ORGANIZACIÓN INTELIGENTE

 

Indice
1. Introducción
2. Tendencias de la nueva economía
3. Modelo de organizaciones
4. Organización Inteligente
5. Conclusiones
6. Bibliografía

1. Introducción

Parte de la globalización es el dominio del conocimiento. ¿Qué hace que algunas compañías estén mejor preparadas que otras para responder, rápida efectivamente a los estímulos del ambiente? Una respuesta común es que la empresa debe contar con una estructura integrada, que trabaja como un todo. Pero además, y no menos importante, es que la empresa cuente con un sistema que maneje el conocimiento, que le permita reutilizarlo y renovarlo constantemente.
El manejo del conocimiento de una empresa siempre ha sido un problema muy común y de compleja solución en el pasado y aún en el presente. En un reciente estudio realizado por la Gottilieb Duttweiler Foundation, se revela que en la práctica las empresas utilizan sólo un 20% de su conocimiento acumulado. Lo impresionante hoy en día: en una encuesta llevada a cabo por Delphi Group, 40% de los que respondieron indicaron que el repositorio principal del conocimiento corporativo estaba en la
cabeza de sus trabajadores.
Las nuevas tendencias dan relevancia al conocimiento que poseen las personas en la organizaciones, como la clave del éxito, en particular el modelo de organizaciones inteligentes, donde el conocimiento y la adecuada gestión del mismo es la mejor alternativa para alcanzar eficiencia y eficacia a los nuevos retos que se presentan

2. Tendencias de la nueva economía

Las tendencias de la nueva economía que refuerzan a las organizaciones al cambio de enfoque :
Tendencias del Entorno
De A
Status Quo Cambio rápido
Activos Activos Intangibles
Era de la información Era de la comunicación
Independencia Interdependencia
Formación tradicional y esporádica Aprendizaje y Educación como formas de vida
Comunicación por papel Comunicación electrónica

Tendencias de la Empresa
De A
Rechazo al cambio Anticipación
Producción masiva Personalización
Producción Cliente
Planificación formal Visiones
Costo / Crecimiento Capital / Innovación
Nueva tecnología: costo Nueva tecnología: calidad
Activos tangibles Activos intangible
Trabajo intelectual Trabajo en equipo

Estructuras jerárquicas Redes de cooperación
Control Coordinación
Atribuir responsabilidades Solucionar problemas
Monotonía Reorientación
Seguridad en el empleo Adaptabilidad al empleo
Trabajador manual Trabajador del conocimiento
Retribuir por antigüedad Retribuir por desempeño
Procesamiento de datos Procesamiento de conocimiento
Gestión de la empresa Liderazgo

3. Modelo de organizaciones

Ante la necesidad de gestionar el cambio y de promover la mejora continua, las teorías de las empresas han ido ofreciendo distinto modelo de organizaciones y soluciones. Estos se han enfocado desde diferentes visiones de la realidad empresarial y por tanto su impacto ha sido heterogéneo.
Lo importante sin embargo, es que los distintos modelos están orientados hacia un mismo objetivo, y que lejos de ser excluyentes, son complementarios y se enriquecen unos a otros
En la clase de Sistemas de Información Gerencial, la Profesora M.Sc. Martha Santa Cruz Pastor hizo las siguientes definiciones de cada uno de los modelos de organización, que conceptualizan apropiadamente lo que representan:

• Jerárquica, Vertical o Piramidal .- ‘ Donde manda capitán no manda marinero’
• Horizontal.- Rompe la visión funcional y jerárquica de la empresa y la cadena de mando como vehículo transmisor de ordenes y mensajes
• Inteligente.- Se cultivan nuevos y expansivos patrones de pensamiento; la aspiración colectiva queda en libertad, y la gente continuamente aprende a aprender en conjunto
• Abierta, Virtual o Interconectada.- Su estructura se desplaza de una jerarquía multilateral a negocios con estructuras planas interconectadas, relativamente autónomas

¿ Porque convertirse en una organización inteligente?
La respuesta que propone la organización inteligente a la necesidad de ser competitivos en este entorno, que plantea nuevos retos cada día y en el que el conocimiento es un factor clave, es el aprendizaje a todos los niveles. Es un enfoque integrador, que incide tanto en personas como en la arquitectura de la empresa, como ejes del cambio organizativo
La empresa debe convertirse en una organización aprendedora, no se trata de modificar un sistema concreto de la empresa, sino de aprender a gestionarla bajo unos parámetros diferentes ‘... me atrevería afirmar que el ritmo al que los individuos y las organizaciones aprenden se convertiría en la única ventaja competitiva sostenible ...’ RAY STATA
El concepto de organización inteligente – organización que aprende, esta hoy en una clara fase de expansión y de aplicación experimental en empresas de todo el mundo
En los últimos años, numerosos profesionales del mundo de la empresa, del mundo de la investigación y de la consultoría, han estado trabajando en torno a los principios y herramientas de la organización inteligente. Su esfuerzo, no ha estado, sin embargo, girado por un interés meramente académico, sino por una necesidad planteada de forma constante por las empresas
El reto al que se trata de hacer frente es la adaptación y el desarrollo continuo de las empresas para el logro de un éxito sostenido en un entorno:

• En el que el conocimiento, se configura como variable central de la evolución y el desarrollo

En la nueva economía, el conocimiento no es uno más de los factores de producción. Se ha convertido en el principal factor de producción’ P. DRUCKER

• Que presenta cambios cada vez más veloces y profundos. El cambio se convierte en el foco de atención de la economía ‘Nada es permanente excepto el cambio’ SOCRATES

Entender que el cambio implícito en la organización inteligente es una transformación a largo plazo. Sin embargo, esto último no implica que no se vayan sintiendo de forma progresiva y reforzada los beneficios del enfoque organizacional en el aprendizaje
El modelo de organización inteligente es una nueva forma de entender y gestionar la empresa. Se trata de lograr en la empresa nuevas formas de ser y trabajar que permitan:

• Ampliar su capacidad de innovación y creatividad
• Manejar apropiadamente el conocimiento
• Contar con personas dispuestas a hacer del aprendizaje una filosofía de vida

4. Organización Inteligente

Una organización inteligente es una estructura integrada, trabaja como un todo, que es capaz de tejer permanentemente la habilidad de cambiar la esencia de su carácter; tiene valores, hábitos, políticas, programas, sistemas y estructuras que apoyan y aceleran el aprendizaje organizacional
Característica de la organización inteligente es el manejo efectivo de su conocimiento, detección oportuna de necesidades de mercado y por su capacidad de innovación. Los sistemas de manejo de conocimiento permitirán lograr esta meta, facilitando el trabajo colaborativo y creativo de todos los miembros de la empresa

Ventajas de la organización inteligente:

• Reutilización del conocimiento y la experticia de otros integrantes de la empresa
• La creación a partir de la información existente, en lugar de la creación desde cero
• Toma de decisiones más informadas, y por lo tanto con mayor posibilidad de éxito
• Intercambio constante de información entre los miembros de la empresa

Conocimiento
La diferencia competitiva se encuentra en las personas de la organización, es por eso que se debe potenciar el conocimiento de las personas como factor clave del éxito
El conocimiento es un aspecto del coeficiente intelectual, pero no equivale a la inteligencia, es una síntesis de informaciones, mientras que la inteligencia es lo que hace falta para generar conocimientos. La inteligencia encierra capacidades inherentes de aprender, transferir conocimientos razonar, contemplar caminos posibles, encontrar nuevas formas de análisis, generar vías alternativas y tomar decisiones sabias
Para que una persona llegue al nivel del conocimiento debe pasar primero por los datos y la información. Todo empieza por los datos, que viene a ser el primer nivel de la escalera de las decisiones y acciones. Los datos son así como las cosas que nos llegan a la puerta, no sabemos si tienen el valor del significado (para nosotros) o no. Nos llegan provenientes del mundo, del entorno que nos rodea; a veces ni siquiera los solicitamos (como el junko mail), pero llegan, están ahí. Hay datos de origen económico, financiero, productivo, de mercado, etc.
Cuando al dato le conferimos el valor del significado lo llamamos información (segundo nivel). La información tiene un valor distinto en cada organización y generalmente un precio en su mercado de origen. Por ejm. Las proyecciones de los indicadores macroeconómicos de un país pueden ser de ‘gran valor para una empresa’ como por ejemplo el PBI, la balanza comercial, el déficit fiscal, etc. esto es información y de origen económico
Ahora el punto es, ¿sabemos qué es el PBI?, ¿Qué se puede entender con que un país tenga, por ejemplo, 2% de PBI? ¿Es bueno para un país que el PBI sea positivo?, ¿Cuál puede ser el PBI máximo para un país?. En fin, empezamos a tener varias interrogantes. Volviendo al inicio, ¿ y, qué es PBI? Esto es conocimiento (tercer nivel de la escalera. Cuando a partir de una información, podemos obtener aspectos favorables o desfavorables, ventajas o desventajas, costos o beneficios, pros o contras, posibilidad o imposibilidad; decimos que tenemos visibilidad de consecuencias sobre esa materia o contenido. Eso es conocimiento, en un sentido productivo y estratégico
Los siguientes niveles de la escalera son las decisiones y las acciones. Una vez que disponemos de conocimiento, podemos evaluar opciones, caminos, vías para ejecutar la acción, calculando los retornos y el valor agregado que generaría cada acción. Con este análisis y evaluación llegamos al nivel de decisiones. Luego la manera de tomar la acción se verá influenciada por la conducta o actitud del decisor. Este es el último nivel del proceso de toma de acciones

Implementacion Del Conocimiento
El conocimiento se ha convertido en el factor más importante de la vida económica. Es el componente de todo lo que compramos y vendemos, la materia prima con la cual trabajamos. Entre los bienes de la empresa- recursos naturales, maquinaria, capital financiero – el que destaca entre todos es el capital intelectual. La empresa de la actualidad, opera en una economía basada en el conocimiento, por lo tanto el capital intelectual es la nueva riqueza de las organizaciones, de allí que el incremento del valor del conocimiento se puede conseguir con el desarrollo de la inteligencia. Pero, ¿qué significa ‘conocimiento’ para la empresa? ¿Cómo se puede convertir en beneficios?. El conocimiento, puede ser definido como información que posee valor para la organización. Para incrementar el valor del conocimiento, se debe:

• Crear una organización que aprende de sí misma. La habilidad de aprender es una ventaja distintiva que el conocimiento compartido genera. Con el aprendizaje se llega a una mayor innovación y creatividad, más rápida toma de decisiones, mejor orientación hacia el cliente y una mayor capacidad de respuesta a los nuevos cambios del entorno comercial
• Crear una empresa con disposición aprender de su propia gestión, para así aprovechar la información y su valor humano, quien deberá aprender desde una perspectiva práctica, las distintas facetas de información, tecnología, procesos empresariales y planteamientos estratégicos. Para lo cual el ‘valor humano’, debe desarrollar su inteligencia emocional por medio de:
• Conocerse a sí mismo, es decir tener una idea cabal de sus habilidades y una marcada confianza en sí mismo.
• Autorregulación, es decir manejar las emociones de modo que fácilmente pueda manejar y recuperarse de sus emociones
• Motivación. Es decir utilizar las preferencias para orientarse y avanzar hacia los objetivos propuestos, para tomar iniciativas frente a contratiempos y posibles frustraciones
• Empatía, es decir percibir lo que sienten los demás y cultivar la afinidad con una amplia diversidad de personas
• Habilidades sociales, es decir interactuar con facilidad, empleando habilidades para persuadir y dirigir, negociar y trabajar en equipo

Además, las organizaciones tienen que aprender y adoptar nuevos avances tecnológicos, para lo que se requieren sistemas de información (transferencia de la información) es decir absorción del conocimiento

Gestión Del Conocimiento
Se puede definir la gestión del conocimiento como el proceso de administrar continuamente conocimiento de todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos de conocimiento tanto existentes como adquiridos y para desarrollar nuevas oportunidades
El conocimiento es un activo intangible, volátil y difícil de concretar y retener. Existen muchos problemas asociados con encontrar los activos de conocimientos requeridos y luego ser capaces de utilizarlos de una manera eficiente y con una relación coste- beneficio apropiada. Para manejar adecuadamente las dificultades asociadas al manejo y administración del conocimiento. Las empresas necesitan:

• Tener un lenguaje uniforme y estandarizado a lo largo de la empresa, que asegure que el conocimiento se entiende correctamente
• Ser capaces de identificar, modelar y representar explícitamente su conocimiento
• Compartir y reutilizar su conocimiento entre diferentes aplicaciones por varios tipos de usuarios. Esto implica ser capaz de compartir fuentes de conocimiento existentes y también las que haya en el futuro

Principios de la Gestión del Conocimiento (GC)

• La GC es costosa

El conocimiento es un activo, pero su administración efectiva requiere inversiones en otros activos. Existen muchas actividades particulares en la gerencia del conocimiento que requieren inversiones y esfuerzos, como por ejemplo:

• Almacenar el conocimiento, lo que indica la creación de documentos y la transferencia de documentos en un sistema computarizado
• Añadir valor al conocimiento mediante la edición, compactación, empaquetamiento, etc.
• Desarrollar formas de categorización del conocimiento y categorizar nuevas contribuciones de conocimiento
• Desarrollar infraestructuras y aplicaciones de tecnología de información para la distribución del conocimiento
• Educar a los empleados en la creación, uso y formas de compartir el conocimiento
• La gestión efectiva del conocimiento requiere soluciones híbridas de gente y tecnología

A pesar de los avances en la inteligencia artificial, no puede decirse que exista una máquina que pueda reemplazar a los humanos completamente, los hechos demuestran que las organizaciones que desean una efectiva gerencia de su conocimiento, requieren una alta dosis de esfuerzo humano
Por otro lado, los ordenadores y los sistemas de comunicación se deben utilizar para la captura, transformación y distribución del conocimiento altamente estructurado que cambia rápidamente. Los ordenadores se están haciendo cada vez más útiles en la realización de las mismas tareas sobre conocimiento menos estructurado tal como texto o imágenes. Dada esta mezcla de habilidades, se requiere construir ambientes de gestión de conocimiento híbridos en los que se utilice tanto a personas como a personas de forma complementaria

• La GC requiere ingenieros del conocimiento

Los recursos claves de un negocio como el trabajo y el capital tienen funciones organizacionales dedicadas a su administración y gestión. El conocimiento no puede ser bien gestionado hasta que algún grupo en la empresa tenga la clara responsabilidad de hacer ese trabajo. Dentro de las tareas que ese grupo puede llevar a cabo está el recolectar y categorizar el conocimiento, establecer una infraestructura orientada al conocimiento y monitorizar el uso del conocimiento
El ingeniero del conocimiento trabaja preferentemente en equipo para desarrollar un proyecto. Los proyectos consisten en la construcción (análisis de viabilidad, adquisición de conocimientos, conceptualización, formalización, diseño, Implementación, validación, mantenimiento) de sistemas basados en conocimientos. Es decir, construcción de sistemas software siguiendo la metodología y métodos de la Ingeniería del conocimiento así como también usando sus técnicas y herramientas propias.
El trabajo que el ingeniero del conocimiento realiza dentro del grupo es :

• Planificación, gestión y control de proyecto
• Iteración con los directivos, expertos y usuarios
• Análisis de viabilidad, adquisición de conocimientos y conceptualización
• Ayuda y asesora en la formalización del sistema y el diseño de software
• Supervisa la Implementación
• Realiza la validación
• Guía y supervisa la evaluación por parte de los usuarios
• Controla el mantenimiento
• Controla y supervisa la documentación del proyecto, del trabajo interno, para los clientes y manual de usuarios
• Planificación y control de versiones sucesivas de sistemas
• La GC brinda más beneficios a partir de ‘mapas’ que a partir de modelos, más a partir de mercados que a partir de jerarquías

Dejar que el mercado funcione quiere decir que los ingenieros del conocimiento tratan de hacer el conocimiento tan atractivo y accesible como sea posible y luego observan qué tipo de conocimiento es solicitado y con qué términos específicos

• La GC implica mejorar los procesos del negocio que se basan en conocimiento

Es importante direccionar y mejorar el proceso genérico de la GC, pero donde el conocimiento es generado, utilizado y compartido intensamente es en unos pocos procesos del negocio que se basan en conocimiento. Los procesos específicos varían en cada firma e industria, pero de todas maneras incluyen investigación de mercado, diseño y desarrollo de productos, y aun hasta procesos transaccionales tales como configuración de ordenes y precios. Si se reconoce que se deben hacer mejoras reales en la gerencia del conocimiento también se deben hacer mejoras en los procesos claves del negocio

• La GC nunca termina

La razón es que las categorías del conocimiento requerido siempre están cambiando, siempre están apareciendo nuevas tecnologías, enfoques administrativos, inquietudes de los clientes, etc. Las compañías cambian sus estrategias, estructuras organizacionales, productos y enfatizan el servicio

Factores determinantes del éxito de una adecuada GC
Son múltiples los factores determinantes del éxito de una adecuada GC, aunque podemos destacar los siguientes que son los más relevantes

• Estrategia, que viene determinada por la dirección consciente de que la llave del éxito de su negocio está en el conocimiento de sus empleados. Un ejemplo de ello queda reflejado en el número cada vez mayor de empresas que definen su misión y objetivos en términos de conocimiento
• Infraestructura, que incluye los procesos organizativos de la empresa y las tecnologías de información como mecanismos acordes para facilitar la creación y el intercambio del conocimiento
• Gestión de personas, que es el pilar clave de toda la gestión del conocimiento y está ligado a los aspectos culturales de la organización

5. Conclusiones

Los integrantes de las empresas deben convertirse en colaboradores y mantenedores de la precisión, exactitud y actualidad de los conocimientos almacenados, de tal forma que no sea simplemente un repositorio de la historia sino una herramienta para resolver problemas con ‘sabiduría’
Por todo lo manifestado en el presente artículo, la organización inteligente se caracterizará por un manejo efectivo de su conocimiento, por la detección oportuna de las necesidades de mercado y por su capacidad de innovación. Los sistemas de manejo de conocimiento permitirán lograr esta meta, facilitando el trabajo colaborativo y creativo de todos los miembros de la empresa
Empecemos ahora, con nosotros en particular a potenciar nuestros conocimientos para trasmitirlos a nuestra empresa, creando organizaciones inteligentes, podremos juntos lograr una sociedad del conocimiento

6. Bibliografía

Módulo Sistemas de Información Gerencial de M.Sc. Martha Santa Cruz Pastor
Internet : www.rrhhmagazine.com
www.uniactiva.com

 

 

 

Autor:

María Cecilia Sanz Ramírez

Edad : 38 años
Estudios : Ingeniería Industrial y cursando III ciclo Maestría en Gerencia Empresarial