Optimización de los componentes que conforman el programa nacional de catastro
Dedican esfuerzos para adecuar sus procesos, enmarcado en el
mejoramiento continuo, el cual busca, el alcance de eficiencia,
eficacia y efectividad en sus actividades a fin de lograr la
excelencia Organizacional y el mejoramiento continuo de sus
actividades que permiten fortalecer la cultura de la calidad en
su recurso humano y el aumento de la satisfacción de las
metas que se deseen. Dentro IGVSB se encuentra la
Coordinación Técnica que está alineada para
la planificación y coordinación general de cada uno
de los componentes que conforman el PNC, esta
investigación se concentra en: Optimización, lo que
permitirá reducir el desempeño laboral junto a
resultados para generar propuestas en pro del crecimiento
Institucional y el mejoramiento continuo de los procesos.
RESEÑA HISTÓRICA El 25 de julio de 1.935, se unen
la Oficina de Cartografía Nacional, adscrita al Ministerio
de Relacione Interiores, con el Servicio Aerofotográfico
del Ministerio de Obras Públicas, surgiendo así la
Dirección de Cartografía Nacional. El IGVSB, con el
manejo de tecnología de punta publica en el año
2001, la edición del nuevo Mapa Político de
Venezuela, el cual incluye aproximadamente 560.000 km2 de
áreas marinas y submarinas que se integran al desarrollo
continental e insular para dar representación total del
espacio geográfico y marítimo nacional, logrando
así consolidar el espacio geográfico
venezolano.
UBICACIÓN GEOGRÁFICA La Región Sur
está conformada por los estados Delta Amacuro,
Bolívar y Amazonas. La Dirección de Sede: Calle
Caura, Local 04, planta baja, Edif Administrativo de la CVG
(antiguo Maxys). Alta vista, Puerto Ordaz, Parroquia Universidad
Municipio Caroní Edo. Bolívar. MISIÓN DE LA
EMPRESA Dirigir, producir y proveer la información
territorial oficial en materia de Geografía,
Cartografía, y Catastro, a los fines de contribuir con el
desarrollo integral y la seguridad de la Nación.
VISIÓN DE LA EMPRESA Ser la institución
tecnológica de vanguardia, reconocida nacional e
internacionalmente como una organización pionera, vital y
estrategia del Estado Venezolano; que hace posible el desarrollo
sustentable, que promueve el redescubrimiento y
utilización de la invalorable riqueza territorial, con el
trabajo creador de toda sociedad.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Instituto Geográfico de
Venezuela Simón Bolívar (IGVSB), es el ente rector
de la actividad geográfica, cartográfica y
catastral del Estado Venezolano. Actualmente, en la oficina
regional de la región sur, existe ciertas debilidades, en
sus procesos ya que se han llevado a cabo sobre la marcha, debido
a que poseen un pequeño lapso de tiempo establecido en la
región como tal. El Instituto Geográfico de
Venezuela Simón Bolívar está conformado por
la Coordinación técnica que coordina cada uno de
los componentes que comprende el PNC entre ellos están:
Geodesia, Toponimia, Catastro, No cuenta un sistema de
gestión de calidad para el control de documentos, falta de
documentación, plan de mejora continua en los procesos que
lleva a cabo, y además de ello no cuenta con
estandarización de ritmo de trabajo.
ALCANCE • Identificación de cada uno de los
funcionamientos y actividades de los procesos que ejecuta el
Programa Nacional De Catastro. • Plan de mejora continua en
la Coordinación Técnica • Toma de tiempo en
que se realiza las actividades de transcripción y
digitalización de un levantamiento parcelario.
DELIMITACIÓN El presente trabajo se llevo a cabo en el
Instituto Geográfico De Venezuela Simón
Bolívar, específicamente en la oficina regional
Región Sur. LIMITACIÓN No existe ningún
sustento ni trabajo similar realizado en la
Institución
de Tiempo estándar JUSTIFICACIÓN Plan continua
mejora en la en el cual se realiza el trabajo de
transcripción y digitalización de los
levantamientos Su importancia radica en coordinación
Técnica con la finalidad de dar soluciones a un
determinado problema. parcelarios lo siguiente: Evaluación
desempeño del de procesos internos que
Documentación que conforman el PNC con establece y genera
fin de lograr la facilidad del trabajo optimización en pro
de que se ejecuta resultados que diariamente. garanticen la
ejecución de trabajo.
OBJETIVO GENERAL Optimizar los procesos que componen el PNC a
través de la documentación, plan de mejora, estudio
de Tiempo para los Levantamientos parcelario, toponímico,
topográfico y Digitalización, ejecutados por el
Instituto Geográfico de Venezuela Simón
Bolívar- Región Sur. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.- Caracterizar cada uno de los componentes del PNC que
está conformado por: Geodesia, Toponimia, Catastro. 2.-
Definir los objetivos, funciones y atribuciones establecidas para
cada cargo correspondiente de determinado Proceso.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3.- Definir los procesos a
Normalizar que comprende el PNC, para el establecimiento de
parámetros. 4.- Diagnosticar el estado de cada uno de los
procesos que componen el PNC, a través del seguimiento
diario. 5.- Construir Procedimientos normalizados para cada uno
de los procesos que conforman el PNC. 6.- Realizar propuesta de
mejora en función de las debilidades que se detecten en el
estudio mediante la programación de soluciones, para
alcanzar las metas propuestas mediante las posibles mejoras que
se detecten de forma general en la enmarcación del PNC.
7.- Realizar un estudio de Tiempo para determinar el Tiempo
Estándar del proceso de transcripción y
digitalización de Levantamientos Parcelarios.
TIPO DE INVESTIGACIÓN No Experimental Descriptiva
Documental De campo Evaluativa
Población: Coordinación Técnica
Población Y Muestra Técnicas e Instrumentos de
Recolección de Datos Muestra: Coordinación
Técnica Coinciden 1.- Entrevistas no estructuradas y
encuestas no estructuradas. 2.- Análisis Documental
Bibliográfico. 3.- Análisis de Informes internos
del IGVSB. 4.- Herramientas Computacionales. 5.- Recursos
Físicos y Humanos.
PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO 5.- Se elaboró
procedimientos documentados 1.- Se revisaron, los documentos y
referencias bibliográficas concernientes a la
información y procesos que maneja el Programa Nacional de
Catastro del IGVSB. 2.- Se caracterizaron cada uno de los
componentes que forman el Programa Nacional de Catastro. 3.- Se
realizaron entrevistas al personal encargado de llevar a cabo
cada uno de los procesos que conforman el PNC y visitas. 4.- Se
detalló, evaluó y analizo cada uno de los
componentes que conforman el PNC de cada uno de los procesos que
conforman el PNC, de acuerdo a los sistemas de Gestión de
Calidad que son implementados en distintas organizaciones. 6.- Se
aplicó una mejora continua en la Coordinación
Técnica. 7.- Se elaboró una propuesta de mejora con
la finalidad de presentar un prototipo del modelo normalizado
para su revisión y aprobación por parte de los
representantes del IGVBS. 8.- Se realizó un estudio de
tiempo en el proceso de digitalización de Levantamientos
Parcelarios
DIAGNÓSTICO La Coordinación Técnica, es la
encargada de la planificación de las actividades
inherentes que maneja y ejecuta el Instituto Geográfico de
Venezuela Simón Bolívar, el cual tiene como metas
propuesta el mayor número de levantamiento de inmuebles de
acuerdo a las exigencias que se deben cumplir. Levantamiento
Topográfico
Levantamiento Parcelario Levantamientos de Topónimo
En la Coordinación técnica no existen
procedimientos, se encuentran muchas fallas en cuanto a la
planificación de actividades, así mismo como en la
sala cartográfica no se encuentra medido el tiempo exacto
en cuanto al trabajo que realizan los digitalizadores, se
observan muchas debilidades como organización que sin
embargo pueden ser atacadas, aunado a esto que en la
institución no posee un sistema de gestión de
calidad que es fundamental, sin embargo el propósito de
este trabajo es dar respuestas a los problemas ya mencionados.
Actualmente el IGVSB trabaja en pro de llevar en marcha el
Programa Nacional de Catastro, de acuerdo al diagnóstico
que se obtuvo se necesitan procedimientos netamente de campo como
lo son parcelarios, toponímico y geodésico donde se
detalle, explique claramente las actividades que se realicen,
además de eso un plan de Mejora en la coordinación
técnica de la oficina regional donde se pueda atacar un
problema y dar soluciones y por ultimo vinculado a ello la
realización de un Estudio De Tiempo en la sala
cartográfica que permita medir los ritmos de trabajo en
cuanto a tiempo.
Diagrama Causa – Efecto Mano de Obra Método de trabajo
Adiestramiento constante al personal técnico Falta de
seguimiento a personal Falta de planificación, control en
asignación de trabajo Falta de Procedimientos Deficiencia
en realización de trabajo que lleva a cabo la
coordinación Técnica. Insuficientes y algunos
obsoletos Insuficiente Infraestructura Figura 2: Diagrama Causa
Efecto Fuente: Elaboración Propia Maquinaria o Equipo
Medio Ambiente
Matriz FODA Tabla 1: Matriz FODA
Análisis Diagrama Causa Efecto Métodos de Trabajo:
• Descontrol en actividades • No posee procedimientos
explícitos • Seguimiento a personal Técnico
Mano de Obra: Maquinaria o Equipo: Equipos insuficientes en
cuanto al numero existente Medio Ambiente: El IGVSB no cuenta con
las No existe un condiciones en cuanto espacio adiestramiento
Continuo en cuanto al físico. personal técnico
encargado de Digitalizar
Análisis De Matriz FODA con estrategias
Documentación Requerida para la Coordinación
Técnica Una vez analizada toda la información
referente a las actividades realizadas en el área de
Geodesia, Toponimia y Catastro que enmarca el PNC se
elaboró la documentación que engloba todo lo
referente y necesario para la buena práctica de las
funciones y actividades requeridas. Tabla 3: Descripción
de los Procedimientos Número PRO-LT-01 PRO-LP-02 PRO-LT-03
Fuente: Elaboración Propia. Procedimiento Levantamiento
Topográfico Levantamiento Parcelario Levantamiento
Toponímico
Se elaboraron tres documentos. El cual se diseñó de
la siguiente manera: Hoja de Aprobaciones Contenido o
Índice Objetivo Alcance Definiciones Los documentos
constan: Levantamiento Topográfico 11 páginas
Levantamiento Parcelario 21 páginas Levantamiento
Toponímico 14 páginas Normas Procedimientos
Flujogramas Anexos En líneas generales, se puede mencionar
que el procedimiento de Levantamiento Topográfico consta
de: Cuatro (4) términos claves. Once (11) normas. Ocho (8)
procedimientos. Un (1) Flujograma
Procedimiento para el Levantamiento Parcelario, consta de:
Veinticinco (25) términos claves. Dieciséis (16)
normas. Dieciséis (16) procedimientos. Un (1) Flujograma.
Un (2) Anexos. Procedimiento para Levantamiento
Toponímico, consta de: Cuatro (4) términos claves.
Trece (13) normas. Doce (12) procedimientos. Un (1) Flujograma.
Un (3) Anexos.
Plan de Mejora Continua en la Coordinación Técnica
Paso 1. Selección de las oportunidades de mejora. En este
paso el objetivo fue la identificación y escogencia de los
problemas de calidad de la coordinación técnica
bajo análisis. El desarrollo de este estudio de mejora
continua, se inició con la selección del problema u
oportunidad de mejora. En este paso se aplicaron las
técnicas y herramientas contempladas en la
metodología de los siete pasos. De esta manera se
realizó un bosquejo de la caracterización de la
unidad donde se muestran datos importantes como insumos,
procesos, y servicios, entre otros.
7 7 8 8 9 8 8 9 Tabla 4: Oportunidades de mejora Oportunidades De
Mejora 1.- Software de programa GVSIG con deficiencias. 2.- No
existen procedimientos explícitos de los procesos que se
llevan a cabo. 3.- Falta de control y seguimiento en los procesos
de campo (L.P, L.T, L.T) 4.- Implantación de un Sistema de
Gestión De calidad 5.- Retraso en entrega de
digitalizaciones de sectores. Puntos (toponimia, catastro)
Fuente: Elaboración Propia Tabla 5: Selección
Oportunidades de mejora Selección De la Oportunidad De
Mejora 1.- Falta de control y seguimiento en los procesos de
campo (L.P, LT, LT). 2.- Implantación de un Sistema de
Gestión De calidad 3.- Retraso en entrega de
digitalizaciones de sectores. Puntos (toponimia, catastro)
Fuente: Elaboración Propia
Retraso en entrega de digitalizaciones de sectores. (Toponimia,
catastro).
Paso 2. Cuantificación y Subdivisión de la
oportunidad de mejora seleccionada. El indicador seleccionado es
el porcentaje promedio de retraso de entrega de Digitalizaciones,
El cual se obtiene al dividir dicho porcentaje entre los otros
tres factores que influyen en el proceso de
Digitalización. Paso 3. Identificación y
análisis de las causas raíces. A
continuación se presentara bajo la técnica de
tormenta de ideas y Diagrama causa – efecto (Ishikawa) los
problemas que originan el retraso de la entrega en
Digitalizaciones. (Ver Figura N° 4)
Paso 4. Establecimiento de la meta de mejoras. Utilizando la
técnica de Diagrama de Árbol se procede a
establecer la Meta e Mejoramiento. (Ver Figura N° 5)
Paso 5. Diseño de Soluciones La técnica de Tormenta
de ideas es la empleada para generar las soluciones aplicables
para eliminar o reducir las causales de los defectos
señalados en el diagrama causa – efecto. Causa:
Carencia en Detalles Soluciones: 1.- Hacer un buen levantamiento
de información Toponímica. 2.- Llenar correctamente
las planillas de levantamiento toponímico, cada uno de los
ítems y recuadros. 3.- Llenar adecuadamente la minuta de
reconocimiento de campo de sectorización. Causa: Detalles
de Medida de terreno Soluciones: 1.- Hacer un buen levantamiento
Parcelario. 2.- Llenar correctamente cada uno de los datos que
requiere la ficha catastral. 3.- Tomar correctamente las medidas
del levantamiento parcelario. 4.- El supervisor de campo debe de
encargarse de verificar las medidas del terreno, que estén
tomadas correctamente.
Causa: Inspección Causa: Deficiencias. (Levantamiento
Toponímico) Soluciones: 1.- Se debe llevar un control y
seguimiento en campo para los levantamientos. 2.- El supervisor
de Campo debe inspeccionar que el trabajo se esté
realizando correctamente. 3.- Debe existir un control de calidad
en cuanto a la información levantada en campo. Soluciones:
1.- Actualizar programa GVSIG. 2.- Buscar en el mercado nuevos
programas que se adapte a las necesidades del Instituto. 3.-
Probar con otros programas de Digitalizaciones. Causa: Falta de
Entrenamiento Soluciones: 1.- Capacitar constantemente a todo el
personal encargado de digitalizar. 2.- Realizar cursos constantes
al personal del programa Gvsig. 3.- Adquirir procedimientos
explícitos para la realización de Levantamientos.
4.- Adiestrar al personal encargado en campo de trabajar.
(Auxiliares, supervisores). Causa: Inspección
(Levantamiento Parcelario) Soluciones: 1.- Se debe llevar un
control y seguimiento en campo para los levantamientos
parcelarios. 2.- El supervisor de Campo debe inspeccionar que los
auxiliares catastrales estén realizando correctamente el
trabajo. 3.- Debe existir un control de calidad en cuanto a la
ficha catastral obtenida de determinado terreno. Causa: Falta de
Coordinación y Planificación Soluciones: 1.- La
coordinación debe tener una mejor planificación en
cuanto al trabajo que se lleva día a día de las
digitalizaciones. 2.- El digitalizador debe asignársele un
determinado sector y luego de terminado ese, asignarle uno nuevo.
3.- Obtener una mejor organización en cuanto a
transcriptores y Digitalizadores, cada trabajador debe tener
definido su rol. Causa: Insuficiente Soluciones: 1.- Se
debería capacitar a más supervisores de campo 2.-
Debe existir más de dos supervisores en determinado sector
que se vaya a realizar el levantamiento.
Paso 6. Implantación de Soluciones. A objeto de mejorar el
retraso de entrega en las Digitalizaciones (Catastro y Toponimia)
en la coordinación técnica, se hace necesario que
está a su vez implemente el conjunto de acciones
identificadas en la propuesta del paso 5. Una vez implementada el
Plan de soluciones propuesta, las mismas deben ser revisadas y
actualizadas para incorporar actividades adicionales que se
consideren que contribuyan a la disminución del retraso en
las digitalizaciones.
Paso 7. Acciones en Garantía Para asegurarnos que el Plan
de Mejora logrado se cumpla con la implementación de
Acciones Propuesta, se hace necesario ejecutar las siguientes
acciones: • Hacer levantamientos de información
parcelario, realizando llenado correcto de la ficha catastral.
• Hacer levantamientos de información
toponímica, realizando el llenado correcto de las
planillas. • Implementar un Sistema de Gestión de
Calidad dentro de la institución. • Implementar
procedimientos explícitos del proceso de levantamiento
parcelario, toponímico y geodésico. • Mantener
actualizada los métodos de trabajo de todas las
actividades perteneciente a los levantamientos catastrales y
digitalizaciones. • Implementar manuales de procedimientos
más específicos en cuantos al programa utilizado
para digitalizar. • Velar que el nuevo personal que ingrese
a la institución asista a los cursos de inducción
gvsig. • Capacitar al personal que labora en la
institución constantemente con relación al programa
de Digitalización. • Hacer uso de flujogramas ya que
este permite visualizar de forma clara la trazabilidad del
proceso. • Reconocer y difundir en la coordinación
Técnica, en la institución en general, los
resultados alcanzados con este Plan de Mejora. • Aprovechar
las fortalezas de la Organización para hacer frente a las
Oportunidades detectadas. • Minimizar las Debilidades de la
Institución para contrarrestar las amenazas
detectadas.
ESTUDIO DE TIEMPO E-1 Operación: Digitalización de
Levantamiento Parcelario. DETERMINACIÓN DE CONFIABILIDAD
DEL ESTUDIO Para una muestra de n = 10, el nivel de confianza del
estudio es NC = 95%
ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN
LA VERSIÓN DE DESCARGA