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Mantenimiento institucional



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    1.0 1. OBJETIVO Establecer y mantener los parámetros para
    el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas
    verdes, Redes Eléctricas, Hidrosanitarias, de
    Telecomunicaciones Redes de Gases y demás implementos que
    garantizan la calidad en la prestación de los servicios de
    la Universidad. 2. ALCANCE Involucra a todas las dependencias de
    la Universidad y aplica para todos los espacios, equipos,
    edificios, muebles y enseres para apoyar el cumplimiento de la
    misión de la Universidad. Comprende desde la Solicitud de
    Mantenimiento, la programación, la asignación de
    Recursos la ejecución y verificación de la Calidad
    de los Trabajos. 3. DEFINICIONES 3.1. Contrato Convención
    jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual
    uno o varios subcontratistas prestan servicios de mantenimiento
    Preventivo y Correctivo a los espacios, equipos, edificios,
    muebles y enseres de la Universidad. 3.2. Emergencia Todo hecho
    fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y/o
    personas de la Institución, por lo cual debe
    dársele una solución inmediata. 3.3. Mantenimiento
    Actividad Técnico – Administrativa dirigida
    principalmente a prevenir averías, restablecer la
    infraestructura y la dotación a su estado normal de
    funcionamiento, a mejorar el desempeño de los equipos.
    Existen tres clases de mantenimiento, mantenimiento correctivo,
    preventivo y predictivo. En la Universidad se cuenta con una
    Sección de Mantenimiento encargada de las labores de
    predicción, diagnostico, reparación, mantenimiento
    y conservación de los bienes Muebles e inmuebles de la
    Universidad del Valle.

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    1.0 3.4. Mantenimiento Correctivo Acción necesaria tomada
    para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o
    demás implementos que hayan cesado su actividad por un
    daño o por deterioro. 3.5. Mantenimiento Preventivo
    Acción necesaria tomada para alargar la vida de un equipo,
    un edificio, un bien o demás implementos y prevenir
    periodos de paralización de trabajo imprevistos. El
    propósito del mantenimiento preventivo consiste en
    planificar los periodos de paralización de trabajo en
    momentos específicos para inspeccionar y alistar los
    equipos y demás implementos, así previniendo
    reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos
    necesarios. 3.6. Mantenimiento Predictivo Acción necesaria
    tomada para predecir los momentos en los cuales se le debe
    realizar el mantenimiento y conservación de los equipos,
    edificios, bienes y demás implementos utilizados en la
    Universidad. 3.7. Plan de Mantenimiento Instrumento gerencial
    diseñado para proporcionar acciones sistemáticas de
    trabajo al Departamento o servicio de mantenimiento de cada
    institución. El plan de mantenimiento incluye los
    objetivos, metas, programación de actividades, recursos
    humanos, físicos, tecnológicos y financieros,
    necesarios para cumplir con los objetivos propios de cada
    institución. 3.8. Reemplazar Retirar piezas o partes de un
    equipo, edificio, bien o demás por otra debido a su
    deterioro o daño irreparable. 3.9. Reparar Arreglar las
    piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás
    debido a su daño. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES
    GENERALES 4.1. Normatividad Resolución No. 014 del Consejo
    Superior de Marzo 26 de 2004 por la cual se reglamenta la
    Administración de la Planta Física de la
    Universidad del Valle.

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    1.0 4.2. Resolución 2400 de 1979, emanada del Ministerio
    de trabajo y Seguridad Social. "Estatuto General de
    Seguridad”. Resolución 1016 de 1989, de los
    Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, la cual
    establece el funcionamiento de los Programas de Salud Ocupacional
    en las empresas. Artículos 10 y 11. Convención
    Colectiva de Trabajadores Oficiales. Universidad del Valle. El
    Acuerdo 004 de 1984 del Consejo superior de la Universidad del
    Valle, " Por el cual se expide el Estatuto de Personal
    Administrativo". Resolución 010. Febrero 13 de 2004.
    Emanada de Rectoría. “Contratación de
    Supernumerarios”. Circular No. 003 de 2003 de
    Rectoría. “Carné de identificación
    Laboral”. Circular conjunta. Contraloría
    Procuraduría de 2003. "Responsabilidad de Bienes". Norma
    NTC ISO 14000 y 14001: Sistema de Administración
    Ambiental. Ley 200 de 2005. Por lo cual se adopta Código
    Disciplinario Único. Normas RETIE. “Reglamento
    Técnico para instalaciones Eléctricas”.
    Normatividad, Políticas y Condiciones respecto a la
    Planeación de Actividades La Universidad del Valle tiene
    los siguientes componentes: a. Sistema de Planta Física:
    Corresponde a la estructura de los Edificios (en su parte interna
    – externa). b. Sistema Eléctrico. c. Sistema
    Hidrosanitario. d. Sistema de Gases.

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    1.0 e. Sistema de Telecomunicaciones Voz y datos. 4.3.
    Normatividad, Políticas, y Condiciones respecto al Plan de
    Mantenimiento El plan de mantenimiento de la infraestructura y
    dotación presentara los siguientes objetivos: – Asegurar
    la asignación de los recursos destinados por la
    institución, de los montos necesarios para el desarrollo
    de las labores de mantenimiento, conforme a las necesidades
    previstas y manifiestas. – Distribuir los recursos humanos,
    físicos y económicos con el fin de cubrir las
    tareas de mantenimiento. – Suministrar a las directivas de la
    institución y demás dependencias el cronograma de
    mantenimiento para que estas actúen coordinadamente, de
    igual manera proporcionar medios para el control y
    evaluación de la gestión de mantenimiento. Los
    planes de mantenimiento serán de elaboración anual
    y se sugiere que incluyan como mínimo dos
    capítulos, uno para la infraestructura y otro para la
    dotación: Capitulo: Mantenimiento de la Infraestructura
    • Edificios • Instalaciones Eléctricas •
    Redes o Sistemas: Eléctricos, de Sistemas y
    Comunicaciones, telefónicas, hidráulicas y de
    vapor, redes de alcantarillado, redes de conducción de
    gases. • Áreas Adyacentes a las edificaciones. •
    Otros pertenecientes a la Infraestructura. Capitulo:
    Mantenimiento de la Dotación • El equipo de Docencia
    Plantas Eléctricas • Equipos de Oficina
    CalderasBombas de agua • Autoclaves y equipos de
    esterilización • Equipos de refrigeración y
    aire acondicionado • Equipos relacionados con servicios de
    apoyo hospitalario • Otros equipos industriales •
    Equipos de seguridad

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    1.0 • • • • • El equipo
    biomédico. Los muebles para uso administrativo y para uso
    de la docencia Equipos de Computo Centrales Telefónicas
    Equipos de radiocomunicaciones. Los costos de mantenimiento de la
    infraestructura de suministros y evacuación referida a
    zonas comunes y de uso público, tales como red
    hidráulica, red eléctrica, red de alcantarillado
    (pluvial y sanitario), porterías vehiculares, sistemas
    vial interno, vías peatonales, baños
    públicos, cubiertas, fachadas, andenes, corredores, puntos
    fijos, ascensores, plazoletas y parqueaderos serán
    asumidos por la Administración Central de la Universidad.
    El costo de mantenimiento al interior de cada edificio
    será financiado por la Facultad o Dependencia respectiva
    con recursos de fondo especial o cofinanciado, con recursos del
    fondo común o por convenio. Los daños de una zona
    que afecten otra, serán solucionados en conjunto por las
    dos zonas involucradas. Las emergencias que se presenten en las
    Sedes de San Fernando y Meléndez por fuera del horario
    laboral serán atendidas por el funcionario responsable
    encargado, el cual se programará por turnos. El personal
    asignado a cada zona (funcionarios encargados de la zona y
    funcionarios de apoyo) se rotará anualmente basado en los
    programas y proyectos que se tenga. La verificación de la
    realización de la poda de árboles del circuito
    interno será programada para que los Encargados de las
    Zonas de Meléndez la lleven a cabo por turnos. El
    Coordinador encargado de cada Sistema deberá efectuar la
    gestión administrativa de las operaciones que se requieren
    desarrollar. Semanalmente la Jefatura de la Sección
    realizará reuniones de seguimiento y control de
    Sistemas.

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    1.0 Una vez al mes el Jefe de la Sección convocará
    a reunión general de todos los Sistemas. El encargado de
    cada Sistema presentará los primeros 5 días de los
    meses de marzo, junio, septiembre y diciembre un informe escrito
    de la gestión realizada durante el trimestre 4.3.1.
    Distribución Geográfica del Campus Z O N A E S P A
    C IO 301 313 314 315 ZO N A E SP A C IO 331 332 333 334 2 316 317
    318 320 A g o ra F u n d a c ió n 3 335 336 338 340 341
    343 344 345 347 348 349 350 351 353 354 355 356 ZONA ESPACIO 380
    381 382 383 384 385 357 358 360 361 lago 1 386 387 388 ZONA 4
    ESPACIO San Fernando 389 390 391 Lago

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    1.0 4.3.2. Diagrama General de Funcionamiento USUARIOS / FACULTAD
    Solicitud de Mtto por Daños Verificación de la
    disponibilidad presupuestal FUNCIONARIOS DE MTTO (Supervisor de
    Mtto por Zonas) Detección de Daños por
    Supervisión Recepcion y Clasificacion de Solicitudes de
    mantenimiento PROVEEDOR Ejecucion del Mtto. JEFATURA DE MTTO. Y
    EJECUCIÓN DE OBRAS Control de las ordenes de trabajo de
    cada zona Verificacion de la DIVISIÓN FINANCIERA
    Realizacion del proceso de pago VER PROCESO PROPUESTO POR COMPRAS
    Y FINANCIERO ejecucion Decision del Ejecución de Mtto
    Registro Presupuestal No Revisión
    Política Institucional para ejecución del Mtto. por
    Fondo Común proveedor de acuerdo a listado de proveedores
    contratados Elaboracion de Orden de Trabajo con especificaciones
    (ppto) Elaboración de la Orden de Servicio (Pedido al
    Proveedor) Informe al solicitante o al Jefe/Director de Unidad
    Academica Establecimiento o del cumplido de la ejecución
    de Mtto. Informe al Proveedor de la ejecucion del Mtto
    Envío de documentos para pago a la División
    Financiera DEFINITIVO Interventoria a la ejecucion Informe de
    interventoria de la ejecucion del Mtto FAVOR ELIMINAR UNA VEZ
    RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL

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    1.0 La clasificación de las solicitudes de Mantenimiento
    se clasifican de acuerdo al tiempo de Respuesta e impacto del
    daño o Avería. PRIORIDAD 1: – Daños en
    baños Públicos (Iluminación,
    Plomería). – Daños que originan suspensión
    de agua, Energía, Teléfonos. PRIORIDAD 2 – Chapas
    de escritorios. – Cambio puertas internas. – Revisión
    Aires Acondicionados. PRIORIDAD 3 – Varas parqueaderos. – Copia
    Llaves. – Adecuaciones. – Traslado Mobiliarios. – Daños
    por violación de chapas y cerraduras. – Filtraciones en
    techos que impliquen goteras al interior de las Oficinas. –
    Cambio de Vidrios – Reparación de Accesorios. 4.3.3.
    Atención de Emergencias Ubicación: • El
    funcionario encargado deberá cumplir con los siguientes
    requisitos para su ubicación – Teléfonos
    disponibles / Beeper / Celular / Avantel – Radios 24 horas
    – Disponibilidad Inmediata Condición: – El
    funcionario que por fuerza mayor no pueda responder en el turno
    asignado deberá solicitar previamente el reemplazo a
    través de la Jefatura de la Sección

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    1.0 – – – – Trámite: La
    información de la emergencia se canalizará a
    través del Jefe de la Sección o los Supervisores de
    la Sección de Seguridad y Vigilancia. El funcionario
    encargado de las emergencias presentará un informe mensual
    de la gestión realizada. La emergencia se atenderá
    estableciendo los procedimientos que se requieran como es el caso
    de las entidades prestadoras de servicios (Emcali, Gases de
    Occidente, Contratistas, etc.) Cada Encargado dispondrá
    del listado contratista que presta el servicio las 24 horas al
    día. 5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL No aplica.

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    1.0 6.1. 6.2. 6. PROCEDIMIENTOS ?: Indica que se trata de una
    Actividad de Control. Elaboración de Plan de Mantenimiento
    ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Elaborar el Plan A-
    Identificar los Objetivos a Cumplir de Mantenimiento de la
    Universidad Jefe y Coordinador de la Sección de
    Mantenimiento del Valle B- Estructurar el Plan de Mantenimiento
    Jefe y Coordinador de la Sección de Mantenimiento C-
    Establecer las metas e indicadores a cumplir anualmente 2.
    Presentar el Plan A – Presentar el Plan de Mantenimiento
    Anual a la de Mantenimiento Oficina de Planeación y
    Desarrollo Institucional. B- Aprobar Plan de Mantenimiento Anual
    ? C- Poner en marcha Plan de Mantenimiento aprobado.
    Ejecución de Mantenimiento Preventivo Jefe y Coordinador
    de la Sección de Mantenimiento Jefe de Sección de
    Mantenimiento Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo
    Institucional Jefe de Sección de Mantenimiento Plan de
    Mantenimiento Plan de Mantenimiento Aprobado ETAPA 1.
    Detección de necesidad de ACTIVIDAD A- Revisar de manera
    periódica cada uno de los Sistemas. RESPONSABLE
    Coordinador de Mantenimiento REGISTROS Mantenimiento B- Radicar
    la solicitud de Mantenimiento Preventivo con la Secretaria de la
    Sección 2. Análisis de las A – Analizar con el Jefe
    de Sección la Prioridad de Coordinador de Mantenimiento
    Jefe de Sección y Solicitud de Mantenimiento Listado de
    Solicitudes Ejecución del Mantenimiento Preventivo
    Coordinador de la Prioridades Sección de Mantenimiento B-
    Aprobar las Solicitudes de Mantenimiento ? Jefe de Sección
    de Mantenimiento C- Entregar las solicitudes aprobadas al
    Supervisor Jefe de Sección de de Mantenimiento
    Mantenimiento

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    1.0 6.3. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 3.
    Planeación de la A- Analizar la Solicitud y decidir si se
    puede Jefe de Sección y Ejecución ejecutar con
    personal propio o contratado y si se tienen los materiales o se
    requiere su adquisición ? Coordinador de Sección de
    Mantenimiento B- Diligenciar la solicitud de servicio con esta
    información Supervisor de Mantenimiento por Zonas
    Solicitud de Servicio 4. Ejecución con personal propio A-
    Ejecutar el Mantenimiento con Personal Propio o Contratado B-
    Realizar supervisión a la ejecución ? Funcionario
    de Mantenimiento Coordinador de Mantenimiento C- Elaborar informe
    de cumplido y entregar al Jefe de la Sección de
    Mantenimiento Coordinador de Mantenimiento Informe de Cumplido 5.
    Presentar informe A- Elaborar informe de Mantenimiento Preventivo
    y Jefe de Sección de Informe de Gestión de
    Gestión Correctivo ejecutados en el semestre Mantenimiento
    B- Presentar informe de Gestión Semestral al Vicerrector
    Administrativo y al Jefe de Oficina de Planeación y
    Desarrollo Institucional Ejecución de Mantenimientos
    Correctivos Jefe de Sección Mantenimiento Informe de
    Gestión Semestral ETAPA 1. Detección de necesidad
    de ACTIVIDAD A- Detectar la necesidad de mantenimiento por
    Supervisión. Pasar a Etapa 2. ? RESPONSABLE Supervisor de
    Mantenimiento por REGISTROS Mantenimiento B- Informar a la
    Coordinación Administrativa de su Dependencia las
    necesidades de Mantenimiento C- Realizar solicitud a la
    Secretaria de la Sección de Mantenimiento Sistemas
    Dependencia Solicitante Coordinador Administrativo 2.
    Análisis de las A – Recepcionar y radicar las
    Solicitudes de Secretaria de la Solicitud de Solicitudes
    Mantenimiento Sección de Mantenimiento Mantenimiento B-
    Analizar y Aprobar las Solicitudes de Mantenimiento ? Jefe de
    Sección de Mantenimiento Coordinadores

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    1.0 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS C- Entregar las
    solicitudes aprobadas al Coordinador de Mantenimiento de cada
    Sistema 3. Planeación de la A- Analizar la Solicitud y
    decidir si se puede Jefe de Sección de Mantenimiento
    Coordinador de Ejecución ejecutar con personal propio o
    contratado y si se tienen los materiales o se requiere su
    adquisición ? Mantenimiento por Sistemas B- Diligenciar la
    solicitud de servicio con esta información Coordinador de
    Mantenimiento por Sistemas Solicitud de Servicio 4.
    Ejecución con personal propio A- Ejecutar el Mantenimiento
    con Personal Propio o Contratado Coordinador de Mantenimiento por
    Programación de Personal Sistema B- Ejecutar el
    Mantenimiento C- Realizar supervisión a la
    ejecución ? Operario de Mantenimiento Coordinador de
    Mantenimiento D- Elaborar informe de cumplido y entregar al Jefe
    de la Sección de Mantenimiento Coordinador de
    Mantenimiento Informe de Cumplido 5. Selección del A-
    Consultar base de datos o listado de Coordinador de Contratista
    cuando proveedores con contratos no se ejecuta con Mantenimiento
    personal propio. B- Seleccionar el contratista idóneo para
    realizar el mantenimiento Coordinador de Mantenimiento C-
    Solicitar una cotización del trabajo según su costo
    aproximado y continuar tramites de acuerdo (Estatuto de
    Contrataciones. Resolución No. 046 de Julio de 2004 CS) D-
    Entregar cotizaciones a la Secretaria de la Sección de
    Mantenimiento E- Radicar cotización en el archivo
    correspondiente F- Entregar las cotizaciones al Jefe de la
    Sección de Mantenimiento G- Autorizar la ejecución
    de ítems cotizados, determinar tipo de orden de pedido
    (obra, servicio, compra, otro), fondo utilizado para financiar el
    trabajo y pólizas requeridas ? Coordinador de
    Mantenimiento Técnico Administrativo Proponente Secretaria
    de Sección de Mantenimiento Secretaria de Sección
    de Mantenimiento Jefe de Sección de Mantenimiento
    Solicitud de Cotización Cotización Proveedor

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    1.0 ETAPA ACTIVIDAD H- Entregar cotización con firma de
    aprobación al Técnico de Mantenimiento y registrar
    inicio de RESPONSABLE Técnico Administrativo REGISTROS
    trámites 6. Elaboración y Trámite de
    Certificados y Registros Presupuéstales A- En el caso de
    financiación por Fondos Especiales informar a la Unidad
    Solicitante para la elaboración de Certificado de
    Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal
    Técnico Administrativo B- Elaborar y tramitar el
    Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro
    Presupuestal. (Ver Procedimiento de Ejecución del Gasto)
    C- Si es por el Fondo Común o Fondo de Mantenimiento. D-
    Elaborar certificado de disponibilidad presupuestal CDP a
    través de Interfinanzas, verificando sumatoria en la
    cotización E- Imprimir versión en PDF del CDP en
    trámite, adjuntar copia de la cotización y entregar
    Operador Unidad Solicitante Técnico Sección de
    Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento
    Técnico Sección de Mantenimiento Certificado de
    Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal Certificado
    de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad
    documentos al Jefe de División. F- Revisar y firmar CDP
    impreso y aprobar o rechazar a través de interfinanzas el
    CDP correspondiente ? G- Entregar al técnico de
    mantenimiento CDP impreso firmado y cotización adjunta H-
    Entregar a la Vicerrectoría Administrativa CDP firmado y
    cotización adjunta. I- Aprobar el Certificado de
    Disponibilidad Presupuestal ? J- Aprobar Certificado de
    Disponibilidad en Interfinanzas ? K- Verificar
    periódicamente a través de interfinanzas, el estado
    de aprobación del CDP ? Jefe de Sección
    Mantenimiento Jefe de Sección de Mantenimiento
    Técnico Sección de Mantenimiento Vicerrector
    Administrativo Coordinador Administrativo de Vicerrectoría
    Administrativa Técnico Sección de Mantenimiento
    Presupuestal CDP

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    1.0 ETAPA ACTIVIDAD L- Entregar CDP impreso y cotización
    adjunta firmado por el Vicerrector Administrativo. RESPONSABLE
    Secretaria de Vicerrectoría REGISTROS Administrativa M-
    Una vez aprobado el CDP en Interfinanzas, determinar su
    número definitivo y elaborar el Registro Presupuestal
    correspondiente a la cotización original. N- Aprobar en
    Interfinanzas el Registro Presupuestal ? O- Aprobar en
    Interfinanzas el Registro Presupuestal ? P- Aprobar en
    Interfinanzas el Registro Presupuestal. (Adjudicación del
    contrato) ? Q- Realizar Registro Presupuestal en Finanzas
    Técnico Sección de Mantenimiento Jefe de
    Sección de Mantenimiento Coordinador Administrativo de
    Vicerrectoría Administrativo Vicerrector Administrativo
    Profesional Sección de Presupuesto Registro Presupuestal
    Registro Presupuestal R- Realizar seguimiento a través de
    Interfinanzas Técnico Sección de del proceso de
    aprobación del Registro Presupuestal, solicitar acelerar
    el procedimiento cuando este se detenga y suministrar documentos
    solicitados por los funcionarios que participan en el proceso de
    aprobación si fuera necesario. Mantenimiento 7.
    Elaboración y A- Una vez aprobado el Registro Presupuestal
    crea Técnico Sección de Tramite de la Orden en el
    listado de consecutivos la Orden contractual Mantenimiento
    Contractual asignándole un número disponible. B-
    Crear la carpeta correspondiente a la nueva orden contractual y
    la entrega con la documentación (cotización,
    registro presupuestal y demás soportes) al auxiliar de
    oficina. Técnico Sección de Mantenimiento C- Firmar
    constancia de recepción de documentos Técnico
    Sección de Constancia de adjunta a la carpeta D- Elaborar
    la Orden Contractual (Ver Procedimiento de Ejecución del
    Gasto) E- Elaborar Formato F-30 de la Contraloría,
    sí la Orden Corresponde a una Obra Pública
    Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento
    Técnico Sección de Mantenimiento Recepción
    Documento Contractual Formato F-30

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    1.0 ETAPA ACTIVIDAD F- Entregar la orden Contractual elaborada
    (original y copia) al Técnico de Mantenimiento.
    RESPONSABLE Auxiliar de Oficina de Sección de REGISTROS
    Mantenimiento G- Firma constancia de recepción de
    documentos Técnico Sección de adjunta a la carpeta
    (casilla fin elaboración de orden Mantenimiento
    Contractual) H- Entregar Orden Contractual al Jefe de
    Sección Técnico Sección de para firma y
    asignación de la obra a un coordinador. Entregar orden
    Contractual a Jefe de División para firma. I- Entregar a
    Vicerrector Administrativo para aprobación de Orden
    Contractual J- Aprobar Orden Contractual ? K- Citar al
    contratista para legalizar la Orden Contractual. L- Firmar Orden
    Contractual M- Recibir pólizas en caso de requerirlas N-
    Entregar pólizas al Profesional DABS O- Revisar
    pólizas y entregar formato de aprobación de
    pólizas al técnico de la Sección. ? P-
    Entregar a Coordinador de cada Sistema seleccionado por el Jefe
    de Sección la copia de la orden contractual para
    supervisar la obra. Q- Firmar constancia de recepción de
    documentos adjunta a la carpeta Mantenimiento Vicerrector
    Administrativo Técnico Sección de Mantenimiento
    Proveedor Técnico Sección de Mantenimiento
    Técnico Sección de Mantenimiento Coordinador
    Administrativo Técnico Sección de Mantenimiento
    Coordinador de Mantenimiento 8. Inicio y Ejecución A-
    Elaborar acta de inicio considerando fecha de del Mantenimiento
    comienzo de la obra pactada con el contratista. B- Ejecutar el
    mantenimiento Coordinador de Mantenimiento Proveedor Acta de
    Inicio

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    1.0 ETAPA ACTIVIDAD C- El día que termine la obra
    según plazo establecido en la orden contractual,
    considerado a RESPONSABLE Coordinador de Mantenimiento REGISTROS
    Acta de Recibo Final partir de la fecha del acta de inicio,
    elaborar acta de recibo final y anexo en el que describe cada
    ítem de la obra señalando la cantidad ejecutada y
    el valor total. D – Según el anexo del acta de recibo
    final, solicitar al contratista la factura correspondiente a la
    Orden Contractual ejecutada. Coordinador de Mantenimiento E-
    Entregar factura, acta de inicio, acta de recibo final y
    documento anexo, al técnico de la Sección de
    Mantenimiento. Para efectos de seguimiento de las obras,
    presentar un informe del estado de sus obras semanalmente al Jefe
    de Sección F- Revisar las actas y factura. ? G- Firmar
    constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta
    H- Entregar orden contractual, factura, actas y Supervisor de
    Mantenimiento por Zonas Técnico Sección de
    Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento
    Técnico Sección de Factura Constancia de
    Recepción de Documentos demás soportes existentes
    al auxiliar de oficina para Mantenimiento elaborar Solicitud de
    Pago I- Firmar constancia de recepción de documentos
    Técnico Sección de adjunta a la carpeta
    Mantenimiento 9. Elaboración y A- Elaborar Solicitud de
    Pago a través de Técnico Sección de
    Solicitud de Pago Trámite de Interfinanzas o en formato
    manual. Adjunta copia de Mantenimiento Solicitudes de Pago los
    soportes requeridos para el pago y formato de contraloría
    correspondiente. B- Entregar al Jefe de Sección y Jefe de
    División para firma Técnico Sección de
    Mantenimiento C- Elaborar certificado de recepción de
    documentos Técnico Sección de Certificado de
    correspondiente a las órdenes contractuales que
    serán remitidas a la Vicerrectoría Administrativa o
    a planeación. Mantenimiento Recepción de
    Documentos

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    1.0 6.4. ETAPA ACTIVIDAD D – Entregar Solicitud de Pago a la
    Vicerrectoría Administrativa o planeación y
    archivar el certificado RESPONSABLE Técnico Sección
    de Mantenimiento REGISTROS de recepción de documentos
    sellado por esta dependencia. E- Entregar al Técnico de
    Mantenimiento la Solicitud de Pago firmada por el Ordenador del
    Gasto. Secretaria de Vicerrectoría Administrativa F-
    Elaborar certificado de recepción de documentos
    Técnico Sección de Certificado de para remitir la
    orden a presupuesto. G- Fotocopiar la Solicitud de Pago y
    documentos adjuntos y entrega documentos a presupuesto.
    Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento
    Recepción de Documentos H – Archivar certificado de
    recepción de documentos Técnico Sección de
    Mantenimiento I – Procedimiento de Pago J- Entregar al
    Técnico de Mantenimiento la orden de gasto registrada por
    presupuesto. K- Firma constancia de recepción de
    documentos adjunta a la carpeta ? Apoyo a Eventos y Emergencias
    División Financiera Técnico Sección de
    Presupuesto Técnico Sección de Mantenimiento ETAPA
    1. Solicitud de Apoyo para Eventos ACTIVIDAD A- Solicitar apoyo
    para eventos y/o emergencias RESPONSABLE Miembro de la Comunidad
    REGISTROS Comunicación Escrita Funcionario Dependencia B-
    Especificar las características del poyo o Servicio C-
    Registrar el Servicio Miembro de la Comunidad Funcionario
    Dependencia Secretaria Sección de Mantenimiento

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    1.0 Facturas ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 2.
    Programación de A – Recibir información del
    Evento y/o Emergencia Apoyo al Evento y/o – evaluar la
    situación Emergencia B- Analizar y programar solicitud del
    servicio ? C- Asignar fecha y Operarios para ejecución del
    Servicio D- Supervisar el trabajo ejecutad o – Realizar
    visitas de inspección ? E- Verificar el servicio cumplido
    y/o emergencias Coordinador Sección de Mantenimiento Jefe
    de Sección de Mantenimiento y Coordinadores Coordinador
    Sección de Mantenimiento Coordinador Sección de
    Mantenimiento Jefe de Sección Registro Fotográfico
    6.5. atendidas ? F- Presentar informe de cumplido en el caso de
    Emergencia atendida y de la situación presentada al
    Vicerrector Administrativo Pago de Servicios Públicos
    Mantenimiento Jefe de Sección Mantenimiento e Informe
    Informe de Cumplido ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1.
    Tramite facturas A- Recibir Facturas de Servicio público (
    Acueducto, Técnico Sección de para pago de
    Energía, Teléfonos) y/o trasladarse a EMCALI por
    Mantenimiento Servicios Públicos ellas en caso de ser
    necesario B- Verificar que las facturas estén completas, y
    sean las correspondientes a la dependencia. ? Técnico
    Sección de Mantenimiento C- Registrar la
    información de las facturas en Hoja Técnico
    Sección de de Calculo D- Realizar la Orden de Gasto.
    E-Enviar Orden de Gasto al Jefe de Sección de
    Mantenimiento, Vicerrector Administrativo, Coordinador
    Administrativo para Vo.Bo. ? C- Enviar facturas, Solicitud de
    pago a la Sección Mantenimiento Técnico
    Sección de Mantenimiento Técnico Sección de
    Mantenimiento Técnico Sección de Copia de Facturas
    de Presupuesto, para trámite de Solicitud de Pago. Ver
    Manual de procedimiento de Ejecución del Gasto –
    Procedimiento 6.1. Ejecución del Gasto. Mantenimiento
    Solicitud de Pago

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    1.0 • 7. PROCESOS RELACIONADOS Proceso de Gestión
    Financiera Subproceso de Contratación y Compras Nacionales
    8. FORMATOS Solicitud de Mantenimiento F-01-MP-08-05-01 9. ANEXOS
    CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO 1.0 DESCRIPCIÓN
    Versión Inicial del Manual FECHA Nov. – 2008

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