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Microsoft Proyect 4.0




Enviado por moscoloni



    • Introducción
    • Instalación de Microsoft
      Project
    • Introducción de Microsoft
      Project
    • Proceso de planificación de proyectos
    • Método de ruta
      critica
    • Diagrama de Gantt
    • Actividades claves de la administración de proyectos
    • Adición de personal y
      equipamiento al proyecto
    • Asignación de costos a las
      tareas y a los recursos
    • Evaluación y ajuste de la programación
    • Impresión e Informes
    • Trabajo con presentación
    • Seguimiento del progreso del proyecto
    • Trabajo con proyectos
      múltiples
    • Personalización de Microsoft
      Project
    • Acerca de la copia y desplazamiento de campos,
      filas y columnas
    • Objetos vinculados e
      incrustados
    • Automatización del
      trabajo

    INTRODUCCION

    La presente monografía
    se ha confeccionado en base al Microsoft
    Project versión 4.0, una aplicación de Microsoft que
    ayuda al usuario a crear planes de proyectos,
    comunicarlos a otros usuarios y adaptarse a los cambios a medida
    que éstos se van produciendo. Es un sistema de
    planificación de proyectos
    versátil y fácil de utilizar.

    Microsoft Project funciona, en mucho sentidos, en forma
    similar a otras aplicaciones de Microsoft. Las barras de
    menús, los comandos, las
    barras de herramientas,
    los menús contextuales y los cuadros de diálogo
    tienen mucho en común con Microsoft
    Excel, Microsoft Word
    y Microsoft PowerPoint, lo
    cual facilitará los primeros pasos de su uso.

    La versión 3.0 de Microsoft Project es
    exclusivamente en ingles. A partir de la versión 4.0
    comienzan a editarse también en español. Esta
    versión implico varias mejoras respecto a su antecesora,
    especialmente en lo que hace a los cuadros de dialogo.
    Actividades como la introducción de las tareas del
    proyecto y sus
    duraciones, la
    organización de tareas en estructura
    jerárquica y la vinculación de tareas para
    diferentes tipos de relaciones están sumamente
    simplificadas.

    La versión 4.0 apareció para Windows 95 y la
    ultima, es la que corre en Windows 98,
    aunque también puede hacerlo en Windows 95. Estas
    dos ultimas versiones muestran muchas mejorías en la
    porción destinada a los recursos: se
    advierten cambios en las propiedades otorgadas a la distribución de las cargas horarias. en
    versiones anteriores estas eran uniformes. Por ejemplo, si un
    operario debía trabajar un total de 20 horas distribuidas
    en 5 días, el programa
    automáticamente le asignaba 4 horas de trabajo por
    día. Ahora, el usuario puede acomodar dicha carga en forma
    arbitraria.

    En la versión 98, los informes se
    pueden obtener mejor logrados, con la posibilidad de
    personalizarlos en forma mas que aceptable. También se
    incluyen prestaciones
    para crear hipervínculos y para aprovechar los servicios de
    Internet y paginas web. Su valor de plaza
    es de $720 aproximadamente.

    Con un procesador
    Pentium II de 200
    Mhz. y 32 MB de memoria RAM, el
    programa se
    desenvuelve normalmente.

    Este trabajo se encuentra disponible en la siguiente
    dirección:

    www.monografias.com

    INTEGRANTES

    CALVO, MAXIMILIANO

    DE LA DEHESA, FERNANDO

    HOLLMAN, LILIANA

    MOSCOLONI,OMAR

    TORRES, LUIS

    INSTALACION DE MICROSOFT
    PROJECT

    Procedimiento para instalar e iniciar Microsoft Project
    en una PC:

    * Instalación de Microsoft Project desde
    disquetes:

    Si se instala Microsoft Project para Windows en un
    entorno de red, deberá
    consultarse el archivo en
    pantalla INSTALAR.WRI. Es posible abrir e imprimir este archivo con
    Microsoft Write, incluido en Windows.

    Si se lo instala en un sistema
    independiente (no conectado a red), deberá seguirse
    el siguiente procedimiento:

    1 – Inicie Microsoft Windows.

    2 – Inserte el Disco 1 del programa de
    instalación en la unidad A: o en la unidad B:.

    3 – En el Administrador de
    programa de
    Windows, elija
    EJECUTAR del menú
    ARCHIVO.

    4 – En el cuadro "Línea de comando", escriba
    A: INSTALAR o B: INSTALAR,
    según la unidad de disquete que haya
    seleccionado.

    5 – Elija ACEPTAR.

    6 – Siga las instrucciones que aparecen en pantalla. El
    programa de
    instalación lo conducirá a través del
    proceso de
    instalación y le pedirá que le suministre información, haga las elecciones
    pertinentes e inserte sucesivamente los discos del programa de
    instalación.

    INTRODUCCION A MICROSOFT
    PROJECT

    Manos a la obra – Tutorial

    Mediante este Tutorial se puede crear una planificación de proyecto
    utlizando los pasos correspondientes a cada planificación que sea creada; este Tutorial
    trata:

    • La introducción de tareas y
      duraciones.
    • La organización de la lista de tareas en una
      estructura
      de esquema.
    • La vinculación de tareas y el ajuste de
      relaciones entre las mismas.
    • La introducción y asignación de
      recursos.
    • La comprobación y el formato de la información.
    • La impresión de la programación.

    Para la programación de un proyecto se
    deberá planificar las tareas del mismo, tiempo estimado
    de duración de las mismas, las relaciones de tiempo y los
    recursos que se
    utilizarán para completar el proyecto.

    Para crear una nueva programación:

    1 – Haga doble clic en el ícono Microsoft
    Project.

    2 – En el cuadro de diálogo Microsoft Project,
    haga clic en el botón "Comenzar un nuevo
    proyecto".

    3 – "Aceptar".

    4 – En el menú "Archivo", elija
    "Resumen".

    5 – En el cuadro "Fecha de comienzo", escriba la fecha
    del comienzo del proyecto.

    6 – En el cuadro "Comentarios", escriba comentarios
    generales del proyecto.

    7 – Seleccione la ficha Documento.

    8 – Escriba la información del proyecto en los cuadros de
    texto
    restantes.

    9 – Elija "Aceptar".

    Introducción al Diagrama de
    Gantt

    Al elegir "Nuevo" en el menú "Archivo",
    Microsoft Project mostrará el Diagrama de
    Gantt, que consta de una tabla de información de las tareas y un diagrama de
    barras que muestra la
    programación del proyecto. Una barra de
    división separa la tabla de Gantt de la izquierda del
    Diagrama de
    Gantt opuesto.

    En la parte superior de la pantalla verá la Barra
    de herramientas
    Estándar.

    Debajo de ésta, la barra de herramientas
    Formato. Estas, le ofrecen acceso rápido a los comandos de
    Microsoft Project más utilizados.

    Introducción de tareas en la
    programación

    Es conveniente introducir la lista de tareas o hechos
    necesarios para que el proyecto avance en el orden supuesto para
    su realización.

    Para introducir una tarea:

    1 – En el campo "Nombre de tarea" (VER – DIAGRAMA DE
    GANTT), escriba un nombre de tarea.

    2 – Haga clic en el botón de entrada o presione
    la tecla ENTRAR.

    Para eliminar una tarea:

    1 – En la tabla de Gantt (VER – DIAGRAMA DE GANTT),
    seleccione la tarea que desee eliminar.

    2 – En el menú "Edición", elija ELIMINAR
    UNA TAREA.

    Especificación de la duración de
    tareas

    Microsoft Project tiene en cuenta fines de semana y
    fiestas para la programación.

    Las duraciones de las tareas se introducen mediante un
    número seguido de una letra que indica la unidad de
    medida: un día (1d.). Las otras duracione sdisponibles
    incluyen semanas (s.), horas (h.), y minutos (m.).

    Una tarea con una duración cero se llama Hito.
    Puede utilizar hitos para identificar hechos significativos de la
    programación, así como para medir el avance del
    proyecto. Si introduce una duración de cero días
    para una tarea, Microsoft Project mostrará un
    símbolo de hito en el diagrama de barras de Gantt al
    comienzo de ese día. A la derecha del símbolo de
    hito aparecerá la fecha de comienzo de la
    tarea.

    Para introducir una duración:

    1 – Seleccione el campo "Duración" (VER –
    DIAGRAMA DE GANTT) para la primera tarea.

    2.- Escriba un número para la longitud de
    duración seguido de una abreviatura de unidad de
    duración.

    3.- Haga clic en el botón de entrada o presione
    ENTRAR

    4.- Repita los pasos 1 al 3 para introducir las
    duraciones de todas las tareas.

    5.- Seleccione la segunda tarea "Inventario e
    investigación"

    6.- Haga clic en el botón " Ir a tarea
    seleccionada" de la barra de herramientas
    Estándar para ver las barras de Gantt. O bien, elija Ir
    a
    en el menú Edición y en el cuadro
    "Fecha" , escriba la fecha de comienzo para la tarea
    seleccionada.

    7.- Elija "Aceptar"

    Organización del trabajo mediante
    esquemas
    .

    El siguiente paso para crear una programación es
    organizar las tareas que se hayan introducido. Las tareas de la
    estructura
    jerárquica que muestran las subtareas, se organizan para
    ver de qué manera se incluyen entre grupos más
    grandes llamados tareas de resumen.

    Las tareas de resumen también son los
    títulos que ayudan a organizar las tareas. En la tabla de
    Gantt aparecen en negrita. Las subtareas se sangran o se degradan
    bajo las tareas de resumen.

    Para degradar una tarea:

    1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt
    y seleccione la tarea que desee degradar.

    2.- Haga clic en el botón "Sangría" de la
    barra de herramientas
    Formato. O elija Niveles de esquema en
    Herramientas y , después, Aplicar
    sangría
    .

    Para promover una tarea:

    1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt
    y seleccione la tarea que desee promover.

    2.- Haga clic en el botón "Sangría" de la
    barra de Herramientas Formato. O bien, elija Niveles de
    esquema
    del menú Herramientas y luego elija
    Aplicar sangría

    Vinculación de tareas

    Con las tareas introducidas y organizadas en esquemas,
    deberá vincularlas en secuencia para crear relaciones
    entre ellas y calcular la duración del
    proyecto.

    Como línea general se deben vincular subtareas
    con subtareas dentro de un grupo y luego,
    vincular las tareas de resumen con otras tareas de resumen. Es
    posible eliminar una relación entre tareas en cualquier
    momento.

    Para crear una relación entre
    tareas:

    1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt

    2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que
    desee vincular.

    3.- Haga clic en el botón "Vincular tareas" de la
    barra de herramientas Estándar. O bien, elija Vincular
    tareas
    en el menú Edición.

    Para eliminar una relación entre
    tareas:

    1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt

    2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que
    desee desvincular.

    3.- Haga clic en el botón "Desvincular tareas" de
    la barra de herramientas Estándar; o elija Desvincular
    tareas
    del menú Edición

    Asignación de personal a las
    tareas.

    En Microsoft Project, los recursos pueden
    ser el personal o el
    equipo necesario para completar el proyecto. Si en éste
    participa un número considerable de personas
    resultará útil asignar el trabajo de
    cada tarea a individuos específicos lo cual permite
    mantener un seguimiento de quien es el responsable de cada tarea
    en cualquier momento.

    Para asignar un recurso a una tarea:

    1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt
    .

    2.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que
    desee asignar un recurso.

    3.- Haga clic en el botón "Asignación de
    recursos" de la barra de herramientas Estándar.

    O elija Asignación de recursos en el
    menú Insertar. 

    4.- En el campo "Nombre" escriba el nombre del recurso
    que desee asignar a la tarea seleccionada.

    5.- Elija el botón "Asignar"

    Además, será posible agregar detalles
    acerca de los recursos del proyecto en el cuadro de
    diálogo Información acerca del
    recurso
    .

    Para agregar información acerca del
    recurso:

    1.- Haga doble clic en el nombre del recurso, en el
    campo "Nombre"

    2.- En el cuadro de diálogo Información
    acerca del recurso
    , escriba la información que desee
    acerca del recurso seleccionado.

    3.- Elija "Aceptar"

    La información acerca del recurso que se halla
    introducido será almacenada en la presentación Hoja
    de recursos.

    4.- Cuando termine de agregar información, elija
    "Cancelar"

    5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja de
    recursos
    en el menú Ver

    6.- Cuando termine de ver la lista de recursos, elija
    Diagrama de Gantt en el menú Ver

    Verificación de la
    programación

    Con las tareas y sus duraciones introducidas, las tareas
    vinculadas para mostrar sus relaciones y los recursos asignados a
    las tareas es el momento de evaluar la
    programación.

    La primera verificación que puede realizar es
    para ver cuando estará terminado el proyecto

    (mirar la fecha de fin en el cuadro de diálogo
    Resumen )

    Para verificar la fecha de fin:

    1.- En el menú Archivo, elija
    Resumen.

    2.- Seleccione la ficha Proyecto.

    La fecha de fin del proyecto actual aparecerá en
    el cuadro "Fecha de fin"

    3.- Elija el botón "Cancelar".

    Para ver el proyecto completo:

    1.- En el menú Ver elija
    Zoom

    2.- En Hacer Zoom hasta, seleccione el
    botón de opción "Proyecto completo"

    3.- Elija "Aceptar"

    Dar formato al Diagrama de
    Gantt

    Con Microsoft Project podrá dar el formato que
    desee al Diagrama de Gantt y resaltar tareas.

    De esta manera aclarará el contenido de la
    programación y mejorará su aspecto.

    Para destacar una tarea con cursiva:

    1.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que
    desee dar formato.

    2.- Haga clic en el botón "Cursiva" de la barra
    de herramientas Formato. O elija Fuente en el menú
    Formato y luego seleccione "Cursiva" en el cuadro "Estilo
    de fuente".

    3.- Elija "Aceptar"

    Para dar formato a una barra de Gantt:

    1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a la que desee
    dar formato.

    2.- En "Barra Central" , seleccione una nueva forma, un
    diseño
    o color para la
    barra.

    3.- Elija "Aceptar"

    Impresión de la
    programación

    La impresión le permitirá comunicar los
    planes a otras empresas,
    departamentos y personas que participen en el
    proyecto.

    Para ver una presentación preliminar o
    imprimir el diagrama de Gantt:

    1.- En el menú Archivo elija
    Imprimir.

    2.- Elija el botón "Presentación
    preliminar" en el cuadro de diálogo
    Imprimir.

    3.- Si está conectado a una impresora,
    elija el botón "Imprimir". De lo contrario, elija el
    botón "Cerrar" para volver al diagrama de
    Gantt.

    Una vez cumplimentados estos pasos podrá
    experimentar con Microsoft Project y crear programaciones para
    sus proyectos; obtendrá información adicional, a
    medida que la necesite utilizando la Ayuda y las Fichas-Guía.

    Guardar el trabajo y
    salir de Microsoft Project

    Ahora que ha completado la programación,
    quizá desee guardarla como archivo en el
    disco para volver a utilizarla en el futuro. Si no lo hace, al
    cerrar la programación o salir de Microsoft Project
    perderá todos los cambios efectuados en la
    misma.

    Para guardar un nuevo archivo del
    proyecto:

    1.- En el menú Archivo elija Guardar
    como.

    2.- Luego seleccione el botón "Guardar sin
    línea de base"

    3.- Elija "Aceptar"

    4.- Escriba el nombre del nuevo archivo. Si no incluye
    una extensión, Microsoft Project agregará
    automáticamente la extensión .MPP al nombre del
    archivo.

    5.- En Microsoft Project, elija "Aceptar"

    Para salir de Microsoft Project

    1.- En Microsoft Project elija Salir en el menú
    Archivo. Si decide salir de un archivo del proyecto sin guardar
    los cambios se le preguntará si desea
    guardarlos.

    2.- Para salir guardando los cambios, elija el
    botón "Si"

    Para salir sin guardar los cambios elija "No"

    Para volver sin salir, elija "Cancelar"

    EL PROCESO DE
    PLANIFICACION DE PROYECTOS.

    Administración de un proyecto con Microsoft
    Project

    La administración de proyectos es simplemente
    la planificación, organización y administración de tareas y recursos
    necesarios para llevar a cabo un objetivo
    definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un
    plan puede ser
    tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas
    con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo,
    por otro lado, puede constar de miles de tareas y recursos, y de
    un presupuesto de
    millones. La mayoría de los planes de proyectos comparten
    elementos comunes , incluyendo la división del proyecto en
    tareas de fácil manejo, la programación de las
    tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.

    Normalmente, la administración de proyectos está
    compuesta por tres fases:

    • Planificación del proyecto y
      creación de una programación:
      es la fase
      más importante. Incluye la definición de las
      tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre
      tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de
      recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases
      posteriores del proyecto se basan directamente en la
      información que se les proporciona cuando se planifica
      el proyecto.
    • Adaptación a los cambios: esta fase es
      un proceso en
      constante desarrollo
      que comienza una vez que se halla creado una
      planificación, y concluye cuando el proyecto está
      terminado. La administración de un proyecto incluye el
      seguimiento y ajuste de la programación para que refleje
      los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo
      del proyecto.
    • Comunicación de la información del
      proyecto:
      en esta fase se comunica la información
      del proyecto a los clientes, al
      personal y a la
      administración. Una de las ventajas de usar Microsoft
      Project es la posibilidad de crear informes
      atractivos. El usuario mantiene un control
      absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de
      los informes, a
      fin de que muestren la información deseada en un formato
      conveniente para el usuario

    Modelos Tradicionales de Administración de
    Proyectos

    • METODO DE RUTA CRITICA
      (MRC)

    El proceso de
    informatización de la administración de proyectos
    se inició en los años 50. DuPont Corporation y
    Remington Rand, en un esfuerzo por mejorar las técnicas de
    programación de proyectos, desarrollaron un sistema de
    programación llamado Método de
    Ruta Crítica: un modelo
    matemático que calcula la duración total de un
    proyecto basándose en la duración de cada tarea en
    particular y en sus dependencias, y que identifica qué
    tareas son críticas. Este modelo es el
    método de
    programación utilizado fundamentalmente en el software para la
    administración de proyectos actualmente, incluido
    Microsoft Project.

    Durante los años 50, la Marina de EE.UU.
    desarrolló el proyecto de los misiles Polaris, un sistema de
    armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista
    principal del proyecto, creó el sistema de
    programación PERT ( Programme
    evaluation and review technique) que utiliza probabilidades
    estadísticas para calcular las duraciones
    previstas. Hoy en día, un diagrama PERT
    (también llamado diagrama de red) hace referencia a la
    representación gráfica de las relaciones entre
    tareas.

    El método del
    camino crítico, llamado también con la sigla
    PERT aplica
    principios de
    la teoría
    de los gráficos. Esta teoría
    realiza el estudio de procesos,
    estructuras y
    sistemas mediante
    gráficos. Se denomina "gráfico" a un conjunto de
    puntos llamados "nodos" y a un conjunto de arcos que vinculan
    esos puntos. Los procesos o
    proyectos a programar se representan mediante estos
    gráficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un
    arco. Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el
    método
    busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada
    camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o
    proyecto, tenga mayor duración. Este es denominado "camino
    crítico" e interesa conocerlo, pues condicionará la
    duración total del proceso o proyecto: por ello, las
    tareas comprendidas en ese camino ("tareas críticas")
    deben ser las más controladas y en caso de desear
    acelerarlo, habrá que comenzar por ellas. Este método es
    utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o
    proyectos que tienen un comienzo y una terminación (es
    decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad en
    la interrelación de las tareas que los forman.

    • DIAGRAMA DE GANTT

    En un desarrollo
    independiente de sistemas de
    administración de proyectos, Henry L. Gantt
    desarrolló un modo de representar gráficamente las
    actividades a lo largo de una escala de
    tiempo.

    El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la
    programación: asignación de recursos y
    determinación de la secuencia y cronología. A pesar
    de su sencillez constituye uno de los métodos de
    programación más completos y, sin duda, el
    más usado. El gráfico se confecciona a dos escalas:
    en la horizontal se mide el tiempo (en horas,
    días, semanas, etc); en la vertical, se ordenan los
    elementos que intervienen en la programación:
    máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo,
    etc.. El gráfico establece, de tal forma, una
    relación cronológica entre cada elemento productor
    o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el
    gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una
    unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo
    realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión
    simultánea de estos dos últimos aspectos
    (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos
    colores o de
    diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con
    lo realizado, es decir controlar lo programado.

    Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft
    Project para crear una programación así como hacer
    el seguimiento e imprimir informes.

    ACTIVIDADES CLAVE DE LA
    ADMINISTRACION DE PROYECTOS

    1 – Creación y Organización de la
    Programación

    Consiste en la lista de tareas o actividades que se
    deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o duración
    que precisará cada tarea. Este programa utiliza las
    tareas, duraciones y demás información, como fechas
    y límites para construir la programación y
    proporcionarle un modelo
    realista del proyecto que va a administrar.

    Para crear y organizar la programación
    deberá:

    A – Comenzar una nueva programación:
    Consiste en crear un nuevo archivo y designar la fecha de
    comienzo o final del proyecto así como el resto de la
    información general del mismo.

    Es mejor programar desde la fecha de comienzo del
    proyecto; de esta manera, Microsoft Project determinará la
    fecha de fin del proyecto según el tiempo necesario para
    completar el resto de las tareas y demás
    información del proyecto.

    Para introducir la fecha de comienzo o de fin de
    proyecto:

    1 – Haga clic en el botón "Nuevo" de la barra de
    herramientas Estándar. O elija Nuevo en el menú
    Archivo.

    2 – Escriba la fecha de comienzo a partir de la que se
    programará el proyecto. O, seleccione "Fecha de fin del
    proyecto" en el cuadro "Programar a partir de :" Y a
    continuación escriba la fecha de fin desde la cual
    programar el proyecto.

    3 – Si desea introducir más detalles acerca del
    proyecto, seleccione la ficha Documento y escriba la
    información que desee.

    4 – Elija "Aceptar".

    Si cambian los planes, puede cambiar la
    información del proyecto en cualquier momento mediante el
    comando Resumen del menú Archivo.

    B – Introducción de tareas: Con esta
    información se identifican los trabajos que será
    necesario realizar a lo largo del proyecto. Mediante la
    introducción de tareas en la tabla de Gantt podrá
    crear rápidamente la lista de tareas de la
    programación.

    * Introducción de tareas repetitivas:
    puede establecer que una tarea suceda diaria, semanal, mensual o
    anualmente. Asimismo, puede especificar la duración de la
    aparición, cuándo sucederá y cuántas
    veces se repetirá esa tarea.

    1 – En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt.

    2 – Seleccione la primera fila de tareas en blanco de la
    tabla de Gantt.

    3 – En el menú Insertar, elija Insertar
    tarea repetitiva
    .

    4 – Escriba el nombre de la tarea en el cuadro
    "Nombre:".

    5 – En el cuadro "Duración" escriba la
    duración de la tarea: minutos, horas, días,
    semanas.

    6 – En "Esto sucede", seleccione el intervalo de
    aparición de la tarea.

    7 – En "Diariamente", "Semanalmente", "Mensualmente" o
    "Anualmente", especifique la frecuencia de la tarea.

    8 – En "Duración", escriba la fecha de comienzo
    en el cuadro "Desde:" y la fecha de fin en el cuadro "Hasta:", o
    bien el número de veces que se repetirá la tarea en
    el cuadro "Para ocurrencias".

    9 – Elija "Aceptar".

    * Cambios de tareas a hitos.

    * Cambios de duración de las
    tareas.

    * Eliminación de una tarea.

    * Degradación y promoción de tareas.

    C – Organización del proyecto según un
    esquema de tareas para poder mostrar
    y trabajar en las distintas fases de programación: Es
    posible ordenar y desplazar las tareas para reorganizar la
    programación. Cuando ordene una programación
    esquematizada, Microsoft Project ordenará por separado las
    tareas de cada nivel del esquema, manteniendo las relaciones
    entre las subtareas y sus tareas de resumen. Si se desplaza una
    tarea de resumen sus correspondientes subtareas se
    desplazarán con ella.

    Para ordenar un esquema:

    1 – En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt
    .

    2 – En el menú Herramientas, elija
    Ordenar y a continuación un nombre de
    campo.

    Mediante la contracción y expansión de un
    esquema es posible ocultar o mostrar las subtareas de una tarea
    resumen.

    Para contraer un esquema:

    1 – Elija en el menú Ver, Diagrama de
    Gantt
    .

    2 – Seleccione la parte del esquema que desee contraer.
    Si selecciona una tarea de resumen no es preciso seleccionar sus
    correspondientes subtareas para contraerlas.

    3 – Haga clic en el botón "Ocultar subtareas" de
    la barra de herramientas Formato.

    O, en el menú Herramientas, elija
    Niveles de esquema y, luego, elija Ocultar
    subtareas
    .

    Es posible contraer o expandir fácilmente una
    tarea de resumen haciendo doble clic en la misma.

    Para expandir un esquema:

    1 – Elija en el menú Ver, Diagrama de
    Gantt
    .

    2 – Seleccione la parte del esquema que desee
    expandir.

    3 – Haga clic en el botón "Mostrar subtareas" de
    la barra de herramientas Formato.

    O, en el menú Herramientas, elija
    Niveles de esquema y, luego, elija Mostrar
    subtareas
    .

    Para expandir el esquema completo, haga clic en el
    botón "Mostrar todas las tareas" de la barra de
    herramientas Formato.

    D – Creación de un calendario del proyecto
    para que Microsoft Project programe las tareas según los
    horarios laborales: El calendario del proyecto define los
    días y horas laborables de todo el proyecto. Microsoft
    Project solo programará tareas en los días y horas
    laborables establecidas en el calendario del proyecto. Cuando
    habrá un nuevo proyecto el sistema utilizará un
    calendario predeterminado con la siguiente
    configuración:

    – días laborables: de lunes a viernes

    – horas laborables: de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a
    17:00

    – no hay días no laborables.

    Microsoft Project también proporciona un
    calendario de recursos para cada recurso.

    También es posible cambiar los días y
    horas laborables del calendario del proyecto para reflejar
    exactamente los días y horas laborables del mismo. Puede
    especificar los días y horas no laborables normales, como
    fines de semana y tardes así como feriados y
    vacaciones.

    Para cambiar los días y horas
    laborables:

    1.- En el menú Herramientas elija
    Cambiar Calendario Laboral

    2.- Seleccione una fecha en el calendario

    3.- En "Hacer días", seleccione un botón
    de opción

    4.- Si ha seleccionado el botón de opción
    "Laborables", en "Horario de Trabajo:" , escriba las horas de
    comienzo y fin de la jornada

    5.- Elija "Aceptar"

    2.- Programación de
    Tareas

    Mediante las cuatro relaciones entre tareas diferentes
    de que dispone Microsoft Project puede vincular tareas
    fácilmente en su programación para que reflejen o
    modelen la forma en que realmente trabaja el proyecto.

    Para crear una programación manejable se
    debe:

    A.- Vincular tareas para asignar relaciones entre
    ellas

    Algunas tareas pueden relacionarse con otras de
    diferentes maneras. Una tarea que deba comenzar o finalizar antes
    de que otra pueda comenzar se denomina predecesora. La
    tarea que depende del comienzo o fin de la que la precede se
    llama sucesora.

    Microsoft Project brinda cuatro tipos diferentes
    de relaciones entre tareas:

    * Fin a comienzo (FC): la tarea comienza cuando su
    predecesora finaliza.

    * Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza cuando su
    predecesora comienza.

    * Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando su
    predecesora termina.

    * Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza cuando su
    predecesora comienza.

    B- Superponer o retrasar tareas
    relacionadas

    A veces las relaciones entre tareas no representan de
    manera precisa la forma en que se sucederá el trabajo en
    el proyecto. Puede crear este tipo de relaciones entre tareas
    mediante el uso del adelanto u la posposición.

    Mediante el adelanto, es posible programar la
    superposición de dos tareas, para que una de ellas
    comience antes de que su predecesora finalice. Si agrega una
    posposición, podrá retrasar el comienzo de la tarea
    sucesora. Ambos se expresan en unidades o en porcentajes de la
    duración de la tarea predecesora.

    * "No comenzar antes del " (NCAD)

    * "No finalizar después del" (NFDD)

    * "No comenzar después del" (NCDD)

    * "Debe finalizar el " (DFE)

    * "Debe comenzar el" (DCE)

    C- Comenzar o finalizar tareas en una fecha
    concreta

    Microsoft Project puede programar una tarea para que
    comience en una fecha concreta, o para que finalice en o antes de
    una fecha concreta.

    Para definir una delimitación:

    1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt

    2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en
    el botón "Información" de la barra de herramientas
    Estándar. o, seleccione la tarea y elija
    Información acerca de la tarea en el menú
    Insertar.

    3.- Seleccione la ficha Avanzado

    4.- En "Delimitar Tarea", seleccione un tipo de
    delimitación de la lista.

    5.- Si ha seleccionado una delimitación distinta
    a "Lo mas tarde posible" o "Lo antes posible",

    escriba la fecha de delimitación en el cuadro
    "Fecha".

    6.- Elija "Aceptar"

    Microsoft Project volverá a calcular la
    programación.

    Para superponer o retrasar tareas:

    Con estas propiedades, puede comenzar una tarea sucesora
    (con un adelanto) antes de que la predecesora haya terminado; o
    definir un período de espera (con una posposición)
    entre el fin de la predecesora y el comienzo de la
    sucesora.

    1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt

    2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en
    el botón "Información" de la barra de herramientas
    Estándar. o, seleccione la tarea y elija
    Información acerca de la tarea en el menú
    Insertar.

    3.- Seleccione la ficha Predecesoras.

    4.- En el campo "Posposición" escriba el adelanto
    o la posposición que desee, en forma de duración o
    de porcentaje de la duración de la tarea
    predecesora.

    Escriba el adelanto como un número negativo o
    como porcentaje completo y la posposición como
    número positivo.

    5.- Elija "Aceptar".

    Para delimitar tareas:

    Con las delimitaciones de tareas es posible controlar el
    comienzo o fin de cualquier tarea para crear una
    programación que proporcione información precisa y
    cumpla los requisitos.

    Microsoft Project proporciona las siguientes
    delimitaciones de tareas:

    * "Lo antes posible" (LAP)

    * "Lo más tarde posible" (LMTP)

    * "No finalizar antes del" (NFAD)

    ADICION DE PERSONAL Y
    EQUIPAMIENTO AL PROYECTO

    El personal y el equipamiento son los recursos con los
    que trabaja el proyecto. Con Microsoft Project es
    posible:

    * Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que
    la programación contiene el personal y el equipamiento
    adecuados.

    * Crear programaciones de trabajo para los
    recursos.

    La asignación de recursos a las tareas puede ser
    una parte importante del éxito en la administración
    del proyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando
    el objetivo
    sea:

    • Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado
      por el personal y el equipamiento asignado a las
      tareas.
    • Asegurar una buena descripción y
      comprensión del proyecto; si las responsabilidades
      están claras, el riesgo de que
      alguna tarea se pase por alto disminuirá.
    • Aumentar la flexibilidad en la planificación
      de cómo y cuándo deben estar terminadas las
      tareas.
    • Observar los recursos con sobreasignación o
      infraasignación de trabajo.
    • Realizar un seguimiento de los costos de los
      recursos.

    Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de
    tiempo que se empleará para finalizar la tarea;
    ésto se denomina "Programación en función de
    los recursos".

    Según las asignaciones de recursos, Microsoft
    Project calculará también los costos de los
    recursos y las tareas, si introdujo información acerca de
    los costos y la
    cantidad de trabajo completado.

    Creación de la lista de recursos del
    proyecto:

    Antes de asignar recursos a las tareas, puede crear una
    lista de recursos del proyecto con el fin de ahorrar tiempo
    posteriormente. La misma contiene:

    * El nombre del recurso, que puede ser una persona, un
    elemento del equipamiento o alguno de los tipos de recursos
    intercambiables.

    * El número máximo de unidades de recursos
    intercambiables disponible.

    1 – En el menú Ver, elija Hoja de
    recursos
    .

    2 – En el menú Ver, elija Tabla, y
    luego, Entrada.

    3 – Escriba el nombre del recurso en un campo
    vacío de la columna "Nombre del recurso".

    4 – Si desea designar un grupo de
    recursos, escriba un nombre en la columna "Grupo".

    5 – Si fuera necesario, en la columna "Capacidad
    máxima", escriba el número de unidades disponibles
    de dicho recurso.

    6 – Cambie la información predeterminada que
    aparece en los demás campos por la más
    adecuada.

    7 – Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.

    A medida que trabaje con el Diagrama de Gantt u otras
    presentaciones de las tareas puede agregar nombres de recursos.
    Haga clic en el botón "Asignación de recursos" de
    la barra de menú Estándar. Escriba el nombre del
    recurso en un campo "Nombre" disponible.

    Asignación y eliminación de
    recursos:

    Es posible asignar un recurso, un recurso a tiempo
    parcial, varios recursos o varias unidades del mismo recurso a
    una tarea. Microsoft Project mostrará el porcentaje del
    tiempo que un recurso es asignado a una tarea y el número
    de los mismos, si se asignan varios, a continuación del
    nombre del recurso en la barra de tareas del Diagrama de
    Gantt.

    Para eliminar un recurso de una tarea:

    1 – En la Tabla de Gantt, elija una tarea.

    2 – Haga clic en el botón "Asignación de
    recursos" de la barra de herramientas Estándar. O elija
    Asignación de recursos en el menú
    Insertar.

    3 – Seleccione el recurso que desea eliminar.

    4 – Elija el botón "Quitar".

    5 – Elija el botón "Cerrar".

    Controlar cuándo un recurso comienza a
    trabajar en una tarea:

    Con este programa es posible indicar dicho momento. Por
    ejemplo, puede escalonar los momentos en que varios recursos
    empiezan a trabajar en la misma tarea retrasando el momento de
    comienzo de uno o más recursos. Cuando retrase el comienzo
    de la asignación de un recurso, Microsoft Project
    recalculará la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo
    del recurso en esa tarea.

    1.- En el menú Ver , elija el Diagrama
    de Gantt

    2.- En el menú Ventana, elija
    Dividir

    3.- En la tabla de Gantt seleccione la tarea para la que
    desee retrasar el trabajo del
    recurso.

    4.-Seleccione el Formulario de tareas en la
    sección inferior

    5.- En el menú Formato, elija
    Detalles y luego, elija Calendario del
    Recurso
    .

    6.- Si no especifica la duración del recurso en
    el campo "Trabajo", escriba la duración del trabajo en el
    campo y luego, presione, entrar.

    7.- En el campo "Retraso del recurso", escriba la
    duración deseada para el retraso en el comienzo del
    trabajo del recurso

    8.- Elija "Aceptar"

    9.- En el menú Ventana, elija Anular
    división
    .

    Programación del trabajo de
    recursos:

    Microsoft Project programa las tareas según la
    información del calendario del proyecto, el calendario
    predeterminado de la programación, que indica las horas
    laborables normales y los períodos no laborables
    habituales.

    Después de crear el calendario base es necesario
    asignar el calendario a los recursos que desee
    utilizar.

    De manera predeterminada, el calendario estandar del
    proyecto se aplica a todos los recursos del proyecto,
    haciéndolo coincidir . Si este es el único
    calendario que se utiliza, no es neceario modificar el calendario
    para cada recurso.

    Si un recurso individual tiene una programación
    diferente, puede modificar el calendario de ese
    recurso.

    1.- En el menú Herramientas elija
    Cambiar el calendario laboral

    2.- En el cuadro "Para:" seleccionar el recurso cuyo
    calendario desee cambiar.

    3.- En el calendario seleccione los días que
    desee cambiar.

    4.- Seleccione el botón "Laborables, "No
    laborables", o "Predeterminados"

    5.- Para cambiar las hojas laborables escriba la nueva
    hora en el cuadro "De:" o en el cuadro "A:"

    6.- Elija "Aceptar"

    Cuando cree un calendario base para más de un
    recurso, será necesario asignar ese calendario a cada uno
    de los recursos para que Microsoft Project utilice dicha
    información cuando programe el trabajo de
    los recursos.

    1.- En el menú Ver elija Hoja de
    recursos

    2.- Seleccione el recurso al que desee asignar el
    calendario

    3.- Haga clic en el botón "Información "
    de la barra de Herramientas Estándar . O elija
    Información acerca del recurso en el menú
    Insertar

    4.- En el cuadro " Calendario Base:", seleccione el
    calendario que desee para ese recurso.

    5.- Elija "Aceptar"

    ASIGNACION DE COSTOS A LAS TAREAS Y A LOS
    RECURSOS

    Para muchos administradores de proyectos, el costo es un
    aspecto importante de la programación y del control del
    proyecto. Por ejemplo, las consideraciones de costos
    determinará la rapidez con la que se llevarán a
    cabo las tareas y cómo se emplean los recursos
    (equipamiento y trabajadores). En algunos casos, el éxito
    del proyecto se mide por la desviación entre los costos
    finales del proyecto y los costos previstos.

    Con Microsoft Project, es posible seguir la evolución de los costos a un nivel
    básico o avanzado. Es posible:

    * Asignar salarios o tasa a
    los recursos.

    * Contabilizar el costo de los
    materiales.

    * Controlar la acumulación de costos.

    * Consultar los costos del proyecto.

    Mediante la asignación de costos a las tareas y a
    los recursos, puede utilizar Microsoft Project para seguir la
    evolución del flujo de caja
    del proyecto. A medida que vaya creando el proyecto, será
    posible desarrollar escenarios de costos del tipo " qué
    pasaría si", mediante el ajuste de los recursos y la
    posterior revisión del efecto de los cambios en los costos
    de la programación.

    Es posible determinar cuanto costará completar
    una tarea, así como desarrollar un historial de costos
    para proyectos futuros.

    El costo de
    completar cada tarea incluye el costo de todos
    los recursos que trabajan en una tarea y de todos los gastos
    adicionales, como el costo de los
    materiales y
    los costos por uso.

    Si se asignan costos a los recursos y tareas,
    será posible contestar también diversas cuestiones
    relativas a los costos en cualquier punto del proyecto, como
    pueden ser:

    * ¿Cuál es el costo de los recursos de
    esta tarea?

    * ¿Cuál es el costo de los recursos del
    proyecto?

    * ¿Cuánto costará completar esta
    tarea?

    * ¿Cuál es el costo total de esta fase del
    proyecto?

    * ¿Cuál es el costo planificado del
    proyecto?

    Asignación de tasas a los
    recursos

    Puede servirle de ayuda para la exacta
    administración de los costos del proyecto. Las tasas de
    los recursos podrían ser el costo horario de los
    trabajadores o del equipo necesario para completar una tarea , o
    el costo fijo por uso de una pieza del equipo. Normalmente, el
    costo del recurso incluye tareas las tasas de hora extra o
    estándar de los recursos. Cuando un recurso con una tasa
    de hora extra o estándar se asigna a una tarea, y
    ésta dura más tiempo del planificado, se incrementa
    el costo del recurso para esa tarea.

    1.- En el menú Ver, elija Hoja de
    recursos
    .

    2.- En los campos "Tasa estándar", "Tasa hora
    extra", o "Costo por uso" del recurso, escriba la
    tasa.

    3.- Haga clic en el botón de entrada o presione
    la tecla ENTRAR.

    Nota: Si varios recursos tienen tasas
    estándar o de hora extra, un importe por uso o un
    método acumulativo, puede ahorrar tiempo mediante una
    entrada válida para todos ellos. En Hoja de
    recursos
    , seleccione los recursos. Para seleccionar recursos
    no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace
    clic en los nombres de los recursos. Haga clic en el botón
    "Información" de la barra de herramientas Estándar
    o elija el comando Información acerca del recurso
    en el menú Insertar, e introduzca la
    información para todos los recursos seleccionados al mismo
    tiempo.

    Asignación de un costo fijo a una
    tarea

    Si sabe el importe exacto de los materiales de
    una tarea y no está asignando recursos a la tarea,
    introduzca el costo fijo. El costo fijo podría ser el
    costo de los suministros para los que ya se ha negociado un
    precio de
    compra. También podría consistir en una oferta
    aceptada de un contratista externo o en la tarifa plana que se
    paga por un trabajo.

    1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt
    .

    2.- En el menú Ver, elija Tabla y a
    continuación elija Costo.

    3.- En el campo "Costo Fijo" de la tarea , escriba el
    costo.

    4.- Haga clic en el botón de entrada o presione
    la tecla ENTRAR

    Control de la acumulación de
    costos

    Con Microsoft Project, es posible acumular los costos de
    la tarea cuando ésta comience o finalice, o prorratear el
    costo. Por ejemplo es posible:

    * Acumular el costo total de una tarea al comienzo si
    paga el total de la cantidad antes de comenzar el
    trabajo.

    * Acumular el costo de una tarea al final si retiene el
    pago hasta que el trabajo finalice.

    * Prorratear el costo de una tarea si necesita seguir el
    costo según el grado de cumplimiento de una
    tarea.

    Nota: Solamente puede prorratear los costos
    estándar y de horas esta de los recursos. Un recurso de
    costo único se acumula sólo al comienzo o al final
    de la tarea, y los costos fijos siempre se acumulan al
    final.

    Para controlar la acumulación de
    costos

    1.- En el menú Ver, elija Hoja de
    Recursos

    2.- Seleccione el recurso.

    3.- Haga clic en el botón "Información" de
    la barra de herramientas Estándar. O elija
    Información acerca del recurso en el menú
    Insertar.

    4.- En el cuadro "Acumular" y en "Costos", seleccione un
    método de acumulación.

    Para Seleccione

    Acumular el costo al comienzo de una tarea
    Comienzo

    Acumular el costo cuando la tarea esté

    terminada Fin

    Acumular el costo según el porcentaje

    de finalización de la tarea
    Prorrateado

    5.- Elija "Aceptar"

    Acerca de la presentación de los costos del
    proyecto

    Con Microsoft Project, hay distintas formas de ver los
    costos del proyecto. Puede ver los costos de las tareas cuando
    desee consultar el costo total de todos los recursos asignados y
    del costo total de una tarea. Puede ver los costos de los
    recursos cuando desee consultar cuánto dinero ha
    gastado en horas extra.

    Asimismo, puede consultar los costos totales del
    proyecto para comprobar si el proyecto permanece dentro de
    los valores
    generales presupuestados.

    Observando los costos puede:

    – Administrar estrictamente el proyecto mediante el
    seguimiento de los costos de cada tarea.

    – Generar informes de costos de tareas individuales,
    así como el costo global del proyecto.

    – Presentar los costos de los recursos individuales y
    por grupos.

    Presentación del costo por
    tarea

    Si considera inaceptable el costo total del proyecto,
    necesitará consultar el costo de cada tarea. El costo de
    las tareas incluye el costo total de todos los recursos y los
    costos fijos. Si el costo de una tarea individual es demasiado
    elevado, quizás sea posible reducir la magnitud del
    trabajo, hacer el trabajo en menos tiempo o asignar un recurso
    más barato para llevar a cabo el trabajo.

    Para presentar el costo por tarea

    1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
    Gantt

    2.- En el menú Ver, elija Tabla y a
    continuación, elija Costo

    3.- Desplace la tabla de Gantt hacia la derecha hasta
    que aparezca el campo "Costo Total"

    O arrastre la barra de división hacia la derecha
    para mostrar el campo "Costo Total"

    Nota: Existen varias formas de consultar
    el costo por recurso.

    1.- Use la Hoja de recursos con la Tabla de costos
    aplicada para mostrar el costo total de cada recurso.

    2.- Use la presentación Uso de recursos para
    mostrar los costos o el acumulado de las horas extras de cada
    recurso. Puede copiar los costos de esta presentación y
    pegarlos en otra aplicación, Como Microsoft
    Excel.

    3.- Use el Gráfico de recursos para ver una
    representación gráfica de los costos o acumulados
    de las horas extra de los recursos.

    4.- Use el Formulario de recursos que muestra los
    campos de costos para presentar los costos de los recursos de
    cada tarea a la que haya asignado el recurso.

    EVALUACIÓN Y AJUSTE DE LA
    PROGRAMACIÓN

    Una vez creada la programación mediante la
    introducción de tareas, la asignación de recursos y
    la introducción de la información acerca de los
    costos, estará preparado para evaluarla y ajustarla. Al
    evaluar la programación, probablemente encontrará
    problemas u
    omisiones que deban ser ajustados. Lo más práctico
    es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del
    proceso de planificación y, mejor todavía, antes de
    poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez iniciado el
    proyecto también podrá comprobar la
    planificación y ajustarla, cuando sea necesario, para
    adecuarla a sus objetivos y
    necesidades.

    Los aspectos de la programación que vayan a
    evaluarse dependerán de la información contenida en
    la programación y del nivel de detalle en que se
    esté administrando el proyecto. Por consiguiente,
    debería considerar la evaluación
    de:

    La fecha de fin de la
    programación.

    La manera en que se han asignado los
    recursos.

    El costo de la programación.

    Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como
    base la duración de las tareas en la ruta crítica:
    la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de
    fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el
    proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de
    la ruta crítica provocará que el proyecto finalice
    más tarde de lo planificado. Para ajustar la fecha de fin
    de la programación, concéntrese en la
    modificación de las tareas críticas.

    Una vez evaluada la programación, podrá
    utilizar diversas estrategias para
    reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobreasignados y
    reducir el costo del proyecto.

    Acerca de la evaluación
    de la programación

    Para determinar si la programación tiene o no
    áreas problemáticas que requieran ajustes, en
    primer lugar deberá analizar la programación y
    evaluar la utilización del tiempo, de los recursos y de
    los costos. La evaluación
    de la programación de varias maneras le ayudará a
    identificar:

    La relación entre tareas y la ruta
    crítica

    El tiempo de demora en la programación

    Las delimitaciones en las tareas

    Los recursos sobreasignados

    El costo de las tareas

    En una programación de Microsoft Project las
    tareas pueden relacionarse entre sí de diversas formas.
    Utilizando de manera eficaz estas relaciones será posible
    modificar la ruta crítica y reducir la
    programación.

    Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta
    crítica de la programación, será posible
    ajustar la relación entre tareas y las asignaciones de
    recursos de las tareas no críticas para utilizar la demora
    en la programación. El tiempo de demora es la cantidad de
    tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la fecha de
    fin de la programación. Si una tarea que tiene demora
    finaliza más tarde, no afectará al resto de la
    programación. La mayoría de las programaciones
    tienen siempre algunas tareas no críticas con
    demora.

    Las delimitaciones en las tareas también
    servirán de ayuda para controlar las fechas de comienzo o
    de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las
    tareas en distintas fases del proyecto, en especial en las tareas
    críticas, para cerciorarse de que sean absolutamente
    necesarias, ya que las delimitaciones pueden reducir la
    flexibilidad de la programación.

    Al evaluar la programación, asegúrese de
    haber asignado los recursos de manera eficaz. Se dice que un
    recurso está sobreasignado cuando se le ha asignado
    más trabajo del que puede realizar en las horas de trabajo
    programadas. Se dice que un recurso está infraasignado
    cuando no está plenamente asignado. Para asegurarse de que
    los recursos estén sobreasignados o infraasignados en la
    menor cantidad de casos posible, se podrán reprogramar las
    tareas dentro de su tiempo de demora.

    Si se están introduciendo costos en la
    programación, será necesario verificar el costo
    total del proyecto para comprobar que se mantiene dentro del
    presupuesto. Si
    el costo total es demasiado elevado, se podrá reducir el
    costo de tareas y recursos individuales para disminuir los costos
    del proyecto.

    Una vez identificados los problemas en
    las áreas mencionadas se podrá ajustar la
    programación para optimizar el tiempo, los recursos y
    el dinero
    disponibles.

    Verificación de la relación entre
    tareas

    En la programación de un proyecto las tareas
    pueden relacionarse entre sí de diversas maneras. Una
    tarea que deba comenzar o terminar antes de otra pueda comenzar
    se denomina tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo
    o del fin de una tarea precedente se denomina tarea sucesora.
    Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que
    pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una
    programación. Utilizando de manera eficaz estas relaciones
    será posible modificar la ruta crítica y reducir la
    programación del proyecto.

    identificación de la ruta
    crítica

    Microsoft Project calcula la fecha de fin de una
    programación en función a las duraciones de tareas
    en la ruta crítica: la secuencia de tareas desde la fecha
    de comienzo y la fecha de fin del

    zproyecto que deben finalizar a tiempo para que el
    proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de
    la ruta crítica provocará que el proyecto finalice
    más tarde de lo planificado. La ruta crítica se
    identifica por la serie de tareas críticas consecutivas
    incluidas en la programación. Para ajustar la fecha de fin
    de la programación deberá centrarse en modificar
    las tareas críticas.

    Para llamar la atención hacia la ruta
    crítica es posible modificar una presentación.
    Microsoft Project guardará los cambios junto con el
    archivo de proyecto.

    Nota Si da formato al texto en
    Microsoft Project, el formato directo reemplazará todo
    formato definido para una categoría de texto, por
    ejemplo para todas las tareas críticas.

    Búsqueda de márgenes de demora en la
    programación

    Al analizar las tareas de la programación es
    posible buscar demoras permisibles; es decir, el tiempo que una
    tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. También
    es posible ver la cantidad de tiempo que puede retrasarse una
    tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, lo cual se
    denomina margen de demora total.

    Es importante saber dónde existen márgenes
    de demora dentro de la programación, ya que ello
    permitirá ajustar las fechas de comienzo y de fin de las
    tareas cuando determinadas fases de la programación no
    tienen margen de demora y otras tienen demasiado. La
    mayoría de las programaciones tienen algunas tareas
    críticas con margen de demora. Esto permite que estas
    tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la
    programación, lo que compensaría las tareas que han
    tardado más tiempo que el planificado.

    Examen de las delimitaciones de las
    tareas

    Mediante el uso de las delimitaciones, es posible
    controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes.
    Al introducir una tarea, Microsoft Project le asignará
    automáticamente la delimitación "Lo antes posible".
    Sólo cuando sea necesario, deberán definirse otras
    delimitaciones, como en el caso en que un cliente o un
    contrato
    requieran que determinada tarea comience o finalice en una fecha
    específica.

    Las delimitaciones de las tareas son útiles para
    crear una programación más precisa empleando
    información detallada. Sin embargo, las delimitaciones
    también pueden restringir la flexibilidad de la
    programación. Si se produce un conflicto de
    programación entre una delimitación y una
    relación entre tareas, Microsoft Project programará
    la tarea de acuerdo con la delimitación.

    En diversas fases del proyecto será útil
    verificar las delimitaciones en las tareas de la
    programación, en especial las tareas en la ruta
    crítica, para cerciorarse de que efectivamente son
    necesarias. Toda delimitación que requiera la
    introducción de una fecha debe utilizarse con sumo
    cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project
    vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de
    cambiar la programación y, además, restringen la
    posibilidad de redistribuir los recursos
    sobreasignados.

    Búsqueda de los recursos sobreasignados y
    sus asignaciones de tareas

    Al evaluar la programación deberá
    cerciorarse de haber asignado los recursos de una manera eficaz.
    A cada tarea debe asignársele un número de recursos
    adecuado en el momento justo de realizar el trabajo. Y a cada
    recurso deberá asignársele trabajo suficiente, de
    forma que pueda elaborarse una programación completa con
    la menor cantidad posible de casos de sobreasignación e
    infraasignación de recursos. (En ocasiones serán
    inevitables algunas sobreasignaciones e
    infraasignaciones.)

    Antes de dedicarse a resolver problemas de
    sobreasignación de recursos deberá determinarse
    cuáles son los recursos sobreasignados, en qué
    momentos están sobreasignados y qué tareas tienen
    asignadas en dichos momentos. Para resolver la
    sobreasignación de recursos

    deberá asignarlos de manera diferente, o bien
    será necesario volver a asignarlos para el momento en que
    el recurso esté disponible.

    Búsqueda del costo de una
    tarea

    Una vez evaluada la programación, es necesario
    evaluar el costo total de la misma para asegurarse de que se
    mantiene dentro de los límites del presupuesto. Si
    el costo total es superior al presupuesto,
    observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los
    recursos para ver si es posible reducir los costos.

    El costo total de una tarea es la suma de las tasas del
    recurso y todos los costos fijos atribuidos a la tarea. Un costo
    fijo es una cantidad específica definida por el usuario
    que es independiente del tiempo o el trabajo que insumen
    completar una tarea.

    Para ver el costo total de la programación en sus
    diversas fases, elija Resumen en el menú Archivo. Elija el
    botón "Estadísticas". Observe en la columna
    "Costo" las cantidades totales de los costos actuales, previstos,
    reales y restantes.

    Reducción de la programación
    cambiando la ruta crítica

    La manera más evidente de reducir la
    duración de la programación consiste en reducir la
    ruta crítica mediante la eliminación o
    combinación de tareas. Este método puede ser
    también el más difícil, ya que es necesario
    identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para
    completar el proyecto. Si no es posible eliminar o combinar
    tareas, se puede considerar la posibilidad de cambiar algunas
    tareas para que dejen de estar en la ruta
    crítica.

    Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si
    puede dividirse en subtareas. Para que el trabajo avance,
    quizá no sea necesario que algunas de las subtareas se
    completen de manera secuencial, por lo que se podrá
    reducir la ruta crítica convirtiendo algunas de las
    subtareas en subcríticas.

    Reducción de la programación
    agregando tiempo de adelanto o tiempo de posposición a las
    tareas

    Un método para reducir la ruta crítica de
    la programación consiste en analizar todas las tareas con
    relaciones de fin a comienzo para ver si es posible
    superponerlas, de manera que las tareas puedan llevarse a cabo
    simultáneamente en la medida de lo posible. Con Microsoft
    Project es posible utilizar el tiempo de adelanto para hacer que
    una tarea comience antes del fin de su predecesora. Asimismo,
    puede utilizarse el tiempo de posposición para retrasar el
    comienzo de una tarea sucesora.

    Reducción de la programación
    disminuyendo el trabajo de un recurso en una
    tarea

    Una vez analizada la programación y
    después de determinar lo que debe reducirse, se
    podrá disminuir la duración de algunas tareas para
    reducir la programación.

    Microsoft Project está predeterminado para
    calcular la duración de las tareas basándose en la
    cantidad de trabajo necesario para completarla, en el
    número de unidades de recurso que se le han asignado y en
    los horarios y el trabajo asignados a dichos recursos. Esto se
    denomina programación en función de los recursos.
    Es posible disminuir la duración de una tarea disminuyendo
    la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos
    esenciales. La disminución del trabajo necesario para las
    tareas en la ruta crítica posibilitará el adelanto
    del fin de la programación.

    Reducción de la programación
    mediante la ampliación de la programación laboral de un
    recurso

    Después de analizar la programación y de
    haber determinado que necesita ser reducida, será posible
    reducir la duración de algunas de las tareas de la
    programación.

    Microsoft Project está predeterminado para
    calcular la duración de una tarea basándose en la
    cantidad de trabajo necesario para completar la tarea y en el
    número de unidades de recursos asignadas a la misma. Esto
    es lo que se denomina programación en función de
    los recursos. La reducción de la duración de las
    tareas en la ruta crítica permitirá adelantar el
    fin de la programación.

    Si no es posible asignar más recursos a una
    tarea, quizá sea conveniente ajustar los calendarios
    laborales de los recursos esenciales asignados a la tarea, de
    manera que trabajen mayor cantidad de horas.

    Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso
    sobreasignado

    El método más directo para resolver un
    problema de sobreasignación de recursos consiste en
    cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobreasignado. Esto
    se efectúa quitando un recurso de una tarea que tenga
    lugar en un momento de sobreasignación. Otra manera es
    reprogramar la tarea para que tenga lugar cuando el recurso
    esté disponible.

    Reasignación de un recurso para que trabaje
    a tiempo parcial en una tarea

    Si un recurso está sobreasignado y no se desea
    reprogramar ninguna de las tareas a las que ha sido asignado el
    recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas asignadas,
    existe otra opción. Se puede asignar el recurso para que
    trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se
    efectúen durante el período de
    sobreasignación.

    Nota Si el recurso que se está asignando para que
    trabaje a tiempo parcial en la tarea es un recurso esencial, este
    método incrementará la duración de la tarea.
    La reasignación de un recurso para que trabaje a tiempo
    parcial también puede tener el efecto de convertirlo en un
    recurso esencial, aumentando así la duración de la
    tarea.

    Disminución de la cantidad de trabajo
    asignada a un recurso

    Si un recurso está sobreasignado y no se desea
    reprogramar ninguna de las tareas ni quitar el recurso, no
    existiendo tampoco la posibilidad de incrementar la
    duración de la tarea, existe otra opción. Se puede
    disminuir la duración de la tarea a la cual se ha asignado
    el recurso sobreasignado durante el período de
    sobreasignación y reducir la cantidad de tiempo requerido
    al recurso sobreasignado.

    Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las
    tareas a las que estén asignados. Este método
    disminuye la duración de la tarea en el caso de que el
    recurso al que se desee disminuir la cantidad de trabajo sea el
    único recurso esencial.

    Cambio de la programación laboral de un
    recurso

    Todos los recursos pueden tener sus propios calendarios
    de recursos, en los cuales es posible introducir la
    información individual de la programación, por
    ejemplo vacaciones o tiempo necesario para el mantenimiento
    de los equipos. En el caso de que en determinados puntos de la
    programación un recurso esté sobreasignado, una
    posible solución podría ser cambiar el calendario
    de recursos. Por ejemplo, si la programación está
    basada en una semana laboral de
    5

    días y un recurso a tiempo parcial trabaja
    sólo 3 días de la semana, la extensión del
    calendario de recursos a una semana laboral de 4
    ó 5 días podría aliviar en parte la
    sobreasignación del recurso.

    Resolución automática de las
    sobreasignaciones de recursos

    En Microsoft Project, es posible resolver
    automáticamente las sobreasignaciones de recursos mediante
    la redistribución. La redistribución, sencillamente
    retrasa determinadas tareas de la programación hasta que
    los recursos asignados a ellas dejan de estar
    sobreasignados.

    Cuando Microsoft Project redistribuye la
    programación, verifica las relaciones entre predecesoras,
    el tiempo del margen de demora, las fechas, las prioridades y las
    delimitaciones de tareas para determinar qué tareas
    retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar
    cuáles deberán retrasarse en primer lugar o
    cuáles no deben retrasarse de ninguna manera.
    También se puede decidir si se redistribuirán todos
    los recursos o solamente algunos seleccionados. Y, por
    último, se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha
    de fin de la programación.

    Resolución manual de las
    sobreasignaciones de recursos

    Otra manera de redistribuir la programación
    consiste en resolver manualmente las sobreasignaciones de
    recursos. Esto puede ser de utilidad cuando
    la redistribución automática no produzca el ajuste
    de programación deseado. Microsoft Project dispone de una
    presentación en la que pueden verse cuáles son los
    recursos sobreasignados y sus tareas asignadas. Se puede ir a
    cada sobreasignación y resolver el conflicto de
    la manera más adecuada a sus necesidades.

    Retraso de una tarea con un recurso
    sobreasignado

    La manera más sencilla para resolver una
    sobreasignación de recursos consiste en retrasar la tarea
    asignada al recurso hasta que éste disponga de tiempo para
    trabajar en ella. Es posible agregar retraso a una tarea,
    verificar el efecto sobre la asignación del recurso y, a
    continuación, ajustar aún más el retraso, si
    ello fuera necesario.

    El retraso de una tarea retrasará asimismo las
    fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de
    fin de la programación. Para evitarlo, retrase primero las
    tareas con margen de demora permisible y agregue un retraso
    sólo de una duración sólo equivalente al
    margen de demora de cada tarea. También resultará
    de utilidad retrasar
    las tareas no críticas antes que las tareas en la ruta
    crítica. Pruebe a agregar retrasos a diferentes tareas
    para ver los efectos sobre la programación.

    Reducción de costos mediante el reemplazo
    de un recurso

    Existe la posibilidad de reducir costos mediante el
    reemplazo de recursos por otros menos costosos. Sin embargo,
    antes de realizar este cambio
    será necesario tomar en consideración el hecho de
    que a un recurso menos cualificado le llevará más
    tiempo cumplir una tarea que a un trabajador más
    cualificado y más caro.

    Reducción de los costos por uso mediante la
    reprogramación del trabajo

    Algunos de los recursos del proyecto pueden cobrar una
    tasa o tarifa por cada vez que se los utiliza, además de
    su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la
    consolidación de tareas que tengan tarifas por
    uso.

    Por ejemplo, si varias tareas programadas para horarios
    diferentes incluyen tarifas o tasas por uso en el caso de un
    recurso que trabaja en ambas tareas, es posible eliminar una
    tarifa por uso disponiendo que el recurso trabaje
    simultáneamente en las tareas. También existe la
    opción de dividir la tarifa entre las dos
    tareas.

    Reducción de costos mediante la
    eliminación de tareas

    Otra estrategia para
    reducir costos consiste en reducir la extensión del
    proyecto. En otras palabras, será posible reducir el costo
    de un proyecto eliminando tareas de baja prioridad.

    También se puede reducir la extensión
    mediante la reasignación de recursos o la reducción
    del trabajo en tareas individuales.

    Administración de los flujos de caja
    mediante el cambio del
    método de acumulación de costos

    Con Microsoft Project es posible administrar los flujos
    de caja del proyecto mediante el prorrateo del costo de una tarea
    basándose en su porcentaje de conclusión y de los
    recursos asignados a la misma. Otra opción consiste en
    acumular los costos cuando la tarea comienza o queda
    concluida.

    Por ejemplo, quizá se desee negociar con un
    proveedor la retención de un pago hasta que el trabajo
    haya sido terminado. Este cambio puede
    reflejarse en la programación mediante la
    acumulación del costo de esta tarea en el momento en que
    haya quedado concluida.

    Nota Sólo es posible prorratear los costos por
    trabajo estándar y de horas extra del recurso. El costo
    por cada uso de un recurso sólo puede prorratearse al
    comienzo o al final de la tarea, y los costos fijos siempre se
    acumulan al final.

    IMPRESIÓN E INFORMES

    Para administrar un proyecto de una manera eficaz, es
    necesario comunicar la información acerca del mismo a
    varias personas. Con Microsoft Project es posible imprimir
    información específica del proyecto según
    las necesidades de

    • Información general, como resúmenes del
      proyecto.
    • Información acerca de las tareas, como los
      diagramas de
      Gantt.
    • Información acerca del recurso, como la
      programación de cada recurso.
    • Información acerca de los costos, como el
      costo de los recursos con presupuestos
      sobrepasados.
    • Información acerca del seguimiento, como una
      lista de tareas que lleven retraso con respecto a la
      programación.

    Si la presentación del proyecto que aparezca en
    pantalla satisface las necesidades de comunicación, es posible imprimirla. Existe
    también la opción de imprimir información
    variada en alguno de los formatos de informe
    predefinidos de Microsoft Project. Microsoft Project dispone de
    más de veinte presentaciones e informes
    predefinidos.

    Las tareas clave que es necesario realizar antes de
    imprimir una presentación o un informe
    son:

    • Seleccionar la presentación o el informe que
      mejor se adapte a sus necesidades de comunicación.
    • Ajustar los márgenes, agregar bordes y cambiar
      otras partes del diseño de la página para adaptarlo
      a sus necesidades.
    • Seleccionar y configurar la impresora o
      el trazador que se vaya a utilizar con Microsoft
      Project.
    • Personalizar la presentación o el informe para
      comunicar la información de la manera más eficaz
      posible.

    Qué se puede imprimir

    Con Microsoft Project es posible imprimir la
    información acerca de las tareas, los recursos, los costos
    y el progreso del proyecto mediante la impresión de la
    presentación o del informe que mejor
    se adapte a sus necesidades.

    Las tablas siguientes presentan información de
    utilidad que
    se puede imprimir utilizando combinaciones de presentaciones,
    tablas, filtros y opciones del menú Formato de Microsoft
    Project, o bien los informes, tablas filtros y opciones de
    informes de Microsoft Project. Por lo tanto, es posible
    imprimir:

    ¿Imprimo una presentación o un
    informe?

    Para comunicar de manera eficaz la información
    acerca del proyecto a los administradores, miembros del equipo y
    clientes, es
    necesario imprimir esta información en un formato que
    satisfaga las necesidades de cada persona o
    grupo.
    Microsoft Project permite imprimir la información
    utilizando una amplia variedad de presentaciones o
    informes.

    Las presentaciones e informes contienen
    información de diferente índole y la presentan de
    manera distinta:

    • Empleando una presentación es posible examinar
      la información en la ventana del proyecto o en la
      ventana de presentación preliminar. Un informe
      sólo puede examinarse en la ventana de
      presentación preliminar.
    • En una presentación es posible editar
      información específica. En un informe no es
      posible editar información
      específica.
    • En las presentaciones es posible cambiar el formato
      aplicado a cada categoría de texto, como
      por ejemplo las tareas retrasadas o un texto
      específico. En los informes sólo es posible
      cambiar el formato de una categoría de
      texto.

    Antes de imprimir una presentación o un informe
    es posible presentar las páginas en la ventana de
    presentación preliminar para ver cuál será
    su aspecto una vez impresas. Por ejemplo, será posible
    verificar los márgenes, ver la posición y el texto
    de los encabezados y pies de página, y comprobar la
    orientación de la página (vertical u
    horizontal).

    Antes de poder imprimir
    desde Microsoft Project es necesario configurar la impresora o el
    trazador, si es que todavía no lo ha hecho. Podrá
    imprimir en cualquier impresora o
    trazador aceptado por el software del sistema que se
    esté utilizando.

    Ajuste proporcional de una presentación
    para imprimirla

    Puede resultar más conveniente condensar una
    presentación impresa de manera que quepa en menos
    páginas, a lo largo o a lo ancho. Por ejemplo, es posible
    condensar una presentación impresa de cuatro
    páginas de largo en dos páginas.

    Con Microsoft Project es posible especificar el
    número de páginas en que se desee imprimir en una
    presentación. Las presentaciones mayores de una
    página de largo constan de filas y columnas de
    páginas que encajan entre sí como las piezas de un
    rompecabezas. Al especificarse un número de páginas
    a lo ancho o a lo largo para la presentación impresa,
    durante la impresión Microsoft Project reducirá (o
    ajustará proporcionalmente) el texto en
    consecuencia.

    Adición de un encabezado, un pie de
    página o una leyenda

    Agregar la fecha, el número de página, el
    nombre de la empresa y otro
    tipo de información a cada página de un informe o
    presentación impreso realzará el aspecto
    profesional del documento, además de su inherente utilidad. Con
    Microsoft Project es posible agregar información en forma
    de encabezado (texto que aparece impreso en la parte superior de
    cada página), de pie de página (texto que aparece
    impreso en la parte inferior de cada página) o de leyenda
    (una lista explicativa de los símbolos utilizados en un
    diagrama).

    En un encabezado pueden escribirse tres líneas,
    otras tantas en una leyenda, y solamente una en un pie de
    página.

    Nota En los diagramas de
    Gantt y PERT sólo
    se pueden imprimir leyendas.

    Insertar y anular un salto de
    página

    En ocasiones, al imprimir puede resultar útil
    mantener junta en la misma página información como
    una tarea de resumen y sus respectivas subtareas.

    Es posible insertar saltos de página en los
    diagramas de
    Gantt, en las hoja de recursos, en las presentaciones Uso de
    recursos y en las hojas de tareas. Los saltos de página
    insertados quedan marcados con un diseño
    de cuadrícula específico que facilita su
    identificación.

    Cuando filtre u ordene la información en una
    presentación o en un informe, cada salto de página
    se mantendrá con la tarea o el recurso seleccionado al
    insertar el salto de página. Por ejemplo, si al aplicar un
    filtro no aparece una tarea, el salto de página asociado a
    dicha tarea no aparecerá en la presentación o en el
    informe.

    Impresión de columnas en una
    presentación de hoja

    Al imprimir una presentación o un informe que
    contenga columnas de información, como es el caso de los
    diagramas de
    Gantt, la presentación Uso de recursos, la Hoja de tareas
    o la Hoja de recursos, será posible imprimir o repetir
    determinada información. Con Microsoft Project
    podrá:

    Imprimir todas las columnas de los diagramas de
    Gantt y de la presentación Uso de recursos, incluso
    aquéllas que no sean visibles en la pantalla.

    Imprimir en cada página de una
    presentación de hoja un determinado número de
    columnas.

    Configuración de una impresora o un
    trazador en Microsoft Windows

    En Microsoft Windows es
    suficiente con configurar las impresoras una
    sola vez para utilizarlas con todas las aplicaciones.
    También es posible cambiar a otra impresora instalada o
    cambiar la configuración de impresora para trabajar en
    Microsoft Project.

    Nota Para obtener información detallada acerca
    del uso de una impresora o un trazador con Microsoft Project para
    Windows, consulte la documentación del sistema.

    Impresión de una programación
    personalizada como diagrama de barras (Diagrama de
    Gantt)

    Si desea ver de qué manera un cambio en la
    duración de una tarea afecta a las fechas de comienzo y de
    fin de otras tareas y a la fecha de fin del proyecto, imprima el
    Diagrama de Gantt.

    Un Diagrama de Gantt consta de dos partes: una tabla de
    Gantt y un diagrama de barras de Gantt que presenta las
    duraciones de tareas y las fechas de comienzo y de fin a lo largo
    de una escala temporal.
    Las posiciones de las barras de tareas en el diagrama de barras
    de Gantt muestra de
    qué manera se relacionan las tareas entre sí en el
    transcurso del tiempo.

    Es posible personalizar un diagrama de Gantt mediante la
    inclusión de información diferente y el cambio de su
    aspecto.

    Impresión de una programación de
    calendario personalizada (Presentación
    Calendario)

    Si desea ver un panorama general de las tareas
    programadas durante una semana o un mes en particular, imprima la
    presentación Calendario. Las barras de tareas, que son
    similares a las barras de un diagrama de Gantt, cubren los
    días en los que están programadas las
    tareas.

    Es posible personalizar la presentación
    Calendario mediante la inclusión de información
    diferente y el cambio de su aspecto.

    Impresión de un diagrama de red personalizado que
    muestre las relaciones entre tareas (Diagrama PERT)

    Si desea ver de qué manera afectan unas tareas a
    otras y a la fecha de fin del proyecto, imprima el Diagrama PERT.
    Un diagrama PERT se asemeja a un diagrama de
    flujo: un recuadro representa cada tarea y una línea
    que conecta a dos recuadros representa la relación entre
    dos tareas.

    Es posible personalizar los diagramas PERT incluyendo
    información diferente y cambiando su aspecto.

    Impresión de información acerca de
    las tareas como hoja de
    cálculo personalizada (Hoja de
    tareas)

    Si desea que la información acerca de las tareas
    aparezca en formato en hoja de
    cálculo y no necesita una representación
    gráfica de las relaciones entre tareas, imprima una Hoja
    de tareas.

    Es posible personalizar la hoja de tareas mediante la
    inclusión de información diferente y el cambio de
    su aspecto.

    Impresión de información detallada
    acerca de las tareas (informe de tareas)

    Si desea información detallada acerca de las
    tareas, como por ejemplo el tiempo de trabajo total o los
    recursos asignados a cada tarea, podrá imprimir el informe
    de tareas. Con este informe también podrá imprimir
    información acerca de las tareas y texto u objetos
    gráficos creados en Microsoft Project o en otra
    aplicación.

    Es posible personalizar el informe de tareas mediante la
    inclusión de información diferente y el cambio de
    su aspecto.

    Impresión de información acerca de
    las tareas y los recursos (informe Referencias
    cruzadas)

    Si lo que desea es una sencilla lista de los recursos
    con columnas de información acerca de los mismos (como los
    salarios por
    hora, el costo y el tiempo total de trabajo), imprima la hoja de
    recursos.

    Es posible personalizar la hoja de recursos mediante la
    inclusión de información diferente y el cambio de
    su aspecto.

    Impresión de información acerca de los
    recursos como gráfico personalizado (Gráfico de
    recursos)

    Para obtener un panorama claro de con cuánta
    eficacia se
    está utilizando el personal y otros recursos, se puede
    imprimir la presentación Gráfico de recursos.
    Gráfico de recursos reúne información acerca
    de los recursos, por ejemplo el grado máximo de
    utilización, el trabajo, la sobreasignación, el
    porcentaje del tiempo asignado, los costos superiores a lo
    presupuestado y el costo total, todo ello en un formato
    gráfico.

    Es posible personalizar la presentación
    Gráfico de recursos mediante la inclusión de
    información diferente y el cambio de su
    aspecto.

    TRABAJO CON PRESENTACIONES

    En Project se utilizan se utilizan las presentaciones
    para introducir, cambiar, y mostrar la información acerca
    de las tareas y recursos del proyecto. Utilizando diversas
    presentaciones, podra ver la información del proyecto de
    maneras distintas mientras se organiza el proyecto, las tareas de
    la programación y los recursos, y el seguimiento del
    progreso.

    Incluye formatos utilizados por los profesionales de la
    administración de proyectos, como los diagramas de Gantt y
    diagramas PERT, así como formatos de para la entrada de
    datos y su
    visualización.

    Tipos de presentación

    Podrá utilizar tres tipos de presentaciones para
    mostrar la información del proyecto:

    • Una presentación de hoja se parece a una hoja
      de calculo o una tabla de información.
    • Una presentación de gráfico o de
      diagrama muestran la información de manera
      gráfica.
    • Una presentación de formulario facilita la
      introducción de acerca de tareas y recursos
      específicos.

    Una presentación que ocupe toda la ventana
    Project es una presentación de sección
    única. Puede combinar dos presentaciones de sección
    única para crear una presentación combinada, en la
    que dos presentaciones comparten la ventana Project. La
    presentación Entrada de tarea, que consta del diagrama de
    Gantt por encima del formulario de tareas, es un ejemplo de una
    presentación combinada. En una presentación
    combinada, la información de la sección inferior
    sólo está relacionada con la tarea o recurso
    seleccionados en la sección superior.

    Acerca de las Presentaciones

    Por cada presentación de hoja, diagrama y
    gráfico, excepto el diagrama PERT , hay un filtro que
    determina que tareas o recursos resalta Project. Un filtro
    contiene instrucciones llamados criterios que especifican las
    condiciones bajo las cuales aparecerá una tarea o recurso.
    Podrá cambiar el filtro aplicado a una presentación
    cuando desee ver una información diferente en el formato
    actual.

    Una presentación de hoja, que contiene una lista
    de tareas y recursos, queda mas definida por una tabla. Una tabla
    es un grupo de
    información relacionadas.

    Acerca de mostrar una
    Presentación

    Si desea crear una programación, podrá
    utilizar el diagrama de Gantt. Si desea crear introducir o editar
    información detallada acerca de un recurso determinado,
    podra utilizar el formulario de recursos.

    Para mostrar una presentación:

    1. En el menú Ver, elija Mas
      presentaciones.
    2. Seleccione la presentación que desee
      mostrar.
    3. Elija el botón Aplicar.

    Presentaciones Disponibles

    Podrá mostrar información del proyecto en
    presentación de tareas o en presentación de
    recursos.

    Presentación de tareas
    Descripción

    Diagrama de Gantt Muestran tareas y duraciones en el
    tiempo.

    Utilícelas para introducir y planificar una
    lista de tareas.

    Diagrama Pert Un diagrama de red que muestra todas
    las tareas y sus relaciones.

    Calendario Muestra las
    tareas y sus duraciones.

    Se utiliza para mostrar las tareas programadas para
    una semana o semanas.

    Hoja de tareas Una lista de tareas e
    información relacionada.

    Introducir y programar tareas en un formato de tipo
    hoja Calculo.

    Formulario de tareas Se utiliza para introducir y
    editar la información acerca de una tarea
    determinada.

    Formulario de detalles de tareas Se utiliza para
    revisar y editar el seguimiento detallado Y la
    programación de la información de una tarea
    determinada.

    Formulario nombre de tarea Se utiliza para
    introducir y editar el nombre de la tarea y otra
    información acerca de la misma.

    Diagrama Pert de tareas Muestra las predecesoras y
    las sucesoras de una tarea.

    Gantt de retrasos Muestran el retraso
    añadido a las tareas durante la

    Redistribución.

    Gantt detallado Una lista de tareas e
    información relacionada y un diagrama de barras que
    muestran las barras de lo

    Planificado y lo programado para cada
    tarea.

    Entrada de tarea Presentación combinada con
    el diagrama de Gantt encima y el formulario de tareas
    abajo.

    Presentación de
    recursos Descripción

    Gráfico de recursos Muestra la
    asignación de recursos, los costos o las

    Horas extras.

    Hoja de recursos Una lista de recursos e
    información relacionada.

    Uso de recursos Muestran la asignación,
    costo, información del trabajo de cada recurso de
    trabajo en el tiempo.

    Formulario de recursos Se utiliza para introducir y
    editar la acerca de un recurso determinado.

    Formulario Nombre de recurso Un formulario
    simplificado que se utiliza para introducir Y editar el
    nombre del los recursos.

    Asignación de recursos Una
    presentación combinada que se utiliza para resolver
    las sobreasignaciones de recursos.

    SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL
    PROYECTO

    Crear la programación es solo el primer paso,
    con Project también se puede seguir el progreso del
    proyecto.

    Realizando un seguimiento se puede:

    • Identificar y resolver los problemas
      que se produzcan.
    • Generar informes de estado para
      la administración y los participantes en el
      proyecto.
    • Conservar datos
      históricos que le ayuden a planificar proyectos futuros
      de una forma mas precisa.

    Se puede seguir la información con diferentes
    niveles de detalle. El seguimiento del proceso es de tres
    pasos:

    • Crear una planificación prevista basada en la
      programación preliminar.
    • Actualizar periódicamente la
      programación para reflejar el progreso del
      proyecto.
    • Comparar la información actualizada de la
      programación con la planificación prevista para
      determinar hasta
    • que punto se ajusta el progreso del proyecto a lo
      planificado.

    ¿Por qué configurar una
    planificación prevista?

    La planificación prevista proporciona una base de
    para la comparación de costos, trabajo y fechas
    programadas que permiten seguir el progreso del
    proyecto.

    Mediante la comparación entre el plan previsto y
    la información actual, puede seguir el progreso del
    proyecto para asegurarse de que las tareas cumplen la
    programación, los recursos realizan el trabajo en tiempo
    asignado y los costos no exceden el presupuesto.

    Después de crear un plan previsto,
    puede modificarlo para ajustar los cambios del proyecto como la
    combinación, adición o borrado de tareas.
    Además del plan previsto
    puede guardar hasta cinco planes previsionales para compara las
    fechas programadas.

    Configuración de un plan
    previsto

    Una vez preparado el proceso inicial de creación
    de la programación estará preparado para configurar
    el plan previsto. Mediante la comparación de la
    información del plan previsto con la programación
    hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver
    discrepancias y planificar de forma mas precisa proyectos
    futuros.

    Para guardar la programación como plan
    previsto:

    1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a
      continuación elija Guardar línea de
      base.
    2. Elija Proyecto completo.
    3. Elija Aceptar.

    ¿Qué información
    debería actualizar?

    Después de crear una programación y
    establecer un plan previsional, podrá actualizar la
    programación tan frecuentemente como desee para seguir el
    proceso. Para actualizar la programación, evalúe
    el estado de
    cada tarea y actualice la información pertinente de la
    programación. Puede seguir toda la información
    incluida en el plan previsional, mínimamente o en
    detalle.

    Indicación de las fechas reales de comienzo
    y de fin de una tarea

    Es importante saber si las tareas se realizan a tiempo o
    no. Las tareas que comienzan o terminan tarde pueden desorganizar
    la programación al retrasar las tareas de comienzo o de
    fin de las tareas relacionadas.

    1. Para introducir las fechas reales de comienzo y de
      fin de tarea:
    2. En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desea
      actualizar.
    3. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a
      continuación elija Actualizar tarea.
    4. En Estado Real
      escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.

    Indicación del progreso de una tarea en
    forma de porcentaje

    Es posible indicar cuanto se ha progresado en una tarea
    mediante la introducción del porcentaje que ha sido
    completado con respecto a la duración total de la
    tarea.

    En aquellas tareas con una duración relativamente
    corta, el seguimiento no puede ser detallado, aunque en las
    tareas de duración mas extensa la indicación del
    porcentaje de una tarea es una ayuda para seguir el grado de
    progreso real frente al plan previsto.

    Para indicar el progreso de la tarea en forma de
    porcentaje:

    1. En la tabla de Gantt seleccione la tarea en la que
      desee actualizar el grado de progreso.
    2. Cliquee el botón Información de la
      barra de herramientas Estándar.
    3. En el cuadro Porcentaje Completado escriba un numero
      entero comprendido entre 0 y 100.
    4. Elija Aceptar.

    ¿Se esta realizando un seguimiento seguido
    del proyecto?

    Cuando se configura un plan previsto y después se
    actualiza la programación, es posible comparar el plan
    previsto con el grado de progreso real para identificar las
    variaciones. Las variaciones provienen acerca de aquellas
    áreas del proyecto que no se comportan como estaba
    planeado.

    Algunas variaciones que deben buscarse son:

    • Las tareas que no comienzan o acaban en su debido
      momento.
    • Las tareas que no progresan al ritmo
      esperado.
    • Las tareas que precisan mas o menos tiempo del
      programado.
    • Las tareas que están por debajo o por encima
      del presupuesto.

    Mediante el uso de un plan previsto, también es
    posible identificar variaciones comparando los

    costos previstos con los costos programados a medida
    que el proyecto avanza. Los costos

    programados reflejan la imagen del
    costo ultimo a medida que el proyecto progresa.

    TRABAJO CON PROYECTOS
    MULTIPLES

    Existen varias formas de trabajar con proyectos
    múltiples eficazmente. Si necesita revisar u

    obtener informes

    De un cierto números de proyectos individuales,
    puede consolidar varios proyectos en una

    sola ventana.

    Cuando los proyectos comparten los mismos recursos, es
    posible consolidar los proyectos para crear un fondo de recursos
    común, de manera que se eviten los conflictos
    entre recursos.

    Proyecto principal y
    subproyectos

    Puede organizar su proyecto en componentes mas
    pequeños denominados subproyectos. Este es un grupo de
    tareas que tiene su propio archivo de proyecto pero que es
    representado por una sola tarea denominado proyecto
    principal.

    Use los subproyectos para:

    • Mantener los detalles de un proyecto separados del
      proyecto principal.
    • Reutilizar en varios proyectos las tareas
      relacionadas.
    • Dejar ciertas partes de un gran proyecto a otros
      administradores de proyectos.

    Acerca de la compartición de recursos entre
    proyectos

    Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo de
    recursos o compartir el fondo de recursos de otros proyectos.
    Cuando administre los recursos que trabajen en mas de un proyecto
    al mismo tiempo o administra proyectos que comparten recursos,
    puede agrupar esos en un fondo de recursos comunes,

    Mediante la compartición de recursos entre
    proyectos puede:

    • Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto
      rápidamente.
    • Revisar el uso de los recursos y los costos a lo
      largo de los proyectos.
    • Identificar los recursos sobreasignados.
    • Imprimir los informes de recursos que proporcionan
      información acerca dl uso de recurso a lo largo de los
      proyectos.

    consolidación de proyectos para crear un
    fondo de recursos

    Project sigue los recursos de todos los proyectos
    consolidados en un fondo de recursos de forma que pueda mantener
    la información precisa acerca del uso de los recursos
    mientras permanezcan como proyectos independientes.

    Para consolidar proyectos con el fin de crear un fondo
    de recursos:

    1. En el menú Herramientas elija Proyectos
      Múltiples y a continuación elija Consolidar
      Proyectos.
    2. En la columna Nombre de Archivo escriba la ruta de
      acceso y el nombre de archivo de cada archivo de proyecto que
      desee combinar.
    3. En Opciones seleccione Combinar Fondos de
      Recursos.
    4. Elija Aceptar

    Acerca del uso de una plantilla

    Una plantilla es una copia de un conjunto típico
    de tareas y otras informaciones.

    Una plantilla es como cualquier otro proyecto, a
    excepción de que se usa como punto de partida para crear
    un nuevo proyecto. Puede usar plantillas para reducir el tiempo
    que se tarda en crear un nuevo proyecto mejorar la
    precisión y la coherencia.

    Usar una plantilla con varios proyectos:

    • Usa una estructura
      similar de tareas.
    • Solicita requisitos de calendarios
      similares.
    • Usa un conjunto de recursos similares.

    Creación de una
    plantilla

    Para crear una plantilla:

    1. En el menú archivo elija Guardar
      como
    2. En el cuadro Nombre de Archivo escriba el nombra para
      la plantilla.
    3. En el cuadro Guardar archivo como seleccione
      Plantilla.
    4. Elija Aceptar.

    PERSONALIZACION DE MICROSOFT
    PROJET

    Es posible personalizar diversas configuraciones para
    que reflejen mejor la forma en la que trabaja el
    usuario:

    • Crear y personalizar los botones y las barras de
      herramientas.
    • Crear y personalizar los comandos, los
      menúes y las barras de menúes.
    • Crear nuevos formularios
      para introducir y presentar la información acerca de los
      recursos y las tareas.

    Presentación y ocultación de la
    barra de herramientas

    Para mostrar una barra de herramientas:

    1. En le menú Ver elija Barra de
      Herramientas.
    2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que
      desee mostrar.
    3. Elija el botón Mostrar.

    Para ocultar la barra de herramientas:

    1. En el menú Ver elija Barra de
      Herramientas.
    2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que
      desee ocultar.
    3. Elija el botón Ocultar.

    Creación de una barra de herramientas
    personalizada

    Par crear una nueva barra de herramientas:

    En el menú Ver elija Barra de
    Herramientas.

    1. Elija el botón Nueva.
    2. Escriba el nombre de la nueva Barra de
      Herramientas.
    3. Elija Aceptar.

    Acerca de los menúes y comandos
    personalizados

    Es posible construir una estructura de
    menúes personalizada:

    • Agregar nuevos comandos a
      cualquier menú.
    • Modificar un comando.
    • Agregar nuevos menúes a cualquier barra de
      menúes.
    • Crear barras de menúes
      adicionales.

    Acerca de los formularios
    personalizados.

    Es un cuadro de dialogo que se
    usa para introducir información acerca de las tareas y los
    recursos de la programación.

    Con los formularios
    podrá:

    • Mostrar los formularios que
      contengan la información especializada acerca de las
      tareas o los recursos que desee introducir seguir y ver en el
      proyecto.
    • Crear nuevos formularios
      personalizados que contengan información especializada
      acerca de las tareas o recursos para reflejar su forma de
      seguir los proyectos.
    • Editar los formularios personalizados
      existentes.
    • Organizar, desplazar o ajustar el tamaño de
      los elementos de sus formularios personalizados, de manera que
      adquieran el aspecto que desee.

    Project proporciona los siguientes
    formularios.

    • Seguimiento de costos.
    • Valor acumulado.
    • Entrada.
    • Seguimiento de la programación.
    • Relaciones entre tareas .
    • Seguimiento de trabajo.

    ACERCA DE LA COPIA Y EL DESPLAZAMIENTO DE CAMPOS,
    FILAS Y COLUMNAS

    Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o
    columnas de información de recursos o tareas. La
    información seleccionada puede copiarse o desplazarse
    dentro de la presentación de hoja o entre presentaciones
    de hoja en un archivo del proyecto. También es posible
    mover o copiar información entre diferentes archivos del
    proyecto.

    Si pega campos o columnas en una nueva posición,
    la información se situará en el área
    seleccionada, reemplazando cualquier información
    existente. Si pega una fila entera, ésta se
    insertará entre las filas existentes.

    Es posible desplazar o copiar múltiples campos,
    filas o columnas adyacentes, en grupo. También es posible
    copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en un
    cierto número de campos bajo él.

    Es posible utilizar el mouse para
    arrastrar la información en los campos, filas o columnas
    de una posición a otra. Arrastrar proporciona el mismo
    resultado que copiar o desplazar, y pegar con los
    comandos.

    Copia de la información de un campo a
    múltiples campos

    1. Seleccione el campo o el rango de campos (incluso la
    fila entera) que desee copiar, y todos los campos por debajo de
    él que desee rellenar con la misma
    información.

    El campo que desee copiar debe estar en la fila superior
    de la selección.

    En Microsoft Project, es posible seleccionar campos no
    adyacentes manteniendo presionada la tecla CTRL mientras los
    selecciona.

    2. En el menú Edición, elija Llenar hacia
    abajo.

    Nota Es posible eliminar la información
    con la que se ha rellenado inmediatamente después de
    hacerlo, eligiendo el comando Deshacer Llenar hacia abajo del
    menú Edición.

    Copia o desplazamiento de una
    fila

    1.Si copia o desplaza filas a otro archivo del proyecto,
    organice las ventanas de forma que tanto la posición de
    origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles
    en la pantalla.

    2.Seleccione las filas adyacentes que desee copiar o
    desplazar presionando Mayúsculas y haga clic en el Nº
    de tarea o en el Nº de recurso de las filas.

    3.Señale el Nº de tarea o el Nº de
    recurso, o el borde de selección hasta que el puntero se
    convierta en una flecha.

    4.Arrastre la selección hasta la primera fila en
    la que desee situarla.

    Si arrastra más allá de lo que muestran
    las filas en el mismo archivo del proyecto, la
    presentación se desplazará.

    Si arrastra entre dos ventanas, la selección se
    copiará automáticamente.

    Si desea copiar (en lugar de desplazar), una
    selección dentro del mismo archivo del proyecto de
    Microsoft Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras
    arrastra.

    Copia o desplazamiento del contenido de una
    columna

    1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar
    la información de la columna, elija Insertar columna en el
    menú Insertar.

    2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo
    que sea compatible con el tipo de información que vaya a
    pegar, que puede ser de texto, de fecha, de número,
    etcétera. A continuación, elija
    "Aceptar".

    3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del
    proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la
    posición de origen como la de destino sean, al menos
    parcialmente, visibles en la pantalla.

    4.Haga clic en el título de la columna para
    seleccionar la columna que desee copiar.

    5.Señale al borde de selección hasta que
    el puntero se convierta en una flecha.

    6.Arrastre la selección hasta la columna de
    destino dentro de la misma presentación de hoja o a un
    archivo del proyecto separado. Si arrastra más allá
    de las columnas mostradas en el archivo del proyecto, la
    presentación se desplazará.

    Si desea copiar la selección en el mismo archivo
    del proyecto, en lugar de desplazarlo en Microsoft Project,
    mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

    Copia de información tipo texto de otra
    aplicación

    1.Abra la aplicación de origen y determine el
    tamaño y el tipo de la información que desee copiar
    en Microsoft Project.

    2.Seleccione y copie la información al
    Portapapeles usando el equivalente en esa aplicación del
    comando Copiar.

    3.Abra Microsoft Project, el proyecto y la
    presentación de hoja en la que desee pegar dicha
    información.

    4.Si fuera necesario, aplíquela en una tabla con
    columnas que coincidan con el orden y el tipo de la
    información copiada.

    5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando
    el número de filas que va a insertar y, a
    continuación, en el menú Insertar, elija Insertar
    tarea o Insertar recurso.

    Las filas pegadas reemplazarán a las filas
    existentes.

    6.Para copiar información en nuevos campos o
    filas, seleccione el primer campo o la primera fila vacía.
    O seleccione el primer campo de la primera fila vacía tras
    la última tarea o recurso.

    O bien, para reemplazar la información existente,
    seleccione el primer campo en el que desee copiar las filas con
    la nueva información.

    7.Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de
    herramientas Estándar.

    O elija Pegar en el menú
    Edición.

    Copia o desplazamiento del contenido de una
    columna

    1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar
    la información de la columna, elija Insertar columna en el
    menú Insertar.

    2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo
    que sea compatible con el tipo de información que vaya a
    pegar, que puede ser de texto, de fecha, de número,
    etcétera. A continuación, elija
    "Aceptar".

    3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del
    proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la
    posición de origen como la de destino sean, al menos
    parcialmente, visibles en la pantalla.

    4.Haga clic en el título de la columna para
    seleccionar la columna que desee copiar.

    5.Señale al borde de selección hasta que
    el puntero se convierta en una flecha.

    6.Arrastre la selección hasta la columna de
    destino dentro de la misma presentación de hoja o a un
    archivo del proyecto separado. Si arrastra más allá
    de las columnas mostradas en el archivo del proyecto, la
    presentación se desplazará.

    Si desea copiar la selección en el mismo archivo
    del proyecto, en lugar de desplazarlo en Microsoft Project,
    mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

    Copia de información tipo texto de otra
    aplicación

    1.Abra la aplicación de origen y determine el
    tamaño y el tipo de la información que desee copiar
    en Microsoft Project.

    2.Seleccione y copie la información al
    Portapapeles usando el equivalente en esa aplicación del
    comando Copiar.

    3.Para Microsoft Project, el proyecto y la
    presentación de hoja en la que desee pegar dicha
    información.

    4.Si fuera necesario, aplíquela en una tabla con
    columnas que coincidan con el orden y el tipo de la
    información copiada.

    5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando
    el número de filas que va a insertar y, a
    continuación, en el menú Insertar, elija Insertar
    tarea o Insertar recurso.

    6.Para copiar información en nuevos campos o
    filas, seleccione el primer campo o la primera fila vacía.
    O seleccione el primer campo de la primera fila vacía tras
    la última tarea o recurso.

    O bien, para reemplazar la información existente,
    seleccione el primer campo en el que desee copiar las filas con
    la nueva información.

    7. Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de
    herramientas Estándar.

    O elija Pegar en el menú
    Edición.

    Copia de una imagen de otra
    aplicación

    1.Abra la aplicación de origen y seleccione la
    información que desee copiar en una área
    gráfica de la programación.

    2. Copie la información en el Portapapeles usando
    el equivalente en aquella aplicación del comando
    Copiar.

    3.Abra Microsoft Project y el archivo del proyecto en el
    que desee pegar la información.

    4.Muestre la área gráfica en la que desee
    pegar la imagen.

    Nota Para pegar la imagen en el
    diagrama de barras de Gantt, elija Diagrama de Gantt en el
    menú Ver.

    Para mostrar el cuadro "Objetos", seleccione una
    presentación de tareas o recursos. En el menú
    Ventana, elija Dividir. Haga clic en la presentación de
    formulario de la sección inferior. En el menú
    Formato, elija Detalles y, a continuación elija
    Objetos.

    5.Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de
    herramientas Estándar.

    O elija Pegar en el menú
    Edición.

    Si el diagrama de Gantt está activo, la imagen se
    pegará en el área superior izquierda visible del
    diagrama de barras de Gantt. Si hay activo un cuadro "Objetos",
    el objeto se pegará en la parte superior izquierda del
    mismo.

    Copia de texto de Microsoft Project en otra
    aplicación

    1.En Microsoft Project, muestre la presentación y
    aplique la tabla que contiene la información que desee
    copiar en la otra aplicación.

    2.Seleccione los campos que desee copiar.

    3.Haga clic en el botón "Copiar" de la barra de
    herramientas Estándar.

    O elija Copiar en el menú
    Edición.

    4.Abra el documento de destino en el que desee pegar la
    información de Microsoft Project.

    5.Seleccione la área en la que desee insertar los
    campos.

    Pegue la información usando el equivalente en
    la aplicación del comando Pegar.

    Copia de una imagen de Microsoft Project en otra
    aplicación

    1.En Microsoft Project, seleccione la información
    que desee copiar.

    2.Haga clic en el botón "Copiar imagen" de la
    barra de herramientas Estándar.

    3.Si desea copiar la información seleccionada tal
    y como será impresa, seleccione el botón de
    opción "Para impresora" y, a continuación, elija
    "Aceptar".

    La manera predeterminada es copiar la información
    para que aparezca en pantalla.

    4.Cambie al documento de destino en el que desee pegar
    la información de Microsoft Project.

    5.Pegue la información usando el equivalente del
    comando Pegar en la aplicación destino.

    Acerca de la vinculación e
    incrustación de objetos desde Microsoft
    Project

    Es posible incluir información creada en
    Microsoft Project dentro de otra aplicación,
    copiándola en forma de objeto vinculado o incrustado desde
    el archivo del proyecto al documento contenedor. Utilizando
    objetos será posible:

    Copiar información seleccionada de Microsoft
    Project, o incluso una presentación entera, y pegarla en
    forma de objeto en el documento contenedor.

    Vincular información entre archivos del
    proyecto o entre diferentes áreas dentro de un archivo del
    proyecto.

    Arrastrar información de Microsoft Project en
    forma de objeto hasta la aplicación
    contenedora.

    OBJETOS VINCULADOS E
    INCRUSTADOS

    Existen diversos métodos
    para intercambiar información entre Microsoft Project y
    diferentes aplicaciones y documentos.
    Podrá, por ejemplo:

    Vincular o incrustar información en forma de
    objeto desde otra aplicación en Microsoft Project, o bien
    desde Microsoft Project a otra aplicación.

    Editar la información vinculada o incrustada,
    cambiando su contenido.

    Manipular el objeto vinculado o incrustado de diversas
    maneras, por ejemplo incluyendo el objeto en un informe impreso;
    desplazando o copiando el objeto; convirtiendo el objeto en un
    objeto de tipo diferente.

    Es posible vincular información con cualquier
    información que acepte vinculación e
    incrustación de objetos (OLE) o intercambio
    dinámico de datos
    (DDE).

    Un objeto es un conjunto de información que suele
    estar generado por otra aplicación, denominada
    aplicación servidora, que se presenta en la
    aplicación contenedora. El objeto puede aparecer
    representado en la pantalla en forma de texto, de gráfico
    o de icono.

    Al vincular un objeto, la información que aparece
    en el documento contenedor reside en realidad en el documento
    servidor
    separado. Cada vez que la información en el documento
    servidor
    cambia, la información vinculada en el documento
    contenedor refleja dichos cambios de acuerdo con las opciones de
    actualización que se hayan seleccionado.

    Por el otra parte, al incrustar un objeto la
    información del objeto existe sólo en el documento
    contenedor de Microsoft Project; es decir, no es un documento
    separado al que pueda accederse de manera independiente. Este
    objeto sólo puede activarse y editarse abriendo la
    aplicación servidora desde dentro del archivo de Microsoft
    Project en el que dicho objeto existe.

    Ejemplo: Uso de objetos incrustados y
    vinculados

    Los cambios que se efectúan en un objeto
    incrustado no cambian en ningún documento servidor original
    del cual pueda haberse copiado el objeto. De la misma manera, los
    cambios efectuados en el documento servidor no se
    reflejan en el objeto incrustado, ya que no existe ningún
    vínculo entre ellos.

    Aspecto de los objetos vinculados e incrustados en
    la programación

    Es posible incluir objetos vinculados o incrustados casi
    en cualquier lugar de la programación. La
    presentación resultante del objeto dependerá
    de:

    El tipo de información y la aplicación
    servidora.

    La manera en que el objeto haya sido copiado o generado
    en la aplicación servidora.

    La manera en que el objeto haya sido pegado en Microsoft
    Project.

    En qué presentación de Microsoft Project
    ha sido incluido el objeto.

    Ejemplo: El aspecto de un objeto dependerá del
    lugar en que sea insertado

    En Microsoft Project, un objeto puede representarse
    gráficamente (teniendo el aspecto de una imagen de la
    aplicación servidora) en el caso de ser insertado en
    cualquiera de las siguientes presentaciones:

    Un diagrama de barras de Gantt

    El cuadro "Objetos" en el formulario de
    tareas

    El cuadro "Objetos" en el formulario de
    recursos

    Al vincularlo a una presentación de hoja, un
    objeto puede representarse textualmente; es decir, con el mismo
    aspecto y comportamiento
    que si el propio usuario hubiera escrito la información en
    la programación.

    Acerca de la vinculación e
    incrustación de objetos en Microsoft
    Project

    Es posible trasladar a Microsoft Project
    información creada en otras aplicaciones
    incluyéndola como un objeto vinculado o incrustado en el
    archivo del proyecto, el documento contenedor. Podrá
    entonces:

    Copiar y vincular, o incrustar, un objeto de otra
    aplicación en un área gráfica de Microsoft
    Project.

    Copiar y vincular un objeto desde otra aplicación
    a una presentación de hoja de Microsoft
    Project.

    Insertar un documento entero creado en otra
    aplicación en un archivo de Microsoft, en forma de objeto
    vinculado o incrustado.

    Crear un nuevo objeto e incrustarlo en un archivo de
    Microsoft Project.

    Algunos campos son calculados por Microsoft Project y,
    así como no podrá escribir información
    dentro de los mismos, tampoco podrá copiar ningún
    objeto en ellos. Si la selección en la que esté
    copiando incluye campos calculados, en esos campos no
    podrá copiarse ninguna información.

    El tipo de información que se vincule a un
    archivo de proyecto deberá corresponder al tipo de
    información de la presentación que acepte al
    objeto. Por consiguiente, prepare primero la programación
    para que coincida con la información vinculada y, a
    continuación, copie y vincule la
    información.

    Un objeto puede estar representado en forma de imagen si
    se lo incluye en un área gráfica de Microsoft
    Project:

    Un diagrama de barras de Gantt

    El cuadro "Objetos" en el formulario de
    tareas

    El cuadro "Objetos" en el formulario de
    recursos

    Un objeto puede estar representado en forma de texto si
    se lo incluye en una presentación de hoja de Microsoft
    Project:

    Una tabla de Gantt

    Una hoja de tareas

    Una hoja de recursos

    Una presentación Uso de recursos

    Es posible vincular información de texto con otra
    aplicación si ésta acepta la vinculación e
    incrustación de objetos (OLE) o el intercambio
    dinámico de datos
    (DDE).

    Acerca de la vinculación e
    incrustación de objetos desde Microsoft
    Project

    Es posible incluir información creada en
    Microsoft Project dentro de otra aplicación,
    copiándola en forma de objeto vinculado

    o incrustado desde el archivo del proyecto al documento
    contenedor. Utilizando objetos será posible:

    Copiar información seleccionada de Microsoft
    Project, o incluso una presentación entera, y pegarla en
    forma de objeto en el documento contenedor.

    Vincular información entre archivos del
    proyecto o entre diferentes áreas dentro de un archivo del
    proyecto.

    Arrastrar información de Microsoft Project en
    forma de objeto hasta la aplicación
    contenedora.

    Acerca de la manipulación de
    objetos

    Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de
    proyecto, será posible manipularlo de diversos modos.
    Podrá, por ejemplo:

    Imprimir un informe que incluya un objeto de un cuadro
    "Objetos".

    Buscar un objeto en un área
    gráfica.

    Copiar y desplazar un objeto dentro del archivo de
    proyecto.

    Convertir el tipo de objeto.

    Cancelar el vínculo entre un objeto vinculado y
    su documento servidor.

    Acerca de la edición de
    objetos

    Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de
    proyecto, tendrá posibilidad de:

    Editar el contenido del objeto.

    Actualizar un objeto vinculado.

    Eliminar el objeto.

    La edición de objetos incrustados no tiene efecto
    alguno sobre el documento servidor original desde el que fue
    copiado. De igual modo, los cambios efectuados en el documento
    servidor original no se reflejarán en el objeto incrustado
    en Microsoft Project.

    Por otra parte, si se edita un objeto vinculado en un
    área gráfica se cambiará el documento
    servidor original, así como el objeto vinculado en la
    aplicación contenedora.

    Si desea editar un objeto vinculado en una
    presentación de hoja, deberá editar la
    información desde la aplicación servidora, o bien
    cancelar el vínculo y, a continuación, editar la
    información en el archivo del proyecto.

    Para mantener el vínculo, edite la
    información desde dentro de la aplicación
    servidora. De esta manera, la aplicación contenedora
    aceptará las actualizaciones en la información
    vinculada según las opciones de actualización
    correspondientes.

    Al cancelar el vínculo se eliminará la
    relación servidor-contenedor, aunque la información
    se mantendrá intacta. A partir de ese momento podrá
    efectuar cualquier tipo de cambios en el contenido.

    AUTOMATIZACIÓN DEL
    TRABAJO

    Trabajando con Microsoft Project, observará que
    es posible realizar determinadas tareas de manera rutinaria. Por
    ejemplo, con frecuencia podrá dar formato a las
    programaciones de acuerdo con directrices de estilo
    específicas, o bien imprimir varios informes predefinidos,
    repitiendo tareas que requieren la ejecución de una serie
    de acciones.
    Podrá ahorrar tiempo y esfuerzo automatizando las tareas
    repetitivas con una macro.

    Para comenzar a trabajar con macros es
    necesario aprender a:

    Crear y ejecutar una macro para automatizar una
    secuencia de tareas y agilizar el trabajo.

    Integrar una macro con Microsoft Project para que
    funcione como un comando incorporado.

    Acerca del trabajo con macros

    Automatizando las tareas comunes con macros
    podrá mejorar la eficacia general
    del trabajo. Toda tarea que se repita periódicamente es
    una buena candidata para una macro. Algunas de las tareas
    cotidianas que pueden automatizarse con macros
    son:

    Apertura de un proyecto.

    Edición de un campo.

    Dar formato a una programación.

    Impresión de un informe.

    Para crear una macro, es necesario grabar una serie de
    acciones de
    Microsoft Project. El proceso de grabar acciones en
    Microsoft Project es similar a grabar sonidos con un
    magnetófono. Así como este aparato graba sonidos en
    una cinta, Microsoft Project graba las acciones en
    una macro.

    Más tarde podrá ejecutar la macro, dando
    instrucciones a Microsoft Project para que reproduzca las
    acciones que
    fueran grabadas.

    La información que Microsoft Project almacena en
    una macro es un código de Visual Basic. Si
    está familiarizado con la programación de computadoras
    quizá desee perfeccionar este código con Visual Basic para
    aplicaciones. También se puede crear directamente una
    macro utilizando Visual Basic para
    aplicaciones.

    Creación y eliminación de una
    macro

    1.Haga clic en el botón "Grabar macro" de la
    barra de herramientas de Visual
    Basic.

    O bien, elija Grabar macro en el menú
    Herramientas.

    2.En el cuadro "Nombre de macro:", escriba un nombre
    para la macro.

    El nombre de una macro puede contener letras,
    números y subrayados. Debe comenzar con una letra o un
    subrayado, pero no puede contener espacios ni signos de
    puntuación.

    3.En el cuadro "Descripción:", escriba la
    descripción de la macro.

    Nota Si tiene previsto grabar acciones que impliquen la
    selección de campos en una hoja de tareas o de recursos,
    quizá desee configurar referencias predeterminadas para la
    macro. Elija el botón "Opciones" y, a continuación,
    seleccione las opciones de referencias absolutas y relativas de
    su preferencia en "Referencias de fila" y "Referencias de
    columna".

    4.Elija "Aceptar".

    5.Ejecute las acciones que desee grabar.

    Las acciones pueden incluir elegir comandos y
    seleccionar texto.

    6.Al terminar de grabar acciones, haga clic en el
    botón "Finalizar grabación" de la barra de
    herramientas de Visual
    Basic.

    O bien, elija Finalizar grabación en el
    menú Herramientas.

    Ejecución e interrupción de una
    macro

    1.Haga clic en el botón "Ejecutar macro" de la
    barra de herramientas de Visual
    Basic.

    O bien, elija Macros en el
    menú Herramientas.

    2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro
    que desee ejecutar.

    3.Elija el botón "Ejecutar".

    Cambio de la descripción de una
    macro

    1.En el menú Herramientas, elija Macros.

    2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione el nombre
    de la macro cuya descripción desee cambiar.

    3.Elija el botón "Opciones".

    4.En el cuadro "Descripción:", escriba la nueva
    descripción de la macro.

    5.Elija "Aceptar".

    Asignación o anulación de una macro
    como nuevo comando del menú
    Herramientas

    1.En el menú Herramientas, elija
    Macros.

    2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro
    que desee asignar al menú.

    3.Elija el botón "Opciones".

    4.En el cuadro "Mostrar en la lista del menú de
    macros", escriba el nombre del comando tal y como desee que
    aparezca en el menú Herramientas.

    El nombre del nuevo comando puede contener letras,
    números, espacios y signos de puntuación. En
    Microsoft Project, el carácter siguiente al último
    signo de unión (&) aislado aparecerá subrayado,
    de manera que podrá presionarlo en el teclado para
    elegir el comando en el menú. Para incluir un signo de
    unión en el nombre del comando, escriba dos caracteres de
    unión consecutivos (&&).

    5. Elija "Aceptar".

    Asignación y anulación de teclas de
    método abreviado de una macro

    1.En el menú Herramientas, elija
    Macros.

    2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro a
    la que desee asignar teclas de método abreviado de la
    lista.

    3.Elija el botón "Opciones".

    4.Seleccione una letra para el método
    abreviado.

    Escriba una letra en el cuadro "Ctrl+".

    5.Elija "Aceptar".

    Nota Algunos comandos de Microsoft Project
    para Windows utilizan teclas de método abreviado
    incorporadas. Por ejemplo, para crear un nuevo proyecto
    podrá presionar CTRL+U. Por consiguiente, no es posible
    asignar estas teclas de método abreviado a una
    macro.

     

     

    Autor:

    Omar A. Moscoloni

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