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Manual de Excel 97




Enviado por alvago



    ¿Para qué sirve
    una planilla de cálculos?

    Su principal función es
    realizar operaciones
    matemáticas –de la misma manera que
    trabaja la más potente calculadora-, pero también
    la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en
    forma de gráfico los resultados obtenidos. Además,
    Excel 97 como
    todas las versiones avanzadas de planillas de cálculos,
    permiten colocar, ordenar y buscar datos, así
    como insertar bloques de texto e
    imágenes. Los principales elementos de
    trabajo
    son:

    Fila: Es un conjunto
    de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

    Título de
    fila
    : Está siempre a la izquierda y
    nombra a las filas mediante números, que en el caso de
    Excel 97 van desde el 1 hasta el 65.536.

    Columna: Es un
    conjunto de varias celdas dispuestas en sentido
    vertical.

    Título de
    columna
    : Está siempre arriba y nombra a
    las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 97 van
    desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB,
    AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y
    así sucesivamente.

    Celda: Es la
    intersección de una fila y una columna y en ella se
    introducen losgráficos, ya se trate de texto,
    números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante
    el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por
    ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con
    la columna F, se denomina F29.

    La representación de las filas,
    columnas y celdas la vemos en la figura 1.

    Rango: Los rangos
    son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de
    cálculos. Se definen mediante letras y números. Se
    denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente
    la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta.
    Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4,
    C5, C6, C7, D4, D5, D6,
    D7, E4, E5, E6 y E7 se lo
    denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la
    representación del rango de ejemplo.

    Selección de los
    elementos de una planilla de
    cálculos

    Para seleccionar una celda, simplemente se hace un click
    sobre ella. Una celda la vemos en la figura 3.

    Para seleccionar una fila completa, se hace un
    click sobre el título de la fila. Para seleccionar una
    columna completa, hacemos un click sobre el título de la
    columna. Podemos ver una fila completa seleccionada y una columna
    seleccionada completamente en las figuras 4 y 5
    respectivamente.

    Por último, para seleccionar un rango lo hacemos
    con el llamado método del
    drag and drop: Presionamos el botón primario del mouse en la
    casilla de inicio de la selección
    (una esquina), y con éste presionado desplazamos o
    arrastramos el mouse hasta que llegue a la esquina opuesta del
    rango que queremos seleccionar. Un ejemplo de rango lo podemos
    ver en la figura 2.

    Los libros de
    cuentas de
    Excel

    Los archivos de
    Microsoft
    Word se
    denominan documentos, los
    archivos de Microsoft Access se
    denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se
    denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos
    de Microsoft Excel se denominan libros.

    Cada uno de estos libros se compone de una serie
    de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible
    relacionar las planillas y compartir la información que se
    guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denominan
    hojas.

    Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido
    en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la
    lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector
    inferior de la pantalla. Podemos ver en la figura 6 varias de
    estas solapas.


    Mucho más que una
    planilla de cálculos

    Excel 97 además de funcionar como una
    típica planilla de cálculos nos deja insertar otros
    objetos, como gráficos, mapas,
    comentarios, imágenes, sonidos, documentos,
    presentaciones, páginas Web y todo tipo
    de información. Al poder insertar
    todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se
    hace mucho más vistosa y elegante.

    Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea,
    con las bases de datos creadas con éste programa. Al
    igual que ocurre con el mismo, en las planillas de
    cálculos existen dos conceptos importantes: campo y
    registro. En
    un campo se guardan todos los valores de un
    tipo de información –por ejemplo, los nombres de
    todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un
    valor concreto de
    cada campo.

    En la figura 7 podemos ver un ejemplo de campo y otro de
    registro. Generalmente un campo es una columna y un registro, una
    fila.

    Cómo adquirir Excel
    97

    La planilla de cálculos Excel 97 se puede
    conseguir por separado o bien en el paquete de aplicaciones
    Office 97.
    Éste paquete tiene su versión estándar, que
    contiene los programas Word,
    Excel, Access y PowerPoint, o
    en su versión profesional, que contiene las aplicaciones
    Word, Excel, Access, PowerPoint,
    Outlook y aplicaciones más pequeñas como Photo
    Editor, Map, Solver, Editor de Ecuaciones y
    Camcorder.

    Excel 97 es la última versión de planilla
    de cálculos de Microsoft para PC. La primera que se
    conoció mundialmente es la 2.0. Luego salió la 6.0
    y, más tarde, con la aparición del famoso sistema operativo
    Windows 95, el
    Excel 95 (también denominado 7.0). En el segundo trimestre
    del año 1997 apareció el Excel 97, también
    llamado 8.0. Ahora, ya está a la venta el nuevo
    paquete de aplicaciones Office 98 para Macintosh con su nueva
    versión de Excel (Excel 98), que posee, además de
    varias características nuevas con respecto a la
    última versión para PC, muchísimas mejoras
    multimedia. Por
    el momento Microsoft no tiene en mente realizar un nuevo paquete
    de aplicaciones Office 98 para PC, aunque ya esté a la
    venta el sistema operativo Windows 98 de Microsoft.

    Primeros pasos con Excel
    97

    La versión 97 de Excel ofrece un entorno
    remozado, con nuevos tipos de gráficos, mayor cantidad de
    filtros y, sobre todo, gran número de barras de herramientas.
    Con ellas, hacer cualquier tarea es fácil como apretar un
    botón. Para comenzar con el programa, una vez que haya
    sido instalado, se debe ir al menú Inicio, luego entrar al
    submenú Programas y luego hacer click en la opción
    Microsoft Excel.

    Help me!

    Excel 97 posee una gran mejora con respecto a su
    antecesor: el Ayudante de Excel 97. Este cómico personaje
    nos asiste cada vez que le pidamos ayuda o nos sugiere un atajo.
    Lo podemos observar en la figura 9. Para que nos pregunte
    qué deseamos hacer y así asistirnos simplemente
    debemos hacer un click sobre el mismo, momento en el cual
    aparecerá una llamada de él. En el cuadro de texto
    debemos escribir (con nuestras propias palabras) qué es lo
    que necesitamos, y luego hacemos un click en Buscar. A
    continuación aparecerá una lista de tareas que se
    asemejan a lo que deseamos hacer.

    Clipo no es el único ayudante que posee el
    Excel 97. Éstos son algunos más:

    Ridondo:
    "¿Necesita un guía en el ciberespacio? Capaz de
    adoptar cualquier forma, Ridondo siempre lo llevará por el
    buen camino."

    Dr. Genio: "La mente
    del Dr. Genio trabaja a la velocidad de
    la luz y le permite
    ahorrar tiempo y
    energía."

    Robi: "Maravilla de
    la inteligencia
    artificial, Robi responderá a todas sus preguntas con gran
    eficacia."

    Logotipo de Office:
    "El Logotipo de Office lo ayudará al tiempo que gira sus
    piezas de colores. No lo
    distraerá mientras trabaja."

    Natura: "Natura
    utilizará la sabiduría acumulada a lo largo de
    todos los tiempos para ayudarlo en sus tareas."

    Capitán Can:
    "Este dinámico perro conoce Office como la palma de su
    pata y le proporcionará la ayuda que necesita."

    Catulina: "Esta
    simpática gatita está hecha de cartulina, pero
    posee más de dos dimensiones. Además de tener un
    colorido exterior, sabe ‘miaucho’ sobre
    Office."

    William: "William
    Shakespeare es
    considerado el mayor escritor en la lengua inglesa
    de todos los tiempos. Pero pocos saben que parte de su éxito
    se debió a su afición por los procesadores de
    texto."

    Para ocultar el ayudante, simplemente hacemos un
    click sobre el botón Cerrar que
    está alojado en la pequeña barra de título
    del ayudante actual. Para hacerlo visible nuevamente, hacemos un
    click sobre el botón Ayudante de Office que
    está en la barra de herramientas
    Estándar.

    Cuando el Ayudante de Excel nos quiere hacer una
    sugerencia, aparece en el ángulo superior derecho una
    lamparita encendida: Simplemente haciendo un click sobre la misma
    el ayudante nos sugiere algo sobre el tema actual. Si el ayudante
    nos quiere sugerir algo pero está minimizado, aparece
    sobre el botón Ayudante de Office de la barra de
    herramientas Estándar una pequeña
    lamparita.

    Barras de
    herramientas

    Las barras de herramientas permiten organizar los
    comandos en
    Microsoft Excel del modo que deseemos para que puedan buscarse y
    utilizarse con rapidez. Por ejemplo, pueden agregarse o quitarse
    menús y botones, crearse barras de herramientas
    personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas. En las
    versiones anteriores de Microsoft Excel, las barras de
    herramientas únicamente contenían botones. Las
    nuevas barras pueden contener botones, menús o una
    combinación de ambos.

    Cuando salimos de Microsoft Excel, los cambios que
    realizamos en la barra de menúes y en las barras de
    herramientas integradas, todas las barras de herramientas
    personalizadas que se hayan creado y las barras de herramientas
    que aparezcan en la pantalla se guardarán en un archivo de
    configuración de las barras de herramientas en la carpeta
    Windows. Este archivo de configuración se
    guardará como nombreusario8.xlb, donde
    nombreusario es el nombre de usuario en Windows o de
    acceso a la red. Si el equipo no
    está conectado a ninguna red o no se ha configurado
    ningún mensaje de conexión, el archivo de
    configuración se guardará como excel8.xlb.
    La configuración de la barra de herramientas guardada en
    este archivo se utilizará como valor predeterminado cada
    vez que se iniciemos Microsoft
    Excel. Si utilizamos con frecuencia un determinado conjunto
    de barras de herramientas, podemos guardar la
    configuración en un archivo de configuración de la
    barra de herramientas independiente, de modo que no haya que
    volver a mostrar y organizar las barras de herramientas cada
    vez.

    Las barras de herramientas que se creen o se
    personalicen estarán disponibles en todos los libros del
    sistema. Para asegurarnos que una barra de herramientas
    personalizada esté disponible en un libro
    determinado, podemos asignar la barra de herramientas al
    libro.

    Las barras de herramientas de Microsoft Excel son las
    siguientes:

    Barra de herramientas Barra de
    menúes de la hoja
    : La barra de
    menúes es una barra de herramientas especial situada en la
    parte superior de la pantalla, que contiene menús como
    Archivo, Edición y Ver. La barra de
    menúes predeterminada contiene menúes y comandos
    para trabajar con hojas de
    cálculo. Si trabajamos con una hoja de gráfico
    o un gráfico incrustado, aparecerá en su lugar la
    barra de menúes de gráficos. Puede personalizar las
    barras de menúes exactamente igual que cualquier barra
    integrada; por ejemplo, puede agregar y mover botones y
    menúes. Algunos comandos de menú tienen
    imágenes junto a ellos, de modo que puede asociarse
    rápidamente el comando con el botón de la barra de
    herramientas correspondiente. Si deseamos ejecutar un comando con
    más facilidad, podemos crear un botón en la barra
    de herramientas, utilizando el cuadro de diálogo
    Personalizar. La barra de menúes presenta los
    siguientes menúes: Menú de control,
    Archivo, Edición, Ver,
    Insertar, Formato, Herramientas,
    Datos, Ventana, ?. A esta barra de
    herramientas la podemos ver en la figura 11.

    Barra de herramientas
    Estándar
    : Contiene los siguientes
    botones: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar,
    Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar, Copiar
    formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra
    de herramientas Web, Autosuma, Pegar función, Orden
    ascendente, Orden descendente, Asistente para gráficos,
    Mapa, Dibujo, Zoom,
    Ayudante de Office.
    Esta barra de herramientas se encuentra
    en la figura 12.

    Barra de herramientas
    Formato
    : Contiene los siguientes
    íconos: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita,
    Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la
    derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual,
    Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales,
    Disminuir sangría, Aumentar sangría, Bordes,
    Color de relleno,
    Color de fuente.
    Esta barra de herramientas está en la
    figura 13.

    Barra de herramientas Cuadro de
    controles
    : Contiene los siguientes
    íconos: Modo Diseño,
    Propiedades, Ver código,
    Casilla de verificación, Cuadro de texto, Botón de
    comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro
    combinado, Botón de alternar, Control de
    número, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen,
    Más controles.
    La figura 14 muestra esta
    barra de herramientas.

    Aclaración: Hay barras de herramientas que poseen
    en parte o en su totalidad los íconos inhabilitados; esto
    se debe a los datos u objetos que están seleccionados en
    el momento realizar las capturas de las pantallas para reproducir
    en las figuras las barras de herramientas.

    Barra de herramientas Datos
    Externos
    : Contiene los siguientes íconos:
    Modificar consulta, Propiedades del rango de datos,
    Parámetros de la consulta, Actualizar datos, Cancelar
    Actualizar, Actualizar todo, Actualizar estado.
    Se
    puede ver esta barra de herramientas en la figura 15.

    Barra de herramientas
    Dibujo
    : Contiene los siguientes íconos:
    Dibujo, Seleccionar objeto, Girar libremente, Autoformas,
    Línea, Flecha, Rectángulo, Elipse, Cuadro de texto,
    Insertar WordArt, Color de relleno, Color de línea, Color
    de fuente, Estilo de línea, Tipo de línea, Estilo
    de flecha, Sombra, 3D
    . A esta barra la podemos ver en la
    figura 16.

    Barra de herramientas
    Formularios
    : Contiene los siguientes
    íconos: Etiqueta, Cuadro de edición, Cuadro de grupo,
    Botón, Casilla de verificación, Botón de
    opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Crear cuadro
    combinado de lista, Crear cuadro combinado desplegable, Barra de
    desplazamiento, Control de número, Propiedades del
    control, Modificar código, Alternar cuadrícula,
    Ejecutar cuadro de diálogo.
    Podemos ver en la figura
    17 a esta barra de herramientas.

    Barra de herramientas
    Gráfico
    : Contiene los siguientes
    íconos: Objetos del gráfico, Formato del objeto
    seleccionado, Tipo de gráfico, Leyenda, Tabla de datos,
    Por filas, Por columnas, Texto en ángulo descendente,
    Texto en ángulo ascendente.
    Vemos a esta barra de
    herramientas en la figura 18.

    Barra de herramientas
    Imagen
    : Contiene los siguientes íconos:
    Insertar imagen desde archivo, Control de imagen, Más
    contraste, Menos contraste, Más brillo, Menos brillo,
    Recortar, Estilo de línea, Formato de objeto, Definir
    color transparente, Restablecer imagen.
    A esta barra de
    herramientas la podemos ver en la figura 19.

    Barra de herramientas
    Revisión
    : Contiene los siguientes
    íconos: Nuevo comentario, Comentario anterior,
    Comentario siguiente, Mostrar comentario, Mostrar todos los
    comentarios, Eliminar comentario, Crear una tarea de Microsoft
    Outlook, Actualizar archivo, Enviar a destinatario de correo.

    Podemos ver en la figura 20 a esta barra de
    herramientas.

    Barra de herramientas Tabla
    dinámica
    : Contiene los siguientes
    íconos: Tabla dinámica, Asistente para tablas
    dinámicas, Campo de tabla dinámica, Mostrar
    páginas, Desagrupar, Agrupar, Ocultar detalle, Mostrar
    detalle, Actualizar datos, Seleccionar rótulo, Seleccionar
    datos, Seleccionar datos y rótulo.
    En la figura 21
    podemos ver a esta barra de herramientas.

    Barra de herramientas Visual
    Basic
    : Contiene los siguientes íconos:
    Ejecutar macro, Grabar macro, Reanudar macro, Editor de Visual
    Basic, Cuadro de controles, Modo Diseño.
    A esta barra
    de herramientas la podemos ver en la figura 22.

    Barra de herramientas
    Web
    : Contiene los siguientes íconos:
    Atrás, Adelante, Detener, Actualizar, Página de
    inicio, Buscar en el Web, Favoritos, Ir, Mostrar sólo la
    barra de herramientas Web, Dirección.
    Esta barra de herramientas
    es la que está en la figura 23, y es semejante a la de un
    navegador de Internet.

    Barra de herramientas
    WordArt
    : Contiene los siguientes íconos:
    Insertar WordArt, Modificar texto, Galería de WordArt,
    Formato de objeto, Forma de WordArt, Girar libremente, Mismo alto
    de letras de WordArt, Texto vertical de WordArt,
    Alineación de WordArt, Espacio entre caracteres de
    WordArt.
    La figura 24 nos muestra esta barra de
    herramientas.

    Para agregar o quitar una barra de herramientas,
    entramos al menú Ver, luego al submenú
    Barras de herramientas, y a continuación hacemos un
    click en la opción con el nombre de la barra de
    herramientas que queremos agregar o quitar. A este submenú
    podemos entrar también clickeando cualquier barra de
    herramientas con el botón secundario.

    El submenú Barras de herramientas
    también presenta una opción llamada
    Personalizar. Esta opción abre una caja de
    diálogo con el mismo nombre, la cual posee tres fichas. Este
    cuadro de diálogo lo podemos ver en la figura
    25.

    La primera ficha, llamada Barras de herramientas,
    posee un cuadro de lista en el cual se alojan todos los nombres
    de las barras de herramientas. En este cuadro de lista hay
    más barras de herramientas que las que podemos encontrar
    en el submenú Barras de herramientas.
    También posee cinco botones referentes a las barras de
    herramientas de Microsoft Excel.

    Las barras de herramientas adicionales que podemos
    encontrar en el cuadro de lista de la ficha Barras de
    herramientas
    son las siguientes:

    Barra de herramientas Barra de
    menúes gráfico
    : Contiene las
    siguientes opciones: Archivo, Edición, Ver, Insertar,
    Formato, Herramientas, Datos, Ventana, ?.
    A esta barra de
    herramientas la podemos encontrar en la figura 26. Es similar a
    la barra de herramientas Barra de menúes de la
    hoja
    .

    Barra de herramientas Grabar
    macro
    : Contiene los siguientes íconos:
    Grabar macro, Referencia relativa. Podemos ver a esta
    barra de herramientas en la figura 27.

    Barra de herramientas
    Auditoría
    : Contiene los siguientes
    íconos: Rastrear precedentes, Quitar un nivel de
    precedentes, Rastrear dependientes, Quitar un nivel de
    dependientes, Quitar todas las flechas, Rastrear error, Nuevo
    comentario, Rodear con un círculo datos no válidos,
    Borrar círculos datos de validación.
    En la
    figura 28 podemos ver a esta barra de herramientas.

    Barra de herramientas Pantalla
    completa
    : Contiene un solo ícono con su
    mismo nombre. Podemos ver en la figura 29 a esta pequeña
    barra de herramientas.

    Barra de herramientas
    Referencia circular
    : Contiene los siguientes
    íconos: Explorar referencia circular, Rastrear
    dependientes, Rastrear precedentes, Quitar todas las flechas.

    Podemos ver a esta barra de herramientas en la figura
    30.

    Barra de herramientas Modo
    Diseño
    : También contiene un solo
    ícono, también con su nombre. La figura 31 nos
    muestra esta barra de herramientas.

    Barra de herramientas
    Configuración de sombra
    : Contiene los
    siguientes íconos: Activar o desactivar sombra, Empujar
    sombra hacia arriba, Empujar sombra hacia abajo, Empujar sombra a
    la izquierda, Empujar sombra a la derecha, Color de sombra.

    Esta barra de herramientas la podemos encontrar en la figura
    32.

    Barra de herramientas
    Configuración 3D
    : Contiene los siguientes
    íconos: Activar o desactivar 3D, Inclinar hacia abajo,
    Inclinar hacia arriba, Inclinar hacia la izquierda, Inclinar
    hacia la derecha, Profundidad, Dirección, Iluminación, Superficie, Color 3D.

    Podemos ver a esta barra de herramientas en la figura
    33.

    La segunda ficha de la caja de diálogo
    llamada Personalizar es llamada Comandos y se
    divide en tres partes: Categoría, Comandos y
    Comando seleccionado. Podemos ver a la caja de
    diálogo con esta ficha activa en la figura 34. A la
    izquierda se encuentran todas las categorías de comandos,
    y a la derecha todos los comandos de la categoría
    seleccionada. En la parte de abajo hay dos botones:
    Descripción y Modificar selección.
    Descripción obviamente nos muestra la descripción del comando seleccionado, y
    Modificar selección despliega un menú con
    varias opciones para modificar la presentación del comando
    seleccionado.

    La tercera ficha de esta caja de diálogo se llama
    Opciones y contiene sólo tres opciones:

    Íconos
    grandes
    : Esta casilla de verificación
    aumenta o disminuye el tamaño de los botones de las barras
    de herramientas.

    Mostrar sugerencias en las barras de
    herramientas
    : Si esta casilla está
    seleccionada, cuando dejamos el puntero del mouse posicionado
    sobre algún ícono, nos muestra el nombre del
    mismo.

    Animaciones de
    menú
    : En esta lista desplegable hay
    cuatro opciones, que son: Ninguna, Deslizar,
    Desdoblar o Aleatoria.

    Podemos ver a esta ficha en la figura
    35.

    Trabajo rutinario con los
    archivos

    ómo crear un nuevo
    libro
    : Para crearlo, debemos entrar con un click
    al menú Archivo y luego clickear la opción
    Nuevo. Aparecerá un cuadro de diálogo, el
    que tiene dos fichas: General y Soluciones hoja de
    cálculos
    . El cuadro de diálogo Nuevo
    está en la figura 36. Simplemente clickeamos en
    Aceptar y se creará un libro nuevo. Para no pasar
    por este cuadro de diálogo, simplemente podemos hacer un
    click en el botón Nuevo de la barra de herramientas
    Estándar, o bien presionar
    Ctrl+U.

    Cómo abrir un libro de
    Excel 97
    : Para hacerlo, entramos al menú
    Archivo y luego hacemos un click sobre la opción
    Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botón
    Abrir de la barra de herramientas Estándar.
    De cualquier forma aparecerá una caja de diálogo
    denominada Abrir, la cual podemos ver en la figura 37. La
    misma se divide en cinco partes: La primera, Buscar en,
    descuelga una lista desplegable en la cual podemos seleccionar la
    carpeta que contiene el archivo que queremos abrir. La segunda
    contiene varios íconos útiles, como ser Subir un
    nivel
    , Buscar en, Buscar en Favoritos,
    Agregar a Favoritos, Lista, Detalles,
    Propiedades, Vista previa, Comandos y
    configuración
    . Estos íconos se dividen en
    cuatro grupos. El
    botón Subir un nivel es el único que
    contiene en el primer grupo, y se utiliza para subir un nivel de
    carpetas. El segundo grupo contiene los próximos tres
    íconos y son utilizados para buscar en la
    Web.

    Los próximos cuatro botones
    están en el tercer grupo y son
    utilizados para la visualización de los archivos que
    contiene la carpeta actual. El último ícono,
    Comandos y configuración, representa al cuarto
    grupo y despliega un menú con diversas opciones acerca del
    tema. La parte central del cuadro de diálogo se utiliza
    para seleccionar el archivo a abrir, y también para entrar
    a las carpetas. La cuarta parte de esta caja contiene tres
    botones, que son Aceptar (abre el archivo),
    Cancelar (cierra la caja de diálogo y cancela la
    apertura del arhivo), y Avanzada, que se utiliza para la
    búsqueda avanzada de archivos. La parte inferior de la
    caja de diálogo Abrir también se utiliza
    para la búsqueda de archivos. Para ir a esta caja de
    diálogo también podemos presionar la
    combinación de teclas Ctrl+A.

    Cómo cerrar un
    libro
    : Para hacerlo simplemente vamos a la
    opción Cerrar ubicada en el menú
    Archivo.

    Cómo guardar un
    libro
    : Si el archivo ya tiene un nombre, y
    deseamos reemplazarlo, simplemente vamos al menú
    Archivo y clickeamos la opción Guardar, o
    bien hacemos un click sobre el botón Guardar de la
    barra de herramientas Estándar. Si el libro no
    tiene nombre o no deseamos sobreescribir el libro existente,
    podemos ir a la opción Guardar como del menú
    Archivo, la cual presenta una caja de diálogo
    llamada Guardar como. Si el documento no tiene nombre pero
    igualmente vamos a la opción Guardar,
    también aparece el cuadro de diálogo Guardar
    como
    . Este cuadro de diálogo es muy parecido al de
    Abrir.

    La única diferencia que posee es que no tiene las
    opciones de búsqueda de archivos. Para entrar a esta caja
    de diálogo también podemos presionar Ctrl+G.
    Esta caja de diálogo la podemos ver en la figura 38. Si
    deseamos guardar un libro como una página Web, simplemente
    vamos al menú Archivo y clickeamos la opción
    Guardar como HTML. Aparecerá entonces un asistente
    que nos ayudará a hacerlo.

    Otras opciones acerca del libro
    actual

    ómo especificar opciones
    acerca de la página
    : Para hacerlo, vamos
    al menú Archivo y clickeamos la opción
    Configurar página. Aparecerá un cuadro de
    diálogo con cuatro fichas: Página,
    Márgenes, Encabezado y pie de página,
    y Hoja. Podemos ver estas cuatro fichas en las figuras 39
    a 42 respectivamente.

    Cómo establecer el
    área de impresión
    : En el
    menú Archivo hay un submenú llamado
    Área de impresión. Si lo seleccionamos
    apoyando el puntero, éste se despliega, con dos opciones
    referentes al área de impresión de Excel
    97.

    Cómo visualizar un libro en
    Vista preliminar
    : Para hacerlo, clickeamos la
    opción Vista preliminar, la que está ubicada
    dentro del menú Archivo. Cuando lo hacemos, se abre
    una ventana en la cual se ve cómo va a quedar la hoja
    seleccionada antes de imprimirse. Sobre esta vista se ubican
    varios botones, como ser: Siguiente, Anterior,
    Zoom, Imprimir, Configurar,
    Márgenes, Saltos de página, Cerrar y
    Ayuda. Para entrar a la Vista preliminar del libro
    actual, hacemos un click sobre el botón Vista
    preliminar
    de la barra de herramientas
    Estándar.

    Cómo imprimir un libro sin
    pasar por la Vista
    preliminar
    :

    Para ver la caja de diálogo Imprimir,
    vamos al menú Archivo y clickeamos la opción
    Imprimir. Esta caja se divide en cinco partes:
    Impresora, en la cual podemos especificar la impresora en
    la que vamos a imprimir el libro; Intervalo de
    páginas
    e Imprimir, en las que podemos decirle
    a Excel qué es lo que queremos imprimir, por ejemplo,
    varias páginas consecutivas o no consecutivas, una
    selección, el libro entero, etc.; Copias, donde
    podemos especificar la cantidad de copias que deseamos imprimir.
    La parte inferior de la caja posee tres botones: Aceptar
    (que imprime lo especificado), Cancelar (que cancela la
    orden de impresión y cierra el cuadro de diálogo) y
    Vista previa, que entra automáticamente a la
    Vista preliminar. Para entrar a la caja de diálogo
    Imprimir también podemos hacer un click en el
    ícono Imprimir de la barra de herramientas
    Estándar o presionar Ctrl+P.

    Cómo enviar un libro por
    correo electrónico y otras opciones
    : Para
    hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el
    submenú Enviar a.

    Cómo ver las propiedades del
    libro actual
    : Simplemente vamos a la
    opción Propiedades que se encuentra en el
    menú Archivo. Esta caja de diálogo que se
    abre se divide en 5 fichas: General, Resumen,
    Estadísticas, Contenido y
    Personalizar.

    Trabajo con la ventana de Excel
    97

    Para trabajar con el tamaño y
    posición de la ventana de Excel 97 (obviamente poseyendo
    Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de
    control.

    Maximizar la ventana de Excel
    97
    : Para hacerlo presionamos el botón
    Maximizar de la barra de título del Excel o bien,
    en el menú de control clickeamos la opción
    Maximizar.

    Minimizar la ventana de
    Excel
    97: Para hacerlo presionamos el
    botón Minimizar de la barra de título del
    Excel o bien, en el menú de control clickeamos la
    opción Minimizar.

    Restaurar el tamaño de la
    ventana de Excel 97
    : Para hacerlo presionamos el
    botón Restaurar de la barra de título
    (éste aparece sólo si la ventana está
    maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la
    opción Restaurar.

    Mover la ventana de Excel
    97
    : Esta operación la podemos realizar
    sólo si la ventana está en un tamaño medio,
    o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and
    drop (este método ya fue explicado) sobre la barra de
    título del Excel, o bien, elegimos la opción
    Mover del menú de control, y lo podemos hacer
    utilizando el teclado.

    Cambiar el tamaño de la
    ventana de Excel 97
    : Para hacerlo hacemos un
    drag and drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de
    Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la
    opción Tamaño. Esto también
    sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel
    está en el tamaño Restaurado.

    Cambiar entre las distintas
    aplicaciones
    : Para hacerlo sólo debemos
    presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos
    con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las
    teclas.

    Cerrar el Excel 97:
    Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el
    menú de control, clickeamos la opción
    Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas
    Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la
    opción Salir. 4- Clickeamos el botón
    Cerrar que está en la barra de título del
    Excel 97. De cualquier manera, si los libros abiertos no
    están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros
    de información.

    Los botones Maximizar, Minimizar,
    Restaurar y Cerrar que están en la barra de
    título se ven en la figura 43.

    Cuando de hacer se
    trata…

    Excel 97 al igual que las demás
    aplicaciones de Office 97 posee tres herramientas muy
    útiles llamadas Deshacer, Rehacer y
    Repetir.

    Deshacer: Cuando
    hacemos una operación, y luego nos damos cuenta que nos
    equivocamos, la podemos deshacer. Lo hacemos yendo al menú
    Edición y seleccionando Deshacer xxx, donde
    xxx es la última acción
    que hicimos, o sea, la que queremos deshacer. Para deshacer
    más rápidamente la última acción
    hecha, podemos presionar Ctrl+Z o bien clickear el
    botón Deshacer de la barra de herramientas
    Estándar. Este botón posee a su derecha una
    flecha. Si la presionamos, se despliega un menú el cual
    contiene todas las acciones
    realizadas desde el momento de abrir el libro actual, las
    más recientes primero. Si seleccionamos con el mouse (se
    seleccionan sólo con su movimiento)
    las acciones que queremos deshacer, podemos deshacer varias en
    una vez.

    Rehacer: Si hemos
    deshecho una acción y luego nos damos cuenta que estaba
    bien, la podemos rehacer. Lo hacemos yendo al menú
    Edición y luego clickeando la opción
    Rehacer xxx (donde xxx es la última
    acción que deshicimos, o sea, la que queremos rehacer).
    Para rehacer más rápidamente la última
    acción deshecha, podemos presionar Ctrl+Y o bien
    clickear el botón Rehacer de la barra de
    herramientas Estándar. Este botón
    también posee una flecha a su derecha. Si lo presionamos,
    se despliega un menú el cual contiene todas las
    operaciones deshechas (que la primera es la última que
    deshicimos y la última es la última). Si
    seleccionamos sólo con el movimiento del mouse las
    acciones que queremos rehacer, podemos rehacer varias de una
    vez.

    Repetir: Si hemos
    entrado a una opción, como por ejemplo, Vista
    preliminar
    , y deseamos volver a hacerlo, no tenemos
    habilitada la opción Rehacer porque entrar a la
    Vista preliminar no es deshacer una acción. En
    estas condiciones, si entramos al menú
    Edición, vemos que debajo de la opción
    Deshacer xxx (donde xxx es la penúltima
    operación realizada, o sea, la última hecha antes
    de entrar a la Vista preliminar), está la
    opción Repetir xxx (donde xxx es en este
    caso Vista preliminar), y no Rehacer como
    antes.

    Portapapeles

    Para poder trabajar con datos y objetos primero
    tenemos que conocer un concepto
    fundamental en todo el entorno de Windows: El
    Portapapeles. Cada objeto que le damos la orden de copiar,
    se copia al portapapeles. El portapapeles es una diminuta
    porción de la memoria
    RAM que el
    sistema operativo Windows 95 le asigna al portapapeles, o sea, el
    último objeto que copiamos queda almacenado ahí
    hasta que se elimine de la memoria RAM,
    generalmente apagando o reiniciando la PC, o bien hasta que se
    copie otro objeto o dato.

    Cómo duplicar un
    objeto
    :

    Para hacerlo, primero debemos copiar el objeto o dato al
    portapapeles. Lo hacemos yendo al menú
    Edición y seleccionando Copiar, presionando
    Ctrl+C o bien presionando el botón Copiar
    que se aloja en la barra de herramientas Estándar.
    Luego pegamos el objeto todas las veces que queremos yendo a
    Edición y clickeando Pegar, presionando
    Ctrl+V o presionando el botón Pegar de la
    barra de herramientas Estándar.

    Cómo cortar un
    objeto
    : Si deseamos copiar un objeto al
    portapapeles pero eliminarlo de la hoja actual, presionamos
    Ctrl+X, clickeamos el botón Cortar de la
    barra de herramientas Estándar o vamos al
    menú Edición y elegimos
    Cortar.

    Pegar sin
    pegamento

    Si tenemos un documento en Word, por ejemplo, y
    deseamos copiarlo y pegarlo en una hoja de un libro de Excel pero
    queremos que cada vez que se modifique el documento original, lo
    pegamos con el Pegado especial. Para hacer esto, copiamos el
    objeto desde el programa de origen, por ejemplo, Word, y luego en
    el Excel 97 vamos al menú Edición y elegimos
    Pegado especial. Luego elegimos el botón de
    opción Pegar vínculo y
    automáticamente queda vinculado el archivo u objeto de
    origen con el que está pegado en Excel. La caja de
    diálogo que aparece la vemos en la figura
    44.

    Más
    barras

    En Excel existen dos barras más pero que no
    son barras de herramientas: Son la Barra de estado y la
    Barra de fórmulas. Las podemos observar
    respectivamente en las figuras 45 y 46.

    La barra de estado nos muestra
    información acerca de la tarea que estamos realizando o
    que debemos realizar. La podemos hacer visible o invisible
    mediante la opción Barra de estado que se encuentra
    en el menú Ver.

    La barra de fórmulas es el lugar
    donde debemos escribir las fórmulas (aunque también
    podemos ingresar textos), y la activamos o desactivamos yendo al
    menú Ver y haciendo un click en la opción
    Barra de fórmulas.

    Zoom

    Modificar el factor de zoom del libro activo del
    libro actual de Excel 97, alejándolo o acercándolo,
    es una buena opción para este tipo de problemas. Lo
    hacemos desde el menú Ver, eligiendo la
    opción Zoom. A continuación especificamos el factor
    en porcentaje y luego clickeamos Aceptar. Podemos ver este
    cuadro de diálogo que aparece en la figura 47. Para
    modificar rápidamente el zoom del libro actual, podemos
    también utilizar el cuadro de lista desplegable llamado
    Zoom que se encuentra en la barra de herramientas
    Estándar.

    Varias opciones
    útiles

    Para aplicar un color de fondo a un rango o a una
    celda, simplemente lo seleccionamos de las maneras conocidas y
    luego hacemos un click sobre el botón Color de
    relleno
    de la barra de herramientas Formato. Para
    elegir el color a usar, clickeamos la pequeña flechita que
    está a su derecha y luego, en el menú desplegable
    que aparece, elegimos el color deseado.

    Para aplicar un color a un texto, lo seleccionamos
    y luego hacemos un click sobre el botón Color de
    fuente
    de la barra de herramientas Formato. Si
    deseamos utilizar otro color que el actual, clickeamos
    también en la flechita que se encuentra a la derecha de
    este ícono y a continuación elegimos el
    color.

    Para adecuar el tamaño de las celdas,
    sólo hay que situar el puntero entre los títulos de
    columnas, y en ese instante hacer un drag and drop. Para definir
    automáticamente el ancho de una columna, hacemos un doble
    click sobre la derecha del título de columna que deseamos
    variar.

    Para ordenar valores en Excel 97, simplemente,
    luego de seleccionar los datos a ordenar, vamos al menú
    Datos y clickeamos Ordenar. En el cuadro de
    diálogo que aparece (figura 48), seleccionamos las
    opciones a nuestro gusto y luego clickeamos Aceptar. Para
    ordenar rápidamente en orden ascendente o descendente
    varios datos, los seleccionamos y luego clickeamos los botones
    Orden ascendente u Orden descendente para hacerlo.
    Los mismos se encuentran en la barra de herramientas
    Estándar.

    Tips

    Excel 97 posee dos pequeños tips con
    respecto a su antecesor: El autocompletar y el
    autorrellenado.

    Si en una celda escribimos un texto y seguimos
    escribiendo varios textos en las filas o columnas siguientes, si
    escribimos la primer letra de un texto que ya existe Excel nos
    completa la celda con ese texto, aunque lo podemos modificar.
    Esto se denomina Autocompletar.

    El autorrellenado, por su parte, se utiliza
    generalmente para números, aunque es también
    utilizado para textos. Si en una celda escribimos un
    número, por ejemplo 10,25, y luego situamos el
    puntero del mouse sobre el pequeño cuadrado que aparece en
    el ángulo inferior derecho de la celda activa y hacemos un
    drag and drop hacia abajo o hacia la derecha (a veces es posible
    hacerlo hacia ambos lados), Excel automáticamente nos
    inserta en todo el rango "seleccionado" (en realidad no
    está seleccionado de las maneras conocidas) el
    número escrito, en este caso, 10,25. Lo mismo con
    los textos. Pero ésta no es la única función
    de Autorrellenado. Si en una celda escribimos 10 y
    en la de abajo 11, luego seleccionamos ese rango, y a
    continuación hacemos un drag and drop desde el punto de
    autorrellenado hacia abajo varias filas, vemos que Excel nos
    autorrellenó las celdas, pero sumándole 1 por cada
    una, o sea, 10, 11, 12, 13 y así
    sucesivamente. Podemos hacer lo mismo restándole
    números o dividiendo o multiplicando el rango por otro
    número. Otra función muy útil que posee el
    Autorrellenado es, por ejemplo, si en la celda B2
    escribimos Lunes, luego la seleccionamos y aplicamos el
    Autorrellenar mediante el drag and drop hacia la derecha
    (lo podemos hacer en una fila en vez de hacerlo en una columna),
    Excel 97 automáticamente nos completa el rango
    seleccionado con todos los días de la semana. Podemos
    hacerlo también con los meses del año. El
    Autorrellenado también se puede utilizar para las
    fórmulas. Por ejemplo, si en la celda D4 escribimos
    =E4–B4 (esto ya lo veremos en la parte de
    fórmulas) y luego aplicamos el autorrellenado
    mediante el drag and drop hacia abajo, en la celda D5
    queda la fórmula =E5–B5, en la celda
    D6 nos queda la fórmula =E6–C6 y
    así sucesivamente.

    Basta de
    introducción

    La barra de fórmulas se utiliza para
    introducir en ella manualmente las fórmulas para cada
    celda. El primer paso es pulsar sobre el signo =. Al
    hacerlo se activarán en la barra dos íconos.
    Pulsando sobre la cruz roja se cancelará la
    ejecución de la fórmula, y hacerlo equivale a
    presionar Esc. Si presionamos el botón con una
    tilde verde se confirmará la introducción de la fórmula, o sea,
    es lo mismo que presionar la tecla
    Intro.

    También se activa a la izquierda de la
    barra de fórmulas una pequeña lista desplegable.
    Descolgando sus opciones, encontramos varias funciones o
    fórmulas (las más utilizadas). Luego de hacer un
    click sobre la opción (elegir una función), aparece
    una ventana flotante en la cual podemos especificar opciones
    acerca de la función seleccionada. En la figura 49 podemos
    ver la ventana flotante que aparece al elegir la función
    Promedio.

    Esta ventana es distinta para todas las funciones
    pero sin embargo posee varias características en
    común con las de las otras funciones. Por ejemplo, el
    botón Ver sólo cuadro de texto nos elimina
    la ventana de la pantalla y sólo nos deja el cuadro de
    texto, para poder ingresar los valores correspondientes con una
    mejor visualización. Si lo deseamos, cuando estamos
    ubicados en un cuadro de texto (estando en el modo Ver
    sólo cuadro de texto
    o no), podemos hacer un click
    sobre una celda de la planilla de cálculos y
    aparecerá en el cuadro de texto su nombre. Luego de
    terminar de introducir los datos correspondientes a la
    función seleccionada, hacemos un click en Aceptar
    para ver el resultado de la fórmula en la celda
    seleccionada y terminar la función o en Cancelar
    para cancelar la función.

    En la tabla siguiente podemos ver la lista
    completa de todas las funciones que nos provee el Excel
    97:

     

    Para ver la tabla seleccione la
    opción "Descargar" del menu superior.

     

    La memoria
    ayuda

    Aunque es muy útil utilizar el cuadro de lista
    desplegable que se encuentra a la izquierda de la barra de
    fórmulas, a veces que conviene acordarse del nombre de
    cada función. Por ejemplo, acordarse de
    =SUMA(ab:cd), es
    muy útil para la suma de datos, donde ab:cd es el
    rango a sumar. Igualmente, para pegar una de las tantas funciones
    que posee Excel 97, podemos presionar el ícono Pegar
    función
    de la barra de herramientas
    Estándar, donde aparecerá un cuadro de
    diálogo el cual nos muestra en su sector inferior la
    característica de la función seleccionada
    más arriba. Este cuadro de diálogo lo podemos ver
    en la figura 50.

    Referencias de celda relativas
    y absolutas

    Una referencia de celda es un conjunto de
    coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo.
    Por ejemplo, la referencia de celda que aparece en la
    intersección de la columna B y la fila 3 es
    B3.

    Una referencia absoluta de celda, en una
    fórmula, especifica la dirección exacta de una
    celda, independientemente de la posición de la celda que
    contiene la fórmula. Una referencia absoluta tiene la
    forma $A$1, $B$1, etc.

    Una referencia relativa de celda, es una
    referencia de celda, como A1, que indica a Microsoft Excel
    cómo buscar otra celda a partir de la que contiene la
    fórmula. Utilizar una referencia relativa es como dar
    instrucciones acerca de cómo ir a un lugar desde un punto
    de partida (por ejemplo, "suba por esta calle y, pasada la
    segunda calle, gire a la derecha").

    Sobre gustos no hay nada
    escrito

    Para cambiar el formato de la celda o rango
    seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú
    Formato y elegir la opción Celdas.
    Aparecerá un cuadro de diálogo llamado
    Formato de celdas, el cual posee seis
    fichas:

    Número: La
    vemos en la figura 51. Se utiliza generalmente para especificar
    el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden
    ser: General, Número, Moneda,
    Contabilidad, Fecha, Hora,
    Porcentaje, Fracción,
    Científica, Texto, Especial o
    Perzonalizada.

    Alineación: Obviamente posee
    opciones referentes a la alineación de los datos
    ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.
    Podemos ver al cuadro de diálogo con esta ficha activa en
    la figura 52.

    Fuente: En
    esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en
    que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el
    estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de
    subrayado, el color y varios efectos más. También
    podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de
    lo que estamos haciendo. Podemos ver a esta ficha en la figura
    53. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los
    podemos encontrar en la barra de herramientas
    Formato.

    Bordes: Se
    utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos
    los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.
    La figura 54 nos muestra la ficha Bordes.

    Tramas: Se
    utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado
    (generalmente un color). Podemos ver a esta ficha en la figura
    55.

    Proteger: Posee unas
    opciones con respecto a la protección del rango o celda
    seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos. Podemos
    ver el cuadro de diálogo Formato de celda con esta
    ficha activa en la figura 56.

    A este cuadro de diálogo podemos acceder
    también presionando la combinación de teclas
    Ctrl+1.

    Buscar, reemplazar e ir a una
    celda

    Para buscar un dato, simplemente vamos al
    menú Edición y clickeamos Buscar, o
    simplemente presionamos Ctrl+B. De cualquier forma
    aparecerá una caja de diálogo llamada
    Buscar, la cual la podemos ver en la figura 57. En
    ésta debemos ingresar cuál es la palabra o dato que
    deseamos buscar, luego de establecer toda una serie de opciones
    que se encuentran en el sector inferior del
    mismo.

    Para buscar un dato y reemplazarlo por otro, vamos al
    menú Edición y elegimos la opción
    Reemplazar, o bien presionamos Ctrl+L.
    Aparecerá un cuadro de diálogo denominado
    Reemplazar, que es muy parecido al de Buscar. El
    mismo lo podemos ver en la figura 58. Debemos ingresar
    cuál es el dato que queremos buscar y debajo, por
    cuál otro lo queremos reemplazar. Luego definimos las
    opciones inferiores y a continuación presionamos
    Aceptar.

    Para ir a una celda del libro, simplemente vamos
    al menú Edición y clickeamos Ir a, o
    bien presionamos la combinación de teclas Ctrl+I.
    Aparecerá un sencillo cuadro de diálogo, el cual se
    ve en la figura 59. En el cuadro de texto inferior, debemos
    escribir cuál es la celda a la que deseamos ir, por
    ejemplo, H47. Si deseamos posicionarnos en una celda que
    está en otra hoja del libro actual, simplemente en el
    lugar que debemos escribir la celda, escribimos el nombre de la
    hoja en la cual está la celda a la que deseamos ir, luego
    un signo de cierre de exclamación y a continuación
    la celda; por ejemplo, Hoja2!H20. A esto se lo denomina
    fórmula tridimensional.

    Cuando las planillas son
    demasiado grandes…

    Si introducimos una gran cantidad de datos en una
    hoja, ésta aumentará progresivamente su
    tamaño y la búsqueda de una celda concreta
    resultará enormemente difícil. Para solucionar este
    problema, Excel proporciona dos herramientas: la división
    de ventanas y la inmovilización de los
    paneles.

    Dividir: La
    opción Dividir, alojada en el menú
    Ventana, permite segmentar una ventana en diversos
    paneles. Esto facilitará mucho el trabajo en ella,
    especialmente si se está operando con una planilla que,
    por contener gran cantidad de datos, no puede visualizarse
    completamente en pantalla. Una vez que se haya ejecutado el
    comando Dividir, la ventana se segmentará en cuatro
    partes, cada una de las cuales corresponderá a un
    área distinta de la misma planilla. Para variar el
    tamaño de los paneles creados, simplemente hacemos un drag
    and drop sobre sus separadores. También podemos segmentar
    la ventana arrastrando las pequeñas línea que
    aparecen ubicadas al lado de cada una de las barras de
    desplazamiento.

    Inmovilizar paneles:
    Otro recurso que ofrece Excel 97 para trabajar con planillas de
    grandes dimensiones es mantener siempre activa una zona concreta
    del libro, por ejemplo, los títulos de cada columna o de
    cada fila (los títulos asignados por nosotros, no los
    nombres de columnas y de filas del Excel). Para hacerlo, nos
    posicionamos sobre el ángulo inferior derecho de la
    intersección de las filas y columnas a inmovilizar, y
    luego clickeamos la opción Inmovilizar paneles del
    menú Ventana.

    Mejor con un
    gráfico

    Cuando se acumula mucha información en una
    misma planilla resulta extremadamente difícil obtener una
    idea clara de cómo se relacionan los datos. Las tablas de
    Excel son muy prácticas para operar, pero cuando se
    agolpan los números en la pantalla y se requiere tener una
    idea global de su significado, la mejor manera de presentar los
    datos es a través de un gráfico.

    Los gráficos suelen estar formados por
    diversos elementos independientes –un título, una
    leyenda, etc.-, los cuales no necesariamente han de tener la
    misma posición, ni el mismo color, ni el mismo
    tamaño. Para cambiar el aspecto de un elemento
    gráfico, podemos hacer click sobre éste con el
    botón secundario del mouse y aparecerá un
    menú contextual que contiene las diversas opciones de
    edición existentes para el elemento
    seleccionado.

    En la figura 60 podemos ver un gráfico
    estadístico con la explicación de todos sus
    elementos.

    Cómo crear un
    gráfico

    Excel dispone de un asistente, como es "ley" en Office,
    que nos guiará paso a paso en la creación de
    gráficos. Para iniciar una sesión de trabajo con
    él, simplemente hacemos un click sobre el ícono de
    la barra de herramientas llamado Asistentes para
    gráficos
    . Aparecerá un cuadro de diálogo
    donde podemos (en el paso 1 de 4) elegir el tipo de
    gráfico. Antes de empezar, no obstante, es preferible
    seleccionar las columnas cuyos datos deseamos que aparezcan en el
    gráfico, aunque esta operación también la
    podemos realizar durante el proceso. En
    este cuadro de diálogo (que contiene dos fichas: Tipos
    estándar
    y Tipos personalizados), hay que
    elegir el tipo de gráfico y, luego de hacerlo, elegir a la
    derecha el subtipo de gráfico que queremos emplear. En la
    ficha Tipos personalizados se podrán seleccionar
    modelos a
    nuestro gusto. Podemos ver el paso 1 de 4 en la figura 61. A
    continuación, presionamos el botón
    Siguiente.

    Luego de hacer esto, pasamos al paso 2 de 4,
    el

    cual contiene dos fichas también: Rango
    de datos
    y Serie. En este paso hay que seleccionar el
    rango de los datos. Esta ventana nos aparece sólo si no lo
    hicimos antes de iniciar el Asistente para
    gráficos
    . Para hacerlo debemos escribir el rango en el
    cuadro de texto Rango de datos. A este paso lo podemos ver
    en la figura 62. Luego presionamos
    Siguiente.

    Con esto pasamos al paso 3 de 4, el cual contiene
    seis fichas, que son: Títulos, Eje,
    Líneas de división, Leyenda,
    Rótulo y Tabla de datos. Observando,
    analizando y completando todas estas opciones podemos llegar a
    realizar un muy vistoso gráfico. Podemos ver el cuadro de
    diálogo que aparece al entrar al paso 3 en la figura
    63.

    Presionando Siguiente, llegamos al paso 4
    de 4. La figura 64 nos representa a este cuadro de
    diálogo. En el mismo podemos seleccionar si el
    gráfico lo queremos en una hoja nueva del libro actual o
    bien como un objeto en una hoja existente. Para concluir con el
    proceso de creación del gráfico, presionamos el
    botón Terminar.

    Si hemos seleccionado Como objeto nuevo en,
    y luego deseamos mover o cambiarle el tamaño al
    gráfico, simplemente debemos hacer un drag and drop sobre
    el mismo o sobre los "puntos de agarre",
    respectivamente.

    Excel contiene una gran variedad de modelos de
    gráficos para aplicar a nuestras creaciones: burbujas,
    barras, columnas, cotizaciones, superficies, etc. En total hay 14
    formatos distintos y, dentro de cada uno de ellos, diferentes
    versiones, algunas en dos dimensiones –imágenes
    planas- y otras en tres.

    Excel y la World Wide
    Web

    Podemos vincular cualquier dato u objeto de Excel
    97 a cualquier página Web o incluso a cualquier archivo
    alojado en el disco rígido. Para hacerlo, seleccionamos la
    celda, rango o gráfico al cual queremos vincularle la
    página Web, y luego vamos al menú Insertar y
    elegimos la opción Hipervínculo. Lo podemos
    hacer también presionando el botón Insertar
    hipervínculo
    de la barra de herramientas
    Estándar o presionando la combinación de
    teclas Ctrl+Alt+K. Utilizando cualquiera de los tres
    métodos
    aparecerá una caja de diálogo, la cual podemos
    verla en la figura 65. Es posible que antes de la
    aparición de esta caja de diálogo el ayudante de
    Excel nos recomiende que guardemos el libro antes de vincular el
    objeto seleccionado.

    El cuadro de diálogo Insertar
    hipervínculo
    se divide en dos partes. En el primer
    cuadro de texto debemos insertar la ruta completa a la
    página Web que queremos insertar, ya sea utilizando el
    disco rígido o utilizando la World Wide
    Web. Por ejemplo, para vincular el objeto seleccionado a un
    archivo de Word, escribimos en el primer cuadro de texto
    C:Mis documentosPrueba.doc. Si deseamos vincular el
    objeto a una página Web que deseamos sacar de Internet,
    escribimos su ruta completa, por ejemplo
    http://www.yahoo.com. Si desconocemos la dirección
    Web o la ruta del archivo que está en nuestro disco
    rígido, podemos utilizar el botón
    Examinar.

    La segunda parte del cuadro de diálogo no
    es utilizada frecuentemente pero se usa para especificar
    concretamente a qué parte del archivo o página Web
    hace referencia el objeto que estamos
    vinculando.

    Luego de hacerlo, el dato u objeto queda vinculado
    y con un simple click sobre él aparece la barra de
    herramientas Web y, si la página Web a la que está
    vinculada el mismo (esto no sucede con los archivos locales) no
    está en el caché temporario de Internet, se conecta
    automáticamente y aparece el navegador predeterminado en
    pantalla con la página cargada.

    Comentarios

    Es una opción muy útil que se
    utiliza casi siempre en el caso de que varias personas utilicen
    una misma planilla de cálculos (un mismo libro) y no
    puedan verse para decirse las cosas. Son unas notas
    electrónicas –llamadas en Excel Comentarios
    que pueden avisar la existencia de modificaciones o correcciones
    en los datos. Cada comentario aparecerá con el nombre de
    la persona que lo
    haya realizado y con el texto que introdujo.

    Para incluir un comentario en una celda,
    simplemente debemos hacer un click sobre la opción
    Comentario incluida en el menú Insertar,
    luego de haber seleccionado la celda a la cual se lo vamos a
    insertar, o bien hacemos un click con el botón secundario
    del mouse sobre la celda a la cual le queremos insertar el
    comentario y clickeamos la opción Insertar
    comentario
    . Aparecerá un pequeño cuadro de
    texto en el que podremos incluir el comentario.

    Las celdas que tienen comentario presentan en su
    ángulo superior derecho una diminuta punta de flecha roja.
    Si nos posicionamos sobre cualquier parte de la celda con el
    puntero del mouse, aparecerá en unos segundos el
    comentario. Para eliminar un comentario, simplemente clickeamos
    con el botón secundario del mouse la celda a la cual se lo
    queremos eliminar y a continuación elegimos la
    opción Eliminar comentario.

    Podemos ver un comentario en la figura
    66.

    Opciones acerca de las
    hojas

    Para cambiarle el nombre a una hoja de un libro de
    Excel, simplemente hacemos un doble click sobre la solapa
    correspondiente, luego escribimos el nuevo nombre y presionamos
    Enter. También podemos optar por darle un click con
    el botón secundario del mouse sobre la solapa y clickear
    la opción Cambiar nombre.

    Para eliminar una hoja, simplemente desplegamos el
    menú contextual con el botón secundario del mouse
    sobre su solapa, y elegimos Eliminar. Aparecerá un
    cuadro de información (puede ser que nos lo diga el
    ayudante de Excel) avisándonos que las hojas seleccionadas
    se eliminarán permanentemente.

    Para mover de lugar una hoja o copiarla, hacemos
    un click sobre su solapa con el botón secundario del mouse
    y elegimos Mover o copiar. En el cuadro de diálogo
    que aparece (figura 67), seleccionamos (parte superior) a
    qué libro la deseamos mover o copiar, y (en la parte
    central) antes de qué hoja. Si chequeamos la casilla de
    verificación Crear una copia, duplicamos la hoja,
    sino, simplemente la movemos de lugar.

    Para insertar una nueva hoja, clickeamos la
    opción Hoja de cálculos del menú
    Insertar.

    Una imagen vale más que
    mil palabras

    Para insertar una imagen desde un archivo, vamos al
    menú Insertar, desplegamos el submenú
    Imagen y elegimos la opción Desde archivo.
    Aparecerá una caja de diálogo similar a la de abrir
    un libro, pero con una única diferencia: Ésta posee
    una vista preliminar.

    Para insertar una imagen prediseñada desde el CD
    de Microsoft Office 97, hacemos como lo hacemos en todas las
    aplicaciones de Office 97: Desplegamos el submenú
    Imagen que se encuentra dentro del menú
    Insertar y elegimos la opción Imágenes
    prediseñadas
    . Luego de unos segundos (es posible que
    nos avise que para obtener más imágenes
    prediseñadas debemos insertar el CD de Office 97),
    aparecerá una caja de diálogo denominada
    Galería de imágenes x.x de Microsoft (donde
    x.x es la versión) (que podemos ver en la figura
    68), con cuatro fichas: Prediseñada, Imagen,
    Sonido y Vídeo. En la ficha
    Prediseñada se encuentran dibujos
    simples. En la ficha Imagen hay imágenes realmente
    interesantes para insertar en la hoja de cálculos. En las
    fichas Sonido y Vídeo hay obviamente sonidos
    y vídeos (archivos .WAV y .MID para sonido, y
    .AVI para vídeo), pero no son muy frecuentemente
    utilizados ya que al imprimir esta hoja de cálculos con
    sonidos insertados sólo se imprimirá el
    ícono del mismo, y para los archivos de vídeo se
    imprimirá el primer cuadro. Éstas dos fichas se
    utilizan cuando deseamos exportar un libro de Excel como un
    documento HTML.

    Para insertar una autoforma, vamos al menú
    Insertar, desplegamos el submenú Imagen y a
    continuación elegimos Autoformas. A
    continuación aparece la barra de herramientas
    Autoformas.

    Para insertar un organigrama,
    vamos al menú Insertar y elegimos la opción
    Organigrama, la que se encuentra dentro del submenú
    Imagen. A continuación se abre el programa
    Microsoft Organization Chart (común en todas las
    aplicaciones Office) en donde podemos crear el
    organigrama.

    Para insertar un WordArt, simplemente
    elegimos la opción WordArt que está alojada
    en Imagen, submenú que se encuentra dentro del
    menú Insertar. Luego de hacer esto aparece un
    cuadro de diálogo (figura 69) en el cual debemos
    especificar el tipo de WordArt prediseñado que
    más se asemeja al que deseamos realizar. Haciendo un doble
    click en el mismo o bien un click y otro en Aceptar, se
    renueva la caja de diálogo y aparece dentro de ella un
    cuadro de texto en el que debemos escribir el texto deseado para
    el WordArt. También podemos configurar el
    tamaño y la fuente. Hacemos un click en Aceptar y
    aparece en la hoja de cálculos el WordArt
    terminado.

    Para digitalizar (escanear) una imagen e
    insertarla en una hoja de Excel, simplemente vamos al menú
    Insertar, seleccionamos Imagen y luego clickeamos
    la opción Desde escáner. Aparece el programa
    de nuestro escáner y,
    luego de escanear la imagen, aparece la misma en el Photo
    Editor
    . En estas condiciones debemos hacer un click sobre
    Archivo y elegir la opción Salir y volver a
    xxx
    (donde xxx es el nombre del libro al cual se le va
    a insertar la imagen recién
    digitalizada).

    Para crear un mapa, simplemente elegimos la
    opción Mapa del menú Insertar, luego
    hacemos un click sobre cualquier parte de la hoja y, en el cuadro
    de diálogo llamado Imposible crear el mapa que
    aparece, que vemos en la figura 70, seleccionamos sobre
    qué lugares del mundo queremos crear el
    mapa.

    Trabajo con
    macros

    Las macros son
    utilizadas para repetir una acción que utilizamos
    frecuentemente simplemente clickeando un botón de la barra
    de herramientas, eligiendo una opción de un menú o
    presionando una combinación de teclas. Todas las
    operaciones que podemos realizar en referencia a los macros las
    encontramos en el submenú Macro del menú
    Herramientas.

    Más ayuda por
    favor

    Para ver el contenido y el índice de la
    ayuda completa de Excel 97, vamos al menú ? y
    hacemos un click sobre la opción Contenido e
    índice
    . Aparece entonces la caja de diálogo que
    vemos en la figura 71, que posee tres fichas, mediante las cuales
    podemos obtener la ayuda específica de lo que queremos
    averiguar.

    Si deseamos saber rápidamente para
    qué sirve un botón o una parte de la pantalla de
    Excel, presionamos Shift+F1 o elegimos la opción
    ¿Qué es esto? del menú ? y a
    continuación hacemos un click sobre el
    botón.

    Si poseemos una cuenta de Internet y deseamos
    saber más acerca de Microsoft Excel, podemos utilizar el
    submenú Microsoft en el Web que se encuentra en el
    menú ?.

    La opción Ayuda de Lotus 1-2-3 del
    menú ? es muy utilizada por los usuarios antiguos
    de Lotus 1-2-3.

    La última opción del menú
    ? es Acerca de Microsoft Excel y si la clickeamos
    nos aparece un cuadro de diálogo el cual nos proporciona
    información acerca de los números de
    versión, créditos, hardware y software instalado,
    etc.

     

     

    Datos del
    autor

    Nombre: Alvaro G.
    Ghisolfo

    Edad: 16 años

    Nacido en: Lanús, Buenos Aires,
    Argentina

    Fecha de creación: Abril de
    1998

    Creado para: Asignatura "Informática", 3° año industrial
    (J.F.K.)

    Categoría para Monografias.com:
    Internet y computación

    Correo electrónico:

    Sitio Web: Punto y coma ()

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