Indice
1.
Planeación del sistema de Información
Administrativa
2. Técnicas de Instrumentos de
desarrollo de sistemas
3. Formas e Informes
4. Diseño conceptual de un
S.I.A.
1. Planeación
del sistema de
Información Administrativa
La administración empieza con la planeación
del sistema de
la empresa. Y
el desempeño eficiente de las actividades de
la empresa depende
de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse,
cómo ha de hacerse, cuándo se hará y
quién lo hará. La planeación
tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y
dónde queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectúan alguna clase de
planeación, pero la planeación gerencial es bien
definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y
el trabajo de
las organizaciones;
los no gerentes no planean la distribución de los recursos
humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de
formar parte del Plan
Estratégico Administrativo.
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y
Proactivo
a) Enfoque Pasivo: El plan
administrativo se elabora primero y después el sistema que
satisface las necesidades resultantes.
b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una
ventaja competitiva más amplia, una planeación y
mercadotecnia
mas eficaces del producto y una
mejor utilización de los recursos
humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del
SIA se elabora y se integra con la estrategia global
de la
empresa.
Pasos En La Elaboración Del Plan
Estratégico Del SIA.
1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la
naturaleza del
que va a ser elaborado.
2) Estudiar el de la empresa y los
cambios tecnológicos que se prevén en los futuros
SIA.
3) Estudiar la posición estratégica de la
compañía.
4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su
cometido.
5) Definir las restricciones y especificar las políticas
que se seguirán en la instalación del SIA.
6) Establecer los objetivos
estratégicos del SIA.
7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los
subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.
8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan
aportar grandes beneficios.
9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros
conceptos.
11) Estimar el plazo de las metas que debe
alcanzarse(prioridades) y los recursos que se
requieren.
Necesidad de la Planeación de Sistemas
El Sistema de
Información Administrativa global consta de todas las
actividades, equipo, personal e
instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y
la compañía en su conjunto.
Hay algunas compañías que desarrollan segmentos
inconexos de procesamiento de
datos mediante proyectos de
recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos
últimos se cuentan: La automatización de nómina
y de las funciones
administrativas, el pronóstico de ventas, el
control de
inventarios y la introducción incontrolada de computadoras
personales. Este método
revela la necesidad de una planeación general.
Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas
desventajas como son:
La creación de barreras de la
comunicación entre sistemas, ya que
debido a la naturaleza
inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y
divisiones cuentan con sistemas
individualistas que prescinden de la forma en que
interactúan con los sistemas en otras
partes de la
Organización.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de
estructurar la información referente al personal. Algunos
departamentos conservan a veces archivos de
empleados que tienen puntos comunes con otros archivos
similares, pero sin facilitar la interconexión entre
ellos.
El costo del
tiempo, los
recursos y
el dinero.
Cuanto más tiempo se
posponga un plan maestro, más caras resultarán las
revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar
el modo de aplicar el método al
diseño de
sistemas integrados.
Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se
han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de
sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y
de su información. Ni tampoco han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto
que tiene sobre las operaciones de
la empresa. En
los últimos años las empresas han
advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan maestro que
coordine a corto y largo plazo el Sistema de
Información Administrativa.
Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las
políticas de la empresa sobre la
información y preparar planes estratégicos y a
corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los
S.I.
- Integrar los objetivos de
los sistemas de
información en los planes estratégicos a
corto plazo. - Concentrarse en los objetivos
del S.I.A. - Planear la asignación de recursos destinados a
la introducción del sistema de
información administrativa. - Garantizar un desarrollo
eficiente y sistemático de los sistemas de
información - Sentar las bases para controlar los proyectos del
S.I.A. - Equilibrar los costos y
beneficios del S.I.A. - Aumentar la participación de los usuarios en
el diseño de los sistemas, con los cual se
evita una resistencia al
cambio.
Los objetivos de los sistemas de
información han de ser incorporados a los planes de la
compañía para asegurarse de que los sistemas no
sean descuidados ante la presión de
las operaciones. Mas
aun, al incluir los planes del sistema de información
administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la
gerencia
hará de definir los objetivos de los sistemas futuros de
información.
Al planear la instalación del S.I.A. la gerencia debe
asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que
será introducido conforme vaya necesitándose. Este
tipo de asignación permite un diseño
y organización ordenadas.
El costo de
diseñar e instalar un sistema de información puede
ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su
planeación y control. La
planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos
que sirven de criterios de control.
Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin
importar si se invierte mucho o poco en la instalación del
sistema.
Objetivos de la planeación de S.I.A.
La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas
alternativas, los cursos de
acciones
necesarios para alcanzar un objetivo. La
planeación puede ser útil y debe comenzar
sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos
correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que
los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan
bien.
La función
de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los
subsistemas propuestos en función de
los criterios de planeación cuyo fin es reducir al
mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y
colocarlos en el orden debido de desarrollo.
Algunos de los objetivos de la planeación de
sistemas son:
- Lograr un buen desarrollo en los principales
elementos de los sistemas de gran aplicación en las
líneas organizacionales. - Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar
el orden del desarrollo en términos del potencial de
ganancia, precedencia natural y probabilidad de
éxito. - Minimizar el costo de
integrar entre sí sistemas semejantes. - Reducir el número total de sistemas
pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y
darles mantenimiento. - Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la
empresa y su crecimiento. - Poner las bases para el desarrollo coordinado de
sistemas de información congruentes, generales,
interorganizacionales y que abarquen toda la
empresa. - Dar pautas y dirección para estudios y proyectos
constantes del desarrollo de sistemas.
Los objetivos centrales de la planeación del
sistema de información administrativa son:
- Que el S.I.A. forme parte del plan
estratégico de la compañía - Que la asignación de recursos del sistema
figure en el plan estratégico.
2. Técnicas
de Instrumentos de desarrollo de sistemas
Búsqueda de la Información
Cuanto más sepa un analista acerca de la
compañía u otra institución, más
eficiente será en su trabajo con los sistemas. Bajo la
presión
del tiempo en
situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva.
La búsqueda de información constituye un proceso
complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir
respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario,
consiste en aplicar varias técnicas,
ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de
los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el
analista tratará de averiguar:
- Qué se está haciendo
- Por qué se está haciendo.
- Cómo se está haciendo.
- Quién lo está haciendo.
Los principales problemas que
entraña lo que se está haciendo.
En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista
reunirá los datos en los
siguientes niveles:
- Ambiente de la industria
y de la compañía. - La industria
- La compañía y la alta gerencia.
- La gerencia media.
- Gerencia de primera línea y sistemas de
operación.
Tratándose de proyectos pequeños, el
analista se centrará exclusivamente en los niveles
inferiores de la compañía.
Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones
tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos
encabezados buscamos información que les ayude a:
Descubrir las oportunidades de la compañía en el
mercado.
Describir las metas y estrategias a
largo plazo de la compañía.
Evaluar las metas y estrategias.
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia,
producción, finanzas y
otros sistemas dentro de la compañía, los cuales
estén relacionados con el sistema total de operaciones.
Fijar normas de
funcionamiento, métodos de
medición y técnicas
de control sobre
actividades a largo plazo y operacionales.
Lograr mayor eficacia
(consecución de metas) y eficiencia
(disminución de costos).
Prevenir desastres.
Métodos de búsqueda de datos.
Los métodos de
búsqueda de datos aportan
información sólo en uno o en varios niveles. Los
datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el
analista para que le sean de utilidad. He
aquí los métodos.
Buscar organigramas,
misiones de la
organización.
Buscar la documentación referente al actual sistema
de información administrativa.
Examinar los planes de la distribución física de oficinas y
plantas.
Realizar un análisis en la estación de
trabajo.
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en
cuestión.
Determinar mediante muestreo
estadístico el número de transacciones diarias de
cada tipo que interviene en el sistema de información
administrativa.
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o
muestras de empleados) sus necesidades de información, los
problemas que
advierten y las decisiones que toman. Una adecuada
preparación de tales cuestionarios requiere considerable
conocimiento y
habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura
poco rígida.
Elaboración de técnicas de entrevista.
El diseñador del sistema de información
administrativa (MIS) entrevistará a los gerentes y a otras
personas de rango más alto que el suyo en la
organización. Si quiere recibir la información
deseada y ser objeto de consideración, tiene que
ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa
preparación antes de entrevista.
Primero, el analista tratará de aprender lo más
posible sobre la actividad del gerente.
Aprovechará al máximo el tiempo disponible para
conocer bien al gerente y su
estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del
gerente para
saber cu´l será la reacción de éste
ante la
entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del
proyecto para
averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo
y al final para conseguir su aprobación antes de presentar
la propuesta del proyecto.
Programa.
El entrevistador deberá establecer un programa global
de entrevistas y
luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los
gerentes.
Aprobación.
El analista necesita la aprobación de un gerente para
entrevistar a los subordinados de éste o buscar
información aplicando técnicas.
Venta de un servicio.
Los investigadores externos que llegan a un departamento casi
siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la entrevista
inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del
entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son
indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir
problemas en
cuya solución puede colaborar mediante el sistema de
información administrativa.
Realización de la
entrevista.
El analista de sistemas procurará encontrar un lugar donde
no haya distracciones.
El analista de sistemas realiza la entrevista
para aprender.
El analista tendrá y mostrará interés
por lo que dice el entrevistado.
El analista debe saber escuchar, lo cual significa que
permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad.
El hecho de tomar apuntes puede disminuir el ritmo de la
entrevista y dificultarle en analista penetrar más a fondo
en los
problemas.
Debe darse por terminada la entrevista en cuanto el sujeto
externo signos de fatiga o inquietud. Pero nunca
finalizará de modo abrupto.
Análisis en la estación de trabajo.
Este análisis es un método que
sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la
salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de
documentos e
informes en
los "nodos" del sistema de información.
Obtener el título y la descripción del puesto.
Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un
título y una descripción. Una buena descripción contiene tres elementos: 1) el
título del puesto y la relación jerárquica,
2) un resumen de objetivos y funciones, 3) una
lista completa de responsabilidades.
Lista de operaciones, archivos y
transportes.
Se prepara lista de las operaciones que se realizan en las
estaciones de trabajo. Pueden usarse entrevistas y
la observación como una
comprobación.
El titular del puesto archiva y saca documentos del
archivo como
parte de su trabajo.
Entradas y salidas.
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos,
relaciones verbales, video, etc.) y
las salidas de la estación de trabajo se tabulan para
analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia,
fuente y control de todo esto.
Equipo utilizado.
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede
estar formado por computadoras
personales, terminales de video, máquinas
de escribir, archivos tubulares, teléfonos especiales,
máquinas reproductoras y estampadoras.
Relaciones
laborales con otras estaciones de trabajo.
Por
medio de diagramas de
flujo o matrices se
describirán las interacciones entre las estaciones son una
importante consideración en la distribución de las
oficinas.
Medición del trabajo.
Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el
número de estaciones de trabajo, puede servirse del
análisis de métodos y de un estudio
de medición del trabajo. Ese estudio
revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar
ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo
real para medir la eficiencia.
Diagramas de flujo
Los diagramas de
flujo son diagramas que
constan de símbolos pictóricos conectados por
segmentos de líneas que muestran la secuencia de
actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de materiales,
flujo de materiales,
flujo de datos / información o flujo de autoridad en
las organizaciones.
Los diagramas de
flujo son útiles para él porque el ayudan en 1)
la definición del problema, 2) la formulación y
análisis del problema, 3) la solución del problema
y 4) la documentación del diseño de
sistemas.
Tipos de diagramas de
flujo.
No hay estandarización en los diagramas de
flujo porque los profesionales han construido los suyos en una
forma particular que corresponda a sus exigencias.
Toda forma es un informe y la
mayor parte de los informes son
formas. Más aún, unos y otros sirven como entradas
y salidas de los sistemas. En un sistema de información
administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre
la computadora
y el hombre, lo
mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las
operaciones de las empresas
modernas.
El concepto de
sistemas de información implica una comunicación por medio de formas e informes
formales. La selección
del medio, los métodos de almacenamiento,
el formato y el contenido son críticos en dichos sistemas.
Por muchas transacciones que una computadora
efectúe cada minuto, el sistema no estará
produciendo información si la entrada es lenta e imprecisa
y si la salida está desorganizada.
Las formas han constituido la base del registro y
transmisión de la información en las empresas desde
hace tanto tiempo que es difícil imaginar una
compañía que sea dirigida sin ellas.
Objetivos de las formas
Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste
en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el
momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento,
su recaptura posterior costará mucho mas y
aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer
errores y de que haya inexactitudes.
Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y
análisis de datos mediante:
- La organización de los datos.
- La minimización del tiempo de registro
eliminando los datos constantes y - Lograr el control de las operaciones.
La organización de datos en una forma
estandarizada facilita su introducción, su lectura y su
verificación. El uso de su información constante
posiciona los datos, identifica la información variable y
permite una introducción más rápida de los
datos mediante técnicas como la comprobación o
poner los elementos dentro de un circulo.
Las formas como parte integral del diseño de
sistemas
La relación entre un procedimiento
particular de un sistema y los procesos de
comunicación que se sirven de formas es tal
que ambas cosas resultan inseparables. Tanto el procedimiento
como la forma han de ser diseñados como una unidad
integral.
Las formas pueden ser diseñadas como entradas para un
sistema particular de información, como salidas de
él o como registros
intermedios que permanecen dentro de él. La finalidad de
la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen
sin duda un efecto importante sobre el diseño.
En resumen, las formas han de guardar relación con el
diseño de los sistemas de información y con las
operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas
deberá ser un proceso
integrado.
Establecimiento de un programa de
administración de formas Necesidades de
la
administración de formas:
La elaboración de formas es parte del diseño y
mantenimiento
de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en
un individuo o grupo. Aun
cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas
estará alerta ante la posible "proliferación de
formas" en su compañía.
Políticas y procedimientos:
Una ves delimitada la responsabilidad del puesto, habrá que
preparar políticas
(para el manual) que
definan claramente esta tarea. En relación con esto, el
procedimiento
con que se inicia o revisa una forma también se
preparará y se distribuirá entre todos los
gerentes.
También es posible establecer políticas respecto a
temas como la numeración y clasificación de formas,
su obtención e inventario, su
emisión y conservación, así como respecto al
mantenimiento
de archivos de formas.
Control del inventario de
formas:
No es sensato ordenar una dotación de formas para diez
años ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una.
En el primer caso, el dinero y el
almacenamiento
quedarán inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa
igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy
pronto y habrá necesidad de destruirlas. En el segundo
caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas
será excesivo y se requerirá mucho tiempo de
espera.
Archivos y clasificaciones de formas:
El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en
reunir copias de todo documento impreso y de todo formato
estándar que se despliegue en el equipo periférico
de la
computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una
para el archivo
numérico, otra para el archivo de
títulos de formas y otro para un archivo de temas,
departamentos o funciones en
algunos casos se requiere además un archivo clasificado
por medios. Estos
archivos son de gran utilidad para
estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se
basa en el número de identificación que se asigna a
cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia
según el orden en que lleguen las formas al
control.
Análisis de formas
El análisis de formas abarca el diseño de formas y
su control. Tiene cuatro objetivos:
Determinar la necesidad de información: Las formas en uso
han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos
diferentes, un menor o mayor número de ellos. Los
únicos datos referentes a la forma serán los que
resulten absolutamente necesarios.
Preparar la información: El análisis de la
preparación del material se propone encontrar el modo
más fácil y económico de recabar datos. Para
ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e
información. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real
a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos
casos, a partir de las formas preparadas con otros fines.
Presentar la información: Los datos se convierten en
información cuando alguien se sirve de ellos para tomar
decisiones o medidas. La información se presentará
en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el
que toma las decisiones.
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y
registros
también es parte del análisis de formas.
¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto
tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido
transformadas en otros medios de
comunicación, como microfilm o cintas de computadora,
para guardarlas? ¿Cuál es la condición de
los datos almacenados?
Diseño de Formas
El análisis culmina en el diseño o rediseño
de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser
tenidos en consideración al diseñar una forma. Los
contadores expertos en el diseño serán de gran
ayuda al que lo realiza.
Consideraciones generales en el diseño de formas
Con el análisis de formas se ha probado la necesidad de
contar con datos específicos en los sistemas
contables y de información administrativa. Es decir,
primero hay que investigar:
La función de
una forma
Cuándo se empleará la forma
Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la
transacción, transmisión y almacenamiento.
Quien llena la forma y quién la utiliza
Cuántas unidades de la forma se requieren al
año.
Naturaleza de
los Informes en los Sistemas de Información
Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del
café
hasta los informes certificados de auditores que recibe el
presidente de la compañía, por lo tanto el estudio
se hará para los sistemas de información. Puesto
que éstos son sistemas formales, los informes en los
sistemas de información son registros
planeados y formales de la información transmitida a los
individuos para que la apliquen a la planeación,
implantación, control y problemas de decisión. Los
informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y
nos y otros hacen uso de ellos. Por lo tanto todas las formas son
informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de
operaciones contienes datos, que se transforman en
información cuando las recibe el usuario.
Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y
otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de
muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser
estandarizada, y los encabezados del informe
también pueden estarlo. Y es precisamente esta característica de información fija
la que hace la mayor parte de los informes sean formas.
En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho
más obvias. Así, el informe de un
supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen
abundante información fija. También el informe del
costo mensual comparado con el presupuesto
incluye información fija, como los encabezados de columna
y un listado de los códigos contables en la columna de la
izquierda.
Los informes especiales, los cuales no suelen ser
periódicos, tienen pocas características de las formas o ninguna de
ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado
por petición del gerente.
Así pues los informes pueden ser periódicos con
ciclos variables,
pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a
accidentes) o
pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta
particular)
Para el diseñador del sistema de información
administrativa, no es una cuestión trivial la cantidad de
información fija que debe asignarse a un informe. Cuanto
más información de ese tipo contenga, mas pronto se
preparara y más rápidamente será
leído por el usuario.
Estructuración de un Sistema de Informes para el
Sistema de Información Administrativa
Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son
en realidad sistemas; se trata mas bien del resultado confuso de
adiciones y supresiones. Este método no toma en cuenta
deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y
redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en
cuenta la multitud de listas de distribución, los
retrasos, la resistencia a
anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de
reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque
de sistemas en la estructuración de los informes.
En el enfoque de sistemas aplicado a la estructuración de
los informes, no basta una sola orientación en el
análisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas
necesidades antes de poder
sintetizar el sistema. Se requiere de conceptos de diseño
que son los siguientes:
Necesidades de información de los gerentes: La
creación de una estructura de
los informes deberá comenzar con la
investigación de las exigencias de
información por parte de los gerentes. El análisis
de las obligaciones
de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas
personales que realiza el analista de sistemas.
Necesidades de información para administrar subsistemas
organizacionales: La organización puede verse desde cinco
perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una
serie de sistemas. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la
empresa son:
- Unidades estratégicas de negocios
- Fases
- Centros de costos
- Sistemas de recursos y
- Sistema de la zona geográfica
En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber
una persona
comité o equipo especial de trabajo que se encarguen de
ella. Debe establecerse una estructura de
informe que satisfaga las necesidades del sistema.
Informes sobre el desempeño e incidentes: Estos informes son
los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son
periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en
variancias de presupuestos y
planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y
presupuestos.
Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y
programas a
largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del
proyecto. El avance de éste se describe señalando
el objetivo del
proyecto, el estado
actual, los problemas presentes y la evaluación
del avance.
Informes orientados al futuro: planeación y toma de
decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de
la investigación, del juicio y de las
proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a
largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como
los pronósticos económicos,
tecnológicos y de venta.
Informes pedidos de la investigación: Aunque no
todo informe especial de investigación que soliciten los
gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos
tipos de información puede ser proyectada. El
diseño del sistema de información administrativa
deberá proponer la estructura
organizacional para llevar a cabo tal
investigación.
Sistemas computarizados de consulta mediante la base de datos:
Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe
mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta
a la base de datos.
Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de
información varias veces al año. En vez de
proporcionarles informes mensuales que la contengan,
podríamos guardarla en la base de datos. El
almacenamiento de ella y el programa para
recuperarla en un formato útil se considerará parte
de la estructura del informe.
Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el
desempeño constituyen una jerarquía, esa estructura
se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque
de la jerarquía, primero hemos de interpretar la
organización en términos de los niveles
específicos de las jerarquías
Necesidades externas de los informes: los organismos
públicos de la legislación federal y estatal
requieren muchos informes externos. El tipo de informe, su
frecuencia, el contenido especifico, los receptores y los
registros de respaldo dependen de la naturaleza de la
compañía (publica o privada), del numero de
empleados y de la naturaleza del negocio o industria
donde realiza sus operaciones.
Distribución y restricciones: La estructura del sistema de
informes y la distribución interna son interdependientes.
Cuanto más grande sea el alcance de un informe, mayores
probabilidades habrá de que sirva a más gerentes. A
mayor número de resúmenes que contengan los
informes detallados corresponderá una cantidad
también mayor de niveles gerenciales que lo
utilicen.
4. Diseño conceptual
de un S.I.A.
El diseño conceptual de un sistema de
información administrativa es el resultado de un proceso. Es un
esbozo del sistema descrito por una relación verbal, un
diagrama de
flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia
dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. Por
tanto el diseño conceptual nos permite examinar varios
diseños posibles antes de escoger uno para precisarlo.
El diseño conceptual es un proceso extremadamente
creativo. La presentación de todas las consideraciones es
compleja y larga.
El diseño conceptual consta de cuatro fases:
Desarrollo de las especificaciones del desempeño: Las
especificaciones son una minuciosa descripción de lo que
los usuarios quieren de un sistema. No les interesa cómo
se satisfacen sus deseos. Si no mas bien lo que obtienen.
Análisis de los sistemas: se trata de una operación
tendiente o reunir hechos y a analizar la organización
actual, su proceso de decisión, el sistema de
información administrativa en uso y las deficiencias del
que está empleándose actualmente.
Análisis de factibilidad:
Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa
del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema
de información administrativa.
Selección del diseño conceptual entre las
opciones desarrolladas
El informe que incluye el diseño conceptual se convierte
después en la base de la ampliación detallada del
diseño. Además proporciona a los gerentes un
resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para
someterlo a revisión y aprobación. Para la
preparación del informe sobre el diseño conceptual
se realiza un proceso el cual es:
Preparación de los miembros de una organización
para el cambio: el
primer paso en el diseño no es de índole
técnica, sino conductual. La introducción de un
sistema de información administrativa supone cambios en
las funciones,
condición y poder de los
individuos. Los gerentes y los diseñadores de sistemas
deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso
dentro de una organización.
Estudio de las características de la
compañía y de la industria: el
diseño conceptual ha de basarse en las actividades
fundamentales de la compañía. El hecho de que se
trate de una compañía de servicio o de
industrias
determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de
información administrativa deberá proporcionar por
lo menos información sobre estas transacciones para
facilitar su control.
Estudio de la organización de la compañía y
estructura de la decisión: La finalidad del SIA es ayudar
a los gerentes y principales encargados de las tomas de
decisiones; por ello el diseñador de sistemas ha de saber
quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre
el diseñador debe aceptar la organización y la
estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para
ambas.
Identificación de los problemas de la
compañía: Una vez estudiados los objetivos de la
compañía y la estructura del sistema que existen
para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al
fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos problemas
son comunes a todas las compañías, hay algunos que
son crónicos o peculiares en determinadas empresas.
Estudio de los sistemas de procesos
gerenciales y funcionales: Los sistemas de procesos
representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar
las metas de su compañía. Si no se cuenta con
diagramas de flujo ni manuales de
procedimiento, el analista aplicará parte de su tiempo a
bosquejar los sistemas de operación, a descubrir los
puntos de decisión y estudiar los informes destinados a la
gerencia.
Determinación de las necesidades de información:
Para el diseño adecuado del SIA se requiere una
formulación clara de las necesidades de información
de cada gerente. Las compañías se equivocan al
invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente
necesitan es disponer de información que mejore las
percepciones de los gerentes en áreas tan importantes como
la identificación de problemas, las soluciones
alternas, las oportunidades y riesgos, la
planeación y control.
Determinación de las fuentes de
información: Una vez descubiertos las principales
necesidades de información de los gerentes y definidas la
organización y estructuras de
las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la
información recabada.
Documentación del diseño conceptual
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el
diseño conceptual del sistema, no son suficientes para
registrar el diseño. Hay que elaborar un informe
formal.
Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar
un estudio del sistema total del negocio o organización,
investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos
del SIA, y finalmente diseñar en forma aproximada los
principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y
los programas de
proyecto limitan el diseño definitivo.
Autor:
Carlisle Navarro, Diana Angulo y Ana Luisa
García
Universidad de
Occidente
Campus Culiacán. Sin.