Lección 1
Introducción y manejo de datos
Introducción
Veremos los mecanismos básicos de trabajo con
Excel 97:
cómo seleccionar celdas, qué datos podemos
introducir, cómo trabajar con estos datos, manejo de
archivos,
etc.
Veremos también nuevas funcionalidades de
Excel.
Selección de rangos
Todo proceso que
realicemos en la hoja de
cálculo va implicar una selección, esto es,
indicar a Excel
dónde queremos introducir la información, a qué damos formato,
qué queremos borrar, etc.
Todas estas operaciones se
llevarán a cabo en celdas. La celda es la unidad
fundamental de Excel.
Se nombra por la letra de la columna seguida por el
número de fila, por ejemplo A3. Un rango es un grupo de
celdas. Los rangos se designan por el nombre de la primera celda
(en la esquina superior izquierda) seguida de dos puntos y el
nombre de la última (esquina inferior derecha). Por
ejemplo A1:B10.
No hablaremos de nombres de celdas y rangos sino de
referencias: A3 es una referencia a una celda, A1:B10 es una
referencia a un rango.
Selección de una celda
Para seleccionar una celda basta hacer clic sobre ella.
A la celda que está seleccionada se le denomina celda
activa. Aparece con un borde más grueso y su referencia se
indica en la barra de fórmulas en el cuadro de
nombres.
También se pueden utilizar las teclas de dirección para seleccionar celdas. Para
seleccionar rápidamente la primera celda de la hoja,
presione <Control+Inicio>. Para seleccionar la
última pulse <Control+Fin>.
Selección de un rango
Para seleccionar un rango hay que activar la primera
celda que contiene el rango y sin soltar el ratón,
arrastrar hasta la última celda; si se ha equivocado no
suelte el ratón y rectifique el rango. La primera celda
quedará en blanco indicando que es la celda
activa.
Selección de rangos
múltiples
Se pueden seleccionar rangos disjuntos de la hoja, por
ejemplo para aplicar un formato determinado. Para ello, hay que
seleccionar la primera celda que se quiera incluir en el rango,
arrastrar el ratón hasta seleccionar la última
celda contigua. Pulsar y mantener pulsada la tecla
<Control> y arrastrar el ratón sobre el
siguiente grupo de
celdas que se quieran incluir en el rango. Repetir los pasos
anteriores hasta haber seleccionado todos los rangos.
Selección de columnas y filas
enteras
Para seleccionar una fila o una columna entera haga clic
en el número o letra de la fila o columna. Para
seleccionar filas y columnas disjuntas, mantenga pulsada la tecla
<Control> entre una y otra
selección.
Selección de toda la hoja de
cálculo
Para seleccionar todas las celdas de la hoja haga clic
en el botón situado a la izquierda de los encabezados de
columnas y encima de los encabezados de filas.
Selección extendida
Si debemos seleccionar rangos muy grandes, es
difícil hacerlo con el ratón. Es recomendable, en
este caso, utilizar el teclado. Si
pulsamos la tecla <F8> entramos en lo que se
denomina el modo extendido de selección. Pulsando a
continuación las teclas de dirección, vamos seleccionando rangos
adyacentes a la celda activa. Para hacer selecciones más
grandes podemos pulsar las teclas <AvPág> o
<RePág>. Una vez que hayamos terminado de
seleccionar el rango, hay que pulsar la tecla <Esc>
para finalizar el modo de selección extendido.
El comando Ir a…
Si necesita seleccionar celdas o rangos no visibles en
la hoja y conoce la referencia, puede moverse a esa zona de la
hoja mediante las barras de desplazamiento o puede utilizar el
comando Ir a. Seleccione dicho comando del menú
Edición.
Aparece el cuadro de diálogo, en el cuadro
Referencia introduzca la referencia de la celda o rango
que quiera seleccionar y, a continuación, haga clic en el
botón Aceptar.
Introducción de datos
Hay datos que se
introducen directamente en celdas y otros que se introducen sin
necesidad de ir celda por celda.
Para introducir datos en una
celda basta seleccionarla, introducir el dato y pulsar la tecla
<Intro>. Cuando se comienza a escribir,
automáticamente se activa la barra de fórmulas.
Aparecen tres botones: para cancelar los datos
introducidos (botón en forma de x), para validar
dichos datos (botón en forma de v) y el
símbolo de igual para iniciar el asistente de
introducción de fórmulas. La mayoría de las
veces es más rápido pulsar <Intro> que
hacer clic en el botón para validar los datos. De igual
forma es más rápido pulsar la tecla
<Esc> que hacer clic en el botón para
cancelar los cambios.
Introducción de números
Un número es cualquier combinación de
dígitos. Estos dígitos pueden ir acompañados
de símbolos, pero la mayoría de las veces no son
necesarios ya que son formatos que se pueden establecer
posteriormente. Son necesarios cuando queremos poner un
número negativo que debe ir acompañado del signo
menos (–) o cuando queremos poner un número
decimal. El símbolo de separador decimal se establece en
el Panel de control de Windows, en el
icono Configuración regional. Por defecto el
separador es la coma.
Cuando se quiera poner un tanto por ciento, bien se
puede poner el valor decimal,
por ejemplo 0,35 y luego darle formato de tanto por ciento, o
bien directamente poner 35%.
Número fijo de decimales
Cuando se vayan a introducir muchos números
decimales, se puede ahorrar la introducción de la coma
activando una opción. Si vamos a introducir valores con
dos decimales podemos activar la opción Número
fijo de decimales del comando Herramientas Opciones,
en la etiqueta Modificar. A partir de ese momento, si
introducimos 1256 automáticamente Excel pondrá
12,56.
Introducción de fechas y horas
Una fecha para Excel es un número comprendido
entre el 1, que corresponde al 1 de enero de 1900 y el 2958465
que corresponde al 31 de diciembre del 9999. Por tanto podremos
operar para calcular el tiempo
transcurrido entre dos fechas. Se deben introducir siguiendo el
esquema día mes año a no ser que se haya cambiado
esta configuración en el menú
Configuración regional en el Panel de
control. Entre el día, el mes y el año debe
aparecer el separador / o bien el guión –.
Por ejemplo 23/12/98.
Las horas son para Excel números comprendidos
entre el 0, que corresponde a las cero horas, y el uno, que
corresponde a las 24 horas. Igual que con las fechas se puede
operar con las horas. Para introducir una hora habrá que
poner la hora seguida de dos puntos y los minutos. Se pueden
introducir también seguidas de PM o AM según
corresponda. Es equivalente poner 20:44 que 8:44 PM.
Introducción de texto
Texto es para Excel todas aquellas cadenas que no pueda
interpretar como datos numéricos, ni como fechas ni como
valores de
error ni como valores
lógicos. Si introducimos12.56 en una celda Excel lo
considerará texto puesto
que no sabrá reconocer el punto como separador
decimal.
Fórmulas
Una vez que se hayan introducido datos, se pueden
introducir fórmulas para realizar cálculos. Los
resultados de las fórmulas cambiarán en el momento
en que se modifiquen los valores
originales. Para cálculos complejos, Excel incluye
fórmulas incorporadas que se denominan funciones.
Toda fórmula debe comenzar por el signo igual
seguido de los operadores y operandos. Los operandos pueden ser
valores
constantes, por ejemplo =13+3, o bien pueden ser referencias a
celdas. En este punto es donde radica la importancia de una
hoja de
cálculo: modificando cualquiera de las celdas a las
que se hace referencia en una fórmula,
automáticamente la fórmula se recalcula. Una
fórmula puede ser tan sencilla
como la referencia a una celda. Por ejemplo, si tenemos
en la celda A1 el valor 10,
podemos poner en la celda B1=A1 y aparecerá 10. Si
modificamos el valor de la
celda A1 automáticamente cambiará en B1.
El operador &
El operador & se puede utilizar para concatenar
texto. Por
ejemplo, si tenemos en la celda A1 "Madrid", podemos escribir en
la celda B1 ="Nacido en " & A1 y obtenemos "Nacido en
Madrid".
Funciones
Existen más de 400 funciones que se
pueden incorporar a la hoja de
cálculo. Se reconocen por su nombre y suelen necesitar
valores para
llevar a cabo los cálculos; estos valores se denominan
argumentos. Si quisiéramos calcular la raíz
cuadrada de un valor,
utilizaríamos la función RAIZ, si introducimos en
una celda por ejemplo =RAIZ(64), obtenemos 8. En este caso
RAIZ sólo necesita un argumento.
Pero existen funciones que
necesitan más de un valor para
realizar el cálculo.
Por ejemplo, la función SUMA que realiza la suma de una
serie de valores. Si quisiéramos calcular el total que
hemos astado en compra de coches (suponemos que el importe de los
coches está en el rango de B8 a B12, pondríamos
=SUMA(B8:B12), que es mucho más rápido que
escribir =B8+B9+B10+B11+B12.
Llenado automático
Cuando estemos creando una hoja que contenga operaciones
similares, podremos utilizar el llenado automático para
introducir en las celdas la misma operación en vez de
repetirla en cada una de ellas.
Botón de llenado
En la esquina inferior derecha de la celda activa
aparece el botón de llenado para introducir datos
automáticamente en celdas contiguas. Al situar el puntero
del ratón en el cuadro de llenado cambia de forma y se
convierte en una cruz. Arrastrar, sin soltar; al ir arrastrando
el ratón aparece un borde alrededor de las celdas que se
van a llenar. Al soltar el ratón aparecen los valores
resultantes.
Comando Rellenar
Podemos realizar el proceso
anterior utilizando el comando Rellenar del menú
Edición. El proceso
sería el siguiente: en primer lugar seleccionar el rango
que se va a llenar teniendo siempre como primera celda de rango
aquella que contiene la fórmula.
A continuación seleccionar el comando
Edición Rellenar, Hacia abajo.
Llenar en otras direcciones
Se pueden rellenar celdas en cualquier dirección bien arrastrando el botón
de llenado o bien mediante las opciones del comando
Rellenar.
Llenar un rango con el teclado
Existe otra forma muy rápida de rellenar un rango
de celdas y es mediante una combinación de teclas. Podemos
seguir los siguientes pasos para rellenar la fórmula en
todas las celdas: seleccionar el rango, a continuación
introducir la fórmula y en vez de pulsar
<Intro>, pulsar la combinación de teclas
<Control+Intro>; esto se puede aplicar a cualquier
introducción de datos en Excel.
Llenar series
Otro proceso
común en la hoja es llenar series de datos, como meses,
años, etc.
Estos procesos se
pueden realizar automáticamente utilizando los procesos de
autollenado de Excel 97.
Si escribimos en una celda 1991 y en la celda
siguiente 1992, seleccionamos ambas celdas y arrastramos
el botón de llenado, Excel llenará las celdas con
1993, 1994… .
Lo que hace Excel es intuir qué datos debe
llenar. Si ponemos 1/1/97 en una celda y 1/2/97 en
la siguiente y arrastramos el botón de llenado,
obtendremos en las restantes 1/3/97, 1/4/97, etc.
El botón Autosuma
La suma es una de las operaciones
más utilizada en una hoja de
cálculo. Cuando deban de sumarse los resultados de
varias columnas y resultados de varias filas, la operación
puede realizarse de una sola vez, con la ayuda del símbolo
de Autosuma.
Cuando el botón Autosuma sugiera o
introduzca un rango que no sea el correcto, lo puede rectificar
automáticamente.
Editar y eliminar datos
Para modificar el contenido de una celda
selecciónela y, a continuación, haga doble clic
sobre ella o bien pulse la tecla <F2>;
automáticamente su contenido se edita y aparece un cursor.
Puede mover el cursor con las flechas de dirección o bien hacer clic con el
ratón para situarse en el punto en donde quiera corregir.
Haga las correcciones oportunas y pulse <Intro>. Si
quiere borrar caracteres pulse la tecla <Supr>, para
borrar caracteres a la derecha del cursor, o bien
<Retroceso>, para eliminar caracteres a la izquierda
del cursor.
Si es una fórmula o función lo que
está editando, puede rectificar la referencia borrando
dicha referencia y seleccionando la nueva.
Borrar datos
Para eliminar completamente el contenido de una celda,
selecciónela y pulse la tecla <Supr>. De este
modo sólo se borrará el contenido pero no los
formatos. Si quiere borrar todo seleccione Edición
Borrar con la celda o rango seleccionados y elija la
opción correspondiente: Todo (contenido y
formatos), Formatos, Contenido o Comentarios.
Edición deshacer
Desde el momento en que comenzamos a trabajar con una
hoja de
cálculo, Excel 97 va grabando las acciones que
se van realizando. De tal forma que en cualquier momento podemos
deshacer operaciones
erróneas que hemos hecho.
Excel 97 introduce la posibilidad de deshacer no
sólo la última acción sino las
últimas que se hayan realizado en una sesión de
trabajo.
No se pueden deshacer acciones
individuales, siempre habrá que deshacer todas las
acciones que
ésta lleve por encima en la lista.
Mover y copiar rangos
En Excel se pueden copiar o mover celdas de una hoja a
otro lugar de la hoja, a otra hoja del mismo libro, a otro
libro o
incluso a otra aplicación. Cuando se copian datos, Excel
sitúa un duplicado de las celdas seleccionadas en el
Portapapeles, que es un área de la memoria del
ordenador. Cuando se mueven o cortan datos, Excel los borra del
rango origen y los guarda en el Portapapeles. Para finalizar esta
operación hay que pegar esos datos en la nueva
ubicación. Para mover o copiar sin utilizar el
Portapapeles se puede utilizar la técnica de "arrastrar y
colocar".
Cortar datos utilizando el
Portapapeles
Si queremos poner una cabecera en una hoja ya existente,
en primer lugar hay que seleccionar el rango que queremos cortar.
A continuación, mediante una de las siguientes opciones,
llevarlo al Portapapeles:
- Del menú Edición, seleccionar el
comando Cortar. - Del menú contextual (clic en botón
derecho del ratón con el rango seleccionado) seleccionar
el comando Cortar. - Hacer clic en el botón Cortar de la
barra Estándar. Es el botón que contiene
la imagen de unas
tijeras.
Para pegar los datos no es necesario seleccionar
previamente todo el rango destino, basta con seleccionar la
primera celda de dicho rango.
Para pegar tenemos a su vez opciones una vez
seleccionada la primera celda del rango destino: con el comando
Pegar del menú Edición, con el
comando Pegar del menú contextual o con el
botón Pegar de la barra
Estándar.
Cortar utilizando arrastrar y colocar
Cuando el área de destino se encuentra cerca del
área fuente, es interesante utilizar el método de
arrastrar y colocar. En primer lugar se selecciona el rango, a
continuación, situar el puntero del ratón en un
borde del rango seleccionado, debe aparecer el puntero en forma
de flecha normal. Hacer clic y, sin soltar el ratón
arrastrar el bloque seleccionado hasta dejarlo en la
posición deseada. Cuando se arrastra el ratón,
Excel indica en una pista el rango destino.
Copiar datos mediante el portapapeles
Los pasos son exactamente iguales que en el apartado de
Cortar, pero en este caso utilizaremos el comando
Copiar, tanto en el menú Edición como
en el menú contextual y el botón Copiar. Los
datos permanecen en el Portapapeles hasta que pulsemos las teclas
<Esc> o <Intro>.
Copiar datos utilizando arrastrar y
colocar
El proceso es
igual que para mover datos pero, en este caso, una vez
seleccionado el rango origen, hay que mantener pulsada la tecla
<Control> mientras se arrastra el bloque. De esta
forma los datos se copiarán.
Insertar datos
También es posible que queramos pegar los datos
en un área ya ocupada, con lo cual debemos insertar dichos
datos en esa área sin reemplazar los ya existentes. En
este caso se puede o bien seleccionar del menú
Insertar el comando Celdas copiadas (también
se puede seleccionar dicho comando del menú contextual) o
bien mantener pulsada la tecla <Mayús>
mientras se arrastra el rango utilizando el método de
arrastrar y colocar.
Copiar en otras aplicaciones
Podemos pegar datos en otras aplicaciones. Por ejemplo,
podemos copiar datos de Excel en un documento de Word para
presentar un informe. Para
ello, hay que copiar el rango tal y como hemos visto en apartados
anteriores. Activar Microsoft
Word, situar el cursor en el punto donde se quiera pegar, y
del menú Edición, seleccionar el comando
Pegado especial. A continuación elegir Objeto
Hoja de cálculo de
Microsoft
Excel.
Pegado especial
Hemos visto el comando Pegar para copiar datos de
una localización a otra. El comando Pegado especial
del menú Edición o del menú
contextual permite pegar datos con opciones avanzadas.
Sólo está disponible cuando copiamos no cuando
cortamos rangos.
El cuadro de diálogo Pegado especial
presenta las siguientes opciones:
- Todo: equivale a elegir el comando
Pegar. Pega fórmulas y formatos. - Fórmulas: pega únicamente
fórmulas o valores constantes pero no formatos. Es
interesante cuando el área destino tiene su propio
formato y no queremos sobreescribirlo. - Valores: si el rango origen contiene
fórmulas, sólo pega los valores
devueltos por dichas fórmulas. - Formatos: pega únicamente los formatos
del área origen en el área destino. - Comentarios: pega únicamente los
comentarios del rango origen. - Validación: pega las reglas de
validación del rango origen en el área
destino. - Todo excepto bordes: pega todo excepto los
formatos de bordes. Igual que antes, de esta forma no cambiamos
el formato de bordes que pudiera tener el área
destino. - Saltar blancos: no pega celdas en blanco del
área de copia en el área de pegado, de tal forma
que si ha seleccionado celdas en blanco en el área
original, Excel respetará el contenido de la celda
correspondiente en el área de pegado. - Transponer: cambia la dirección de los datos cuando se
pegan.
Pegar vínculos
El botón pegar vínculos que aparece en el
cuadro de diálogo Pegado especial se utiliza para
realizar una copia vinculada de un rango de celdas en otro lugar
de tal forma que, modificando el rango origen, cambie
automáticamente el rango destino.
Manejo de archivos
Guardar un documento
Una vez creado un libro de
trabajo, debemos de guardarlo para poder
recuperarlo en futuras sesiones de trabajo.
Seleccione el comando Guardar como del
menú Archivo. Podemos dar un nombre al archivo que tenga
como máximo 255 caracteres. El nombre hay que introducirlo
en el cuadro Nombre de archivo.
Excel coloca automáticamente la extensión
xls, que es la correspondiente a libro de
trabajo.
Excel propone por defecto la carpeta Mis
documentos para guardar los ficheros. Esta
configuración por defecto la puede cambiar en el comando
Herramientas / Opciones en la ficha General. Si
quisiera guardar en otra ubicación, despliegue la lista
Guardar en y localice la carpeta donde desea guardar en el
árbol de carpetas.
También puede crear una nueva carpeta por debajo
de la actual para guardar el archivo, para
ello, haga clic en el botón Crear nueva
carpeta.
También puede utilizar el comando Guardar
como una vez guardado el libro por
primera vez para crear una copia del mismo con otro nombre.
Así mismo puede guardarlo en otra ubicación,
etc.
Guardar
El comando Guardar del menú Archivo
y el botón Guardar de la barra
Estándar guarda las modificaciones realizadas en el
libro de trabajo con el mismo nombre. Debe ir seleccionándolo a medida que trabaja para
ir guardando los cambios.
Guardado automático
Excel puede ir haciendo el guardado automático,
para ello, seleccione el comando Herramientas /
Complementos, active el complemento Autoguardar. Una
vez activado, en el menú Herramientas aparece el
comando Autoguardar en donde puede configurar el intervalo
para guardar, además de otras opciones.
Abrir un archivo
Para abrir un archivo
seleccione el comando Abrir del menú Archivo
o bien haga clic en el botón Abrir de la barra
Estándar. El cuadro de diálogo es muy
parecido al de guardar un archivo. Debe
buscar la localización donde guardó el archivo a
través del cuadro de lista desplegable Buscar en.
Por defecto aparecerá la carpeta que haya establecido en
el comando Herramientas / Opciones. Si tiene que abrir un
libro con extensión distinta a xls, seleccione el
formato en la lista Tipo de archivo.
Crear un libro nuevo
Para crear un libro de trabajo nuevo haga clic en el
comando Nuevo del menú Archivo. Puede crear
un libro por defecto en blanco (seleccionando Libro en la
etiqueta General) o bien crear un libro basado en una
plantilla incorporada haciendo clic en la lengüeta
Soluciones hoja de cálculo.
Excel incorpora tres plantillas para hoja de cálculo.
Si selecciona cualquiera de ellas y hace clic en Aceptar
puede crear un libro basado en esa plantilla, es decir, puede
rellenarla con sus propios datos y guardarla como si de un libro
nuevo se tratase, sin que la plantilla original se
modifique.
Cerrar un libro
Para cerrar un libro, seleccione el comando
Cerrar del menú Archivo. Si el libro no se
ha guardado todavía o se han realizado últimas
modificaciones aún no guardadas, Excel le pedirá
que confirme si desea o no guardar el libro.
Si pulsa la tecla <Mayús> mientras
selecciona el menú Archivo, aparecerá el
comando Cerrar todo: cierra todos los libros
abiertos del área de trabajo. En caso de que haya alguno
sin guardar, Excel preguntará si se quiere o no guardar
ese libro en concreto.
Puede optar también por elegir la opción
Sí a todo que guarda y cierra todos los libros
abiertos.
LECCIÓN 2
Presentación de
datos
Introducción
Uno de los aspectos más importantes para
desarrollar un trabajo es darle un formato para que la
presentación acompañe a los datos que se quieran
mostrar.
Aplicar un formato
Un formato siempre irá aplicado a una celda o
rango de celdas. Por lo tanto, un formato se podrá aplicar
antes de introducir información en celdas o posteriormente
cuando ya haya datos en ellas. Esto último es lo que
normalmente se hace para ajustar el tamaño de la fuente,
el ancho de las columnas, etc.
Siempre habrá que seleccionar previamente el
rango al que aplicar el formato. Este rango puede ser un rango
disjunto.
Como regla general, se utilizarán los comandos del
menú Formato, los comandos del
menú contextual (aparece al hacer clic con el botón
derecho del ratón) o bien con los botones de las barras de
herramientas
para formato. Tanto en el menú Formato como en el
menú contextual encontramos el comando Formato de
celdas, que es el que utilizaremos más a
menudo.
Formato de texto
La mayoría de los botones de la barra
Formato se pueden utilizar para cambiar el formato de las
celdas. Si activamos el comando Formato de celdas y
activamos la ficha Fuente, podemos ver todos los formatos
aplicables a las fuentes.
Podremos cambiar el tipo de fuente, el tamaño, el
color, el
subrayado, si se trata de tachado, superíndice o
subíndice. No debe seleccionar un tamaño de fuente
que no le proponga Excel, ya que podrían ocurrir errores
en la salida por impresora.
Generalmente es mucho más rápido utilizar
la barra de formato para aplicar un formato disponible en dicha
barra. Cuando se aplica un formato a una celda, en la barra de
herramientas
Formato aparecerá el botón correspondiente a
dicho formato "activado". El cuadro de fuentes indica
qué fuente estamos utilizando así como su
tamaño.
Fuente estándar
La fuente por defecto que utiliza un libro de trabajo
nuevo se puede cambiar en el comando Herramientas /
Opciones, en la ficha General, en el cuadro Fuente
estándar.
Varios formatos en una sola celda
Si una celda contiene texto, podemos
aplicar varios formatos en ella. Esto es muy útil cuando,
por ejemplo, queremos poner subíndices o
superíndices o bien resaltar un título, etc. Para
aplicar un formato de este tipo puede ir aplicando el formato a
medida que escribe o bien, una vez escrita la celda
completamente, seleccionar el texto al cual
se quiere dar formato arrastrando el ratón.
Alto de filas y ancho de columnas
Cuando un texto no cabe
en una celda, éste invadirá las celdas adyacentes
siempre que no exista texto en ellas. No ocurre así con
los números. Si un número es demasiado grande para
el ancho de la celda, aparecerán los símbolos ####.
En estos casos y cuando se quiera cambiar la apariencia de la
hoja habrá que modificar el ancho de las
columnas.
Para ello, puede situar el ratón en la
línea que separa los encabezados de las columnas, hacer
clic, y sin soltar el ratón, arrastrar hasta obtener el
tamaño deseado. Al mover el ratón aparecerá
una indicación del ancho que alcanzará la columna
si se suelta en ese determinado momento.
Si en lugar de arrastrar el ratón hacemos doble
clic, el ancho de la columna se ajusta al texto más largo
que hayamos introducido en ella.
También se puede utilizar los comandos
Fila y Columna del menú
Formato.
Formatos de número
Cuando introduzcamos un dato en una celda, Excel
intentará interpretarlo como número e incluso le
aplicará un formato directamente. Si el número es
demasiado grande para el tamaño de la celda, Excel le
aplicará el formato científico.
Pero lo más común es no añadir
ningún formato hasta que no hayamos terminado de
introducir datos. Para modificar un formato de número,
seleccione la ficha Número del cuadro de
diálogo para dar formato a celdas.
En la ficha Número encontramos las
diferentes categorías de formato de número. Todas
ellas presentan una muestra de
cómo quedará el número una vez aplicado el
formato además de ofrecer una serie de opciones
adicionales según la categoría
seleccionada.
Formato de número/texto
Hay veces en que debemos trabajar con valores a priori
numéricos pero que no son tales, como por ejemplo
códigos postales. Si
introducimos en una celda 08080, Excel cambiará el valor a
8080 ya que ignora los ceros a la izquierda. Podemos cambiar este
efecto aplicando a las celdas el formato de texto. En la ficha
Número seleccionando la categoría
Texto.
En el caso de los códigos postales, si
ya tiene la columna escrita, también puede seleccionar el
formato Código postal de la categoría
Especial.
Formatos de fecha y hora
Los formatos de fecha y hora se pueden cambiar en el
cuadro de diálogo Formato de celdas en la ficha de
Número, eligiendo las categoría Fecha
y la categoría Hora. Como ocurre con los formatos
de número, las fechas y las horas se rigen por sus propios
códigos. Para crear un formato de fecha personalizado,
utilizaremos la letra d para el día, la letra
m para el mes y a para el año. Para crear un
formato de hora, usaremos h para hora, m para
minuto y s para segundos.
Formato para sumar horas
Muchos cálculos en la hoja implican la suma de
horas cuyo resultado sobrepasa las 24 horas. Tenemos un formato
incorporado para acumular horas en la categoría
Hora. El formato aparece como 37:30:55 y corresponde al
código [hh]:mm:ss.
Por defecto Microsoft
Excel 97 cuando suma horas aplica el formato para acumular
horas.
Formato de bordes
Uno de los aspectos mejorados de formato en Excel 97, es
la aplicación de bordes: podemos seleccionar el formato y
observar el resultado en una muestra. Para
aplicar un formato de bordes, seleccione la ficha Bordes
dentro del cuadro de diálogo al que conduce el comando
Formato / Celdas.
En la sección Preestablecidos puede
aplicar directamente un borde. Puede también hacer clic en
los botones de Borde, para aplicar un borde izquierdo,
derecho, interior, etc. También se puede hacer clic
directamente con el ratón en las áreas de la
muestra para
aplicar el borde directamente.
En cualquier momento puede cambiar el estilo de la
línea escogiéndolo de la lista
Estilo.
También podemos utilizar la paleta
portátil de bordes para aplicar rápidamente un
formato de bordes a las celdas. Haciendo clic en la flecha de
bordes de la barra Formato obtenemos varias muestras de
bordes aplicables directamente a las celdas
seleccionadas.
Los bordes que figuran en esta opción son de uso
común, para escoger alguno no listado aquí debe
utilizar el comando.
Tramas
Podemos también cambiar el color de fondo de
un rango de celdas. Para ello, seleccione la ficha Tramas
del cuadro de diálogo de Formato / Celdas o bien
utilice el botón Color de relleno de la barra de
herramientas
Formato.
Alineación de celdas
Hasta ahora nos teníamos que limitar al formato
en horizontal y en vertical nada más, con los nuevos
formatos podemos obtener texto en diagonal, unión de
celdas, etc.
Cuando se introduce un valor, Excel le aplica una
alineación por defecto según sea número o
texto. Así los números se alinean a la derecha y el
texto a la izquierda. A esto se le conoce como la
alineación General. Además y por defecto,
Excel alinea siempre en la posición Inferior con
respecto a la vertical.
En la ficha Alineación del formato de
celdas, aparecen una serie de opciones que vamos a
describir.
La alineación Horizontal incluye la
posibilidad de alinear texto al centro, izquierda y
derecha.
Ya es posible manipular en ángulo el texto dentro
de las celdas utilizando la opción
Orientación. Cuando se aplica este formato, Excel
modifica automáticamente el alto de la fila para dar
cabida al texto.
La opción Ajustar texto hace que el texto
introducido (o que se vaya a introducir) en una celda no invada
las celdas adyacentes sino que, sin necesidad de modificar el
ancho de la columna, la celda se amplíe en vertical y el
texto aparezca en varias líneas.
Se puede reducir el texto en una celda para (sin
modificar el alto de la fila) poder ver todo
su contenido. Esto se consigue con la opción Reducir
hasta ajustar.
La opción Combinar celdas, permite unir
celdas tanto en horizontal como en vertical.
Hay que tener en cuenta algunos comportamientos de las
celdas combinadas:
- Cuando se copian y pegan celdas combinadas, los
resultados son también celdas combinadas. Si la
selección inicial contiene celdas combinadas y celdas
normales, el resultado será una combinación de
celdas combinadas y celdas normales. - Si se pegan datos sobre celdas combinadas pueden
ocurrir dos cosas: cuando se pega un valor único (una
sola celda) en una celda combinada solamente se pega el valor y
se mantiene el formato de celda combinada. Si copiamos y
pegamos un rango de celdas sobre una celda combinada, el
resultado divide la celda en sus celdas originales.
Quitar líneas de
división
Una vez que hayamos puesto bordes personalizados a la
hoja, no tiene sentido seguir mostrando las líneas de
división, y más cuando éstas sirven la
mayoría de las veces como referencia necesaria para la
introducción de datos. Para quitarlas, seleccione el
comando Herramientas / Opciones y en la ficha Ver
desactive la opción Líneas de
división.
Formato condicional
Se puede dar formato a las celdas dependiendo de
determinadas condiciones. Podemos resaltar los resultados de una
fórmula que deseemos supervisar y podremos identificar con
facilidad celdas concretas mediante la utilización de este
tipo de formato.
Para seleccionar Formato condicional, debe
activar la celda que le interesa y seleccionar el comando
Formato condicional del menú
Formato.
Las condiciones se pueden aplicar tanto a las
fórmulas como a los valores en
las celdas y que el formato que se puede definir es tanto para el
tipo de letra como para los bordes y las tramas.
Cuando se necesita más de una condición
para conseguir los formatos adecuados, debe hacer clic en el
botón Agregar>>
Formatos automáticos
Excel 97 incorpora una serie de formatos predefinidos.
Estos formatos automáticos se conocen como autoformatos e
incorporan formatos de fuentes,
números, bordes, alineación, tramas, altos de fila
y anchos de columna, etc.
Para aplicar un autoformato seleccione un rango de
celdas y, a continuación, el comando Autoformato
del menú Formato. Nos muestra un cuadro
de diálogo, en la parte izquierda del mismo vemos los
nombres de los autoformatos y en la derecha una muestra de los
mismos.
Puede aplicar sólo determinados formatos seleccionándolos de entre los que aparecen
en la parte inferior del cuadro de diálogo. Si no aparecen
estos formatos, haga clic en el botón
Opciones>>.
Excel 97 determina los niveles de detalle, revisa
dónde aparece texto, fórmulas, subtotales, etc. y
aplica los formatos según convenga.
Copiar y eliminar formatos
Excel 97 incluye un botón denominado Copiar
formato (representado por una brocha), que le permite aplicar
formatos a una celda o rango de celdas iguales a los que tienen
otras de un modo muy rápido.
Para hacerlo, seleccione primero la celda cuyo formato
quiere copiar a otra. Seguidamente, haga clic en el botón
antes mencionado y vuelva hacerlo en la celda o celdas que desee
aplicar el formato.
Si lo que desea es poder aplicar
el mismo formato en varias zonas de la hoja, haga doble clic
sobre el botón Copiar formato y repita la
operación tantas veces como desee. Pulse la tecla
<Esc> para desactivarlo.
Insertar y eliminar filas y columnas
Para insertar una fila o una columna, seleccione una
celda de la fila o columna delante de la cual desea insertarla.
Una vez hecho esto, seleccione el comando Filas o
Columnas del menú Insertar. Para eliminar
una fila o columna completa, ha de seleccionar la fila o columna
que desea eliminar y, después, el comando Eliminar
del menú Edición.
Insertar y eliminar rangos de filas y
columnas
Es muy probable que nos veamos obligados a insertar o
eliminar un determinado número de filas y/o columnas de
nuestra hoja de cálculo.
Para insertar un rango de filas y/o columnas debe
comenzar por seleccionar la celda a partir de la cual desea
realizar la inserción. Después seleccione el
comando Celdas del menú Insertar. Le aparece
un cuadro de diálogo, seleccione la opción
más adecuada en cada caso y haga clic en el botón
Aceptar.
Para borrar un rango de celdas, el proceso es muy
similar. Seleccione las filas y columnas que desea eliminar y,
después, el comando Eliminar del menú
Edición. El cuadro de diálogo que le aparece
es muy similar al anterior y también le preguntará
si desea eliminar todas las filas o columnas del rango
seleccionado en la hoja.
LECCIÓN 3
Nombres, fórmulas y
funciones
Introducción
Veremos qué son y cómo se emplean los
nombres en las hojas de cálculo,
veremos manejo de fórmulas, funciones y
nuevas facilidades para el manejo de datos en hojas de
cálculo.
Nombres
Los nombres nos van a servir para identificar celdas o
grupos de
celdas en la hoja de cálculo. Podremos utilizarlos dentro
de fórmulas para hacer referencia a celdas.
Definir nombres
El objetivo de
los nombres es hacer más fácil la referencia a
áreas o variables
contenidas dentro del libro de trabajo. Al definir un nombre
aparece, no sólo la celda a la que hace referencia, sino
también la hoja dentro del libro de trabajo en la que este
nombre está definido.
Si seleccionamos la opción Nombres del
menú Insertar nos aparecerá un menú
con diferentes opciones. Recuerde que si alguna de las opciones
aparece atenuada es porque en este momento se trata de una
opción no disponible. Una vez que seleccionamos
Insertar vamos a la opción Nombres. Nos
aparece el segundo menú en el que podemos ver las opciones
posibles para nombres: Definir, Pegar, Crear
y Aplicar.
Observamos que alguna de ellas aparece en gris atenuado.
Esto quiere decir, como ya sabemos, que en este momento y con las
operaciones
que estamos realizando no están disponibles.
Si seleccionamos la opción Definir, nos
pide definir nombre, le ponemos un nombre y haremos clic en el
botón Agregar.
En la parte inferior aparece el cuadro Se refiere
a, aparece el nombre de la hoja en la que nos encontramos
seguido de la celda para la que vamos a definir el nombre como
referencia absoluta.
Una vez que haya agregado el nombre haga clic en el
botón Aceptar para cerrar este cuadro de
diálogo.
El proceso para definir nombres para un rango de celdas
es exactamente el mismo.
Pegar nombre
Una vez que ya tenemos definidos los nombres, podemos
empezar a utilizarlos en todas las fórmulas y funciones de
nuestro libro de trabajo. Si lo que queremos es que nos aparezca
en otra celda el valor de alguno de los nombres anteriormente
definidos seleccionamos Pegar. Aparece un cuadro de
diálogo, en él veremos todos los nombres definidos
en la hoja. Seleccionamos el que necesitamos y hacemos clic en el
botón Aceptar.
Eliminar nombres
Para eliminar nombres de un libro de trabajo debe de ir
al cuadro de diálogo de Definir nombre. Si observa
este cuadro de diálogo, hay un botón con el texto
Eliminar.
Seleccione, uno a uno, todos aquellos nombres que desee
hacer desaparecer del libro de trabajo y haga clic en este
botón. Los nombres desaparecerán de la
hoja.
En todas las celdas en las que se utilizasen los nombres
borrados le aparecerá un error del tipo
#NOMBRE.
Funciones
Las funciones son herramientas
de cálculo que Microsoft
Excel pone a nuestra disposición para ser usadas en
hojas de cálculo.
Pueden usarse para tomar decisiones sobre los valores
que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a
cabo acciones y
pueden realizar también gran variedad de cálculos
distintos.
Para que las funciones cumplan su cometido es necesario,
en la mayoría de los casos, facilitarles unos datos. Estos
datos son los que se conocen como argumentos de la
función. Pueden ser de diferentes tipos, como veremos
posteriormente y su número depende de la función de
que se trate.
Sintaxis de las funciones
Las funciones en Excel tienen la siguiente
sintaxis:
=NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2; . . .)
Van siempre precedidas del signo igual y, a
continuación, el nombre de la función seguido de un
paréntesis que contendrá todos los argumentos
separados por punto y coma (;). Los paréntesis son
imprescindibles, incluso si la función no lleva
argumentos.
En caso de que alguno de ellos falte, Excel le
avisará con un mensaje de error. Cuando alguno de los
argumentos sea un rango de celdas, éste irá
limitado por la primera celda del rango seguida de dos puntos (:)
y la última celda del mismo.
Veamos el siguiente ejemplo:
=SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado
A1+A2+A3+A4+A8
=SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado
A1+A4+A8
Argumentos de las funciones
Los argumentos son los valores que facilitamos a las
funciones para que éstas nos devuelvan un resultado o
lleven a cabo algún tipo de acción. El
número de argumentos que una función puede llevar
depende del tipo que ésta sea.
Como argumento de las funciones podemos usar los
siguientes:
Números: SUMA(43;56;345)
Rangos: SUMA(A1:A24)
Texto: MAYUSCULAS("jesús")
Nombres:
PRODUCTO(Cantidad;Dólar_peseta)
Valores lógicos:
SI(A1<23;89;A1)
Valores de error: ERROR.TYPE(#NAME)
Referencias: MAX(A1:A34)
Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:10;B1:B10)
Vacío (ningún argumento):
PI()
Otras funciones:
SUMA(MAX(A1:A34);B1:B34)
Utilización de las funciones
Para introducir una función en una celda, puede
hacerlo escribiendo directamente el nombre de ésta
precedido del símbolo igual (=) y con los argumentos o
puede hacer clic en el botón fx que aparece en la
barra de herramientas
Fórmula. En este segundo caso, le aparecerá
un cuadro de diálogo, en el que podrá seleccionar
la fórmula que desee.
Este cuadro de diálogo presenta dos partes. En la
izquierda aparecen agrupadas las funciones en 11
categorías. En realidad son 9, ya que las dos primeras
representan las funciones más recientemente utilizadas y
la totalidad de las funciones disponibles. En la parte derecha
nos aparecen las funciones que corresponden a la categoría
seleccionada.
En la parte inferior podemos ver la función que
se encuentra seleccionada con los argumentos que emplea y una
pequeña descripción de su resultado.
Una vez seleccionada la fórmula de esta manera y
después de hacer clic en el botón Aceptar,
le aparecerá un nuevo cuadro en el que deberá
introducir los argumentos de la función
seleccionada.
Los argumentos que le aparezcan en negrita son
argumentos obligatorios, mientras que los que estén con
forma normal son opcionales.
A medida que active cada argumento, en la parte inferior
le aparecerá una breve explicación de qué es
este argumento.
Vaya rellenando todos los argumentos, bien escribiendo
un valor, bien haciendo clic en la celda correspondiente de la
hoja. Para pasar de uno a otro basta pulsar la tecla
<Tab> del teclado o
hacer clic en el cuadro siguiente.
En la parte inferior de este cuadro de diálogo
aparece el resultado que la función le va a devolver a
medida que vaya añadiendo o modificando argumentos. Este
valor no aparecerá hasta que todos los argumentos
obligatorios hayan sido completados.
Una vez que los haya completado haga clic en
Aceptar y le aparecerá el valor en la celda
seleccionada.
Autocorrección de errores
Otra de las características de Excel 97 es su facilidad
para fijar algunos errores más comunes en el proceso de
creación de una fórmula o cuando estamos
introduciendo argumentos en una función. Para todos los
errores, el ayudante de Office muestra un
mensaje con una versión corregida de la fórmula y
nos ofrece la posibilidad de aceptarla o no.
LECCIÓN 4
Impresión de
documentos
Selección y configuración de la
impresora
Como en cualquier otra aplicación, el primer paso
para poder imprimir
un documento es la selección de la impresora. En
la mayoría de los casos se tratará de la impresora que
esté conectada físicamente a nuestro ordenador. Si
estamos conectados a una red local, es muy posible
que dispongamos de varias impresoras y
podamos seleccionar cualquiera de ellas para imprimir nuestros
documentos.
Tanto en un caso como en otro, no debemos olvidar que,
con la independencia
de la impresora a la
que podamos estar conectados, nosotros podemos tener configurado
Windows 95 para
poder trabajar
con varias diferentes mediante la instalación de los
controladores necesarios para ellas. Cuando hablemos de
seleccionar una impresora, en
realidad de lo que estaremos hablando será de activar el
controlador de esa impresora.
El primer paso para poder imprimir es comprobar que
Windows 95 tiene
instalado el driver correspondiente a la impresora que queremos
utilizar. Seguiremos los siguientes pasos:
- Seleccione el comando Imprimir del menú
Archivo. - Haga clic en la opción Nombre de la
sección Impresora, que aparece en la parte
superior del cuadro de diálogo, y comprobará que
le aparece una lista con las impresoras y
dispositivos de salida instalados. - Seleccione la que desee utilizar para imprimir el
documento.
Cuando haya seleccionado la impresora, haga clic en el
botón Aceptar. Si desea cambiar o comprobar
cuál es la configuración de la impresora que acaba
de seleccionar, haga clic en el botón Propiedades,
que se encuentra a la derecha de la lista de impresoras.
Si, una vez realizadas las operaciones anteriores,
hacemos clic en el botón Aceptar, comienza la
impresión de nuestra hoja de cálculo con las
opciones que hayamos elegido.
Si la impresora conectada es siempre la misma, no hace
falta repetir los pasos anteriores cada vez que se imprima una
hoja de cálculo.
Si la impresora sobre la que quiere imprimir sus
documentos no
se encuentra en la lista que vimos anteriormente, deberemos
dirigirnos al Panel de control de Windows 95 y,
desde allí, instalar el controlador
correspondiente.
Impresión de documentos
Una vez seleccionada la impresora, y desde el mismo
cuadro de diálogo, podemos definir qué
páginas de la hoja de cálculo y cuántas
copias queremos imprimir. Del mismo modo, y a través de la
sección Imprimir de este cuadro de diálogo,
definiremos qué parte del libro de trabajo deseamos
imprimir. Las tres opciones que tenemos son las
siguientes:
- Selección: imprime el rango de celdas
seleccionado en cada una de las hojas seleccionadas. Si las
zonas seleccionadas no son adyacentes, cada zona se
imprimirá en una hoja diferente. - Hojas seleccionadas: imprime el área de
impresión definida en cada una de las hojas
seleccionadas del libro de trabajo. Si alguna hoja no tiene
área de impresión definida, imprime la hoja
completa. - Todo el libro: imprime todo el libro de
trabajo, es decir, todas las hojas del libro basándose
en el área de impresión definido en cada una de
ellas. Si alguna no tiene un área de impresión
definida, al igual que en el caso anterior, imprime toda la
hoja.
Área de impresión
Hemos hablado hasta ahora de cómo seleccionar la
impresora a la que queremos enviar nuestros documentos,
cómo configurarla y las diferentes posibilidades de
impresión, pero no hemos dicho aún cómo
seleccionar la zona de la hoja de cálculo que queremos que
se imprima.
Para definir el área de impresión de una
hoja de cálculo sólo debe seguir los siguientes
pasos:
- Seleccione dentro de la hoja de cálculo las
celdas que desea imprimir. - Active la opción Área de
impresión del menú
Archivo. - Seleccione la primera de las opciones que le
aparecen, Establecer área de
impresión.
Si, después de realizar esta operación, su
hoja de cálculo ha crecido o el área de
impresión ha cambiado, repita los pasos anteriores para
redefinir el área de impresión tantas veces como
sea necesario. También puede borrarla mediante la
opción Borrar área de impresión. Si
la zona que definimos como área de impresión no
está formada por celdas adyacentes, cada zona se
imprimirá en una hoja distinta. Lo mismo sucederá
si estamos imprimiendo varias hojas simultáneamente. Cada
hoja del libro se imprimirá en una hoja de papel
distinta.
Una vez definido este rango de celdas como área
de impresión, cada vez que imprimamos la hoja del libro o
el libro entero, y salvo que tenga seleccionada la primera
opción de Imprimir, Selección, se
imprimirá esta zona de la hoja. Tenga por lo tanto en
cuenta que, si añade datos fuera de este rango y no
redefine el área de impresión, estos datos no le
aparecerán en su impresión.
Otro detalle que debe tener en cuenta es que si elige la
opción Selección a la que antes
hacíamos mención, al imprimir hojas de
cálculo no se tiene en cuenta la definición de
Área de impresión. Es decir, se va a
imprimir el rango o rangos de celdas seleccionados al realizar la
impresión, con independencia
de la zona que tengamos marcada como área de
impresión.
Configurar página
Esta opción del menú Archivo es la
que nos va a facilitar mayor número de posibilidades para
la presentación de nuestros documentos. En
él podemos observar que tiene cuatro fichas que
iremos viendo en este apartado. Asimismo, podemos ver el
botón Imprimir, el botón Opciones que
nos lleva al cuadro de diálogo para configurar la
impresora y el botón Vista preliminar que ya
mencionamos anteriormente y que se verá un poco más
adelante.
En el caso de tener seleccionado un gráfico
cuando se active este cuadro de diálogo, la última
ficha, Hoja, cambia por otra de nombre
Gráfico. Además de esto, las opciones
agrupadas en cada ficha también sufren
variaciones.
Página
Las opciones disponibles en esta ficha, vamos a ver lo
que significan de una forma muy breve. Algunas de ellas ya las
vimos al estudiar el cuadro de diálogo de la opción
Impresión.
Orientación
Como en versiones anteriores, ésta puede ser
vertical y horizontal.
Escala
Tenemos dos opciones, también como en versiones
anteriores. La primera, Ajustar al, nos permite definir el
tamaño del documento impreso como un porcentaje del
tamaño real. La segunda, Ajustar a, nos permite
definir cuántas páginas de alto y cuantas de ancho
queremos que ocupe nuestro documento. Si elegimos esta
última opción podemos hacer que una hoja
determinada nos ocupe una sola hoja de papel,
diciéndole que lo encaje en una página de ancho por
una página de alto. Excel 97 ajustará la escala al
tamaño que sea necesario, de manera que toda su hoja de
cálculo quepa en una página.
Tamaño de papel
Dependiendo de la impresora que tenga conectada a su
ordenador, podrá tener diferentes tamaños posibles
de página tanto para hojas normalizadas A4 o A3, como para
sobres.
Calidad de impresión
Al igual que en el caso anterior, ésta depende de
la impresora que usted tenga seleccionada.
Primer número de página
Por defecto, en esta posición encontrará
la palabra Automático. Esto quiere decir que
comenzará por el número 1 cuando pagine su
documento. Si las hojas de cálculo que va a imprimir van a
formar parte de un documento mayor, puede hacer que en las hojas
de cálculo aparezcan impresos los números de
página que correspondan en el documento que vaya a
presentar. De esta manera, el documento conservará la
uniformidad y la presentación ganará en calidad.
Márgenes
Desde el cuadro de diálogo anterior, pero
seleccionando la ficha márgenes, podemos fijar los
márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho del
documento que va a imprimir. También podemos fijar los
márgenes para los encabezados y pies de página. Por
defecto los márgenes que aparecen son todos cero. Le
recomendamos que los modifique porque si no, los datos
aparecerán muy próximos a los extremos de la hoja
impresa.
Las opciones que aparecen centradas en la opción
Centrar en la página le permiten centrar el
área de impresión en la superficie definida para la
impresión. Puede centrar horizontal y verticalmente por
separado si lo desea. Como consejo práctico puedo
sugerirle que utilice el centrado horizontal para la
impresión de hojas de cálculo con datos
numéricos puesto que su presentación de esta manera
es más profesional. El centrado vertical es
práctico para gráficos y si se están
haciendo transparencias.
Encabezado/pie de página
De cara a tener un mayor control de los
documentos una
vez impresos, es interesante en muchas ocasiones que, al
imprimirlos, estos aparezcan con sus números de
página o incluso con los nombres del libro de trabajo o la
hoja de cálculo. Excel 97 le permite utilizar el
encabezado y pie de página para hacerlo.
Por defecto, no agrega ninguna información a las cabeceras y pies de
página de las hojas de cálculo, pero desde este
cuadro de diálogo nos permite definirlos. Cuando lo
hacemos, debemos tener en cuenta que éstos son locales a
cada hoja del libro de trabajo. Si lo que queremos es definir un
encabezado y/o pie común a todas o parte de las hojas de
un libro, debemos seleccionar este conjunto de hojas y,
después, definir los encabezados y pies que
deseemos.
En la ficha correspondiente a esta lengüeta
observamos dos botones que permiten personalizar el encabezado y
pie de cada página. Si hace clic en cualquiera de ellos le
aparecerá un cuadro de diálogo. En él puede
ver tres grandes cuadros que se corresponden con las partes
derecha, central e izquierda de su cabecera/pie de página.
En cada uno de ellos puede introducir lo que desee. Si lo que
quiere hacer es introducir un texto cualquiera no tiene
más que escribirlo y le aparecerá en la
posición que elija cuando imprima su documento.
En la parte superior de estos cuadros blancos aparecen
una serie de iconos. Vamos a describirlos brevemente.
El primero es equivalente a Formato Fuentes. Para
usarlo, seleccione el texto o código que haya introducido
y luego haga clic en este icono. Le aparecerá un cuadro de
diálogo ya conocido. Desde él puede cambiar el tipo
de letra, su tamaño, sus características, etc.
A continuación hay una pareja de iconos que le
imprimirán el número de página y el
número total de páginas que tiene su documento. La
siguiente pareja de iconos hacen que aparezca la fecha y la hora
en que el archivo se imprimió.
El último grupo de
iconos le imprime el nombre de la hoja y el nombre del libro de
trabajo.
Como habrá comprobado al hacer clic en cualquiera
de estos iconos, aparece un código entre corchetes con el
símbolo & delante. Cuando vuelva al cuadro de
diálogo, comprobará cuál es el texto real
que aparecerá. No obstante, le reproducimos aquí
los códigos y su significado para que pueda consultarlos
en cualquier momento:
&[Página] Página dentro del
documento.
&[Páginas] Páginas
totales.
&[Fecha] Fecha de impresión.
&[Hora] Hora de impresión.
&[Archivo] Nombre del libro de trabajo.
&[Etiqueta] Nombre de la hoja de
cálculo.
Hoja
Área de impresión
En apartado anterior vimos como definir el área
de impresión desde el menú Archivo. Si lo
hicimos así, en este campo nos aparece el rango de celdas
que hemos definido anteriormente como área de
impresión. Si no hemos definido aún un área
de impresión, podemos hacerlo en esta ficha. Para ello
debemos activar el cuadro de edición correspondiente y
seleccionar el rango de celdas que deseamos imprimir. Para
hacerlo basta con dirigirse a la hoja de cálculo y
seleccionar con el ratón las celdas que queremos
imprimir.
Por último, mencionaremos que si se seleccionan
filas o columnas enteras como área de impresión
sólo se imprimirá hasta la última columna o
fila que tenga datos o sobre la que se haya aplicado un
formato.
Imprimir títulos
Cuando la hoja que quiere imprimir es de grandes
dimensiones, Excel la divide en partes más pequeñas
ajustándolas al tamaño y orientación de la
página. Los lugares por los que Excel dividirá su
documento puede verlos, una vez que haya definido su área
de impresión, delimitados por líneas de trazo
discontinuo.
Esta división tiene el inconveniente de que los
títulos con los que se identifica a las filas y las
columnas dejarán de aparecer en algunas hojas. La primera
tendrá todo correctamente identificado, mientras que a las
siguientes les faltarán los títulos de las filas,
de las columnas o ambos, dificultando la compresión de los
datos.
Para evitar esto, Excel le permite definir filas y
columnas como títulos, de modo que aparezcan siempre sea
cual sea la página que se imprime.
Para hacer que en todas sus hojas correspondientes al
mismo documento se repitan las filas y/o columnas que desee,
active los cuadros de texto Repetir filas en extremo
superior y Repetir columnas a la izquierda
seleccionando las filas y columnas que desee. Utilice como en la
opción anterior, el botón Selección de
rangos si el cuadro de diálogo no le permite ver con
claridad su hoja de cálculo.
Imprimir
En este apartado podemos definir una serie de elementos
auxiliares a la impresión.
- Líneas de división: esta
opción aparece siempre activada por defecto. Si usted ha
aplicado un formato a la hoja de cálculo poniendo bordes
o sombreados, desactive la impresión de estas
líneas para obtener el efecto deseado. De no hacerlo
así, todas las líneas entre las celdas se
imprimirán, estén o no marcadas. - Blanco y negro: active esta opción si
en su hoja tiene definidos formatos en color y la
impresora en la que su documento va a ser impreso es en blanco
y negro. De esta manera, Excel convertirá los colores a tonos
de grises y la impresión ganará en calidad. - Calidad de borrador: si activa esta
opción, el contenido de su hoja se imprimirá con
una calidad menor a
la que podría tener, pero su impresión se
hará más rápida. - Títulos de filas y columnas:
seleccionando esta opción, aparecerán al imprimir
su hoja de cálculo las letras y los números de
las columnas y filas que haya seleccionado para enviar a su
impresora. - Comentarios: Los comentarios pueden escribirse
como aparecen en la hoja o al final de la misma. Si selecciona
Al final de la hoja, se imprimirán en hojas
independientes. Si selecciona Como en la hoja y estos
están visibles en la misma, al imprimir su documento,
éstos aparecerán de la misma manera que en su
pantalla.
Vista preliminar
La vista preliminar, se trata de una presentación
en pantalla de nuestro documento tal como quedaría si lo
enviamos a la impresora. Para acceder a esta vista preliminar, en
el cuadro de diálogo Imprimir y en el Configurar
página que hemos visto en el apartado anterior con
todo detalle, aparece un botón que nos lleva a esta
situación.
También, en el menú Archivo,
aparece un comando llamado Vista preliminar. Tanto si
elegimos esta opción del menú como si hacemos clic
en alguno de los botones anteriormente mencionados, obtendremos
en la pantalla una imagen completa
del documento que vamos a imprimir.
Al mover el puntero del ratón hacia el interior
de la hoja dibujada en su pantalla, éste cambia de forma
convirtiéndose en una lupa. Si ahora hace clic,
obtendrá una ampliación de la zona de la hoja sobre
la que se encontraba su puntero. Vuelva a hacer clic para volver
a ver la hoja completa.
En la parte superior aparecen una serie de botones que a
continuación vamos a definir.
- Siguiente. Al presionarlo nos aparece la
siguiente página en pantalla. Si nuestro documento tiene
una sola página, este botón aparece
desactivado. - Anterior. Al presionarlo nos aparece la
página anterior. Como para el botón
Siguiente, si nuestra hoja es de una sola página,
aparecerá desactivado. - Zoom. Al presionarlo nos amplía la
vista preliminar. Es el mismo efecto que el comentado
anteriormente al cambiar el puntero del ratón de la
flecha a la lupa. - Imprimir. Al presionarlo nos aparece el cuadro
de diálogo, Imprimir. - Configurar. Al presionarlo nos aparece un
cuadro de diálogo parecido al Configurar
página. La única diferencia con él es
que han desaparecido algunos botones. - Márgenes. Al hacer clic en este
botón nos aparecen unas líneas en la hoja que nos
delimitan los distintos márgenes definidos a
través del cuadro de diálogo correspondiente a la
ficha Márgenes de Configurar
página. Si coloca el puntero de su ratón
encima de estas líneas, éste cambiará de
forma. Si en ese momento hace clic y, sin soltar, arrastra,
podrá cambiar sobre la presentación preliminar
los márgenes de su documento. Tiene acceso a todos los
márgenes definidos, superior, inferior, izquierdo y
derecho, y también a los definidos para el encabezado y
pie de página. Si observa, tanto en la parte superior
como en la inferior, hay dos líneas diferentes. Las
más próximas a los extremos de la hoja se
corresponden con estos dos conceptos. Si se mueven, los
encabezados y pies de página cambian también de
posición. Además de estas líneas que hemos
mencionado, en la parte superior de la pantalla nos aparecen,
al hacer clic en el botón Márgenes, unas
líneas que se corresponden con las columnas que se van a
imprimir. Si coloca el puntero de su ratón en la
vertical de cualquiera de estas líneas, éste
cambiará también de forma. Si hace clic y
arrastra el ratón, podrá cambiar el ancho de la
columna en la que lo haga. De esta manera podrá realizar
los últimos trabajos de aplicación de formatos de
la hoja antes de enviarla a la impresora. - Vista normal. Nos presenta la hoja de
cálculo tal como aparece al trabajar normalmente en
ella. Este botón le aparece si accede a esta pantalla
desde la vista previa de saltos de página que veremos a
continuación. - Saltos de página. Este botón
sólo aparece cuando el área de impresión
ocupa más de una página.
Saltos de página
Cuando definimos un área de impresión en
nuestra hoja, Excel 97, teniendo en cuenta los márgenes y
el espacio que ocupan los datos que queremos imprimir, divide
éstos en páginas cuando en una sola no es posible
imprimirlos. Esta división la realiza con un único
criterio: completa toda la superficie imprimible en una
página y el resto lo intenta encajar en la
siguiente.
Al hacer esta división, es posible que divida la
hoja por alguna fila o columna que no sea la más apropiada
para los datos que queremos imprimir. Para forzar los saltos de
página en alguna posición concreta, seleccione la
fila o la columna delante de la cual quiere que se produzca.
Después active el comando Salto de página
del menú Insertar.
Si desea eliminar un salto de página definido
para una hoja, el proceder es el mismo. Seleccione la fila o la
columna delante de la cual está definido este salto y
vuelva al menú Insertar. Comprobará que la
opción anterior ha cambiado por otra, Quitar salto de
página. Actívela y el salto
desaparecerá.
Si se desea comprobar con más claridad
dónde le ha colocado Excel los saltos de página,
active la opción Vista previa de salto de
página del menú Ver.
Observe como las páginas se muestran de una forma
más clara y cómo los saltos de página
aparecen marcados de una manera mucho más clara con
líneas discontinuas de color azul. Si
coloca el puntero del ratón encima de ellas verá
cómo éste cambia de forma permitiéndole
desplazar el salto de página a otra posición. Si lo
hace la línea discontinua se convierte en una línea
continua mostrándole que se trata de un salto de
página no sugerido por Excel, sino modificado por el
usuario.
LECCIÓN 5
Gráficos
Introducción
Los gráficos son, sin duda, una de las
herramientas más vistosas y potentes de Excel. Veremos su
creación y su formato. Excel 97 incorpora gran
número de menús contextuales que aparecen al pulsar
el botón derecho del ratón.
El asistente para gráficos
El primer paso para la generación de un
gráfico es la elección de los datos que queremos
representar.
El Asistente para gráficos no es
más que un conjunto de cuadros de diálogo que nos
permiten la realización de un gráfico paso a paso.
En cada cuadro de diálogo, Excel nos pedirá
conformidad a unos datos que nos irá presentando.
También nos permitirá cambiar y agregar elementos a
nuestro gráfico.
Hay dos maneras de llamar al Asistente para
gráficos. La primera de ellas, aunque seguramente no
la que más vaya a utilizar, consiste en seleccionar el
comando Gráfico del menú
Insertar.
La segunda forma de acceder al Asistente para
gráficos es a través del botón que se
encuentra en la barra de herramientas. Tanto en un caso como en
el otro, llegaremos a un cuadro de diálogo, que es el
primer paso del Asistente para gráficos al que
antes hacíamos mención.
En este primer cuadro, tenemos todos los gráficos
disponibles, así como los subtipos incluidos en ellos.
Disponemos de 14 tipos diferentes de gráficos.
Seleccione el tipo más conveniente para los datos
que va a representar. Para ver una imagen
preliminar, haga clic sin soltar el botón del ratón
en el botón Presionar para ver muestra, que se
encuentra debajo de los subtipos. El cuadro Subtipo de
gráfico cambia por otro denominado Muestra que
le presentará su gráfico. Una vez elegido el
gráfico, haga clic en el botón Siguiente
para continuar con el proceso de elaboración del
gráfico.
Una vez hecho esto, Excel le presenta un nuevo cuadro de
diálogo. Bajo la lengüeta Rango de datos,
vemos la apariencia de nuestro gráfico, así como el
rango de celdas marcado en la hoja de cálculo. Desde la
lengüeta Serie, podemos comprobar cuáles son
las series que forman parte de nuestro gráfico.
El siguiente paso del Asistente para
gráficos nos muestra un cuadro de diálogo, en
él vemos 6 lengüetas diferentes, cada una de las
cuales hace referencia a alguno de los elementos del
gráfico. Dependiendo del gráfico que hayamos
seleccionado, el contenido de cada una de estas fichas
será diferente.
En la primera ficha, Títulos, podemos
definir el título que tendrá el gráfico y
los títulos para los ejes de abscisas y ordenadas. En el
caso de haber seleccionado alguno de los gráficos en tres
dimensiones, podemos definir el título de cada uno de los
tres ejes.
Desde la ficha Eje, podemos definir qué
ejes queremos que aparezcan en nuestro gráfico y cuales
no. Además de los ejes, Excel nos permite incluir en
nuestro gráfico Líneas de división
que ayudan a ver los valores que alcanzan los datos, la
inclusión de líneas secundarias a veces sobrecarga
la representación de los datos, pero puede ser interesante
para saber entre que valores se hallan los mismos.
La Leyenda es otro de los elementos fundamentales
en un gráfico. Excel nos permite hacer que ésta
aparezca así como definir en qué parte del
gráfico vamos a representarla.
La ficha Rótulos de datos, nos ayuda a una
mejor comprensión de los datos representados, podemos
hacer que junto a las series nos aparezca el valor que
representan.
Si en la última ficha Tabla de datos,
activamos la casilla Mostrar tabla de datos, veremos
cómo en la parte inferior del gráfico nos aparece
una tabla con los datos que han dado origen al
gráfico.
Una vez que hayamos seleccionado todas las opciones
adecuadas de estas fichas haremos
clic en el botón Siguiente. De esta manera llegamos
al último paso del Asistente para
gráficos.
Se nos muestra un cuadro de diálogo, Excel nos
ofrece la posibilidad de situar el gráfico como un objeto
en la hoja de cálculo en la que nos encontramos o como una
hoja independiente del libro de trabajo. Seleccione una de las
dos opciones y haga clic en Terminar.
Modificación de un gráfico
existente
En la barra de menús nos ha aparecido uno nuevo
Gráfico. Al hacer clic sobre él, vemos que
tiene cuatro comandos
agrupados en la parte superior. Si seleccionamos cualquiera de
ellos aparecen cuadros de diálogo que se corresponden con
los vistos con anterioridad.
Si, al decidir la ubicación del gráfico,
selecciona la opción Como objeto en la hoja activa,
comprobará cómo el gráfico le aparece
delimitado por una línea continua.
Para activar el gráfico, sólo hace falta
hacer clic una vez sobre él. Al hacerlo, aparecen unos
pequeños cuadrados negros en las esquinas de la
línea que delimita el gráfico y en el punto central
de las mismas. Si hace clic en ellos y arrastra, puede cambiar el
tamaño del gráfico dentro de la hoja de
cálculo.
Para agregar una nueva serie al gráfico, es
suficiente seleccionarla en la hoja de cálculo, copiarla y
pegarla en el gráfico. Para eliminar una serie del
gráfico puede seleccionarla en él y apretar la
tecla <Supr> de su teclado.
Si queremos ver un gráfico incrustado en nuestra
hoja de cálculo como una ventana independiente, basta con
activarlo y seleccionar el comando Ventana de
gráfico del menú Ver.
Formateo de un gráfico
Cada uno de los elementos que forman parte del
gráfico que acabamos de crear puede adoptar un formato a
nuestro gusto. Al ir desplazando el ratón sobre nuestro
gráfico, éste nos mostrará un pequeño
recuadro con el nombre de la zona sobre la que estamos. De esta
manera sabemos lo que seleccionamos si hacemos clic con el
ratón.
Cuando tenemos el gráfico seleccionado, las
opciones que los menús nos presentan son diferentes.
Así, por ejemplo, el menú Formato pasa a
tener solamente dos comandos. El
segundo de ellos es fijo, Hoja. El primero varía
según sea el elemento del gráfico que tengamos
seleccionado. Al seleccionar este primer comando nos va a
aparecer siempre un cuadro de diálogo con una o varias
fichas
según el elemento seleccionado.
Otra manera de dar formato a uno de los elementos del
gráfico es, una vez seleccionado, hacer clic en el
botón que aparece al lado de la lista desplegable de los
elementos del gráfico. Este botón es equivalente al
comando anterior.
Área del gráfico
Las opciones que tenemos para aplicar formato al
área del gráfico, presenta tres fichas, alguna
de las cuales veremos que es común a otros elementos del
gráfico.
La etiqueta Tramas nos permite actuar sobre los
bordes y el área del gráfico. En la casilla
Muestra podemos ir comprobando los efectos de las opciones
que vayamos eligiendo antes de que los cambios se actualicen en
nuestro gráfico. Si hace clic en el botón llamado
Efectos de relleno, aparece un cuadro de diálogo,
en él, Excel 97 nos presenta cuatro nuevas fichas con
opciones para dar una apariencia aún más
profesional a nuestros gráficos. Desde estas fichas tiene
acceso a nuevas prestaciones
que Excel 97 le presenta para dar una apariencia más
profesional a nuestros gráficos. Estas nuevas facilidades,
como los degradados, texturas, tramas e imágenes
de fondo, ya se utilizaban en otras aplicaciones de Microsoft.
La siguiente ficha, Fuente, es la misma que vimos
en capitulo anterior. Desde la ficha Propiedades, podemos
determinar si el gráfico se moverá y
cambiará de tamaño al hacerlo las celdas sobre las
que está situado y si se va a imprimir con la hoja de
cálculo. Por defecto, se mueve y cambia de tamaño
con la hoja y siempre se imprime con ella.
LECCIÓN 6
Objetos e
imágenes
Introducción
Hemos visto en el capítulo anterior las grandes
posibilidades que los gráficos nos ofrecen para la
representación de nuestros datos. Excel 97 incorpora
nuevas herramientas para hacer nuestras presentaciones más
llamativas. A lo largo de este capítulo veremos algunas de
estas facilidades.
Dibujos
Como en versiones anteriores, en esta nueva
versión disponemos de una barra de herramientas denominada
Dibujo.
Para hacer que aparezca en pantalla debe seleccionarla
desde el comando Barra de herramientas del menú
Ver.
Líneas y flechas
Como en las versiones precedentes de Excel, en la barra
de herramientas Dibujo tenemos un botón q1ue nos
permite trazar líneas y flechas entre diferentes puntos y
objetos de nuestra hoja de cálculo. Para trazarlas
sólo debemos hacer clic en uno de estos botones y trazar
sobre la hoja de cálculo. Una vez hecho esto, podemos
realizar modificaciones en el Estilo de línea y el
Tipo de línea a través de los botones que
aparecen en la parte derecha de la barra de herramientas.
Además podemos convertir una línea en flecha
haciendo clic en el botón Estilo de
flecha.
Todas estas opciones se encuentran agrupadas junto con
otras que también afectan al formato de las líneas
y otros objetos en la primera opción que nos presenta el
menú Formato cuando seleccionamos una línea,
una flecha o un objeto. Si lo hacemos, nos aparece un cuadro de
diálogo en el que podremos ver cuatro fichas. La primera
de ellas, Colores y líneas, nos permite variar el
color, el estilo
y el grosor de nuestra línea, a la vez que nos permite
convertirla en flecha. En la parte superior hay una
sección denominada Relleno. Esta sección
aparece desactivada, como es lógico, para las flechas y
las líneas pero se activa para otro tipo de objeto como
los rectángulos o las elipses que veremos
posteriormente.
La ficha Tamaño, nos permite modificar el
tamaño del objeto seleccionado. Existen dos maneras de
hacerlo. Escribiendo las medidas que deseamos en la
sección Tamaño y rotación o
escribiendo estas medidas en la sección Escala como
un porcentaje del tamaño original. Si la casilla
Bloquear relación de aspecto está activada,
los valores Alto y Ancho cambian el uno respecto al
otro.
La ficha Proteger nos permite bloquear objetos
para impedir que sean movidos, cambiados de lugar o de
tamaño, modificados o borrados. Este bloqueo tiene efecto,
si protegemos nuestra hoja de cálculo desde la
opción Proteger del menú
Herramientas.
La ficha Propiedades, nos va a determinar si los
objetos se imprimen y cambian de tamaño con la hoja de
cálculo.
Mover y cambiar de tamaño con las celdas
hace que el objeto cambie de tamaño junto con el
gráfico en el que se encuentre definido o de las celdas
que presenta debajo.
Mover, pero no cambiar tamaño con las
celdas hace que el objeto mantenga el tamaño con el
que fue creado originalmente, pero se moverá con las
celdas que se encuentran debajo si las cambia de posición
en la hoja.
No mover, ni cambiar el tamaño con las
celdas hace que el objeto mantenga su tamaño y
posición originales sean cuales sean las operaciones que
haga en el gráfico o la hoja de cálculo.
La casilla Imprimir objeto imprime el objeto
cuando imprime el gráfico o la hoja en la que han sido
creados.
Todas estas opciones de formato de objetos son comunes a
varios de los objetos que vamos a ver. Por ello en numerosas
ocasiones nos referiremos a estas cuatro figuras en las secciones
siguientes.
Rectángulos y elipses
Los rectángulos y elipses son otros de los
objetos más comunes en Excel. Para trazarlos debe hacer
clic en el botón correspondiente y dibujar el objeto del
tamaño que desee, después puede darles el formato
deseado.
La barra de herramientas Dibujo, presenta dos
botones para realizar algunas de las modificaciones de una manera
más rápida. Se trata de los botones Color de
relleno y Color de la línea. Estos botones
disponen de dos partes. La situada más a la derecha nos
muestra un color. Se trata del color que aplicará a
nuestro objeto si hacemos clic en esta parte del botón. La
parte situada más a la izquierda presenta una flecha que
nos despliega más opciones para el formato del
objeto.
Cuando seleccionamos un objeto de este tipo y elegimos
la primera opción del menú Formato nos
aparece un cuadro de diálogo donde vamos seleccionando lo
que deseamos hacer.
Cuadros de texto
La barra de herramientas Dibujo dispone de un
botón que permite trazar un cuadro en cuyo interior se
puede escribir texto en una hoja de cálculo o en un
gráfico. Se trata del botón Cuadro de
texto.
Después de trazar el cuadro de texto del
tamaño y la forma que desee, se puede escribir texto en el
interior del cuadro. Para iniciar una nueva línea presione
<Intro>. Este objeto se utiliza para agregar
pequeñas explicaciones a los gráficos y hojas que
se crean. Si selecciona el borde del cuadro de texto y, elegimos
la primera opción del menú Formato / Formato
cuadro de texto, aparecerá un cuadro de
diálogo, como vemos, presenta siete fichas. La ficha
Fuente ya se describió anteriormente. Las fichas
Colores y líneas, Tamaño, Proteger y
Propiedades, fueron explicadas en el apartado
anterior.
La ficha Alineación nos permite definir la
alineación y orientación del texto dentro del
cuadro.
La ficha Márgenes nos permite definir el
espacio entre los bordes de nuestro cuadro y el texto que
escribimos en el interior.
Si, en lugar de seleccionar el borde del cuadro de
texto, selecciona el texto que se encuentra dentro para modificar
su formato, el cuadro de diálogo que le aparece le
presentará sólo la etiqueta Fuentes en lugar
de las siete que vimos anteriormente.
Autoformas
Excel 97 presenta nuevos objetos, conocidos como
Autoformas, que le ayudarán a hacer sus hojas de
cálculo aún más impactantes. En la barra de
herramientas Gráfico hay un botón con el
nombre Autoformas. Si hace clic en él le aparece un
cuadro de lista desplegable, en él aparecen siete
categorías de formas cada una de las cuales dispone
además de varios subtipos.
Si una vez elegida la autoforma escribe cualquier texto
éste le aparecerá dentro de ella. Puede cambiar su
tamaño para hacer que el texto pueda ser visible en su
totalidad.
Se pueden seleccionar las autoformas para cambiar su
formato, como ya vimos en apartado anterior.
Puede hacer clic también en los botones de la
barra de herramientas para cambiar el color del texto, del fondo
y de las líneas de las autoformas.
Imágenes
En versiones anteriores de Excel ya podíamos
trabajar con imágenes e
insertarlas como objetos o como fondo de objetos, celdas y hojas
de cálculo. La manipulación de imágenes
en Excel 97 ha sido mejorada y ahora se puede controlar el brillo
y el contraste con mucha facilidad.
Insertar imágenes
Para insertar una imagen,
seleccione el comando Imagen del menú
Insertar. Desde aquí puede insertar tanto imágenes
prediseñadas como autoformas y otros objetos. Seleccione
la opción Imágenes prediseñadas y le
aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro
fichas.
La ficha Prediseñada nos presenta una
serie de imágenes
que acompañan a Office 97. Esta
galería de imágenes pone a su disposición
3.507 imágenes para ayudarle en sus presentaciones.
Seleccione la más apropiada en su caso y haga clic en el
botón Insertar para pasarla a la hoja de
cálculo.
Las imágenes están agrupadas en
categorías. Por defecto aparecen todas, pero si selecciona
una categoría, Excel sólo le mostrará las
imágenes de esa categoría. Si desea ver aumentada
la imagen
seleccionada antes de insertarla, active la casilla de
verificación Aumentar.
La ficha Imagen nos muestra 139 imágenes
digitalizadas. Se trata de imágenes reales, como si de
fotografías se tratase, no de dibujos
realizados con el ordenador como eran las imágenes que
vimos con anterioridad.
La ficha Sonido nos muestra una galería
con 28 sonidos diferentes. Puede seleccionarlos y reproducirlos
antes de insertarlos en la hoja de cálculo haciendo clic
en el botón Reproducir. Una vez que el sonido
está insertado en la hoja de cálculo bastara hacer
un doble clic para que se reproduzca, Excel presenta un
pequeño altavoz para indicar donde se encuentra insertado
el objeto sonido.
La ficha Vídeo nos ofrece la posibilidad
de insertar imágenes en movimiento. La
biblioteca que
Office nos
ofrece cuenta con 20 grabaciones de varios segundos cada una
pero, al igual que con los sonidos o las imágenes, podemos
importar más desde cualquier otra
aplicación.
Una vez seleccionado el vídeo nos
aparecerá en la hoja. Para ejecutarlo, al igual que
hicimos con los objetos sonido,
bastará hacer doble clic sobre él.
Cuando se inserta una imagen, se activa la barra de
herramientas Imagen. Seguidamente vamos a describir la
función de los diferentes botones de esta barra de
herramientas.
Control de imágenes
El primer botón que nos presenta esta barra de
herramientas es el botón Insertar imagen, que nos
va a permitir importar imágenes de bibliotecas
externas. A su lado se encuentra el botón Control de
imágenes, que nos permite cambiar la apariencia de la
imagen en nuestra hoja de cálculo. Por defecto nos
aparecerá en modo automático, pero podemos cambiar
los colores entre las
cuatro opciones que nos presenta el cuadro de la lista
desplegable de este botón.
Brillo y contraste
Los siguientes dos botones que aparecen en esta barra de
herramientas nos permiten aumentar y disminuir el contraste en la
imagen seleccionada. Los dos siguientes producen el mismo efecto
sobre el brillo de la imagen. Seleccione una imagen y haga clic
sobre ellos para ver el efecto que estos botones
producen.
Formato de imágenes
Si selecciona una imagen para modificar su formato, le
aparecerá un cuadro de diálogo que presenta cinco
fichas, cuatro de las cuales ya están descritas al
principio de este capítulo.
La ficha Imagen, que reproducimos, nos permite
cambiar el color y trabajar sobre el contraste y el brillo de la
imagen del mismo modo que vimos anteriormente con los botones de
la barra de herramientas.
Podemos también desde aquí recortar la
imagen para conservar sobre nuestra hoja de cálculo
solamente una parte de ella.
En la barra de herramientas hay un botón llamado
Recortar que produce el mismo efecto. La ventaja de
utilizar el botón está en que podemos ver el efecto
del corte sobre la imagen simultáneamente a como lo vamos
haciendo.
Puede ser interesante en algunas ocasiones rodear
nuestra imagen con una línea para distinguirla de otros
elementos de la hoja de cálculo, deberemos seleccionar el
objeto y hacer clic en el botón Estilo de
línea de la barra de herramientas
Imagen.
Si después de hacer todos los cambios, no
está muy convencido de cómo le queda la imagen y
quiere empezar otra vez desde el principio, puede recuperar la
imagen original sin más que hacer clic, sobre la imagen
que ha modificado, en el botón Restablecer imagen,
que es el último en esta barra de herramientas.
WordArt
Es una herramienta común a otras aplicaciones de
Office 97.
Incrementa la funcionalidad de las presentaciones gráficas
y de datos. No es una herramienta para competir con software de presentaciones
profesionales.
Insertar WordArt
El primer botón de la barra de herramientas nos
permite insertar un texto con alguna de las apariencias que
WordArt nos ofrece.
En esta pantalla sólo debe elegir el estilo que
desea para el texto que va a introducir. Haga clic en una de las
opciones y luego en el botón Aceptar, o haga clic
sobre una de las opciones. Una vez hecho esto, le
aparecerá un cuadro de diálogo, que le invita a
introducir el texto que desea resaltar.
Una vez introducido haga clic en el botón
Aceptar y el texto aparecerá insertado en la hoja
de cálculo.
Si desea modificar el texto introducido, haga clic en el
botón Modificar texto de la barra de herramientas.
También puede modificar el estilo haciendo clic en el
botón siguiente, Galería de
WordArt.
Autor:
Manuel J. Gutiérrez
mjgutierrez[arroba]telepolis.com