correspondientes.

b) Comunicar al responsable de las
auditorías y otros auditores los resultados para que se
puedan identificar las acciones de seguimiento
necesarias.

c) Presentar un informe, que se pueda
entender, cuando se revise fuera del lugar de
auditoría.

Estas notas deben contener cierta
información obligatoria, para evitar confusiones en un
futuro:

Procedimiento:

La sección específica del procedimiento o
de la norma frente a la que se ha emitido la nota. Nota: si un
auditor no puede asignar la nota a una referencia
específica de este tipo, lo primero que se deben plantear
es si debería emitir o no dicha deficiencia. Antes de
emitir la deficiencia, resulta práctico volver a leer la
norma correspondiente / o el requisito del SGC para confirmar la
deficiencia,

Ubicación:

El área física que se está
auditando.

Actividad:

El proceso que se está auditando.

Naturaleza del problema:

La naturaleza de la no conformidad.

Evidencia:

Identificación específica de documentos,
materiaÍ, etc.

Un informe de no conformidad /acción correctiva,
siempre y cuando no sea excesivamente largo, debe contener la
suficiente información para permitir que alguien que no
estuviera presente en la auditoria sea capaz de juzgar la
importancia de la deficiencia.

El uso de términos como generalizado, varios,
aislado, etc. ayuda a comunicar de manera precisa, la naturaleza
y amplitud de las deficiencias, pero se deben utilizar con
precaución. Existe la posibilidad de poner en peligro la
objetividad, por ejemplo, el término "generalizado"
sólo se debe utilizar si existen evidencias para su uso.
Otro punto que se debe tener en cuenta es el ser justo a la hora
de describir las deficiencias en los informes, por ejemplo, el
50% de las órdenes de compra contenían
descripciones incompletas – esto resulta injusto si sólo
se realizaron muestreos de 2 órdenes de compra.

Si los auditores perciben deficiencias que no se pueden
emitir como notas de no conformidad / informes de acción
correctivas porque no pertenecían al ámbito de
auditoría, si el procedimiento de auditoría interna
lo permite, se podrán plantear como recomendaciones /
aspectos que se deberán tener en cuenta por el
departamento auditado.

Categorización de
deficiencias

Si un procedimiento de auditoria asi lo
requiere, el auditor tendrá que ¨categorizar¨las
deficiencias, por ejemplo, muy grave y grave. Pueden existir
muchas variaciones entre diferentes sistemas, pero a
continuación se señalan varios puntos que debera
tener en cuenta:

CATEGORIZACIÓN DE
DEFICIENCIAS

MUY GRAVE / MAYORES

1. No existen pruebas de vinculacion con
un elemento de sistema o procedimiento.

2. Implica un riesgo importante en la
calidad del producto o servicio final.

GRAVE / MENORES

1. Pruebas limitadas del cumplimiento de
un procedimiento.

2. No se aprecian riesgos en la calidad
del producto o servicio final.

NO CONFORMIDADES MAYORES:

La ausencia de un procedimiento requerido o el total
fracaso de un procedimiento que puede:

– Causar un impacto negativo en la calidad.

– Causar un gran impacto en las metas y objetivos del
SG de la Compañía.

– Poner en peligro la conformidad con leyes, normas o
requisitos.

– Exponer la organización a
responsabilidades.

– Causar un gran daño a otras operaciones de la
Compañía.

NO CONFORMIDADES MENORES:

No afectan directamente el resultado
ambiental de actividades, productos o servicios y se estima que
son fácilmente rectificables.

Existe un SG definido y procedimientos e instrucciones
documentados. También existe un nivel general de
implementación aceptable, pero existen pequeñas
discrepancias en el cumplimiento de los requisitos o en la
implementación del Sistema.

EJEMPLOS:

– Casos aislados de documentación que muestran
dibujos con diseños o cambios en tolerancias no
autorizados.

– Ejemplos aislados de retención deficiente de
registros.

– Documentación insuficiente de necesidades de
comunicación

Autor:

Rafael Freites Gonzalez