I congreso regional de gestion de
recursos
humanos
Conferencia
Sistemas de informacion y recursos
humanos
por
LIC. MARVIN MORA DIAZ
San José, Costa
Rica
1 de abril de 1998.
SISTEMAS DE INFORMACION Y RECURSOS
HUMANOS
Es para mí y para la empresa que
represento, un privilegio compartir con todos ustedes algunos
aspectos relacionados con la experiencia que hemos adquirido en
el desarrollo e
implementación de sistemas de
recursos
humanos.
Para los que hemos laborado en el desarrollo de
sistemas de
información, y hemos tenido la oportunidad de
desarrollar sistemas de R.H.
, sabemos que estos son los que mejor transforman el lenguaje
impersonal de ceros y unos de las máquinas en el lenguaje
personal de
los humanos. Es difícil encontrar una pantalla de un
sistema de R.H.
que no contenga un nombre propio, tal como Juan o María,
el cual puede ser de alguno de nuestros compañeros de
oficina. Es
por esta razón, que para nosotros es especialmente grato
trabajar con estas aplicaciones.
Esta exposición estará dividida en dos
partes, en la primera desarrollamos el tema Sistemas de
Información y Recursos
Humanos, y en la segunda tendremos una breve
exposición del sistema
SOINRH.
Para acercarnos mejor al tema, se ha dividido en tres
apartados: en el primero describimos, de acuerdo con la
experiencia de cerca de diez años en el desarrollo y
consultoría de R.H., lo que las aplicaciones son hoy en
América
Latina. En el segundo, exponemos algunas ideas sobre lo que
los sistemas de R.H.
deberían ser; y por último compartimos algunos
consejos sobre cómo seleccionar un buen sistema de
R.H.
I. SISTEMAS DE R.H.
EN AMÉRICA
LATINA.
El diagnóstico del estado actual
de las aplicaciones de R.H. en general en A.L. no es muy
alagador. Posiblemente muchos de ustedes se van a identificar con
lo que voy a mencionar adelante. Antes, debo señalar que,
como lo indicamos anteriormente, nuestra percepción
se basa en la experiencia de casi una década, por lo que
nuestra pretensión es que se tome esta exposición
como un testimonio de una experiencia valiosa, y no como un
ejercicio académico.
Volviendo al tema, el estado
actual de las aplicaciones de R.H se puede resumir en las
siguientes tres oraciones:
- Los sistemas de
Recursos
Humanos están incompletos. - Los sistemas de Recursos
Humanos no están integrados. - Los sistemas de Recursos
Humanos son poco flexibles.
1. Sistemas Incompletos.
Antes debemos decir qué entendemos por un
sistema
completo. Completo quiere decir que cubre las necesidades en
materia de
R.H. de todos los niveles de la
organización: operativos, mando medios y alta
gerencia. Cada
uno de ellos tiene requerimientos diferentes. En los niveles
operativos lo importante es cumplir la tarea, ser eficientes,
minimizar los problemas.
Para los mandos medio lo importante es la planeación
y el control, y para
los niveles gerenciales la definición de estrategias y
políticas. Esto implica que un buen
sistema de
R.H. debe permitir realizar las labores operativas, como el pago
de la nómina,
de una forma ágil y sencilla. Nos debe brindar
además los datos oportunos
para el control y la
planeación como por ejemplo un control estricto
del presupuesto de
capacitación, un buen sistema de evaluación
del desempeño, o un módulo para elaborar un
plan de
sucesión oportuno. Por último, el sistema debe
brindar algunos datos importantes
para la definición de políticas
tales como el índice de rotación o en cual
percentil salarial del mercado de
acuerdo con tal empresa nos
encontramos.
Nuestra experiencia nos ha mostrado que en la
mayoría de los casos, los sistemas sólo cumplen de
forma parcial con estas necesidades. Cuentan con una
aplicación para administrar la planilla (el pago y
administración de la nómina
es en algunos casos todo lo que se espera de un departamento de
personal) y lo
relacionado con la misma. Y aún estos módulos no
llenan las necesidades de los mandos medios, pues
los datos
históricos que se almacenan, se almacenan sólo con
fines operacionales. Por ejemplo, se graba lo relacionado con los
pagos realizados, pero sólo para efectos de alimentar
otros cálculos posteriores, como el aguinaldo o prima
(como es conocido en otros países), pero no con el fin de
obtener datos
estadísticos. En otras palabras el diseño
de los sistemas es totalmente operacional.
Además, existen áreas completas, como los
encargados de la salud
ocupacional o laboral, o los
que realizan los estudios salariales que están totalmente
desprotegidos, no cuentan con algún sistema para realizar
sus labores, sin embargo las tareas que realizan son vitales para
la
empresa.
No deseamos entrar a profundizar en las razones por las
cuales los departamentos de recursos humanos
cuentan con sistemas tan deficitarios. Posiblemente se deba a
múltiples causas de orden económico o
estratégico, lo que si es cierto, es que el factor humano
se torna en un elemento crítico para mantenernos en un
mercado cada vez
más globalizado, en el cual las mejores empresas cuentan
con el mejor personal, y
están totalmente concientes que sus trabajadores son la
clave del éxito. Si no dotamos a los gerentes de R.H. con
las mejores sistemas, y los limitamos solamente a labores
operativas, es posible que tengamos a nuestros mejores
compañeros laborando en la acera del frente, y estaremos
debilitando seriamente la
empresa.
2. Sistemas no integrados.
Otro de los aspectos que saltan más fácil
a la vista, es el de la desintegración de los sistemas
existentes. En muchos de los casos no sólo el sistema. no
se comunica con los otros sistemas de la empresa, sino
que no se comunica entre sí. Por ejemplo existen empresas que
tienen el sistema de reclutamiento
y selección de
personal desarrollado en un lenguaje x, y
en una red y , que no
tiene comunicación con la planilla, que reside en
un equipo z. La
comunicación se da vía documentos, lo
cual tiene muchas implicaciones:
- Posibilidad creciente de errores.
- Duplicidad de la información.
- Imposibilidad de establecer controles
automáticos. - Inversión innecesaria de tiempo.
- Gasto innecesario de papel.
Esta situación también se repite con otros
módulos, tal como capacitación y desarrollo,
evulación del desempeño, relaciones
laborales, estudios salariales, control de
presupuesto,
etc.
Quizás el problema principal de tener los
sistemas automatizados o manuales no
integrados, es la imposibilidad técnica de poder realizar
estudios en los cuales se necesite la información de varios sistemas. No porque
no dispongamos de la información, sino porque para reunirla,
toma una cantidad de esfuerzo y de tiempo que hace
prácticamente imposible realizar tales estudios y cuando
logramos tener la información, ésta ya no es
oportuna.
Además de la integración del sistema consigo mismo, es
necesario que exista comunicación con otros sistemas, tal como
contabilidad o
presupuesto; o
por qué no con hojas electrónicas, editores de
texto o
cualquier otra herramienta popular del mercado.
Qué decir de poder accesar
o ingresar información a la base de datos
desde cualquier parte del mundo vía internet. Como ya lo
están pensando: no encontramos en las empresas tal
integración.
3. Sistemas poco flexibles.
Conversemos ahora sobre el tema de la flexibilidad de
los sistemas de R.H.
Existen pocos sistemas que deban ser tan flexibles como
los de R.H. En cualquier momento puede cambiar cualquier aspecto.
Se puede crear un nuevo rubro salarial, cambiar el cálculo de
alguno existente, cambiar una política relacionada
con algún beneficio. Como es materia
relacionada con personas, y como siempre hacemos excepciones con
algunas personas, lógicamente, el sistema está
lleno de excepciones. Es difícil pensar en algo que no
pueda cambiar, los sistemas de R.H. nos recuerdan la
canción de Mercedes Sosa, "cambia, todo
cambia…".
Por otro lado, flexibilidad también quiere decir,
poder obtener
información no estructurada con anterioridad en cualquier
momento. Por ejemplo, es común que el gerente
general solicite el currículum de los empleados que viven
en la zona este, con edades entre 25 y 35 años, con
más de cinco años en la empresa, que
tengan un segundo idioma, cuyas calificaciones sean
sobresalientes en las últimas tres evaluaciones ordinarias
y que conozcan tal o cual software.
Por supuesto una de las quejas más frecuentes de
los gerentes de R.H. es que el sistema actual no les permite
realizar tales consultas, y que dependen mucho del departamento
de informática para realizar las
modificaciones. A la vez los informáticos se quejan de la
"mala" documentación técnica y de lo rígido
del sistema para realizar las mejoras o adaptaciones de la
aplicación.
Casi la totalidad de los sistemas de R.H. de las
empresas no
cuentan con herramientas
de usuario final que les permita accesar los datos
clasificados y ordenados de la manera que ellos deseen en el
momento que ellos quieran.
II. CARACTERÍSTICAS DESEABLES DE UN SISTEMA DE
RECURSOS
HUMANOS.
Deberá cubrir todas las áreas y todos
los niveles de cada área. Todas las áreas
significa: el área de presupuesto, el área de estudios
salariales y valoración de puestos, reclutamiento y selección,
trámites de personal,
planillas, salud
ocupacional, servicios
médicos y capacitación y desarrollo. Y para cada una de éstas
áreas, un buen sistema de R.H. deberá
contemplar las necesidades de todos los niveles de la
organización. No sólo debe permitir
formular el presupuesto, debe permitir comparar los
diferentes presupuestos, realizar simulaciones salariales
con diferentes escenarios, tales como un aumento porcentual
del 5 del 10 o del 15%, y además brindar los
índices de incremento de los presupuestos ordinarios de cada
año.- Un buen sistema de Recursos Humanos debe cubrir
todas las necesidades del administrador
del recurso humano.Esto quiere decir que todos los módulos
deberán estar perfectamente interfasados entre
sí. La información que se ingresa en un
módulo deberá afectar de forma inmediata a
todos los demás módulos del sistema,
contrariamente: no se debe permitir modificar, agregar o
eliminar información que afecte negativamente
cualquier otro módulo. Por ejemplo, la
selección de un oferente en el módulo de
Reclutamiento y Selección deberá
tener como efecto la generación de una acción
de inclusión de forma automática en el
módulo de Trámites de Personal, y
de un nuevo candidato a la prematrícula del curso de
inducción en el módulo de
Capacitación y Desarrollo. O un despido
con justa causa deberá ser tomado en cuenta por el
módulo de Reclutamiento y Selección para no
recontratarlo.Además, los datos relevantes de todos los
módulos deberán estar disponibles para los
demás. Una verdadera integración evita la duplicidad de los
datos, disminuye y simplifica los trámites, disminuye
la posibilidad de errores, evita el gasto de papel y
potencia
la actividad de la administración del recurso
humano. - Un buen sistema de Recursos Humanos debe ser
totalmente integrado.Como vimos anteriormente, la flexibilidad es uno de
los principales problemas
de los sistemas de R.H. actuales. Es por esto que los
sistemas del siglo XXI deberán ser lo más
paramétricos posibles: el sistema debe permitir que
sean los usuarios finales los que modifiquen todo aquello que
es sujeto de cambio sin
necesidad del personal especializado. Por ejemplo, de acuerdo
con una negociación salarial, se define un plus
salarial nuevo que afecta a los funcionarios que ocupen
puestos informáticos, el plus consiste en un
porcentaje de la sumatoria del rubro de salario
básico y antigüedad. El sistema debería
permitir que sean los funcionarios de la oficina de
Estudios Salariales quienes incluyan este nuevo rubro en el
sistema y que los compañeros de presupuesto no tengan
problema para calcular y presupuestar el mismo, todo esto sin
la participación de funcionarios expertos en informática que modifiquen el sistema.
También es importante que el sistema permita la
realización de múltiples consultas no
planificadas, para lo cual debe contar con herramientas adecuadas para tal
efecto. - Un buen sistema de Recursos Humanos debe ser
flexible.Es muy importante que cada uno de los módulos
esté integrado, pero esto no debe significar que sean
totalmente depedientes uno del otro. En otras palabras, el
usuario debe poder
definir cuáles módulos quiere adquirir y en
qué orden y cada módulo deberá estar
diseñado de tal forma que pueda operar con o sin tal
módulo. - Un buen sistema de Recursos Humanos debe
ser modular. - Un buen sistema de Recursos Humanos debe
ser seguro.
Hablamos de seguridad en
términos de usuarios, de integridad de los datos y de
acceso a la base de datos.
Debe permitir definir claramente a qué módulos, a
qué opciones del sistema y a realizar qué
operaciones,
tiene derecho cada usuario. Además debe contener
internamente los controles necesarios sobre los datos y brindar
las pistas de auditoría suficientes para monitorear el
sistema. La base de datos
deberá brindar herramientas
de recuperación de los datos en casos de contingencia,
además de la seguridad
propia de la misma.
Este punto es especialmente importante si tomamos en
cuenta que los nuevos sistemas tienden a estar en manos de cada
vez más usuarios. Antes todo era filtrado por el
departamento de Procesamiento de
Datos, al cual llegaban toda la información, la cual
era debidamente filtrada por múltiples procesos de
validación. Hoy la información puede ser
ingresada desde muchas oficinas, inclusive desde una casa de
habitación vía internet, por
eso es tan importante el aspecto de la seguridad.
Existen otras características importantes que un sistema
de R.H. debe contener, como por ejemplo que esté
construido con técnología de punta o que cuente con
la documentación técnica y operacional apropiada,
aspectos igualmente importantes pero que sólo
mencionaremos en esta charla, por motivos de tiempo.
III. CONSEJOS PARA ADQUIRIR UN
BUEN SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS.
Para concluir, queremos resaltar algunos aspectos
importantes a la hora de prepararnos para adquirir un sistema de
R.H. Una buena licitación puede, en gran medida,
garantizar que se se obtenga la mejor oferta, pero
no necesariamente garantiza el éxito del proyecto. Este
dependerá de otros aspectos como los que señalamos
a continuación:
Invierta tiempo y
esfuerzo en diagnosticar el estado
actual de su sistema. Conocer bien sus necesidades le puede
evitar una compra innecesaria.- Defina con claridad cuáles son sus
necesidades y prioridades.Identifique los posibles focos de resistencia y esfuércese por ganar su
apoyo. No cree falsas expectativas, muchas personas tiene la
idea de que los sistemas
administrativos funcionan con sólo comprar e
instalar, no saben que hay que invertir tiempo
cargando datos, revisando, probando y capacitándose.
Sus colobaradores deben saber que es un proceso
que toma cierto tiempo. Además, es importante obtener
el apoyo de las personas estratégicas de la
organización. - Cree un ambiente
adecuado.Salir bién en una evaluación es, algunas veces,
difícil, pero más difícil es establecer
una evaluación que determine si el sistema
que están ofreciendo es lo que se necesita realmente.
Si es necesario, solicite la ayuda de un experto que le ayude
en esta labor. - Establezca criterios claros para la evaluación y selección del
software.Este tipo de prueba es difícil de realizar,
pero, si está dentro de las posibilidades, es
recomendable realizarla. Le puede dar una idea más
cercana de qué tan apropiado es el sistema para su
organización. - Si es posible, pruebe el sistema con sus propios
datos.Si es posible visite empresas que han adquirido el
mismo sistema y averigue cómo funciona, y qué
servicio
recibió del proveedor. - Infórmese qué otras
empresas han
adquirido el sistema. - Prepárese para realizar cambios
administrativos.
Es muy importante que preparemos a nuestros
coloboradores para que asuman no sólo el nuevo sistema,
sino que se preparen para que cambien, no sólo los
procedimientos
o trámites, sino, y éste es quizás el
cambio
más importante, de mentalidad, para que asuman una
actitud
diferente ante sus labores, que ya no sean solamente "procesadores"
de información, sino que, por medio de la
valoración de la misma, se conviertan en transformadores
de la institución.
Autor:
Marvin Mora