1.0 1. OBJETIVO Establecer y mantener los parámetros para
el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas
verdes, Redes Eléctricas, Hidrosanitarias, de
Telecomunicaciones Redes de Gases y demás implementos que
garantizan la calidad en la prestación de los servicios de
la Universidad. 2. ALCANCE Involucra a todas las dependencias de
la Universidad y aplica para todos los espacios, equipos,
edificios, muebles y enseres para apoyar el cumplimiento de la
misión de la Universidad. Comprende desde la Solicitud de
Mantenimiento, la programación, la asignación de
Recursos la ejecución y verificación de la Calidad
de los Trabajos. 3. DEFINICIONES 3.1. Contrato Convención
jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual
uno o varios subcontratistas prestan servicios de mantenimiento
Preventivo y Correctivo a los espacios, equipos, edificios,
muebles y enseres de la Universidad. 3.2. Emergencia Todo hecho
fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y/o
personas de la Institución, por lo cual debe
dársele una solución inmediata. 3.3. Mantenimiento
Actividad Técnico – Administrativa dirigida
principalmente a prevenir averías, restablecer la
infraestructura y la dotación a su estado normal de
funcionamiento, a mejorar el desempeño de los equipos.
Existen tres clases de mantenimiento, mantenimiento correctivo,
preventivo y predictivo. En la Universidad se cuenta con una
Sección de Mantenimiento encargada de las labores de
predicción, diagnostico, reparación, mantenimiento
y conservación de los bienes Muebles e inmuebles de la
Universidad del Valle.
1.0 3.4. Mantenimiento Correctivo Acción necesaria tomada
para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o
demás implementos que hayan cesado su actividad por un
daño o por deterioro. 3.5. Mantenimiento Preventivo
Acción necesaria tomada para alargar la vida de un equipo,
un edificio, un bien o demás implementos y prevenir
periodos de paralización de trabajo imprevistos. El
propósito del mantenimiento preventivo consiste en
planificar los periodos de paralización de trabajo en
momentos específicos para inspeccionar y alistar los
equipos y demás implementos, así previniendo
reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos
necesarios. 3.6. Mantenimiento Predictivo Acción necesaria
tomada para predecir los momentos en los cuales se le debe
realizar el mantenimiento y conservación de los equipos,
edificios, bienes y demás implementos utilizados en la
Universidad. 3.7. Plan de Mantenimiento Instrumento gerencial
diseñado para proporcionar acciones sistemáticas de
trabajo al Departamento o servicio de mantenimiento de cada
institución. El plan de mantenimiento incluye los
objetivos, metas, programación de actividades, recursos
humanos, físicos, tecnológicos y financieros,
necesarios para cumplir con los objetivos propios de cada
institución. 3.8. Reemplazar Retirar piezas o partes de un
equipo, edificio, bien o demás por otra debido a su
deterioro o daño irreparable. 3.9. Reparar Arreglar las
piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás
debido a su daño. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES
GENERALES 4.1. Normatividad Resolución No. 014 del Consejo
Superior de Marzo 26 de 2004 por la cual se reglamenta la
Administración de la Planta Física de la
Universidad del Valle.
1.0 4.2. Resolución 2400 de 1979, emanada del Ministerio
de trabajo y Seguridad Social. "Estatuto General de
Seguridad”. Resolución 1016 de 1989, de los
Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, la cual
establece el funcionamiento de los Programas de Salud Ocupacional
en las empresas. Artículos 10 y 11. Convención
Colectiva de Trabajadores Oficiales. Universidad del Valle. El
Acuerdo 004 de 1984 del Consejo superior de la Universidad del
Valle, " Por el cual se expide el Estatuto de Personal
Administrativo". Resolución 010. Febrero 13 de 2004.
Emanada de Rectoría. “Contratación de
Supernumerarios”. Circular No. 003 de 2003 de
Rectoría. “Carné de identificación
Laboral”. Circular conjunta. Contraloría
Procuraduría de 2003. "Responsabilidad de Bienes". Norma
NTC ISO 14000 y 14001: Sistema de Administración
Ambiental. Ley 200 de 2005. Por lo cual se adopta Código
Disciplinario Único. Normas RETIE. “Reglamento
Técnico para instalaciones Eléctricas”.
Normatividad, Políticas y Condiciones respecto a la
Planeación de Actividades La Universidad del Valle tiene
los siguientes componentes: a. Sistema de Planta Física:
Corresponde a la estructura de los Edificios (en su parte interna
– externa). b. Sistema Eléctrico. c. Sistema
Hidrosanitario. d. Sistema de Gases.
1.0 e. Sistema de Telecomunicaciones Voz y datos. 4.3.
Normatividad, Políticas, y Condiciones respecto al Plan de
Mantenimiento El plan de mantenimiento de la infraestructura y
dotación presentara los siguientes objetivos: – Asegurar
la asignación de los recursos destinados por la
institución, de los montos necesarios para el desarrollo
de las labores de mantenimiento, conforme a las necesidades
previstas y manifiestas. – Distribuir los recursos humanos,
físicos y económicos con el fin de cubrir las
tareas de mantenimiento. – Suministrar a las directivas de la
institución y demás dependencias el cronograma de
mantenimiento para que estas actúen coordinadamente, de
igual manera proporcionar medios para el control y
evaluación de la gestión de mantenimiento. Los
planes de mantenimiento serán de elaboración anual
y se sugiere que incluyan como mínimo dos
capítulos, uno para la infraestructura y otro para la
dotación: Capitulo: Mantenimiento de la Infraestructura
• Edificios • Instalaciones Eléctricas •
Redes o Sistemas: Eléctricos, de Sistemas y
Comunicaciones, telefónicas, hidráulicas y de
vapor, redes de alcantarillado, redes de conducción de
gases. • Áreas Adyacentes a las edificaciones. •
Otros pertenecientes a la Infraestructura. Capitulo:
Mantenimiento de la Dotación • El equipo de Docencia
• Plantas Eléctricas • Equipos de Oficina •
Calderas • Bombas de agua • Autoclaves y equipos de
esterilización • Equipos de refrigeración y
aire acondicionado • Equipos relacionados con servicios de
apoyo hospitalario • Otros equipos industriales •
Equipos de seguridad
1.0 • • • • • El equipo
biomédico. Los muebles para uso administrativo y para uso
de la docencia Equipos de Computo Centrales Telefónicas
Equipos de radiocomunicaciones. Los costos de mantenimiento de la
infraestructura de suministros y evacuación referida a
zonas comunes y de uso público, tales como red
hidráulica, red eléctrica, red de alcantarillado
(pluvial y sanitario), porterías vehiculares, sistemas
vial interno, vías peatonales, baños
públicos, cubiertas, fachadas, andenes, corredores, puntos
fijos, ascensores, plazoletas y parqueaderos serán
asumidos por la Administración Central de la Universidad.
El costo de mantenimiento al interior de cada edificio
será financiado por la Facultad o Dependencia respectiva
con recursos de fondo especial o cofinanciado, con recursos del
fondo común o por convenio. Los daños de una zona
que afecten otra, serán solucionados en conjunto por las
dos zonas involucradas. Las emergencias que se presenten en las
Sedes de San Fernando y Meléndez por fuera del horario
laboral serán atendidas por el funcionario responsable
encargado, el cual se programará por turnos. El personal
asignado a cada zona (funcionarios encargados de la zona y
funcionarios de apoyo) se rotará anualmente basado en los
programas y proyectos que se tenga. La verificación de la
realización de la poda de árboles del circuito
interno será programada para que los Encargados de las
Zonas de Meléndez la lleven a cabo por turnos. El
Coordinador encargado de cada Sistema deberá efectuar la
gestión administrativa de las operaciones que se requieren
desarrollar. Semanalmente la Jefatura de la Sección
realizará reuniones de seguimiento y control de
Sistemas.
1.0 Una vez al mes el Jefe de la Sección convocará
a reunión general de todos los Sistemas. El encargado de
cada Sistema presentará los primeros 5 días de los
meses de marzo, junio, septiembre y diciembre un informe escrito
de la gestión realizada durante el trimestre 4.3.1.
Distribución Geográfica del Campus Z O N A E S P A
C IO 301 313 314 315 ZO N A E SP A C IO 331 332 333 334 2 316 317
318 320 A g o ra F u n d a c ió n 3 335 336 338 340 341
343 344 345 347 348 349 350 351 353 354 355 356 ZONA ESPACIO 380
381 382 383 384 385 357 358 360 361 lago 1 386 387 388 ZONA 4
ESPACIO San Fernando 389 390 391 Lago
1.0 4.3.2. Diagrama General de Funcionamiento USUARIOS / FACULTAD
Solicitud de Mtto por Daños Verificación de la
disponibilidad presupuestal FUNCIONARIOS DE MTTO (Supervisor de
Mtto por Zonas) Detección de Daños por
Supervisión Recepcion y Clasificacion de Solicitudes de
mantenimiento PROVEEDOR Ejecucion del Mtto. JEFATURA DE MTTO. Y
EJECUCIÓN DE OBRAS Control de las ordenes de trabajo de
cada zona Verificacion de la DIVISIÓN FINANCIERA
Realizacion del proceso de pago VER PROCESO PROPUESTO POR COMPRAS
Y FINANCIERO ejecucion Decision del Ejecución de Mtto
Sí Registro Presupuestal No Revisión
Política Institucional para ejecución del Mtto. por
Fondo Común proveedor de acuerdo a listado de proveedores
contratados Elaboracion de Orden de Trabajo con especificaciones
(ppto) Elaboración de la Orden de Servicio (Pedido al
Proveedor) Informe al solicitante o al Jefe/Director de Unidad
Academica Establecimiento o del cumplido de la ejecución
de Mtto. Informe al Proveedor de la ejecucion del Mtto
Envío de documentos para pago a la División
Financiera DEFINITIVO Interventoria a la ejecucion Informe de
interventoria de la ejecucion del Mtto FAVOR ELIMINAR UNA VEZ
RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL
1.0 La clasificación de las solicitudes de Mantenimiento
se clasifican de acuerdo al tiempo de Respuesta e impacto del
daño o Avería. PRIORIDAD 1: – Daños en
baños Públicos (Iluminación,
Plomería). – Daños que originan suspensión
de agua, Energía, Teléfonos. PRIORIDAD 2 – Chapas
de escritorios. – Cambio puertas internas. – Revisión
Aires Acondicionados. PRIORIDAD 3 – Varas parqueaderos. – Copia
Llaves. – Adecuaciones. – Traslado Mobiliarios. – Daños
por violación de chapas y cerraduras. – Filtraciones en
techos que impliquen goteras al interior de las Oficinas. –
Cambio de Vidrios – Reparación de Accesorios. 4.3.3.
Atención de Emergencias Ubicación: • El
funcionario encargado deberá cumplir con los siguientes
requisitos para su ubicación – Teléfonos
disponibles / Beeper / Celular / Avantel – Radios 24 horas
– Disponibilidad Inmediata Condición: – El
funcionario que por fuerza mayor no pueda responder en el turno
asignado deberá solicitar previamente el reemplazo a
través de la Jefatura de la Sección
1.0 – – – – Trámite: La
información de la emergencia se canalizará a
través del Jefe de la Sección o los Supervisores de
la Sección de Seguridad y Vigilancia. El funcionario
encargado de las emergencias presentará un informe mensual
de la gestión realizada. La emergencia se atenderá
estableciendo los procedimientos que se requieran como es el caso
de las entidades prestadoras de servicios (Emcali, Gases de
Occidente, Contratistas, etc.) Cada Encargado dispondrá
del listado contratista que presta el servicio las 24 horas al
día. 5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL No aplica.
1.0 6.1. 6.2. 6. PROCEDIMIENTOS ?: Indica que se trata de una
Actividad de Control. Elaboración de Plan de Mantenimiento
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Elaborar el Plan A-
Identificar los Objetivos a Cumplir de Mantenimiento de la
Universidad Jefe y Coordinador de la Sección de
Mantenimiento del Valle B- Estructurar el Plan de Mantenimiento
Jefe y Coordinador de la Sección de Mantenimiento C-
Establecer las metas e indicadores a cumplir anualmente 2.
Presentar el Plan A – Presentar el Plan de Mantenimiento
Anual a la de Mantenimiento Oficina de Planeación y
Desarrollo Institucional. B- Aprobar Plan de Mantenimiento Anual
? C- Poner en marcha Plan de Mantenimiento aprobado.
Ejecución de Mantenimiento Preventivo Jefe y Coordinador
de la Sección de Mantenimiento Jefe de Sección de
Mantenimiento Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo
Institucional Jefe de Sección de Mantenimiento Plan de
Mantenimiento Plan de Mantenimiento Aprobado ETAPA 1.
Detección de necesidad de ACTIVIDAD A- Revisar de manera
periódica cada uno de los Sistemas. RESPONSABLE
Coordinador de Mantenimiento REGISTROS Mantenimiento B- Radicar
la solicitud de Mantenimiento Preventivo con la Secretaria de la
Sección 2. Análisis de las A – Analizar con el Jefe
de Sección la Prioridad de Coordinador de Mantenimiento
Jefe de Sección y Solicitud de Mantenimiento Listado de
Solicitudes Ejecución del Mantenimiento Preventivo
Coordinador de la Prioridades Sección de Mantenimiento B-
Aprobar las Solicitudes de Mantenimiento ? Jefe de Sección
de Mantenimiento C- Entregar las solicitudes aprobadas al
Supervisor Jefe de Sección de de Mantenimiento
Mantenimiento
1.0 6.3. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 3.
Planeación de la A- Analizar la Solicitud y decidir si se
puede Jefe de Sección y Ejecución ejecutar con
personal propio o contratado y si se tienen los materiales o se
requiere su adquisición ? Coordinador de Sección de
Mantenimiento B- Diligenciar la solicitud de servicio con esta
información Supervisor de Mantenimiento por Zonas
Solicitud de Servicio 4. Ejecución con personal propio A-
Ejecutar el Mantenimiento con Personal Propio o Contratado B-
Realizar supervisión a la ejecución ? Funcionario
de Mantenimiento Coordinador de Mantenimiento C- Elaborar informe
de cumplido y entregar al Jefe de la Sección de
Mantenimiento Coordinador de Mantenimiento Informe de Cumplido 5.
Presentar informe A- Elaborar informe de Mantenimiento Preventivo
y Jefe de Sección de Informe de Gestión de
Gestión Correctivo ejecutados en el semestre Mantenimiento
B- Presentar informe de Gestión Semestral al Vicerrector
Administrativo y al Jefe de Oficina de Planeación y
Desarrollo Institucional Ejecución de Mantenimientos
Correctivos Jefe de Sección Mantenimiento Informe de
Gestión Semestral ETAPA 1. Detección de necesidad
de ACTIVIDAD A- Detectar la necesidad de mantenimiento por
Supervisión. Pasar a Etapa 2. ? RESPONSABLE Supervisor de
Mantenimiento por REGISTROS Mantenimiento B- Informar a la
Coordinación Administrativa de su Dependencia las
necesidades de Mantenimiento C- Realizar solicitud a la
Secretaria de la Sección de Mantenimiento Sistemas
Dependencia Solicitante Coordinador Administrativo 2.
Análisis de las A – Recepcionar y radicar las
Solicitudes de Secretaria de la Solicitud de Solicitudes
Mantenimiento Sección de Mantenimiento Mantenimiento B-
Analizar y Aprobar las Solicitudes de Mantenimiento ? Jefe de
Sección de Mantenimiento Coordinadores
1.0 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS C- Entregar las
solicitudes aprobadas al Coordinador de Mantenimiento de cada
Sistema 3. Planeación de la A- Analizar la Solicitud y
decidir si se puede Jefe de Sección de Mantenimiento
Coordinador de Ejecución ejecutar con personal propio o
contratado y si se tienen los materiales o se requiere su
adquisición ? Mantenimiento por Sistemas B- Diligenciar la
solicitud de servicio con esta información Coordinador de
Mantenimiento por Sistemas Solicitud de Servicio 4.
Ejecución con personal propio A- Ejecutar el Mantenimiento
con Personal Propio o Contratado Coordinador de Mantenimiento por
Programación de Personal Sistema B- Ejecutar el
Mantenimiento C- Realizar supervisión a la
ejecución ? Operario de Mantenimiento Coordinador de
Mantenimiento D- Elaborar informe de cumplido y entregar al Jefe
de la Sección de Mantenimiento Coordinador de
Mantenimiento Informe de Cumplido 5. Selección del A-
Consultar base de datos o listado de Coordinador de Contratista
cuando proveedores con contratos no se ejecuta con Mantenimiento
personal propio. B- Seleccionar el contratista idóneo para
realizar el mantenimiento Coordinador de Mantenimiento C-
Solicitar una cotización del trabajo según su costo
aproximado y continuar tramites de acuerdo (Estatuto de
Contrataciones. Resolución No. 046 de Julio de 2004 CS) D-
Entregar cotizaciones a la Secretaria de la Sección de
Mantenimiento E- Radicar cotización en el archivo
correspondiente F- Entregar las cotizaciones al Jefe de la
Sección de Mantenimiento G- Autorizar la ejecución
de ítems cotizados, determinar tipo de orden de pedido
(obra, servicio, compra, otro), fondo utilizado para financiar el
trabajo y pólizas requeridas ? Coordinador de
Mantenimiento Técnico Administrativo Proponente Secretaria
de Sección de Mantenimiento Secretaria de Sección
de Mantenimiento Jefe de Sección de Mantenimiento
Solicitud de Cotización Cotización Proveedor
1.0 ETAPA ACTIVIDAD H- Entregar cotización con firma de
aprobación al Técnico de Mantenimiento y registrar
inicio de RESPONSABLE Técnico Administrativo REGISTROS
trámites 6. Elaboración y Trámite de
Certificados y Registros Presupuéstales A- En el caso de
financiación por Fondos Especiales informar a la Unidad
Solicitante para la elaboración de Certificado de
Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal
Técnico Administrativo B- Elaborar y tramitar el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro
Presupuestal. (Ver Procedimiento de Ejecución del Gasto)
C- Si es por el Fondo Común o Fondo de Mantenimiento. D-
Elaborar certificado de disponibilidad presupuestal CDP a
través de Interfinanzas, verificando sumatoria en la
cotización E- Imprimir versión en PDF del CDP en
trámite, adjuntar copia de la cotización y entregar
Operador Unidad Solicitante Técnico Sección de
Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento
Técnico Sección de Mantenimiento Certificado de
Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal Certificado
de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad
documentos al Jefe de División. F- Revisar y firmar CDP
impreso y aprobar o rechazar a través de interfinanzas el
CDP correspondiente ? G- Entregar al técnico de
mantenimiento CDP impreso firmado y cotización adjunta H-
Entregar a la Vicerrectoría Administrativa CDP firmado y
cotización adjunta. I- Aprobar el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal ? J- Aprobar Certificado de
Disponibilidad en Interfinanzas ? K- Verificar
periódicamente a través de interfinanzas, el estado
de aprobación del CDP ? Jefe de Sección
Mantenimiento Jefe de Sección de Mantenimiento
Técnico Sección de Mantenimiento Vicerrector
Administrativo Coordinador Administrativo de Vicerrectoría
Administrativa Técnico Sección de Mantenimiento
Presupuestal CDP
1.0 ETAPA ACTIVIDAD L- Entregar CDP impreso y cotización
adjunta firmado por el Vicerrector Administrativo. RESPONSABLE
Secretaria de Vicerrectoría REGISTROS Administrativa M-
Una vez aprobado el CDP en Interfinanzas, determinar su
número definitivo y elaborar el Registro Presupuestal
correspondiente a la cotización original. N- Aprobar en
Interfinanzas el Registro Presupuestal ? O- Aprobar en
Interfinanzas el Registro Presupuestal ? P- Aprobar en
Interfinanzas el Registro Presupuestal. (Adjudicación del
contrato) ? Q- Realizar Registro Presupuestal en Finanzas
Técnico Sección de Mantenimiento Jefe de
Sección de Mantenimiento Coordinador Administrativo de
Vicerrectoría Administrativo Vicerrector Administrativo
Profesional Sección de Presupuesto Registro Presupuestal
Registro Presupuestal R- Realizar seguimiento a través de
Interfinanzas Técnico Sección de del proceso de
aprobación del Registro Presupuestal, solicitar acelerar
el procedimiento cuando este se detenga y suministrar documentos
solicitados por los funcionarios que participan en el proceso de
aprobación si fuera necesario. Mantenimiento 7.
Elaboración y A- Una vez aprobado el Registro Presupuestal
crea Técnico Sección de Tramite de la Orden en el
listado de consecutivos la Orden contractual Mantenimiento
Contractual asignándole un número disponible. B-
Crear la carpeta correspondiente a la nueva orden contractual y
la entrega con la documentación (cotización,
registro presupuestal y demás soportes) al auxiliar de
oficina. Técnico Sección de Mantenimiento C- Firmar
constancia de recepción de documentos Técnico
Sección de Constancia de adjunta a la carpeta D- Elaborar
la Orden Contractual (Ver Procedimiento de Ejecución del
Gasto) E- Elaborar Formato F-30 de la Contraloría,
sí la Orden Corresponde a una Obra Pública
Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento
Técnico Sección de Mantenimiento Recepción
Documento Contractual Formato F-30
1.0 ETAPA ACTIVIDAD F- Entregar la orden Contractual elaborada
(original y copia) al Técnico de Mantenimiento.
RESPONSABLE Auxiliar de Oficina de Sección de REGISTROS
Mantenimiento G- Firma constancia de recepción de
documentos Técnico Sección de adjunta a la carpeta
(casilla fin elaboración de orden Mantenimiento
Contractual) H- Entregar Orden Contractual al Jefe de
Sección Técnico Sección de para firma y
asignación de la obra a un coordinador. Entregar orden
Contractual a Jefe de División para firma. I- Entregar a
Vicerrector Administrativo para aprobación de Orden
Contractual J- Aprobar Orden Contractual ? K- Citar al
contratista para legalizar la Orden Contractual. L- Firmar Orden
Contractual M- Recibir pólizas en caso de requerirlas N-
Entregar pólizas al Profesional DABS O- Revisar
pólizas y entregar formato de aprobación de
pólizas al técnico de la Sección. ? P-
Entregar a Coordinador de cada Sistema seleccionado por el Jefe
de Sección la copia de la orden contractual para
supervisar la obra. Q- Firmar constancia de recepción de
documentos adjunta a la carpeta Mantenimiento Vicerrector
Administrativo Técnico Sección de Mantenimiento
Proveedor Técnico Sección de Mantenimiento
Técnico Sección de Mantenimiento Coordinador
Administrativo Técnico Sección de Mantenimiento
Coordinador de Mantenimiento 8. Inicio y Ejecución A-
Elaborar acta de inicio considerando fecha de del Mantenimiento
comienzo de la obra pactada con el contratista. B- Ejecutar el
mantenimiento Coordinador de Mantenimiento Proveedor Acta de
Inicio
1.0 ETAPA ACTIVIDAD C- El día que termine la obra
según plazo establecido en la orden contractual,
considerado a RESPONSABLE Coordinador de Mantenimiento REGISTROS
Acta de Recibo Final partir de la fecha del acta de inicio,
elaborar acta de recibo final y anexo en el que describe cada
ítem de la obra señalando la cantidad ejecutada y
el valor total. D – Según el anexo del acta de recibo
final, solicitar al contratista la factura correspondiente a la
Orden Contractual ejecutada. Coordinador de Mantenimiento E-
Entregar factura, acta de inicio, acta de recibo final y
documento anexo, al técnico de la Sección de
Mantenimiento. Para efectos de seguimiento de las obras,
presentar un informe del estado de sus obras semanalmente al Jefe
de Sección F- Revisar las actas y factura. ? G- Firmar
constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta
H- Entregar orden contractual, factura, actas y Supervisor de
Mantenimiento por Zonas Técnico Sección de
Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento
Técnico Sección de Factura Constancia de
Recepción de Documentos demás soportes existentes
al auxiliar de oficina para Mantenimiento elaborar Solicitud de
Pago I- Firmar constancia de recepción de documentos
Técnico Sección de adjunta a la carpeta
Mantenimiento 9. Elaboración y A- Elaborar Solicitud de
Pago a través de Técnico Sección de
Solicitud de Pago Trámite de Interfinanzas o en formato
manual. Adjunta copia de Mantenimiento Solicitudes de Pago los
soportes requeridos para el pago y formato de contraloría
correspondiente. B- Entregar al Jefe de Sección y Jefe de
División para firma Técnico Sección de
Mantenimiento C- Elaborar certificado de recepción de
documentos Técnico Sección de Certificado de
correspondiente a las órdenes contractuales que
serán remitidas a la Vicerrectoría Administrativa o
a planeación. Mantenimiento Recepción de
Documentos
1.0 6.4. ETAPA ACTIVIDAD D – Entregar Solicitud de Pago a la
Vicerrectoría Administrativa o planeación y
archivar el certificado RESPONSABLE Técnico Sección
de Mantenimiento REGISTROS de recepción de documentos
sellado por esta dependencia. E- Entregar al Técnico de
Mantenimiento la Solicitud de Pago firmada por el Ordenador del
Gasto. Secretaria de Vicerrectoría Administrativa F-
Elaborar certificado de recepción de documentos
Técnico Sección de Certificado de para remitir la
orden a presupuesto. G- Fotocopiar la Solicitud de Pago y
documentos adjuntos y entrega documentos a presupuesto.
Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento
Recepción de Documentos H – Archivar certificado de
recepción de documentos Técnico Sección de
Mantenimiento I – Procedimiento de Pago J- Entregar al
Técnico de Mantenimiento la orden de gasto registrada por
presupuesto. K- Firma constancia de recepción de
documentos adjunta a la carpeta ? Apoyo a Eventos y Emergencias
División Financiera Técnico Sección de
Presupuesto Técnico Sección de Mantenimiento ETAPA
1. Solicitud de Apoyo para Eventos ACTIVIDAD A- Solicitar apoyo
para eventos y/o emergencias RESPONSABLE Miembro de la Comunidad
REGISTROS Comunicación Escrita Funcionario Dependencia B-
Especificar las características del poyo o Servicio C-
Registrar el Servicio Miembro de la Comunidad Funcionario
Dependencia Secretaria Sección de Mantenimiento
1.0 Facturas ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 2.
Programación de A – Recibir información del
Evento y/o Emergencia Apoyo al Evento y/o – evaluar la
situación Emergencia B- Analizar y programar solicitud del
servicio ? C- Asignar fecha y Operarios para ejecución del
Servicio D- Supervisar el trabajo ejecutad o – Realizar
visitas de inspección ? E- Verificar el servicio cumplido
y/o emergencias Coordinador Sección de Mantenimiento Jefe
de Sección de Mantenimiento y Coordinadores Coordinador
Sección de Mantenimiento Coordinador Sección de
Mantenimiento Jefe de Sección Registro Fotográfico
6.5. atendidas ? F- Presentar informe de cumplido en el caso de
Emergencia atendida y de la situación presentada al
Vicerrector Administrativo Pago de Servicios Públicos
Mantenimiento Jefe de Sección Mantenimiento e Informe
Informe de Cumplido ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1.
Tramite facturas A- Recibir Facturas de Servicio público (
Acueducto, Técnico Sección de para pago de
Energía, Teléfonos) y/o trasladarse a EMCALI por
Mantenimiento Servicios Públicos ellas en caso de ser
necesario B- Verificar que las facturas estén completas, y
sean las correspondientes a la dependencia. ? Técnico
Sección de Mantenimiento C- Registrar la
información de las facturas en Hoja Técnico
Sección de de Calculo D- Realizar la Orden de Gasto.
E-Enviar Orden de Gasto al Jefe de Sección de
Mantenimiento, Vicerrector Administrativo, Coordinador
Administrativo para Vo.Bo. ? C- Enviar facturas, Solicitud de
pago a la Sección Mantenimiento Técnico
Sección de Mantenimiento Técnico Sección de
Mantenimiento Técnico Sección de Copia de Facturas
de Presupuesto, para trámite de Solicitud de Pago. Ver
Manual de procedimiento de Ejecución del Gasto –
Procedimiento 6.1. Ejecución del Gasto. Mantenimiento
Solicitud de Pago
1.0 • 7. PROCESOS RELACIONADOS Proceso de Gestión
Financiera Subproceso de Contratación y Compras Nacionales
8. FORMATOS Solicitud de Mantenimiento F-01-MP-08-05-01 9. ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO 1.0 DESCRIPCIÓN
Versión Inicial del Manual FECHA Nov. – 2008