RESUMEN
En el presente informe de pasantía se realiza un
inventario físico de la familia de Faros Automotriz de la
Empresa Inversiones Modelo, C.A., para la obtención de
esta información se utilizaron técnicas como la
observación directa y la entrevista no estructurada, las
cuales permitieron desarrollar los objetivos
planteados.
El objetivo principal de este trabajo se enfocó
en aplicar una Política de Control de Inventario para la
familia de Faros Automotriz únicamente, para ello, se
realizó un inventario físico donde se expresa la
cantidad de estos productos en existencia real, obteniendo como
resultado una información veraz tanto de las
características de los productos como la de la existencia
de los mismos en sistema y almacén. Finalmente se
logró crear una doctrina de trabajo, el despeje de
cualquier duda referente al inventario de Faros Automotriz y una
mejor y más rápida atención al
público.
Palabras Claves: Inventario, Faros
Automotriz, Control, Formularios, Inversiones Modelo,
C.A
INTRODUCCION
Inversiones Modelo, C.A. se dedica a la venta de
carrocería automotriz, repuestos de vehículos,
filtros, lubricantes, aditivos y autoaccesorios. Es una empresa
en vía a ser catalogada como una mediana empresa, la cual
se encuentra en una etapa de restructuración
organizacional. Actualmente la línea de repuestos de
carrocería cumple parte fundamental en las labores diarias
de la empresa, debido a que esta línea requiere de grandes
inversiones al momento de reponer y garantizar un stock de
repuesto de acuerdo a la demanda de estos productos, y a su vez
por la necesidad de un espacio físico importante para
lograr el almacenamiento correcto de los mismo.
Inversiones Modelo, C.A. no dispone de algún tipo
de control de inventario siendo este su mayor problema, teniendo
en cuenta que no poseen una certeza de los productos que se
encuentran o no en el almacén. La base de toda empresa
comercial es la compra y venta de productos, de aquí
podemos destacar la importancia del manejo del inventario por
parte de dicha compañía. El conocimiento preciso de
su inventario permitirá mantener un control oportuno al
momento de realizar una compra a un proveedor o sencillamente
realizar una venta.
Al momento de efectuar una venta se encontraron ciertas
deficiencias como el desconocimiento de si se encuentra o no el
producto demandado, el desconocimiento de las
características de los productos ofrecidos por el
fabricante, los pocos detalles de la aplicación del
repuesto para los vehículos, la falta de espacio
físico para su correcto almacenamiento.
La presente investigación pretende implementar
una política de control de inventario solventando
deficiencias al momento de ejecutar la carga y descarga del
inventario, para esto se diseñara formularios de
inventario que permitan obtener la información necesaria
para realizar una venta, un estudio de
distribución de planta y sincerar el inventario
físico de la empresa, junto con el del sistema de tal
manera que concuerde la información.
La estructura del contenido del presente informe es el
siguiente:Capítulo I, donde se contempla el planteamiento
del problema, el objetivo general y objetivos específicos,
justificación y alcance de la investigación.
Así mismo se describe el Capitulo II, que incluye una
breve descripción de la empresa, descripción del
área de pasantía y descripción del proceso.
Seguidamente El Capítulo III destaca los aspectos
procedimentales donde se mencionan las actividades ejecutadas,
técnicas e instrumentos de recolección y
procesamiento de la información. Finalmente el
Capítulo IV expone los análisis de los resultados
obtenidos y las opciones de solución, continuamente
seguido de las conclusiones, recomendaciones,
bibliografía, apéndice y anexos.
CAPITULO I
EL
PROBLEMA
El siguiente capítulo presenta el planteamiento
del problema con su correspondiente importancia y
justificación, limitaciones, el objetivo general y los
objetivos específicos.
Antecedentes del Problema
El inventario es una relación detallada de las
existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe
mostrar el número de unidades en existencia, la
descripción de los artículos, los precios
unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales
por grupos, clasificaciones y el total del inventario a una fecha
determinada.
El inventario juega un papel importante en los activos
de la mayoría de las empresas que buscan llevar un control
de sus inversiones y pronosticar sus utilidades. La
obtención de utilidades reside en gran parte de las ventas
efectuadas, sin embargo, si la función del inventario no
opera con efectividad, las ventas no tendrán la fluidez y
respaldo para ejecutarse; generando perdida de tiempo al momento
de despachar, de tal manera, los clientes no contaran con un
servicio efectivo y la oportunidad de obtener utilidades se
desvanece, es decir, sin inventario no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la
administración que en las pequeñas empresas es
pocas veces atendido, debido a la falta de
organización en esta área importante, sin
contar con políticas, sistemas o registros que ayuden a
facilitar el manejo en esta área.
Inversiones Modelo C.A. es una empresa pequeña
que fue conformada en el año 1.999, nace con la
misión de abastecer eficientemente al mercado Automotriz
Regional de Puerto Ordaz, Edo. Bolívar, en lo que respecta
al suministro de Repuestos, Autoaccesorios, Lubricantes y
Aditivos. Actualmente la organización de la empresa esta
conformada por el departamento Administrativo (gerencia,
contabilidad, compras, ventas y recursos humanos) y el
área del Almacén.
El área del Almacén cumple una de las
funciones más elementales y complejas dentro de la
Organización, ya que, es el encargado de dar respuesta a
tres interrogantes fundamentales para la mejora continua y
sostenida de la empresa: ¿Qué cantidad de
Artículos se encuentra en existencia?, ¿Qué
mecanismo se debe emplear para el control de inventario? y
¿Qué estrategia de control de inventario debe
implantarse?, es por esta razón que todas las empresas
deberían aplicar una política de control de
inventario independientemente de su tamaño.
Planteamiento del
Problema
Inversiones Modelo, C.A. se inicio como una empresa de
venta de lubricantes, filtros y aditivos automotriz,
consecuentemente se le agrega la venta de partes
eléctricas automotriz, con el pasar de los años
buscaron abrirse en nuevas líneas de productos,
específicamente en el área de carrocería,
siendo su principal objetivo la comercialización de la
familia de faros, para las distintas marcas en el
mercado.
Debido a la búsqueda del crecimiento constante en
todas sus líneas de productos, la carencia de un espacio
físico adecuado, la falta de personal especializado en las
distintas labores de la empresa, fueron las causas que
llevaron a omitir la implementación de una
política de control de inventario en las distintas
líneas de comercialización.
La falta de inventario produce un descontrol en el
área del almacén y venta, consiguiendo perdida del
control de la inversión, perdida de tiempo al momento de
despacho, desconocimiento de la cantidad actual al momento de
realizar una compra y desconocimiento de las
características específicas del
producto.
Actualmente es una empresa consolidada y reconocida en
la zona, en vía a formarse como una mediana empresa, lo
que la lleva a dar una mejora en su sistema de compra, venta e
infraestructura, por ende, se ven en la necesidad de implementar
un control de inventario físico que facilite el proceso de
despacho.
Es de vital importancia para la empresa Inversiones
Modelo, C.A. contar con un inventario real de los productos y la
información de sus características. Para ello se
dispondrá de un espacio físico adecuado, mas una
estantería que permitirá el almacenamiento y
distribución de cada línea de producto, así
como, una debida señalización en el área de
almacén, también un mecanismo de carga y descarga
de inventario.
Para llevar a cabo esta política de control de
inventario se tomara como muestra la familia de faros automotriz,
ya que esta representa la mayor inversión para la empresa.
Por ende, es necesario el seguimiento exhaustivo de la compra y
venta de esta familia de productos.
Objetivo General
Realizar Inventario físico de la
familia de Faros Automotriz en la Empresa
Inversiones Modelo, C.A.
Objetivos
Específicos
1. Describir la situación actual en
la que se encuentra el inventario de la Familia de
Faros en el Almacén de Inversiones Modelo, C.A.
2. Crear Sub-Familia para los distintos
tipos de Faros.
3. Diseñar un Formulario de Inventario para
obtener la información de las aplicaciones del Producto,
Familia y Sub-Familia (Marca del Vehiculo, Modelo del Vehiculo,
Versión del Vehiculo, Año del Vehiculo).
4. Diseñar un Formulario de Inventario para
obtener la información de las características del
fabricante del producto (Marca del Producto, Código de la
Marca del Producto, País de Fabricación del
Producto).
5. Realizar un estudio de
distribución de planta para el área nueva de
Almacén.
6. Organizar por orden alfabético los Modelo de
los Vehículos dentro de cada Sub-Familia (Faros –
Faros Stop – Faros Stop Marca – Faro Stop Marca
Modelo).
7. Sincerar el inventario físico del sistema
SAINT con el inventario físico real.
8. Describir de manera precisa, universal y
adecuada para la búsqueda de los productos por
sistema.
Justificación
Debido a la evolución de Inversiones Modelo, C.A.
como empresa en vía a su formación organizacional,
se ha visto en la necesidad de llevar un control de inventario
físico, que permita un mejor conocimiento de las familias
y productos existentes en el Almacén.
Actualmente para la empresa es necesario emplear un
sistema automatizado, que permita la carga y descarga de forma
automática del inventario físico, para tener el
conocimiento preciso en cualquier momento que lo amerite. A su
vez trae consigo un mejor desenvolvimiento del proceso y del
personal, teniendo como consecuencia un mejor
servicio.
Sin duda con un inventario físico preciso se
obtendrá una información veraz de las existencias,
características del producto, estimación de ventas
y cantidades en Almacén.
Todo lo anteriormente expuesto permitirá al
personal que labora en Inversiones Modelo, C.A. contar un mejor
servicio, ya que, la respuesta a cualquier duda referente al
inventario de los productos, será realizada en menor
tiempo posible y con mayor veracidad logrando eficiencia en la
atención al público.
Alcance
La presente investigación comprende
específicamente en el conocimiento del Inventario
Físico de la Familia y Sub-Familias (Faros – Faros
Stop – Faros Delanteros – Faros Neblineros) en la
Empresa Inversiones Modelo, C.A. llevado a cabo en el área
del Almacén.
CAPITULO II
Generalidades de
la Empresa
Identificación de la
Empresa
Inversiones Modelo, C.A. fue fundada el 10 de julio del
año 1999; sin embargo, no es sino hasta el año 2001
cuando se abren a las actividades comerciales, con la finalidad
de satisfacer la demanda de repuestos automotriz de la zona. Esta
empresa se encuentra ubicada en el Sector Unare I Av. Guarapiche
Local 81-27 Parroquia Unare Municipio Caroni Puerto Ordaz, Edo
Bolívar.
En sus inicios la empresa fue manejada por sus propios
dueños, quienes se hicieron responsables de todas las
actividades inherentes a la formación de la misma. Con el
pasar de los años fueron evolucionando en el mercado
automotor, buscando expandir sus líneas de repuestos
debido a la demanda generada por el mercado en su momento, por lo
tanto, se vieron en la necesidad de incluir un personal dispuesto
a atender las distintas actividades que eran
necesarias.
Inversiones Modelo, C.A. busco consolidarse en el
mercado, debido a la carencia de empresas del sector automotriz
en la zona, esto fue logrado, proporcionando, una extensa gama de
productos para el mantenimiento de los vehículos y a su
vez unos precios competitivos.
Después de 12 años de servicios buscan
afianzarse de manera organizacional y estructural, haciendo
importantes inversiones a nivel de infraestructura,
tecnología, sistema y personal.
Con estos aspectos deciden empezar a liderizar el
mercado automotriz específicamente en la zona de Unare,
teniendo como filosofía el crecimiento constante y la
mejora continua del servicio.
Actualmente la empresa cuenta con un personal de 9
trabajadores, que se encuentra distribuidos en Gerencia
(Presidente – Vicepresidente), Administración
(Contador), Departamento de Compras (Supervisor de Compras),
Departamento de Ventas (Vendedor 1, Vendedor 2 , Vendedor 3),
Departamento de Almacén (Almacenista) Departamento de
Mantenimiento (Servicio).
Descripción del Área de la
Pasantía
La pasantía será realizada en el
área de Almacén de la empresa, la cual se encuentra
ubicada en la parte posterior, esta tiene forma de L y cuenta
con 110 metros cuadrados.
Esta área cuenta con una buena iluminación
y ventilación para llevar acabo los procesos realizados en
la misma (Recepción, Almacenamiento, Despacho),
además cuenta con un ambiente ideal para mantener el
perfecto estado de los productos almacenados.
Actualmente cuenta un nuevo un espacio físico en
un segundo nivel que esta destinado para una nueva área de
Almacén debido al crecimiento de los productos manejados
en la empresa.
Descripción del Trabajo
Asignado
Se realizara un control de inventario físico de
la familia de faros automotriz, tomando en cuenta nuevos
métodos para obtener este objetivo, buscando una
sincronización entre la cantidad de productos
físicos existentes y la cantidad de productos en el
sistema, así como también manejar una estructura
informativa que facilite las características de los
distintos productos de esta familia.
Descripción del Proceso
En esta área se manejan tres
procesos específicos, que son los encargados de dar vida a
esta área tan importante para la empresa:
• Recepción
Se encarga de alimentar la entrada de productos al
área de Almacén, de igual forma la recepción
y la verificación de los productos en base a la orden de
entrega o compra emitida y por ultimo el traslado a dicha
área.
• Almacenamiento
En este proceso se efectúa la
identificación y la ubicación de los productos
dentro del área de almacén.
• Despacho
Este proceso depende directamente de la venta ejecutada,
es decir, se encarga de ubicar en el Almacén el producto
solicitado por el área de ventas de la empresa.
Glosario de
Términos
• Faro Delantero: Proyector de luz delantera
que sirve para iluminar el camino de un vehiculo por la noche,
también sirve para que el vehiculo sea mas visible para
los demás cuando hay poca visibilidad.
• Faro Neblinero: Confieren un haz de luz
ancho y plano con un corte recto en su parte más elevada,
y normalmente se montan y enfocan lo más bajo
posible.Pueden ser de color blanco o amarillo. Se
diseñaron para usarlos a bajas velocidades con el objetivo
de incrementar la iluminación dirigida hacia la
superficie, ayudando así en condiciones de baja
visibilidad provocadas por la lluvia, la niebla, la bruma o la
nevada.
• Faro Stop: Luz trasera que proporciona
visibilidad hacia atrás por la noche de un
vehículo, a estas sólo se les permite que emitan
luz roja. Estas luces pueden estar combinadas con las luces de
freno, o separadas de ellas. Cuando se encuentren combinadas, las
lámparas producen una luz más brillante de color
rojo para la luz de freno, y una luz más suave para la
función de luz de posición. Estas dos funciones se
pueden realizar por separado o por bombillas de doble
intensidad.
• Faros Automotriz: Son el conjunto de faros
utilizados en los automóviles para la iluminación
de los vehículos, estos se encuentran ubicados en la parte
frontal y trasera del mismo, son necesarios para la
señalización y visibilidad del
conductor.
• SAINT: Es un programa que se adapta a
cualquier empresa, sea grande o pequeña, ya que su base de
datos, menú y módulos son configurables, donde el
usuario puede añadir o eliminar las opciones que necesite,
dependiendo de la complejidad de la empresa. El programa Saint
controla las operaciones contables de una o varias empresas con
reportes adecuados a las exigencias de compañías
manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal
y satisface los requisitos de cualquier institución
financiera.
Cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar
la información desde el punto de vista comercial, es un
sistema de clasificación de asientos que se denomina tipos
de asiento haciendo más fácil la agrupación
de la información contable al momento de generar un
comprobante contable.
CAPITULO III
ASPECTOS
PROCEDIMENTALES
A continuación se presentan las
actividades que se ejecutaron durante la estadía en
planta:
1. Revisión y clasificación de la
información relacionada con control de inventario para
tener una visión del estudio.
2. Describir la situación actual en la que se
encuentra el inventario de la Familia de Faros para identificar
los problemas que se presentan en esta área.
3. Entrevistas no estructuradas al personal que labora
en el área para conocer mejor los procedimientos que se
emplean en el almacén, también para saber cuales
son las caracterizas de cada producto almacenado.
4. Hacer un seguimiento de las actividades y
procedimiento ejecutados en el área, para lograr una
metodología más efectiva en el control de
inventario.
5. Crear Sub-Familia entre la familia de Faros
Automotriz, tomando en cuenta los distintos tipos de Faros
(Delanteros, Stop, Neblineros).
6. Elaborar un Formulario de Inventario para obtener la
información de las distintas aplicaciones de los
productos, Partiendo de las Familias y Sub- Familias, así
como las características del vehiculo (Marca del Vehiculo,
Modelo del Vehiculo, Versión del Vehiculo, Año del
Vehiculo).
7. Elaborar un Formulario de Inventario para obtener la
información de las distintas características del
fabricante del producto (Marca de Producto, Código de la
Marca del Producto, País de Fabricación del
Producto).
8. Realizar un estudio de distribución de planta
para el área de almacén, con el fin de lograr la
mejor eficiencia y efectividad del nuevo de
almacén.
9. Organizar por orden alfabético los Modelos de
los Vehículos dentro de cada Sub-Familia en la nueva
área de almacén para obtener una búsqueda
más efectiva.
10. Sincerar el inventario físico del sistema
SAINT con el inventario físico real, para mantener el
control del inventario de las entradas y salidas y saldos finales
de inventario.
11. Renombrar de manera precisa, universal y adecuada
para lograr la búsqueda de los productos por
descripción.
TABLA 1: Cronograma de Actividades
Ejecutadas
Técnicas e Instrumentos de
Recolección de Información
Según Sabino A, Carlos (2002), un instrumento de
recolección de datos es"…Cualquier recurso de
que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos
y extraer de ellos la información". (p.
143).
Basándonos en Sabino se indicara las
técnicas utilizadas y los instrumentos necesarios para
alcanzar la información necesaria.
• Entrevistas:
Según Sabino A, Carlos (2002) plantea
que"…La entrevista es una forma específica de
la interacción social que tiene por objeto recolectar
datos para una investigación." (p.62).
Las entrevistas no estructuradas son el punto más
importante en la recolección de información, ya que
será nuestra fuente precisa y detallada, de modo que, se
podrá levantar la información necesaria para
conocer la ejecución de las actividades realizadas, de
manera directa con el personal encargado en el área de
almacén.
• Observación
Directa:
Sabino A, Carlos (2002), plantea que "La
observación directa resulta útil y viable cuando se
trata de conocer hechos o situaciones que de algún modo
tienen un cierto carácter público, o que por lo
menos no pertenecen estrictamente a la esfera de conductas
privadas de los individuos."
Esta técnica será utilizada para
identificar todos los productos de la Familia de Faros Automotriz
que se encuentran en el Área de Almacén, con el fin
de observar y analizar la condición de esta
Familia.
• Materiales
Para obtener la información
necesaria para la recolección de datos se empleara
instrumentos como los que siguen a
continuación:
Ø Lapicero y papel: De gran utilidad para las
entrevistas y anotaciones relevantes.
Ø Cámara Fotográfica: Indispensable
para describir la situación actual del inventario de forma
grafica.
Ø Computadora Portátil: Necesario para
procesar información y datos obtenidos.
Ø Dispositivo de Almacenamiento: Se utilizara
para el almacenamiento de toda la información concerniente
al proyecto realizado, por su facilidad de manejo y bajo costo,
para el respaldo de la información.
CAPITULO IV
ANALISIS DE LOS
RESULTADOS
Situación actual del inventario
de la Familia de Faros en el Almacén de
Inversiones Modelo, C.A.
Actualmente Inversiones Modelo, C.A. no maneja
ningún tipo de control de inventario, por lo tanto, es
difícil obtener información de cada producto de la
Familia de Faros Automotriz que se encuentra en la empresa. El
área de almacén posee un sector donde están
dispuestas las distintas familias de Faros Automotrices, que a su
vez, están agrupadas según el tipo de
Faro.
El espacio requerido para el almacenamiento es
deficiente para poder llevar un control del inventario, debido a
que la cantidad de volumen que ocupa la Familia de Faros
Automotriz es grande. Algunas veces por falta de espacio se
coloca esta Familia de Faros en el lugar de otros productos que
no pertenecen a la misma, solo por buscar un sitio donde no
interrumpa el proceso de despacho.
El inventario del Sistema Administrativo no es preciso
con la realidad, por consiguiente, se desconoce cualquier tipo de
información del inventario. La empresa elabora un
inventario manual cada vez que es necesario realizar una compra
para abastecer el stock del producto.
La entrada de productos en el sistema se hace de manera
adecuada, pero la salida no se genera de forma correcta, causando
un total descontrol del inventario.
Se utiliza un código para el modelo de cada Faro,
sin tomar en cuenta características de gran importancia a
la hora de efectuar una venta (marca del faro, lado del faro),
causando imprecisión de las características y
cantidades del producto.
Estos aspectos dan como resultado un total descontrol en
el inventario de la Familia de Faros, con llevando a que los
despachos no se efectúen de manera eficiente y provocando
perdida de tiempo, por lo que es necesario resolver lo antes
posible esta problemática.
Sub-Familia para los distintos tipos de
Faros.
Los Faros Automotriz representan un universo extenso en
el mundo de los repuestos, por ello, es necesario
sub-clasificarlos de manera eficiente para poder lograr un mejor
control de estos productos. Se analizo todo el universo que
conforma los Faros Automotriz, consiguiendo vertientes
principales dentro de este mundo extenso de repuesto, para lo
cual se tomo como Sub-Familia tres grandes grupos:
• Faros Delantero
• Faros Neblineros
• Faros Stop
Se determino en gran parte estos tres grupos de Faros
Automotrices, como resultado de, la disposición de las
listas o catálogos de productos ofrecidos por los
proveedores donde lo identifican y clasifican de esta
manera.
Logrando con esto poder manejar la información de
una manera única y universal para facilitar el lenguaje
empleado a la hora de emitir algún pedido.
Formulario de Inventario para obtener la
información de las aplicaciones del Producto, Familia y
Sub-Familia (Marca del Vehiculo, Modelo del Vehiculo,
Versión del Vehiculo, Año del
Vehiculo).
Para lograr una información certera de los
productos que se maneja en el inventario, es necesario conocer
todas sus características al momento de ejecutar una
venta, para evitar perdida de tiempo y retraso a la hora de dar
respuesta si se encuentra o no lo que el cliente esta
buscando.
Para mejorar la situación anterior fue
indispensable la creación de un Formulario de Inventario
donde se puede conocer toda la información del producto en
lo que aplicación se refiere. (Ver Formulario
1).
Formulario de Inventario para obtener la
información de las características del fabricante
del producto (Marca del Producto, Código de la Marca del
Producto, País de Fabricación del
Producto).
La distintas Marcas de productos que existen en la
Familia de Faros Automotriz obliga a tener el conocimiento de las
características del fabricante, ya que, es necesario
proporcionar al cliente la diferencia entre las distintas Marcas
que puede haber en un mismo producto.
Por lo tanto fue de vital importancia la creación
de un Formulario de Inventario donde se recopilo toda la
información del producto basado en las
características del fabricante. (Ver Formulario
2).
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