Normalización del proceso de procura de materiales y servicios del departamento de mantenimiento mecánico

RESUMEN

El estudio se llevó a cabo en el Departamento de
Mantenimiento Mecánico Macagua de Corpoelec, y tuvo como
finalidad normalizar el proceso de procura de materiales y
servicios del mencionado departamento perteneciente a la Central
Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (MACAGUA),
estableciendo métodos y procedimientos que se pueden
aplicar para ejecutar el proceso de procura de una forma oportuna
y eficiente. Para el desarrollo de la investigación, se
describió el procedimiento interno de procura y su flujo
de información. Se realizó un análisis FODA
para determinar estrategias que permitan tomar decisiones
acertadas. En cuanto a la metodología, esta
investigación se caracterizó por ser un proyecto
factible de tipo descriptivo. Los resultados obtenidos demuestran
que la aplicación de un manual es necesario y oportuno en
la unidad estudiada, para estandarizar el conjunto de
procedimientos a seguir para la adquisición de materiales,
bienes y servicios.

Palabras Claves: Procedimientos, Estandarizar,
Procura, Manual, FODA.

INTRODUCCIÓN

Según los grupos gerenciales de las empresas
japonesas, el secreto de las compañías de mayor
éxito en el mundo radica en poseer estándares de
calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados;
por lo tanto el control total de la calidad es una
filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles
jerárquicos en una organización, y esta implica un
Proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho
proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde
se buscará siempre la innovación.

Asimismo, este proceso busca que todos los
procedimientos estén normalizados ya que esto promueve la
creación de un idioma técnico común en las
organizaciones y es una contribución importante para la
libre circulación de conocimientos técnicos
necesarios para conocer un determinado campo de trabajo. A tal
respecto, la ISO (International Organization for Standarization),
define la normalización como una "….actividad que
tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales,
disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin
de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto
dado" (p. s/n). Por tanto, es el proceso de elaborar, aplicar y
mejorar las normas que se aplican a distintas actividades
científicas, industriales o económicas con el fin
de ordenarlas y mejorarla.

CORPOELEC, es una empresa socialista, encargada de
generar, distribuir comercializar la energía
eléctrica producida en el país. Dentro de sus
procesos medulares se encuentra la gestión de procura de
materiales y servicios, que garantiza la obtención de los
materiales, servicios u obras que requieran las diferentes
áreas de la empresa, con el fin de prestar un servicio
óptimo y oportuno. Para esto cuenta con importantes
departamentos, como el Departamento de Mantenimiento
Mecánico Macagua. Esta Unidad debe buscar la
excelencia a través de mejoramiento continuo, lo cual
constituye un requisito indispensable en cada proceso de trabajo;
para ello actualmente se encuentra en un proceso de
implementación y adaptación con el actual proceso
de procura, lo cual va a garantizar la calidad de cada uno de los
procesos realizados por el mismo.

Es por ello que el propósito que persigue esta
investigación es optimizar el proceso de procura de
materiales y servicios, diseñando un manual de
organización con los respectivos procedimientos para
realizar la gestión, para ello se efectuará un
seguimiento de las actividades concernientes a la gestión
de los productos requeridos por las diferentes secciones del
Departamento, esto a través del Sistema SAP utilizado por
la empresa para sus operaciones. El presente informe se
estructuró en siete (7) capítulos:

Capítulo I. El Problema: Se identifica la
problemática existente, los objetivos de la
investigación, justificación y alcance.

Capítulo II: Generalidades de la Empresa: El cual
muestra la descripción de la empresa, así como del
área de trabajo asignado.

Capítulo III: Marco Teórico o Referencial:
Abarca los aspectos teóricos utilizados como instrumento y
base del estudio realizado.

Capítulo IV: Marco Metodológico: Se
describe la metodología puntualizando el tipo de
investigación, diseño, población y muestra,
y las técnicas e Instrumentos de recolección de
datos.

Capítulo V: Situación Actual: Encierra la
descripción de la situación actual descubierta
mediante las técnicas de recolección de
datos.

Capítulo VI: Análisis y Resultados:
Comprende los resultados obtenidos del análisis de la
entrevista no estructurada aplicada.

Capítulo VII: Situación Propuesta: En la
cual se describen y presentan los aportes desarrollados por el
investigador.

Luego se presentan las Conclusiones,
Recomendaciones, Referencias

Bibliográficas, Anexos y
Apéndices.

CAPITULO I

EL
PROBLEMA

Planteamiento del
problema

La Corporación Eléctrica Nacional S.A
(CORPOELEC) es una organización pública, adscrita
al Ministerio del Poder Popular para la Energía
Eléctrica. Esta corporación está compuesta
por un conjunto de empresas de generación,
transmisión, distribución y comercialización
de la energía eléctrica producida en el
país, el cual contribuye de manera fundamental para poner
a disposición de los consumidores de energía
eléctrica en cantidades suficientes y en forma confiable
para el desarrollo del país.

Para poder cumplir con este compromiso es necesario que
día a día se cubran las necesidades de cada
área que están constantemente consumiendo y
requiriendo materiales, servicios y/o suministros según
sea el caso. El proceso de procura es aquel que garantiza la
obtención de los materiales, servicios u obras que
requieran las diferentes áreas de la empresa.

El Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua
de CORPOELEC se encarga de gestionar el mantenimiento de los
equipos y sistemas mecanismos principales, auxiliares y taller
para la producción de potencia y energía asociada,
además de realizar el proceso de compra o
adquisición de materiales y servicios necesarios para el
equipo de trabajo. Actualmente, dicha área
presenta una serie de inconvenientes, ya que no posee un registro
organizado de cómo se debe realizar la gestión de
procura; esto se debe a que a mediados del mes de mayo del 2012,
se ha venido implementando un nuevo proceso de procura, en vista
de que la empresa no podía llevar la misma gestión
de antes, ya que de ser una filial pasó a ser
perteneciente a un ministerio, por lo que el departamento no
cuenta con mucha información sustentada de este nuevo
procedimiento. Las unidades encargadas de esta gestión a
nivel de la Corporación son las que cuentan con la
información necesaria para procesarla; sin embargo su
documentación es genérica y debe ser adaptada al
área específica y con las necesidades particulares
que presenta cada departamento.

En el Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua se observaron también otros problemas menores que
afectan de manera directa o indirecta el proceso procura y por
ende la realización de actividades en el área
como:

· Poco personal asignado en el proceso de
procura, la cual solo hay dos (2) personas
encargadas de dicho proceso.

· Asignación de tareas
debidamente equitativas y bien definidas para la ejecución
del proceso de procura.

Esta situación ha generado pérdida de
tiempo durante la gestión para realizar una solicitud de
pedido y en consecuencia demoras en la entrega del mismo, aunado
a una lentitud en la resolución de problemas,
extenuación para las unidades encargadas del proceso y
dilación de las actividades laborales de los trabajadores
en el área.

De continuar con la situación planteada y si las
condiciones actuales persisten, evidentemente el Departamento de
Mantenimiento Mecánico Macagua no podrá tener una
organizada y eficiente gestión de procura que
garantice una correcta realización de las
actividades del departamento que comprende la adquisición
de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo para la
adquisición de bienes y materiales y la
contratación de servicios u obras; por lo que
seguiría creándose una gran abertura entre los
trabajadores y sus actividades laborales, además de la
poca disponibilidad de información que se tenga sobre los
principales procedimientos que están involucrados en su
sistema de gestión operativa, los cuales deben efectuarse
al día y deben tener un exhaustivo seguimiento para
así optimizar el tiempo de la gestión.

En este sentido, para tener mayor cumplimiento de los
objetivos, se llevó a cabo la normalización del
proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de
Mantenimiento Mecánico de la Central Hidroeléctrica
Antonio José de Sucre (MACAGUA), estableciendo
métodos y procedimientos que se pueden aplicar para
ejecutar el proceso de procura de una forma oportuna y eficiente,
teniendo como base la estandarización de los formatos de
la gestión interna que se realiza en la Unidad.

Objetivos de la
Investigación

Objetivo General

Normalizar el proceso de procura de materiales y
servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico de la
Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre
(MACAGUA).

Objetivos Específicos

· Identificar las distintas unidades
(departamentos) involucradas en el proceso de procura de
materiales y servicios.

· Describir el procedimiento interno
del proceso de procura de materiales y servicio del Departamento
de Mantenimiento Mecánico Macagua.

· Elaborar el diagrama de flujo del
procedimiento del proceso de procura.

· Realizar un análisis FODA
para determinar estrategias que permitan tomar decisiones
conformes al plan procura.

· Elaborar el manual de
organización del proceso de procura de materiales y
servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua.

Justificación

La necesidad de optimizar el proceso de procura en el
Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de la
empresa CORPOELEC se origina por la desorganización de las
unidades encargadas de dicho proceso y por la falta de
información para realizar la gestión desde la
planificación hasta su ejecución, seguimiento y
control, en la cual a través de un manual se pueda
estandarizar el conjunto de procedimientos a seguir para la
adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en
anticipo de bienes, materiales y servicios, y la
contratación de servicios u obras; esto con el fin de
evitar fallas y errores humanos a la hora de efectuar una
solicitud de pedido o la contratación de una
obra.

El diseño e implementación de este manual
formará parte esencial para el desarrollo del proceso de
procura del Departamento de Mantenimiento Mecánico de la
Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre
(MACAGUA), ya que no está establecido un documento
administrativo que mantenga clasificada la información de
acuerdo a su actividad, ya que los procedimientos actuales se
realizan de manera errónea y sin tener en cuenta las
adecuaciones o fallas que puedan ocasionar al llevar a cabo la
gestión.

Ante dicho compromiso, surge la iniciativa de proponer
un manual de procedimientos, con la necesidad o intención
de poder trabajar eficientemente con el proceso de procura de
materiales y servicios en el Departamento de Mantenimiento
Mecánico Macagua de CORPOELEC, la cual pueda ser accedido
por los trabajadores, para manejar procedimientos
estándares que muestren de una manera práctica cada
una de las actividades que deben realizarse dentro de la unidad
en cuestión, como formatos y diagramas de flujo del
proceso a emplear para mejorar, optimizar y agilizar el
rendimiento del personal en la gestión de
adquisición, contratación y anticipos.

El manual de organización y procedimientos va a
construir una base de diagramas de flujos para el análisis
y el mejoramiento de los procedimientos al ejecutar la
gestión, conocer el funcionamiento interno por lo que
respecta a descripción de las solicitud de pedido,
formatos, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución, determinar en forma más sencilla las
responsabilidades por fallas o errores y además facilitar
las labores de auditoría y evaluación del control
interno.

Alcance

Este estudio se realizó en las instalaciones de
la Corporación Eléctrica Nacional, S.A (CORPOELEC)
específicamente en el Departamento de Mantenimiento
Mecánico Macagua. La propuesta contempla la
normalización del proceso de procura de materiales y
servicios del mencionado departamento, donde a través del
diseño de un manual de procedimientos se logró
asentar un conjunto de procedimientos estandarizados a seguir
para facilitar y agilizar el proceso de procura de materiales y
servicios, y el acceso de información para quien lo
desee.

El análisis del proceso de procura de materiales
y servicios ejecutado por el personal del Departamento de
Mantenimiento Mecánico Macagua, se realizó tomando
en cuenta la documentación existente sobre la
contratación de obras y servicios, la adquisición
de bienes y materiales, y el manejo del fondo de anticipos; a
través de la revisión, verificación y
estudio de la metodología establecida por las unidades
encargadas del proceso de procura plasmada en las guías de
entrenamiento. Esta información también fue
obtenida mediante entrevistas a las unidades encargadas del
proceso de procura, a través de la observación
directa del proceso y los procedimientos de las actividades que
se llevan a cabo en el mismo.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE
LA EMPRESA

Descripción de la Empresa Corporación
Eléctrica Nacional, S.A (CORPOELEC)

La Corporación Eléctrica Nacional,
adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Energía
Eléctrica, es la empresa de generación
hidroeléctrica más importante que posee Venezuela.
CORPOELEC opera las Centrales Hidroeléctricas Simón
Bolívar en Guri con una capacidad instalada de
10.000

Megavatios, considerada la segunda en importancia en el
mundo, la Central Hidroeléctrica Antonio José de
Sucre en Macagua con una capacidad instalada de 3.140 Megavatios
y Francisco de Miranda en Caruachi, con una capacidad instalada
de 2.280 megavatios.

Su ubicación en las caudalosas aguas del
río Caroní, al sur del país, le permite
producir electricidad en armonía con el ambiente, a un
costo razonable y con un significativo ahorro de petróleo.
CORPOELEC posee una extensa red de líneas de
transmisión que superan los 5.700 Km. cuyo sistema a 800
mil voltios es el quinto sistema instalado en el mundo con
líneas de Ultra Alta Tensión en operación.
Durante los últimos años, CORPOELEC ha aportado
más del 70% de la producción nacional de
electricidad a través de sus grandes Centrales
Hidroeléctricas, desempeñando un papel fundamental
en el desarrollo económico y social de
Venezuela.

Reseña
Histórica

La Corporación Eléctrica Nacional S.A.
(CORPOELEC) es la empresa operadora estatal encargada de la
realización de las actividades de generación,
transmisión, distribución y comercialización
de energía eléctrica del país. Se crea
mediante decreto presidencial Nº 5.330, en julio de 2007,
cuando el Presidente de la República, Hugo Rafael
Chávez Frías, establece la reorganización
del sector eléctrico nacional con el fin de mejorar el
servicio en todo el país. En el Artículo 2º
del documento se define a CORPOELEC como una empresa operadora
estatal encargada de la realización de las actividades de
Generación, Transmisión, Distribución y
Comercialización de potencia y energía
eléctrica.

Desde que se publicó el decreto de
creación de CORPOELEC, todas las empresas del sector:
Edelca, La EDC, Enelven, Enelco, Enelbar, Cadafe, Genevapca,
Elebol, Eleval, Seneca, Enagen, Caley, Calife y Turboven,
trabajan en sinergia para atender el servicio y avanzar en el
proceso de integración para garantizar y facilitar la
transición armoniosa del sector.

CORPOELEC fue adscrita al Ministerio del Poder Popular
para la Energía Eléctrica (MPPEE), creado y
publicado mediante la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 39.294, Decreto-Ley Nº
6.991, del 28 de octubre de 2009. La formación de esta
sociedad anónima ocurre con la finalidad de mejorar la
calidad de servicio del Sistema Eléctrico Nacional (SEN),
maximizar la eficiencia en el uso de las fuentes primarias de
producción de energía y en la operación del
sistema, además, redistribuir las cargas y las funciones
de las actuales operadoras del sector.

En cumplimiento con el Decreto-Ley N° 5.330, el cual
dictamina que se hará transferir la propiedad de las
acciones de las empresas eléctricas
públicas, a la Corporación Eléctrica
Nacional, S.A, el 17 de noviembre de 2010, dichas
empresas del sector firmaron los convenios de integración
y consolidación con CORPOELEC, pasando éstas a ser
sus filiales y son nombradas a continuación:

· Electrificación del Caroní, C.A.
(EDELCA)

· Energía Eléctrica de Venezuela,
S.A. (ENELVEN)

· Empresa Nacional de Generación, C.A.
(ENAGEN)

· Compañía de Administración
y Fomento Eléctrico, S.A. (CADAFE)

· Energía Eléctrica de la Costa
Oriental del Lago, C.A. (ENELCO)

· Energía Eléctrica de
Barquisimeto, S.A. (ENELBAR)

· Sistema Eléctrico del Estado Nueva
Esparta (SÉNECA)

· La Electricidad de Caracas (La EDC)

· Generación de Vapor, C.A
(GENEVAPCA)

· La Fundación para el Desarrollo del
Servicio Eléctrico (FUNDELEC)

· Electricidad de Ciudad Bolívar, C.A
(ELEBOL)

· Electricidad de Valencia, C.A
(ELEVAL)

· Compañía Anónima Luz
eléctrica de Yaracuy (CALEY)

· La Compañía Anónima Luz y
Fuerza Eléctrica de Puerto Cabello (CALIFE)

· Generadora termoeléctrica
TURBOVEN.

En la actualidad el proceso de reagrupación
avanza para la conformación efectiva de equipos de
gestión bajo una gran corporación, aprovechando los
valiosos recursos humanos, técnicos y administrativos
existentes en cada región. Esta experiencia constituye un
hito trascendente hacia el cumplimiento de su compromiso legal de
completar, para el 31 de diciembre de 2011, el traspaso
definitivo de los activos de todas las empresas eléctricas
y su integración total a una única
organización responsable de la prestación del
servicio de energía eléctrica en
Venezuela.

Filosofía
de Gestión

Misión

Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio
eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido
social y sostenibilidad, en todo el territorio nacional, a
través de la utilización de tecnología de
vanguardia en la ejecución de los procesos de
generación, transmisión, distribución y
comercialización del Sistema Eléctrico Nacional,
integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores
calificados, motivados y comprometidos con valores éticos
socialistas, para contribuir con el desarrollo político,
social y económico del país

Visión

Ser una Corporación con ética y
carácter socialista, modelo en la prestación de
servicio público, garante del suministro de energía
eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad
financiera. Con un talento humano capacitado, que promueva la
participación de las comunidades organizadas en la
gestión de la Corporación, en concordancia con las
políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el
progreso del país, asegurando con ello calidad de vida
para todo el pueblo venezolano

Valores

· Respeto: Trato justo, digno y tolerante,
valorando las ideas y acciones de la personas, en armonía
con la comunidad, el ambiente y el cumplimiento d las normas,
lineamientos y políticas de la
Organización.

· Honestidad: Gestionar de manera
transparente y sincera los recursos de la empresa, con sentido de
equidad y justicia, conforme al ordenamiento
jurídico, normas, lineamientos y políticas
para generar confianza dentro y fuera de la
organización.

· Responsabilidad: Cumplir en forma
oportuna, eficiente y con calidad los deberes y obligaciones,
basados en las leyes, normas y procedimientos establecido, con
lealtad, mística, ética y profesionalismo para el
logro de los objetivos y metas planteadas.

· Humanismo: Valoración de la
condición humana, en la convivencia solidaria,
sensibilidad ante las dificultades, necesidades y carencias de
los demás, manifestada en acciones orientadas al
desarrollo integral y al bienestar individual y
colectivo.

· Compromiso: Disposición de los
trabajadores y la organización para cumplir los acuerdos,
metas, objetivos y lineamientos establecidos con constancia y
convicción, apoyando el desarrollo integral de la
Nación.

· Solidaridad: Actitud permanente y
espontánea de apoyo y colaboración para contribuir
a la solución de situaciones que afectan a los
trabajadores y comunidades, para mejorar su calidad de
vida.

· Humildad: Capacidad de reconocer y
aceptar las fortalezas y debilidades, expresadas en la sencillez
de los trabajadores, que permita la apertura al crecimiento
humano y Organizacional

Sector Productivo

CORPOELEC pertenece al sector de energía, estando
sus actividades dirigidas a la producción, transporte y
comercialización de la Energía
Eléctrica.

Tipo de Mercado

CORPOELEC cuenta con una cartera de clientes
diversificada con lo cual se ha reducido la dependencia respecto
de los grandes clientes. Alcanzando mayor
participación en los Mercados Eléctricos de los
países vecinos. Figurando como una importante empresa en
telecomunicaciones en el segmento de transporte de energía
de larga distancia nacional. La gestión comercial de
CORPOELEC se agrupa en dos mercados a saber:

· Mercado de clientes no regulados: El
mercado de clientes directos o no regulados, agrupa aquellos
clientes con los que CORPOELEC ha firmado contratos bilaterales
para el suministro de energía; y está conformado
principalmente por la industria electrointensiva ubicada en
Guayana, sector hierro y acero, sector aluminio, sector
petróleo, sector forestal, sector manufacturero, empresas
hidrológicas.

· Mercado de clientes regulados o
indirectos: Comprende a todos aquellos clientes cuya tarifa
está sujeta a regulaciones emanadas del ejecutivo nacional
y está conformado por las principales empresas
eléctricas distribuidoras del país, a saber:
Corpoelec-Cadafe, Corpoelec- Enelven, Corpoelec- Enelco,
Corpoelec-Electricidad de Caracas.

Objetivos de la Empresa

· Generar y transmitir Energía
Eléctrica en forma confiable y con altos estándares
de calidad.

· Desarrollar y construir los proyectos
necesarios de acuerdo al crecimiento de la población para
cubrir la demanda de Guayana y el país.

Funciones de la Empresa

· Velar por el manejo integral de las cuencas
hidrográficas, así como las zonas de
ubicación de sus plantas de generación y de los
sistemas de transmisión.

· Garantizar la disponibilidad y la
satisfacción de los recursos humanos.

· Ofrecer disponibilidad de los recursos
financieros.

· Garantizar la capacidad de Generación y
Transmisión del Sistema Eléctrico en
operación comercial, para vender a sus clientes
energía eléctrica, cumpliendo así con los
requerimientos de confiabilidad, calidad y
productividad.

· Facilitar y garantizar los recursos materiales
y/o servicios.

Procesos Medulares

Generación

El parque de generación del Sistema
Eléctrico Nacional, asciende a unos 24.000
megavatios de capacidad instalada y está conformado por un
significativo número de infraestructuras, localizadas en
su mayoría, en la región de Guayana, donde
funcionan los complejos hidroeléctricos más grandes
del país. Éstos ofrecen más del 62% del
potencial eléctrico que llega a hogares e industrias de
toda la Nación.

Otro 35% de la generación de electricidad
proviene de plantas termoeléctricas, y casi un 3%
corresponde al sistema de generación distribuida,
conformada por grupos electrógenos. Esto ha sido posible,
gracias al rescate del parque de generación por parte de
la Corporación Eléctrica Nacional, que viene de
sufrir más de dos décadas de desinversión,
lo que le ha proporcionado fragilidad al sistema
eléctrico, haciéndolo, sobre todo, dependiente de
una sola fuente generadora.

CORPOELEC viene revirtiendo esa situación, y por
eso está empeñada en ofrecerle a los venezolanos y
venezolanas, un sector eléctrico digno, confiable y de
calidad, invirtiendo importantes recursos para ampliar y reforzar
el parque de generación, y a la vez promueve el desarrollo
de fuentes alternativas de energía, como la eólica
o solar.

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