El ciclo contable
INTRODUCCION *
PARTE I: EL CICLO CONTABLE *
2.- Pasos del ciclo contable *
3.- Ejercicio Práctico Del Ciclo Contable *
Análisis detallado de las transacciones *
Dividendos decretados *
Análisis detallado de las transacciones de cierre *
5.- Auditoría de los Estados Financieros *
6.- Errores *
Errores que se compensan *
Errores que no se compensan *
8.- Hoja de Trabajo *
Elaboración de una hoja de trabajo *
Estructura de la hoja de trabajo *
9.- La hoja de Trabajo ilustrada *
10.- La hoja de trabajo y los Estados Financieros *
La hoja de trabajo y los asientos de ajuste *
La hoja de trabajo y los asientos de cierre *
Justificación de los asientos de cierre *
Los asientos de cierre ilustrados *
11.- Cierre de las cuentas de ingresos *
12.- Cierre de las cuentas de gastos *
Cierre de la cuenta de ganancias y pérdidas *
Cierre de la cuenta de retiros *
Fuentes de información para contabilizar los asientos de cierre *
Las cuentas después del cierre *
El balance de comprobación después del cierre (balance post-cierre) *
PARTE II: VENTAS, EFECTIVO, CUENTAS POR COBRAR *
1.- Reconocimiento de las ventas *
2.- Medición de los ingresos por ventas *
Ventas en efectivo y a crédito *
Devoluciones de mercancía y rebajas *
Descuentos en los precios de venta *
3.- Efectivo *
Saldos Compensatorios *
Administración del efectivo *
4.- Cuentas por Cobrar *
Pagaré *
Cálculo de intereses *
Contabilización de la recepción de un documento *
Imposibilidad de cobro de un documento *
El descuento de los documentos por cobrar *
5.- Cuentas incobrables *
Medición de las cuentas incobrables o malas *
Método de la cancelación específica *
Método de la estimación *
Aplicación del método de la estimación usando el porcentaje de ventas *
Aplicando el método de la estimación usando el porcentaje de cuentas por cobrar *
Aplicando el método de la estimación usando la antigüedad de las cuentas por cobrar *
6.- Clasificación de las cuentas por vencimiento *
7.- Recuperación de deudas incobrables *
8.- Evaluando El Nivel De Cuentas Por Cobrar *
CONCLUSIONES *
BIBLIOGRAFÍA *
El objeto del presente trabajo es, en su primera parte, realizar una presentación de la importancia del Ciclo Contable en las actividades financieras de una empresa, desde el principio de un período contable hasta su culminación con la elaboración de los estados financieros. En el se identifican, el análisis de las transacciones, registros, elaboración de balances de prueba, hoja de trabajo, asientos de ajustes, efectos de los errores, elaboración de balances de comprobación, elaboración y auditoría de estados financieros y finalmente el cierre de los libros, para nuevamente comenzar con un nuevo período contable.
El principal objetivo de esta parte está en dar un conocimiento general, de los pasos necesarios que atraviesa la contabilidad de una empresa en cada período, como estos conducen al resultado final del mismo.
En la segunda parte de nuestro trabajo nos dedicaremos a los ingresos por ventas su reconocimiento y medición y las ventas a crédito, para luego analizar, las cuentas por cobrar, provisiones que deben tomarse y uno de los puntos más importantes en nuestra Venezuela actual que es la medición de cuentas incobrables y evaluación de las cuentas y efectos por cobrar.
Finalmente, nuestro trabajo permitirá obtener información que ayuda a tomar decisiones relacionadas con la planeación corporativa, y a la planeación de nuevas estrategias de las ventas.
Los párrafos anteriormente expuestos, nos dan una idea del grado de importancia del Ciclo Contable, Ventas y Cuentas por cobrar en la empresa industrial o comercial, y es nuestro interés transmitirles a través del presenta trabajo su conceptualización, componentes, pasos, fines mayormente utilizados en tan importante actividad, a partir de los libros de consulta que obtuvimos.
- EL CICLO CONTABLE
- Concepto
- Pasos del ciclo contable
Ilustración
I-2.1- Ejercicio Práctico Del Ciclo Contable
- Ilustración I-2.2
Ilustración
I-2.3- Ilustración I-2.4
- Cierre De Cuentas
Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de la compañía, volumen de datos que haya que manejar y las demandas de información que la administración y otros interesados imponen al sistema.
Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que conforman esta frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón de las entradas y salidas en las empresas públicas o privadas.
Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión encontramos que la definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa.
Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en cualquier momento información como: estructura de capital, composición, ventas, inventarios, etc. De manera de realizar los análisis financieros necesarios para tomar decisiones en pro de sus intereses.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus procedimientos contables.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el período anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período actual para las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del período anterior, la primera nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar.
El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoría le agrega credibilidad a los estados financieros.
Como veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.
Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás.
Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Balance General al principio del período reportado:
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior.
2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:
Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.
3.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.
4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado
7.- Elaboración de los estados financieros formales
Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.
La próxima ilustración puede resumir los pasos del Ciclo Contable anteriormente explicados:
Con el fin de ilustrar el ciclo contable completo, la mayoría de los libros de texto consultados comúnmente incluyen problemas e ilustraciones en los que un negocio opera con períodos contables con duración de un mes, lo que hace suponer que el negocio cierra sus cuentas y empieza un nuevo ciclo de operaciones cada mes. En la vida real, sin embargo, son pocos los negocios que cierran sus libros cada mes; la mayoría de los negocios operan con períodos contables anuales y cierran sus cuentas una vez al año.
A cualquier período contable de 12 meses consecutivos se le conoce con el nombre de período fiscal. El año natural comercial de una compañía se inicia y termina cuando su actividad comercial se encuentra en el nivel más bajo. Por ejemplo, en las tiendas por departamentos el año natural empieza el 1ro. De febrero, después de las ventas navideñas y las ventas de enero, y termina el 31 de enero del siguiente año. Cuando los períodos contables coinciden con el año natural del negocio, los libros se cierran cuando los inventarios y las actividades se encuentran en su nivel más bajo.
A continuación presentamos los estados financieros de la compañía "Sección I, C.A.", es un minorista de productos de limpieza. Los vamos a utilizar para ilustrar los principales pasos del ciclo contable. Este ejercicio representa también un resumen de la exposición del equipo Nro. 01 donde se mencionaron los registros de transacciones, ajustes de las cuentas, elaboración de estados financieros. En las ilustraciones I-2.2, I-2.3 y I-2.4 se muestra el balance general, el estado de ganancias y pérdidas, y el estado de utilidades acumuladas, respectivamente, de la compañía "Sección I, C.A.". El ciclo de Sección I dura un año, pero como lo explicamos anteriormente podría ser de un mes, un trimestre o cualquier otro período, según se desee. Los ejemplos contienen estados financieros comparativos, que presentan datos para dos o más períodos de reporte. Observe que los datos más recientes por lo general se muestran en la primera columna, como en el caso de los datos de la Compañía "Sección I". En una serie de años. Los datos más viejos aparecen en la última columna a la derecha.
En nuestro ejemplo debemos considerar que el balance general de la "Sección I" al 31 de diciembre de 1998, como el comienzo del ciclo contable. A continuación se enumeran las transacciones realizadas por la empresa en el período de 1999:
a.- Adquisición del inventario de mercancía a cuenta, Bs. 359.000,00
b.- Entrega de mercancía a clientes que anteriormente habían hecho un pago completo por adelantado de Bs. 5.000,00
c.- Venta de mercancía (todas las ventas a cuenta y excluyendo la transacción b) durante 1999 ascendieron a Bs. 994.000,00
d.- El costo de la mercancía vendida (incluyendo la de la transacción b) durante 1999 fue de Bs. 399.000,00
e.- Efectivo cobrado a cuenta fue de Bs. 969.000,00
f.- El documento por cobrar pertenecía a un cliente industrial clave. El principal de Bs. 288.000,00 será pagadero el 1 de agosto de 2001. Los intereses al 12.5% anual se cobrarán cada 1 de agosto (por calcular).
El efectivo se desembolsó de la manera siguiente por:
g.- Cuentas por pagar Bs. 34.000,00
h.- Salarios. Bs. 200.000,00 incluyendo la cantidad de Bs. 10.000,00 acumulada al 31 de diciembre de 1998.
i.- Impuestos sobre la renta, 56.000,00 incluyendo la cantidad de Bs. 12.000,00 acumulada al 31 de diciembre de 1998.
j.- Intereses sobre un documento por pagar, incluyendo la cantidad de Bs. 9.000,00 acumulada al 31 de diciembre de 1998. Intereses al 10% anual sobre el principal de Bs. 120.000,00 se pagan cada 31 de marzo (por calcular).
k.- Renta, Bs. 130.000,00 por trece meses, que se cargó a renta pagada por adelantado.
l.- Gastos misceláneos, Bs. 100.000,00
m.- Dividendos, Bs. 80.000,00. Se creó una cuenta separada llamada Dividendos Decretados. Por simplicidad, suponga que los dividendos se decretaron y se pagaron el mismo día.
No se elaboraron estados provisionales, por lo que no se hicieron partidas de ajuste hasta el 31 de diciembre de 1999, cuando se reconoció lo siguiente:
n.- acumulación de intereses por cobrar (por calcular)
o.- Los desembolsos hechos por la renta incluyeron la cantidad de Bs. 10.000,00 que se pagó el 31 de diciembre de 1999, perteneciente al mes de enero de 2000.
p.- Acumulación de salarios por pagar, Bs. 24.000,00
q.- acumulación de intereses por pagar (por calcular)
r.- Depreciación para 1999, Bs. 40.000,00
s.- Dos tercios del principal de un documento por pagar se transfieren a documentos por pagar, porción circulante, porque estos dos tercios vencen el 31 de marzo de 2000. El otro tercio será pagadero el 31 de marzo de 2002.
t.- Acumulación de impuestos sobre la renta por pagar. El gasto total por impuestos sobre la renta durante 1999 es del 40% de las utilidades antes del impuesto sobre la renta (por calcular).
Registros en el diario:
Análisis detallado de las transacciones
Una sociedad debe decretar un dividendo antes de pagarlo. El consejo de administración por sí solo tiene la autoridad de decretar un dividendo. La sociedad no tiene ninguna obligación de pagar un dividendo, a menos que el consejo lo decrete; sin embargo, cuando se decreta, el dividendo se convierte en una responsabilidad legal de la sociedad.
Algunas compañías reducen directamente las utilidades acumuladas cuando su consejo de administración decreta dividendos. Sin embargo, como se muestra en la transacción m, otras compañías prefieren utilizar una cuenta "temporal" diferente del capital en acciones (Dividendos Decretados o simplemente Dividendos) para agrupar las cantidades acumulativas de dividendos durante un año dado.
La transacción m resume el efecto global del pago de dividendos por la cantidad de 80.000 a lo largo de todo el año. En la realidad, Bs. 20.000 se hubieran decretado y pagado cada trimestre. Por lo común, los dividendos se decretan en una fecha y se pagan unas cuantas semanas después de haber sido decretados. La "Compañía Sección I" hubiera hecho los siguientes registros durante el primer trimestre, se suponen las fechas específicas:
10/02 Dividendos decretados ........................ 20.000
Dividendos por pagar ................ 20.000
Para registrar el decreto trimestral de dividendos
27/02 Dividendos por pagar ........................... 20.000
Efectivo ...................................... 20.000
Para registrar el pago de dividendos
Los Dividendos por Pagar son un pasivo circulante. Si se elabora un balance general entre la fecha de decreto y la fecha de pago, los Dividendos por Pagar se incluirán en otros pasivos circulantes.
Considere otro ejemplo. El asiento en el diario para un dividendo trimestral recientemente decretado por la Compañía SM sería:
Dividendos decretados ........................... XXXXX
Dividendos por pagar................... XXXXX
Para registrar la declaración de dividendos iguales a
Bs XXX por acción sobre XXX acciones.
La cuenta Dividendos Decretados tendría un saldo normal al lugar de cargos. Este representa una reducción en las utilidades acumuladas y el capital en acciones.
Una vez preparados los estados financieros, los contadores deben preparar las cuentas del mayor para registrar las transacciones del siguiente período. Este proceso es el que se conoce como cierre de libros o cierre de cuentas.
Cerrar los libros o las cuentas es el paso final del ciclo contable para actualizar las ganancias acumuladas y facilitar el registro de las transacciones del siguiente año. Este paso se conoce como cerrar, pero transferir y resumir o depurar son títulos más adecuados. Todos los saldos en las cuentas "temporales" del capital en acciones se resumen y se transfieren a una cuenta permanente del capital en acciones, Utilidades Acumuladas. Las partidas de cierre transfieren los saldos de ingresos, gastos y dividendos decretados de sus cuentas respectivas a la cuenta de utilidades acumuladas.
Cuando se terminan las partidas de cierre, las cuentas actuales de ingresos, gastos y dividendos decretados tienen saldos igual a cero. El cerrar es un procedimiento de oficina. Está libre de cualquier teoría contable nueva. Su propósito principal consiste en volver a ajustar los medidores de ingresos y gastos a cero, para que las cuentas se puedan usar de nuevo durante el año siguiente. Por ejemplo, sin el proceso de cierre, la cuenta de ventas de una compañía como Inelectra seguiría acumulando ingresos, de tal manera que el saldo sería la suma de muchos años de ventas en lugar de la suma de un solo año de ventas.
A continuación presentamos un ejemplo de lo anterior:
- Generalmente se crea una cuenta de utilidades resumidas, que tiene una vida de un día (o un instante). Como se muestra en el próximo ejemplo, la cuenta de Resumen de Utilidades se crea por conveniencia. Esta facilita una secuencia ordenada de los eventos, y ayuda a los auditores a rastrear las transacciones hasta su impacto sobre lo estados financieros. Sin embargo, no es absolutamente necesaria; muchos contadores prefieren realizar todo el proceso de cierre mediante una partida compuesta (masiva) a las Utilidades Acumuladas.
- Los saldos de crédito de las cuentas de ingresos se cargan en aquellas cuentas en la partida (letra u del ejemplo). Ahora los saldos en Ventas e Ingresos por Intereses son iguales a cero. Estos se han cerrado. Sus medidores se regresaron a cero, pero sus cantidades no han desaparecido. En su lugar, estas cantidades ahora se han agregado como un crédito por la cantidad de Bs. 1.035 en la cuenta de Resumen de Utilidades.
- Los saldos de cargo de las cuentas de gastos se acreditan a cada cuenta de gastos, como se muestra en la partida v. Sus cantidades individuales también se han agregado en la forma de un cargo por la cantidad de Bs. 945 en la cuenta de Resumen de Utilidades.
- Se calcula la utilidad neta y se transfiere de la Cuenta de Resumen de Utilidades a su residencia permanente, Utilidades Retenidas, como se muestra en la partida w. Así, la cuenta de Resumen de Utilidades tiene un saldo igual a cero.
- La cuenta de Dividendos Decretados se cierra directamente en la Utilidad Acumulada, como se muestra en la partida x. Observe que la cuenta de Resumen de Utilidades no se utiliza para cerrar la cuenta de Dividendos, porque los dividendos no son gastos, y no afectan a la utilidad neta.
Al final del quinto paso, la cuenta de Utilidades Retenidas Acumuladas ya se ha actualizado. Los libros (el diario y el mayor) ahora están listos para el siguiente año. El ejemplo mostrado presenta saldos igual a cero para todas las cuentas temporales. En esencia, los medidores de ingresos y gastos se han regresado a cero.
Las cuentas que se cierran periódicamente y con frecuencia se llaman cuentas temporales, a diferencia de las cuentas permanentes. Como cuentas temporales podemos encontrar las de ingresos, gastos y dividendos decretados. En realidad son fracciones del capital en acciones. Estas cuentas temporales se crean para proporcionar una explicación detallada de los cambios en la utilidad acumulada de un período al siguiente. Son los ingredientes del estado de resultados y del estado de utilidades acumuladas.
En otro sentido, las cuentas llamadas permanentes son aquellas cuentas del balance general. No debemos confundir el nombre de permanente con el saldo de la cuenta, ya que aunque se les denomine permanentes su saldo puede variar. O pueden aparecer en el balance para un año y para otro no.
Debido a que el análisis del ejemplo anterior no se mostraron los asientos formales en el diario registrados en el diario general, el siguiente análisis proporciona los registros en el diario de las transacciones de cierre.
- Auditoría de los Estados Financieros
- Errores
En la realización del ciclo contable los administradores o directores de la empresa tendrán la responsabilidad de llevar a cabo cada uno de los pasos que lo componen hasta llegar a producir los Estados Financieros formales. Si son empresas de carácter público, es decir, que sus acciones se intercambian en las bolsas de valores, entonces los estados financieros deben ser publicados como parte del informe anual de la compañía y se deben entregar a la Comisión Nacional de Valores. Debido a que los administradores y propietarios de una determinada empresa tienen un interés personal en los resultados reportados en los estados financieros, los accionistas, acreedores, funcionarios del gobierno y otros usuarios externos a menudo, quieren estar seguros de que los estados financieros presentan adecuadamente los resultados financieros de la empresa. De hecho, los administradores también quieren asegurarle al público que los estados financieros no son engañosos. Esto con la finalidad de que los inversionistas y los acreedores estén dispuestos a comprar acciones o a otorgarles préstamos a la compañía cuando necesita capital adicional. Por tanto, a todos les conviene que se contraten los servicios de una firma de auditoría independiente.
Las Funciones principales de un contador público titulado se han extendido hasta exceder el concepto de una auditoría independiente solamente. En el concepto moderno de Auditoría se extiende más allá del dominio tradicional de la auditoría independiente acostumbrada, hasta el examen de la dirección interna moderna, la inspección de los registros contables compilados mecánicamente, la clasificación y evaluación integral de datos y sus documentos afines y al uso de estadísticas en la selección y análisis de muestras de auditoría. Como resultado de estos y otros numerosos procedimientos modernos, el trabajo de detalle en una auditoría independiente es considerablemente menor que el que se necesitaba anteriormente.
Una auditoría se lleva a cabo con la intención de publicar estados financieros que constituyen declaraciones de la gerencia y que presentan con equidad la situación financiera en una fecha determinada y los resultados de las operaciones durante un período que termina en esa fecha. Los estados financieros deben prepararse básicamente con uniformidad todos los años y de acuerdo con los principios aceptados en contabilidad.
Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad y competencia profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta acerca de los resultados de la auditoría, en el supuesto de que una opinión ha de acompañar al informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se impongan restricciones al auditor en su trabajo de investigación. Un auditor profesional independiente es un crítico y su función realizar una valorización crítica de los estados financieros de una empresa.
Los procedimientos a ser utilizados por un auditor pueden variar de una auditoría a otra. El auditor debe guiarse por las exigencias de cada situación a medida que surjan. No pueden establecerse reglas exactas de procedimiento, pués no podrán aplicarse en todas las auditorías. Un auditor podrá en un caso examinar ciertas partidas detalladamente; y en la siguiente auditoría las mismas partidas podrán necesitar únicamente un escrutinio rápido. El campo de una auditoría variará para amoldarse a las necesidades de un caso en particular, según el diagnóstico basado en una revisión del sistema de control interno en vigor. Bajo cualquier circunstancia, un contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable. Hay solamente una auditoría; la que llena las exigencias de la obligación contraida, juzgadas de acuerdo con las normas profesionales de trabajo.
Un auditor no revisa cada transacción que es registrada en el sistema contable; revisa sistemáticamente una muestra de transacciones y al estudiar el sistema que registra y almacena los datos relativos a las transacciones y elaborar los estados a partir de estos datos. En Inglaterra, los auditores emplean las palabras "dar una visión verdadera y justa", en lugar de "presentar con imparcialidad", pero el efecto es el mismo. La opinión, se publica junto con los estados financieros.
En Venezuela, los auditores son profesionales que tienen su licencia o título y están inscritos en el Colegio de Contadores Públicos de Venezuela, esto con la finalidad de dar fe de la precisión de los estados financieros. En casi todos los países existe la profesión de auditor, y reglas para evaluar la información financiera que proporciona la administración. Sin embargo, en los países de la antigua Unión Soviética, la profesión de auditor independiente no está tan bien establecida. Debido a que en el sistema comunista no existía la propiedad externa que requiera que se asegurara la verdad de los reportes financieros.
Debido a que los auditores sólo revisan una muestra de las transacciones, no pueden asegurar al 100% que los estados financieros son precisos. Además, a pesar que los auditores técnicamente son contratados por el consejo de administración, ellos trabajan en contacto estrecho con la administración, y pueden estar influenciados de manera indebida por la posición de la administración. Para evitar esto, los auditores deben cumplir con altos estándares técnicos y éticos. Los auditores sólo son valiosos si el público los considera altamente competentes e íntegros, por lo que siempre tienen cuidado de proteger su reputación. Para asegurarle al público que una auditoría es completa, los auditores siguen procedimientos de auditoría estándares como los desarrollados por el Colegio de Contadores de Venezuela y otros, y se aseguran de que los estados estén elaborados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, conforme lo establece la FASB.
La auditoría es un servicio costoso, pero valioso. Una auditoría puede costarle a una pequeña organización no lucrativa sólo unos cientos de dólares, pero las grandes sociedades pagan millones de bolívares. Por ejemplo, la cuota anual de auditoría para una compañía como la empresa Polar puede ser más de 100 millones de bolívares. Pero sin la seguridad que proporcionan los auditores, la compra y venta de las acciones de las compañías podría verse disminuida de manera radical.
Cuando los administradores o contadores de una empresa realizan los asientos correspondientes en los diarios pueden cometerse errores en los registros, en consecuencia el registro puede modificarse, borrar, tachar o corregir, estos si, el error se descubre de inmediato, sin embargo, si el error se consigue posteriormente, que por lo general sucede después de haberlo transferido al libro mayor, el contador hace una contrapartida de corrección, a diferencia de un registro correcto. Aquí tenemos algunos ejemplos que nos ayudarán a entender:
1.- Un gasto por reparación se cargó en forma errónea a Equipo el 27 de diciembre. El error se descubrió el 31 de diciembre:
Registro erróneo
Registro de corrección
El registro de corrección muestra un abono de equipo para cancelar o compensar el cargo incorrecto a Equipo. Además, el registro hace un cargo a Gasto por Reparación correctamente.
2.- Un cobro a cuenta se abonó en forma errónea a ventas el 2 de noviembre. El error se descubrió el 28 de noviembre:
Registro erróneo:
Registro de corrección:
El cargo a Ventas en el registro de corrección compensa el abono incorrecto a Ventas en el registro erróneo. El abono a Cuentas por Cobrar en registro de corrección coloca la cantidad cobrada donde pertenece.
Los errores que comenten los contadores afectan a diferentes partidas, incluyendo ingresos y gastos de un período determinado. Algunos errores se pueden equilibrar por otros errores que los compensan, cometidos en el proceso contable ordinario del siguiente período. Tales errores ocasionan que la utilidad neta en ambos períodos esté mal calculada, pero sólo afectan el balance general del primer período, no del segundo.
Tenemos otro ejemplo para ilustrar a que se refiere la compensación de un error, en este caso se debe considerar la falta de hacer una ajuste por salarios acumulados al final de 1998:
Registro Incorrecto:
Registro Correcto:
Los efectos de este error compensatorio serían:
Estos errores no tienen ningún efecto sobre los pasivos al final del segundo año. El total de las utilidades antes de impuestos incorrectas de los dos años sería idéntico al total de las utilidades antes de impuestos correctas de los dos años. El saldo en utilidades acumuladas al final del segundo año sería correcto con respecto a la utilidad antes de impuestos.
Los errores de los contadores que no son detectados afectan a diferentes cuentas. Como acabamos de ver, algunos errores se pueden compensar en el curso ordinario de las transacciones del siguiente período. Sin embargo, puede que otros errores no se compensen a lo largo del proceso contable ordinario. Hasta que se hacen registros correctivos específicos, todos los balances generales subsiguientes tendrán un error.
Por ejemplo, si se pasa por alto un gasto por depreciación de Bs. 2.000.000 tan solo en un año afectaría lo siguiente:
- La utilidad antes de impuestos, los activos y la utilidad acumulada estaría sobrevaluada por la cantidad de Bs. 2.000.000 durante ese año.
- Los activos y la utilidad acumulada se seguiría sobrevalorando en los balances generales subsiguientes durante la vida del activo fijo. Pero debe considerarse que la utilidad antes de impuestos para cada año subsiguiente no se vería afectada, a menos que se cometiera el mismo error de nuevo.
En algunas oportunidades que los contadores deben proyectar los estados financieros de una determinada empresa, se consiguen con que parte de los datos se encuentran incompletos ya sea por robos, siniestros, etc. En estos casos las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento de los contadores, y son útiles para descubrir las cantidades desconocidas. Por ejemplo, supongamos que el propietario de una tienda deportiva local solicita la elaboración del estado de ganancias y pérdidas para 1998, y se proporciona la siguiente información:
Relación de clientes que deben dinero:
31 de diciembre de 1997 Bs. 4.000.000
31 de diciembre de 1998 Bs. 6.000.000
Entradas de efectivo de clientes durante 1998 correctamente
Acreditadas a las cuentas de los clientes Bs. 280.000.000
Se pide calcular los ingresos (ventas) usando la base de acumulación. Supongamos que todas las ventas se hicieron a cuenta. Pueden existir métodos, pero los siguientes pasos muestran un método general para reconstruir las cuentas incompletas:
- Registrar todas las partidas conocidas en la cuenta T clave. Es esencial que se tenga conocimiento de los componentes usuales de tal cuenta. V es igual a ventas en cuenta. Ya sabemos que las ventas a crédito se cargan a cuentas por cobrar:
- Encontrar la incógnita. Por lo general será suficiente la aritmética sencilla; sin embargo, reciente solución ilustra la naturaleza algebraica de las relaciones en una cuenta en el activo:
Movimiento deudor - Movimiento acreedor = Saldo
(4.000.000 + V) - 280.000.000 = 6.000.000
V = 6.000.000 + 280.000.000 - 4.000.000
V = 282.000.000
La demostración anterior sirve como ejemplo pero en la medida que existan mas registros que afecten a una cuenta en particular se complica un poco más. Sin embargo, la idea clave es la de llenar la cuenta con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar la incógnita.
Dentro de los procedimientos contables, al analizar un periodo contable, tan pronto como se terminaron de registrar todas las transacciones se procedió, primeramente a contabilizar los asientos de ajuste diario, pasándolos a las cuentas del libro mayor, luego elaborándose un balance de comprobación ajustado, el cual a su vez, fue utilizado para formular el estado de resultados y el balance general. Los anteriores se consideran procedimientos satisfactorios para un negocio pequeño; sin embargo, una compañía tiene mayor número de cuentas y de la probabilidad de cometer errores al ajustar las cuentas y en la elaboración de los estados financieros disminuye si se agrega un paso adicional a los procedimientos contables. Este nuevo paso lo constituye la elaboración de la hoja de trabajo. La hoja de trabajo es la herramienta del contador que le permite:
- Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes.
- Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por columnas dependiendo esta distribución del objetivo que persiga: la elaboración del estado de resultado o del balance general.
- Calcula y prueba la exactitud matemática de la utilidad neta.
La hoja de trabajo es elaborada exclusivamente para uso del contador. No se la entrega al propietario o al gerente del negocio para el cual labora, sino que la conserva para él. Generalmente elabora se elabora a lápiz, 1o que facilita las modificaciones y correcciones durante su elaboración. Una vez que la termina, el contador la utiliza en la elaboración del estado de resultados, balance general y para contabilizar los asientos de ajuste y de cierre.
Para un mejor entendimiento de la elaboración de una hoja de trabajo vamos a ilustrarlo con un ejemplo de una empresa con pocas cuentas, como puede ser un despacho jurídico.
Durante el mes de julio el despacho jurídico Edgar Fernández realizó diversas transacciones y al, 31 de julio, después de que estas transacciones fueron registradas, pero antes de elaborar algún asiento de ajuste y se pasara al libro de mayor, se elaboró un balance de comprobación que incluye las cuentas del libro mayor con sus respectivos saldos, tal como aparece en la ilustración I-8.1.
Observe que el balance de comprobación ilustrado es un balance de comprobación no ajustado. Las cuentas no han sido ajustadas en lo relativo a renta expirada, artículos consumidos, depreciación, etc.. Sin embargo, este balance de comprobación no ajustado es el punto de partida para la elaboración de la hoja de trabajo; de este documento se toman los saldos de las cuentas y se anotan en las primeras dos columnas de la hoja de trabajo, destinadas para valores.
La hoja de trabajo no tiene una estructura estándar. El número de columnas dependerá del alcance del trabajo que deseamos, registrar y analizar.
- Ilustración I-8.1
- La hoja de Trabajo ilustrada
- Ilustración I-8.2
Observe que la hoja de trabajo de la Ilustración I-8.2 tiene cinco pares de columnas para valores y que las primeras dos columnas se titulan balance de comprobación. A estas primeras dos columnas se pasan los saldos de las cuentas que aparecen en la balanza de comprobación no ajustada del despacho jurídico de Fernández. A veces, durante la elaboración de una hoja de trabajo, el balance de comprobación se elabora por primera vez cuando se preparan las primeras dos columnas de la hoja de trabajo.
Las siguientes dos columnas de la hoja de trabajo se titulan "ajustes", los cuales se registran en estas columnas. En la hoja de trabajo que se muestra en la Ilustración I-8.2 los ajustes son, salvo con una excepción, los mismos que fueron contabilizados en el diario y pasados a las cuentas de mayor, antes de la elaboración de los estados financieros. El último ajuste (e) constituye la única excepción, debido a que los dos ajustes que afectan a la cuenta de honorarios legales ganados se han combinado en uno compuesto, ya que ambos originan abonos para la misma cuenta.
Observe que los ajustes que aparecen en la hoja de trabajo ilustrada pueden identificarse por tener letras comunes. Después de concluir la hoja de trabajo, una vez que ésta y los estados financieros se han terminado, se procede a registrar en el diario los asientos de ajuste para luego pasarlos al mayor. Para tal efecto, es conveniente que los asientos de ajuste puedan ser identificados mediante alguna letra en la hoja de trabajo, precisando los abonos que correspondan a los cargos. A continuación procedemos a dar una explicación del porque de los ajustes que aparecen en la hoja de trabajo ilustrada:
Ajuste (a): Para ajustar lo concerniente a la renta expirada.
Ajuste (b): Para ajustar lo relacionado con los artículos de oficina consumidos.
Ajuste (c): Para correr el ajuste por la depreciación del equipo de oficina.
Ajuste (d): Para ajustar lo relativo a los sueldos devengados por pagar a favor de la secretaria.
Ajuste (e): Para contabilizar el ajuste referente a ingresos devengados y no devengados.
Cada ajuste en la hoja de trabajo del despacho jurídico de Fernández requirió que se anotaran una o dos cuentas nuevas en la parte inferior del balance de comprobación original. Estas cuentas no tenían saldos cuando la balanza de comprobación se elaboró y, por lo tanto, no fueron incluidas en dicho documento. Con frecuencia, cuando se elabora la hoja de trabajo, se prevén los efectos de los ajustes, por lo que se procede a incluir dentro del cuerpo del balance de comprobación los nombres de las cuentas, sin cantidades.
Cuando se elabora una hoja de trabajo, después de registrar los ajustes en las columnas de ajustes, se totalizan dichas columnas, para comprobar su igualdad.
El tercer par de columnas incluidas dentro de la hoja de trabajo balance de comprobación ajustado. Al preparar la hoja de trabajo de trabajo cada cantidad incluida en las columnas de comprobación se combina con sus ajustes en las columnas de ajustes (si hubiere ajuste), para proceder a anotar la cantidad resultante en las columnas balance de comprobación ajustado. Por ejemplo, en la Ilustración I-8.2 la cuenta de renta pagada por adelantado tiene un saldo deudor de Bs. 600.000,00 en las columnas balance de comprobación; este saldo deudor de Bs. 600.000,00 se combina con el abono de Bs. 200.000,00 que aparece en las columnas ajustes, para darnos el saldo deudor de Bs. 400.000,00, cantidad con la que aparece dicha cuenta en las columnas balance de comprobación ajustado. La cuenta de gastos por renta no tenía saldo dentro de las columnas balance de comprobación; sin embargo, aparece con un cargo de Bs. 200.000,00 dentro de las columnas ajustes; por lo tanto, su saldo de cero combinado con un cargo de Bs. 200.000,00 nos da un gasto por renta de Bs. 200.000,00, saldo deudor que aparece en las columnas balance de comprobación ajustado. Las cuentas de caja, de equipo de oficina y otras que tienen saldos dentro del balance de comprobación no incluyen ajuste alguno; como resultado, en las columnas balance de comprobación ajustado aparece con el mismo saldo que en el balance de comprobación. Observe que el resultado de combinar las cantidades que aparecen en las columnas balance de comprobación con las cantidades que aparecen en las columnas ajustes es un balance de comprobación ajustado, en las columnas balance de comprobación ajustado
Una vez que las cantidades incluidas dentro de las columnas "balance de comprobación" se combinan con las cantidades que aparecen en las columnas "ajustes" y su resultado se incluye en las columnas "balance de comprobación ajustado", se procede a sumar estas columnas, para comprobar que coinciden ambos totales. Después de comprobar dicha igualdad, las cantidades que aparecen en estas columnas son distribuidas en las columnas apropiadas "balance general" o en las del estado de resultados, dependiendo del documento en que van a aparecer. Esto constituye una tarea sencilla que sólo implica tomar dos decisiones:
- Es la partida que se va a clasificar de naturaleza deudora o acreedora? Y,
- En que estado deberá aparecer?
Con respecto a la primera decisión, una cantidad que aparezca en el "debe" del balance de comprobación ajustado tendrá que registrarse bien sea en la columna del "debe" del estado de resultados o en la columna de "debe" del balance general; por su parte, una cantidad acreditada en dicho balance tendrá que pasarse como crédito tanto en el estado de resultados como en el balance general. En otras palabras, los débitos siguen siendo débitos y los créditos siguen siendo créditos al pasar las cantidades a las columnas de los estados apropiados. Respecto a la segunda decisión, únicamente basta recordar que al pasar los saldos de las cuentas, las de ingresos y gastos aparecerán era el estado de resultados, en tanto que las partidas de activos, pasivos y capital contable se habrán de traspasar al balance general.
Después de que se hayan distribuido los saldos en las columnas apropiadas, se totalizan las columnas. La diferencia entre los totales de la columna de débitos y de la columna de créditos de las columnas "estado de resultados" constituyen la utilidad o la pérdida neta. Se hace la anterior aseveración en virtud de que los ingresos se registran en la columna de créditos y los gastos en la columna de débitos. Si el total de la columna de créditos excede el total de la columna de débitos, la diferencia constituirá una utilidad neta; si el total de la columna de cargos es superior al total de la columna de abonos, a la diferencia se le considerará como pérdida neta. En la hoja de trabajo que se ha presentado como ilustración, el total de la columna de los abonos fue superior al total de la columna de cargos, dando como resultado una utilidad neta de Bs. 400.0000.
En la hoja de trabajo del despacho jurídico de Fernández, una vez que se determina la utilidad neta en las columnas estado de resultados, este se añade al total de la columna de abono del balance general. La razón para esto es que, salvo el saldo de la cuenta de capital, las cantidades que aparecen en las columnas balance general constituyen saldos "de fin de período". Por lo tanto, es necesario agregar la utilidad neta al total de la columna de abono del balance general, de manera que sus columnas coincidan. Añadir la utilidad a esta columna tiene el efecto de aumentar la cuenta de capital precisamente por esta utilidad.
Si hubiera habido una partida, seria necesario sumarla a la columna de débitos. La razón para ello es que las pérdidas disminuyen el capital contable y el sumar la pérdida a la columna de débitos tiene el efecto de restarla a la cuenta de capital.
La concordancia entre las columnas balance general, una vez que agregada la utilidad o pérdida neta, constituye la prueba de la exactitud con que se ha elaborado la hoja de trabajo. Si después de añadir la ganancia o la pérdida a la columnas balance general éstas todavía coinciden, se presumirá que no se han cometido errores en la elaboración de la hoja de trabajo. Sin embargo, si con tal adición las columnas no coinciden, esto es indicio de que se han cometido uno o varios errores, los cuales pueden ser de carácter matemático o debido a que una cantidad se ha pasado a la columna equivocada.
Si bien la concordancia de las columnas balance general, después de incluida la utilidad o la pérdida neta sirve como prueba de la exactitud con que la hoja de trabajo se ha elaborado, no constituye la prueba absoluta Estas columnas podrían coincidir aún cuando se hayan cometido errores, si los errores son de cierto tipo. Por ejemplo, si un gasto se pasó a la columna de cargos del balance general o bien un activo se pasó a la columna de cargos del estado de resultados, esto provocará que ambas columnas tengan totales incorrectos. La utilidad neta, por lo tanto, también habrá de ser incorrecta. Sin embargo, cuando se cometan errores de este tipo, las columnas balance general todavía coinciden, pero con una cantidad equivocada de utilidad. Por lo tanto, al elaborar la hoja de trabajo, es necesario dedicar particular atención al pase de los saldos que aparecen en la balanza de comprobación ajustada alas columnas apropiadas de estado de resultados o de balance general.
Tal como se mencionó anteriormente, la hoja de trabajo es una herramienta para el contador y no está destinada a la administración ni a fines de publicación. Sin embargo, tan pronto como se termina, el contador la utiliza para preparar el estado de resultados y el balance general que se entregan a la administrador. Para poder hacer esto, el contador reagrupa las partidas que aparecen en las columnas de la hoja de trabajo tituladas "estado de ganancias y pérdidas", si desea elaborar un estado de resultados formal; si desea elaborar un balance general formal, reagrupa las partidas que aparecen en las columnas "balance general".
El hecho de que se registren los ajustes en las columnas de ajustes de la hoja de trabajo no implica que tales movimientos afecten a las cuentas del libro mayor. Por lo tanto, una vez que se ha terminado la hoja de trabajo y los estados financieros, los asientos de ajuste, deben registrarse en el diario general, para luego pasarse al libro mayor. Lo anterior no significa que la hoja de trabajo no simplifique este trabajo, ya que sus columnas de ajustes proporcionan la información necesaria para correr estos asientos, necesitándose únicamente contabilizar en los libros un asiento por cada ajuste que aparezca en las columnas.
En cuanto a los asientos de ajuste de la hoja de trabajo de la Ilustración I-8.2, estos son los mismos señalados anteriormente excepto por el asiento (e). Para este efecto se utiliza un asiento compuesto, en el cual se cargan Bs. 50.000,00 a honorarios legales no devengados y Bs. 75.000,00 a cuentas por cobrar, abonando Bs. 125.000,00 a la cuenta de honorarios legales ganados.
La hoja de trabajo, además de servir para registrar los asientos de ajuste, se utiliza también como fuente de información para los asientos de cierre, los cuales sirven para cancelar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos. Al cerrar estas cuentas, sus saldos se transfieren a otra cuenta y quedan saldadas (saldo de cero). Obviamente primero se pasan los asientos de cierre del diario general alas cuentas respectivas del libro mayor.
Las cuentas de ingresos y de gastos se cancelan y se cierran al finalizar cada periodo contable, transfiriendo sus saldos a una cuenta puente de resumen titulada "ganancias y pérdidas", en donde se resumen los saldos. Las cantidades de la cuenta de ganancias y pérdidas, que reflejan la utilidad o pérdida neta del periodo, son transferidas a la cuenta de capital del propietario. Estas operaciones son necesarias porque:
- Los ingresos realmente aumentan el capital contable, en tanto los gastos lo disminuyen.
- A través del período contable estos aumentos y disminuciones se acumulan en cuentas de ingresos y gastos, no dentro de la cuenta de capital del propietario.
- Los asientos de cierre al final de cada período contable transfieren el efecto neto de estos aumentos y disminuciones, de las cuentas de ingresos y gastos a la cuenta de capital del propietario.
Además, los asientos de cierre permiten que las cuentas de ingresos y gastos empiecen cada uno de los nuevos periodos contables con saldos de cero. Esto también es necesario porque:
- El estado de resultados refleja los ingresos y los gastos en que se incurrió durante un periodo contable y se elabora con base en la información registrada en las cuentas de ingresos y gastos.
- Estas cuentas deben comenzar cada nuevo periodo contable con saldo de cero, si se desea que los saldos de fin de periodo reflejen exactamente los ingresos y gastos de dicho período.
Al final de julio, después de que su hoja de trabajo y estados fueron elaborados, y después de que fueron efectuados los pases de los asientos de ajuste al libro mayor, pero antes de que las cuentas afectadas fueran canceladas y cerradas, las cuentas de capital contable del despacho jurídico de Fernández arrojaban los saldos que se muestran era la Ilustración I-10.1, presentada a continuación. (Como regla general, los encabezados de las columnas de las cuentas no indican la naturaleza de su saldo. Sin embargo, en la Ilustración I –10.1 y en las ilustraciones que le siguen, la naturaleza del saldo de las cuentas se muestran mediante color, para auxiliar de esa manera al estudiante).
Observe en la Ilustración I– 10.1 que la cuenta de capital de Fernández únicamente refleja el saldo al 1ro. de julio, el cual es de Bs. 2.500.000,00. Este saldo no representa el capital contable de Fernández al 31 de julio será necesario correr los asientos de cierre para que esta cuenta refleje el monto del capital, en dicha fecha.
Observe también la tercera cuenta de la Ilustración I – 10.1, denominada ganancias y pérdidas. Esta cuenta solo se utiliza al final. del periodo contable, para resumir y cancelar las cuentas de ingresos y gastos.
Ilustración I-10.1
- Cierre de las cuentas de ingresos
- Asiento (1)
Asiento
(2)- Cierre de las cuentas de gastos
- Ilustración I-11.1
Antes de efectuar los pases de los asientos de cierre, las cuentas de ingresos tienen saldo acreedor; por lo tanto, para cancelar y cerrar cuentas de esta clase, se requiere un asiento que incluya un cargo para ellas y un abono para la cuenta de ganancias y pérdidas.
El despacho jurídico de Fernández solo tenía una cuenta de ingresos y el asiento necesario para cerrar y cancelar dicha cuenta es el siguiente:
El pase de este asiento a las cuentas de libro mayor tendrá el siguiente efecto en las cuentas:
Observe que el asiento (1) cancela el saldo de la cuenta de ingresos, transfiriéndolo al lado acreedor de la cuenta de ganancias y pérdidas, permitiendo (2) que la cuenta de ingresos empiece el nuevo período contable con saldo de cero.
Antes de que los asientos de cierre se pasen al libro mayor, las cuentas de gastos tienen saldos deudores; por lo tanto, para cancelar y cerrar dichas cuentas, se requiere un asiento compuesto, en el cual se anota un cargo para la cuenta de ganancias y pérdidas y un abono para cada una de las cuentas de gastos. La firma "Edgar Fernández" tiene seis cuentas de gastos el asiento compuesto para cancelar y cerrar tales cuentas será el siguiente:
El pase a las cuentas del libro mayor tendrá el efecto señalado en la Ilustración I-11.1. Observe que el efecto es doble: (1) cancela los saldos de las cuentas de gastos, transfiriéndolos, sumados, al lado del debe de la cuenta de Ganancias y Pérdidas, permitiendo (2) que las cuentas de gastos inicien el nuevo período con saldos de cero.
Después de que las cuentas de ingresos y gastos de una negociación se han cerrado y sus saldos se han transferido a la cuenta de ganancias y pérdidas, el saldo de esta última debe reflejar la utilidad o pérdida neta. Cuando los ingresos son superiores a los gastos habrá una utilidad neta y la cuenta de ganancias y pérdidas tendrá un saldo acreedor. Por el contrario, cuando los gastos superan a los ingresos, existirá una pérdida y la cuenta arrojará saldo deudor. Pero, independientemente de la naturaleza de su saldo, la cuenta habrá de cancelarse y su saldo, refleje utilidad o pérdida neta, se transferirá a la cuenta capital.
El despacho jurídico de Fernández obtuvo una utilidad neta de Bs. 400.000,00 durante el mes de julio; por lo tanto, después de que las cuentas ingresos y gastos se cancelen, su cuenta de Ganancias y pérdidas tendrá un saldo acreedor de Bs. 400.000,00 el cual se transferirá a la cuenta "Edgar Fernandez, cuenta de capital", mediante el siguiente asiento:
El pase de este asiento a las cuentas de libro mayor habrá de tener el siguiente efecto en las cuentas:
Observe que el asiento sirve para cancelar la cuenta de ganancias y pérdidas, transfiriendo su saldo la cantidad de utilidad neta en este caso a la cuenta de capital.
Al final del período contable el saldo deudor de la cuenta de retiros muestra la cantidad en que el capital contable se redujo durante el período, por retiros de efectivo y otros activos para uso personal; este saldo deudor es transferido a la cuenta capital mediante un asiento como el siguiente:
El efectuar el pase del asiento tiene el siguiente efecto sobre las cuentas:
Después de que el asiento que cancela y cierra la cuenta de retiros haya sido pasado al libro mayor, observará que las dos razones para hacer asientos de cierre se habrán cumplido:
- Todas las cuentas de ingresos y gastos tendrán saldos de cero y,
- El efecto neto de las transacciones de ingresos, gastos y retiros del período, sobre el capital contable se verán reflejadas en la cuenta de capital.
Fuentes de información para contabilizar los asientos de cierre
Después de pasar los asientos de ajuste a las cuentas del libro mayor, se tendrá disponible la información necesaria para correr los asientos de cierre directamente de las cuentas de ingresos y de gastos; sin embargo, la hoja de trabajo proporciona esta información