Contabilidad para no contadores

En todo negocio se deben tomar decisiones sobre la forma
en que se van a distribuir los recursos de la empresa. Para ello,
es necesario contar con información financiera,
útil, confiable y oportuna.

La contabilidad, como técnica que organiza todas
las operaciones que se realizan en un negocio,
expresándolas en términos monetarios nos
proporciona información financiera muy valiosa para tomar
decisiones; razón por la cual el objetivo de la
contabilidad es generar y comunicar información
útil para la toma de decisiones oportuna de los diferentes
usuarios de la misma.

Necesidad de la
contabilidad

Una empresa es un conjunto de recursos materiales,
técnicos, humanos y económicos bajo una
organización determinada, encaminados a la
consecución de uno o más fines comunes.

Los fines de las empresas son múltiples y entre
ellos podemos mencionar los siguientes:

• a) Maximizar utilidades

• b) Proporcionar un servicio a la
  sociedad

• c) Difundir la cultura

• d) Aumentar su participación en el
  mercado

• e) Garantizar la salud social, etc.

Tal y como lo menciona el Contador Gerardo Guajardo
Cantú en su libro Contabilidad Financiera: "Sin la
información proporcionada por la contabilidad sería
punto menos que imposible tomar las siguientes
decisiones:

• 1. ¿A qué precio vender los
  productos?

• 2. ¿A qué precio es conveniente
  comprar la materia prima?

• 3. ¿Cuánto cuesta lo que
  vendo?

• 4. ¿Cuánto gasto para
  vender?

• 5. ¿Cuánto es el costo de
  administración?

• 6. ¿Cuánto cuesta el dinero que
  se pidió prestado?

• 7. ¿Cuánto debo pagar por los
  recursos que necesito adquirir?

• 8. ¿Cuánto se supone que deben
  generar como rendimiento dichos recursos?

• 9. ¿Cuánto dinero, si es
  necesario debo pedir prestado?

• 10. ¿Qué capacidad de pago puedo
  tener?

• 11. ¿Cuánto está ganando o
  perdiendo la empresa?

• 12. ¿Cuál opción de
  financiamiento es la más conveniente?

• 13. ¿Cuánto se puede repartir de
  utilidades a los accionistas?

• 14. ¿Cuál es la situación
  financiera de la compañía?

Las personas que dirigen a la empresa deben de tomar una
serie de decisiones con respecto a ésta. Dichas decisiones
son realizadas con base en información, y es precisamente
la contabilidad una de las fuentes de información
más importantes.

Algunos de los usuarios interesados en la
información generada por la contabilidad pueden
ser:

• a) Accionistas o dueños del
  negocio

• b) Empleados del negocio

• c) Clientes

• d) Proveedores

• e) Instituciones financieras

• f) Gobierno.

La contabilidad financiera es útil para muy
diversos fines, y el principal de ellos es el de proporcionar
información para la TOMA DE DECISIONES, pero además
también ayuda para:

• 1. Llevar un registro en forma clara y precisa
  de todas las operaciones realizadas en el negocio

• 2. Controlar todo lo relacionado con la
  entidad

Ejercicio o
período contable

Los papeles con la información financiera que la
contabilidad produce, se conocen como ESTADOS FINANCIEROS. Estos
se preparan cada año y por eso la vida de todos los
negocios se divide en 12 meses, y normalmente concuerdan con el
año natural. A cada año de vida del negocio se le
conoce como EJERCICIO O PERIODO CONTABLE.

Cada mes hay que preparar los Estados financieros para
conocer cómo va el negocio y se cierra cada ciclo de la
actividad normal del negocio con el Ejercicio
Contable.

Principales estados
financieros

Los tres estados financieros principales son:

• 1. Balance general o estado de
  situación financiera. Dicho estado contesta tres
  preguntas:

• ¿Cuánto
  tengo?……………………………………….Activo

• ¿Cuánto debo?
  ……………………………………….Pasivo

• ¿Cuánto han invertido los
  dueños?…………….Capital Contable

Es decir, el Balance General muestra la situación
financiera de la empresa en una fecha determinada.

• 2. El Estado de Resultados o Estado de
  Perdidas y Ganancias contesta a la pregunta:
  ¿Cuánto he ganado o perdido?, y nos muestra el
  Resultado de Operación de la empresa en un
  período determinado. En términos generales, se
  dice que el Resultado es la diferencia de los ingresos menos
  los gastos.

Ingresos………………………(Cuánto
vendí)

Menos:

Costos…………………………(Cuánto me
costó el producto)

Gastos…………………………(Cuánto
gaste)

Resultado…………………….(Cuánto gane o
perdí)

• 3. Estado de Cambios en la Situación
  Financiera con base en Efectivo. Muestra de dónde
  obtuvo el negocio los recursos y cómo los usaste, para
  conocer así lo que te quedo de efectivo.

Cómo se integra la situación financiera
del negocio

Para conocer tu situación financiera, tienes que
saber de dónde obtuviste el dinero del negocio y
qué hiciste con ese dinero. Un negocio puede obtener
recursos (dinero o bienes) de.

• Las aportaciones que realicen los dueños a la
  empresa (Capital social o patrimonio)

• Los resultados que obtenga la empresa, es decir, de
  la diferencia de los ingresos menos los gastos
  (utilidad)

• Personas que prestan a la empresa
  (pasivo)

Ahora bien, la empresa puede aplicar esos recursos a
abrir una cuenta de cheques, comprar materia prima, adquirir un
terreno, pagar sueldos, etc. El activo te dice en dónde se
tienen todos los recursos que ha obtenido el negocio, es decir,
todo aquello que es propiedad del negocio.

De la figura anterior se obtiene la siguiente
ecuación contable:

Activo = Pasivo + Capital
Contable

En donde:

Capital Contable = Capital Social + –
Resultados de la empresa

Más cuando es ganancia y menos
cuando es pérdida

La estructura básica de la contabilidad en todos
los negocios es sencilla. Existen varios conceptos, definiciones,
clasificaciones que rigen las partes de un sistema contable, y
que es necesario conocer para entender cómo se relacionan
entre sí y cómo trabajan en conjunto.

Un sistema de contabilidad guarda semejanza con la
construcción de una casa. Es difícil imaginarse una
casa terminada con sólo ver los planos. Sin embargo, si se
siguen con cuidado todas las especificaciones del proyecto,
puedes hacerte una idea de cómo está
construida.

Un Sistema de Contabilidad bien elaborado consta de
cinco clasificaciones básicas:

• 1. Activo

• 2. Pasivo

• 3. Capital

• 4. Ingresos

• 5. Gastos

¿De qué soy
dueño?

Todo aquello que le pertenece al negocio se conoce como
Activo, por lo que entenderemos como:

Activo, el conjunto de valores, bienes, servicios y
derechos que son propiedad de la empresa.

No es lo mismo para tu negocio ser propietario de un
terreno que tener dinero en el banco, del dinero puedo disponer
de inmediato, mientras que del terreno no sé cuando lo
pueda vender.

Los Activos se clasifican de acuerdo con su grado de
disponibilidad para convertirse en dinero. Así, tenemos
las siguientes clasificaciones:

• Circulante

• Fijo

• Diferido

• Otros Activos

Activo Circulante. Lo forman todos aquellos
valores que son dinero, o fácilmente convertibles en
dinero (máximo un año), por ejemplo:

Activo fijo. El activo fijo es la segunda
clasificación del Activo y lo forman los bienes que se
adquieren para utilizarlos en las actividades propias del negocio
y que son necesarias para transformar, vender o distribuir los
productos, como ejemplo tenemos:

• Terreno

• Edificio

• Maquinaría y equipo

• Mobiliario y equipo

• Equipo de Cómputo

• Equipo de transporte

Autor:

L.C. y M.C. Miguel Ángel
Bolaños Moreno