Eficiencia, eficacia, efectividad, productividad, competitividad en Administración y Operación

Existe copiosa literatura sobre los conceptos de
eficiencia, eficacia, efectividad, productividad y
competitividad, muy relacionados entre sí y de
común utilización en el manejo empresarial
(operaciones y administración). Con algunos ejemplos se
pretende dar un alcance práctico de estos elementales pero
importantes conceptos usados cotidianamente en las diversas
etapas de la administración y operación para
obtención y comercialización de bienes y
servicios.

Eficiencia

En la definición de los planes de trabajo, los
presupuestos y los métodos de trabajo tiene mayor
prevalencia la eficiencia. Tiene relación inmediata con
las actividades, operaciones y procesos en la obtención o
producción de bienes y servicios.

Eficiencia tiene que ver con el grado o cantidad en que
se utilizan los recursos de la organización para realizar
un trabajo u obtener un producto. Desde luego el recurso
humano es importante para el logro de una alta eficiencia, que
implica la mejor manera de hacer o realizar las cosas
(mínimo de esfuerzo y costo); por tanto una alta
eficiencia supone la optimización en el uso de los
recursos a utilizar. También "eficiencia es la
relación entre lo que se consigue y lo que puede
conseguirse"[1]. La eficiencia se centra en los
medios.

La eficiencia E puede definirse por la
relación: E = P/R,

siendo P la cantidad de producto obtenido, y R la
cantidad de los correspondientes recursos utilizados.

*
Ejemplo 1. Una máquina produce
inicialmente 100 piezas de plástico, utilizando 120 Kg. de
chips de resina (materia prima).

La eficiencia del sistema
(máquina) es de 0.833 pieza de plástico por
Kg. de chip

El grado de utilización de
resina es de 1.20 Kg. de chips/pieza.

Se efectúan algunos ajustes en el
diseño de los moldes, y ahora se logra utilizar 115 Kg. de
chips para obtener 100 piezas.

La eficiencia del sistema
(máquina) ahora es de 0.870 pieza de
plástico por Kg. de chip

El grado de utilización de
resina ahora es de 1.15 Kg. de chips/pieza.

La eficiencia en la producción del
equipo ha mejorado en 4.44%.

Esta mayor eficiencia se traduce en un
ahorro de 5 Kg de chips por cada 100 piezas de producto, o en
un menor consumo de 4.17% de chips: [(1.20 –
1.15)/1.20]*100.

La eficiencia puede alcanzar un valor máximo del
100% respecto al valor estándar pre-establecido de
producción del equipo o sistema. Veamos el siguiente
ejemplo:

* Ejemplo 2. Un taller fabrica muebles
de madera de cierto diseño, que requiere 25 pies cuadrados
de madera. Se ha determinado que las cantidades estándar
de pegamento y de mano de obra a utilizar son de 0.5 Kg. y 4
horas-hombre, respectivamente.

En el proceso de fabricación de han utilizado 30
pies cuadrados de madera, 0.55 Kg. de cola y 3.75
horas-hombre.

Las eficiencias en la utilización de los recursos
son:

° Para madera: 0.833

° Para pegamento: 0.909

° Para mano de obra: 1.067

Si se logra constantemente superar el valor
estándar, o sea obtener eficiencias superiores al 100%
(caso de la mano de obra en este ejemplo), significa que se ha
logrado una mejora sostenible y que habrá que modificar
tal valor estándar.

También se puede valorizar monetariamente cada
recurso utilizado y su agregación, y luego obtener la
estructura de costo. Así podremos priorizar nuestra
acción sobre aquellos recursos críticos (madera en
este caso):

La medición de la eficiencia en la
producción de servicios es un ejercicio que puede ser
más complicado.

* Ejemplo 3. Las deficiencias dentro de
un sistema formado por operaciones o actividades sucesivas pueden
tener un efecto dramático en el resultado final. Por ello
es importante mejorar este indicador en cada actividad u
operación del sistema, siendo aconsejable empezar por los
menos eficientes. En este caso se trata del tiempo que debe tomar
el trámite de un documento que pasa a través de 3
actividades.

Si los tiempos reales de
las actividades 2 y 3 se reducen a 2 y 3 días,
respectivamente, la eficiencia global de la gestión
será ahora de 63%. ¿Cómo podemos hacer para
lograr 100% de eficiencia? ¿Qué implicancias
tendrá esto para la organización y el
usuario?

Los casos técnicos pueden
requerir un tratamiento cuidadoso del concepto de eficiencia.
Veamos el caso de la combustión, proceso común en
muchas industrias.

* Ejemplo 4. La combustión es
cien por ciento eficiente cuando todas las sustancias
combustibles reaccionan con oxígeno generando calor, que
se utiliza como fuente de energía para generar movimiento
mediante motores de combustión interna; generar vapor de
agua; secar materiales, fundir minerales y obtener otros
más valiosos (caso del clinker para fabricar
cemento, la producción de arrabio u obtención de
vidrio), etc.

Los combustibles (gasolina, petróleo diesel o
residual, gas natural, carbón, etc.) tienen como
constituyentes fundamentales al carbono e hidrógeno (y
otros en muy pequeña cantidad como azufre), que reaccionan
con el oxígeno presente en el aire para transformarlos en
anhídrido carbónico (CO2) y agua (H2O),
desprendiendo al mismo tiempo una gran cantidad de energía
(calor). Si la combustión es deficiente se desprenden
además monóxido de carbono (CO), hidrógeno,
sulfuros e incluso inquemados (partículas de
carbono en forma de hollín), con la consecuencia de menos
generación de calor y mayor daño ecológico.
Lo ideal es que el cien por ciento del combustible sea
transformado a CO2 y H2O:

Lo real es que para lograr la combustión completa
necesariamente se requiere una cantidad de oxígeno (o de
aire que lo contiene) mayor que la teóricamente necesaria,
con lo que parte de la energía (calor) desprendida en el
proceso se pierde al utilizarse para calentar el exceso de aire
usado. Este exceso de aire es del orden del 10 al 25%
aproximadamente (tipo de combustible, diseño del quemador,
tiempo de permanencia en el hogar).

La máxima eficiencia (100%) de uso de combustible
sólo se logra a expensas de un exceso óptimo
del aire de combustión (entre 10 a 30% según cada
situación específica), con necesarias
pérdida al ambiente. Este valor óptimo tiene
importantes repercusiones económicas en el
negocio.

Eficacia

La eficacia mide el grado de cumplimiento de los
objetivos o metas propuestos por la organización; esto es,
mide la capacidad de obtener o lograr resultados. La eficacia se
centra en los fines (en tanto que la eficiencia lo hace en los
medios o recursos). En la formulación de la estrategia y
de los objetivos estratégicos prevalece la
eficacia.

*
Ejemplo 5. La meta de
producción para el mes de junio debe ser de 105
piezas por hora, y la meta de utilización de chips
debe ser 1.10 Kg. por pieza obtenida.

La producción promedio obtenida en el mes
es de 102 piezas por hora, y el consumo unitario de chips
es 1.06 Kg. por pieza.

La eficacia de nuestra unidad de producción
será:

o Respecto a la meta de producción horaria:
102/105 = 97.1%.

o Respecto a la meta de consumo unitario de chips:
1.00/1.06 = 94.3%

Lo deseable es ser eficaces al 100%.

Efectividad

Existen actividades humanas donde la relación de
eficiencia y eficacia tiene connotaciones que merece la pena
considerar. Veamos por ejemplo, un deporte colectivo que puede
tener un vínculo económico importante en la
sociedad actual, como el fútbol. Un equipo puede tener el
balón en su poder, mediante jugadas preciosistas, la mayor
parte del lance: ¡Qué eficiencia para tener el
balón a su disposición la mayor parte del tiempo de
juego! Pero ocurre que el equipo contrario con unas pocas jugadas
simples logra anotar un par de goles y ganar el partido:
¡Qué tal efectividad! ¿Qué es mejor en
este caso, eficiencia o eficacia? La respuesta es obvia, aunque
no pocos podrían opinar que el factor suerte o azar pudo
estar presente para ganar la competición.

Lo deseable es ser al mismo tiempo altamente eficiente y
eficaz, como se puede inferir del cuadrante eficiencia-eficacia.
Sin embargo en un servicio de salud o de seguridad pública
posiblemente deberá ponderarse la eficacia frente a la
eficiencia.

Ser altamente efectivo implica actuar bajo la mejor
relación de "equilibrio" o "ponderación" entre
eficiencia (mejor uso de los recursos en las actividades
cotidianas) y eficacia (alcanzar el logro de las metas u
objetivos de la organización), según sea cada
situación que se enfrenta.

El cuadrante
eficiencia-eficacia

Ejemplo 6. Imaginemos el proyecto de construcción
de un edificio con un plazo de entrega de 16 meses y un
presupuesto de 1 millón de dólares. Se
cumplió el plazo de entrega pero se tuvo que tomar horas
extras de trabajo y contratar equipos y personal adicional. Con
esto el presupuesto se elevó a 1.3 millones de
dólares (30% de incremento). En este caso se ha sido 100%
eficaz pero 30% ineficiente. Ser altamente efectivo en este caso,
sería cumplir con ambas restricciones de tiempo y costo.
Sin embargo podría ser preferible ser eficaz (antes que
totalmente eficiente) considerando otros factores importantes
como el costo financiero; la imagen del constructor respecto a
sus competidores, acreedores y clientes, etc.

Productividad

Es la relación entre la producción total y
los insumos totales utilizados; esto es, la relación entre
los resultados logrados y los recursos consumidos; o la
relación entre la efectividad con la cual se cumplen las
metas de la organización y la eficiencia con que se
consumen estos recursos en el transcurso de ese mismo
cumplimiento. Dicho de otra manera, es la medida del
desempeño que comprende la eficiencia y eficacia
[2]

El logro de elevada productividad se conseguirá
mediante la adecuada y correcta combinación de recursos,
de modo que se logre una sinergia. El incremento constante de la
productividad apoyará la mayor competitividad de la
empresa, y en otras dimensiones a un sector industrial y
finalmente al país.

*
Ejemplo 7. Con relación al Ejemplo
1, ocurre que con un adecuado entrenamiento de los
operadores y una mejora de la iluminación del
área de trabajo se logra que se produzcan 104 piezas en
una hora. Asimismo el rediseño de los moldes ha
permitido que el uso de resina se reduzca a 1.10 Kg. por pieza.
Actividades semejantes se toman en otras actividades y procesos
de operaciones, administración y
gerencia

Con las acciones ejecutadas se está obteniendo
un mejor desempeño del sistema. Se ha logrado una
mayor producción a partir, en este caso, del uso de
un intangible (mayor destreza del operador), de un
factor ambiental (mejor iluminación), y de la
mejora de un activo (máquina de moldeo). Todo esto
se traduce en ahorros en mano de obra, en energía
eléctrica por la mayor producción de la
máquina, en materia prima, etc. Al mismo tiempo se logra
una mayor satisfacción en el personal (operadores,
supervisores, ingenieros). La mayor productividad deberá
considerar también la disponibilidad oportuna de los
equipos y la constante mejora de la calidad del producto. Todo lo
anterior implicará un menor costo (de
producción, administración, logístico,
comercialización, financiero), mayor
satisfacción del cliente, mayor aporte a las
utilidades, etc.

En consecuencia la productividad ha mejorado. Una
forma de cuantificarlo podría ser valorizando
monetariamente el costo y gastos antes y después de las
mejoras.

Competitividad

Hay distintos niveles a los que se puede aplicar el
concepto de competitividad; esto implica variación en el
análisis, factores incidentes de relieve para cada nivel,
y su correspondiente medición.

Algunos estudiosos del tema consideran niveles de
competitividad micro (empresas), meso (el sector industrial y la
región en que se desenvuelve la empresa) y macro
(país). Indudablemente hay una interrelación entre
estos niveles, y lo deseable es que se dé un efecto
sinérgico como consecuencia de una adecuada
actuación de y entre sus integrantes.

Fuente: Sobre el Concepto de Competitividad. David Romo
Murillo y Guillermo Abdel Misik. En
http://www.cepal.org/dmaah/noticias/paginas/1/27731/26845597.pdf.

El Instituto Alemán de Desarrollo
acuñó el concepto de competitividad
sistémica: "un patrón en el que el
estado y los actores de la sociedad civil crean, de forma
deliberada, las condiciones para un desarrollo industrial
exitoso". Este concepto incluye cuatro niveles: micro
(empresas y redes de empresas), macro (condiciones
macroeconómicas), meso (instituciones y políticas
específicas) y meta (factores socioculturales,
orientación económica básica y capacidad de
formular estrategias y políticas.

El Plan Nacional de Competitividad del Perú
recoge este enfoque sistémico para definir la
competitividad como la "interrelación de los diversos
elementos que determinan el incremento de la productividad de las
empresas y el contexto que las rodea y que les permite utilizar
de manera eficiente los factores productivos, tales como los
recursos humanos, el capital físico, los recursos
financieros y la tecnología". Esta
definición "incluye el fortalecimiento de la
institucionalidad para crear un clima de negocios favorable,
dentro de un marco macroeconómico estable, que permita un
adecuado funcionamiento de los mercados de factores, productos y
servicios".[3]

A nivel de unidad empresarial, la competitividad viene a
ser la capacidad inmediata y futura así como la
posibilidad de la empresa de diseñar, producir y vender
bienes y servicios, cuyos precios y otras cualidades formen un
conjunto más atractivo de productos ofertados respecto de
las empresas competidoras. También puede definirse como la
posición superior en el mercado que tiene un competidor
con relación a otros competidores.

Habrá una serie de factores intrínsecos al
negocio que lo hacen más competitivo, como el uso de
innovaciones tecnológicas en la producción y
administración y el empleo de mejor capital
humano. En este caso, la productividad será uno de los
factores que apoya de manera importante a la competitividad del
negocio.

El Foro Económico Mundial define a la
competitividad como el conjunto de instituciones,
políticas y factores que determinan el nivel de
productividad de un país. El nivel de productividad, a su
vez, sienta las bases del nivel de prosperidad que puede alcanzar
una economía. El nivel de productividad determina
también la tasa de retorno que pueden obtener las
inversiones en una economía, las que asimismo son
impulsores fundamentales de su velocidad de crecimiento. En otras
palabras, una economía que es más competitiva
probablemente crecerá más rápidamente en el
tiempo.

El Índice de Competitividad Global del Foro
Económico Mundial se determina en base a determinados
Pilares de la Competitividad.

Estructura de los doce pilares de la
competitividad del Foro Económico Mundial

Tomado de The Global Competitiveness Report
2013-1014. World Economic Forum. En:
http://www3.weforum.org/docs/WEF_GlobalCompetitivenessReport_2013-14.pdf

El GCI tiene una escala de 1 a 7. Para el período
2013-2014, la posición de los diez países
más competitivos de América Latina según el
Foro, de un total de 148 evaluados a nivel mundial, es el
siguiente, comparado con los dos mejores y peores del
planeta:

Elaboración propia.

Autor:

Ricardo Z. Vera Guerra.

Ingeniero Químico. Magíster
en Administración de Negocios. Perú.

Febrero 2014.

[1] Harrington Emerson, The Twelve Principles
of Efficiency. N. Y., The Engineering Magazine Co., 1912.

[2] Planeamiento Estratégico
Sistémico, Heber Jaime Barreto. Aníbal J. Paredes
Galván, editor. 1ª Edición. Lima.

[3] Tomado de Índice de Competitividad
Regional. En:
http://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1581&Itemid=101148.