Planificacion estrategica

DESCRIPCIÓN GENERAL

Resumen

Esta herramienta proporciona un modelo para
llevar a una organización a través del proceso de
planificación estratégica. Cubre la
planificación necesaria para realizar una
planificación estratégica, incluyendo los
antecedentes necesarios para dirigir el proceso y así
definir el marco estratégico del proyecto u
organización, que es el que le da a las actividades
coherencia y dirección. La herramienta se desarrolla en la
pequeña introducción de planificación
estratégica de la herramienta Descripción
general de la planificación.

¿Por qué es necesaria una
herramienta detallada sobre planificación
estratégica?

La planificación estratégica
es el corazón del trabajo de una organización. Si
un marco estratégico no sabes a dónde ir o por
qué quieres llegar allí. Por ello, tampoco importa
por qué has llegado allí. Esta herramienta te
ofrece una forma de realizar una planificación
estratégica detallada, que puedes copiar en cualquier
organización o proyecto que necesite
realizarla.

Otra herramienta de CIVUCUS trata sobre la
Descripción general de la planificación.
Esta herramienta te ayudará a averiguar un modo de encajar
la planificación estratégica con el proceso de
planificación global. La herramienta sobre
Planificación de acción te ayudará
a desarrollar el proceso para la evaluación del impacto.
La planificación estratégica te ayudará a
que tu proyecto u organización tengan un impacto
significativo.

¿Quién debería usar
esta herramienta?

Esta herramienta te ayudará si
tienes una experiencia limitada en la planificación o en
la planificación estratégica. Quizás no has
dirigido una organización, proyecto o departamento o una
planificación anteriormente. También, puede que
siempre hayas enfocado sobre la planificación de
acción y ahora te das cuenta de lo importante que es. Si
la planificación estratégica es nueva para ti, esta
herramienta te resulta útil.

¿Cuándo será
útil esta herramienta?

Encontrarás útil esta
herramienta cuando:

• Necesites planificar
estratégicamente así como funcionalmente y hacer
una distinción entre los dos

• Necesites ideas para ayudarte a
planificar un proceso de planificación
estratégica.

• Comiences la planificación
para un nuevo proyecto y organización.

• Sientas que necesitas revisar tu
marco estratégico.

Una estrategia es un enfoque global
basado en el entendimiento de un contexto más amplio para
tratar tu función, tu propia fuerza y debilidad y el
problema al que te estás enfrentando. Una estrategia te da
un marco en el que trabajar y aclara lo que estás
intentando conseguir y el enfoque que pretendes darle. No detalla
actividades específicas.

PRINCIPIOS
BÁSICOS

¿Qué es la
planificación estratégica?

Una estrategia es un enfoque global y un
plan. Por eso, la planificación estratégica es la
planificación global que permite la buena
administración de un proceso. Además, te saca de
las actividades del día a día de tu
organización o proyecto y te proporciona un esquema de lo
que estás haciendo y dónde vas a llegar. La
planificación estratégica te da claridad sobre lo
que quieres lograr y cómo lo vas a conseguir.

La planificación estratégica
te permite responder a las siguientes preguntas:

• ¿Quiénes
somos?

• ¿Qué capacidad tenemos
y qué podemos hacer?

• ¿Qué problemas estamos
tratando?

• ¿Qué influencia
queremos causar?

• ¿Qué asuntos
críticos tenemos que responder?

• ¿Dónde debemos situar
nuestros recursos y cuáles son nuestras prioridades? Una
vez que se han contestado estas preguntas, es posible contestar a
lo siguiente:

• ¿Cuál debería
ser nuestro objetivo inmediato? (ver el apartado de Objetivos
inmediatos).

• ¿Cómo tenemos que
organizarnos para conseguir nuestro objetivo? (ver el apartado
de Implicaciones Internas).

• ¿Quién hace el
qué y cuándo? (ver la herramienta
sobre Planificación de acción).

Un plan estratégico no es
rígido. Sin embargo, te da los parámetros en los
que trabajar. Por eso, es importante:

• Basar el proceso de
planificación estratégica en un entendimiento real
del medio externo (ver el apartado de Aportación
– discusión).

• Utiliza el trabajo que has hecho
para aumentar tu entendimiento del medio externo y tu propia
capacidad, fuerzas y debilidades (ver el apartado de
Revisión).

Planificación del proceso de
planificación estratégica

El proceso de planificación
estratégica no es algo que pueda pasar según vaya
surgiendo en una reunión de planificación casual o
durante una reunión del personal. Requiere una
planificación cuidadosa para establecerla de modo que el
proceso sea riguroso y exhaustivo. Cuando se desarrolla o revisa
un plan estratégico, se establecen los parámetros
para el trabajo de la organización, normalmente para dos o
tres años o más. Así, tiene sentido invertir
algo de tiempo y energía para el proceso de
planificación estratégica.

DURACIÓN

Las preguntas son:

• ¿Cuándo necesitas
realizar un proceso de planificación
estratégica?

• ¿Con qué frecuencia se
necesita llevar este proceso a cabo?

• ¿En qué punto del
ciclo de la organización o proyecto necesitas hacer el
proceso?

• ¿Cuánto tiempo
duraría? Algunas sugerencias:

• Se necesita un proceso de
planificación estratégica cuando se requiere
desarrollar, aclarar o consolidar el marco estratégico en
el que trabaja tu organización o proyecto. En la siguiente
página encontrarás un cuestionario que te
ayudará a decidir si tu organización o proyecto
necesita organizar un proceso de planificación
estratégica.

• No hagas un proceso de
planificación estratégica más de una vez
cada dos años a no ser que el contexto interno o externo
haya cambiado drásticamente.

Normalmente, una vez cada tres años
es suficiente. Esto no significa que no revises el proceso
más a menudo, por ejemplo, una vez al año. Una
revisión estratégica es rápida —se
necesita un día o menos para considerar el marco
estratégico en relación con lo que está
pasando interna o externamente, a modo de revisión
real.

• Hay varios momentos en el ciclo de
la vida de un proyecto u organización en el
que tiene sentido realizar un proceso de
planificación estratégica. Así, por ejemplo,
necesitas uno cuando inicias un nuevo proyecto u
organización. Si acabas de realizar una evaluación
mayor de la organización o trabajo, y esto te ha conducido
a otros retos, entonces tienes que crear inmediatamente un
proceso de planificación estratégica. Cuando
llegues al final de la fase principal, conviene revisar el
progreso y prepararse para la próxima fase a través
de un proceso de planificación
estratégica.

• Se necesitan más de tres
días para llevar a cabo un proceso de planificación
estratégica riguroso. Si no estás familiarizado con
este tipo de procesos, necesitarás al menos cuatro o cinco
días.

CUESTIONARIO:
¿SE NECESITA UN PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA?

El equipo de administración de la
organización o proyecto debería trabajar con la
ayuda de este cuestionario.

Si un informe tiene dos partes y
declararías una parte como «definitiva» pero
la otra no, entonces inclínate por la respuesta más
débil. Así, por ejemplo, en el primer informe,
puedes contestar que «definitivamente» tu
organización tiene una visión clara, pero no es
seguro si hay consenso sobre la visión. Tu respuesta
sería entonces «no es seguro».

Marca tu proyecto u organización de
la siguiente forma:

Si el total es 20 o más, entonces la
organización o proyecto está preparado para un
proceso de planificación estratégica. Si es 15 o
entre 15 y 20, la organización probablemente se
beneficiaría si se realizara un proceso de
planificación estratégica. Si está por
debajo de 15, no corre prisa pero deberías por lo menos
hacer una planificación estratégica tres
años después del último proceso de
planificación estratégica.

Resultado final:

¿QUIÉN DEBERÍA
PARTICIPAR?

¿Quién debería
participar en el proceso de planificación
estratégica?

Para ver los detalles de quién
debería estar implicado en las diferentes etapas de la
planificación, dirígete a la herramienta
Descripción general, en el apartado de
¿Quién planifica?

Las dos cuestiones clave son:

• ¿Quién debería
participar en el proceso de planificación
estratégica?

• ¿Quién debería
facilitar el proceso de planificación
estratégica?

¿Quién debería
asistir?

El proceso de planificación
estratégica ayuda a una organización a aclarar,
consolidar y establecer su marco estratégico. Situado en
el marco estratégico, son los valores y
visión de la organización. Debido a esto, es
importante que toda la organización participe en, al
menos, parte del proceso. Para ello, recomendamos lo
siguiente:

Cuando el personal de administración
está muy interesado en el trabajo profesional, puedes
invitarlos a participar en todas las etapas en las que participe
en el personal profesional. De hecho, el personal administrativo
experimentado debería participar en todo el proceso.
Así, por ejemplo, si la organización tiene un
contable, debería participar, pero no
sería necesario si la recepcionista acude a todas las
sesiones. Sin embargo, una vez que se ha establecido el marco
estratégico se debe presentar a todo el personal y darle
tiempo para que realicen preguntas o aclaraciones,
preferiblemente en las unidades más
pequeñas o los departamentos.

El uso de un facilitador
externo

Recomendamos que uses un facilitador
externo preparado para un proceso de planificación
estratégica de forma que:

• Haya una persona asignada para
mantener el orden, para prevenir que se personalicen los asuntos
y que mantenga el proceso alejado de las emociones
personales.

• El resto sea libre para colaborar en
el proceso sin una preocupación importante.

• Una persona formada sea capaz de
tratar los conflictos que puedan surgir para manejarlos de forma
constructiva en lugar de destructiva.

• Alguien con experiencia de
organización específica sea capaz de crear asuntos
y prevenir a la organización o proyecto de que surjan
asuntos complicados.

• Alguien con mucha experiencia puede
ofrecer perspicacia, ideas y una perspectiva externa.

Las desventajas están relacionadas
con los costes principalmente. Sin embargo, en caso de que tengas
la persona correcta, la inversión debería ser de
bajo coste con respecto a los resultados.

En la siguiente página
encontrarás una lista de control para ayudarte a elegir al
facilitador externo correcto para el proceso de
planificación estratégica.

LISTA DE CONTROL
PARA SELECCIONAR A UN FACILITADOR EXTERNO:

Fíjate en lo siguiente:

? Comprensión de los asuntos de desarrollo en
general.

? Comprensión de los asuntos de la
organización.

? Perspicacia y empatía.

? Autoridad y credibilidad.

? Experiencia en dirigir procesos de
planificación estratégica.

? Buena reputación con clientes previos (revisa
esto).

? Capacidad para gestionar conflictos y confidencia para
manejarlos.

? Poder establecer tus resultados

? Compromiso para ayudar a alcanzar los resultados
deseados

? Honestidad y justicia (no busques una objetividad
total, cualquiera puede tener su propia opinión,
sólo quieres que se haga una distinción clara entre
opiniones y hechos).

? Lógica, autodisciplina y capacidad para
funcionar sistemáticamente.

? Compromiso con los plazos de entrega.

? Habilidades escritas y orales.

? Seguir el estilo de la organización.

? Tarifas razonables, acorde con los precios de
mercado.

Una vez que hayas encontrado a la persona correcta,
acuerda las instrucciones por escrito y de forma clara para que
no haya malentendidos sobre lo que se quiere y se espera de esa
persona.

APORTACIONES

Debido a que un proceso de
planificación estratégica se refiere al «gran
cuadro final», resulta útil realizar aportaciones
externas en el proceso. Para los que trabajan en el proyecto u
organización resulta fácil olvidarse del cuadro
general y centrarse en los asuntos desde el punto de vista de
nuestro propio trabajo. Contratar a alguien con una visión
más amplia y nuevas ideas puede abrir las puertas a nuevas
formas de pensamiento. Esto ayuda a mantener a una
organización en la vanguardia del trabajo de desarrollo.
La aportación externa aclararía las oportunidades,
retos y amenazas del contexto externo de la organización
(ver también la herramienta Descripción general
de la planificación, apartado del Análisis
FADO).

La aportación externa de la
organización debería ser el trabajo del grupo o
persona que planifica el proceso.

Recuerda que debes averiguar con
antelación si el orador necesita equipamiento especial
(como un rotafolios y rotuladores o un ordenador y una pantalla
para una presentación de PowerPoint).

La mayoría de las personas que
trabajan en el desarrollo estarán preparadas para ceder su
tiempo libre si tu organización o proyecto tiene
credibilidad o potencial para solucionar un problema que les
afecta. Sin embargo, tu organización o proyecto
debería cubrir los gastos de transporte, alojamiento y
similar. También se recomienda dar al orador un
pequeño regalo como agradecimiento por su
tiempo.

No te bases plenamente en una
aportación externa. Asegúrate de que las
estadísticas, políticas e información de los
interesados directos que afectan a tu trabajo están
disponibles incluso en forma de notas.

TRABAJO
PRELIMINAR

Se necesitan realizar dos tareas
importantes antes de comenzar un proceso de planificación
estratégica:

• Un resumen del trabajo de la
organización.

• Un resumen del funcionamiento
interno de la organización.

Resumen del trabajo

Se puede realizar mediante:

• Una amplia evaluación externa
antes de realizar el proceso de planificación
estratégica para introducirla en el proceso.

• Un análisis del trabajo
realizado en el ámbito de unidad/proyecto/departamento,
incluyendo los logros de los objetivos e indicadores del impacto
(ver también la herramienta Descripción general
de la planificación, apartado Herramientas 1:
estructuración del análisis para el progreso del
trabajo).

• Revisión del trabajo
realizado en la organización por parte del equipo de
administración, que incluya los objetivos logrados y los
indicadores (ver Glosario de términos) de
impacto.

Aún teniendo un revisor externo, es
útil que los equipos también realicen una
reflexión interna.

Revisión de la función
interna de la organización

Se puede llevar a cabo mediante:

• Una revisión externa dirigida
por alguien que tenga un amplio entendimiento del desarrollo y de
las organizaciones sin ánimo de lucro, pero no
necesariamente de un sector en particular.

• Una revisión por parte de la
administración del funcionamiento interno de la
organización o proyecto.

• Aportaciones del personal (ver
también la herramienta Descripción general de
la planificación, apartado Herramientas 1:
estructuración del análisis para el progreso del
trabajo).

Éstos no se excluyen mutuamente:
incluso con la aportación externa, es útil para los
equipos llevar cabo una reflexión y pensamiento internos.
Además, resulta también útil reunir a los
que participarán en el proceso de planificación
estratégica para que realicen un trabajo preliminar de
forma individual.

En la próxima página
encontrarás un cuestionario que podrías entregar a
los participantes como preparación al proceso de
planificación estratégica.

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