Las cinco S en las organizaciones

Introducción

La aplicación de las Cinco S ha pasado a ser un
elemento crítico y fundamental en toda empresa con
pretensiones de ser competitiva. Según el famoso consultor
Hiroyuki Hirano una de las preguntas que más le formulan
los altos directivos es acerca de la política de
racionalización que debe implantarse en las empresas para
que estas puedan sobrevivir en las próximas
décadas. Pregunta a la cual él responde con la
frase "Las Cinco S". Las empresas que fracasen en la puesta en
práctica de las 5S probablemente fracasarán
también en sus intentos de implantar una
racionalización en gran escala. No sólo son las 5S
el fundamento sobre el que una empresa debe afirmar su
supervivencia, son también parte de la cultura
corporativa. Las 5S facilitan mejoras sin gastar mucho dinero, de
modo que los directivos las encuentran sumamente
atractivas.

Las 5S tienen una amplia aplicación, se trate de
oficinas y servicios de ventas, al igual que en fábricas,
empresas y entidades de servicios, como así también
en empresas dedicadas a las explotaciones primarias, y por su
puesto en organismos públicos.

Las 5S son de utilidad cualquiera sea el sistema de
producción de bienes y servicios adoptado por la empresa.
Contribuye a aspectos que pasan por:

• La seguridad.

• La calidad.

• La productividad.

• Los tiempos de producción y plazos de
  entregas.

• Los costos.

• La motivación.

• El mantenimiento de equipos e
  instalaciones.

• La disciplina.

• Los niveles de satisfacción.

• La mejora continua

• Y la rentabilidad

Si bien la puesta en práctica de las 5S son
fundamentales para un sistema de producción Just in Time,
sus objetivos, herramientas y funcionamiento son necesarios y
aplicables a cualquier tipo de actividad y sistema de
producción de bienes o servicios.

No hay fábrica que fabrique bien las cosas sin un
fuerte fundamento 5S. Tampoco hay empresa de servicios que pueda
ser productiva y altamente eficiente sin una aplicación
efectiva de las 5S. Las Cinco S es una necesidad para poder
competir en los mercados, pero no garantiza el triunfo de la
empresa. De igual forma que un atleta para competir debe estar
sano, ello sólo le permite participar de la competencia,
pero no le asegura estar entre los primeros.

Una empresa con una buena aplicación de las Cinco
S logra tanto eficiencia como eficacia.

Beneficios de las
Cinco S

Muchas empresas y sobre todo fábricas creen estar
aplicando exitosamente las Cinco S, pero la experiencia dice que
hay pocas fábricas que estén arregladas
apropiadamente y en orden. Por muy populares que puedan llegar a
ser las palabras Seiri (Organizar) y Seiton (Ordenar) hay pocas
organizaciones donde el personal entienda lo que ellas significan
y en consecuencia las pongan en práctica. La
mayoría de las personas interpreta esas palabras como
arreglar las cosas poniéndolas en filas
ordenadas.

Las Cinco S corresponden a la primera letra de las
palabras japonesas Seiri (organizar), Seiton (ordenar), Seiso
(limpieza), Seiketsu (limpieza estandarizada) y Shitsuke
(disciplina). Estos conceptos están en las bases y
fundamentos para lograr el cero defecto, la reducción de
costos, la seguridad y cero averías.

La mayoría de los trabajadores de fábricas
y personal de oficinas están acostumbrados a considerar la
"búsqueda" de cosas como parte de su trabajo. Buscan
piezas, carros, herramientas, plantillas, formularios,
comprobantes o documentación. Cuantas más cosas
buscan, más se reduce su productividad, y más
obsoleta se torna la organización. El personal ni los
directivos son conscientes de las pérdidas y costos
ocultos que se encuentran en las búsquedas que diariamente
tienen lugar en las empresas.

El personal no suele advertir que invierte cinco minutos
buscando plantillas, herramientas, útiles y carros en un
largo procedimiento de cambio de útiles de una hora de
duración. Pero cuando la fábrica implanta los
cambios de útiles de menos de diez minutos, esos cinco
minutos de tiempo de búsqueda súbitamente resultan
ser un despilfarro obvio.

Los hechos son simples:

• Una fábrica con organización, orden y
  limpieza tiene una productividad más
  elevada.

• Una fábrica con organización, orden y
  limpieza fabrica menos productos defectuosos.

• Una fábrica con organización, orden y
  limpieza hace más entregas dentro de los
  plazos.

Lo mismo es válido para las labores de oficinas,
los servicios de un hospital, los talleres de mantenimiento y
reparaciones, las obras en construcción, una escuela, una
empresa de transporte y logística, o una entidad
pública.

La implantación seria y sistemática de las
Cinco S genera de manera directa o indirecta los siguientes
beneficios:

• Beneficio 1. Reducción en los
  tiempos de cambios de herramientas y de preparación,
  lo cual permite diversificación en la
  producción de bienes y mayor cantidad de
  servicios.

• Beneficio 2. Cero defectos aportan calidad
  más elevada.

• Beneficio 3. Cero despilfarro reduce los
  costes.

• Beneficio 4. Cero retrasos conduce a
  entregas fiables.

• Beneficio 5. Cero accidentes promueve la
  seguridad.

• Beneficio 6. Cero averías significan
  mejor mantenimiento.

• Beneficio 7. Cero quejas significan mayor
  confianza.

• Beneficio 8. Cero números rojos
  significan mayor rentabilidad y crecimiento
  corporativo.

Significado de
las Cinco S

Seiri significa organización o arreglo
apropiado. Arreglo apropiado implica distinguir claramente entre
lo que se necesita y debe guardarse, y aquello que no es
necesario y debe ser retirado. Sorprendentemente este concepto
tan simple es mal interpretado con demasiada facilidad. Al
principio resulta duro distinguir entre aquello que es necesario
y lo que no lo es. Las personas tienden a ser como ratas
almacenadoras de cosas. Se rodean de cosas pensando "Quizá
lo necesite para los próximos trabajos". Miran una
máquina innecesaria y dicen "La dejaremos, ya la usaremos
para algo". Mientras ello acontece, los stocks, las
máquinas, herramientas, formularios y carpetas
continúan apilándose e interfieren en las
actividades y procesos de la organización. Esto conduce a
la generación de un masivo despilfarro que invade toda la
empresa.

Entre los despilfarros generados por la falta de un
arreglo apropiado tenemos:

• 1. Inventario innecesario origina gastos extras
  relacionados con el mismo.

• 2. La fábrica u oficinas requieren de
  más espacio de almacenamiento y estante, y el espacio
  comienza a escasear.

• 3. Cuando se producen transportes internos
  innecesarios, se requiere de palets y carros
  extras.

• 4. Mayor número de estantes implica
  mayores costos de compras y gastos de gestión y de
  personal.

• 5. Se complica diferenciar entre lo necesario y
  lo que no lo es.

• 6. Los elementos almacenados quedan obsoletos
  debido a cambios de diseño, períodos de vida
  limitado, vencimientos, cambios de reglamentaciones, entre
  otros.

• 7. Los stocks de trabajos en proceso que son
  innecesarios conducen a defectos de calidad, e incremento de
  los costos financieros.

• 8. Los equipos innecesarios son un
  obstáculo para las actividades de
  producción.

• 9. Los excesos de materiales,
  estanterías y máquinas complican el
  diseño de un mejor layout.

Seiton tiene como significado ordenar. Orden
implica ordenar los elementos necesarios de modo que sean de uso
fácil, y etiquetarlos de modo que cualquiera pueda
encontrarlo y cogerlos para su uso. La palabra clave es
cualquiera. El orden es fundamental porque elimina muchos tipos
de despilfarros en las actividades de producción, de
servicios o de oficinas. Estos incluyen el despilfarro de las
búsquedas, el debido a la dificultad para usar elementos y
el debido a la dificultad en devolverlos. El despilfarro del
tiempo invertido en búsquedas se da con frecuencia tanto
en fábricas como en oficinas.

Es necesario enfatizar la idea de que cada uno debe ser
capaz de comprender fácilmente el orden de las cosas en la
fábrica. Esto es muy importante, para no tener que llegar
a ser un veterano antes de comprender donde están las
cosas.

A continuación se da una lista ejemplificativa de
los tipos de despilfarros y los tipos de problemas que se pueden
evitar mediante el orden (seiton) correctamente
implantado.

• 1. Despilfarro de movimientos: la persona
  enviada a traer un carro no logra encontrarlo.

• 2. Despilfarro de búsquedas: ninguno
  puede encontrar la llave para abrir un armario cerrado que
  contiene herramientas necesarias.

• 3. Despilfarro de energía de personas:
  un trabajador frustrado se resigna a no encontrar un
  patrón necesario después de buscarlo en vano
  durante media hora.

• 4. Despilfarro de exceso de stocks: los cajones
  de la mesa están desordenados y llenos de lapiceros,
  portaminas y otros suministros de oficina.

• 5. Despilfarro de productos defectuosos: los
  sitios de almacenaje de distintos de piezas se han cambiado
  de lugar sin comunicarlo al operario, de modo que éste
  toma la pieza equivocada sin advertirlo y la usa en la
  producción.

• 6. Despilfarro de condiciones inseguras: las
  cajas con suministros se han dejado en un pasillo, causando
  que alguien tropiece y se accidente.

Seiso, cuyo significado es limpieza. La limpieza
implica tener los suelos y paredes absolutamente limpios y
mantener las cosas aseadas y en orden. Lo fundamental consiste en
mantener limpios los suelos, máquinas, instrumentos,
herramientas, insumos, productos en proceso y terminados, o para
la venta. Es para ello fundamental encontrar formas de evitar la
suciedad, el polvo y los recortes en el taller. Debe quedar en
claro que no se trata de llevar a cabo la limpieza al finalizar
la jornada, los lugares de trabajo deben estar continuamente
limpios, ya que ello es fundamental tanto para lograr mejores
niveles de calidad, como así también en materia de
seguridad y un mejor mantenimiento de las máquinas y
equipos. Por supuesto que todo ello tiene a su vez un
reducción en los costos de los procesos, productos y
servicios.

La limpieza constituye el tercer pilar de las Cinco S,
un componente que implica retirar de los lugares de trabajo el
polvo, las limaduras, grasa, el aceite y cualquier tipo de
suciedad. Cuando se limpia un área, es inevitable que
también se efectué alguna inspección de las
maquinarias, equipos y condiciones de trabajo. Como consecuencia
de esto, la limpieza significa también
inspección.

Las fábricas que no ponen en práctica la
limpieza sufren los siguientes tipos de
síntomas:

• 1. Las ventanas tienen tanta suciedad que muy
  poca luz se filtra incluso en un día
  soleado.

• 2. Algunas áreas tienen una
  iluminación deficiente y el trabajo tiende a perder
  eficiencia en esos lugares.

• 3. Los pasillos están oscuros y por
  tanto son poco seguros.

• 4. Los defectos son menos obvios en las
  fábricas sucias y desordenadas.

• 5. La confianza de los clientes se erosiona
  cuando ven suelos sucios y charcos de agua o
  aceite.

• 6. Los charcos de agua y aceite causan
  resbalones y daños.

• 7. El personal debe evitar los charcos de agua
  y aceite mientras trabaja.

• 8. Las máquinas están tan sucias
  y cubiertas de grasa que es difícil observar sus
  niveles de aceite e indicadores de temperatura.

• 9. Las máquinas no reciben suficiente
  mantenimiento ni chequeos y tienden a averiarse con
  frecuencia.

• 10. Las averías de las máquinas
  no sólo causan problemas a los procesos siguientes
  sino que eventualmente retrasan las entregas.

• 11. Las máquinas que no reciben
  suficiente mantenimiento tienden a operar incorrectamente de
  vez en cuando, lo que puede ser peligroso.

• 12. Las limaduras y recortes dispersos en el
  suelo pueden dar origen a daños.

• 13. Tener virutas en todo el entorno puede
  dañar los ojos de las personas.

• 14. El equipo que no se mantiene limpio tiende
  a producir más artículos
  defectuosos.

• 15. Una fábrica en la que se tolera que
  se acumulen las virutas, recortes, suciedad y polvo incita a
  tener una baja en la moral del personal.

• 16. Las mesas de trabajo desordenadas en las
  oficinas hacen imposible implantar la organización y
  el orden haciendo menos productivo el trabajo.

• 17. La voluntad de trabajo se debilita cuando
  suelos y paredes están sucios.

Seiketsu es la limpieza estandarizada, pudiendo
definirse la misma como el estado que existe cuando se mantienen
apropiadamente la organización, el orden y la limpieza. El
seiketsu integra la organización, orden y limpieza en un
conjunto unificado. ¿Qué hay de bueno en la
implantación de la organización, orden y limpieza
si las condiciones se deterioran constantemente? No se trata de
ordenar las herramientas e insumos, o limpiar el lugar de trabajo
al final del día o antes de una visita de
inspección. De lo que se trata es de mantener
constantemente limpios y ordenados los lugares de trabajo, sin
acumulación de elementos innecesarios.

Shitsuke implica hacer un hábito estable
del mantenimiento apropiado de los procedimientos correctos. El
tiempo y esfuerzo asociados con el establecimiento del orden y
arreglo apropiado serían en vano si no tenemos la
disciplina de mantenerlos. El shitsuke (disciplina) es importante
porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras
fases rápidamente se deteriorarían.

Cuando la disciplina no se aplica correctamente se
observa que:

• 1. Los elementos innecesarios empiezan a
  acumularse tan pronto como se ha completado la
  implantación de la Organización.

• 2. Aunque la implantación del Orden se
  haya planificado bien, herramientas y plantillas no se
  devuelven a los lugares designados después de
  usarlas.

• 3. Aunque el equipo se ensucie, poco o nada se
  hace para limpiarlo.

• 4. Se deja que los elementos se sitúen
  en las rutas de paso, propiciando que las personas tropiecen
  y se dañen, o entorpeciendo las labores.

• 5. Las máquinas sucias o impropiamente
  lubricadas empiezan a funcionar mal y producen
  artículos defectuosos, o generar detenciones en las
  actividades.

• 6. Lugares de trabajo sucios, mal iluminados y
  desorganizados rebajan la moral de los empleados.

Resistencias en
la aplicación de las Cinco S

En muchas empresas existen resistencias que interfieren
en la plena aplicación de las 5S, siendo ellos de variadas
características. Algunas de las frases más
escuchadas son:

Resistencia 1. "Es necesario mantener los
equipos sin parar"

La Dirección ante las presiones de entregar
oportunamente y en cantidades suficientes los productos que se
fabrican, no aceptan fácilmente que un puesto de trabajo
sea más productivo cuando se mantiene seguro, en orden y
limpio. Se considera que la limpieza es una labor que consume
tiempo productivo, pero no se aprecian los beneficios que tiene
de ayudar a eliminar las causas de averías como el polvo
abrasivo, oxidaciones y fuentes de
contaminación.

Resistencia 2. "Los trabajadores no cuidan el
puesto de trabajo; por lo que ¿para qué perder
tiempo?"

Si los colaboradores no poseen los recursos o no se
establecen metas para mejorar los métodos de trabajo,
será difícil que el operario tome la iniciativa. Es
seguro que los trabajadores apreciarán los beneficios, ya
que son ellos los que se ven afectados directamente por la falta
de las 5S.

Resistencia 3. "Hay pedidos urgentes como
para perder tiempo limpiando"

Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado
cuando hay que realizar un trabajo urgente. Es verdad que las
prioridades de producción a veces presionan tanto que es
necesario que otras actividades esperen; sin embargo, las
actividades de las 5S se deben ver como una inversión para
lograr todos los pedidos del futuro y no solamente los puntuales
requeridos para el momento.

Resistencia 4. "Creo que el orden es el
adecuado; por lo que no perdamos tanto
tiempo…"

Algunas personas consideran que solamente los aspectos
visibles y de estética de los equipos son suficientes. Sin
embargo, ya hemos visto que las 5S deben servir para logar
identificar problemas profundos en el equipo, ya que es el
contacto del operario con la máquina lo que permite
identificar averías o problemas que se pueden transformar
en graves fallos para el equipo. La limpieza debe considerarse
como una primera etapa en la inspección de mantenimiento
preventivo en la planta.

Resistencia 5. "Sale más barato
contratar la limpieza a una compañía
externa"

El trabajador que no sabe operar en un equipo y que es
contratado únicamente para realizar la limpieza, impide
que el conocimiento sobre el estado del equipo sea aprovechado
por la empresa y consecuentemente se pierda. El contacto
cotidiano con la maquinaria ayuda a prevenir problemas y mejorar
la información hacia los técnicos expertos de
mantenimiento, y aumenta el conocimiento del operario sobre el
comportamiento de los procesos.

La puesta en práctica de las Cinco S requiere de
un compromiso de la dirección para promover sus
actividades, ejemplo por parte de los supervisores y apoyo
permanente de los responsables de los sitios de trabajo. El apoyo
de la dirección con una mirada atenta permanente de la
actuación de sus colaboradores, el estímulo y
reconocimiento es fundamental para perpetuar el proceso de
mejora. La importancia que los encargados y supervisores le den a
las acciones que deben realizar los operarios será clave
para crear una cultura de orden, disciplina y
progreso.

En primer lugar es necesario que la alta
dirección asuma como propios los objetivos del programa.
Los directivos deben mostrar señales claras de su apoyo y
dar ejemplo de lo que predican. De otra forma, pueden hablar lo
que quieran, pero no les escucharán.

El segundo factor a considerar es la creación de
un sistema que estimule la repetitividad y las revisiones. Como
el entrenamiento y la disciplina se supone que hacen
automáticos los buenos hábitos, se requiere un
sistema que estimule la persistencia de las actividades y revise
su efectividad. Para esto, puede ser necesario revisar a fondo
los procedimientos y situaciones corrientes, y repensar todo
desde el principio.

En tercer lugar debe diseñarse una estrategia
motivadora que mantenga a cada uno consciente de los resultados
de sus esfuerzos. La sabiduría común dice que uno
obtiene lo que se merece, pero las recompensas y críticas
a menudo se controlan por el arbitrio de las personas con poder.
Más bien que justo repetir la frase dicha, es mejor crear
unas estructuras que incorporen el principio de obtener buenos
resultados por hacer buenas cosas, de modo que las personas
obtengan lo que se merecen.

Diez principios
básicos para implantar las 5S

• I. Tener siempre en cuenta que la verdadera
  meta es una línea de producción bien ordenada y
  de flujo regular. No permitir nunca que el proceso 5S se
  convierta en un fin en sí mismo.

• II. Para evitar que el proceso se atasque,
  primero desembarazarse de todo el stock de trabajo en curso
  en exceso. Si se instalan y mantienen líneas de
  producción en forma de U, organización y orden
  siguen en forma natural.

• III. Distinguir entre los elementos necesarios
  y los innecesarios, y desprenderse inmediatamente de estos
  últimos. Los stocks en exceso son los principales
  elementos innecesarios.

• IV. Eliminar el despilfarro que se origina por
  estar buscando cosas. El secreto del orden es posicionar los
  elementos de acuerdo con su frecuencia de uso y asegurarse de
  que vuelven fácilmente al lugar asignado.

• V. Todos tienen que responsabilizarse de la
  retirada de partículas y recortes, incluidos los
  mandos. Esto mantendrá la planta limpia y
  pulida.

• VI. La limpieza es una ocasión para
  inspeccionar todas las partes de los equipos. Las
  máquinas deben etiquetarse indicando su tendencia a
  averiarse, y deben limpiarse e inspeccionarse cada
  día.

• VII. Los aseos y duchas deben ser mejores que
  los que los empleados tienen en sus casas. Esto crea una
  atmósfera de limpieza en toda la planta.

• VIII. Los cables eléctricos no deben
  colgar del techo. La línea de producción
  estará más ordenada si los cables entran o
  salen de las máquinas por los laterales.

• IX. Los departamentos administrativos deben
  disponerse también en líneas en forma de U, lo
  que facilita un ejemplo de 5S fácilmente
  observable.

• X. Si la dirección apoya firmemente y da
  ejemplo de las primeras 4S, la quinta S, disciplina,
  seguirá de forma natural.

Conclusiones

Las Cinco S no deben ser una moda ni el programa del
mes, sino una conducta de la vida diaria. Por tanto toda empresa
con aspiraciones de mejorar sus niveles de calidad, costos,
tiempos, satisfacción y productividad debe poner el acento
en una óptima implementación y seguimiento en la
aplicación de las Cinco S.

Es necesario volver a repetirlo, las Cinco S no
sólo deben ser aplicadas a las actividades industriales,
sino también en talleres de mantenimientos y reparaciones,
comercios, almacenes de insumos y productos terminados, oficinas
bancarias o de aseguradoras, estudios jurídicos o
contables, sanatorios y hospitales, empresas constructoras,
actividades mineras, y oficinas gubernamentales entre muchas
otras.

Las Cinco S son el primer paso en la búsqueda de
la mejora continua, la reducción de costos y la mejora de
la calidad. Todo lo que implique falta de organización,
orden y limpieza lleva a la acumulación de crecientes
despilfarros e improductividades.

Una empresa con aspiraciones de ser más eficaz y
eficiente no puede dejar de aplicar las Cinco S en todas sus
áreas y procesos. Las 5S son una pieza fundamental en el
logro de una mayor motivación y disciplina del personal en
los puestos de trabajo.

Bibliografía

Las 5S. Orden y Limpieza en el puesto de trabajo.
Francisco Rey Sacristán. FC Editorial.2005.

Cómo implementar el Kaizen en el sitio de
trabajo. Masaaki Imai. Editorial McGraw Hil. 1998.

Las Cinco S Plus. Lefcovich, Mauricio León.
www.monografias.com. 2004.

Autor:

Lic. Mauricio Lefcovich

Especialista en Kaizen y Lean
Management