I.-
INTRODUCCION:
La Bitácora es el instrumento utilizado en los
proyectos de construcción para la comunicación
entre el propietario, el constructor y el supervisor, así
como con los representantes de las autoridades o inspectores de
los diferentes entes que regulan la construcción en El
Salvador.
La bitácora, es el medio oficial y legal de
comunicación entre las partes que firman el contrato y
estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su
uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la
constructora y la supervisión, deberán prever que
los órganos internos de control vigilarán el uso y
seguimiento de la misma.
Adicionalmente la Bitácora sirve como testigo de
las actividades desarrolladas durante la ejecución de la
obra.
La Bitácora al final del proyecto también
servirá como testigo mudo de todos los procesos ejecutados
así como de las correcciones de las deficiencias ocurridas
en el proyecto, lo cual en caso que el proyecto llegase a tener
algún reclamo, de las partes el documento apoya la
argumentación en disputa.
Es por esto que debemos de cuidar el dejar anotado todos
los percances que ocurren durante la ejecución del
proyecto y esto incluye por ejemplo: dejar constancia de los
días de lluvia y cantidad de lluvia, la temperatura,
viento, día soleado o nublado, cantidad de obreros
laborando, tareas iniciadas, en ejecución o finalizadas,
materiales o equipos ingresados o retirados de la obra,
días laborados o no, debemos de enfatizar si las
actividades se encuentran dentro del programa de trabajo o fuera
de él.
En El Salvador, la Bitácora no tiene un formato
estándar, y dependerá de las características
propias de la institución con la que se trabaja,
adaptándolas más bien a la experiencia de los
profesionales involucrados en el proyecto.
II.-
DEFINICION:
El término "cuaderno o libro de bitácora"
proviene de los vocablos utilizados en la navegación y se
refiere a "Libro en que se apunta el rumbo, velocidad, maniobras
y demás accidentes de la navegación".
La Real Academia lo describe como:
Cuaderno.
(Del lat. quaterni).
1. m. Conjunto o agregado de algunos
pliegos de papel, doblados y cosidos en forma de
libro.
2. m. Libro pequeño o
conjunto de papel en que se lleva la cuenta y razón, o en
que se escriben algunas noticias, ordenanzas o
instrucciones.
3. m. Castigo que se imponía
a los colegiales por faltas leves.
4. m. coloq. Baraja de
naipes.
5. m. Impr. Compuesto de
cuatro pliegos metidos uno dentro de otro.
~ de bitácora.
1. m. Mar. Libro en que se
apunta el rumbo, velocidad, maniobras y demás accidentes
de la navegación.
~ de Cortes.
1. m. Extracto y relato oficial de
los acuerdos tomados en cada reunión de ellas, y que se
imprimía y publicaba desde el siglo XVI.
En los procesos de construcción, la
Bitácora es un libro foliado y encuadernado, que se
utiliza para "prescribir teóricamente" y corregir las
desviaciones que por incidentes o accidentes sucedan en la obra
que por dichas circunstancias no se termine en tiempo; En ella se
anotarán las observaciones que haga en sus visitas el
Ingeniero, Gerente, Superintendente, Propietario etc. (En el
documento utilizaremos el término de Propietario para
definir a la organización o su representante que ha
encargado la ejecución de la Obra. Ingeniero, para
describir a la oficina Supervisora o su representante en la obra,
independiente de la estructura organizativa que este tenga y de
la cantidad de personal y de especialistas ya que depende de la
complejidad y envergadura del proyecto, el Ingeniero
también es un representante especializado del Propietario.
Contratista denominaremos a la empresa o su representante que se
encuentra a cargo de la ejecución de la obra, cuya
estructura organizativa depende de la complejidad y tipo de
obra.).
La Bitácora, es utilizada para dar instrucciones
de seguridad estructural, instalaciones de diseño urbano y
arquitectónico, se detallaran las normas que deben cumplir
los materiales empleados para fines estructurales o de seguridad,
procedimientos de construcción y de control de calidad;
así como la certificación de cada uno de ellos; Se
autorizarán todas las etapas constructivas de la obra,
modificaciones y ampliaciones, siempre y cuando
cumplan con el Reglamento de Construcciones y las Normas
Técnicas, los nombres y las firmas autorizadas para
asentar notas en la Bitácora se registrarán al
inicio de la Bitácora, así como los datos del
permiso de construcción, como son: No. de permiso,
descripción detallada, ubicación, vigencia, uso
autorizado, área de construcción, altura
máxima, pisos autorizados, área libre,
etc.
Teóricamente, la Bitácora de Obra, es
un medio oficial y legal de comunicación entre las partes
que suscriben una manifestación de
construcción. (que es manifestación de
construcción?) Estará vigente durante el desarrollo
de la obra y su objetivo, es el de oficializar que todos los
posibles cambios cumplan con el Reglamento de Construcción
y sus Normas Técnicas, para la manifestación de
terminación de obra y autorización de uso y
ocupación. Así mismo en caso de un conflicto, es el
único documento legal que funciona para deslindar
responsabilidades.
Dado, entonces la seriedad que debe tener la
bitácora, es importante señalar que su uso debe
limitarse a asuntos relacionados con la obra. Debiendo evitar
anotar, asuntos no sólo intrascendentes, sino de
carácter personal, por lo cual se presentan reglas con las
cuales regir el uso de la bitácora.
III.-
GENERALIDADES DE LA BITACORA
1 FORMATO QUE DEBE CUMPLIR UNA BITACORA DE
OBRA
Hojas foliadas
Original y copias
Espacio en cada hoja para:
Nombre del proyecto (o debe estar impreso)
Datar o fechar la hoja
Espacio para escribir el nombre del
remitente
Espacio para escribir el nombre del
destinatario
Espacio para escribir el asunto o
descripción
Espacio para la firma y sello tanto del
remitente como para el destinatario
Pastas duras
Tamaño de hoja carta u
oficio
2.-REGLAS PARA UN USO ADECUADO DE LA
BITACORA
Única
Apertura de la bitácora
Cierre
Seriado de Notas
Fechado
Escritura
Errores
Tachaduras o Enmendaduras Sobre posiciones o Adiciones
Firmas
• Responsables de
Construcción
• Inspectores de instituciones
oficiales. Inutilización de espacios sobrantes
Retiro de Copias
Cantidad de Notas
Seriedad
Compromiso de Uso de
Bitácora
Redacción
Ortografía
Cierre de los asientos en la
Bitácora
Custodia de la Bitácora
Hábito de lectura
3.- CLASIFICACION DE UNA NOTA DE
BITACORA
Ordenes Certificaciones Autorizaciones
Informes Recomendaciones
4.- ESTRUCTURAS DE UNA NOTA DE
BITACORA
Orden Certificación
Clasificación Autorización Informes Recomendaciones
Asunto o problema Ubicación
Causa Solución Plazo
Prevención
Croquis explicativo
Referencia al Reglamento, especificaciones
técnicas, condiciones técnicas, etc.
5.- REGLAMENTO DE LA BITACORA DE
OBRA
Disponibilidad
Firmado
Retiro de copias Inviolabilidad de los
asientos Claridad de las copias Instrumentos de
escritura
A continuación se
describirá cada uno de los acápites
anteriores
III.1.- FORMATO QUE DEBE CUMPLIR UNA
BITACORA.
1) Las hojas originales deben estar foliadas, en
orden consecutivo y tener por lo menos dos copias con el mismo
número cada una, o tantas copias como instituciones se
encuentren involucradas en el proyecto, por lo general se
establecen en el contrato o en los términos de referencia.
También en estos documentos se hace referencia a quien es
el encargado de l a impresión de las
bitácoras.
El foliado de las hojas debe revisarse antes de empezar
a utilizarlas, ya que puede haber errores de imprenta, en cuyo
caso es conveniente desechar la bitácora. Si fuese posible
foliarla a mano, se procederá a realizar esto por
triplicado y con tinta indeleble, cuidando de no omitir
ningún número.
2) En original y copias, La primera hoja, llamada
original, en todo momento permanecerá en la obra y al
final del proyecto será entregada al propietario y al
menos dos copias una para el Ingeniero de la Obra y otra para el
Supervisor de la obra.
3) Las hojas copias deben ser desprendibles, no
así la original y de preferencia que cada una sea de un
color diferente y deberá de tener impreso al pie de la
hoja a quien pertenece cada hoja.
4) En la primera hoja o en la cubierta se
anotaran los datos generales del proyecto: Nombre del proyecto,
nombre del propietario, nombre de la empresa constructora y su
representante de obra, Nombre de la empresa Supervisora y del
Ingeniero, número de contrato, número de permiso de
construcción, generalidades del proyecto como
dirección, superficie total y de construcción,
niveles autorizados, etc.
5) En la parte superior de cada hoja se debe de
imprimir el nombre del proyecto o es recomendable que haya
dos renglones, para anotarlo.
La siguiente línea debe de contener
la ubicación del proyecto o tener un renglón
para escribirlo.
El medio de la hoja de la bitácora,
debe de tener impresos varios renglones para facilitar la
escritura o debe de estar impreso en forma de cuadriculas de
tamaño de medio centímetro, en cualquiera de los
casos dichas líneas deben de ser tenues, para facilitar la
escritura o la elaboración de esquemas o
croquis
La siguiente línea debe de tener
impresa la palabra De: o Remite: con un renglón
para escribir el nombre del remitente de la nota, ya sea del
constructor, supervisor o cualquier inspector de las
instituciones regidoras del país.
A línea seguida debe de tener
impresa la palabra Recibe: con un renglón con el
fin de escribir el nombre del destinatario de la nota, ya sea el
constructor o supervisor.
6) Deberá de tener un espacio marcado para
escribir la fecha del oficio.
7) Al pie de la hoja deberá de tener espacio para
las firmas tanto del supervisor como del constructor, con
dichos nombres ya impresos.
8) El tamaño de los libros de
bitácora debe de ser tamaño carta u oficio y
usualmente depende de la institución propietaria del
proyecto y algunas otras como el FISDL o la OPAMSS, venden el
libro de bitácora, el cual se encuentra en formato de
acuerdo a sus intereses.
9) Las cubiertas deben ser duras y resistentes al
mal trato, y de preferencia de algún material resistente a
la humedad.
III.2.- REGLAS PARA UN BUEN USO DE LA
BITACORA
En este apartado haremos una lista de una serie de
reglas indispensables para el uso adecuado de la Bitácora
de Obra. La intención es facilitar a los Directores
Responsables de Obra, el uso correcto y el pleno aprovechamiento
de la misma. Ya que la bitácora es manejada por los
representantes del propietario y de los Responsables de la
Obra.
1) UNICA. Solamente se debe de utilizar una
bitácora por cada obra de construcción. Nunca se
utilizara las hojas sobrantes de otro proyecto para el que se va
a iniciar, ya la Bitácora se inicia con la pagina numero
uno (1) en cada obra.
2) APERTURA, La apertura de la bitácora,
se realiza como un primer asiento, luego de los datos generales
en la primera hoja, en la cual se menciona la relación
entre las partes, es el inicio de relación entre los
representantes del contratante y el personal de campo de la
empresa constructora. De esta manera queda definida la
"apertura". En lo que respecta al contenido de este primer
asiento, diremos que en él deben relacionarse los
siguientes datos.
3) En primer lugar se anotarán los datos de las
personas autorizadas para firmar la bitácora con
direcciones y teléfonos por parte del propietario,
constructor y el Ingeniero y/o corresponsables; los datos de la
obra como son: dirección, número de permiso de
construcción.
En la primera nota deben asentarse también los
puntos siguientes: debe de escribirse la fecha de inicio de
ejecución del proyecto, y dejarse asentado la entrega del
terreno del emplazamiento al constructor, los nombres de los
representantes de la empresa constructora y supervisora,
residentes, encargado de control de calidad, etc.
En todo momento, en la obra, deberá
de permanecer un juego de planos detallado de construcción
debidamente firmado y sellado por los responsables así
como éste juego de planos deben de mostrar el sello del
permiso de construcción.
4) Ordenar donde debe colocar el letrero de la
obra con los datos de acuerdo a lo establecido en los TDR o
de acuerdo a los requerimientos del propietario.
5) Se debe ordenar al constructor la
construcción de las instalaciones sanitarias sea
sanitario portátil, o letrina, agua potable, extinguidor
contra incendios, y un botiquín de primeros auxilios para
cualquier emergencia.
6) Todas las modificaciones que se
pretendan realizar, deberán consultarse primero con el
Ingeniero para evaluar su magnitud y posibilidad de realizarse, y
se indicará al propietario si es factible de
efectuarse.
7) SERIADO DE NOTAS. Todas las notas deben tener
referencia con respecto a notas anteriores, respetando el orden
sin excepción.
8) FECHADO. Todas las notas de bitácora
deben estar fechadas en el día en que se efectúa el
asiento
9) ESCRITURA. Los asientos deben efectuarse con
tinta indeleble, nunca con tinta que pueda borrarse, mucho menos
con lápiz. Es importante además tener cuidado en
escribir con letra fácilmente legible y sin abreviaturas.
Cualquier persona debe ser capaz de leer todo lo
escrito.
10)ERRORES. Cuando se comete un error de
redacción, de intención o de ortografía, la
nota debe anularse acompañada de una leyenda que diga
"Esta nota se anula por tener error". De inmediato se abre
la siguiente nota repitiendo lo asentado, esta vez sin errores.
En lo posible se debe evitar el tener que proceder como se
indica, pero llegado el caso es imprescindible
hacerlo.
11)TACHADURAS O ENMENDADURAS. En la
bitácora se aplican las mismas reglas que para la
expedición de un cheque bancario. Una nota con
tachaduras o enmendaduras automáticamente nula, con
todas las consecuencias que puede acarrear el hecho. No hay que
correr riesgos. Si por alguna razón se precisa tachar algo
se debe proceder de acuerdo a lo indicado en el punto de errores,
de esta relación.
12)SOBREPOSICIONES O ADICIONES. No está
permitido sobreponer ni añadir nada a las notas de
bitácora, ni entre renglones, ni en los márgenes,
ni en ningún otro sitio. Si hubiere la necesidad de
agregar algo, se abre otra nota haciendo referencia a la de
origen. en ocasiones es necesario acompañar las notas de
bitácora con esquemas o planos como es el caso de planos
de taller, debiendo entonces asentarlo en la nota de
bitácora "se anexa plano de taller referente a
……. Como anexo ..x" y las hoja o planos
anexados deberán de contener dicha referencia "Anexo x
de hoja de bitácora #"
13)FIRMAS. Como ya se menciono anteriormente,
todas las hojas deberán de ser estampadas con las firmas
de los responsables de la ejecución de la obra o del
proyecto. Dicha autorización se dejo constar en la primera
anotación de la bitácora y de existir cambio de
personal autorizado, se debe de dejar plasmada la
nueva autorización de firma en la bitácora,
indicando así a quien trasmiten la autoridad para
continuar con el manejo de la bitácora de obra.
El estampar la firma implica que se ha leído la
nota de bitácora y se debe de escribir la fecha en que se
ha firmado.
Ocasionalmente se reciben visitas de los inspectores o
funcionarios representantes de las instituciones públicas
rectoras de la construcción, que efectúan monitoreo
de las diferentes obras, quienes tienen la obligación de
anotar en bitácora, las observaciones de su visita,
así como la fecha y su firma. Se recomienda que su
participación en la bitácora se restrinja
exclusivamente a estas funciones, con el objeto de evitar
contradicciones.
14)INUTILIZACION DE ESPACIOS SOBRANTES. Al
completarse el llenado de cada una de las hojas de la
bitácora, es indispensable cancelar todos los espacios
sobrantes. Esto se logra cruzándolos con rayas diagonales
o una línea, para inutilizarlos.
15)RETIRO DE COPIAS. Inmediatamente que se ha
llenado cada una de las hojas de la bitácora, y en
general, una vez por semana, por costumbre en el país, se
deben retirar las copias y entregarlas a quien corresponda para
su resguardo. Esta práctica evita que por un
extravío, por descuido o pérdida intencional del
Libro de Bitácora, se pierda el control de la
obra.
16)VALIDACIONES. existen diversos medios de
comunicación y de transmisión de órdenes y
de información. Los más comunes son: los oficios,
las minutas de las juntas, los memorándums, las circulares
y las comunicaciones telefónicas. Siendo entonces
fácil el perder el control de las instrucciones. Por este
motivo, es importante validar cualquiera de los medios
mencionados, cuando así se requiera, por medio de una nota
de bitácora en la cual citamos el medio utilizado y lo
convertimos en parte integral de la bitácora. De acuerdo a
la importancia del tema y a nuestro propio criterio, procederemos
a únicamente mencionar el documento y su tema central, o
bien a anexar tantas copias como tenga la bitácora, o en
caso extremo, transcribir todo el documento en el libro: En esta
forma quedará manejada apropiadamente toda la
información generada en torno a la obra.
17)CANTIDAD DE NOTAS. Se debe de elaborar tantos
asientos como sean convenientes al proyecto, sin preocuparse de
si se ha gastado muchas hojas de bitácora. La
bitácora de obra no es un espacio para demostrar mucho
trabajo, ya que no se paga por hoja llenada, ni tampoco es
medidor de problemas.
18)SERIEDAD. Todos los puntos anteriores hacen
comprender la seriedad que se requiere para manejar una
bitácora de obra. Por consiguiente recomendamos que, antes
de hacer un asiento, se medite sobre la necesidad de hacerlo. Si
decidimos hacerlo, debemos pensar cuidadosamente lo que queremos
decir. Antes de asentar la nota en Bitácora es necesario
hacer un borrador, por ningún motivo consideramos
apropiado escribir la nota directamente en la bitácora. Es
necesario primero hacer un borrador de ella, para asegurarnos,
que estamos diciendo precisamente lo que queremos
dejar asentado. La bitácora nunca debe utilizarse para
asuntos intrascendentes, insensateces y mucho menos para ventilar
agravios o hacer agresiones.
La bitácora no es el sitio para desarrollar
pleitos personales, es muy frecuente encontrar asentada en ella,
agresiones personales y sus respuestas.
19)COMPROMISO DE USO DE LA BITACORA DE OBRA.
Tanto el Ingeniero como el Constructor, están
comprometidos a utilizar la bitácora. De ninguna manera,
deberá permitirse que se evada la responsabilidad de
realizar asientos para no comprometerse, ésta
condición es indispensable. Es conveniente aclarar que si
una de las partes, observa que la contraparte elude el uso de la
bitácora, es prudente no hacer nada y considerar que una
nota es válida aún cuando no está firmada
por la contraparte, sirviéndonos como testigo impreso de
los temas preguntados pero no contestados.
Recomendaciones de anotaciones del Ingeniero en
forma enunciativa, más no limitativa:
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda
influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios
unitarios establecidos en el contrato, o la recepción
satisfactoria de la obra.
a) Relativas a los documentos de la
obra
· Instrucciones de los trabajos
adicionales o extraordinarios, solicitándole el
programa.
· Constancia de acuerdos y
soluciones que se van generando en el proceso de la
obra.
b) Relativas al plazo y programa de la
obra
· Modificaciones del programa de
obra.
· Condiciones meteorológicas
que influyan en la ejecución de los trabajos.
· Avance de los trabajos, tiempos
perdidos por diversas causas y demoras respecto al
programa.
· Describir con detalle las causas
que puedan originar ampliaciones en el plazo.
· Cuando se efectúen cambios
en especificaciones de ingeniería y alcances que impliquen
modificaciones al programa.
· Cuando por causas imputables al
propietario el inmueble en que deberá ejecutarse la obra,
o los accesos necesarios para realizar el
trabajo, no estén
disponibles.
c) Relativas a la ejecución de la
obra
· En su caso, inicio de cada una de
las fases de la obra.
· Órdenes para que el
representante del contratista se presente en la obra y reuniones
periódicas, así como de los acuerdos y
compromisos
pactados en dichas reuniones.
· Materiales y equipos
significativos proporcionados por el propietario.
· Órdenes de
corrección por defectos de obra.
· Incidentes internos y externos que
afecten el desarrollo de la obra.
· Condiciones de inseguridad, daños al
medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) área(s) de
trabajo.
· Accidentes presentados en la
obra.
· Constancia de la fecha de recepción de
las estimaciones presentadas por el contratista o su
representante para su revisión.
· Órdenes de suspensión de la obra,
si es el caso, indicando la causa y órdenes de
reiniciación de la misma.
· Inscripción de los documentos que
identifiquen oficialmente el cambio de personal técnico
que estará facultado como representante de las empresas
involucradas.
· Fecha del acta de recepción
de los trabajos.
d) Sobre anotaciones hechas con
anterioridad
· Avisos de incumplimiento de
órdenes dadas al contratista
· Comentarios sobre las anotaciones hechas
previamente por el contratista o su representante.
· Cancelación o cambio de
órdenes o instrucciones. Recomendaciones de anotaciones
del contratista o su representante.
Observaciones en relación a las órdenes
que haya recibido del ingeniero, inconformidad con las mismas y
cualquier circunstancia que a su juicio influya en la
ejecución de la obra o modifique las condiciones pactadas
en el contrato en particular:
a) Relativas a los documentos de la
obra
· Solicitudes de información faltante,
licencias, permisos, liberación de bancos o tramos,
estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y cualquier
otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance
del contrato.
· Acuse de recibo de planos,
especificaciones y croquis de la obra. b) Relativas al plazo y
programa de la obra:
· Acuse de recibo de órdenes relativas al
programa de obra, o modificaciones al mismo.
· Causas de demora no imputables al contratista y
solicitudes de ampliación de plazo y/o modificaciones del
programa de obra.
· Aclaraciones e inconformidades respecto a
observaciones hechas por la supervisión sobre demoras y
falta de cumplimiento del programa.
c) Relativas a la ejecución de la
obra
· Acuse de recibo u observaciones de
órdenes de la supervisión relativas a
corrección de defectos, procedimientos de
construcción y suministro de personal, equipo y
materiales.
· Constancias de mal tiempo, falta de materiales
y equipo que debía entregar el propietario de la obra, si
es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio
del representante del contratista, se aparten de lo previsto en
el contrato.
· Solicitudes de estudio de cada uno de los
precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen
cambios o modificaciones al respecto.
Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la
bitácora
· Los cambios del proyecto, con sus
trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de Ingeniero,
notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicación
de sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones
anticipadas y rescisión.
b) Seguimiento de notas e
indicaciones
· Debe darse seguimiento a las notas o
indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con
una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que
puedan tener consecuencia en el cierre del contrato.
15)REDACCION. Este es un asunto de vital
importancia. Ya que con frecuencia observamos de que se intentaba
decir otra cosa, que se olvidó el hacer una
aclaración o de que "hay varias formas de interpretar lo
escrito". Estas respuestas y otras, están motivadas por
errores de redacción, y todas dan como resultado
alteraciones económicas, a veces muy costosas para
cualquiera de las partes. Debemos considerar por tanto, que no
podemos ser profesionales en nuestro trabajo, si presentamos
deficiencias en este sentido. MEJORAR REDACCION
16)ORTOGRAFIA. Un Ingeniero de Obra, que se
precie de ser profesional, está obligado a manejar bien la
ortografía. Aunque puede considerarse que este tema es un
asunto de segunda importancia, hacemos especial énfasis en
él, pues significa mucho para la imagen que proporciona de
quien escribe con faltas ortográficas, asimismo la
redacción (sintaxis) adecuada permite que los conceptos
escritos sean fácilmente comprendidos por cualquier
lector.
17)CIERRE DE ASIENTOS EN LA BITACORA DE OBRA.
Todas y cada una de las notas deben quedar cerradas, esto
es, resueltas. Naturalmente que nos referimos a notas que
traten asuntos que deben atenderse. Es también fundamental
cerrarlas a la brevedad posible dejando resueltos los problema s
o situaciones que las motivaron. A nosotros, como Directores
Responsables de Obra, nos afecta mucho nuestro tiempo y nuestra
concentración, el hecho de estar arrastrando asuntos
pendientes de resolverse, una razón suficiente para que
pongamos especial atención en cerrar las notas lo
más pronto posible. El no atender a esto en
forma, eficiente da como resultado que con el tiempo, es tal el
número de problemas no solucionados, que acabamos
bloqueados y perdemos de manera efectiva, el control de los
eventos y, en consecuencia, el de la obra misma y la
bitácora, deja de ser el principal instrumento de control
para convertirse en nuestro verdugo. Nunca dejemos hilos sueltos.
Cuando citamos varios problemas en una misma hoja es recomendable
enumerarlas, para futuras referencias.
18)CUSTODIA DEL LIBRO DE BITACORA. Por su
carácter de instrumento de control y por las razones por
las que fue creado, el libro de Bitácora de Obra, debe
quedar bajo la custodia del Ingeniero, generalmente esta
situación queda dilucidada en los TDR.
Independientemente de quién la custodie, lo importante es
que realmente esté disponible para ambas partes y a este
respecto es conveniente reglamentar en cada caso cómo,
cuándo y en dónde, se encuentra el libro, para
tener libre acceso a ella, en horas de trabajo, desde luego, en
el mismo lugar en el que se desarrolla la obra. De hecho, es
absolutamente incorrecto, sacar la bitácora de la obra,
salvo en casos excepcionales, cuando no hay lugar para guardarla.
Se debe tener en cuenta, que custodia, no quiere decir propiedad,
y que es un asunto muy grave ocultar el libro, lo que afecta por
igual, a cualquiera de las partes que intervienen en el proceso
de construcción.
19)HABITO DE LECTURA. Debe hacerse una costumbre
el leer cada día, lo anotado en el libro de
bitácora. Esta regla deberá seguirse siempre, lo
cual, nos evitará sorpresas desagradables. Queremos
aprovechar la ocasión para hacer esta recomendación
extensiva a toda documentación que se maneje relacionada
con la obra, durante el desarrollo de la misma. Uno de los
aspectos más significativos de este tema es el que se
refiere a las especificaciones y control de calidad, pues de
nada servirá, un excelente trabajo de integración
de éstas, para que después, no se lean y por lo
tanto, no se apliquen en la realización de los trabajos de
campo.
20)CIERRE DE BITACORA DE OBRA Cuando se ha
terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a
la entrega de la misma y cuando ya no queda ningún
pendiente, o sea que todas las notas escritas en bitácora,
sin excepción han sido cerradas, se procede a efectuar el
asiento final o cierre de la bitácora. Esta última
nota debe expresar que por medio de ella se da por finiquitada la
relación técnica de campo, habiéndose
cumplido en todo lo que en ella se consignó.
Después se procede a firmar y anular todas las hojas
sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas del libro y por
conducto del Ingeniero, se anexa al Aviso de Terminación
de obra y Autorización de Uso y Ocupación, para ser
entregada al propietario
Deberá de mencionarse la fecha de
finalización del proyecto, las condiciones en que se ha
finalizado, una breve descripción de los movimientos
contractuales y financieros, prorrogas al plazo, ordenes de
cambio.
III:3:- CLASIFICACION DE UNA NOTA DE
BITACORA
1) ORDENES: El uso más frecuente que el
Ingeniero hace de la Bitácora, es para ordenar al
constructor lo que debe realizar, señalando siempre la
Norma, especificaciones o artículo al que se debe apegar.
Digamos que por medio de la bitácora el Ingeniero, ordena
lo necesario para vigilar que la obra se efectué de
acuerdo al Reglamento de Construcción en vigor y en cuanto
a la Seguridad Higiene y Calidad.
Cuando el contratista no atendió alguna
instrucción dada con anterioridad y en el proceso
constructivo existe alguna imperfección que se salga de
las tolerancias establecidas, también se suele ordenar su
corrección.
La instrucción de orden se utiliza para corregir
también alguna desviación que se observe en cuanto
a calidad, tiempo o costo de la obra. Resulta de suma importancia
que estas órdenes se den apropiadamente, basadas siempre
en alguna nota que ya se haya girado con anterioridad y hacer
referencia de su incumplimiento.
También este tipo de nota la utilizamos con
frecuencia cuando es necesario acelerar algún proceso
constructivo o incrementar la fuerza de trabajo cuando existe la
necesidad de llegar a tiempo en una fecha determinada.
Consideramos conveniente aclarar que el Ingeniero,
nunca solicita, pide y mucho menos suplica por medio de la
bitácora. Cualquier palabra diferente a "ordenar"
representa una distorsión, a la función que
desempeña y no deben usarse, aunque se hieran
susceptibilidades. Recordemos que el Director, está en la
obra para ordenar, debe hacerlo con cortesía, pero siempre
ordenando. Esto es una delegación específica del
contrato.
2) CERTIFICACIONES. En el libro de
bitácora el Ingeniero debe certificar o dar fe de
situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa
propia del Propietario o Constructor. Recordemos que siempre que
se certifique algo es porque se tiene seguridad de que es exacta
y precisamente como se escribe en la bitácora. No
está permitido equivocarse cuando se está actuando
prácticamente en calidad de notario. La responsabilidad en
estos casos es enorme y se sugiere cotejar con las Normas
Técnicas Complementarias, el Reglamento de Construcciones
vigente. y las Normas de Construcción de las Dependencias
así como las Especificaciones Particulares del Proyecto.
También es frecuente que se de fé de trazos, y
situaciones irregulares fuera del predio en donde se ejecuten los
trabajos, como pueden ser: cimentaciones colindantes,
estructuración deficiente de inmuebles, peligros
aledaños etc. a lo menos dos veces lo que se asevera y, de
ser posible, se acumulen pruebas que respalden la
certificación. Esto pueda hacerse por medio de
fotografía y resultados por escrito de Laboratorio de
Control de materiales y calidad.
3) AUTORIZACIONES. Es frecuente que el Ingeniero
de autorizaciones por conducto de la bitácora. De hecho
debe hacerse rutinariamente sobre aspectos críticos, como
son autorizaciones de colados de concreto, compactaciones
de rellenos, bancos de nivel, trazos para la
fijación de vértices de los inmuebles y todo
aspecto crítico de cada proyecto en particular. Este tipo
de autorizaciones regulares en el desarrollo de los trabajos,
requiere una cuidadosa revisión previa, para asegurarse de
que todo está correcto. Si bien es cierto que tenemos la
facultad para autorizar estas ejecuciones críticas,
también es cierto que en el momento de autorizarlas, somos
corresponsables con el constructor en el resultado final de los
trabajos. Por consiguiente estas revisiones deben efectuarse con
un sistema o guía que nos garantice el haber cubierto toda
eventualidad o irregularidad para ordenar su corrección
antes de autorizar. Existen otros tipos de autorizaciones y estas
son las que se refieren a aspectos no rutinarios, o sea que son
asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos
técnicos. Si bien es cierto que somos los responsables de
la bitácora y en ella emitimos las órdenes,
también es cierto que no estamos facultados para modificar
nada de lo autorizado en el Permiso de Construcción o en
el proyecto ejecutivo. Por lo tanto, si actuamos transmitiendo
una orden o modificación un plano, nosotros a la vez
requerimos imprescindiblemente que se nos autorice para poder
hacerlo. De no proceder así estaremos tomando atribuciones
que no nos corresponden y adquiriendo responsabilidades que no
son nuestras, ya que si se le paga a un ingeniero estructural
para diseñar y responsabilizarse por la estructura de la
obra, no podemos nosotros, como Ingeniero, modificar alguna parte
de dicha estructura por nuestra cuenta ya que en esta forma nos
volvemos automáticamente los únicos responsables de
dicha estructura eximiendo al ingeniero estructural de su
responsabilidad. En caso de cualquier reclamación
posterior el ingeniero estructural podría argumentar con
toda razón que no se construyó lo que él
diseño.
Un asunto como el que mencionamos puede ser muy delicado
y esperamos que sea lo suficientemente ilustrativo como para
dejarnos como regla, el no tomar responsabilidades ajenas y que
si transmitimos una orden o una autorización de un tercero
a la bitácora, es porque contamos con autorizaciones
firmadas y oficiales, que nos respaldan plenamente.
4) RECOMENDACIONES. Otro tipo de notas es el de
recomendación y este lo utilizamos como consejo para
mejorar un procedimiento constructivo, para mejorar la calidad y
tiempo, sin alterar el costo de la Obra. Las recomendaciones,
generalmente se hacen basadas en la experiencia y con buenos
resultados, sin embargo no se hace obligatorio su cumplimiento
por parte del constructor.
5) COMUNICACIONES. Este tipo de nota se refiere a
aquellos, mediante las cuales se comunica por escrito y se
requiere dejar algún antecedente legal en la
bitácora, acerca de situaciones, cambio de personal,
visita oficial revisión especial etc. También se
utiliza para validar en la Bitácora de Obra: Oficios, fax,
memorándums, boletines y comunicados, así como
visitas programadas o cambio en las reuniones
periódicas
6) CONTROL POR BITACORA DE OBRA.
Este tema que, como hemos dicho, es el central desde
el enfoque de la Dirección Responsable de Obra, en
realidad comprende un poco de todos los temas que ya hemos
tratado anteriormente, más un tanto de lo suyo propio. El
control entonces se ejercerá, valiéndonos de todos
los temas según las necesidades de cada momento del
desarrollo. Cada Ingeniero, tendrá su estilo y criterio
particulares para aprovechar lo expuesto dosificando debidamente
las opciones.
III.4.- ESTRUCTURA DE UNA NOTA DE
BITACORA
En esta sección haremos una
descripción del contenido que debe tener la nota de
bitácora.
Partes imprescindibles que debe contener
una nota de bitácora.
1) CLASIFICACION DE LA NOTA Las primeras palabras
del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. En este
caso se tratará de una orden. Entonces debe iniciarse
diciendo: "se ordena", "se certifica", o bien
"se autoriza", etc.. En ocasiones utilizamos la nota de
bitácora para informarle al constructor, por lo que
iniciamos con "Se le informa que".
2) DESCIPCION DEL ASUNTO. A continuación
escribimos el asunto que motivo la nota, la redacción
sería por ejemplo: "Las pruebas de resistencia al
concreto", "corregir el armado de la obra", se
trata en estas partes de expresar el motivo de la orden que se
emite.
3) UBICACIÓN: Consiste en mencionar la
ubicación del elemento al que nos referimos. Lo delicado
de esto parece cuando se trata de un elemento repetido muchas
veces, por ejemplo, vigas y muros. Por lo relativo de la
mención de estos elementos es preciso mencionar su
ubicación con datos suficientes para que puedan
localizarse sin equívocos. Es por tanto, indispensable
indicar la ubicación en forma muy clara, de manera de que
no se presente en ninguna forma a permitir eludir
responsabilidades, al argumentarse, por ejemplo: "Es que yo
había entendido que era del otro lado", etc. Para evitar
problemas indiquemos con toda claridad. "en la base de la
columna B7, en el tercer nivel, en el edificio A5".
Más vale exagerar que pecar por falta de datos.
4) CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuación de
la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota,
en forma breve, pero abarcando con precisión al
artículo e inciso del Reglamento de Construcciones o
Normas Técnicas Complementarias o en su defecto alguna con
respecto al proyecto autorizado o de las especificaciones
técnicas particulares.
5) SOLUCION: Es muy importante señalar en
esta parte que debemos establecer la solución al problema,
para lo cual, nos debemos basar en el Reglamento de
construcciones y las Normas Técnicas Complementarias o las
especificaciones técnicas particulares del
proyecto.
6) PLAZO PARA LA EJECUCION: Inmediatamente
después de la solución descriptiva, se establece un
plazo máximo para su ejecución. El plazo
determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los
pasos que implica el proceso. Recomendamos anotarlos
señalando una fecha fija. En esta forma sabremos que para
esa fecha el problema deberá estar resuelto . En algunas
ocasiones el contrato nos marca el plazo en el cual deben de
corregirse las deficiencias.
7) PREVENCION: Se trata sin duda de la parte
más importante de la nota de bitácora. Asentar la
parte preventiva de la nota de bitácora tiene cierto grado
de dificultad, debido a que es necesario meditar la forma en que
es más conveniente realizar el trabajo que nos ocupa,
requiriéndose analizar el proceso y quizás hasta
observar ese proceso durante su ejecución, en busca de
elementos que nos permitan perfeccionarlos y
racionalizarlo.
8) RESPONSABILIDAD DE LA NOTA Y CONSECUENCIAS
ECONOMICAS. La última parte del texto de la nota de
bitácora corresponde a señalar que en caso de
incumplimiento de las ordenes giradas, es responsabilidad del
constructor; los costos por modificaciones correcciones o
sanciones, que imponga el contrato o las instituciones, por
incumplimiento de las ordenes giradas en
Bitácora.
9) CROQUIS EXPLICATIVO: Se recomienda dibujar en
la bitácora, uno o varios croquis que acompañen al
texto como auxiliares para mejorar la comprensión. En
situaciones especiales puede ser indispensable dibujar un
croquis, de tal tamaño que no quepa en la hoja de
bitácora. En tales circunstancias es correcto hacerlo en
hoja aparte; se valida después el dibujo con la firma de
cada una de las partes, bajo un texto que debe decir: Este
croquis forma parte de la nota "X" de la página No. "Y" de
la Bitácora de Obra. Es de recordar que al momento de
elaborar el asiento se deben de anexar las copias necesarias,
adjuntándoles el croquis respectivo engrapado a la
bitácora y cada una de sus copias. Por el cumplimiento de
idénticos lineamientos, podemos validar y anexar
fotografías, en caso de requerirse, con la
condición de tener las reproducciones necesarias y firmar
debidamente cada una de ellas antes de engraparlas a la
bitácora.
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