Control de Recursos Humanos

Introducción

Se entiende que la gerencia de recursos
humanos es el motor centra que basándose en un
conocimiento integral genere las oportunas respuestas. Para
llevar a efecto sus acciones, su herramienta principal es la
información que se traduce en base de datos, confiable que
contemple la permanente actualización y
programación de la misma.

Al plantearse los cambios deberá
estar apta para identificar los conflictos y el impacto de dichos
cambios, con el fin de enfrentarlos y solventarlos, planteando
soluciones que se ajusten a las necesidades de cambio.

Base de
datos

Son elementos que sirven de base para resolver los
problemas o para la formación del juicio. Un dato es solo
un índice, una manifestación objetiva posible de
ser analizada subjetivamente, es decir exige la
interpretación del individuo para poder ser
manejada.

– Procesamiento de Datos:

Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y
cruzar datos para transformarlos en información, o para
tener otra información (las mismas informaciones) bajo
otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.

El procesamiento
de datos

· Manual: Es cuando se efectúa de una
manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o
sin ayuda de maquinas de escribir, de computadoras o de cualquier
otro aparato recolector de información.

· Semiautomático: Es cuando presenta
características del procesamiento manual unidas a las
características del proceso automático, es decir,
cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el
operador introduce fichas, talonarios o información uno
tras otro (lo que constituye el procesamiento manual) y,
después de recibir la ficha y los datos iniciales, la
maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya
programadas, sin la intervención del operador (lo que
constituye el procesamiento automático).

· Automático: Es cuando la maquina esta
programada para que realice determinado conjunto de operaciones,
desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de
intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por
lo general este ciclo es realizado por medio de las
computadoras.

Base de datos en
recursos humanos

Es un sistema de almacenamiento y acumulación de
datos debidamente clasificados y disponibles para el
procesamiento y la obtención de información.
(Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La
eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la
base de datos no sólo por la reducción de la
memoria para archivos, sino también porque los datos
lógicamente relacionados permiten la actualización
y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy
común que las bases de datos estén relacionadas
entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y
actualizar archivos, recuperar y generar informes.

En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y
almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad,
a saber:

· Datos personales de cada empleado, que conforma
el registro de personal.

· Datos de los ocupantes de cada cargo, que
conforman un registro de cargos.

· Datos de los empleados de cada sección,
departamento o división, que constituye un registro de
secciones.

· Datos de los salarios e incentivos salariales,
que constituye un registro de remuneración.

· Datos de los beneficios y servicios sociales,
que conforman un registro de beneficios.

· Datos de candidatos (registro de candidatos),
de cursos y actividades de entrenamiento (registro de
entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene datos e información de los
empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del
macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección,
procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para
evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan
en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de
caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados
después, procesarlos y utilizarlos en la
descripción.

La elaboración de un sistema de
información debe tener en cuenta el concepto de ciclo
operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual
nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un
punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre
si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el
riesgo de proyectar un sistema de información solo para un
aparte de los flujos de información, puesto que la
dimensión del proceso decisorio esta perfectamente
definida.

Los antiguos sistemas tradicionales de
información constituyen sistemas cerrados que abarcan casi
todos los flujos importantes de información dentro de una
empresa, en tanto que la administración por sistemas busca
establecer un conjunto programado de reglas de decisión
que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo
repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los subordinados
podrán administrarlas en sus actividades diarias, para que
así la administración sea capaz de dedicar la mayor
parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado
de transacciones. La administración por sistemas se basa
en la plantación e implantación de un sistema de
información, el cual puede recolectar información
interna o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel
institucional o estratégico para que sea referido a
decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un
sistema integrado de información de recursos humanos debe
agrupar una variedad de información obtenida de datos
provenientes de diversas fuentes.

Sistemas de
información en recursos humanos

Es un conjunto de elementos independientes
(subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de
su interacción se genera la información necesaria
para la toma de decisiones. Por definición, es un sistema
mediante el cual los datos se obtienen, se procesan y se
transforman en información de una manera esquematizada y
ordenada, para que sirvan de ayuda en el proceso de la toma de
decisiones. Como la ARH es una responsabilidad de línea y
una función de staff, el organismo de ARH debe abastecer a
todos los organismos de información importante acerca del
personal que existe en cada uno de los organismos, para que los
respectivos jefes administren a sus subordinados de manera
adecuada.

El punto de partida para elaborarlo es la base de datos,
y su objetivo final es suministrar a las jefaturas
información acerca del personal. Este sistema recibe
entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas
(outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices,
listados medidas estadísticas de posición o de
tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten
obtener un significado más amplio, en tanto que la
información obtenida a través del tratamiento, el
procesamiento y la combinación de datos comporta una
significación mas amplia y definida, reduciendo así
las condiciones de incertidumbre.

El montaje de un sistema de información de
recursos humanos requiere: observación sistemática
y análisis y evaluación de la empresa, o de su
subsistemas, y de sus respectivas necesidades de
información. Un sistema de información debe
identificar y agrupar todas las redes de flujos de
información para que sea proyectada hacia cada grupo de
decisiones. El énfasis debe hacerse en la necesidad de
información y no solo en el uso de la información,
como se ha hecho convencionalmente. En lo fundamental, el sistema
de información es la base del proceso decisorio de la
organización.

La
planeación de un sistema de información de recursos
humanos

Un sistema de información de recursos humanos
utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados
por:

· Base de Datos de recursos humanos

· Reclutamientos y selección de
personal

· Entrenamiento y desarrollo de
personal

· Evaluación del
desempeño

· Administración de salarios

· Registros y control de personal, respecto de
fallas, atrasos, disciplinas, etc.

· Estadísticas de personal.

· Higiene y seguridad

· Jefaturas respectivas, etc.

El sistema de información de RH debe planearse e
implementarse para alcanzar determinados objetivos. El logro de
estos objetivos es lo que permitirá evaluar la eficacia
del sistema: hacer que los organismos de línea puedan
tomar decisiones adecuadas respecto de las personas.

El
cambio

Transformaciones traen nuevas fuerzas y presiones hacia
adentro de la organización, contingencias y coacciones,
oportunidades y amenazas, alterando el equilibrio interno; y
provocando conflictos. El mundo cambia a cada momento, y cada vez
mas rápidamente. El cambio parece ser la única
constante de nuestras vidas. Éste ocurre sin que tengamos
conciencia de su rapidez ni de su magnitud. Y con el cambio todo
queda diferente. Aún más, el cambio pasa a ser tan
intenso que no deja ver el pasado ni proyectarlo hacia el futuro.
El cambio es tan grande que hace el futuro sea cada vez
más diferente del pasado y del presente, como si hubiese
una discontinuidad, un desacompasimiento, un abismo entre lo que
era y lo qué será.

Impacto de los
cambios

7.1 – Los cambios en las
organizaciones.

Para la ARH. Los cambios y las transformaciones
están acelerándose gradualmente. Los cambios
sociales tecnológicos, económicos,
políticos, culturales, demográficos, etc.; los
cambios en las sociedades, en los mercados y en las
organizaciones.

Todo cambio –en transferencia, reorganizaciones,
nuevos productos o servicios, nuevos mercados, nuevas
tecnologías, etc.-, ya sea para mejorar o para empeorar;
provoca un desplazamiento de lo antiguo y de lo usual y los
sustituye por una nueva situación que así siempre
es desconocida e incierta.

Con la ocurrencia de periodos de recesión
económica, de intransigente competencia, e rápido
desarrollo tecnológico, de cambios sociales, culturales y
económicos, las empresas se sienten en un ambiente
dinámico y pleno de desafío que cambia a cada
instante.

Las grandes corporaciones han constituido los blancos
preferidos y su capacidad competitiva ha sido gradualmente
erosionada, gracias a leyes y reglamentos que tienen como
objetivo las grandes empresas; los movimientos reivindicatorios
las colocan como objetivos preferidos, la prenda y la
fiscalización por lo general se concentran en ellas, y
así sucesivamente.

Grandes corporaciones como IBM, General Motors, General
Electric, están tratando de dejar de ser una única
gran corporación para dividirse en organizaciones menores,
mas ágiles y dinámicas. Las estructuras enormes,
pesadas, caracterizadas por la increíble división
del trabajo, están siendo gradualmente sustituidas por
estructuras pequeñas, dinámicas y por la
multifuncionalidad. Los feudos siendo sustituidos por la
integración y por el espíritu de
sociedad.

Las empresas –como todas las organizaciones
sociales– son relativamente conservadoras y no están
bien preparadas para enfrentar el cambio. Todavía esperan
que ocurra el cambio para adaptarse a él. Y son muy raras
las organizaciones que reactivamente y casi nunca proactivamente.
Son pocas las organizaciones que planean el cambio o que se
anticipan a él. Y son muy raras las organizaciones que
hacen que ocurra el cambio. El comportamiento empresarial
común es el de imprevisión frente al
cambio.

El proceso de cambio implica necesariamente la
reformulación de conceptos y valores muy divulgados en las
últimas décadas y muy incorporados en la cultura de
las organizaciones y de sus dirigentes.

7.2 – Los cambios en las personas.

Si las empresas no están preparadas para el
cambio, tampoco lo están las personas. Todo cambio en el
ámbito personal implica una modificación de las
relaciones, de las responsabilidades o del comportamiento de las
personas que son miembros de la empresa, requiriendo un
significativo ajuste o alteración de su ambiente cotidiano
de trabajo, modificación de hábitos, procedimientos
y relaciones funcionales. Los cambios pueden ocurrir en los
objetivos empresariales, en las relaciones de autoridad, en los
métodos de trabajo y desempeño, en el ambiente de
trabajo, en las relaciones interpersonales y en otros factores
intra empresariales.

Aunque son agentes activos de cambio, las personas
pueden sentirse víctimas de él, todo cambio exige
lo siguiente:

· Ajuste comporta mental: Se refieren a las
alteraciones objetivas que deben hacerse por aquellos que
efectúan el trabajo mediante rutinas:

a. Físicas en la ejecución de tareas:
Así, los patrones de comportamiento deben adaptarse a
nuevos reglamentos, procedimientos y métodos de trabajo.
Y, en consecuencia, deben alcanzarse nuevos patrones de
comunicación, cooperación e
interacción.

b. El efecto psicológico del cambio debe notarse
en las actitudes desarrolladas por las personas con
relación al cambio en función de su habilidad para
afrontar las nuevas exigencias.

7.3 – Impacto de los cambios sobre
ARH.

El mundo está pasando por enormes y
rápidas transformaciones. El medio ambiente en que las
organizaciones viven y operan cambia a cada momento. Las empresas
que pretenden ignorar los cambios dentro de una postura cerrada e
introvertida. Corren el serio riesgo de desaparecer, las
organizaciones necesitan adaptarse continuamente a los cambios
ambientales para tener éxito. Estos cambios afectan de
manera directa a la ARH.

Siempre afirmamos que la ARH debe ser el agente de
cambio dentro de la organización. La ARH ayuda a promover
o a resistir los cambios empresariales. El papel de la ARH -como
responsabilidad de línea y función de staff-
consiste en crear condiciones organizacionales y ambientales para
el cambio puede aceptarse, asimilarse, incorporarse y dinamizarse
por todos los miembros de la empresa. Para ello, la ARH necesita
aprovechar las acciones directas e indirectas que efectúa
sobre los miembros de la empresa para predisponerlos y
prepararlos hacia el cambio empresarial. Mediante la
acción directa efectuada a través de sus
actividades de reclutamiento, selección, entrenamiento,
consejería y orientación a las personas, la ARH
está en condición de cambiar la cabeza de las
personas. Mediante la acción indirecta efectuada a
través de las políticas de ARH y de procedimientos
y prácticas administrativas de cómo los jefes
–directores, gerentes o supervisores– deben afrontar
los asuntos relacionados con personas, también la ARH
está en condiciones de cambiar la cabeza de los jefes y
dirigentes.

Responsabilidad social de la
empresa.

El balance social evidencia el concepto de
responsabilidad social de la empresa. Responsabilidad social no
significa la actuación socialmente responsable de sus
miembros, ni las actividades de beneficencia, sino los
compromisos de la empresa para con la sociedad en general y de
manera más intensa con aquellos grupos o comportamiento de
la empresa de cara a las exigencias sociales, como consecuencia
de sus actividades. Esto implica la evaluación y
compensación de los costos sociales que la misma genera y
la ampliación del campo de sus objetivos, definiendo el
papel social a desarrollar para conseguir, con todo esto, la
legitimidad y la responsabilidad de cara a los diversos grupos
humanos que la integran e imperan en la sociedad en su
conjunto.

Control

El proceso de control contribuye a asegurar
que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con
los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de
la desviación que los resultados puedan tener respecto a
lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos
básicos:

Señalar niveles medios de
cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción
de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de
producción para los operarios y ventas para los
vendedores.

Verificar el desempeño a intervalos
regulares (día, semana, mes).

Determinar si existe alguna
variación de los niveles medios reales respecto a los
establecidos.

Si existiera una variación, tomar
medidas correctivas, tales como un entrenamiento o mayor
instrucción. Si no existe ninguna variación,
continuar con la actividad.

Las actividades básicas que
comprende el proceso de control son:

Establecimiento de indicadores y
estándares de control (ventas, costos, productividad,
competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado
(análisis de datos estadísticos, informes
contables, informes de producción); comparar lo realizado
contra lo planeado para definir si existen diferencias
(evaluación del funcionamiento, inspección y
localización de fallas), y establecer medidas correctivas
(ajustes para alcanzar lo planeado).

Con el paso de los años se han
desarrollado mejores métodos de control, dirección
y administración de las empresas. Algunas de las
herramientas que están utilizando las empresas para
mejorar su desempeño son:

Administración de la Calidad
Total

Reingeniería de Procesos de
Negocios

Estas dos herramientas contienen una fuerte
orientación hacia los procesos. Ello implica la
búsqueda por:

Mejorar la calidad del producto.

Reducir el tiempo del ciclo de
producción.

Reducir los costos.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

El control del talento humano es estudiado
como la última etapa del proceso de gerencia y es tan
importante como las demás etapas, ya que permite detectar
las fallas, así como establecer los mecanismos para su
corrección, generando un proceso de
retroalimentación constante.

El control de los Recursos Humanos es la
evaluación de la efectividad en la implantación y
ejecución de todos los programas de personal, y del
cumplimiento de los objetivos de éste
departamento.

Se logra a través de las siguientes
actividades:

Auditoria de recursos humanos.- En
cualquier función que se desarrolla en una empresa existen
ciertas deficiencias, es por ello que mediante la auditoria de
recursos humanos se evalúan y analizan tales deficiencia,
para recabar ésta información es necesario realizar
entrevistas y cuestionarios.

También en éste punto se
realiza el inventario de recursos humanos, del que obtenemos la
cuantificación y registro de habilidades, experiencias,
características y conocimientos de cada uno de los
integrantes de la empresa.

Evaluación de la actuación.-
Mediante ésta, evaluaremos la efectividad de los
trabajadores de la organización, se lleva a cabo mediante
estándares de evaluación en los que intervienen
factores como rotación, ausentismo, pérdidas por
desperdicio, quejas de consumidores, reclamación de los
clientes, entre otros. Los factores antes mencionados sirven para
llevar a cabo acciones correctivas y recompensas.

Evaluación de reclutamiento y
selección.- Se concentra en evaluar lo efectivo que son
los programas y procedimientos concernientes al área de
personal, analizando ciertos aspectos como efectividad en el
proceso de selección, eficiencia del personal contratado,
así como su rápida integración a los
objetivos de la empresa, las causas que provocan las renuncias y
despidos de los trabajadores.

Evaluación de capacitación y
desarrollo.- Para llevar a cabo dicha evaluación es
conveniente apoyarnos del estudio de ciertos índices como
productividad y desarrollo del personal.

Evaluación de la motivación.-
Es uno de los aspectos más difíciles de evaluar,
porque como ya sabemos, la motivación no podemos medirla,
sin embrago, existen algunas técnicas para obtener
resultados de los cuales podemos analizar la conducta del
trabajador en la empresa:

– Encuestas de actitud.

– Estudios sobre ausentismo,
retardos.

– Frecuencia de conflictos.

– Buzón de quejas y
sugerencias.

– Productividad.

Evaluación de sueldos y salarios.-
Esta, es una situación un tanto delicada y riesgosa,
debido a que el personal de la empresa siempre estará
inconforme con su pago. Algunas medidas que se adoptan para
efectuar éste tipo de control son las
siguientes:

• Investigación de salarios con
empresas de la región que tengan características
similares.

• Estudios de incentivos en
relación con la productividad.

• Presupuestos de salarios.

• Evaluación de
puestos.

Evaluación sobre higiene y
seguridad, y servicios y prestaciones.- Para medir la efectividad
de éstos programas, se lleva a cabo a través de
análisis y registros:

• Índices de
accidentes.

• Participación del personal en
los programas de servicios y prestaciones.

• Estudios de ausentismo, de
fatiga.

• Sugerencias y quejas.

La finalidad de la aplicación de los
controles analizados, se centra en la corrección de
errores en base a los planes de la empresa para la toma de
decisiones.

Conclusión

A través de ellos se realiza el análisis
organizacional y las técnicas operativas que deben
conducir a resultados, para lo cual la veracidad de la fuente de
información y la actualización de datos es de
primordial importancia.

Los individuos y el ambiente estimulan los cambios que
se esperan tengan éxitos y en la adaptación a ellos
y la recompensa esperada, es necesaria una percepción
positiva tanto de si mismo, como de los demás; una vez
establecida la necesidad de efectuar cambios, éstos se
hacen a través de la gerencia de recursos humanos, la cual
mediante la auditoria, evaluará y determinará el
grado de resistencia activa y pasiva, y conducir a acciones
directas y/o indirectas basándose en políticas que
entre otras contemple entrenamientos, consejerías y
programas educativos para en conjunto generar un clima
organizacional que optimice la relación entre jefe y
empleados.

Autor:

Jorge Aguilar Santoyo