Sistema automatizado para la gestión de acuerdos como apoyo a toma de decisiones

Resumen

En la actualidad la gestión eficaz de la
documentación en las organizaciones demanda la
búsqueda de soluciones prácticas y exitosas,
generalmente la gestión de todo el papel que se maneja en
las organizaciones ocupa más tiempo del que sería
deseable. Así, los sistemas de gestión documental
resultan una óptima herramienta que agiliza estos
procesos. La Universidad de Matanzas Camilo Cienfuegos consciente
del papel que juega la información dentro de la
institución, carece de una herramienta capaz de gestionar
de forma adecuada los acuerdos permitiendo optimizar el tiempo de
preparación de las reuniones y servir de soporte para la
toma de decisiones, con el objetivo de dar solución a este
problema nace el presente trabajo, que proporciona una
herramienta informática, aplicación web1,
cuya finalidad es la gestión de acuerdos en
el contexto institucional, garantizando una fácil
gestión, organización, conservación y
diseminación de la documentación como parte
estratégica de las funciones de la organización.
Teniendo en cuenta que las historias laborales evidencian la
trazabilidad del funcionario dentro de la organización, y
que todos los documentos encontrados en un expediente tienen un
valor tanto administrativo, jurídico e histórico
muy importante, y que la consulta de estés documentos
durante el tiempo de vigencia ayuda en la toma de
buenas decisiones y a la verificación del desempeño
de la entidad.

Introducción

Las instituciones universitarias deben llevar a cabo un
conjunto de dinámicas propias, procesos y servicios
básicos que la caracterizan, como lo es la
enseñanza y diseño, investigación, los
servicios externos e internos además de procesos de apoyo,
lo cuales tienen que ser cada día de mayor calidad,
rapidez y al menor costo posible, para poder generar ventajas
competitivas sobre otras instituciones del mismo sector. Es
aquí donde entra en juego la gestión de la
información plasmada en los documentos y las
tecnologías de la información y de la
comunicación (Internet, Intranet, Base de Datos, entre
otros) que vienen en definitiva a facilitar y apoyar la
ejecución de los procesos claves.

Es válido señalar que hablar de
gestión no es otra cosa que el proceso mediante el cual se
obtiene, desarrollo o utilización de una variedad de
recursos básicos para apoyar y lograr los objetivos en una
institución.

Se asume que una parte del sistema de información
de la organización está desarrollado con el
propósito de almacenar y recuperar documentos, que debe
estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas
funciones y actividades específicas que afectan la
creación, recepción, almacenamiento, acceso y
preservación de los documentos, salvaguardando sus
características estructurales y contextuales, y
garantizando su autenticidad y veracidad, de manera tal que le
brinde al cliente final la información necesaria
actualizada , organizada y precisa para el cumplimiento de sus
funciones . Para lograr que haya una adecuada organización
de los documentos, surge la gestión documental, "como
área de gestión responsable de un control eficaz y
sistemático de la creación, la recepción, el
mantenimiento, el uso y disposición de documentos de
archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en
forma de documentos la información y prueba de las
actividades y operaciones de la
organización".2

En la Universidad de Matanzas existen serias
dificultades respecto a consumo de tiempo, planificación
de reuniones y sus acuerdos, situación está que
hace embarazosa y poco automatizada la gestión del
área.

A través de entrevistas y encuestas realizadas a
los funcionarios encargados de los acuerdos, se demuestra que es
vital una herramienta Informática que sea capaz de
gestionar acuerdos de las reuniones en la dicha
institución.

La documentación y la información, que se
genera es pedida al mismo tiempo por diferentes áreas, lo
que es un reflejo de que esa información no está
adecuadamente gestionada y eso ocasiona desagrados de los
miembros de la organización, porque muchas de las veces la
misma información se le tiene que dar a diferentes
áreas donde ya se supone que se dio esa
información. También es necesario que las
áreas colaboren con la información, o sea, se
necesita una base de datos que almacene esa información
para que pueda ser utilizada cada vez que se le necesite para
tomar una decisión o para profundizar en una
problemática. A veces ocurre que se genera excesiva
información, incluso duplicada. Otra consecuencia de no
contar con un sistema de gestión documental es la
pérdida de tiempo. Por esas razones sería
demás valía contar con un sistema que permita la
gestión de información vinculadas con los acuerdos
tomados en las reuniones, contribuyendo en la agilización
y control de actividades, porque eso debe ser una práctica
que se debe generalizar. Ese trabajo debe centralizarse a todos
los niveles de la universidad de manera tal que la
información no se pierda, que se gestione adecuadamente,
que sirva esa información para hacer algo grande como
gestión de conocimiento o gestión pre conocimiento
y se podrá observar que el período alcanzara,
porque se derrite demasiado tiempo haciendo cosas que ya se
hicieron en un momento dado y que por determinados motivos no
están conservados y pueden servir de punto de partida para
generar una nueva información y a la vez llegar a acuerdos
más potentes.

Ante la elaboración del sistema automatizado para
la gestión de acuerdos desde una perspectiva documental se
utilizaron técnicas de investigación tales como la
encuesta, la entrevista y la observación enlazada a la
estructura organizativa de dirección, se detectaron las
siguientes deficiencias:

ü Estrategia no bien
formulada.

ü Facultades y funciones de los directivos y de las
unidades organizativas que conforman la razón de ser de la
institución no definidas en un documento
oficial.

ü Ausencia de definiciones detalladas de las
funciones de cada división estructural.

ü La falta de información a los
trabajadores.

De acorde a las deficiencias detectadas en la
organización, de la misma forma en que la universidad se
concibe como organización, depende su comportamiento y de
éste depende cómo se desempeñe, cómo
sea percibida y aceptada por el entorno, si hace de vital
necesidad la elaboración de un sistema automatizado para
la gestión de acuerdos que dada la flexibilidad del mismo
se puede gestionar de forma desacoplada los acuerdos, pero
fuertemente relacionada, proporcionando evidencias documentales
acerca de actividades realizadas en las
organizaciones.

Hoy no puede entenderse la actividad documental lejos de
técnicas novedosas, el aporte principal de los mecanismos
en el análisis documental es decisivo y rápido al
procesar grandes cantidades de informaciones y ponerlas a
disposición de los usuarios, lo cual tiene como
consecuencia la solución de problemas informativos y la
toma de decisiones.

En los momentos actuales se establece la
normalización de las políticas y los procedimientos
de la gestión de documentos de archivo con el fin de
asegurar la adecuada atención y protección de los
mismos, este postulado permite que la evidencia y la
información que contienen los documentos puedan ser
recuperadas de un modo más eficaz y más eficiente
usando prácticas y procedimientos normalizados.

Como se manifiesta en la ISO (15489-1:2006) la
gestión de documentos de archivo, ofrece amplios
beneficios, que regula las prácticas efectuadas tanto por
los responsables de su gestión como por cualquier otra
persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus
actividades. En una organización la gestión de
documentos de archivo permite:

ü Realizar sus actividades de una
manera ordenada, eficaz y responsable.

ü Prestar servicios de un modo
relacionado e imparcial.

Respaldar y documentar la creación de
políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo.
Proporcionar coherencia, continuidad, productividad de la
gestión y la administración. Cumplir con los
requisitos legislativos y normativos, incluidas las actividades
archivísticas, de auditoría y de
supervisión.

Mantener una memoria corporativa, personal o colectiva.
(ISO 15489-1:2006)

Estos beneficios presuponen que en cada
organización alguien debe poseer la responsabilidad y
autoridad para gestionar los documentos y estar adecuadamente
preparado para hacerlo. El servicio de documentación de
una organización actúa como puente entre el mundo
de la información y las necesidades de los usuarios de
documentación en la organización.

Existen varias herramientas informáticas que
resuelven esta problemática, tanto la relacionada con la
gestión documental de los acuerdos como aquella que
encierra la notificación de las actividades, pero ninguna
de estas cumplen por si sola todos los requisitos para la
gestión adecuada de los acuerdos de la organización
en causa, o sea, muchas van más allá de la
partícula esencial que son los acuerdos, lo que puede
ocasionar confusión para los usuarios poco experimentados
y otras carecen de la integración de algunas
funcionalidades en una misma aplicación. El sistema
agilizará la gestión permitiendo la
generación y obtención de mayor información
relacionada con los acuerdos.

Problema científico

La gestión automatizada de acuerdos a partir de
un tratamiento documental en la Universidad de Matanza Camilo
Cienfuegos.

Idea a defender

Mediante la utilización de un sistema
informático se logre una gestión automatizada de
los acuerdos, tanto para el control de los recursos implicados en
su cumplimiento como para el apoyo a toma de
decisiones.

Objetivo
general

Desarrollar conceptualmente el aporte de un sistema
informático para la gestión automatizada de
acuerdos como evidencias de historias laborales y apoyo a toma de
decisiones en la Universidad de Matanzas Camilo
Cienfuegos.

Objeto de estudio

La gestión automatizada de acuerdos
en las diferentes estructuras organizativas.

Campo de acción

La gestión de los acuerdos de reuniones en la
Universidad de Matanzas Camilo
Cienfuegos.

Objetivos específicos

ü Estudiar el estado actual de
sistemas asociados a la temática en
cuestión.

ü Proponer las características
básicas de un sistema para la gestión automatizada
de acuerdos.

Para esto, se proponen realizar una serie
de tareas tales como:

ü Entrevistar a los usuarios expertos
para conocer el flujo de trabajo.

ü Estudiar en profundidad las
estructuras organizativas y los cambios.

1.
Fundamentación teórica

Para dar comienzo a este trabajo de investigativo se
abordan los principales conceptos asociados al dominio del
problema, el objeto de estudio, se describe con más
detalle a las organizaciones, explicando la manera en que
están estructuradas y la importancia de la gestión
automatizada de los acuerdos como medio de alcanzar objetivos y
metas. También se aborda el problema que supone la manera
actual de informar a las personas de una organización,
acerca de la realización de dichas actividades, y se
plantea la necesidad de crear un sistema informático que
sea capaz de automatizar este proceso una vez que se analicen
propuestas alternativas, incluyendo además un breve
estudio de los sistemas similares existentes vinculados a la
propuesta en causa.

1.2 Definir
sistema automatizado para la gestión de
acuerdos

Cuando buscamos la definición de gestión
de acuerdo observamos la carencia de la misma, por lo que nos
llamamos a encontrar según pasos lógicos una
definición apropiada que se acople a las necesidades de
esta investigación.

Tomando por separado las palabras gestión y
acuerdos podemos llegar a una conclusión. En los
epígrafes más abajo contamos con una serie de
conceptos asociados al dominio del problema que
colaborarán para una definición final de sistema
automatizado para la gestión de acuerdos.

1.2.1 Sistema

ü Un conjunto de cosas que ordenadamente
relacionadas entre sí contribuyen a un determinado
objetivo.

ü Según Churchman (1972), los sistemas son
constituidos de conjuntos de componentes que actúan juntos
en la ejecución del objetivo general de todo. El enfoque
sistémico es simplemente un modo de pensar a respeto de
eses sistemas generales y sus componentes.

ü Según Maximiano (2000: 533), sistema es un
conjunto de recursos que interactúan para formar un todo
organizado y producir algún tipo de resultado o
efecto.

ü Según Olivera (2004: 15), sistema es un
conjunto de partes que interdependientemente se
interactúan, formando un todo único con objetivos y
propósitos en común, efectuando
sinérgicamente determinada función .Esta compuesto
por otros sistemas menores, denominados subsistema, que
están secuencialmente dependientes unos de otros, como se
fueran eslabón de una corriente. El desempeño de
cada una de esas partes define el suceso del sistema mayor y, si
uno de ellos fallar, compromete el desempeño de todos
ellos.

1.2.2 Automatización

ü Sistema de control

ü Un sistema de control manipula indirectamente los
valores de un sistema controlado. Su objetivo es gobernar un
sistema sin que el operador intervenga directamente sobre sus
elementos. El operador manipula valores de referencia y el
sistema de control se encarga de transmitirlos al sistema
controlado a través de los accionamientos de sus
salidas.

Sin embargo, la automatización como una
disciplina de la ingeniería es más amplia que un
mero sistema de control, abarca la instrumentación
industrial, que incluye los sensores y transmisores de campo, los
sistemas de control y supervisión, los sistema de
transmisión y recolección de datos y las
aplicaciones de software en tiempo real para supervisar y
controlar las operaciones de plantas o procesos
industriales.

1.2.2.1 Objetivos de la
automatización

ü Mejorar la productividad de la empresa,
reduciendo los costes de la producción y mejorando la
calidad de la misma.

ü Mejorar las condiciones de trabajo del personal
suprimiendo los trabajos penosos e incrementando la
seguridad.

ü Realizar las operaciones imposibles de controlar
intelectual manualmente.

ü Mejorar la disponibilidad de los productos,
pudiendo proveer las cantidades necesarias en el momento
preciso.

ü Simplificar el mantenimiento de forma que el
operario no requiera grandes conocimientos para manipular proceso
productivo.

ü Integrar la gestión y
producción.

1.2.2.2 Sistema Automatizado

Los sistemas automatizados son sistemas hecho por el
hombre que interactúan con o son controlados por
computadoras, y todos estos sistemas tienen componentes en
común, que son:

1. Hardware: todos los componentes
físicos de una computadora.

2. Software: los programas de sistemas, los programas de
aplicación, bases de datos, programas de control,
etc.

3. Personas: los que operan el sistema, los que proveen
el material de entrada, y consumen el material de salida y los
que proveen actividades de procesamiento manual en un
sistema.

1.2.3 Gestión

ü Acción o trámites que hay que
llevar a cabo para conseguir o resolver una cosa.

ü Conjuntos de operaciones que se realizan para
dirigir o administrar un negocio o una empresa.

ü Proceso emprendido por una o más personas
para coordinar las actividades laborales de otros
individuos.

ü Es la capacidad de la organización para
definir, alcanzar y evaluar sus propósitos, con el
adecuado uso de recursos disponibles.

1.2.3.1 Sistema de Gestión

ü Es un conjunto de etapas unidas en un proceso
continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta
lograr mejoras y su continuidad.

ü Una estructura comprobada para gerencia y
continuamente mejorar las políticas, procedimientos y
procesos de las organizaciones.

ü Un aporte a la organización para alcanzar
metas a través de una serie de estrategias, incluyendo la
optimización de los procesos, enfocado en el pensamiento
disciplinado de la gestión.

1.2.4 Información

ü Es un conjunto organizado de datos procesados,
que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento
del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

ü Son propiedades: relevante, precisa, completa,
adecuada, oportuna, nivel de detalle adecuado y
comprensible.

1.2.4.1 Sistema de Información

Es un conjunto formal de procesos que, operando sobre
una colección de datos estructurada según las
necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la
información (o parte de ella) necesaria para las
operaciones de dicha empresa y para las actividades de
dirección y control correspondientes (decisiones) para
desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de
negocio.

1.2.4.2 Sistemas de Gestión de la
Información

La gestión de la información se vincula
con la generación y la aplicación de estrategias,
el establecimiento de políticas, así como el
desarrollo de una cultura organizacional y social dirigida al uso
racional, efectivo y eficiente de la información en
función de los objetivos y metas trazadas en materia de
desempeño y de calidad.

Los sistemas de gestión de información son
un conjunto de elementos relacionados y ordenados, según
ciertas reglas que aporta al sistema objeto, es decir, a la
organización a la que sirve y que marca sus directrices de
funcionamiento así como la información necesaria
para el cumplimiento de sus fines; para ello, debe recoger,
procesar y almacenar datos procedentes de la organización,
con el propósito de facilitar su recuperación,
elaboración y presentación. Un sistema de
gestión de información realiza cuatro actividades
básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida
de información.

Los sistemas de gestión de la información
cumplen tres objetivos básicos dentro de las
organizaciones:

– Automatización de los procesos
operativos.

– Proporcionar información que sirva
de apoyo al proceso de toma de decisiones.

– Lograr ventajas competitivas a
través de su implantación y uso.

Fuente: Elaboración
propia.

Figura 1: Diseño conceptual de las
actividades que realiza un sistema de
información.

1.2.5 Los documentos e información de la
organización

La documentación generada por cualquier
organización empresarial es la única prueba de su
existencia y parte vital de su funcionamiento, es la que se
conoce como documentación corporativa. Esta
documentación permite a la organización cumplir sus
objetivos. Entre otras muchas cosas, la institución debe
saber qué documentos se conservan de manera permanente y
cuales se pueden destruir tras cumplir una función,
determinar qué documentación se custodia y
cómo se organiza, influirá en el buen
funcionamiento y la calidad de los servicios de una
institución (Moro, 1997). La definición de
documento es

bien conocida, la combinación de un soporte y la
información registrada en él, que puede ser
utilizado como prueba o para consulta.

1.2.6 Gestión documental

La gestión documental según
Fernández (1999), "pretende abarcar desde la
elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando
por su organización y descripción." Según el
planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de
Colombia, la gestión documental es un "conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, hasta su destino final,
con el objetivo de facilitar su utilización y
conservación" (Vásquez ,1992).

Ahora podemos decir, tomando las ideas anteriores, que
la gestión documental consiste, en el tratamiento y
conservación que se les da a los documentos, desde el
principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del
mismo, hasta su eliminación o conservación
permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que
constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto
respetando el principio de orden original y el principio de
procedencia.

1.2.6.1 Importancia de un sistema de gestión
documental

La aplicación de un sistema de gestión
documental permite un incremento exponencial del rendimiento
organizacional, ya que facilita la ubicación y el manejo
de la información además que reduce en gran medida,
el exceso de documentos que generalmente se conservan en las
organizaciones y que no son significativos para la misma.
Según Ibai Sistemas (2003), algunos puntos clave de
importancia de un sistema documental de la siguiente
forma:

– Reducción del tiempo de consulta
de un documento en papel.

– Reducción del tiempo de consulta
de documentos electrónicos.

– Reducción de los costes de
archivado.

– Reducción de la
recuperación de un documento.

– Reducción de costes de acceso a la
documentación.

– Incremento en la satisfacción de
los usuarios internos.

1.2.7 Sistema de gestión de
archivo

Un sistema de gestión de archivo es una parte
fundamental del sistema de información de una
institución. Entre sus finalidades tiene custodiar y
recuperar la documentación generada por la misma. El
sistema debe estar diseñado para coordinar y controlar
todas aquellas funciones y actividades específicas que
afectan a la creación, recepción, ubicación,
acceso y preservación de los documentos, protegiendo sus
características estructurales y contextuales para
garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del
tiempo.

El sistema de archivo de una institución es una
herramienta transversal, puesto que está integrado en las
distintas áreas administrativas de la organización.
Ofrece soporte interno en la toma de decisiones para el trabajo
diario y además, asegura la posterior formación del
patrimonio histórico documental, que sirve de seña
de identidad en las sucesivas acciones de la
organización.

La norma ISO 15489 define sistema de archivo como el
"sistema de información que incorpora, gestiona y facilita
el acceso a los documentos de archivo a lo largo del tiempo. Para
la institución se convierte en una fuente de
información sobre las actividades de la
organización que puede servir de apoyo a posteriores
actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la
asunción de responsabilidades frente a las partes
interesadas presentes y futuras."

1.2.8 ¿Que es una
Reunión?

ü Proceso que desarrollan unas personas para tratar
temas diversos y con finalidades diversas.

ü Una reunión es un acto o proceso por el
que un grupo de personas se unen, como un conjunto, con un
propósito común.

ü La reunión es una técnica que
permite que personas con objetivos comunes intercambien
información y lleguen a compromisos colectivos para
conseguir las metas.

Las funciones de las reuniones según la vertiente
son:

– Vertiente vertical: Las reuniones son un medio
esencial para difundir información o trabajar en
equipo.

– Vertiente informal: Las reuniones
satisfacen las necesidades humanas.

En una reunión, dos o más personas se
reúnen para discutir uno o varios temas, a menudo en un
ambiente formal. En una organización, las personas de la
reunión pertenecen al mismo organismo o
institución, ya sea pública o privada, son
convocadas mediante un orden del día y los acuerdos
adoptados se incluyen en el acta de la
reunión. (Wikipedia 2012)

1.2.9 Acuerdo

Fuente: Elaboración
propia.

Figura 2: Reuniones.

El término acuerdo es aquel que hace referencia a
la puesta en común de ideas u objetivos por parte de dos o
más partes. El acuerdo siempre implica la decisión
común de estas partes ya que no significa la
imposición de una a la otra sino, por el contrario, el
encuentro de aquello que las reúne a ambas. Un acuerdo
puede ser entendido como un punto de encuentro entre las partes
que toman lugar en el acto. Si bien normalmente el acuerdo se
realiza entre personas, también puede llevarse a cabo
entre entidades, instituciones, países o regiones que
representan diversos intereses.

1.2.10 Sistema automatizado para la gestión de
acuerdo

Teniendo en cuenta las definiciones antes expuestas, se
llega a la conclusión que en esta investigación se
definirá como sistema automatizado para la gestión
de acuerdo, el conjunto de operaciones que le permite a una
organización definir, alcanzar y evaluar los objetivos,
ideas o propósitos dentro de una entidad,
logrado por el conceso de las partes implicadas en el acuerdo,
con el adecuado uso de los recursos disponibles. Los cuales se
derivan en tareas objetivas en todos los niveles organizacionales
de la institución que permiten el cumplimiento de este
acuerdo.

1.3 Las
organizaciones y los cambios

Durante la mayor parte de nuestra vida somos miembros de
alguna organización: una universidad, un equipo deportivo,
un grupo musical o teatral, una asociación religiosa o
cívica o una empresa. Algunas, como el ejército o
una gran corporación, tendrán una
organización muy formal. Otras, como un equipo deportivo
de vecindario, pueden estar organizadas de una manera más
informal. Pero sin importar sus diferencias, todas las
organizaciones tienen en común varios
elementos.

Quizás el elemento común más obvio
de ellas es una meta o finalidad, por supuesto que las metas
variarán según la organización de que se
trate, pero sin una meta la organización no tendrá
razón de ser (STONER). Otro de los elementos comunes de
las organizaciones es, que todas cuentan con una gestión y
acuerdos que les permita alcanzar dichas metas y
objetivos.

Se puede decir que sería muy fácil
planificar y operar una organización que no fuera
continuamente afectada por cambios. Por ende, es sabido que eso
es imposible, teniendo en cuenta que ellas están en
constante interacción con sus ambientes externos, y
estés, permanentemente, se modifican.

Shein (1982) destaca que las necesidades de las
organizaciones cambian con el pasar del tiempo, exigiendo
repetidas escenas de socialización organizacional sobre la
forma de cambio de las normas y de las estructuras
organizacionales. Las organizaciones son dinámicas por
naturaleza debido a la relación de las personas con las
tareas y, por eso, en algunas situaciones, desarrollan sus
cambios para buscar un nuevo posicionamiento en su entorno, sea
por medio de su crecimiento, sea por medio de manera
redefinición de los objetivos.

Las organizaciones pueden asumir diferentes posturas
ante los cambios; pueden adaptarse a ellos e
serán, por lo tanto, relativas, o anticiparse e
interactuar con ellos de forma más dinámica y
proactiva. Eso es, en la opinión de Arantes (1998), el
gran factor que definirá la probabilidad de sobrevivencia
de una organización a largo plazo.

En la primera situación – organización
relativa – acontece un "cambio natural", o sea, la
evolución es promovida espontáneamente por procesos
no planeados en elementos aislados, no considerando, por lo
tanto, las eventuales implicaciones e interrelaciones con los
demás componentes del sistema organizacional como un
todo.

En la segunda – organización proactiva – acontece
el denominado " cambio planeado", donde existe una
caracterización de decisiones deliberadas que utilizan la
exposición sistemática para entender la complexidad
del cambio y para considerar, de forma integrada, los ajustes que
se hagan necesarios en todos los componentes técnicos y
humanos de la organización , visualizando un objetivo
común para todos.

Es necesario que se establezca un proceso continuo y
estructurado de cambio que aproveche las amenazas y oportunidad
del escenario en el cual las organizaciones estén
inseridas, transformándolas en visiones del futuro, de
forma que oriente a la fijación de situaciones
transitorias intermediarias de desarrollo y de objetivos
finales.

Los procesos de cambios son normalmente complejos por
involucraren un conjunto de aspectos y factores, de naturaleza
distinta, que exigen diferentes horizontes de tempo y que deben
ser tratados de manera integrada. Pueden envolver, por ejemplo,
la absorción de nuevas tecnologías, la
formación e implementación de nueva estrategia del
mercado, el desarrollo de un nuevo producto o la ejecución
de algún cambio profundo en el sistema de gestión,
por medio de nuevas herramientas gerenciales o su completa
reestructuración (Arantes , 1998).

Para Olivera (2001 a), el proceso de cambio planeado
debe ser desarrollado identificándose claramente de donde
se debe partir y donde se pretende llegar.

Su principal función es de trazar nuevos
objetivos y estrategias organizacionales, siendo operacionalizado
por medio de modificación del comportamiento
y actitud de las personas, utilizándose, entretanto, de
alteraciones en la estructura organizacional.

Este aspecto también es mencionado por Ferreira;
Reis; Pereira (2001), cuando afirma que, en un cambio planeado,
sobre todo con la implantación de un nuevo modelo de
gestión, el principal desafío es la
unificación de objetivos individuales de los diversos
colaboradores con los objetivos de la organización. Luego,
los directivos deben investir gran esfuerzo en ese sentido pues,
se esto llega a ser conseguido, uno de los mayores
obstáculos del cambio ya habrá sido
vencido.

Para Arantes (1998), el proceso de planeamiento de un
cambio debe incluir:

– Definición clara de los
objetivos;

– La determinación de la naturaleza
y extensión de los problemas;

– La evaluación adecuada de los
factores técnicos y humanos;

– La consideración de los efectos
del cambio a curto, medio y largo plazo;

– Las áreas más directamente
afectadas por el cambio;

– Los reflejos de los cambios de un
área en otras;

– La previsión de los obstáculos hacia los
cambios y los medios para evitarlos;

– La identificación de los conocimientos,
habilidades y experiencias requeridas y existentes en las
áreas que serán afectadas por los
cambios;

– La identificación de las áreas/personas
involucradas en el esfuerzo por el cambio;

– El entendimiento común y adhesión de
todos los involucrados en los objetivos de cambio;

– La exposición de manera muy técnica del
tema y las estrategias que serán utilizadas en los
cambios;

– Los métodos de desarrollo y de
implementación de los cambios;

– La determinación de los costos que serán
incurridos en el proceso de cambio; y

– La determinación de los mecanismos de
gerenciamiento y de evaluación de los resultados del
proceso de cambio.

Un proceso de "cambio planeado" bien
ejecutado puede generar los siguientes beneficios (Oliveira, 2001
a):

– Desarrollo de competencia
interpersonal;

– Cambio en los valores de la organización, de
modo que los factores y los sentimientos humanos sean
valorizados,

– Desarrollo de creciente comprensión entre los
grupos de trabajadores y entre ellos, con objetivo de reducir
tensiones y atritos;

– Generación de la información objetivas y
subjetivas, válidas y pertinentes, sobre la realidad de la
organización y su retorno a los usuarios;

– Creación de un clima de aceptación y
receptividad para el diagnóstico y la solución de
problemas;

– Establecimiento de un clima de confianza, respeto y no
manipulación entre jefes, colegas y
subordinados;

– Mayor integración entre las necesidades y
objetivos de los individuos y de la
organización;

– Desarrollo de un proceso de atenuación de
conflictos, atritos y tensiones y su posterior tratamiento de
modo directo, racional y constructivo;

– Creación de un clima favorable para el
establecimiento de los objetivos, siempre que posibles
cuantificables y bien cualificados, que oriente la
programación de actividades y evaluación de
desempeños, de forma adecuada y mensurable de unidades
organizacionales, grupo e individuos;

– Desarrollo de la organización por el
perfeccionamiento de los individuos involucrados en varios
subsistemas suyos; y

– Perfeccionamiento de los sistemas y procesos de
información, decisiones y comunicaciones.

Oliveira (2001 a) aconseja que los procesos
de cambio planeado sean ejecutados dentro de las siguientes
premisas:

– Existe una forma organizacional más adecuada a
la época considerada y a la organización en si
debido a los constantes cambios que ocurren en el escenario y en
la misma organización;

– La única forma de cambia la organización
es de cambiar su cultura, que es entendida como siendo los
sistemas donde las personas trabajan y viven, su modo de vida,
creencias y valores (formas de interacción y
relacionamientos);

– Es necesario una nueva concientización social
de las personas que trabajan en la organización, pues
solamente de esa forma sus resultados pueden ser optimizados;
y

– Se debe buscar evidenciar el lado positivo de la
burocracia en las organizaciones, cuyo los componentes
principales son: cadena de mando bien definidas, sistemas de
reglas y procedimientos amplios y rígidos, división
de trabajo con base en las especialización,
promoción y selección basadas en las competencia
técnica e impersonalidad en las relaciones
humanas.

Un cambio organizacional se configura, de hecho, cuando
uno de los siguientes elementos es afectado: estructura,
tecnología y comportamiento (Ferreira; Reis; Pereira,
2001).

La estructura envuelve la jerarquía
administrativa, los sistemas y procesos internos, flujo de
comunicación, la misión, los objetivos y las
políticas organizacionales.

La tecnología se refiere a los sistemas
operacionales adoptados, equipamientos, ingeniería de los
procesos y de los productos, desarrollo de pesquisas,
métodos de trabajo, etc.

El comportamiento está relacionado con los
procedimientos adoptados en la administración de los
recursos humanos de la organización, los conocimientos,
habilidades y actitudes de las personas que están
vinculados a ella y su relacionamiento interpersonal.

Los tres elementos son altamente interdependientes y
están en constantes interacción sobre influencia de
las fuerzas comunes, de modo que un cambio en cualquier uno de
ellos probablemente afectara a los demás. Así, un
programa de cambio eficaz reconoce esa relación e intenta
balancear las interferencias en la medida de lo necesario y
posible (Figura 2).

Fuente: Adaptado de Ferreira; Reis;
Pereira; 2001.

Figura 3. Elementos del cambio
organizacional.

Los esfuerzos para el cambio organizacional case siempre
encuentran alguna forma de resistencia humana, pues pueden
provocar una serie de efectos sobre las personas. Él
cambio es generalmente temido porque significa
perturbación del Statu quo, una amenaza a los
derechos adquiridos por las personas y trastornos a las maneras
establecidas de realización de tareas. Las personas
afectadas por el cambio experimentan alguna confusión
emocional, envolviendo una sensación de pérdida y
de incerteza. Aunque muchos cambios no lleguen a provocar los
efectos esperados, su simples expectativa lleva a las personas a
resistieren (KOTTER, SCHLESINGER, 1986).

Lawrence (1986) también relaciona como una de las
causas de la resistencia el comportamiento del staff
responsable por su implantación. En el referido
comportamiento se identifican dos factores: el primero es la auto
preocupación del staff cuando sus miembros quedan
excesivamente absorbidos por los aspectos tecnológicos de
cambio, tornándose indiferentes a los varios aspectos
sociales y humanos que puedan estar perturbando las personas
afectadas; el segundo factor es el de pasar por encima de los
conocimientos de los operadores, desconsiderando o no
reconociendo el know-how y las prácticas corrientes de las
personas directamente involucradas con las operaciones de las
áreas en cambio.

Ambos factores privilegian los aspectos técnicos,
olvidando las relaciones sociales y humanas, además de los
aspectos prácticos del contenido de los
cambios.

Los ejecutivos más experimentados están
conscientes de la existencia de alguna forma de resistencia
humana a los esfuerzos de cambio organizacional. Además de
eso, antes de iniciaren los cambios, sorprendentemente pocos
evalúan de manera sistemática, quien y por cuales
razones podrá resistir a las iniciativas de cambios
(KOTTER; SCHLESINGER, 1986).Eso es verificado con una frecuencia
aún mayor en las organizaciones de pequeño
porte.

De cualquier forma, actividades como entrenamiento,
participación, envolvimiento, orientación, apoyo,
negociación y comunicación han demostrado grande
eficacia como elementos de preparación para el cambio
organizacional. Se bien utilizadas, pueden eliminar eventuales
resistencias a las propuestas de cambios, antes mismo que se
tornen aparentes (FERREIRA; REIS; PEREIRA,
2001).

Lawrence (1986) indica como medida más eficiente
para superar las resistencias el involucramiento de las personas
afectadas en el proceso de cambio, motivándolas a
participaren activamente en el proceso. La participación
aquí referida debe ser real y estar basada en el respeto
mutuo entre los responsables y las personas o grupos por el
afectado. Y, mismo con la participación de las personas
afectadas, cualquier cambio tendrá más
oportunidades de suceso se las alteraciones no fueren
demasiadamente abruptas en dados momentos (LIKERT, 1979).cuando
las alteraciones son muy bruscas o dramáticas, los
miembros de la organización presentan una reacción
de miedo y recorren a los mecanismos psicológicos o
físicos de fuga.

Admitiendo que los cambios organizacionales están
sujetos a la resistencias, estas pueden ser evitadas o
minimizadas por medio de estrategias apropiadas para su
introducción. El método para gestión de
cambios presentado por Ansoff (1990) contempla estrategias
específicas para tratar las resistencias. Ese
método está basado en cuatro procesos principales:
proceso coercitivo, proceso adaptativo, proceso de
administración de crises y el proceso de resistencia
administrativa.

El proceso coercitivo utiliza esencialmente el poder
para introducir cambios, aplicándolo, también, para
superar las resistencias. El proceso adaptativo posee la virtud
implícita de minimización de la resistencia, pues
el cambio es gradual y adaptado por las negociaciones previas.com
el proceso de administración de crises, la presencia de
crises transforma la resistencia en apoyo al cambio. En algunos
de los casos, se generan crises para obtener apoyos. El proceso
de resistencia administrativa permite ajustar la respuesta de la
organización a las presiones externas en términos
de tiempo, y las condiciones internas relativas al poder,
superando las resistencias con su modularidad y flexibilidad
características.

1.3.1 La organización y la gestión
automatizada de acuerdos

La gestión automatizada de acuerdos, permite a
las organizaciones manejar los recursos necesarios para conseguir
sus metas, es decir los acuerdos se convierten en medidores del
avance en la conquista de las metas, puesto que al chequear el
cumplimiento de los mismos, puede percibirse cuánto se ha
adelantado, y tomar medidas que ayuden a que la
organización tome el curso necesario, en caso de que este
se haya alterado.

Claro está que es un procedimiento para conseguir
uno o varios objetivos, no se resume al mero planteamiento de
dichos objetivos y la adición de varias fechas tope de
realización (García, 2006). La gestión
automatizada de acuerdos implica un conjunto de actividades que
han de realizarse, que permiten a la organización
acercarse al cumplimiento de sus funciones o actividades, paso a
paso, de manera ordenada y con el menor lugar posible para la
improvisación.