Manual de Organización

Manual de
Organización

DIRECTOR

• Ubicación
  Organizacional:
• • Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de mayor
    jerarquía dentro de la
    organización.

• Coordinación:
• • Este puesto tiene coordinación con
    todos los demás puestos del organigrama.

• Descripción Genérica del
  Puesto:
• • Administra, coordina y supervisa todos los
    recursos
    de la
    organización (materiales, humanos y financieros), para
    alcanzar los objetivos propuestos por la
    empresa.

• Descripción
  Específica:
• • Lleva a cabo una junta periódica
    para la elaboración del "Plan
    General de Desarrollo Anual" de la
    empresa.
  • Participa en la elaboración del
    presupuesto de ingresos y
    egresos, junto con el encargado del departamento de
    Administración y Finanzas.
  • Participa en la elaboración y
    modificación de los planes de estudio en
    unión con el departamento
    Académico.
  • Aprueba la elaboración de documentos mediante su firma tales como:
    Certificados, boletas y constancias de
    estudio.
  • Recluta y selecciona el personal
    necesario para la
    organización.
  • Vigila la asistencia y el comportamiento del personal, así como de los alumnos de
    la institución.
  • Colabora en la realización de las
    campañas publicitarias de la institución,
    junto con el departamento de Mercadotecnia.
  • Autoriza permisos y prestamos respectivos
    al personal
    académico, así como permisos a los
    alumnos.

ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS

• Ubicación
  Organizacional:
• • Se encuentra en el segundo nivel
    jerárquico de la
    organización, subordinado a la dirección de la
    misma.

• Coordinación:
• • Su principal coordinación hacia
    dentro de la
    organización es con la Dirección y con el departamento de
    Mercadotecnia; con el Despacho Contable y
    proveedores hacia fuera de la
    misma.

• Descripción Genérica del
  Puesto:
• • Se encarga de tomar las decisiones
    administrativas y financieras necesarias para el buen
    desarrollo de las actividades de la
    empresa, mediante la emisión, análisis e interpretación
    oportuna de la información financiera que arroga la
    organización.

• Descripción
  Específica:
• • Participa en la creación del
    "Plan
    General de Desarrollo Anual", en coordinación
    con la dirección.
  • Participa en la elaboración del
    presupuesto de ingresos y
    egresos, junto con la dirección.
  • Se encarga de la sistematización de
    los procesos
    administrativos de la
    institución.
  • Realiza y aprueba el pago de honorarios,
    impuestos,
    mantenimiento, renta y demás gastos
    relacionados con la actividad de la
    empresa.
  • Lleva la contabilidad
    financiera y se encarga de emitir la información
    correspondiente.
  • Mensualmente proporciona al despacho
    contable información necesaria para la
    elaboración de la contabilidad fiscal.

MERCADOTECNIA.

• Ubicación
  Organizacional:
• • Se encuentra en el segundo nivel
    jerárquico de la organización, subordinado a la
    dirección de la
    misma.

• Coordinación:
• • Su principal coordinación hacia
    dentro de la organización es con la
    Dirección y con el departamento de Administración y Finanzas; y con distintos medios
    publicitarios hacia fuera.

• Descripción Genérica del
  Puesto:
• • Se encarga de proporcionar al publico una
    buena imagen
    corporativa del Instituto de Inglés "William Shakespeare", así como ver que sus
    deseos de aprender el idioma inglés sean
    satisfechos.

• Descripción
  Específica:
• • Se encarga de diseñar distintas
    campañas publicitarias de acuerdo a las temporadas
    de inscripción señaladas en el "Plan
    General de Desarrollo Anual" que es elaborado con su
    participación.
  • Selecciona los mejores medios
    publicitarios para atraer a los clientes.
  • Sugiere ideas de atención al
    cliente.
  • Se encarga de mejorar continuamente el
    servicio
    que se ofrece, de manera que se satisfagan las necesidades
    de aprendizaje
    del alumno.
  • Debe realizar anualmente una investigación de mercados en la cual
    se analice los más actuales requerimientos del
    mercado,
    en cuanto al idioma inglés se refiere.
  • Constantemente debe vigilar el desarrollo de otras organizaciones que representen competencia para el
    Instituto.
  • Periódicamente debe aplicar
    cuestionarios de retroalimentación a los alumnos del
    plantel para escuchar su opinión acerca del servicio
    ofrecido.

DEPARTAMENTO ACADÉMICO
(MAESTRO).

• Ubicación
  Organizacional:
• • Se encuentra ubicado en el tercer nivel
    jerárquico de la organización, subordinado al Director
    de la misma.

• Coordinación:
• • Su principal coordinación se lleva a
    cabo con la Dirección y con el departamento de Apoyo
    Técnico Académico, así como con los
    alumnos de la institución de manera
    externa.

• Descripción Genérica del
  Puesto:
• • Instruir a los alumnos de manera que
    dominen el idioma inglés, a través de
    técnicas avanzadas de aprendizaje, y evaluando su desarrollo de
    forma periódica.

• Descripción
  Específica:
• • Transmitir los conocimientos del idioma
    inglés a un grupo de
    alumnos, de acuerdo con el nivel de los
    mismos.
  • Elaborar y aplicar evaluaciones
    periódicas al alumno y realizar un reporte del
    aprovechamiento del mismo, así como llevar un
    control
    de su asistencia a clases.
  • Desarrollar actividades practicas, con las
    cuales los alumnos participen de manera directa con el
    ámbito real de desenvolvimiento del individuo
    bilingüe.
  • Deben sugerir a la dirección los
    cambios que crean necesarios a los planes de estudio
    correspondientes, a través de las juntas
    académicas, basados en la constante
    modernización y tecnificación del lenguaje.
  • Periódicamente deben obtener la
    capacitación necesaria en
    coordinación con el departamento de Apoyo
    Técnico Académico.

APOYO TÉCNICO
ACADÉMICO.

• Ubicación
  Organizacional:
• • Se encuentra ubicado como departamento de
    asesoría. Su puesto inmediato superior es el
    Director.

• Coordinación:
• • Su principal coordinación dentro de
    la organización es con el Director y con
    el departamento Académico.
• Descripción Genérica del
  Puesto:
• • Proponer soluciones a los distintos problemas que se presentan en la
    empresa relacionadas con el desarrollo
    académico, desde la capacitación a maestros hasta las
    herramientas de enseñanza-aprendizaje
    necesarias.

• Descripción
  Específica:
• • Colabora en la elaboración del
    "Plan
    General de Desarrollo Anual", junto con el Director de la
    empresa.
  • Participa de forma directa en la
    elaboración y actualización de los planes de
    estudio de la institución.
  • Colabora en la elaboración y
    celebración de exámenes para su
    estandarización.
  • Convoca periódicamente a
    reunión de Maestros y Director para la
    actualización de los planes de estudios existentes.
    También es responsable de darles a conocer su
    estructura final.
  • Esta encargado de capacitar anualmente a
    los maestros dándoles a conocer las más
    recientes técnicas de enseñanza de un idioma
    extranjero.

SECRETARIA.

• Ubicación
  Organizacional:
• • Se encuentra ubicado en primer nivel bis de
    la estructura
    organizacional, trabaja bajo las ordenes de la
    Dirección.

• Coordinación:

• Su principal relación con la
  organización se establece con la Dirección y
  con el Departamento Académico. De manera externa se
  relaciona con los alumnos.

• Descripción Genérica del
  Puesto:
• • Es la encargada de elaborar las formas y
    documentos correspondientes al giro del
    Instituto. También realiza actividades de apoyo a la
    Dirección y de atención al
    cliente.

• Descripción
  Específica:
• • Elabora documentos tales como: boletas, cartas,
    certificados, expedientes y demás documentos necesarios.
  • Lleva a cabo funciones
    de caja.
  • Recibe el pago de inscripciones y
    colegiaturas emitiendo el correspondiente
    recibo.
  • Realiza compras
    y efectúa pagos de cantidades no
    significativas.
  • Es la encargada de atender al cliente
    brindándole la información que
    requiera.
  • Hace y recibe llamadas
    telefónicas.
  • Llevar el control
    de asistencia de los maestros.

MANTENIMIENTO.

• Ubicación
  Organizacional:
• • Ocupa el tercer nivel jerárquico de
    la organización, subordinado a la
    Dirección.

• Coordinación:
• • Se coordina únicamente con la
    Dirección.

• Descripción Genérica del
  Puesto:
• • Se encarga de conservar en condiciones
    óptimas de limpieza las instalaciones del
    plantel.

• Descripción
  Específica:
• • Aseo de salones y de las oficinas de la
    Dirección.
  • Mantener en buenas condiciones los
    pizarrones y mesabancos de cada
    salón.
  • Anualmente debe pintar las partes
    más deterioradas de la
    institución.

Políticas
Administrativas

• El plazo para el pago de las colegiaturas no
  deberá exceder de 10 días después de su
  vencimiento.
• Sólo las vacaciones del mes de diciembre
  se cobrarán a los alumnos.
• Los aspirantes a alumnos podrán ingresar
  a cualquier nivel, sin previo examen, siempre y cuando sus
  conocimientos los respalden.
• Con la finalidad de obtener una mejor
  ubicación para el alumno a un grupo de
  acuerdo con su nivel, éste podrá asistir como
  oyente, sin compromiso de ningún pago, a un
  máximo de 3 clases.
• Tendrán los alumnos derecho a cambios de
  horario de clases, libremente, dependiendo de sus necesidades,
  siempre y cuando el nivel del curso sea el mismo o
  inferior
• Las constancias de estudio sólo se
  expedirán a los alumnos que hayan asistido como
  mínimo a un mes de clases y siempre y cuando sean
  alumnos constantes.
• Los alumnos no deberán retirarse de su
  salón sin haber recibido la clase aún en caso de
  que el maestro faltase, el cual deberá ser
  sustituido.
• La tolerancia de
  llegada a clases para los maestros no excederá de 15
  minutos después de la hora de
  entrada.
• Los alumnos que obtengan una
  calificación menor al 7 deberán presentar
  nuevamente un examen, para mejorar su calificación
  anterior.
• No se laborará los días
  especificados por la Secretaría de Educación
  Pública.
• No habrá "puentes" por causas de
  días festivos, a menos que la mayoría de un
  grupo lo
  solicite a la dirección.
• Los libros y
  diccionarios, propiedad de
  la institución, sólo serán prestados a la
  hora de clases y hasta los dos primeros días del curso,
  en el caso de los libros.
• Sólo el encargado del Departamento de
  Administración y Finanzas
  tendrá acceso al archivo
  temporal.
• Se presentará trimestralmente la
  información financiera correspondiente a
  dicho periodo.
• Bimestralmente se evaluará el avance
  programático de los maestros de acuerdo a el plan de
  estudios.

Flujograma del Ciclo de
Ingresos

Ciclo de Ingresos.

• Se registrará en tarjetas
  especiales de "Inscripción y pagos" a los nuevos
  alumnos.

• Se cobrará la inscripción
  (única) y la colegiatura (mensual) a los
  alumnos.

• Se elaborará el recibo correspondiente
  que ampara el cobro de la inscripción y/o colegiatura y
  la copia se enviará al archivo.

• Se depositará en caja el efectivo
  obtenido.

• Se registrarán diariamente las entradas
  de efectivo por concepto de
  pago de colegiaturas en las tarjetas de
  "inscripción y pagos", según recibos del archivo.

• Se registrarán semanalmente, en contabilidad, todas las entradas de
  efectivo.

• Se elaborarán los "papeles de cobro"
  correspondientes, en caso de que los alumnos se retrasen en el
  pago de sus colegiaturas.

Flujograma del Ciclo de
Nómina

Ciclo de Nómina.

• Se reclutará y seleccionará al
  nuevo personal.

• Se contratará al personal.

• Se efectuará la inducción del nuevo personal para lo cual
  se les mostrará las instalaciones y los procedimientos
  a que estarán sujetos.

• Se realizará el control de
  asistencia de los maestros a través de hojas de firma
  por hora-clase.

• Se autorizarán los préstamos a
  maestros, en caso de ser autorizados se realizará el
  descuento correspondiente en nómina.

• Se elaborará, quincenalmente, la hoja de
  nómina a través de los registros de
  las hojas de firma por hora-clase y descontando los prestamos a
  maestros.

• Se pagará quincenalmente la nómina, solicitando a cada maestro el
  respectivo recibo de nómina que se enviará al archivo.

• Se registrarán en contabilidad
  las salidas de efectivo, según los recibos de
  nómina d

Flujograma del Ciclo de
Compras

Ciclo de Compras.

• Se realizarán todas las compras
  previa requisición de las mismas.

• Se seleccionará al proveedor tomando en
  cuenta precio,
  lugar de venta y
  producto a
  comprar.

• Se realizarán funciones
  específicas de compra.

• Se efectuarán desembolsos de efectivo
  correspondientes.

• Se realizarán solicitudes de facturas de
  compra.

• Se registrarán en contabilidad, semanalmente, las salidas de
  efectivo según las facturas, notas y tickets de
  compra.

TARJETA DE
REGISTRO

FRENTE

REVERSO

1. En la parte frontal de la tarjeta de registro se
   escriben los datos de los
   alumnos de nuevo ingreso.
2. En la parte del reverso de la tarjeta se coloca
   el número de recibo de ingresos y la
   fecha de su elaboración correspondiente al mes del pago
   de su colegiatura.

RECIBO DE
INGRESOS

1. Sobre la línea número 1 se coloca
   el nombre de la persona que
   realiza el pago por concepto de
   inscripción y/o colegiatura.
2. Se escribe la cantidad pagada por el cliente en
   número y letra.
3. En caso de que el cliente
   requiera que el recibo contenga los requisitos fiscales
   correspondientes, se desglosará el IVA y se
   escribirá el RFC del cliente.
4. Con una cruz se debe marcar el concepto por el
   cual se recibe el pago.
5. Se escribe el mes que cubre el pago de la
   colegiatura.
6. Se escribe la fecha en que se recibe el
   pago.
7. Por último se coloca la firma de
   autorización del recibo por parte de la dirección
   del Instituto First Game

Hoja De Firma Por Hora De
Clase

1. En la parte sombreada del formato se coloca el
   nombre del maestro, el nivel en el que se encuentra impartiendo
   la clase, la hora asignada y el mes
   correspondiente.
2. En la primera columna se coloca la fecha del
   día hábil que se labora.
3. En la segunda columna se coloca la hora de
   llegada del maestro.
4. En la tercera columna el maestro escribe la
   unidad y función que impartirá ese
   día.
5. La cuarta columna es un espacio para alguna
   observación adicional que pudiera
   realizar el maestro.
6. La última columna es donde estampa su
   rúbrica el maestro, como señal de que
   asistió a impartir su clase.

Hoja De Nómina Por
Pagar

1. En la parte sombreada del formato se coloca la
   fecha de la nómina a hacer pagada.
2. En la primera columna se coloca el nombre de
   los maestros que recibirán honorarios por sus servicios
   prestados.
3. En la segunda columna se coloca la hora de la
   clase que será pagada.
4. En la tercera columna se escribe el nivel que
   se esta cursando en la clase
   correspondiente.
5. Sobre la cuarta columna se escribe el monto a
   pagar por hora de clase.
6. En la quinta columna se coloca el número
   de clase que se impartieron durante la quincena correspondiente
   a la nómina por pagar.
7. En la sexta columna se coloca el importe a
   pagar por cada una de las clases impartidas por cada
   maestro.
8. En la última columna se escribe la suma
   total del pago de las clases por cada
   maestro.

Pólizas de
Registro

1. Sobre la primera fila sombreada se coloca el
   Nº de Póliza consecutivo y la fecha de
   elaboración de la misma
2. En la primera columna se anota el número
   de las cuentas que
   se afectan.
3. Sobre la segunda columna se anota el numero de
   las subcuentas que se afectan.
4. En la tercera columna se anota la
   descripción de las cuentas y
   subcuentas afectadas.
5. Sobre la columna PARCIAL se registra el importe
   correspondiente a las subcuentas.
6. En las columnas de DEBE y HABER se registra el
   importe correspondiente a las cuentas que
   se van a cargar y abonar respectivamente.
7. Sobre la segunda fila sombreada se coloca el
   resultado de las sumas de las columnas Debe y Haber, y las
   sumas deben ser iguales
8. Se describe la operación que dio origen
   al registro, en la
   fila de CONCEPTO.
9. Por último se anota las iniciales de
   quien elaboró, revisó,
   autorizó.