Automatización de los sistemas de pago por resultados de la Empresa Avícola Santa Clara

Resumen

En la actualidad, muchos han sido los avances producidos
en las diferentes materias y ramas de la informática, no
quedando exenta la automatización de los procesos de
producción, sobre todo su relación con el capital
humano como factor determinante en una entidad. Los recursos
humanos constituyen el elemento más importante para
alcanzar la competitividad en cualquier tipo de
organización por su creatividad, capacidad de
innovación y polivalencia. Por ello, la Gestión de
los Recursos Humanos en las empresas debe tener una clara
orientación hacia el logro de los objetivos
estratégicos de la misma, debiéndose desarrollar en
armonía con los objetivos productivos de forma tal que el
salario sea un importante motivador en el logro de
éstos.

En el presente trabajo se propone una solución
informática desarrollada por la Empresa Desoft de Villa
Clara, para la Empresa Avícola Santa Clara con el objetivo
de automatizar los sistemas de pago por resultados de la misma,
debido a la problemática que presenta dicha entidad a la
hora de gestionar los datos necesarios para realizar el
cálculo del pago por resultados de sus trabajadores ya que
coexisten diferentes sistemas de pago; cada uno con
particularidades propias, clasificados en destajo colectivo,
destajo individual y por indicadores directos a la
producción entre otros, permitiendo que el resultado sea
obtenido por diferentes vías y métodos, lo cual
trae como consecuencias que existan errores al procesar los
grandes volúmenes de informaciones que reciben y que
tributan al resultado final, implicando que se le pague de
más o de menos sin correspondencia con los resultados
productivos alcanzados por el mismo y lo que realmente
aportó a la entidad en su jornada laboral, conllevando a
una inseguridad en la gestión de los datos que se procesan
y en el resultado final de la aplicación del sistema de
pago por resultados.

PaySaX es una aplicación web desarrollada en
plataforma de software libre utilizando como lenguaje de
programación PHP, Zend Framework, Propel, gestor de base
de datos MySQL y ExtJS para el manejo visual.

Los resultados obtenidos demuestran que con el uso de la
aplicación se garantiza, en la entidad objeto de estudio,
la confiabilidad y veracidad en el cálculo del pago por
resultados de sus trabajadores. Lo anteriormente explicado
redunda en beneficios a favor del proceso ESTIMULACIÓN
( SALARIO ( MOTIVACIÓN del Sistema Integrado de
Capital Humano, implementado recientemente en dicha entidad de
acuerdo a los requerimientos de la Norma Cubana 3001:
2007.

Introducción

Los sistemas computacionales de gestión comienzan
a utilizarse desde que la informática alcanza niveles de
desarrollo que abarcan todo el sistema empresarial. Las empresas
en todo el mundo hacen uso de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (TIC), no
quedándose detrás la informatización de la
mayoría de los procesos que existen en una determinada
entidad y dentro de éstos el área de Gestión
de los Recursos Humanos, aunque en su gran mayoría, tienen
que subsistir con simples programas genéricos,
tecnológicamente muy limitados para cualquier tipo de
negocio, con la consiguiente pérdida de
productividad.

En Cuba se hacen grandes esfuerzos por llevar la
informática a todos los niveles de la sociedad para
contribuir con la economía. Con este avance, se consigue
que el desarrollo del trabajo y el procesamiento de la
información sean superiores en cuanto a inmediatez y
fiabilidad de los resultados. El desempeño por lograr
aplicaciones más cercanas al usuario final, así
como la facilidad a la hora de manipularlas, es el mayor
propósito de los programadores y el soporte de las nuevas
tecnologías, específicamente tecnologías
basadas en la web.

La Gestión de los Recursos Humanos en una
entidad, es la encargada de gestionar las actividades
relacionadas con los trabajadores, existiendo un cambio de
paradigmas a partir de la aprobación en el 2007 de las NC
Sistema Integrado de Capital Humano. Dentro de las actividades
funcionales se encuentra: el control de las plazas, asistencia y
puntualidad y procesamiento de las horas trabajadas para realizar
el cálculo del pago por resultados de sus trabajadores y
recompensar, de esta manera de forma motivante y siempre en
relación directa con la producción, la labor
realizada por los mismos en los diferentes períodos de
pago.

La Empresa Avícola de Santa Clara (EASC), es una
entidad subordinada directamente al Ministerio de Agricultura. A
la misma se subordinan las Unidades Empresariales de Base (UEB),
granjas avícolas, agrupadas según sus
propósitos productivos en: Ponedoras, Reproductoras,
Remplazo de Ponedoras, Remplazo de Reproductoras, Acopio de
huevo, Base de transporte entre otros. Cada una de estas unidades
funciona como una entidad independiente por lo que en ellas se
gestionan su contabilidad y recursos humanos.

En la EASC existen varias formas de determinar el
salario final de un trabajador según los sistemas de pago
por resultados que ahí se implementan entre otros: destajo
colectivo, destajo individual y por indicadores directos a la
producción, cada uno con propósitos diferentes.
Para cada uno de ellos, en todas sus UEB, el cálculo del
sistema de pago por resultados de sus trabajadores se realiza
manualmente, trayendo como consecuencias que, en ocasiones, los
especialistas de capital humano involucrados en dicho proceso, se
equivoquen al procesar las informaciones que tributan al
resultado final, implicando que no se le pague al trabajador, o
se le pague más de lo que realmente aportó a la
entidad en su jornada laboral.

Para realizar el cálculo del pago por resultados
en una UEB es necesario tener los indicadores planes y reales de
las naves, los cuales son suministrados por el técnico
productivo de la misma, así como los registros de
asistencia de los trabajadores que gestiona el especialista de
recursos humanos. Toda esa información llega a los
especialistas de recursos humanos de la EASC donde estos
consolidan la misma en una tabla de cálculos Excel para
realizar el cálculo del pago por resultados de cada UEB,
lo que proporciona errores en la recopilación de los
datos, así como poca confiabilidad, veracidad y seguridad
en el resultado final.

Por la situación problémica anteriormente
planteada, la Empresa de Desarrollo de Software (Desoft) de Villa
Clara, brinda a dicha entidad la oportunidad de desplegar una
aplicación web (PaySaX) capaz de automatizar el trabajo
manual que los especialistas realizan a partir de la
gestión de sus trabajadores y del procesamiento de sus
rendimientos productivos, la cual sirve de base para obtener el
resultado final que permitirá recompensar la labor
realizada de cada uno de ellos.

DESARROLLO

Fundamentación
teórica

La aplicación informática se
desarrolló tomando como premisa los resultados arrojados
por una previa revisión de los documentos rectores
aprobados por la entidad cliente para detallar el trabajo que se
realizaba manualmente con el Subsistema de Estimulación
del SICH.

Por la complejidad en el manejo del pago por resultados
a sus trabajadores, en la entidad, coexisten tres tipos de
sistemas de pago que se agrupan en:

• Destajo colectivo

• Destajo individual

• Indicadores Directos de la
  producción

Cada uno con sus particularidades estructurales debido a
sus respectivos indicadores y teniendo ambos como objetivo
fundamental: lograr el cumplimiento y sobre cumplimiento del plan
de producción de la EASC con eficiencia económica,
incrementar la productividad del trabajo, así como el
cumplimiento de los indicadores de calidad definida por la
entidad y la retribución a sus trabajadores en
correspondencia a los resultados de su trabajo.

• a) Destajo colectivo:

Dentro de este sistema de pago se encuentran los
subsistemas:

• Remplazo de Ponedora

• Remplazo de Reproductor

• Planta de Incubación

• Matadero de Aves

• b) Destajo individual:

Dentro de este sistema de pago se encuentran los
subsistemas:

• Ponedora

• Reproductor

• Base de Transporte

• Acopio y Distribución de Huevos

• c) Indicadores directos a la
  producción

• Para los indirectos de los inicios y
  desarrollos

• Para los indirectos de las ponedoras y
  reproductores.

Cada uno con características e indicadores
únicos que diferencian la forma de calcular el salario
resultante de aplicar el sistema de pago por resultados, teniendo
en cuenta los indicadores que inciden en cada uno de
ellos.

• Reseña del acrónimo

En una revisión a la literatura sobre el concepto
Pago de Salario y en conjunto con las especificidades definidas
por los especialistas de la calidad y desarrollo de los productos
en la empresa Desoft Villa Clara, se decide ponerle el
acrónimo PaySaX (Sistema de Pago por Resultados) a la
aplicación web desarrollada.

Su nombre proviene de la
descomposición:

• Pay: que en inglés significa
  Pago

• Sa: tomado de Salario

• Y se le agrega la X, en rojo, al final como
  distinción de los productos desarrollados en software
  libre por la división.

Herramientas
utilizadas

Para el diseño de la aplicación
informática, dada las funcionalidades del sistema, el
escaso rendimiento del equipamiento del cliente, la convivencia
con otros sistemas de gestión e información y la
política de migración a software libre existente en
el país, se decide su desarrollo usando tecnologías
Web, con Programación Orientada a Objetos (POO) utilizando
el estándar de codificación del lenguaje
PHP.

En una exhaustiva búsqueda de los
frameworks en la plataforma, se decide utilizar por
consiguiente Zend Framework bajo los patrones de diseño:
Modelo–Vista–Controlador (MVC) y Data Access
Object (Objeto de Acceso a Datos) (DAO).

Se utilizó Propel para el mapeo y consulta de las
tablas de la base de datos, MySQL como gestor de bases de datos y
la librería ExtJS (versión 3.3.0) para garantizar
que las pantallas sean amigables para el usuario.

Descripción del proceso antes de la
automatización

La gestión del pago por resultados es el proceso
que lleva a la remuneración de la estimulación a
los trabajadores por la labor realizada en cada una de las
crianzas productivas.

En estos momentos la EASC realiza el proceso de forma
manual, a través de la consolidación recopilada del
cumplimiento y sobre cumplimiento de los indicadores productivos
que llevan los técnicos de producción en las
diferentes UEB así como la información referente a
los trabajadores sobre su asistencia en la crianza, la cual es
brindada por el especialista de recursos humanos de las
mismas.

Este proceso comienza en la EASC donde se le informa a
las granjas que deben empezar a recopilar la información
de los indicadores plan de la crianza, los datos de asistencia de
los trabajadores, los cuales llevan en un Excel, y los
indicadores de cierre una vez culminada la crianza, ambos
certificados por el técnico productivo de las granjas
avícolas. Estos datos son enviados a la empresa y montados
en un Excel consolidado, el cual calcula los incrementos del
salario según el cumplimiento de los indicadores plan,
luego se procede a comprobar que todos los datos hayan sido
captados correctamente para realizar el cálculo del pago
por resultados de los trabajadores, ya sean directos o indirectos
a la producción.

Cada entidad tiene aproximadamente de 80 a 100
trabajadores por lo que es un gran volumen de información
a revisar (calcular manualmente el resultado arrojado por el
Excel para cada trabajador) por el pequeño grupo de
especialistas de recursos humanos que radica en la EASC, trayendo
como consecuencias que hasta que todas las granjas no hayan
terminado su cierre y sean revisadas por sus homólogos en
la EASC no pueden efectuar el pago a los trabajadores. (Figura
1)

Figura 1. Modelo del proceso antes
de la automatización

En este proceso intervienen varias áreas tanto en
la EASC como en las UEB, las cuales garantizan el cumplimiento de
cada uno de los pasos que se siguen para llegar a los resultados
finales:

• Especialistas de Recursos Humanos en la EASC (3):
  envía la información manual para iniciar un
  nuevo período de pago, revisa toda la
  información recopilada de las UEB, revisan el pago por
  resultados y emiten al departamento de economía lo que
  deben pagarle a cada trabajador.

• Técnicos Productivos en las UEB (1):
  gestionan los indicadores plan/real en las UEB y los
  certifican para posteriormente enviarlos a la
  EASC.

• Especialista de Recursos Humanos en las UEB (1):
  gestionan las horas de asistencias de los trabajadores
  así como la producción de huevo en la nave(s) a
  la(s) cual(es) atiende(n).

• Especialista de Economía en las Granjas (1):
  encargados de introducir en el sistema contable el salario
  final del pago por resultados por cada trabajador para poder
  realizar el pago a los mismos.

Descripción de la solución que
se propone

El gran volumen de información que se recopila
para realizar el cálculo del pago por resultados de los
trabajadores, según el propósito de cada una de las
granjas, presenta falta de confiabilidad de los datos captados,
no tienen seguridad, no coinciden con la información de la
crianza anterior, no existen modelos que permitan la
comparación con los pagos efectuados anteriormente, por lo
que se decide realizar un modelo del proceso que contiene la
respuesta informática para automatizar la mejora del
proceso que se realiza en dicha entidad. (Figura 2)

Figura 2. Modelo del proceso para
la automatización

La Figura 2 muestra el proceso del pago por resultados
en la EASC automatizar todo el proceso del cálculo del
pago por resultados tanto en la EASC como en las UEB.

Se propone a la EASC la contratación de los
servicios que brinda Desoft de Villa Clara para el desarrollo de
una aplicación a la medida que permita calcular el pago
por resultados.

Una vez contratado el servicio de desarrollo se
gestionan los requisitos funcionales y no funcionales de la
entidad para poder desarrollar la aplicación solicitada,
dando por resultado una aplicación web que gestiona los
indicadores productivos, los registros de asistencia de cada
trabajador permitiendo evaluar la producción de cada uno
de ellos, acercándose más a la realidad para buscar
eficacia en el cálculo del pago por resultados a aquellos
trabajadores que tuvieron excelentes resultados
productivos.

Los subsistemas anteriormente mencionados funcionan como
un sistema independiente uno del otro, teniendo cada uno
características que imposibilitan su
unificación.

Cada subsistema es desarrollado, entonces, como una
aplicación independiente que abarca requerimientos comunes
pero con diferentes indicadores productivos por lo que
éstos presentan un flujo de proceso individual, y por ende
diferentes formas del cálculo del pago por
resultado.

Se agrupan entonces en módulos, algunos de los
propósitos que aparecen en estos destajos de acuerdo a sus
indicadores y quedando entrelazados de la siguiente
manera:

• Módulo PonRep (Ponedora y
  Reproductor)

• Módulo RempPonRep (Remplazo de Ponedora y
  Remplazo de Reproductor)

• Módulo Inddirp (Indicadores Directos a la
  Producción)

• Módulo Indtrans (Actividad Productiva de
  Transporte (Acopio de Huevo y Base de transporte))

Se ha montado el sistema PaySaX en la EASC proporcionado
la importación como la exportación de los datos
para su posterior revisión, pero ya las UEB pueden
realizar el cálculo del pago por resultados
automáticamente. Este sistema permite al especialista de
recursos humanos obtener la pre-nómina de manera confiable
y segura, así como la exportación e
impresión de la misma para presentárselas a los
trabajadores, además de modelos de comprobación de
los datos primarios (indicadores productivos) así como la
posible penalización del pago a algún trabajador
que tenga incidencias según el Reglamento de Hechos y
Conductas por alguna indisciplina laboral.

• Flujo del proceso

El flujo del proceso comienza con la instalación
del Sistema de Pagos por Resultados (PaySaX).

Luego se procede a la autenticación en el mismo
para poder acceder a sus funcionalidades. Una vez autenticado, se
configura en el menú de Administración los usuarios
que tendrán acceso al sistema.

En el menú de los Nomencladores se actualizan los
incrementos del salario y se gestionan los datos de los
Trabajadores, además, se debe adicionar los Cargos que
cada uno de ellos presenta en la plantilla del área de
capital humano.

Al concluir la gestión de los Nomencladores se
procede a Iniciar el período de pago, luego se gestionan
los Indicadores del inicio de la crianza. Iniciados los
indicadores, se captan los Registros de los trabajadores
permitiendo Crear, Editar y Eliminar dichos registros. Al
gestionar los Indicadores del cierre de la crianza el sistema
está listo para realizar el Cálculo de la
Pre-Nómina del pago por resultados.

Al calcular la pre-nómina la aplicación
analiza los indicadores del ciclo productivo y presenta un
listado con los trabajadores que inciden en el período de
pago, permitiendo aplicar el Tope de gasto de salario del peso de
producción bruta (para el destajo individual) y la
Penalización de los trabajadores individualmente que
inciden en el Reglamento de hechos y conductas.

Una vez concluido el cálculo se pueden consultar
los modelos de Pago por Resultados y los Indicadores del ciclo
productivo. Luego se Cierra el período de pago y concluye
el flujo del proceso generando los Reportes: Pagos por resultados
e Indicadores del ciclo productivo. (Figura 3)

Figura 3. Flujo del
proceso

• Pantallas de la aplicación desarrollada

Figura 4. Autenticación al
sistema

Figura 5. Página de
Inicio

Figura 6. Indicadores
productivos

Figura 7. Cálculo de la
Pre-Nómina

Conclusiones

Con el desarrollo de la aplicación
PaySaX se concluye que:

• 1. La misma es una solución a la
  problemática existente en la Empresa Avícola de
  Santa Clara, de gran eficacia y rapidez, sirviendo de base
  para lograr la automatización del proceso manual que
  realizaban los especialistas de capital humano en dicha
  entidad.

• 2. Se logra la confiabilidad y veracidad, en la
  captación de la información así como en
  el cálculo del pago por resultados de sus trabajadores
  a nivel grupal e individual, evitando que existan
  equivocaciones al procesar las informaciones que tributan al
  resultado final, implicando que no se le pague al trabajador,
  o se le pague de más, lo que realmente aportó a
  la entidad en su jornada laboral y su relación directa
  con la producción realizada por cada uno de los
  trabajadores abarcados en el sistema de pago.

• 3. La elaboración de la
  documentación rectora del proyecto (Manual de Usuario
  y Manual de Instalación) permite compartir la base de
  conocimientos para el despliegue nacional del producto a
  otras Empresas Avícolas del país.

Autor:

Ing. Roberto Crespo Rojas

2013