Conferencia: Sistemas de Información y Recursos Humanos

I congreso regional de gestion de recursos humanos

Conferencia

Sistemas de informacion y recursos humanos

por

LIC. MARVIN MORA DIAZ

San José, Costa Rica

1 de abril de 1998.

SISTEMAS DE INFORMACION Y RECURSOS HUMANOS

Es para mí y para la empresa que represento, un privilegio compartir con todos ustedes algunos aspectos relacionados con la experiencia que hemos adquirido en el desarrollo e implementación de sistemas de recursos humanos.

Para los que hemos laborado en el desarrollo de sistemas de información, y hemos tenido la oportunidad de desarrollar sistemas de R.H. , sabemos que estos son los que mejor transforman el lenguaje impersonal de ceros y unos de las máquinas en el lenguaje personal de los humanos. Es difícil encontrar una pantalla de un sistema de R.H. que no contenga un nombre propio, tal como Juan o María, el cual puede ser de alguno de nuestros compañeros de oficina. Es por esta razón, que para nosotros es especialmente grato trabajar con estas aplicaciones.

Esta exposición estará dividida en dos partes, en la primera desarrollamos el tema Sistemas de Información y Recursos Humanos, y en la segunda tendremos una breve exposición del sistema SOINRH.

Para acercarnos mejor al tema, se ha dividido en tres apartados: en el primero describimos, de acuerdo con la experiencia de cerca de diez años en el desarrollo y consultoría de R.H., lo que las aplicaciones son hoy en América Latina. En el segundo, exponemos algunas ideas sobre lo que los sistemas de R.H. deberían ser; y por último compartimos algunos consejos sobre cómo seleccionar un buen sistema de R.H.

I. SISTEMAS DE R.H. EN AMÉRICA LATINA.

El diagnóstico del estado actual de las aplicaciones de R.H. en general en A.L. no es muy alagador. Posiblemente muchos de ustedes se van a identificar con lo que voy a mencionar adelante. Antes, debo señalar que, como lo indicamos anteriormente, nuestra percepción se basa en la experiencia de casi una década, por lo que nuestra pretensión es que se tome esta exposición como un testimonio de una experiencia valiosa, y no como un ejercicio académico.

Volviendo al tema, el estado actual de las aplicaciones de R.H se puede resumir en las siguientes tres oraciones:

1. Los sistemas de Recursos Humanos están incompletos.
2. Los sistemas de Recursos Humanos no están integrados.
3. Los sistemas de Recursos Humanos son poco flexibles.

1. Sistemas Incompletos.

Antes debemos decir qué entendemos por un sistema completo. Completo quiere decir que cubre las necesidades en materia de R.H. de todos los niveles de la organización: operativos, mando medios y alta gerencia. Cada uno de ellos tiene requerimientos diferentes. En los niveles operativos lo importante es cumplir la tarea, ser eficientes, minimizar los problemas. Para los mandos medio lo importante es la planeación y el control, y para los niveles gerenciales la definición de estrategias y políticas. Esto implica que un buen sistema de R.H. debe permitir realizar las labores operativas, como el pago de la nómina, de una forma ágil y sencilla. Nos debe brindar además los datos oportunos para el control y la planeación como por ejemplo un control estricto del presupuesto de capacitación, un buen sistema de evaluación del desempeño, o un módulo para elaborar un plan de sucesión oportuno. Por último, el sistema debe brindar algunos datos importantes para la definición de políticas tales como el índice de rotación o en cual percentil salarial del mercado de acuerdo con tal empresa nos encontramos.

Nuestra experiencia nos ha mostrado que en la mayoría de los casos, los sistemas sólo cumplen de forma parcial con estas necesidades. Cuentan con una aplicación para administrar la planilla (el pago y administración de la nómina es en algunos casos todo lo que se espera de un departamento de personal) y lo relacionado con la misma. Y aún estos módulos no llenan las necesidades de los mandos medios, pues los datos históricos que se almacenan, se almacenan sólo con fines operacionales. Por ejemplo, se graba lo relacionado con los pagos realizados, pero sólo para efectos de alimentar otros cálculos posteriores, como el aguinaldo o prima (como es conocido en otros países), pero no con el fin de obtener datos estadísticos. En otras palabras el diseño de los sistemas es totalmente operacional.

Además, existen áreas completas, como los encargados de la salud ocupacional o laboral, o los que realizan los estudios salariales que están totalmente desprotegidos, no cuentan con algún sistema para realizar sus labores, sin embargo las tareas que realizan son vitales para la empresa.

No deseamos entrar a profundizar en las razones por las cuales los departamentos de recursos humanos cuentan con sistemas tan deficitarios. Posiblemente se deba a múltiples causas de orden económico o estratégico, lo que si es cierto, es que el factor humano se torna en un elemento crítico para mantenernos en un mercado cada vez más globalizado, en el cual las mejores empresas cuentan con el mejor personal, y están totalmente concientes que sus trabajadores son la clave del éxito. Si no dotamos a los gerentes de R.H. con las mejores sistemas, y los limitamos solamente a labores operativas, es posible que tengamos a nuestros mejores compañeros laborando en la acera del frente, y estaremos debilitando seriamente la empresa.

2. Sistemas no integrados.

Otro de los aspectos que saltan más fácil a la vista, es el de la desintegración de los sistemas existentes. En muchos de los casos no sólo el sistema. no se comunica con los otros sistemas de la empresa, sino que no se comunica entre sí. Por ejemplo existen empresas que tienen el sistema de reclutamiento y selección de personal desarrollado en un lenguaje x, y en una red y , que no tiene comunicación con la planilla, que reside en un equipo z. La comunicación se da vía documentos, lo cual tiene muchas implicaciones:

• Posibilidad creciente de errores.
• Duplicidad de la información.
• Imposibilidad de establecer controles automáticos.
• Inversión innecesaria de tiempo.
• Gasto innecesario de papel.

Esta situación también se repite con otros módulos, tal como capacitación y desarrollo, evulación del desempeño, relaciones laborales, estudios salariales, control de presupuesto, etc.

Quizás el problema principal de tener los sistemas automatizados o manuales no integrados, es la imposibilidad técnica de poder realizar estudios en los cuales se necesite la información de varios sistemas. No porque no dispongamos de la información, sino porque para reunirla, toma una cantidad de esfuerzo y de tiempo que hace prácticamente imposible realizar tales estudios y cuando logramos tener la información, ésta ya no es oportuna.

Además de la integración del sistema consigo mismo, es necesario que exista comunicación con otros sistemas, tal como contabilidad o presupuesto; o por qué no con hojas electrónicas, editores de