Sistema de gestión de mantenimiento

INTRODUCCIÓN

Los requisitos especificados para el presente sistema,
se desarrollaron en el entendido de que la función
mantenimiento, por su importancia estratégica en las
organizaciones, y por las nuevas exigencias, nuevos escenarios y
múltiples retos presentes en los albores del siglo XXI,
debe asumir el reto de estructurarse en forma sólida,
eficiente y disciplinada principalmente en cuanto se refiere a
aspectos de gestión, y en la participación de forma
activa y propositiva en la consecución de los objetivos de
la organización.

Se espera que los requisitos especificados, sean
implementados en las organizaciones, sin importar el
tamaño ni el tipo de organización, ni el tipo de
producto ó servicio.

El éxito se alcanzará en la medida en que
las organizaciones acompañen la implementación del
SGM, con la aplicación previa ó paralela de
estrategias y herramientas que contribuyan al desarrollo de
nuevas y/ó mejores actitudes en el personal de
mantenimiento y en el personal de las otras funciones
organizacionales, lo que al final redundará en beneficio
de la organización, pero principalmente en el desarrollo
humano.

Se ha tratado de abarcar los elementos y estrategias
más significativas relacionadas con la gestión del
mantenimiento de modo que las organizaciones que asuman el
desafío de mejorar su sistema de gestión de
mantenimiento, puedan contar con las referencias
correspondientes.

GLOSARIO

AUDITORIA DE CONTROL TÉCNICO

Consiste en un detallado y cuidadoso análisis y
calificación de las áreas funcionales y de las
funciones en que se subdivide la función mantenimiento,
previa estimación cuantitativa de la importancia
respectiva. El objetivo de esta es determinar áreas
deficitarias, para la toma de decisiones sobre acciones
correctivas y preventivas correspondientes.

AUDITORIA

Si genéricamente el término auditar es el
proceso de revisar, intervenir ó examinar cuentas
contables, se puede indicar que para los fines presentes,
auditoria es el proceso de revisión y evaluación
cualitativa y cuantitativa, de todas las etapas de la
gestión de mantenimiento, principalmente en el aspecto de
verificación del grado de cumplimiento de los planes,
programas y actividades de mantenimiento. Finalmente la auditoria
presenta el informe de resultados, utilizado para la toma de
decisiones sobre acciones correctivas y preventivas.

ÁREAS NO OPERACIONALES

Sectores organizacionales, en los cuales no se realizan
labores productivas. Entre otras: administración,
almacenes, comedores, patios, oficinas en general.

ACCIONES PRIORIZADAS DE MANTENIMIENTO

Proceso de determinación de acciones y
atención de determinadas estrategias de mantenimiento, en
base a la jerarquización de activos. Este proceso se basa
principalmente en el análisis de confiabilidad de acuerdo
a cada contexto operacional, complementado por información
y recomendaciones de los fabricantes.

ACTIVO

Conjunto de bienes muebles é inmuebles, sistemas
productivos, sistemas tecnológicos, sistemas de servicio,
similares, que soportan el negocio de la organización y
constituyen su patrimonio físico.

ACCIÓN PREVENTIVA

Acción ejecutada ó por ejecutar antes de
que ocurra la falla ó situación potencial no
deseada, con el objetivo de eliminarla y evitar su posible efecto
negativo.

ACCIÓN CORRECTIVA

Acción tomada ó por ejecutar para
eliminar una falla ó situación indeseable ó
anormal ocurrida, con el objetivo de eliminarla y evitar la
reincidencia del hecho.

ANÁLISIS DE CONFIABILIDAD

Es el análisis orientado a la
determinación de requerimientos de mantenimiento de los
activos físicos, a través del análisis de
modos de fallos y efectos. De forma resumida se inicia con la
descripción de los efectos de posibles modos de fallo,
posteriormente se evalúan las consecuencias de estos
efectos y se proponen tareas de mantenimiento correspondientes,
las cuales deben procesarse para verificar que
cumplan determinadas condiciones y requisitos para ser
consideradas apropiadas y susceptibles de planificarse y/ó
programarse.

CATEGORIZACIÓN DE ACTIVOS

Determinación racional de la jerarquía de
los activos, de acuerdo a variables operacionales,
características generales y particulares del activo,
desempeño del activo en su contexto operacional, y
principalmente por la criticidad referida a la importancia del
equipo en relación a las implicancias en seguridad y salud
ocupacional, medioambiente, producción, costos
operacionales y de mantenimiento, tiempo promedio para reparar, y
frecuencia de falla.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE MANTENIMIENTO

CMIM, resumen de desempeño de la gestión
de mantenimiento, representado por indicadores de gestión
previamente determinados. Se utiliza para la toma de decisiones
sobre acciones correctivas y preventivas, decididas luego de su
análisis y evaluación, normalmente con frecuencias
mensuales.

COMPETENCIAS

Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes,
movilizadas para la resolución de situaciones
problemáticas en el ambiente de trabajo.

CONFIABILIDAD

Probabilidad de que un sistema, área operativa,
ó activo realice una función definida bajo
condiciones determinadas en un lapso de tiempo establecido.
Concepto íntimamente relacionado con los conceptos de
disponibilidad y mantenibilidad.

DISPONIBILIDAD

La disponibilidad es la probabilidad de que un sistema,
área operativa ó activo mantenga sus funciones
operativas en un tiempo determinado, sin fallas. Los tiempos de
no disponibilidad debieran planificarse previamente, para fines
de reparación programada y no deben sobrepasarse, caso
contrario se ingresa a la categoría de situación
indeseada ó anormal. Para fines de medición,
análisis y mejora, la disponibilidad programada es el
tiempo en que el sistema, área operativa ó activo
debiera mantenerse funcionando; y la disponibilidad resultante es
el tiempo en que los ítems indicados estuvieron
funcionando.

EJECUCIÓN Y MEDICIÓN

Etapa del sistema de gestión de mantenimiento,
en la cual se ejecutan las actividades especificadas en las fases
de planificación y programación. Etapa del sistema
de gestión de mantenimiento en la cual se mide el
desempeñó en términos
cuantitativos.

GESTIÓN DE REPUESTOS Y MATERIALES

Conjunto de actividades destinadas a garantizar la
previsión de compras, mantenimiento de existencias y flujo
planificado de repuestos, materiales é insumos, de forma
oportuna, ordenada y racional, para apoyar las actividades de
mantenimiento. La gestión de repuestos,
materiales é insumos, necesarios para la ejecución
de los programas y actividades de mantenimiento, se constituye en
uno de los elementos más importantes para el logro de los
objetivos de mantenimiento.

INDICADORES DE MANTENIMIENTO

Relación cuantitativa entre resultados esperados
y resultados obtenidos, producto de la implementación de
planes y programas de mantenimiento. Principalmente representados
por los llamados indicadores de clase mundial. Cada
organización determinará los indicadores necesarios
y suficientes respectivos, para la elaboración del Cuadro
de Mando Integral de Mantenimiento, CMIM.

MANTENIBILIDAD

Probabilidad de que las funciones de un sistema,
área operativa ó activo sean restablecidas,
recuperando un nivel operacional aceptable en un período
determinado, previamente establecido. La mantenibilidad debe
orientarse al restablecimiento de las mejores condiciones
operativas posibles, asumiendo decisiones previas equilibradas y
consensuadas entre los requerimientos productivos y la calidad
requerida del trabajo de mantenimiento.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Conjunto de actividades de mantenimiento a intervalos
fijos, con el objetivo de evitar fallas potenciales. La
frecuencia básica de intervención es recomendada
por los fabricantes, sin embargo de acuerdo al análisis
del contexto operacional del activo, se debe reconfirmar el
tiempo entre intervenciones. Recurre a tecnologías
predictivas para optimizar esta estrategia de
mantenimiento.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Conjunto de actividades de mantenimiento para eliminar
fallas previstas ó repentinas, u otra situación
indeseable. Se realiza para garantizar las condiciones de
operación, y por lo tanto la disponibilidad de sistemas
productivos. El mantenimiento correctivo se desarrolla en dos
grandes campos: mantenimiento correctivo programado y
mantenimiento correctivo de emergencia. También puede
recurrir a tecnologías predictivas para optimizar esta
estrategia de mantenimiento.

MANTENIMIENTO PREDICTIVO

Estrategia de mantenimiento enfocada a apoyar las
estrategias de mantenimiento correctivo programado y de
mantenimiento preventivo. Se basa en la aplicación de
tecnologías predictivas tales como, entre otras:
análisis de vibraciones, termografía, detectores
infrarrojos, análisis de lubricantes,
ultrasonido.

MEJORA CONTINUA

Consiste en el análisis continuo y
sistemático de las actividades y resultados de las etapas
del sistema de gestión de mantenimiento SGM, para
determinar los aspectos deficitarios, evaluarlos, y solucionarlos
a través del establecimiento de acciones preventivas y
correctivas, tendientes a evitar la reincidencia de situaciones
no deseadas. La mejora continua no busca "culpables" ni
"responsables", con enfoque punitivo ó
ejemplarizador.

MANUAL DE MANTENIMIENTO

Documento que resume los componentes del Sistema de
Gestión de Mantenimiento SGM, incluyendo: Misión,
Visión, Política y Objetivos de Mantenimiento, los
procedimientos indicados en la presente especificación,
perfiles de los cargos de mantenimiento, obligaciones y
responsabilidades del personal de mantenimiento, y toda otra
información considerada necesaria é
importante.

NORMATIVA AMBIENTAL

Regulaciones de orden legal ú otras asumidas por
la organización, referidas a la protección del
medio ambiente a través de legislación determinada
para los distintos tipos de contaminación y actividades
respectivas. Se deben considerar normas, nacionales é
internacionales.

NORMATIVA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Regulaciones de orden legal, ú otras asumidas
por la organización, referidas al mantenimiento de
condiciones y factores que afectan la seguridad y salud
ocupacional de empleados y trabajadores, internos y/ó
externos, visitantes y similares, en las áreas y sectores
de desempeño operacional de la
organización.

ORGANIZACIÓN

Término con el que se refiere a una empresa
ó institución, sea esta sociedad anónima
ó de responsabilidad social, fundación,
pública ó privada, y en general de cualquier otra
índole que entre las funciones que la compongan, incluya
la función mantenimiento.

PREPARACIÓN

Etapa del sistema de gestión de mantenimiento,
en la cual se prepara información requerida de forma
previa a la etapa de planificación. Esta
información habitualmente está referida a datos
técnicos de los activos, listados codificados de activos,
categorización de activos, determinación de
acciones de mantenimiento y recursos, determinación de
indicadores de gestión, procedimientos referidos a los
aspectos indicados, y cualquier otra información relevante
relacionada.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Conjunto de actividades realizadas en las
fases de formulación de la estrategia, ejecución de
la estrategia y evaluación de la estrategia, cuyos
resultados se retroalimentan cíclicamente.

PLANIFICACIÓN

Etapa del sistema de gestión de mantenimiento,
en la cual se elaboran los planes de mantenimiento,
principalmente en base a las acciones determinadas en la etapa
anterior. La planificación se comunicará y se
consensuará con las otras funciones empresariales
involucradas.

PROGRAMACIÓN

Etapa del sistema de gestión de mantenimiento,
en la cual se programan de forma periódica las actividades
determinadas en los planes de mantenimiento. Los programas deben
considerar los recursos logísticos, financieros y otros,
necesarios y suficientes para la ejecución
de los programas correspondientes. Los programas deben ser
comunicados a los involucrados con suficiente oportunidad,
pertinencia y deben ser documentados. Los registros de las
actividades correspondientes deben ser realizados en papel y en
medio magnético para fines de
sistematización.

RESULTADOS ESPERADOS

Situación ideal a alcanzar luego de un proceso
de implementación de planes y programas elaborados de
forma previa. Adquieren el carácter de indicadores de
gestión, habitualmente expresados
cuantitativamente.

REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE
MANTENIMIENTO

Acción de revisión del seguimiento,
control y verificación de los resultados de las
actividades correspondientes a todas las etapas del Sistema de
Gestión de Mantenimiento SGM, por parte del nivel
más alto de la función mantenimiento.

REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN

Acción de revisión de los resultados de
las actividades correspondientes a la etapa de Ejecución y
Medición, del Sistema de Gestión de
Mantenimiento SGM, por parte del nivel más alto de la
organización.

REGISTRO DE MANTENIMIENTO

Acción de consignar datos y resultados de las
distintas actividades de mantenimiento, en los formularios
elaborados para el efecto. Documentos formales, en papel
y/ó en medio magnético, en los cuales se registra
la información generada por las actividades de
mantenimiento para fines de obtención de indicadores de
gestión.

SISTEMA DE GESTION DE MANTENIMIENTO

A partir de los conceptos de gestionar (hacer
diligencias para lograr un negocio ó un fin) y sistema
(conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre
sí, contribuyen a un fin determinado) conceptualizamos al
sistema de gestión de mantenimiento como: El conjunto
ordenado de etapas interrelacionadas que permite administrar las
actividades de la función mantenimiento de forma
cíclica, racional, disciplinada, y orientada a la mejora
continua.

SERVICIOS TÉCNICOS AUXILIARES

División de la función mantenimiento,
encargada de apoyar actividades de mantenimiento en lo referente
a fabricaciones, desmontajes, montajes, mejora de equipos,
elaboración y supervisión de proyectos, otras
similares. Cada organización, según sus
características particulares estructurará esta
división de forma separada ó integrada, evaluando
su desempeño por separado.

1.0 ALCANCE Y
RESULTADOS ESPERADOS

1.1 ALCANCE

Estos requisitos son aplicables a cualquier empresa
y/ó institución, que desee implementar un Sistema
de Gestión de Mantenimiento SGM, evaluado a través
del análisis mensual y anual del Cuadro de Mando Integral
de Mantenimiento, CMIM.

Estos requisitos son aplicables a para demostrar de
forma documentada que las actividades de mantenimiento, se
preparan, se planifican, se programan, se ejecutan y se miden, se
analizan y se mejoran, en el marco de un sistema de
gestión.

Estos requisitos permiten determinar cuantitativamente,
la incidencia del mantenimiento, en cuanto a las actividades
generales y particulares de la organización,
principalmente relacionadas con la función
producción.

Cada organización desarrollará los
requisitos especificados de acuerdo a sus características
particulares. Estos requisitos no pretenden establecer
estructuras rígidas sino estructuras dinámicas,
flexibles en el marco del respeto a planes y programas,
respetuosas de regulaciones éticas y sociales, orientadas
a la mejora continua, y orientadas al constante crecimiento del
personal de mantenimiento.

1.2 RESULTADOS ESPERADOS

La organización ha establecido y mantiene un
Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM, en base al cual
se realiza el seguimiento, control, verificación y mejora
de las actividades y procesos desarrollados por la función
mantenimiento.

El Sistema de Gestión de Mantenimiento cuenta
con el apoyo y soporte de la dirección de la
organización, por cuanto se tiene el pleno convencimiento
del valor que agregan las actividades de mantenimiento en todas
las funciones organizacionales, principalmente en la
función producción.

El personal de la función mantenimiento
está plenamente conciente de la responsabilidad é
importancia del cumplimiento de los requisitos del Sistema de
Gestión de Mantenimiento SGM.

El personal de la función mantenimiento y de las
demás funciones organizacionales, en base a la mejora de
las actitudes personales, colabora de forma sinérgica al
logro de los objetivos organizacionales.

El Sistema de Gestión de Mantenimiento aporta
valor agregado al logro de los objetivos organizacionales, en
especial a la función producción, con la cual se
mantiene constante retroalimentación y
coordinación.

El Sistema de Gestión de Mantenimiento se ha
fortalecido, realizándose actividades de auto
evaluación y evaluación, de forma continua y
sostenible, sintetizadas en el Cuadro de Mando Integral de
Mantenimiento CMIM.

2.0 COMPONENTES
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO,
SGM

De acuerdo a las características
propias de la función mantenimiento, el sistema de
gestión de mantenimiento SGM se compone de las siguientes
ocho etapas: Política de Mantenimiento,
Preparación, Planificación, Programación,
Ejecución y Medición, todas las anteriores cinco
etapas transversalizadas por la etapa de Análisis y
Mejora, y las etapas de Revisión de la Dirección de
Mantenimiento, y Revisión de la Dirección de la
Organización.

3.0 ESQUEMA DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO, SGM

Figura 01: Esquema del Sistema de
Gestión de Mantenimiento SGM.

Fuente: Elaboración
propia.

3.1 POLÍTICA DE MANTENIMIENTO

Se establecerá é implementará la
política de mantenimiento, en concordancia con la
política de la organización, rubricada por las
direcciones de la organización y de la función
mantenimiento. Debe quedar concreta y claramente especificada la
política de mantenimiento, incluyéndose todos los
aspectos que se consideren pertinentes de incluir.

La política de mantenimiento adquiere
carácter de compromiso por lo que se debe tener especial
cuidado en su cumplimiento é implementación,
debiendo aplicar el mayor grado de responsabilidad para el
efecto. La política de la organización, al igual
que las etapas y contenidos de estas, también será
susceptible de revisión y mejora.

3.2 PREPARACIÓN

Para implementar y desarrollar correctamente el sistema
de gestión de mantenimiento SGM, la función
mantenimiento, con apoyo de las funciones organizacionales
involucradas y de la dirección de la organización
preparará, entre otras, la documentación necesaria
y suficiente referida a:

– Resultados de las últimas
auditorias (internas, externas) realizadas a mantenimiento y al
sistema de gestión de mantenimiento SGM.

– Clasificación y datos técnicos de
activos (sistemas, áreas, máquinas, equipos,
vehículos, infraestructura, otros similares).

– Listados codificados de activos y su correspondiente
categorización.

– Determinación de acciones de mantenimiento y
estimación de recursos, a través de métodos
analíticos.

– Determinación de Indicadores de
Gestión.

– Procedimientos referidos a los aspectos indicados en
el Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM.

– Existencias de repuestos y materiales.

– Otra información relevante
necesaria.

3.2.1 RESULTADOS DE LA ÚLTIMA AUDITORIA DE
CONTROL TÉCNICO, ACT

La función mantenimiento preparará el
resumen de resultados de la última auditoria realizada a
mantenimiento. En este reporte se consignarán las
áreas de mantenimiento y las funciones de mantenimiento
auditadas, y las calificaciones obtenidas, así como las
recomendaciones realizadas para las áreas deficitarias. Se
incluirá el informe de cumplimiento de las acciones
correctivas y preventivas, determinadas.

3.2.2 RESULTADOS DE LA ÚLTIMA AUDITORIA AL
SISTEMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

El reporte correspondiente debe incluir:

– Información del cumplimiento de los
procedimientos especificados en cada etapa del SGM, expresado en
"x" procedimientos que se cumplen y su porcentaje
y "z" procedimientos que no se cumplen y su
porcentaje.

– Cumplimiento de planes y programas de mantenimiento,
expresado en porcentaje.

– Implementación del sistema de gestión
de mantenimiento, expresado en porcentaje del total de
requisitos.

– Cumplimiento de acciones correctivas y preventivas
determinadas, expresado en "acción cumplida /acción
no cumplida".

– Cumplimiento de requisitos estipulados
en las etapas del sistema de gestión de mantenimiento,
expresado en términos de "requisito cumplido / requisito
no cumplido".

– Verificación de competencias del personal de
mantenimiento, expresado en "competente" ó "en proceso de
ser competente".

– Verificación del tratamiento y
sistematización de la información generada por las
actividades de mantenimiento, expresado en
porcentaje.

– Elaboración del Manual de Mantenimiento,
expresado en "elaborado / no elaborado".

– Implementación del Cuadro de Mando Integral de
Mantenimiento, expresado en "implementado / no
implementado".

– Toda otra información considerada importante y
relevante.

3.2.3 CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS, ÁREAS Y
ACTIVOS

La función mantenimiento
clasificará y codificará los sistemas y
áreas productivas, y los activos, en consenso con las
funciones empresariales involucradas.

3.2.4 FICHAS TÉCNICAS DE ACTIVOS
OPERACIONALES

La función mantenimiento
elaborará las correspondientes fichas de registro de las
especificaciones técnicas de los activos operacionales y
de otros activos que se consideren importantes.

3.2.5 LISTADOS CODIFICADOS DE ACTIVOS

La función mantenimiento establecerá y
mantendrá el procedimiento para la codificación de
activos, para fines de control y seguimiento, en consenso y
participación de las funciones empresariales involucradas.
Se elaborarán los listados de activos, de acuerdo a la
clasificación determinada, debiendo consignarse la
codificación correspondiente.

3.2.6 CATEGORIZACIÓN DE SISTEMAS, ÁREAS Y
ACTIVOS

La función mantenimiento realizará la
categorización y jerarquización de sistemas,
áreas y activos, para posteriormente permitir la
determinación racional de prioridades de atención
de mantenimiento y para estimar los recursos
correspondientes.

3.2.7 DETERMINACIÓN DE ACTIVIDADES Y RECURSOS
NECESARIOS

De acuerdo a la categorización de activos, la
función mantenimiento aplicará métodos
analíticos para determinar las actividades de
mantenimiento a realizar en determinados activos, y
estimará la cantidad de recursos humanos, técnicos
y económicos necesarios. Se incluye la estimación
del stock mínimo de repuestos, materiales é insumos
necesarios para ejecutar las actividades de mantenimiento,
determinadas. Esta información se incorporará en
los planes y programas operativos y en el presupuesto anual de
mantenimiento.

3.2.8 MANUAL DE MANTENIMIENTO

La función mantenimiento elaborará el
Manual de Mantenimiento, que contendrá
básicamente

– Elementos de formulación de la estrategia:
Misión, Visión, Política, Objetivos y
Valores de Mantenimiento.

– Todos los procedimientos indicados en los requisitos
especificados.

– Los perfiles y competencias de los
cargos de mantenimiento, y las obligaciones y responsabilidades
del personal de mantenimiento.

– Otra información considerada necesaria
é importante.

3.2.9 INDICADORES DE GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO

La función mantenimiento
determinará los indicadores apropiados y significativos de
mantenimiento, para garantizar el control y evaluación
pertinente y veraz del desempeño de la gestión de
mantenimiento. La función mantenimiento
establecerá y mantendrá procedimientos
adecuados para la obtención de los indicadores de
mantenimiento determinados, para su tratamiento é
inclusión en el Cuadro de Mando Integral de Mantenimiento
CMIM. La función mantenimiento elaborará el formato
del Cuadro de Mando Integral de Mantenimiento CMIM, en papel y en
medio magnético, y establecerá el procedimiento de
análisis, verificación y toma de decisiones
correspondientes.

3.2.10 CENTRALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
TÉCNICA

La organización proveerá las condiciones
y recursos para centralizar é inventariar la
información técnica de los activos de la empresa
tales como manuales, catálogos, planos, esquemas, y toda
otra información relacionada con la gestión de
mantenimiento, sin perjuicio del suministro de documentos
técnicos en las áreas y lugares que lo requieran.
La organización deberá tomar las medidas y acciones
necesarias para la protección del patrimonio documental
é industrial.

3.2.11 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO DE ÁREAS NO
OPERATIVAS

La función mantenimiento establecerá y
mantendrá procedimientos para obtener información
referida a las necesidades de atención de mantenimiento,
de áreas no operativas, para fines de planificación
y programación. La información obtenida será
objeto de análisis para la correspondiente
priorización, planificación y
programación.

3.2.12 SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
DE MANTENIMIENTO

Toda la información indicada en la etapa de
preparación, deberá ser registrada en papel y en
medio magnético. La función mantenimiento
establecerá y mantendrá procedimientos para el
recojo y tratamiento de la información indicada en la
etapa de preparación, y cualquier otra información
complementaria a requerir.

3.2.13 PERSONAL DE MANTENIMIENTO

La función mantenimiento revisará
periódicamente el organigrama, el manual de funciones y
responsabilidades del personal de mantenimiento, y los perfiles
correspondientes estableciéndose claramente los
conocimientos, habilidades y actitudes requeridas para cada
puesto de la función mantenimiento. Se establecerán
programas de capacitación conjuntamente la función
de recursos humanos de la organización, de acuerdo a la
evaluación de desempeño.

3.2.14 EXISTENCIAS DE REPUESTOS Y
MATERIALES

La función mantenimiento preparará el
detalle de las existencias de repuestos y materiales. Esta
información de carácter estratégico se
utilizará en las etapas de planificación,
programación, ejecución y medición, y
análisis y mejora, controlándose la gestión
de repuestos de forma sistemática y continua. La
función mantenimiento establecerá y
mantendrá procedimientos para una correcta gestión
de repuestos y materiales.

OTRA INFORMACIÓN REQUERIDA

La función mantenimiento analizará y
comunicará oportunamente la necesidad de
preparación de otra información necesaria,
además de las indicadas.

3.3 PLANIFICACIÓN

La función mantenimiento
elaborará y mantendrá procedimientos para la
planificación de las actividades de mantenimiento, que
deben incluir:

– Las actividades rutinarias
significativas de mantenimiento preventivo y
correctivo.

– Las actividades no rutinarias
significativas de mantenimiento preventivo y
correctivo.

– Las actividades de apoyo por parte de
los servicios técnicos auxiliares.

– De forma general, los responsables de
supervisión y/ó ejecución de las actividades
planificadas.

– La estimación de servicios
prestados por terceros, en las áreas de desempeño
de mantenimiento.

– La ejecución de auditorias a la
función mantenimiento.

– La ejecución de auditorias al
Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM.

– La ejecución de actividades
internas orientadas a la mejora de la gestión de
mantenimiento.

– La gestión de repuestos y
materiales.

– Procedimientos para otras actividades
consideradas necesarias é importantes.

En la documentación referida a la
etapa de planificación de las actividades de
mantenimiento, se debe:

– Definir el trabajo ó actividad, el alcance,
las sub actividades a ejecutar, los repuestos, materiales
é insumos a utilizar, los momentos estimados de
intervención ó ejecución de actividades, de
forma general los responsables de las actividades y los medios de
verificación, y toda otra información considerada
relevante.

– No debe olvidarse que en la etapa de
Programación, se detallarán las actividades
consignadas en la etapa de Planificación.

– Establecer medidas y el tipo de control
para el seguimiento y verificación del cumplimiento de las
actividades planificadas.

– Establecer procedimientos para el recojo
de información generada y el correspondiente registro de
la misma.

– Establecer procedimientos para el control y registro
del cumplimiento de las actividades planificadas versus las
actividades ejecutadas.

3.3.1 OBJETIVOS, METAS Y
ACTIVIDADES

La función mantenimiento
establecerá objetivos, metas y actividades, considerando
los siguientes aspectos:

– La información requerida de
elaboración en la etapa de Preparación, se
encuentra disponible.

– La disponibilidad de
recursos.

– El consenso y coordinación con
las otras funciones organizacionales.

– La justificación previa de las
actividades.

– Las regulaciones y normativas legales,
referidas a protección ambiental y a seguridad y salud
ocupacional.

– Los requerimientos financieros,
operacionales y organizacionales.

– Las opiniones y criterios de los
involucrados.

– Los resultados de las auditorias
realizadas a la gestión de mantenimiento.

– La aplicación de métodos
de identificación de objetivos
estratégicos.

– Otros aspectos a determinar y/ó
que se consideren relevantes.

3.3.2 CONTENIDOS Y ALCANCE

Los contenidos de la etapa de Planificación,
básicamente estarán orientados a la
ejecución de actividades de mantenimiento preventivo,
mantenimiento correctivo y la ejecución de actividades
correspondientes a servicios técnicos auxiliares, en
función de las actividades de categorización y
análisis de fallos y efectos, y la correspondiente
determinación de acciones de mantenimiento.

La planificación de las actividades de
mantenimiento, alcanzará las áreas operativas, las
áreas no operativas, infraestructura, vehículos,
mejora de la función mantenimiento, y en general todas las
áreas de la organización, tomando en cuenta que se
debe evitar a toda costa incurrir en exageraciones de querer
planificar hasta el mínimo detalle, perdiendo así
la perspectiva del necesario equilibrio que nos marcan justamente
la categorización y priorización, y el
análisis de fallos y efectos.

3.4 PROGRAMACIÓN

La función mantenimiento establecerá y
mantendrá programas de mantenimiento para la
ejecución de los planes, objetivos, metas y actividades
determinadas en la etapa de planificación, considerando
básicamente el mantenimiento preventivo, el mantenimiento
correctivo y los servicios técnicos auxiliares. Todas las
intervenciones programadas serán comunicadas formalmente y
oportunamente a los responsables de los sistemas y áreas
involucradas.

3.4.1 RESPONSABILIDADES

Los programas de mantenimiento definirán el
ó los responsables, así como sus roles y autoridad,
para cada actividad programada, y en cada nivel determinado. La
responsabilidad máxima de la programación de
mantenimiento recae en la dirección de mantenimiento. La
dirección de la organización asume la
responsabilidad final del desempeño de la función
mantenimiento.

3.4.2 CONSIDERACIONES Y CONTENIDOS

Para la elaboración de los programas de
mantenimiento, se deben considerar:

– La planificación de Mantenimiento
Preventivo.

– La planificación de Mantenimiento
Correctivo.

– La planificación de las actividades
correspondientes a los servicios técnicos
auxiliares.

– La duración y el alcance de las
intervenciones.

– Los métodos de trabajo a aplicar.

– Los recursos estimados y los recursos
disponibles.

– La coordinación previa y oportuna con los
clientes internos.

En los programas de mantenimiento, se debe determinar a
detalle, lo siguiente:

– El tipo de trabajo ó actividad, las sub
actividades a ejecutar, los repuestos, materiales é
insumos a utilizar, los momentos precisos de intervención
ó ejecución de actividades, de forma detallada la
asignación de responsabilidades, los medios de
verificación, y toda otra información considerada
relevante.

– Medidas y tipo de control para el seguimiento y
verificación del cumplimiento de las actividades
programadas.

– El procedimiento para el recojo de la
información generada y el correspondiente registro de la
misma.

– El procedimiento para el control y registro del
cumplimiento de las actividades programadas versus actividades
programadas.

3.4.3 ASEGURAMIENTO DE RECURSOS

La función mantenimiento asegurará que
para los programas emitidos se cuente con:

– Apoyo logístico interno y externo para la
correcta ejecución de los programas.

– Comunicación oportuna y aceptación
formal para las intervenciones.

– Personal interno y/ó externo.

– Repuestos, materiales é insumos.

– Equipamiento, vehículos, herramientas,
similares.

– Otros medios y recursos necesarios.

3.4.4 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA
PROGRAMACIÓN

Los programas de mantenimiento serán seguidos,
controlados durante y después de su ejecución,
podrán ser modificados para su aplicación futura,
en función de las condiciones, características
operacionales, y necesidades de la organización. La
función mantenimiento establecerá y
mantendrá procedimientos para el registro y
sistematización de la información generada por la
ejecución de los programas de mantenimiento.

3.4.5 ALCANCE DE LA PROGRAMACIÓN

Los programas de mantenimiento, abarcan:

– Las actividades de mantenimiento
preventivo.

– Las actividades de mantenimiento
correctivo.

– Los servicios técnicos auxiliares.

– Otros campos considerados necesarios y
relevantes.

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Publicación protegida por derechos de autor.
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3.5 EJECUCIÓN Y MEDICIÓN

La etapa de ejecución y medición
representa la oportunidad de demostrar que las anteriores etapas
se elaboraron de forma adecuada, y en la cual se mide el
desempeño y los resultados obtenidos para cotejarlos
posteriormente y poder determinar los indicadores de
mantenimiento.

En esta etapa principalmente operativa de la
gestión de mantenimiento, que representa la
ejecución de las estrategias formuladas previamente, se
debe tener la mayor acuciosidad y dedicación posibles, con
la participación plena y sinérgica del personal de
mantenimiento, la dirección de mantenimiento y la
dirección de la organización.

3.5.1 DIRECCIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN

La dirección de la organización,
verificará que el Sistema de Gestión de
Mantenimiento, se implemente correctamente, en concordancia con
los objetivos de la organización y los requerimientos de
los clientes internos, y según la política y
objetivos determinados por la función mantenimiento. La
responsabilidad final por el desempeño de la
función mantenimiento recae sobre la dirección de
la organización.

La dirección de la organización
facilitará los recursos necesarios y suficientes para la
ejecución de las actividades de mantenimiento (ambientes,
herramientas, vehículos, personal interno/externo,
repuestos, materiales é insumos, similares).

3.5.2 DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO

La dirección de mantenimiento se
asegurará de contar con todos los medios y recursos
necesarios y suficientes (personal interno /externo,
vehículos, herramientas, repuestos, ambientes, materiales
é insumos, similares) para la correcta ejecución de
las actividades.

La dirección de mantenimiento, verificará
que el SGM sea correctamente implementado de acuerdo a los
objetivos, y requerimientos de la función mantenimiento.
La responsabilidad directa por el desempeño de la
función mantenimiento recae sobre la dirección de
mantenimiento.

3.5.3 PERSONAL DE MANTENIMIENTO

El personal de mantenimiento:

– Tendrá los conocimientos,
habilidades y actitudes, necesarias y suficientes para
desarrollar actividades de mantenimiento de acuerdo a las
características y requerimientos
correspondientes.

– Estará claramente comunicado y
enterado de las actividades, tiempos, condiciones y alternativas
de los trabajos de mantenimiento.

– Estará claramente enterado de los niveles de
autoridad y sobre quienes esta recae.

– Estará enterado de las potenciales
consecuencias por el incumplimiento de procedimientos é
instrucciones.

– Estará capacitado para realizar
actividades complementarias enfocadas a mantener condiciones
adecuadas de seguridad y salud ocupacional, y condiciones de
protección ambiental.

– Estará capacitado para responder a situaciones
de emergencia.

La función mantenimiento establecerá y
mantendrá procedimientos para:

– El registro de información relacionada al
desempeño y a la evaluación de desempeño del
personal.

– La realización de programas de
capacitación y formación, en consonancia con el
anterior párrafo.

3.5.4 PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE
MANTENIMIENTO

La función mantenimiento establecerá y
mantendrá procedimientos para proteger y mantener la
confidencialidad de la información generada y registrada.
Se establecerán los niveles de manejo de
información, de forma documentada y comunicada a los
involucrados.

3.5.5 DOCUMENTACIÓN

La función mantenimiento cuidará que la
información tanto en papel como en medios
magnético:

– Sea registrada de forma clara y concisa.

– Sea redactada de forma sencilla y
puntual.

– Tenga la extensión y contenidos mínimos
necesarios y suficientes.

– Sea oportunamente registrada.

– Sea fácilmente asignable a los activos
respectivos.

– Rápidamente localizable para fines de
revisión, actualización, retiro.

– Sea registrada en formularios en papel ó en
formularios computarizados, codificados.

3.5.6 ENFOQUE DE LAS ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN Y
MEDICIÓN

La función mantenimiento establecerá y
mantendrá procedimientos de seguimiento y control de la
etapa de ejecución y medición. Esta
información será retroalimentada para fines de
evaluación, toma de decisiones y obtención de
indicadores de gestión.

En esta etapa se realizarán
mediciones cualitativas y cuantitativas, orientadas al
análisis de resultados y a la conformación del
Cuadro de Mando Integral de Mantenimiento CMIM,
respectivamente.

El enfoque de la medición de resultados
estará basado principalmente, en las siguientes
consideraciones:

– El control deberá ser lo más objetivo
posible y focalizado a actividades significativas.

– La función mantenimiento establecerá y
mantendrá procedimientos para la medición del
desempeño.

– Seguimiento del cumplimiento de las actividades
planificadas.

– Seguimiento del cumplimiento y eficiencia de los
programas de mantenimiento.

– Registro de resultados obtenidos y comparación
con los resultados esperados previamente
determinados.

– Sistematización y tratamiento de la
información para la obtención de indicadores de
gestión.

– Toma de decisiones correctivas y preventivas, con
enfoque proactivo