Índice
Concepto de
contabilidad
Estructura de un sistema contable
Utilización de la
información contable
Características de un sistema de
información contable efectivo
Objetivos de la información
contable
Requerimientos de información y
su entorno
Limitaciones de la información
contable
Conclusión
Bibliografía
La contabilidad
es un sistema adaptado
para clasificar los hechos económicos que ocurren en un
negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para
llevar a cabo diversos procedimientos
que conducirán a la obtención del máximo
rendimiento económico que implica el constituir una empresa
determinada.
El desafío que el entorno plantea al ejecutivo de
hoy, lo ha obligado a depender cada vez mas de la información como base objetiva para ejercer
una función
vital: la toma de
decisiones.
Lo anterior no debería merecer ningún
comentario, por cuanto siempre en toda empresa ha
existido y existe información. Sin embargo lo que
generalmente ocurre es que la información circula desde, hacia y dentro
de la empresa no es
adecuado a las necesidades informativas y es producida por una
serie de centros de información esparcidos a través
de la
organización, sin coordinación entre ellos; originando, en
muchas oportunidades duplicaciones de esfuerzos
injustificados.
Concepto De
Contabilidad
La contabilidad,
es una herramienta empresarial que permite el registro y
control
sistemático de todas las operaciones que
se realizan en la empresa, por
ende no existe una definición concreta de la contabilidad
aunque todas estas definiciones tienen algo en común.
A continuación se presentan varias acepciones de la
contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y
cuerpos colegiados de la profesión contable:
"La contabilidad es el arte de
registrar, clasificar y resumir en forma significativa y
en
términos de dinero, las
operaciones y
los hechos que son cuando menos de carácter
financiero, así como el de interpretar sus resultados"
(Instituto Americano de Contadores Públicos
Certificados)
"La contabilidad es el sistema que mide
las actividades del negocio, procesa esa información
convirtiéndola en informes y
comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las
decisiones" (Horngren & Harrison. 1991)
"La contabilidad es el arte de
interpretar, medir y describir la actividad económica"
(Meigs, Robert., 1992)
"La contabilidad es el lenguaje
que utilizan los empresarios para poder medir y
presentar los resultados obtenidos en el ejercicio
económico, la situación financiera de las empresas, los
cambios en la posición financiera y/o en el flujo de
efectivo" (Catacora, Fernando,1998)
"La contabilidad tiene diversas funciones, pero
su principal objetivo es
suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas,
información razonada, en base a registros
técnicos, de las operaciones
realizadas por un ente público o privado" (Redondo, A.,
2001)
La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar,
clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio
con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a
través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen
sus negocios
mediante datos contables;
permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de la
compañía y la capacidad financiera de la empresa.
Estructura de un sistema
contable
Un sistema de
información contable sigue un modelo
básico y un sistema de
información bien diseñado, ofreciendo
así control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de
costo /
beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa
independientemente del sistema contable que utilicé, se
deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada
con las actividades financieras; los datos se deben
registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso
contable involucra la
comunicación a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para
ayudar en la toma de
decisiones comerciales.
- Registro de la actividad financiera: en un sistema
contable se debe llevar un registro
sistemático de la actividad comercial diaria en
términos económicos. En una empresa se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar
en términos monetarios y que se deben registrar en los
libros de
contabilidad. Una transacción se refiere a una
acción terminada mas que a una posible acción a
futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
términos monetarios. - Clasificación de la información: un
registro
completo de todas las actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de
datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para
las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la
información de debe clasificar en grupos o
categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a
través de las cuales se recibe o paga dinero. - Resumen de la información: para que la
información contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una
relación completa de las transacciones de venta de
una empresa
como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se
dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las
ventas
resumidas por producto.
Los gerentes de almacén
necesitaran la información de ventas
resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de
Mars necesitará la información de ventas
resumida por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro,
clasificación y resumen constituyen los medios que se
utilizan para crear la información contable. Sin embargo,
el proceso
contable incluye algo mas que la creación de
información, también involucra la comunicación de esta información a
quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de
decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar
información a los gerentes y también a varios
usuarios externos que tienen interés en
las actividades financieras de la
empresa.
Utilización De La Información
Contable
La contabilidad va mas allá del proceso de
creación de registros e
informes. El
objetivo final
de la contabilidad es la utilización de esta
información, su análisis e interpretación. Los
contadores se preocupan de comprender el significado de las
cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe
entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de
diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de
un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que
sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados
gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información
contable, también deben tener un conocimiento
acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas
significan. Una parte importante de esta comprensión es el
reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de
contabilidad. Un gerente
comercial u otra persona que este
en posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta
que punto la información contable se basa en estimativos
mas que en mediciones precisas y exactas.
Características de un sistema de
información contable efectivo.
Un sistema de información bien diseñado
ofrece control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de
costo /
beneficio.
Control : un buen sistema de contabilidad le da a la
administración control sobre las operaciones de la
empresa. Los controles internos son los métodos y
procedimientos
que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus
activos y
asegurar la exactitud de sus registros
contables.
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la
pauta de compatibilidad cuando
opera sin problemas con
la estructura, el
personal, y
las características especiales de un negocio en
particular.
Objetivos
de la información contable.
La información contable debe servir
fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos
controlados por un ente económico, las obligaciones
que tenga de transferir recursos a otros
entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el periodo.
- Predecir flujos de efectivo.
- Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
- Tomar decisiones en materia de
inversiones
y crédito. - Evaluar la gestión de los administradores del ente
económico. - Ejercer control sobre las operaciones del ente
económico. - Fundamentar la determinación de cargas
tributarias, precios y
tarifas. - Ayudar a la conformación de la
información estadística nacional. - Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social
que la actividad económica representa para la comunidad.
Cualidades De La Información
Contable
Para poder
satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
información contable debe ser comprensible, útil y
en ciertos casos se requiere que además la
información sea comparable.
- La información es comprensible cuando es clara
y fácil de comprender. - La información es útil cuando es
pertinente y confiable. - La información es pertinente cuando posee el
valor de
realimentación, valor de
predicción y es oportuna. - La información es confiable cuando es neutral,
verificable y en la medida en la cual represente fielmente los
hechos económicos.
Importancia de la contabilidad en función de
los usuarios de la información.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen
la necesidad de llevar un control de sus negociaciones
mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor
productividad
y aprovechamiento de su patrimonio.
Por otra parte, los servicios
aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter
legal.
La gente que participa en el mundo de los negocios:
propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa,
inversionistas utilizan los términos y los conceptos
contables para describir los recursos y las actividades de todo
negocio, sea grande o pequeño. Aunque la
contabilidad ha logrado su progreso más notable
en el campo de los negocios, la función
contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una
persona debe
explicar sus ingresos y
presentar una declaración de renta. A menudo, una persona
debe proporcionar información contable personal para
poder comprar
un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una
tarjeta de crédito
o conseguir un préstamo bancario. Las grandes
compañías por acciones son
responsables ante sus accionistas, ante las agencias
gubernamentales y ante el público. El gobierno, los
estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la
contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus
logros. La contabilidad es igualmente esencial para la
operación exitosa de un negocio, una universidad, una
comunidad, un
programa
social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto
conocimiento
de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar
retos que les impone la sociedad.
Las personas que reciben los informes contables se
denominan usuarios de la información contable.
Un gerente
comercial u otra persona que este en posición de tomar
decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad,
probablemente no apreciara hasta que punto la información
contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y
exactas.
Requerimientos de información y su
entorno
Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se
estudia la empresa mediante el enfoque de sistemas, es el
ambiente, el
medio en que ella esta inserta y al cual pertenece con un sentido
de dependencia. Esta dependencia y subordinación de la
empresa a su entorno, le plantea determinadas exigencias a las
cuales debe ceñirse y/o dar respuestas.
La finalidad de toda empresa puede plantearse en tres
planos diferentes:
- Producir bienes y /o
servicios en
forma eficiente de manera de satisfacer mejor las necesidades
de la población. - Lograr resultados positivos en el desarrollo
de sus actividades. - Permitir la realización del hombre en su
trabajo y contribuir a su desarrollo
integral, por una parte, y por otra cumplir con las obligaciones
sociales y publicas a las que se encuentra obligada por el
hecho de ser miembro de una comunidad.
Lo anterior, es sin considerar el fin ultimo de la
empresa que es lograr la supervivencia y desarrollo
para alcanzar sus objetivos.
El entorno necesita información de los tres
aspectos. Esta información se materializa en estados a
informes que provienen del sistema de información de la
empresa.
Los centros que requieren información se
identifican como organismos e instituciones de carácter
sectorial y nacional, tales como ministerios, superintendencia
de: Sociedades
Anónimas, Bancos e
Instituciones Financieras, Odeplan y el Banco Central.
La información que necesita el entorno, tradicionalmente
en su mayor parte, se satisface mediante los estados
financieros que proporciona el subsistema de
información contable. Dicha información se
caracteriza por ser agregada.
En cambio, los
requerimientos de información interna son relativamente
mayores y mas complejos, debido a que la información es
la base en que se sustenta la permanente toma de decisiones que
se produce en todos los niveles y en todas las áreas de
la empresa. Si consideramos además, que las funciones
principales el proceso
administrativo ( identificadas como investigación y diagnostico, planificación y control) determinan
necesidades de información diferenciada con características diametralmente opuestas,
resultan evidentes las dificultades que enfrenta el sistema de
información para "producir" lo que de él se
espera. Así, por ejemplo, en la investigación y diagnostico interesa la
información de hechos pasados y presentes y es, por lo
tanto, objetiva y posible de verificar. En cambio, la
planificación requiere de
información proyectada que muestre consecuencias de
diversas alternativas; esta información es subjetiva,
aun cuando se basa en hechos conocidos y tienda a no ser
verificable.
El control, por su parte, necesita de
estándares que le permitan medir y evaluar, en
consecuencia, la información debe permitir vigilar los
resultados oportunamente con el objeto de efectuar
correcciones. Para ello debe ser fácilmente accesible y
lo mas cercanamente posible al lugar donde se realizan los
hechos.
En muchas oportunidades el verdadero problema no es
encuentra en no disponer de la información necesaria,
sino que esta dado por la situación contraria, es decir,
tener demasiada información. Esta situación
proviene principalmente de las siguientes causas:
- No existe un estudio tendiente a determinar las reales
necesidades de información.- Detectar aquella que ya no sea útil y
eliminarla del sistema. - Recoger los nuevos requerimientos y agregarlos al
sistema.
- Detectar aquella que ya no sea útil y
- No se revisan en forma periódica las
necesidades de información para: - Cundo se realiza lo señalado en a y en b,
generalmente resulta un trabajo largo y arduo determinar las
necesidades de los usuarios, dedo que estos no tienen claridad
suficiente respecto de sus funciones y de
sus atribuciones
Limitaciones De La
Información Contable
Primero que nada las limitaciones de la
información contable van a depender del tipo de
información que se esta utilizando, ya que la
información depende del giro que tenga la empresa. Por
esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos
sistemas, ya que
abarcarlos todos seria muy difícil. Nos centraremos
principalmente en la información que afecta al control,
relación con los costos de la
empresa y con la toma de decisión de la
empresa.
Costos Unitarios
Es importante conocer los costos unitarios
del producto si es
que se desea hacer un coste del inventario, o
medir las utilidades. Estos datos son útiles para el
control de los costos y la toma
de decisiones. Esta información puede conducir a que se
tomen medidas en cuanto a los precios, esto
es útil cuando la empresa fija los precios de sus
productos.
Las limitaciones que tiene esta información en lo
que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones
son las siguientes:
1.- Los costos unitarios del producto son
costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se toman
en cuenta los costos increméntales y no los promedio.
Muchas empresas con el
fin de ofrecer esta información ocupa los costos variables ya
que pueden considerarse increméntales.
2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos
directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y la
toma de decisiones los costos asignados no son
pertinentes.
3.- Los costos indirectos de fabricación
incluidos en los costos unitarios generalmente son una
aplicación de tasas predeterminadas a los costos
indirectos.
Costos Estándares
Los costos estándares son costos
científicamente predeterminados que sirven de base para
medir la actuación real. Los costos estándares
contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad.
Los estándares de costos de fabricación
generalmente están integrados de manera formal dentro de
las cuentas de
costos. Cuando ocurre esto los sistemas se
conocen como sistemas de contabilidad de
costos estándar. En si estos costos son lo contrarios
a los costos reales; los costos estándar se determinan con
anticipación a la producción.
Las limitaciones de estos costos serian:
1.- En la practica es muy difícil adaptarse a una
estructura
conceptual especifica.
2.- La rigidez o flexibilidad de los estándares
no puede calcularse con precisión.
3.- No se tiene la certeza de que las normas se han
establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o
flexibilidad.
Con base a la revisión bibliográfica
efectuada en torno al tema
central de este trabajo, actualmente se puede afirmar que el
proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de
una manera mas simple y sencilla con el apoyo del contador, pero,
es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios
establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.
La información contable, y por ende la contabilidad, no es
un lenguaje
exacto, ni por la naturaleza de los
hechos que registra ni por la carencia de un código
contable único, completo e imperativo. Existe, por tanto,
un margen de discrecionalidad legitimo, justo y honesto en el
registro, interpretación y utilización de los datos
que proporciona.
La administración de un patrimonio,
para ser eficiente, precisará de la ayuda de la
contabilidad, la cual proporciona todos los datos requeridos para
la toma de decisiones de una empresa basadas en informaciones
técnicas y razonadas.
Contabilidad de costos Horngren
Organización de sistemas
contables Enrique Fowler
Base para decisiones gerenciales Meigs & Meigs
Fundamentos teóricos de contabilidad Rebeca Oyaneder
Análisis contable cuaderno Nº 1
Universidad De
Chile
Internet
Autor:
Hans Rolle
Julian Zietzke
julianzietzke[arroba]yahoo.com