Sistema automatizado para la gestión de acuerdos como apoyo a toma de decisiones (página 2)

Los acuerdos que tributan a la realización de
actividades, pueden ser tan variados como las mismas
organizaciones y sus objetivos. No obstante, de manera general
los acuerdos dicen mucho acerca de la estructura de una
organización, siendo que, la manera en que agencian las
actividades derivadas de los acuerdos depende de la estructura de
la organización, en la mayor parte de los
casos.

Sin lugar a duda una gestión automatizada de
acuerdos puede ayudar a plasmar o contemplar en términos
generales o específicos de lo que se debe cumplir, y no
contando con una gestión eficaz y eficiente de los
documentos de acuerdos será muy lento y escaso el
éxito de una organización.

1.3.1 Estructura organizativa y
actividades

Las características más comunes en las
organizaciones, es el hecho de que presentan una estructura
interna que las divide entorno a objetivos más
específicos (STONER). Sin embargo, independientemente de
que los objetivos de la organización sean el mismo, se
hace imprescindible la separación de la entidad en
áreas o grupos de trabajo, que se especialicen en
determinadas tareas o atendiendo a determinados criterios. Tal es
el caso de los diferentes departamentos, brigadas, escuadras,
cuadrillas, claustros, consejos, sindicatos, secretariados,
pelotones, y todo nombre que pueda adoptar un grupo de personas
que forma parte de una organización. La
representación de la estructura de una organización
es una tarea muy compleja, dando origen a lo que se conoce como
organigrama (STONER), para dar la idea como están
posicionados los diferentes grupos de personas dentro de la
entidad, y aun cuando esta forma de representación pudiera
traer implicaciones psicológicas desfavorables para muchos
de sus miembros, sigue siendo útil en su propósito
(STRATEGOR, 1995).

Estos grupos en los que está dividida una
organización, son muy interesantes en el sentido en que
son exhaustivos y no excluyentes, es decir que la unión de
sus miembros da como resultado el total de los integrantes de la
organización, dado que cualquiera de ellos pertenece
siempre a alguno de dichos grupos, y además que una
persona pertenece o puede pertenecer a más de un grupo
(STONER). Así por ejemplo, un trabajador de una brigada
determinada puede pertenecer a su vez a una cuadrilla en
específico, y un profesor además de pertenecer al
claustro pertenece a un departamento, o un sindicato.

Otro aspecto interesante de los grupos, lo constituye el
hecho de que, atendiendo a un criterio determinado tienen una
estructura jerárquica, es decir que pertenecen siempre a
otro grupo, o están formados por varios grupos. Y por lo
general la influencia que puedan ejercer sus miembros en la toma
de decisiones concernientes a la
organización, depende de la naturaleza del tema de que se
trate (STONER).

Como ejemplo pudiera tomarse a un grupo sindical y un
grupo administrativo, cuyos miembros todos forman parte del grupo
trabajadores. Desde la óptica de la asignación y
administración de recursos, el grupo sindical se somete al
grupo administrativo, pudiendo incluso no existir, pero si la
cuestión a tratar es el cumplimiento de acuerdos entre la
administración y los empleados, suele ser entonces que el
grupo sindical tenga mayor peso en la toma de decisiones al
respecto.

Al incluir el tema de las actividades a desplegar en
cumplimiento de los acuerdos tomados, en este entramado complejo
que se presenta al analizar a las organizaciones, con sus metas y
objetivos, sus grupos exhaustivos y no excluyentes, y las
estructuras jerárquicas de dichos grupos, se divisa un
panorama más complicado aún. Y es que, estas
divisiones administrativas, políticas, culturales o de
otra índole, que pueden encontrarse dentro de una
organización, también tienen sus objetivos y metas
que cumplir, y en consecuencia tienen un plan o programa por el
que regirse, que a su vez está compuesto por un resumen de
actividades a desarrollar (STRATEGOR, 1995).

Luego entonces, al estar las actividades ligadas
indisolublemente al individuo o a los grupos, y al tomar estos
está estructura jerárquica, que se ordena en
función de la cuestión de que se trate, pues
resulta obvio que las actividades también tendrán
una importancia dada en relación a otras, y por ende una
prioridad. De manera que, en el caso en que coincidan varias
actividades en el tiempo, por cualquier razón, se puede
determinar la más importante al encontrar aquella que ha
sido concebida a un individuo o grupo de mayor jerarquía,
sin olvidar que la naturaleza de dicha jerarquía puede ser
menos importante que aquella por la que se rige el individuo o
grupo al cual se ha concebido la otra actividad.

De manera que, las actividades también pueden
coincidir en el tiempo, y atendiendo a determinados elementos
tienen una prioridad, en función de la cual se escoge cual
resulta más importante realizar. Esto es, dando por
sentado que los grupos de personas pueden realizar una tarea a la
vez.

1.4
Problemática de la gestión automatizada de
acuerdos

Si bien la realización de las actividades
derivadas de los acuerdos tomados en las reuniones de una
organización es un asunto vital en el funcionamiento de la
misma, el proceso de cumplimiento de dichas actividades derivadas
de los acuerdos tomados no es menos importante. Lo que sucede es
que, para concebir un conjunto de tareas que encausen a la
organización por el camino del cumplimiento de sus metas y
objetivos, se debe tener en cuenta la estructura que tiene dicha
entidad, y las variadas formas jerárquicas que pueden
presentar un individuo o grupos en los que está dividida,
atendiendo a los variados criterios de ordenación que
pueden existir, ausencia de definiciones detalladas de las
funciones de cada división estructural, facultades y
funciones de los directivos y de las unidades organizativas que
conforman la razón de ser de la institución no
definidas en un documento oficial, si propone un sistema capaz de
adaptar a los cambios y variaciones de cargos, que dada a su
viable flexibilidad se puede acoplar a cualquier movimiento en la
organización, sin perdidas de evidencia y la
información que contienen los acuerdos a fin de garantizar
que el flujo de información sea el adecuado y se eviten la
distorsión de la misma.

1.5
Notificación de las tareas

En organizaciones relativamente pequeñas, este
proceso puede considerarse más bien sencillo, es decir que
avisarles a las personas sobre las tareas que deben desarrollar
en un período de tiempo puede no significar una
complejidad adicional. Quizás este método,
alejándonos un poco del sentido técnico, sea el
hecho de que son muy propicios para que las personas intercambien
entre ellas, ayudando así a mantener el espíritu de
equipo.

El problema surgiría en organizaciones con un
número considerable de miembros.

Ya sea la organización grande o pequeña,
la notificación de las tareas se hace más o menos
de la misma manera. Se convocan a todos los interesados a
participar en reuniones donde se toman en su mayoría
acuerdos entre otros aspectos a tratar, se orientan tareas que
deben ser realizadas en un período de tiempo.
Por supuesto que teniendo en cuenta todo lo anteriormente
expuesto acerca de la estructura de la organización y de
los grupos por los que está compuesta.

1.5.1 Automatización de notificación de
tareas

Una solución a esta problemática
sería la automatización del proceso de
notificación. Es decir, un sistema que reemplace en buena
medida a las personas encargadas de notificar a otras sobre el
cumplimiento de una o varias tareas. De esa manera que la
automatización de notificación a las personas en el
período de tiempo de cumplimiento de una o varias tareas,
es muy eficiente en el sentido en que se sabe con seguridad que
los interesados están debidamente informados para el
cumplimiento de las tareas y que esas llevan un control memorial
de todas las modificaciones y actividades hechas con base en las
mismas de modo que se eviten manipulaciones por razones amigables
o personales, y un posible control interno caso sea necesario
aclarar o justificar un evento dado. Por otra parte, en las
reuniones son muy propicias para debatir acerca del cumplimiento
o no cumplimiento de tareas asignadas con anterioridad. En
realidad las posibilidades de un sistema así pudieran ir
más allá, pudiera servir como una especie de
recordatorio, de las tareas que han sido acordadas y el tiempo
establecido, la misma pudiera convertirse en una tarea más
sencilla, en cuanto a que el sistema pudiera alertar
inmediatamente el acercamiento al plazo establecido para el
cumplimiento de un acuerdo.

1.6 Herramientas
para automatizar notificaciones

En el mercado actual de software, existen un
grupo de herramientas que resuelven esta problemática, sin
embargo las soluciones planteadas por estas herramientas son
sólo parciales, puesto que no tienen en cuenta algunas de
las funcionalidades requeridas. Una buena parte de estos sistemas
se limitan a la creación personalizada de calendarios,
donde cada jornada se puede relacionar con un grupo de tareas a
realizar, lo cual es muy parecido a una simple agenda personal,
este es el caso de Microsoft Office Outlook 2003 y
Microsoft Office Outlook 2007.

Outlook es una herramienta realmente eficiente, sin
embargo no alcanza a resolver todas las cuestiones que se han
descrito, básicamente es una agenda electrónica que
permite a los usuarios planificarse tareas durante un
período determinado, formando así un calendario.
Permite además que los miembros de un equipo compartan sus
calendarios unos con otros, ya sea por medio de correos
electrónicos o mediante la web. También permite
comparar los calendarios de varias personas, con el objetivo de
encontrar automáticamente el tiempo libre que estas tengan
(Microsoft corporation, 2003). Si se ha encontrado con
éxito este intervalo de tiempo, la persona a cargo de
concertar la reunión puede, notificar a los interesados
acerca del nuevo evento que tendrá lugar. El inconveniente
principal que presenta Outlook, independientemente de toda la
gama de funcionalidades que presenta, es que tampoco concibe a la
organización como un conglomerado de grupos de personas,
que pueden pertenecer a uno o a varios grupos a la vez. Por otra
parte, el sistema de avisos depende de un servidor de
Exchange, que lo hace dependiente de este programa
(Microsoft corporation, 2003). Además, aun cuando
los usuarios tienen amplias posibilidades de intercambiar sus
calendarios desde cualquier lugar, tienen que encontrarse en una
computadora que tenga el sistema instalado
previamente.

Estos inconvenientes comentados, dejan a Outlook en una
posición poco favorable puesto que resuelve nuestra
problemática sólo de manera parcial. Aunque Outlook
sea una herramienta de carácter organizacional bastante
enriquecido.

1.7 Sistemas
automatizados existentes vinculados al campo de
acción

Utilizar uno o varios programas informáticos de
gestión documental o de archivo no supone garantizar el
correcto funcionamiento del conjunto del sistema. El software va
a ser una pieza clave, pero no es ninguna panacea. Se puede
disponer de los mejores desarrolladores, o programas
informáticos, y no ser usados de una manera correcta, o lo
que es peor, no son utilizados por nadie. Por lo tanto, antes de
implantar el modelo de gestión, es necesario crear la
cultura organizacional adecuada para lograr el éxito. Hoy
en día no se concibe ninguna actividad
administrativa sin la utilización de las
tecnologías informáticas.

1.7.1 Gestión de contenido empresarial
(Enterprise Content Managemnet,
ECM)

Son un conjunto de tecnologías utilizadas para
capturar, gestionar, guardar, entregar y conservar la
información que sustentan los procesos de negocio y
empresariales. Tras una reflexión de la definición
recogida del autor alemán Ulrich Kampffmeyer, se
puede decir de forma resumida que es un sistema gestor de sitos
web, portales e intranets que integra herramientas
necesarias para crear, gestionar (editar e inserir) contenidos en
tiempo real, sin la necesidad de programación de
código, cuyo objetivo es de estructurar y facilitar
creación, administración, distribución,
publicación y disponibilidad de la información,
haciendo el uso de las tecnologías web de gestión
de contenido empresarial para una mayor calidad, un aumento en la
funcionalidad y ventajas para los usuarios. No sólo es el
caso de algunos sectores en particular pero también en una
visión integradora de la gestión de contenido
empresarial (ECM).Y, también pueden ser vistos como
sinónimo de estrategia.

Su mayor característica es la grande
cuantidad de funcionalidades presentes. Algunos programas ECM:
Nuxeo3 y Alfresco4.

1.7.2 Alfresco

Alfresco es un programa estadounidense de código
abierto licencia (GPL) para la gestión del contenido y
documentación empresarial. El objetivo de la empresa
responsable del proyecto es desarrollar software de alta calidad
produciéndolo con las aportaciones de los usuarios a un
costo bajo. La licencia es gratuita y su desarrollo es 100%
código abierto, pero el uso de la versión completa
(Alfresco Entreprise Edition) exige la
contratación de un servicio de mantenimiento.
También se puede elegir instalar la versión de la
comunidad (Alfresco Labs) que no requiere contratar
ningún servicio adicional, pero necesita
constantes actualizaciones, y carece de certificados de
uso.

El programa está dividido en diferentes
soluciones, ofrece Gestión de Contenido (ECM y
CMS), Gestión Documental, Colaboración,
Gestión de Información, Gestión de
Expedientes, Gestión de Imágenes, y Repositorio
Alfresco JSR 170.

Amenazas:

ü Altos Costes de mantenimiento. La
versión gratuita no es estable.

ü Numerosas opciones y posibilidades
que podrían desorientar al usuario final.

ü El software es complejo de modificar
sin el permiso de partners
certificados.

ü Su mantenimiento en una
organización es complejo a largo plazo.
Debilidades:

ü Los tiempos de respuesta y los
servicios que ofrece el programa dependen de las
suscripciones hechas (costes de mantenimiento).

ü No ofrece soluciones
documentación largo plazo.

ü Hay que implementar la norma ISAD G
u otras, por cuenta propia.

ü Demasiadas opciones y posibilidades
para un usuario que busque plataformas más
prácticas.

1.7.3 Nuxeo

Nuxeo es un programa inglés de código
abierto destinado al ECM (Entreprise Content
Management). Tiene dos productos diferenciados: la
gestión documental, y la gestión de contenidos
orientada a la publicación web, ambos se pueden compartir
en la misma aplicación. El gestor documental (Nuxeo DM)
ofrece un ambiente colaborativo, escalable, y multifuncional. Y
además tiene en cuenta la gestión del Archivo, con
el cumplimiento de los requisitos Moreq. Su lenguaje de
programación está basado en JAVA, y su uso requiere
navegador web. Existen versiones de NuxeoDM para Windows, Linux y
Mac.

Amenazas:

ü La instalación en Windows
retrasa los procesos.

ü Carece de equipo de desarrolladores
o partners en cuba.

Debilidades:

ü Dificultades para encontrar soporte
técnico si fuera necesario.

ü Hay que desarrollar e implementar la
normal SAD G u otras, por cuenta propia.

Ante las amenazas y debilidades encontradas para la
implementación y uso de estos sistemas hace que estos sean
descartados, aunque sean herramientas realmente
potentes.

1.8
Análisis del sistema propuesto

No obstante la existencia de una amplia gama de software
que comparten similares objetivos, se encuentran diferencias
significativas con la propuesta realizada en el presente, sobre
todo en los aspectos de flexibilidad y simplicidad. El sistema
debe ser capaz de adaptarse a nuevos cambios y variaciones dentro
de la entidad, asimilando de manera estable cualquier
modificación que se realice, tanto en la estructura de la
organización, como en la composición y naturaleza
de los grupos de personas. Por otra parte, el sistema propuesto
debe ser capaz notificar automáticamente el plazos de una
o varias tareas a cumplir en un periodo dado ante la proximidad
de tiempo de cumplimiento de la misma, ya sea que esta
notificación esté dirigida a una persona o a un
equipo completo. Una característica vital, sería la
de estar disponible todo el tiempo, y desde cualquier lugar de la
organización, entiéndase computadora, sin que exija
del usuario recursos excepcionales, como la instalación de
un programa en específico, dígase navegador de
internet, cliente de correos, actualizaciones de sistemas
operativos etc. De manera general el sistema debe superar las
limitaciones o inconveniencia que presentan las herramientas
antes descritas, ya a la vez incorporar las
características más interesantes que ellas
presentan. Si bien puede ser que esto no sea posible en una
primera versión, sentar las bases para su
implementación en versiones sucesivas.

1.9 Apoyo a toma
de decisiones

EPHEN y COULTER (1996, p. 126), enfatizan que "la
Situación ideal para la toma de decisiones es la de
seguridad, o sea, el administrador puede tomar decisiones
precisas, pues el resultado de cada alternativa es
conocido".

La generación de los documentos de acuerdos
propicia información que apoya el proceso de toma de
decisiones.

Ante lo expuesto, se puede decir que la toma de
decisión está directamente relacionada al potencial
informativo del sistema de Información de una
organización, y este debe ser lo más útil
posible en la generación de mejor información de
auxilio para el gestor.

1.10
Conclusión

En el desarrollo de este trabajo se exponen diferentes
aspectos que son importantes confrontar para poder introducirse
en el tema de esta investigación. Además se hizo un
análisis de los sistemas asociados a la temática y
se pudo concluir que no son aplicables al caso que se estudia,
pues no satisface de forma más simplificada los
requerimientos de la organización en causa.

Cuando una organización cuenta con un sistema
automatizado para la gestión de acuerdos y haciendo el
buen uso del mismo puede crear una estructura organizacional
sólida, agregando beneficios en la gestión tanto de
la organización como en la toma de decisiones.

El sistema automatizado para la gestión de
acuerdos posibilita un acompañamiento rutinario en la
organización, garantiendo la generación
rápida y precisa de la información, agilizando el
proceso de toma de decisiones.

Un sistema automatizado para la gestión de
acuerdos proporciona una estructuración de gestión
diferenciada, resultando en ventajas competitivas en
relación a las demás organizaciones.

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NOTAS:

1 Nombre que se le da a las aplicaciones que son
utilizadas a través de internet, estas requieren de una
red.

2 (ISO 15489-1:2006)International Organization for
Standardization.

3 http://www.nuxeo.com/

4 http://www.alfresco.com/

Autor:

Ing. Jackson Lisângeles Afonso
Santiago

Universidad de Matanzas

"Camilo Cienfuegos"

Facultad de Ciencias Económicas e
Informática

Matanzas, Cuba 2014