La auditoría integral en la gestión de una entidad del estado (página 3)

La administración de riesgos debe formar parte de
la cultura de una entidad. Debe estar incorporada en la
filosofía, prácticas y procesos de negocio de la
entidad, más que ser vista o practicada como una actividad
separada. Cuando esto se logra, todos en la entidad pasan a estar
involucrados en la administración de riesgos.

Planeamiento de la administración de
riesgos

Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia
clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los
riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de
los objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de
respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa
para la obtención de los recursos necesarios para definir
acciones en respuesta a riesgos.

Identificación de los riesgos

En la identificación de los riesgos se tipifican
todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de
la entidad debido a factores externos o internos. Los factores
externos incluyen factores económicos, medioambientales,
políticos, sociales y tecnológicos. Los factores
internos reflejan las selecciones que realiza la
administración e incluyen la infraestructura, personal,
procesos y tecnología.

Valoración de los riesgos

El análisis o valoración del riesgo le
permite a la entidad considerar cómo los riesgos
potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia
con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que
se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la
suficiente información acerca de las situaciones de riesgo
para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y
consecuencias.

Respuesta al riesgo

La administración identifica las opciones de
respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en
relación con la tolerancia al riesgo y su relación
costo beneficio. La consideración del manejo del riesgo y
la selección e implementación de una respuesta son
parte integral de la administración de los
riesgos.

NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE
CONTROL GERENCIAL

El componente actividades de control gerencial comprende
políticas y procedimientos establecidos para asegurar que
se están llevando a cabo las acciones necesarias en la
administración de los riesgos que pueden afectar los
objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento
de estos. El titular o funcionario designado debe establecer una
política de control que se traduzca en un conjunto de
procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades
de control. Los procedimientos son el conjunto de
especificaciones, relaciones y ordenamiento sistémico de
las tareas requeridas para cumplir con las actividades y procesos
de la entidad. Los procedimientos establecen los métodos
para realizar las tareas y la asignación de
responsabilidad y autoridad en la ejecución de las
actividades. Las actividades de control gerencial tienen como
propósito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos
de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir,
compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar
el logro de los objetivos de la entidad. Con este
propósito, las actividades de control deben enfocarse
hacia la administración de aquellos riesgos que puedan
causar perjuicios a la entidad. Las actividades de control
gerencial se dan en todos los procesos, operaciones, niveles y
funciones de la entidad. Incluyen un rango de actividades de
control de detección y prevención tan diversas
como: procedimientos de aprobación y autorización,
verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos,
conciliaciones, revisión del desempeño de
operaciones, segregación de responsabilidades,
revisión de procesos y supervisión. Para ser
eficaces, las actividades de control gerencial deben ser
adecuadas, funcionar consistentemente de acuerdo con un plan y
contar con un análisis de costo-beneficio. Asimismo, deben
ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con
los objetivos de la entidad.

Procedimientos de autorización y
aprobación

La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea
organizacional debe ser claramente definida,
específicamente asignada y formalmente comunicada al
funcionario respectivo. La ejecución de los procesos,
actividades, o tareas debe contar con la autorización y
aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad
respectivo.

Segregación de funciones

La segregación de funciones en los cargos o
equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error
o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo
cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las
etapas clave en un proceso, actividad o tarea.

Evaluación costo-beneficio

El diseño e implementación de cualquier
actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una
evaluación de costo-beneficio considerando como criterios
la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro
de los objetivos, entre otros.

Controles sobre el acceso a los recursos o
archivos

El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al
personal autorizado que sea responsable por la utilización
o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la
utilización y custodia debe evidenciarse a través
del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o
medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o
archivos.

Verificaciones y conciliaciones

Los procesos, actividades o tareas significativos deben
ser verificados antes y después de realizarse, así
como también deben ser finalmente registrados y
clasificados para su revisión posterior.

Evaluación de desempeño

Se debe efectuar una evaluación permanente de la
gestión tomando como base regular los planes
organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para
prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o
irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia,
economía y legalidad aplicables.

Rendición de cuentas

La entidad, los titulares, funcionarios y servidores
públicos están obligados a rendir cuentas por el
uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional
y de los objetivos institucionales, así como el logro de
los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control
interno establecido deberá brindar la información y
el apoyo pertinente.

Documentación de procesos, actividades y
tareas

Los procesos, actividades y tareas deben estar
debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de
acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la
correcta revisión de los mismos y garantizar la
trazabilidad de los productos o servicios generados.

Revisión de procesos, actividades y
tareas

Los procesos, actividades y tareas deben ser
periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los
reglamentos, políticas, procedimientos vigentes y
demás requisitos. Este tipo de revisión en una
entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del
control interno.

Controles para las Tecnologías de la
Información y Comunicaciones

La información de la entidad es provista mediante
el uso de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de
información, tecnología asociada, instalaciones y
personal. Las actividades de control de las TIC incluyen
controles que garantizan el procesamiento de la
información para el cumplimiento misional y de los
objetivos de la entidad, debiendo estar diseñados para
prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras
la información fluye a través de los
sistemas.

NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Se entiende por el componente de información y
comunicación, los métodos, procesos, canales,
medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular,
aseguren el flujo de información en todas las direcciones
con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las
responsabilidades individuales y grupales. La información
no solo se relaciona con los datos generados internamente, sino
también con sucesos, actividades y condiciones externas
que deben traducirse a la forma de datos o información
para la toma de decisiones. Asimismo, debe existir una
comunicación efectiva en sentido amplio a través de
los procesos y niveles jerárquicos de la entidad. La
comunicación es inherente a los sistemas de
información, siendo indispensable su adecuada
transmisión al personal para que pueda cumplir con sus
responsabilidades.

Funciones y características de la
información

La información es resultado de las actividades
operativas, financieras y de control provenientes del interior o
exterior de la entidad. Debe transmitir una situación
existente en un determinado momento reuniendo las
características de confiabilidad, oportunidad y utilidad
con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales
en la ejecución de sus tareas operativas o de
gestión.

Información y responsabilidad

La información debe permitir a los funcionarios y
servidores públicos cumplir con sus obligaciones y
responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados,
identificados, seleccionados, registrados, estructurados en
información y comunicados en tiempo y forma
oportuna.

Calidad y suficiencia de la
información

El titular o funcionario designado debe asegurar la
confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de
la información que se genere y comunique. Para ello se
debe diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios
que aseguren las características con las que debe contar
toda información útil como parte del sistema de
control interno.

Sistemas de información

Los sistemas de información diseñados e
implementados por la entidad constituyen un instrumento para el
establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende,
para el logro de los objetivos y las metas. Por ello
deberá ajustarse a las características, necesidades
y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de
información provee la información como insumo para
la toma de decisiones, facilitando y garantizando la
transparencia en la rendición de cuentas.

Flexibilidad al cambio

Los sistemas de información deben ser revisados
periódicamente, y de ser necesario, rediseñados
cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos.
Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia,
políticas y programas de trabajo, entre otros, debe
considerarse el impacto en los sistemas de información
para adoptar las acciones necesarias.

Archivo institucional

El titular o funcionario designado debe establecer y
aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados
para la preservación y conservación de los
documentos e información de acuerdo con su utilidad o por
requerimiento técnico o jurídico, tales como los
informes y registros contables, administrativos y de
gestión, entre otros, incluyendo las fuentes de
sustento.

Comunicación interna

La comunicación interna es el flujo de mensajes
dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia
abajo, a través de y hacia arriba de la estructura de la
entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz.
Asimismo debe servir de control, motivación y
expresión de los usuarios.

Comunicación externa

La comunicación externa de la entidad debe
orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de
información con los clientes, usuarios y ciudadanía
en Contraloría General de la República

Canales de comunicación

Los canales de comunicación son medios
diseñados de acuerdo con las necesidades de la entidad y
que consideran una mecánica de distribución formal,
informal y multidireccional para la difusión de la
información. Los canales de comunicación deben
asegurar que la información llegue a cada destinatario en
la, cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor
ejecución de los procesos, actividades y
tareas.

NORMA GENERAL PARA LA
SUPERVISIÓN

El sistema de control interno debe ser objeto de
supervisión para valorar la eficacia y calidad de su
funcionamiento en el tiempo y permitir su
retroalimentación. Para ello la supervisión,
identificada también como seguimiento, comprende un
conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los
procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y
evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante
la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y
los compromisos de mejoramiento. Siendo el control interno un
sistema que promueve una actitud proactiva y de autocontrol de
los niveles organizacionales con el fin de asegurar la apropiada
ejecución de los procesos, procedimientos y operaciones;
el componente supervisión o seguimiento permite establecer
y evaluar si el sistema funciona de manera adecuada o es
necesaria la introducción de cambios. En tal sentido, el
proceso de supervisión implica la vigilancia y
evaluación, por los niveles adecuados, del diseño,
funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de
control interno para su correspondiente actualización y
perfeccionamiento. Las actividades de supervisión se
realizan con respecto de todos los procesos y operaciones
institucionales, posibilitando en su curso la
identificación de oportunidades de mejora y la
adopción de acciones preventivas o correctivas. Para ello
se requiere de una cultura organizacional que propicie el
autocontrol y la transparencia de la gestión, orientada a
la cautela y la consecución de los objetivos del control
interno. La supervisión se ejecuta continuamente y debe
modificarse una vez que cambien las condiciones, formando parte
del engranaje de las operaciones de la entidad.

NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE
PREVENCIÓN Y MONITOREO

Prevención y monitoreo

El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad
debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan
de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el
desempeño de las funciones asignadas se adoptan las
acciones de prevención, cumplimiento y corrección
necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los
mismos.

Monitoreo oportuno del control interno

La implementación de las medidas de control
interno sobre los procesos y operaciones de la entidad, debe ser
objeto de monitoreo oportuno con el fin de determinar su
vigencia, consistencia y calidad, así como para efectuar
las modificaciones que sean pertinentes para mantener su
eficacia. El monitoreo se realiza mediante el seguimiento
continuo o evaluaciones puntuales.

NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE
RESULTADOS

Reporte de deficiencias

Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado
del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a
disposición de los responsables con el fin de que tomen
las acciones necesarias para su corrección.

Implantación y seguimiento de medidas
correctivas

Cuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias
que constituyan oportunidades de mejora, la entidad deberá
adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los
objetivos y recursos institucionales, efectuándose el
seguimiento correspondiente a su implantación y
resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y
oportuna implementación de las recomendaciones producto de
las observaciones de las acciones de control.

NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE
MEJORAMIENTO

Autoevaluación

Se debe promover y establecer la ejecución
periódica de autoevaluaciones sobre la gestión y el
control interno de la entidad, por cuyo mérito
podrá verificarse el comportamiento institucional e
informarse las oportunidades de mejora identificadas. Corresponde
a sus órganos y personal competente dar cumplimiento a las
disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva
autoevaluación, mediante compromisos de mejoramiento
institucional.

Evaluaciones independientes

Se deben realizar evaluaciones independientes a cargo de
los órganos de control competentes para garantizar la
valoración y verificación periódica e
imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del
desarrollo de la gestión institucional, identificando las
deficiencias y formulando las recomendaciones oportunas para su
mejoramiento.

• MARCO TEORICO DE DE LA GESTION
  INSTITUCIONAL

Interpretando a Terry (1995)[40], la
gestión institucional es la manera o estilo de administrar
o gobernar una entidad sobre la base de la planeación,
organización, dirección, coordinación y
control de los recursos y actividades A partir de estos conceptos
nace el proceso de gestión, con elementos de la
función de Administración que Fayol definiera en su
tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar.
Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores
Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso de
gestión como núcleo de su teoría; con sus
Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
Autores como Urwick define el proceso de gestión como las
funciones del administrador, con siete (7) elementos que se
detallan a continuación: Investigación,
planificación, coordinación, control,
previsión, organización, comando. Koontz y
O´Donnell define el proceso de gestión con cinco (5)
elementos: planificación, designación de Personal,
control, organización, dirección. Miner define el
proceso de gestión con cinco (5) elementos:
planificación, organización, dirección,
coordinación y control. La gestión es la principal
actividad que marca una diferencia en el grado que las
Organizaciones les sirven a las personas que afectan. El
éxito que puede tener la Organización al alcanzar
sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones
sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes
realizan debidamente su trabajo, es probable que la
organización alcance sus metas, por lo tanto se puede
decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al
grado en que los gerentes cumplen la secuencia del proceso de
gestión, logrando una Estructura Organizacional que la
diferencia de otras Organizaciones.

Chiavenato (2000)[41], organiza el
proceso de gestión de la siguiente manera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso
sistemático; se entiende de la siguiente
manera:

El Desempeño de las funciones constituye el
llamado ciclo administrativo, como se observa a
continuación:

El proceso de gestión es cíclico,
dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente
gráfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque
sistémico conforman el proceso de gestión, cuando
se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y  Control, son solo
funciones administrativas, cuando se consideran estos
cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en
un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos,
forman el Proceso de gestión.

Según Johnson y Scholes (2000)[42]
, cuando los responsables de la gestión se preocupan por
hacer correctamente las cosas se esta transitando por la
EFICIENCIA (utilización adecuada de los recursos
disponibles) y cuando utiliza instrumentos para evaluar el logro
de los resultados, para verificar las cosas bien hechas son las
que en realidad debían realizarse, entonces se encamina
hacia EFICACIA (logro de los objetivos mediante los recursos
disponibles) y cuando busca los mejores costos y mayores
beneficios está en el marco de la ECONOMÍA. La
eficiencia, eficacia y economía no van siempre de la mano,
ya que una entidad puede ser eficiente en sus operaciones, pero
no eficaz, o viceversa; puede ser ineficiente en sus operaciones
y sin embargo ser eficaz, aunque seria mucho más ventajoso
si la eficacia estuviese acompañada de la eficiencia.
También puede ocurrir que no sea ni eficiente ni
eficaz

EFICIENCIA INSTITUCIONAL:

Según Hernández (2000)[43],
la eficiencia, es el resultado positivo luego de la
racionalización adecuada de los recursos, acorde con la
finalidad buscada por los responsables de la gestión. Es
también la obtención de resultados con los recursos
disponibles. Es sinónimo de un mejor aprovechamiento de
los tiempos y movimientos en los procesos institucionales. No es
tan sencillo obtener eficiencia, tienen que disponerse en forma
adecuada todos los recursos, políticas, normas, procesos,
procedimientos, técnicas y practicas
empresariales.

Según la Contraloría General de la
República (1998)[44], la eficiencia
está referida a la relación existente entre los
bienes o servicios producidos o entregados y los recursos
utilizados para ese fin (productividad), en comparación
con un estándar de desempeño establecido. Las
entidades podrán garantizar su permanencia en el mercado
si se esfuerzan por llevar a cabo una gestión empresarial
eficiente, orientada hacia el cliente y con un nivel sostenido de
calidad en los productos y/o servicios que presta. La eficiencia
puede medirse en términos de los resultados divididos por
el total de costos y es posible decir que la eficiencia ha
crecido un cierto porcentaje (%) por año. Esta medida de
la eficiencia del costo también puede ser invertida (costo
total en relación con el número de productos) para
obtener el costo unitario de producción. Esta
relación muestra el costo de producción de cada
producto. De la misma manera, el tiempo (calculado por ejemplo en
término de horas hombre) que toma producir un producto (el
inverso de la eficiencia del trabajo) es una medida común
de eficiencia. La eficiencia es la relación entre los
resultados en términos de bienes, servicios y otros
resultados y los recursos utilizados para producirlos. De modo
empírico hay dos importantes medidas: i) Eficiencia de
costos, donde los resultados se relacionan con costos, y, ii)
eficiencia en el trabajo, donde los logros se refieren a un
factor de producción clave: el número de
trabajadores. Si un auditor pretende medir la eficiencia,
deberá comenzar la auditoría analizando los
principales tipos de resultados/salidas de la entidad. El auditor
también podría analizar los resultados averiguando
si es razonable la combinación de resultados alcanzados o
verificando la calidad de estos. Cuando utilizamos un enfoque de
eficiencia para este fin, el auditor deberá valorar, al
analizar como se ha ejecutado el programa, que tan bien ha
manejado la situación la empresa. Ello significa estudiar
la empresa auditada para chequear como ha sido organizado el
trabajo. Algunas preguntas que pueden plantearse en el
análisis de la eficiencia son: Fueron realistas los
estudio de factibilidad del proyectos y formulados de modo que
las operaciones pudieran basarse en ellos?; Pudo haberse
implementado de otra forma el proyecto de modo que se hubiesen
obtenido mas bajas costos de producción?; Son los
métodos de trabajo los más racionales?; Existen
cuellos de botella que pudieron ser evitados?; Existen
superposiciones innecesarias en la delegación de
responsabilidades?; Qué tan bien cooperan las distintas
unidades para alcanzar una meta común?; Existen algunos
incentivos para los funcionarios que se esfuerzan por reducir
costos y por completar el trabajo oportunamente?. La eficiencia,
está referida a la relación existente entre los
servicios prestados o entregado por las entidades y los recursos
utilizados para ese fin (productividad), en comparación
con un estándar de desempeño establecido. La
eficiencia, es la relación entre costos y beneficios
enfocada hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o
ejecutar las tareas (métodos), con el fin de que los
recursos (personas, vehículos, suministros diversos y
otros) se utilicen del modo más racional posible. La
racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y
objetivos que se deseen alcanzar, esto significa eficiencia, lo
que lleva a concluir que las empresas va a ser racional si se
escogen los medios más eficientes para lograr los
objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se
consideran son los organizacionales y no los individuales. La
racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que rigen el
comportamiento de los componentes en busca de la eficiencia. La
eficiencia busca utilizar los medios, métodos y
procedimientos más adecuados y debidamente planeados y
organizados para asegurar un óptimo empleo de los recursos
disponibles. La eficiencia no se preocupa por los fines, como si
lo hace la eficacia, si no por los medios. La eficiencia, se
puede medir por la cantidad de recursos utilizados en la
prestación de servicios. La eficiencia aumenta a medida
que decrecen los costos y los recursos utilizados. Se relaciona
con la utilización de los recursos para obtener un bien u
objetivo.

EFICACIA INSTITUCIONAL:

Según Johnson y Scholes
(2000)[45], la eficacia o efectividad, se refiere
al grado en el cual la entidad logra sus objetivos y metas u
otros beneficios que pretendía alcanzar, previstos en la
legislación o fijados por el Directorio. Si un auditor se
centra en la efectividad, deberá comenzar por identificar
las metas de los programas de la entidad y por operacionlizar las
metas para medir la efectividad. También necesitará
identificar el grupo meta del programa y buscar respuestas a
preguntas como: Ha sido alcanzada la meta a un costo razonable y
dentro del tiempo establecido?; Se definió correctamente
el grupo meta?; Está la gente satisfecha con la
educación y equipo suministrados?; En que medida el equipo
suministrado satisface las necesidades del grupo meta?;
Está siendo utilizado el equipo por los ciudadanos? La
gestión eficaz está relacionada al cumplimiento de
las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y
visión de la empresa; tal como lo establece la
gestión empresarial moderna.

Según Chiavenato (2000)[46], la
gestión eficaz, es el proceso emprendido por una o
más personas para coordinar las actividades laborales de
otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta
calidad que una persona no podría alcanzar por si sola. En
este marco entra en juego la competitividad, que se define como
la medida en que una empresa, bajo condiciones de mercado libre
es capaz de producir bienes y servicios que superen la prueba de
los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las
rentas reales de sus empleados y socios. También en este
marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y
las características de un producto o servicio que refieren
a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o
implícitas. També gestión eficaz, es el
conjunto de acciones que permiten obtener el máximo
rendimiento de las actividades que desarrolla la entidad. Es
hacer que los miembros de una entidad trabajen juntos con mayor
productividad, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus
destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la
empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma.
La gestión puede considerarse eficaz si: i) Se
están logrando los objetivos operacionales de la entidad;
ii) Disponen de información adecuada hasta el punto de
lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se
prepara de forma fiable la información administrativa,
financiera, económica, laboral, patrimonial y otras de la
entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y normas aplicables.
Mientras que la gestión institucional es un proceso, su
eficacia es un estado o condición del proceso en un
momento dado, el mismo que al superar los estándares
establecidos facilita alcanzar la eficacia. La
determinación de si una gestión es "eficaz" o no y
su influencia en la eficacia, constituye una toma de postura
subjetiva que resulta del análisis de si están
presentes y funcionando eficazmente los cinco componentes de
Control Interno del Informe: entorno de control,
evaluación de riesgos, actividades de control,
información y comunicación y supervisión. El
funcionamiento eficaz de la gestión y el control,
proporciona un grado de seguridad razonable de que una o
más de las categorías de objetivos establecidos va
a cumplirse.

Según Johnson y Scholes
(2000)[47], la eficacia o efectividad, se refiere
al grado en el cual la entidad logra sus objetivos y metas u
otros beneficios que pretendía alcanzar fijados por los
directivos o exigidos por la sociedad. La eficacia o efectividad
es el grado en el que se logran los objetivos institucionales. En
otras palabras, la forma en que se obtienen un conjunto de
resultados refleja la efectividad, mientras que la forma en que
se utilizan los recursos para lograrlos se refiere a la
eficiencia. La eficacia, es la medida normativa del logro de los
resultados. Las entidades disponen de indicadores de
medición de los logros de los servicios. Cuando se logren
dichos resultados o estándares, se habrá logrado el
objetivo del buen gobierno aplicado por este tipo de entidades.
Para que la entidad alcance eficacia, debe cumplir estas tres
condiciones básicas: Alcanzar los objetivos
institucionales; Realizar el mantenimiento del sistema interno;
y, Adaptarse al ambiente externo.

Según Robbins (2000)[48], los
gerentes de las instituciones tienen diversidad de
técnicas para lograr que los resultados se ajusten a los
planes. La base del buen gobierno y control de la entidad radica
en que el resultado depende de las personas. Entre las
consideraciones importantes para asegurar los resultados y por
ende la eficacia de los gerentes tenemos: la voluntad de
aprender, la aceleración en la preparación del
equipo gerencial, importancia de la planeación para la
innovación, evaluación y retribución al
equipo gerencial, ajustes de la información, necesidad de
la investigación y desarrollo gerencial, necesidad de
liderazgo intelectual, etc. Los resultados obtenidos por una
gestión eficaz, no sólo debe darse para la propia
entidad, sino especialmente debe plasmarse en mejores servicios y
en el contento ciudadano, especialmente en el contexto
participativo de la moderna gestión.

ECONOMÍA INSTITUCIONAL:

Según Johnson y Scholes
(2000)[49], la economía en el uso de los
recursos, está relacionada con los términos y
condiciones bajo los cuales la entidad adquiere recursos, sean
éstos financieros, humanos, físicos o
tecnológicos (computarizados), obteniendo la cantidad
requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y
lugar apropiado y al menor costo posible. Si el auditor se centra
en la economía será importante definir
correctamente los gastos. Esto a menudo es un problema. Algunas
veces sería posible introducir aproximaciones de los
costos reales, por ejemplo definiendo los costos en
términos de número de empleados, cantidad de
insumos utilizados, costos de mantenimiento, etc.

Según Stoner & Wankel
(2000)[50], en el marco de la economía, se
tiene que analizar los siguientes elementos: costo, beneficio y
volumen de las operaciones. Estos elementos representan
instrumentos en la planeación, gestión y control de
operaciones para el logro del desarrollo integral de la
institución y la toma de decisiones respecto al producto,
precios, determinación de los beneficios,
distribución, alternativas para fabricar o adquirir
insumos, métodos de producción, inversiones de
capital, etc. Es la base del establecimiento del presupuesto
variable de la empresa. El tratamiento económico de las
operaciones proporcionan una guía útil para la
planeación de utilidades, control de costos y toma de
decisiones administrativos no debe considerarse como un
instrumento de precisión ya que los datos están
basados en ciertas condiciones supuestas que limitan los
resultados. La economicidad de las operaciones, se desarrolla
bajo la suposición que el concepto de variabilidad de
costos (fijos y variables), es válido pudiendo
identificarse dichos componentes, incluyendo los costos
semivariables; éstos últimos a través de
procedimientos técnicos que requieren un análisis
especial de los datos históricos de ingresos y costos para
varios períodos sucesivos, para poder determinar los
costos fijos y variables

TRANSPARENCIA:

Interpretando a Johnson y Scholes
(2000)[51], la transparencia significa el deber de
las autoridades de realizar sus acciones de manera
pública, como un mecanismo de control del poder y de
legitimidad democrática de las instituciones
públicas. Transparencia significa dejar pasar
fácilmente la luz, en términos gubernamentales, la
transparencia es una cualidad que permite el flujo adecuado y
suficiente de información y pudiera considerársele
un antídoto para frenar la corrupción, para
contrarrestar cualquier tipo de suspicacia o sospecha que se
tenga de determinada dependencia u organismo público.
Transparencia es un ambiente de confianza, seguridad y franqueza
entre el gobierno y la sociedad, de tal forma que las
responsabilidades, procedimientos y reglas se establecen,
realizan e informan con claridad y son abiertas a la
participación y escrutinio público. Transparencia
es también, una ciudadanía sensible, responsable y
participativa, que en el conocimiento de sus derechos y
obligaciones, colabora en el fomento a la integridad y combate a
la corrupción

• MARCO TEORICO DE LAS ENTIDADES DEL
  ESTADO

El Instituto Nacional de Cultura es un Organismo
Público Descentralizado dependiente del Ministerio de
Educación, con personería jurídica, de
derecho público interno y con autonomía
técnica, administrativa, económica y financiera.
Constituye el ente rector y central de los órganos que
conforman su estructura orgánica, incluyendo los
veinticuatro órganos desconcentrados, y es responsable de
ejecutar la política del Estado en materia cultural. El
INC tiene como finalidad afirmar la Identidad Nacional mediante
la ejecución descentralizada de acciones de
protección, conservación y promoción, puesta
en valor y difusión del patrimonio y las manifestaciones
culturales de la Nación para contribuir al desarrollo
nacional con la participación activa de la comunidad y los
sectores público y privado. Entre sus funciones se
encuentra el formular y ejecutar las políticas y
estrategias del Estado en materia de desarrollo cultural,
defensa, conservación, difusión e
investigación del Patrimonio Cultural de la Nación
(Ley N° 28296) y con el Decreto Supremo N° 50-94-ED,
Reglamento de Organización y Funciones del INC.

NATURALEZA Y FINALIDAD DEL INC:

El I.N.C. es un Organismo Público Descentralizado
del Sector Educación, con personería
jurídica de derecho público interno; con
autonomía técnica, administrativa, económica
y financiera. Constituye el ente rector y central de los
órganos que conforman su estructura orgánica,
incluyendo las Direcciones Regionales. El I.N.C. es el organismo
rector responsable de la promoción y desarrollo de las
manifestaciones culturales del país y de la
investigación, preservación, conservación,
restauración, difusión y promoción del
Patrimonio Cultural de la Nación.

El I.N.C. desarrolla sus actividades a nivel nacional.
Tiene su sede nacional en la ciudad de Lima y sedes regionales en
cada una de las capitales de las circunscripciones de gobiernos
regionales del país, además de otras instancias de
coordinación.

La finalidad del I.N.C. es afirmar la identidad
nacional, partiendo de la noción de diversidad cultural,
mediante la ejecución descentralizada de acciones de
investigación, protección, conservación,
puesta en valor, promoción, y difusión del
Patrimonio Cultural de la Nación y el fomento del
desarrollo cultural, para contribuir al desarrollo nacional, con
la participación activa de la comunidad y los sectores
público y privado.

OBJETIVOS DEL I.N.C.:

• Fortalecer los lazos de identidad e
  integración entre los pueblos del Perú.
  Desarrollando la cultura como un medio de paz, unidad y
  desarrollo nacional, poniendo en práctica una
  opción descentralista de integración dentro del
  marco del reconocimiento del Perú como país
  multicultural, pluriétnico y multilingüe
  estableciendo vínculos estrechos con el sistema
  educativo, los medios de comunicación y la sociedad
  civil.

• Promover el respeto de los derechos humanos, el
  derecho a la ciudadanía. La libertad de creencias, la
  libertad de creación intelectual artística,
  técnica y científica de todos los habitantes
  del país, propiciando la eliminación de toda
  fuente de discriminación social, ideológica,
  racial, de sexo, de edad o de discapacidad
  física.

• Promover los planes de desarrollo que se orienten al
  desarrollo social sostenido, partiendo de la conciencia de
  diversidad cultural como medio para lograr la
  integración nacional, propiciando la búsqueda
  de soluciones a los problemas nacionales, regionales y
  locales.

• Incorporar la investigación científica
  y tecnológica como parte sustancial del
  desenvolvimiento cultural, con énfasis en el estudio y
  la innovación de los aspectos singulares de nuestro
  entorno natural y cultural.

• Promover el registro, la investigación,
  preservación, conservación, difusión y
  puesta en valor del patrimonio arqueológico,
  histórico y artístico, poniendo énfasis
  en las culturas originarias, cuyo carácter
  único en la historia de la humanidad las identifica
  como un bien de singular valor universal.

• Promover y difundir la creación activa de la
  cultura de nuestro tiempo, sin discriminar su procedencia o
  credo, estimulando la producción y circulación
  de publicaciones, audiovisuales y otros medios de
  conservación y comunicación del conocimiento y
  la cultura, alentando el reconocimiento público del
  esfuerzo privado o colectivo que se desarrolle en los
  diversos campos de la actividad cultural.

• Ligar las estrategias de desarrollo cultural con el
  turismo, facilitando el acceso a nuestros bienes
  patrimoniales y el trato con nuestra cultura a los visitantes
  nacionales y extranjeros.

• Propiciar la creación, mantenimiento y
  desarrollo de museos nacionales, regionales y locales de
  historia natural, arte, arqueología, historia,
  etnografía, ciencia y tecnología, de las
  actividades productivas y el trabajo, los deportes y otros,
  en todo el país, motivando a los gobiernos regionales
  y locales, y al sector privado a apoyar y desarrollar las
  iniciativas que se den en esa dirección.

• Propiciar la participación de los medios de
  comunicación de masas en la difusión de los
  valores patrimoniales nacionales y universales, e integrar a
  los sectores público y privado al diseño y
  conducción de estrategias y acciones que conduzcan a
  una política democrática de la
  cultura.

• Promover el desarrollo de las industrias culturales
  en el país, en una línea de bienes y servicios
  que partan de contenidos propios de nuestra cultura, como
  productos peruanos altamente competitivos en el mercado de la
  cinematografía, la radio, la televisión, la
  publicación de libros, revistas y otros.

• Promover las manifestaciones de nuestra diversidad
  cultural en el exterior, en consonancia con los objetivos del
  desarrollo nacional aprovechando la presencia de las
  comunidades peruanas, para el enriquecimiento del proceso
  cultural peruano con los aportes de la comunidad
  internacional.

• Proponer el marco jurídico y normativo para
  la "identificación, investigación,
  conservación, preservación, protección,
  defensa y puesta en valor del Patrimonio Cultural de la
  Nación histórico y actual.

FUNCIONES DEL INC:

• Formular y ejecutar las políticas,
  estrategias y objetivos del Estado en materia de desarrollo
  cultural, como la identificación y registro,
  investigación, defensa, conservación,
  preservación, promoción, difusión y
  puesta en valor del Patrimonio Cultural de la
  Nación.

• Promover y coordinar la cooperación
  técnica y financiera nacional e internacional,
  orientada a ejecutar proyectos y programas de desarrollo
  cultural y de estudio, conservación y puesta en valor
  del Patrimonio Cultural de la Nación.

• Proponer, coordinar y suscribir convenios que
  contribuyan al logro. de los objetivos
  institucionales.

• Coordinar, con los gobiernos regionales, locales y
  otras entidades o sectores del Estado, la conducción
  de acciones de defensa y gestión del Patrimonio
  Cultural de la Nación.

• Coordinar con los organismos encargados de conducir
  la política exterior del país, las actividades
  culturales y de difusión de nuestro Patrimonio
  Cultural en el extranjero, así como propiciar una
  política de aproximación y conocimiento de los
  peruanos sobre las expresiones culturales de otros
  países.

• Fortalecer los vínculos de cooperación
  con los organismos del sector turismo, para desarrollar
  acciones conducentes a una correcta presentación de la
  imagen cultural del país ante peruanos y
  extranjeros.

• Integrar, técnica y normativa mente, los
  museos que forman parte del Sistema Nacional de Museos,
  incluyendo los centros de información y los lugares
  organizados como museos de sitio o memoriales.

• Promover, mediante diversos medios, el
  reconocimiento de los esfuerzos que realicen, colectiva o
  individualmente, los cultores de los quehaceres que conduzcan
  al desarrollo cultural del país.

• Pronunciarse respecto de los espectáculos
  públicos cuyos contenidos sean considerados como
  aportes al desarrollo de nuestra cultura, guardando
  concordancia con las normas legales vigentes sobre la
  materia.

• Convocar y conceder anualmente el "Premio Nacional
  de Cultura".

ESTRUCTURA ORGÁNICA

La estructura orgánica del Instituto Nacional de
Cultura es la siguiente:

I. ALTA DIRECCIÓN

Dirección Nacional.

Comité de Gestión.

II. ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN

Gerencia General.

III. ÓRGANOS COLEGIADOS

Consejo Nacional de Cultura.

Consejos Regionales de Cultura.

Consejo de Patrimonio Histórico. Artístico
y de Fomento de las Artes.

Comisión Nacional de Cooperación
Técnica y Relaciones Internacionales. Comisiones
Técnicas.

Comisión de Cultura y Arte

IV. ÓRGANO DE CONTROL

Oficina de Control Interno.

V. ÓRGANOSDEAPOYO

Oficina de Planificación y Presupuesto Oficina de
Administración

Oficina de Producción de Bienes y
Servicios

Oficina de Administración
Documentaría

• VI. ÓRGANO DE ASESORAMIENTO

Oficina de Asuntos Jurídicos

VII. ÓRGANOS DE LÍNEA

Dirección de Gestión

Dirección General de Promoción y
Difusión Cultural.

VIII. ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

Direcciones Regionales de Cultura.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Es el órgano responsable de ejercer el control y
evaluación posterior de la gestión
económica, financiera y administrativa de la
Institución, así como la verificación de la
adecuada utilización de los recursos, con sujeción
a las normas del Sistema Nacional de Control. Depende
administrativa y jerárquicamente de la Dirección
Nacional y técnica y normativa mente de la
Contraloría General de la República.

COORDINACIÓN

El Instituto Nacional de Cultura mantiene relaciones de
coordinación con otros organismos de los sectores
público y privado, de ámbito nacional e
internacional, mediante convenios y acuerdos. El Instituto
Nacional de Cultura coordina sus acciones con los diversos
organismos del Ministerio de Educación y otros sectores,
del mismo modo que con organismos regionales y los gobiernos
locales, sin limitar su autonomía técnica,
administrativa, económica o financiera.

COOPERACIÓN TÉCNICA

La Cooperación Técnica y las relaciones
con organismos Internacionales son conducidas por una instancia
operativa que actúa como Secretaría Técnica,
dependiente de la Dirección General de Promoción y
Difusión Cultural, en consulta con la Comisión
Nacional de Cooperación Técnica y Relaciones
Internacionales y la Agencia Peruana de Cooperación
Internacional.

RÉGIMEN ECONÓMICO

Son recursos económicos y financieros del I.N.C.
los siguientes:

• Las asignaciones presupuestales provenientes del
  Tesoro Público y de leyes
  específicas

• Los ingresos propios generados por la visita
  turística a los monumentos y las actividades que
  ejecute, conforme a la normatividad
  correspondiente.

• Las donaciones y legados recibidos de terceros para
  los fines institucionales.

• Los que se obtengan por convenios de
  cooperación nacional e internacional.

• Los intereses que generen sus fondos depositados en
  entidades financieras.

• Los demás ingresos que se obtengan por
  cualquier concepto para los fines institucionales.

PATRIMONIO CULTURAL DEL PERÚ

El patrimonio cultural del Perú
está constituido por todos los bienes materiales e
inmateriales que, por su valor histórico,
arqueológico, artístico, arquitectónico,
paleontológico, etnológico, documental,
bibliográfico, científico o técnico tienen
una importancia relevante para la identidad y permanencia de la
nación a través del tiempo. Es por todo esto que
dichos bienes requieren de una protección y defensa
especiales, de manera que puedan ser disfrutados, valorados y
aprovechados adecuadamente por todos los ciudadanos y
transmitidos de la mejor manera posible a nuestras futuras
generaciones. Nuestro patrimonio cultural es muy vasto y diverso;
protegerlo es deber y derecho de todos. Sin embargo, para
asegurar su conservación es indispensable la
participación de especialistas en diversos ámbitos.
Buscando facilitar su estudio y conservación, se ha
dividido el patrimonio cultural en diferentes
categorías:

Patrimonio material inmueble: se refiere a los
bienes culturales que no pueden trasladarse y abarca tanto los
sitios arqueológicos (huacas, cementerios, templos,
cuevas, andenes) como las edificaciones coloniales y
republicanas.

Patrimonio material mueble: incluye todos los
bienes culturales que pueden trasladarse de un lugar a otro, es
decir, objetos como pinturas, cerámicas,
orfebrería, mobiliario, esculturas, monedas, libros,
documentos y textiles, entre otros.

Dependiendo de la época en que fue creado, el
patrimonio mueble como inmueble se divide en dos grandes
categorías: patrimonio arqueológico, que son
básicamente los bienes culturales provenientes de la
época prehispánica; y patrimonio
histórico, que son aquellos fechados a partir de la
llegada de los españoles.

Patrimonio inmaterial: se refiere a lo que
llamamos cultura viva, como lo es el folclor, la medicina
tradicional, el arte popular, las leyendas, la cocina
típica, las ceremonias y costumbres, etc. Se trata de los
usos, representaciones, expresiones, conocimientos y
técnicas, asociados a los instrumentos, objetos,
artefactos y espacios culturales que les son propios, que son
transmitidos de generación en generación, a menudo
a viva voz o a través de demostraciones
prácticas.

Patrimonio cultural subacuático: son todos
los vestigios de la existencia humana con carácter
cultural, histórico y arqueológico, que han estado
total o parcialmente sumergidos en el agua, en forma
periódica o continua, por lo menos durante 100
años.

Patrimonio industrial: se refiere a todos los
bienes inmuebles y muebles adquiridos o producidos por una
sociedad en relación a sus actividades industriales de
adquisición, producción o transformación; a
todos los productos generados a partir de estas actividades, y al
material documental relacionado.

Patrimonio documental: como lo indica su nombre,
se refiere básicamente a la documentación que se
conserva en archivos e instituciones similares. El patrimonio
bibliográfico, a su vez, se refiere a los libros,
periódicos, revistas y otro material impreso, guardados
principalmente en bibliotecas. Aunque en el sentido más
estricto de la palabra se refiere a documentos y textos impresos
sobre papel, con la nueva tecnología también
consideramos como documentos las grabaciones, medios digitales,
audiovisuales y otros.

• MARCO CONCEPTUAL RELACIONADO CON LA
  INVESTIGACION

• AUDITORIA INTEGRAL

Actividades de control gerencial

Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y
otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las
funciones asignadas. Son importantes porque en sí mismas
implican la forma correcta de hacer las cosas, así como
también porque el dictado de políticas y
procedimientos y la evaluación de su cumplimiento,
constituyen el medio más idóneo para asegurar el
logro de objetivos de la entidad.

Alcance

Implica la selección de aquellas áreas o
asuntos que serán revisados a profundidad en la fase de
ejecución. Esta decisión debe ser efectuada
teniendo en cuenta la materialidad, sensibilidad, riesgo,
factibilidad y costo, así como la trascendencia de los
posibles resultados a informar.

Ambiente de Control Interno

Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule
e influencie las tareas de las personas con respecto al control
de sus actividades. Como el personal resulta ser la esencia de
cualquier entidad, sus atributos constituyen el motor que la
conduce y la base sobre la que todo descansa. Los factores del
ambiente interno de control son:

• integridad y valores éticos

• asignación de autoridad y
  responsabilidad

• estructura organizacional

• política de administración de
  personal

• respondabilidad

• clima de confianza en el trabajo

Áreas generales de
revisión

Son aquellos asuntos seleccionados en esta etapa de la
auditoría. Tales áreas están referidas
a:

• Protección y control de recursos
  públicos,

• Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones
  aplicables,

• Economía y eficiencia,

• Procedimientos para medir e informar sobre la
  efectividad el programa o actividad.

• Evaluación del programa o
  actividad.

• Procesamiento y control del sistema de
  administración financiera y el sistema de
  información computarizada-SIC,

• Auditoría interna.

Asuntos más importantes

Representan aquellas actividades clave de los sistemas y
controles aplicados que, de acuerdo a la opinión del
auditor, resultan vitales para el éxito del ente a ser
examinada. Constituyen asuntos que tienen importancia en esta
etapa, pero que deben ser examinados y confirmados en la fase de
ejecución de la auditoría.

Auditoria de integral

Es un examen objetivo, sistemático y profesional
de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una
evaluación independiente e integral sobre el
desempeño de una entidad, programa o proyecto orientada a
mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el logro
de las metas programadas y en el uso de los recursos
públicos para facilitar la toma de decisiones por quienes
son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su
responsabilidad ante el público.

Carta de representación

Documento mediante el cual el nivel competente de la
entidad examinada reconoce haber puesto a disposición del
auditor toda la información requerida, así como
cualquier hecho significativo ocurrido durante el período
bajo examen. Si se ha examinado varias áreas de la
entidad, deberá recabarse varias cartas de
representación.

Causa

Representa la razón básica (o las razones)
por la cual ocurrió la condición, o también
el motivo del incumplimiento del criterio o norma. La simple
expresión en el informe de que el problema existe, porque
alguien no cumplió apropiadamente con las normas, es
insuficiente para convencer al usuario del informe.

Condición

Comprende la situación actual encontrada por el
auditor al examinar un área, actividad u
transacción. La condición, entendida como lo que
es, refleja la manera en que el criterio está siendo
logrado. Es importante que la condición haga referencia
directa al criterio, en vista que su propósito es
describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro de
las metas expresadas como criterios.

Conclusiones

Son juicios del auditor, de carácter profesional,
basados en las observaciones formuladas como resultado del
examen. Estarán referidas a la evaluación de la
gestión en la entidad examinada, en cuanto al logro de las
metas y objetivos, utilización de los recursos
públicos, en términos de eficiencia y
economía y cumplimiento de la normativa legal.

Controles

Medios a través de los cuales la gerencia de una
entidad asegura que el sistema es efectivo y es manejado en
armonía con eficiencia y economía, dentro del marco
legal vigente.

Control de calidad

Conjunto de métodos y procedimientos
implementados dentro de la Contraloría General de la
República u otra entidad auditora para obtener seguridad
razonable que la auditoría llevada a cabo y el informe
correspondiente cumplen con las Normas de Auditoría
Gubernamental – NAGU-.

Control Interno

Es un proceso continuo realizado por la dirección
y gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar
seguridad razonable, respecto a sí está
lográndose los objetivos de control interno
siguientes:

• Promover la efectividad, eficiencia y
  economía en las operaciones y, la calidad en los
  servicios que debe brindar cada entidad
  pública;

• Proteger y conservar los recursos públicos
  contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
  irregularidad o acto ilegal;

• Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas
  gubernamentales; y,

• Elaborar información financiera válida
  y confiable, presentada con oportunidad.

Control interno financiero

Comprende el plan de organización y los
métodos, procedimientos y registros que tienen
relación con la custodia de recursos, al igual que con la
exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación
de información financiera, principalmente, los estados
financieros de la entidad o programa.

Control interno gerencial

Comprende el plan de organización,
política, procedimientos y prácticas utilizadas
para administrar las operaciones en una entidad o programa y
asegurar el cumplimiento de las metas establecidas, así
como los sistemas para medir, presentar informes y monitorear la
ejecución de los programas.

Comunicación

Implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre
los roles y responsabilidades individuales involucradas en el
control interno de la información financiera dentro de una
entidad.

Criterios de auditoría

Comprende la norma con la cual el auditor mide la
condición. Es también la meta que la entidad
está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida
que permite la evaluación de la condición actual.
Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de
carácter legal-operativo o de control que regula el
accionar de la entidad examinada.

Economía

La economía está relacionada con los
términos y condiciones en los cuales se adquiere recursos,
sean éstos financieros, humanos, físicos o de
sistemas computarizados, obteniendo la cantidad y nivel apropiado
de calidad, al menor costo, en la oportunidad requerida y en el
lugar apropiado.

Ejecución (fase)

Fase de la auditoria de gestión focalizada,
básicamente, en la obtención de evidencia
suficiente y competente sobre los asuntos significativos
(líneas de auditoría) aprobados en el plan de
auditoría.

Efectividad

Se refiere al grado en el cual un programa o actividad
gubernamental logra sus objetivos y metas u otros beneficios que
pretendían alcanzarse, previstos en la legislación
o fijados por otra autoridad.

Eficiencia

Está referida a la relación existente
entre los bienes o servicios producidos o entregados y los
recursos utilizados para ese fin, en comparación con un
estándar de desempeño establecido.

Efecto

Constituye el resultado adverso o potencial que resulta
de la condición encontrada. Generalmente, representa la
pérdida en términos monetarios originada por el
incumplimiento en el logro de la meta. La identificación
del efecto es un factor importante al auditor, por cuanto le
permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar
una acción correctiva oportuna para alcanzar el criterio o
la meta.

Estructura de control interno

Es el conjunto de planes, métodos, procedimientos
y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de
una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que
están lográndose los objetivos del control
interno.

Estructura organizacional

Proporciona el marco dentro de la cual se planean,
ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr
los objetivos u metas establecidos

Etica

Está conformada por valores morales que permiten
a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento
correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la
entidad

Hallazgo de auditoría

Este concepto es utilizado para describir el resultado
de la comparación que se realiza entre un criterio y la
situación actual encontrada durante el examen a un
área, actividad u operación o circunstancias en las
cuales el criterio fue aplicado. Un hallazgo de auditoría
representa algo que el auditor ha encontrado durante su examen y
comprende una reunión lógica de datos, así
como la presentación objetiva de los hechos y otra
información pertinente. Es toda información que a
juicio del auditor, permite identificar hechos o circunstancias
importantes que inciden en forma significativa en la
gestión de la entidad auditada, tales como debilidades o
deficiencias en los controles gerenciales o financieros y que,
por lo tanto, merecen ser comunicados en el informe; siendo sus
elementos: condición, criterio, causa y efecto.

Integridad

Constituye una calidad de la persona que mantiene
principios morales sólidos y vive en un marco de
valores.

Evidencia de auditoría

Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados,
suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las
conclusiones del auditor.

Reporte de revisión
estratégica

Documento que contiene los resultados de la
ejecución del plan de revisión estratégica
que deberá servir de base para la formulación del
plan y programa de auditoría para la fase
ejecución. Constituye uno de los elementos más
importantes resultante del proceso de planeamiento de la
auditoría. Este documento es elaborado por el auditor
encargado y el supervisor responsable y es aprobado por el nivel
gerencial correspondiente.

Monitoreo

Representa al proceso que evalúa la calidad del
control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en
forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias
así lo requieran.

Se orienta a la identificación de controles
débiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su
reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: (a)
durante la realización de actividades diarias en los
distintos niveles de la entidad; (b) de manera separada por
personal que no es el responsable directo de la ejecución
de las actividades, incluidas las de control; y, (c) mediante la
combinación de ambas modalidades.

Observación

Esta referida a hechos o circunstancias significativos
identificados durante el examen que pueden motivar oportunidades
de mejoras. Si bien el resultado obtenido adquiere la
denominación de hallazgo, para fines de
presentación en el informe se convierte en
observación.

Papeles de trabajo

Documentos que contienen la evidencia que respalda los
hallazgos, observaciones, opiniones de funcionarios responsables
de la entidad examinada, conclusiones y recomendaciones del
auditor. Deben incluir toda la evidencia que se haya obtenido
durante la auditoría.

Planeamiento

Fase de la auditoría durante la cual el auditor
se aboca a la identificación de que examinar, como, cuando
y con que recursos, así como la determinación del
enfoque de la auditoría, objetivos, criterios y
estrategia.

Plan de revisión
estratégica

Acciones limitadas de evaluación, durante la fase
Planeamiento, tendientes a determinar el alcance del examen
así como su auditabilidad.

Plan de Auditoría

Tiene por propósito definir el alcance global de
la auditoria de gestión, en términos de objetivos
generales y objetivos específicos por áreas que
serán materia de examen. Este documento
incluye:

Política

Se define como la declaración general que
guía el pensamiento durante la toma de
decisiones.

La política es una línea de conducta
predeterminada que se aplica en una entidad para llevar a cabo
todas las actividades, incluyendo aquellas no
previstas.

Políticas de administración de recursos
humanos

Se relacionan con la contratación,
orientación, capacitación, evaluación,
asesoría, promoción, remuneración del
personal de la entidad.

Procedimientos operativos

Son los métodos utilizados por el personal de la
entidad para efectuar las actividades de acuerdo con las
políticas establecidas. También son series
cronológicas de acciones requeridas, guías para la
acción que detallan la forma exacta en que deben
realizarse ciertas actividades.

Programa de auditoría

Documento, preparado por el auditor encargado y el
supervisor encargado, donde se señala las tareas
específicas que deben ser cumplidas por el equipo de
auditoría para llevar a cabo el examen, así como
los responsables de su ejecución y los plazos fijados para
cada actividad.

Procedimientos de auditoría

Son operaciones específicas que se aplican en una
auditoría e incluyen técnicas y prácticas
que son considerados necesarios en las circunstancias.

Recomendaciones

Constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la
administración de la entidad examinada para la
superación de las observaciones identificadas. Deben estar
dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer
su adopción y estar encaminadas a superar la
condición y las causas de los problemas.

Respondabilidad (traducción del inglés
accountability)

Se entiende como el deber de los funcionarios o
empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y, ante el
público, por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o
por una misión u objetivo asignado y aceptado.

Revisión estratégica

Tiene como objetivo explorar en forma efectiva y
eficiente las áreas de trabajo de auditoría
establecidas durante la etapa de revisión general y
profundizar el conocimiento inicial de los asuntos más
importantes.

Síntesis

Tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor
utilidad para los usuarios. Como de los receptores de los
informes sólo leerán la síntesis, es
importante que ésta refleje el contenido del informe de
manera clara y precisa. La síntesis debe presentar en
forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes
del informe, a fin de evitar errores de
interpretación.

Sistema de información contable

Está constituido por los métodos y
procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La
calidad de la información que brinda el sistema afecta la
capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que
permitan controlar las actividades de la entidad.

Sistema de Información Computarizada
(SIC)

Parte de un sistema general de información que
emplea el equipo, los métodos y los procedimientos
necesarios para procesar la información por medios
electrónicos.

Sistema

Cualquier conjunto cohesionado de elementos que
están dinámicamente relacionados para lograr un
propósito determinado.

Técnicas de auditoría

Son métodos prácticos de
investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener
evidencia necesaria que fundamente su opinión

• GESTION EMPRESARIAL

Planeación.

Para un gerente y para un grupo de empleados es
importante decidir o estar identificado con los objetivos que se
van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina
las preguntas de que trabajo necesita hacerse?
¿Cuándo y como se hará? Cuales serán
los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como
lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón
integrando predeterminando de las futuras actividades, esto
requiere la facultad de prever, de visualizar, del
propósito de ver hacia delante. Las actividades
importantes de planeación son: Aclarar, amplificar y
determinar los objetivos; Pronosticar; Establecer las condiciones
y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo;
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos;
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad
para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el
trabajo; Establecer políticas, procedimientos y
métodos de desempeño; Anticipar los posibles
problemas futuros; Modificar los planes a la luz de los
resultados del control.

Organización.

Después de que la dirección y formato de
las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso
siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o
señalar las necesarias actividades de trabajo entre los
miembros del grupo e indicar la participación de cada
miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta
guiado por la consideración de cosas tales como la
naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo
y las instalaciones físicas disponibles. Estas actividades
componentes están agrupadas y asignadas de manera que un
mínimo de gastos o un máximo de satisfacción
de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo
similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o
en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales
miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad
componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y
la del grupo con otros grupos de la empresa. Las actividades
importantes de organización son: Subdividir el trabajo en
unidades operativas, Agrupar las obligaciones operativas en
puestos (puestos reg. X depto.); Reunir los puestos operativos en
unidades manejables y relacionadas; Aclarar los requisitos del
puesto; Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto
adecuado; Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada
miembro de la administración; Proporcionar facilidades
personales y otros recursos; Ajustar la organización a la
luz de los resultados del control.

Ejecución.

Para llevar a cabo físicamente las actividades
que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los
miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes
utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción
está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar
a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su
propia creatividad y la compensación a esto se le llama
ejecución. Las actividades importantes de la
ejecución son: Poner en practica la filosofía de
participación por todos los afectados por la
decisión; Conducir y retar a otros para que hagan su mejor
esfuerzo; Motivar a los miembros; Comunicar con efectividad;
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial;
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien
hecho, Satisfacer las necesidades de los empleados a
través de esfuerzos en el trabajo, Revisar los esfuerzos
de la ejecución a la luz de los resultados del
control.

Control.

Los gerentes siempre han encontrado conveniente
comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar
que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria
hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan,
distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y
la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la
empresa será un éxito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos
inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al
gerente para que se emprenda una acción correctiva. Son
actividades importantes de control las siguientes: Comparar los
resultados con los planes generales; Evaluar los resultados
contra los estándares de desempeño; Idear los
medios efectivos para medir las operaciones; Comunicar cuales son
los medios de medición; Transferir datos detallados de
manera que muestren las comparaciones y las variaciones; Sugerir
las acciones correctivas cuando sean necesarias; Informar a los
miembros responsables de las interpretaciones; Ajustar el control
a la luz de los resultados del control.

Interrelación entre las
Funciones

En la practica real, las 4 funciones fundamentales de la
administración están de modo entrelazadas e
interrelacionadas, el desempeño de una función no
cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y
por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino
como parezca exigirlo la situación. Al establecer una
nueva empresa el orden de las funciones será quizás
como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el
gerente puede encargarse del control en un momento dado y a
continuación de esto ejecutar y luego planear. La
secuencia deber ser adecuada al objetivo específico.
Típicamente el gerente se haya involucrado en muchos
objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para
el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o
falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvés
esta actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por
lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones
más que en otras, dependiendo de la situación
individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y
ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción. La
ejecución efectiva requiere que se hayan asignado
actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo
con los planes y objetivos generales, de igual manera el control
no puede ejercerse en el vació debe haber algo que
controlar. En realidad, la planeación esta involucrad en
el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera
los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y
controlar con efectividad. Cada función fundamental afecta
a las otras y todas están relacionadas para formar el
proceso administrativo.

Objetivos.

Un objetivo de gestión es un propósito que
se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la
dirección a los esfuerzos de planeación de un
gerente. Esta definición incluye 4 conceptos, desde el
punto de vista del gerente son: i) Meta es la mira que va a
perseguirse y deber ser identificada en términos claros y
precisos. No se habrá de confundir una meta con el
área general de actividades deseadas, el hacerlo
así pone en énfasis en los medios, no en la mira;
ii) Ámbito de la meta que se persigue esta incluida en la
declaración de los limites o restricciones presitos que
deberán observarse. Así mismo un objetivo connota
un carácter definitivo. Los propósitos declarados
en términos vagos o de doble significado tienen poco o
ningún valor administrativo porque están sujetos a
varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es
confusión y disturbio. La dirección esta indicada
por el objetivo. Muestra los resultados que deben buscarse y
aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que de
otra forma podrían buscarse. Esta dirección
proporciona los cimientos para los planes estratégicos
apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos. Los
objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el
éxito de la administración y sofocar las
operaciones en cualquier organización. Una sugerencia
provechosa para todo gerente es concentrarse
periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego
determinar si la acción que en la actualidad se sigue esta
en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal practica
ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de
la administración y sus subordinados para saber cuales son
sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos
como para sus asociados, poniéndolos al día y
usándolos con eficiencia en su trabajo administrativo. En
toda organización hay muchos objetivos pero algunos
objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los que
siguen: Proporcionar varios productos y servicios; Estar delante
de la competencia; Crecer; Aumentar las utilidades, aumentando
las ventas y disminuyendo los cotos; Proporcionar bienestar y
desarrollo a los empleados; Mantener operaciones y estructura
organizacional satisfactoria; Ser un ciudadano empresarial
socialmente responsable; Desarrollar el comercio internacional.
Estas categorías, a su vez pueden sugerir áreas
claves específicas para las cuales son capaces de
derivarse sub objetivos, evaluando el grado de su
realización. Por ejemplo los gerentes de la entidad
identifican 8 áreas, que son vitales en el mantenimiento y
progreso de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su
compañía. Estas áreas clave de resultado
son: Rentabilidad social (grado de utilidad); Posición
institucional; Productividad; Liderazgo de los servicios;
Desarrollo del personal; Actividades de los empleados;
Responsabilidad pública; Equilibrio entre los planes a
corto y largo plazo. Establecer metas para cada una de estas
áreas, llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados
son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la
entidad. Los objetivos se clasifican en: i) Objetivos a corto
plazo: por lo general se extienden a un año o menos.
Objetivos a largo plazo: se extienden más allá de 5
años. Esta división de las metas es una de las
más antiguas clasificaciones y la más ampliamente
aceptada.

• MARCO ÉTICO DE LA
  INVESTIGACIÓN

La ética estudia los hechos de la experiencia
humana para evaluar y distinguir lo que es bueno y lo que es
malo. El sujeto de investigación para la ética es
la conducta humana. En este marco, todo lo que se expresa en este
trabajo es verdad, por lo demás de aplica la objetividad e
imparcialidad en el tratamiento de las opiniones y resultados;
asimismo, no se da cuenta de aspectos confidenciales que manejan
la entidad y/o personas responsables de su gestión.
También se ha establecido una cadena de interrelaciones;
todo con el propósito de obtener un producto que cumpla
sus objetivos. En otro contexto, el contenido de la
investigación ha sido planeado desde el punto de vista de
la gente que se piensa utilizará los resultados. Sin
embargo, es posible que el trabajo cause consecuencias
también a otras personas además de las previstas.
Considerar estos efectos secundarios fortuitos es el tema en una
subdivisión especial de la metodología – la
ética de la investigación; mediante la cual debe
realizarse una suerte de puntería para que disminuya las
inconveniencias si las hubiere. Los ajenos a que el trabajo de
investigación pueda afectar pertenecen a cualquiera de uno
de los dos mundos donde la investigación tiene relaciones:
o a la comunidad científica de investigadores, o al mundo
práctico de empiria y profanos. El trabajo de
investigación se conecta con ambas esferas en sus bordes
de la "entrada" y de la "salida", que hacen en conjunto cuatro
clases de relaciones con la gente exterior, cada uno de los
cuales puede potencialmente traer problemas éticos. Cada
una de estas cuatro clases de relaciones entre el trabajo de
investigación y su contexto son las siguientes:
Ética de seleccionar problemas y modelos; Ética de
la recolección de datos; Ética de la
publicación; Ética de la aplicación;
Ética de apuntar trabajos de
investigación.

Ética de la recolección de
datos:

Debe ser innecesario precisar que en ciencia uno de los
comportamientos incorrectos más dañinos es la
falsificación de datos o resultados. El daño
más grave que se causa no es que el infractor alcance
indebidamente un grado académico; lo peor es que la
información inventada tal vez vaya a ser usada de buena fe
por otros, lo que puede conducir a muchos trabajos infructuosos.
Eso no ocurrirá en este caso.

Archivo de datos sobre personas: