Control interno eficaz en los gobiernos locales de la región Ancash-Perú (página 2)

El control interno eficaz, comprende las acciones de
cautela previa, simultánea y de verificación
posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la
finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y
operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su
ejercicio es previo, simultáneo y posterior. El control
interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las
autoridades, funcionarios y servidores públicos de las
entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son
inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades
de la organización y los procedimientos establecidos en
sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones
institucionales, los que contienen las políticas y
métodos de autorización, registro,
verificación, evaluación, seguridad y
protección. El control posterior es ejercido por los
responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en
función del cumplimiento de las disposiciones
establecidas, así como por el órgano de control
institucional según su plan anual de control, evaluando y
verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos
y bienes del Estado, así como la gestión y
ejecución llevadas a cabo, en relación con las
metas y objetivos trazadas; así como de los resultados
obtenidos. Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar
y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control
interno para la evaluación de la gestión y el
efectivo ejercicio de la rendición de cuentas,
propendiendo a que éste contribuya con el logro de la
misión y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de
la entidad está obligado a definir las políticas
institucionales en los planes y/o programas anuales que se
formulen, los que serán objeto de las
verificaciones.

Aldave y Meniz (2008), al igual que la
Contraloría General de la República (1998), Se
entiende por control externo, el conjunto de políticas,
normas, métodos y procedimientos técnicos, que
compete aplicar a la Contraloría General u otro
órgano del sistema por encargo o designación de
ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la
gestión, la captación y el uso de los recursos y
bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones
de control con carácter selectivo y posterior. En
concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el
control externo podrá ser preventivo o simultáneo,
cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional
de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso
conlleve injerencia en los procesos de dirección y
gerencia a cargo de la administración de la entidad, o
interferencia en el control posterior que corresponda. Para su
ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad,
de gestión, financiero, de resultados, de
evaluación de control interno u otros que sean
útiles en función a las características de
la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma
individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo
inspecciones y verificaciones, así como las diligencias,
estudios e investigaciones necesarias para fines de
control.

Analizando lo establecido por la Contraloría
General de la República (1998), el control gubernamental,
se lleva a cabo en el marco de los siguientes principios: i) La
universalidad, entendida como la potestad de los
órganos de control para efectuar, con arreglo a su
competencia y atribuciones, el control sobre todas las
actividades de la respectiva entidad, así como de todos
sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su
jerarquía; ii) El carácter integral, en
virtud del cual el ejercicio del control consta de un conjunto de
acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal
y completa, los procesos y operaciones, materia de examen en la
entidad y sus beneficios económicos y/o sociales
obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas
cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación
con políticas gubernamentales, variables exógenas
no previsibles o controlables e índices históricos
de eficiencia; iii) La autonomía funcional,
expresada en la potestad de los órganos de control para
organizarse y ejercer sus funciones con independencia
técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o
autoridad, funcionario o servidor público, ni terceros,
pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus
funciones y atribuciones de control; iv) El carácter
permanente, que define la naturaleza continua y perdurable
del control como instrumento de vigilancia de los procesos y
operaciones de la entidad; v) El carácter
técnico y especializado del control, como sustento
esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad,
consistencia y razonabilidad en su ejercicio; considerando la
necesidad de efectuar el control en función de la
naturaleza de la entidad en la que se incide; vi) La
legalidad, que supone la plena sujeción del proceso
de control a la normativa constitucional, legal y reglamentaria
aplicable a su actuación; vii) El debido proceso de
control, por el que se garantiza el respeto y observancia de
los derechos de las entidades y personas, así como de las
reglas y requisitos establecidos; viii) La eficiencia,
eficacia y economía a través de los cuales el
proceso de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de
calidad y óptima utilización de recursos; ix) La
oportunidad, consistente en que las acciones de control se
lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas y
pertinentes para cumplir su cometido; x) La objetividad,
en razón de la cual las acciones de control se realizan
sobre la base de una debida e imparcial evaluación de
fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones
subjetivas; xi) La materialidad, que implica la potestad
del control para concentrar su actuación en las
transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad examinada; xii) El
carácter selectivo del control, entendido como el
que ejerce el Sistema en las entidades, sus órganos y
actividades críticas de los mismos, que denoten mayor
riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa;
xiii) La presunción de licitud, según la
cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades,
funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con
arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes; xiv)
El acceso a la información, referido a la potestad
de los órganos de control de requerir, conocer y examinar
toda la información y documentación sobre las
operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su
función; xv) La reserva, por cuyo mérito se
encuentra prohibido que durante la ejecución del control
se revele información que pueda causar daño a la
entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este
último; xvi) La continuidad de las actividades o
funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de
control; xvii) La publicidad, consistente en la
difusión oportuna de los resultados de las acciones de
control u otras realizadas por los órganos de control,
mediante los mecanismos que la Contraloría General
considere pertinente; xviii) La participación
ciudadana, que permita la contribución de la
ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental; xix)
La flexibilidad, según la cual, al realizarse el
control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas
propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisión
no incida en la validez de la operación objeto de la
verificación, ni determinen aspectos relevantes en la
decisión final. Los principios antes indicados son de
observancia obligatoria por los Órganos de Control
Institucional y pueden ser ampliados o modificados por la
Contraloría General, a quien compete su
interpretación.

Según lo establecido por la Contraloría
General de la República (2007), los gobiernos locales
deben implementar obligatoriamente sistemas de control interno en
sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos
institucionales, orientando, su ejecución al cumplimiento
de los siguientes objetivos: i) Promover y optimizar la
eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las
operaciones de la entidad, así como la calidad de los
servicios públicos que presta; ii) Cuidar y resguardar los
recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de
pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales,
así como, en general, contra todo hecho irregular o
situación perjudicial que pudiera afectarlos; iii) Cumplir
la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones; iv)
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la
información; v) Fomentar e impulsar la práctica de
valores institucionales; vi) Promover el cumplimiento de los
funcionarios o servidores públicos de rendir cuenta por
los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una
misión u objetivo encargado y aceptado.

Según lo establecido por la Contraloría
General de la República (2007), son obligaciones del Jefe
de la entidad y funcionarios de la entidad, relativas a la
implementación y funcionamiento del control interno: i)
Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades
de la entidad y del órgano a su cargo, con sujeción
a la normativa legal y técnica aplicables; ii) Organizar,
mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control
interno, verificando la efectividad y oportunidad de la
aplicación, en armonía con sus objetivos,
así como efectuar la auto evaluación del control
interno, a fin de propender al mantenimiento y mejora continua
del control interno; iii) Demostrar y mantener probidad y valores
éticos en el desempeño de sus cargos,
promoviéndolos en toda la organización iv)
Documentar y divulgar internamente las políticas, normas y
procedimientos de gestión y control interno, referidas,
entre otros aspecto; v) Disponer inmediatamente las acciones
correctivas pertinentes, ante cualquier evidencia de desviaciones
o irregularidades; vi) Implementar oportunamente las
recomendaciones y disposiciones emitidas por la propia entidad
(informe de auto evaluación), los órganos del
Sistema Nacional de Control y otros entes de fiscalización
que correspondan; vii) Emitir las normas específicas
aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura y
funciones, para la aplicación y/o regulación del
control interno en las principales áreas de su actividad
administrativa u operativa, propiciando los recursos y apoyo
necesarios para su eficaz funcionamiento.

Mediante la Resolución de Contraloría
General Nº 459-2008-CG, el Contralor General aprueba el
Reglamento de los Órganos de Control Institucional. Dicho
Reglamento tiene por objeto regular la actuación de los
Órganos de Control Institucional (OCI) en las entidades
sujetas al Sistema Nacional de Control, la vinculación de
dependencia administrativa y funcional de dichos órganos y
de su Jefe con la Contraloría General de la
República, sus funciones, obligaciones y atribuciones,
así como las obligaciones de los Titulares de las
entidades, respecto del OCI. El Reglamento tiene por finalidad
fortalecer la labor de los Órganos de Control
Institucional y contribuir con el correcto ejercicio del control
gubernamental. Las normas contenidas en el Reglamento son de
cumplimiento obligatorio para las entidades a que se refiere el
artículo 3° de la Ley Nº 27785, Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República, con
excepción de las entidades señaladas en el literal
g); así como para los Órganos de Control
Institucional de dichas entidades, sean éstas de
carácter sectorial, regional, institucional o se regulen
por cualquier otro ordenamiento organizacional, de conformidad
con el artículo 13° literal b) de la

Ley del Sistema Nacional de Control. El ejercicio del
control gubernamental, a través del Órgano de
Control Institucional, se sustenta en los Principios enunciados
en el artículo 9º de la Ley del Sistema Nacional de
Control. En las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control,
son responsables que el control gubernamental cumpla con sus
fines y metas: a) El Titular, los servidores y funcionarios de la
entidad, responsables de la implantación y funcionamiento
del control interno, así como de su confiabilidad,
conforme a la Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
y la Ley del sistema Nacional de Control. b) El Jefe del
Órgano de Control Institucional, quien tiene a su cargo el
ejercicio del control interno posterior a que se refiere el
artículo 7° de la Ley del Sistema Nacional de Control,
así como el externo que ejerce por encargo de la
Contraloría General de la República, según
el artículo 8° de la Ley del Sistema Nacional de
Control.

Interpretando a Aldave y Meniz (2008), el OCI constituye
la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control
gubernamental en la entidad, con la finalidad de promover la
correcta y transparente gestión de los recursos y bienes
de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos
y operaciones, así como el logro de sus resultados,
mediante la ejecución de labores de control. Las entidades
sujetas al Sistema deben contar con un OCI, cuya responsabilidad
de implantación e implementación recae en el
Titular de la entidad. La omisión o incumplimiento de la
implantación e implementación del OCI constituyen
infracción sujeta a la potestad sancionadora de la
Contraloría General. Excepcionalmente, la
Contraloría General podrá autorizar,
únicamente por razones presupuestales u otras debidamente
sustentadas, que una entidad se mantenga transitoriamente sin
OCI, condicionada a que algún órgano del Sistema
ejerza el control posterior sobre ella, y/o se prevea una
auditoria externa anual. Para fines exclusivos de un
desempeño independiente del control gubernamental, el OCI
se ubica en el mayor nivel jerárquico de la estructura de
la entidad. Sin perjuicio del cumplimiento de su
obligación funcional con la Contraloría General, el
Jefe del OCI informa directamente al Titular de la entidad sobre
los requerimientos y resultados de las labores de control
inherentes a su ámbito de competencia.

Aldave y Meniz (2008), la evaluación del control
interno se efectúa con el objeto de cumplir la norma de
ejecución del trabajo que requiere que el auditor debe
efectuar un estudio y evaluación adecuado del control
interno existente, que le sirva de base para determinar la
naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditoría. La Comisión de Normas
y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de
Contadores Públicos en su boletín 5030, muestra la
metodología para la evaluación del control Interno,
donde recomienda que ese proceso se efectúe por ciclos de
transacciones, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la
dinámica de las empresas. Los ciclos básicos de
transacciones a considerar son: ingresos, compras,
producción, nóminas y tesorería. El estudio
del control interno tiene por objeto conocer como es dicho
control interno, no solamente en los planes de la
dirección sino en la ejecución real de las
operaciones cotidianas. La evaluación del control interno
es la estimación del auditor, hecha sobre los datos que ya
conoce a través del estudio, y con base en sus
conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese
control interno suministre. De este estudio y evaluación,
el auditor podrá desprender la naturaleza de las pruebas
diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la
extensión que deba dar a los procedimientos de
auditoría de empleados y la oportunidad en que los va a
utilizar para obtener los resultados más favorables
posibles.

Aldave y Meniz (2008), indican que los métodos de
evaluación del control interno son el método
descriptivo o de memorándum, método gráfico
y método de cuestionario. En el proceso de
evaluación del control interno un auditor debe revisar
altos volúmenes de documentos, es por esto que el auditor
se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo
para hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones.
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y
sobre su representatividad, el auditor tiene el recurso del
muestreo estadístico, para lo cual se deben tener en
cuenta los siguientes aspectos primordiales: La muestra debe ser
representativa; el tamaño de la muestra varía de
manera inversa respecto a la calidad del control interno; el
examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder
hacer una inferencia adecuada; siempre habrá un riesgo de
que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la
conclusión no sea adecuada.

Aldave y Meniz (2008), el método descriptivo
consiste en especificar las diferentes actividades de los
departamentos, funcionarios y empleados, y los registros que
intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el
error de describir las actividades de los departamentos o de los
empleados aisladamente. Debe hacerse la descripción
siguiendo el curso de las operaciones a través de su
manejo en los departamentos citados. Consiste en la
descripción detallada de los procedimientos más
importantes y las características del sistema de control
interno para las distintas áreas, mencionando los
registros y formularios que intervienen en el sistema. Consiste
en la descripción de las actividades y procedimientos
utilizados por el personal en las diversas unidades
administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a
los sistemas o registros contables relacionados con esas
actividades y procedimientos. La descripción debe hacerse
de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las
unidades administrativas que intervienen, nunca se
practicará en forma aislada o con subjetividad. Detallar
ampliamente por escrito los métodos contables y
administrativos en vigor, mencionando los registros y formas
contables utilizadas por la empresa, los empleados que los
manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto
perciben por sueldos, etc. La información se obtiene y se
prepara según lo juzgue conveniente el auditor, por
funciones, por departamentos, por algún proceso que sea
adecuado a las circunstancias. La forma y extensión en la
aplicación de este procedimiento dependerá de la
práctica y juicio del auditor, y que puede consistir en:
Preparar sus notas relativas al estudio de la
compañía de manera que cubran todos los aspectos de
su revisión; Que las notas relativas contengan
observaciones únicamente respecto a las deficiencias del
control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus
papeles de trabajo, también cuando el control existente en
las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado.
Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la
unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad
siguiente. El estudio es detallado de cada operación con
lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. Se obliga
al auditor a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al
análisis y escrutinio de las situaciones
establecidas.

Aldave y Meniz (2008), el método de
evaluación del control interno denominado cuestionario,
consiste en usar como instrumento para la investigación,
cuestionarios previamente formulados que incluyen preguntas
acerca de la forma en que se manejan las transacciones u
operaciones de las personas que intervienen en su manejo; la
forma en que fluyen las operaciones a través de los
puestos o lugares donde se definen o se determinan los
procedimientos de control para la conducción de las
operaciones. Consiste en la evaluación con base en
preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los
responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio
de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que
deberá constatar con procedimientos alternativos los
cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal
como fueron diseñados. La aplicación de
cuestionarios ayudará a determinar las áreas
críticas de una manera uniforme y confiable. Consiste en
el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor,
los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se
efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene
a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de tal
manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de
una adecuada medida de control, mientras que las respuestas
negativas señalan una falla o debilidad en el sistema
establecido. Como parte de la preparación para el examen
de estados financieros, el auditor debe elaborar el cuestionario
de comprobación sobre control interno. Este documento
está constituido por varias listas de preguntas que deben
ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad
bajo revisión o que el auditor mismo contesta durante el
curso de la auditoría basado en sus observaciones. Cuando
el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con
uno o más funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta
la necesidad de confirmar durante el curso de la auditoría
la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar completamente
en las obtenidas. La aplicación correcta de los
cuestionarios sobre control interno, consiste en una
combinación de entrevistas y observaciones. Es esencial
que el auditor entienda perfectamente los propósitos de
las preguntas del cuestionario. La aplicación del
cuestionario representa un ahorro de tiempo; por su amplitud
cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si
algún procedimiento se alteró o descontinuó.
Es flexible para conocer la mayor parte de las
características del control interno. El método
puede tener las siguientes desventajas: El estudio del
cuestionario puede ser laborioso por su extensión; muchas
de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intrascendentes si no existe una idea completa del porque de
estas respuestas; su empleo es el más generalizado, debido
a la rapidez de la aplicación.

Interpretando a Aldave y Meniz (2008), el método
de evaluación del control interno denominado flujogramas;
es aquel que se expone, por medio de cuadros o gráficos.
Si el auditor diseña un flujograma del sistema,
será preciso que visualice el flujo de la
información y los documentos que se procesan. El
flujograma debe elaborarse, usando símbolos
estándar, de manera que quiénes conozcan los
símbolos puedan extraer información útil
relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado
por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus
símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al
sistema representado por el flujograma. Este método,
consiste en revelar o describir la estructura orgánica de
las áreas en examen y de los procedimientos utilizando
símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea
completa de los procedimientos de la entidad. Señala por
medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a
través de los puestos o lugares donde se encuentran
establecidas las medidas de control para el ejercicio de las
operaciones. Este método permite detectar con mayor
facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades
de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere
de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la
elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos.
Se recomienda el uso de la carta o gráfica de
organización, dichas cartas son cuadros sintéticos
que indican los aspectos más importantes de una estructura
de organización, incluyendo las principales funciones y
sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad
relativa de cada empleado encargado de su función
respectiva. Existen dos tipos de gráficas de
organización: cartas Maestras y cartas suplementarias. Las
cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los
principales departamentos. Las cartas suplementarias muestran
cada una, la estructura de departamento en forma más
detallada. Se recomienda además el uso combinado de estas
cartas con los manuales de operación ya que se
complementan. Este método tiene las siguientes ventajas:
Proporciona una rápida visualización de la
estructura del negocio; Identifica la ausencia de controles
financieros y operativos; Permite una visión
panorámica de las operaciones o de la entidad; Identifica
desviaciones de procedimientos; Identifica procedimientos que
sobran o que faltan; Facilita el entendimiento de las
recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables
o financieros; La evaluación debe asegurar la integridad y
exactitud de las operaciones realizadas por el ente
económico. En ocasiones el método puede tener las
siguientes desventajas: Pérdida de tiempo cuando no se
está familiarizado a este sistema o no cubre las
necesidades del auditor; dificultad para realizar pequeños
cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo. Este
método e recomienda como auxiliar a los otros
métodos.

Analizando a Aldave y Meniz (2008), con certeza no puede
decirse que cualquiera de los tres métodos es completo o
eficaz, aisladamente, en todos los casos. En algunos casos tal
vez sea aplicable el método de gráficos; en otros
puede ser conveniente usar el método de cuestionarios y en
otros puede ser más fácil o puede ser de mejor
interpretación el método descriptivo. En frecuentes
ocasiones se usa una combinación de los tres
métodos; es decir el relevamiento específicamente,
la recopilación de antecedentes y la comprobación
de los mismos se lleva a efecto usando, tanto gráficos o
flujogramas, como cuestionarios o narrativos. De los
métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con
relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.
Para cubrir ese vacío se presenta un cuarto método:
Detección de funciones incompatibles. El auditor mediante
el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones
incompatibles del personal involucrado en la operación,
administración, control y marcha de la entidad sujeta a
auditoría. Se presenta como una hoja de cuestionario, que
en la parte superior derecha, se menciona la función clave
y ahí mismo se anotan los nombres de los ejecutantes, a
continuación, sobre el lado izquierdo de la hoja,
están consignadas otras funciones donde se anotarán
los nombres de los ejecutantes, si el nombre de la persona que
realiza la función clave se repite en las otras funciones,
se constituye así una función incompatible que
será anotada a continuación en la columna de
observaciones y en consecuencia habremos descubierto una falla en
el control interno.

Según Aldave y Meniz (2008), el estudio y
evaluación del control interno por ciclos de
transacciones; consiste en identificar, por parte del auditor,
ciclos de transacciones cuyo control interno estará sujeto
a revisión y evaluación. Esta identificación
incluye el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con
base en las características específicas del mismo.
Para auxiliarse el auditor deberá basarse en los boletines
de la serie 6000 de las Normas y Procedimientos de
Auditoría emitidos por la Comisión de Normas y
Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de
Contadores Públicos. El análisis factorial,
consiste en la distinción e identificación de los
factores que concurren en los resultados de operación de
una entidad para llegar al conocimiento de cada factor, con el
objeto de determinar su contribución en el resultado de
las operaciones realizadas. El análisis factorial se
concibe la operación de una entidad como resultado de la
combinación ponderada de sus componentes genéricos,
unos internos y otros externos, a los que se denomina factores de
operación. La identificación, análisis y
estudio de dichos factores habrá de hacerse tomando en
cuenta la actividad o giro de la entidad y el propósito de
la misma, ya que es obvio que no serán los mismos factores
que inciden para entidades industriales o comerciales, de venta
de servicios o de productos, lucrativas, no lucrativas,
gubernamentales o no gubernamentales. Los factores internos de
una entidad industrial son: Medio ambiente;
Administración; Productos; Procesos; Función
Financiera; Facilidades de producción; Mano de obra;
Materias primas; Producción; Mercadotecnia; Contabilidad;
Estadísticas. El fin del análisis factorial
aplicado a una entidad, es cuantificar la contribución de
cada factor en el resultado de las operaciones que ésta
realice, es, por tanto, un medio de control. El Auditor debe
apoyarse en el uso de cuestionarios para este propósito.
Este estado debe ser complementado con la aplicación de
razones financieras simples, comparando cuantitativamente los
componentes de cada factor para evaluar su contribución en
el resultado de las operaciones de la entidad.

• IMPLEMENTACION DE MEDIDAS
  CORRECTIVAS

Previa a la implementación de medidas
correctivas, se tiene que indicar que todo se inicia con una
acción de control sobre cualquier aspecto institucional.
Sobre esa base los auditores determinan los hallazgos, los mismos
que son comunicados a los Jefes responsables de las dependencias.
Si dichos hallazgos no fueron convincentes para los auditores,
entonces se informan a través de conclusiones,
observaciones y sus respectivas recomendaciones; y, es
allí donde comienza el proceso de implementación de
medidas correctivas. Los responsables de la gestión
analizan las recomendaciones, toman decisiones y concretan las
medidas correctivas. Luego, los auditores realizan el seguimiento
a sus recomendaciones, para verificar si los responsables de la
gestión han realizado las medidas correctivas necesarias;
en uno y otro caso da como resultado otro Informe; y así,
sucesivamente.

Según Argandoña (2008), de acuerdo con la
Norma de auditoria Gubernamental (NAGU). 3.60:
Comunicación de hallazgos de auditoría; durante el
proceso de la auditoría, el auditor encargado debe
comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas
en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus
aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su
evaluación y consideración en el informe
correspondiente.

Según Argandoña (2008), para realizar una
auditoría eficiente y efectiva, el auditor debe obtener un
apropiado entendimiento de la estructura de control interno de la
entidad examinada. El grado de confianza que pueda tener el
auditor sobre el sistema de control interno de una entidad
depende de muchos factores, dentro de los cuales, se incluye al
ambiente de control, el diseño y operación del
sistema de contabilidad y los procedimientos de control. Durante
el desarrollo de la auditoría el auditor puede detectar
asuntos importantes relativos a la estructura de control interno
de la entidad que deberían ser informados. Tales asuntos
se denominan "Hallazgos de Auditoría" aunque,
generalmente, se les identifica como debilidades materiales o
importantes, errores o irregularidades y, también como
condiciones reportables. Los hallazgos de auditoría en la
auditoría, se definen como asuntos que llaman la
atención del auditor y que en su opinión, deben
comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias
importantes que podrían afectar en forma negativa a la
institución.

Según Tuesta (2000), los hallazgos de
auditoría pueden referirse a diversos aspectos de la
estructura de control interno, la gestión institucional,
la información financiera, etc. Son elementos del hallazgo
de auditoria la: Condición: constituida por la
situación actual o "lo que es"; Criterio: representado por
la norma o la unidad de medida que se compara con la
condición o "lo que debe ser"; Causa: razón o las
razones por la que ocurrió la condición; Efecto:
consecuencia o impacto posible pasado o futuro (cuando sea
aplicable). La comunicación de hallazgos de
auditoría es el proceso mediante el cual, el auditor
encargado hace conocer a los funcionarios responsables de la
entidad auditada, a fin de que en un plazo previamente fijado
presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente
documentadas, para su evaluación oportuna y
consideración en el informe. Su propósito es
proporcionar información útil y oportuna, en torno
a asuntos importantes que posibilite recomendar, en su momento,
la necesidad de efectuar mejoras en las operaciones y en el
sistema de control interno de la entidad. Los hallazgos de
auditoría se refieren a deficiencias o irregularidades
identificadas, como consecuencia de la aplicación de los
procedimientos de auditoría. Tan pronto como sea
desarrollado un hallazgo de auditoría, el auditor
encargado debe comunicar a los funcionarios responsables de la
entidad examinada, con el objeto de: obtener sus puntos de vista
respecto a los hallazgos presentados; facilitar la oportuna
adopción de acciones correctivas. Una vez evaluada la
información proporcionada y tan pronto reúna los
elementos suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o
irregularidades, el auditor encargado procederá a formular
los hallazgos de auditoría. En base a ellos,
cursará los respectivos oficios de comunicación,
teniendo en consideración lo siguiente: a) reserva b)
materialidad o importancia c) hallazgos vinculados a la
participación y competencia personal de su destinatario;
d) recepción acreditada. El plazo para la recepción
de las aclaraciones o comentarios, requiere ser establecido
teniendo en cuenta las particularidades de cada hallazgo de
auditoría, tales como: la naturaleza de la materia bajo
análisis; b) el alcance del examen; y, c) si la persona a
la que debe dirigirse la comunicación no labora en la
entidad auditada, entre otros aspectos. Para la
presentación de las aclaraciones o comentarios, en el
oficio de comunicación de los hallazgos de
auditoría, el auditor encargado indicará un plazo
de respuesta de hasta cinco (5) días hábiles. Para
las ampliaciones de plazo que soliciten los funcionarios debe
considerarse los aspectos siguientes: procede su otorgamiento por
una sola vez, siempre y cuando lo solicite la persona receptora
de la comunicación sustentadamente por escrito, antes del
vencimiento del plazo; si existieran circunstancias particulares
o limitaciones justificables que tenga la persona comunicada, el
auditor encargado, en coordinación con el supervisor y el
nivel gerencial correspondiente, pueden otorgar una
ampliación extraordinaria de diez (10) días
útiles; se entiende que la solicitud de prórroga
ordinaria ha sido aceptada a su recepción, salvo
denegación expresa, contándose el término en
días hábiles siguientes al vencimiento del primer
plazo; los límites al plazo para la presentación de
aclaraciones o comentarios, no excederán de diez (10) o
quince (15) días hábiles, respectivamente. Cuando
el equipo de auditoría haya agotado todos los medios a su
alcance para ubicar a la persona que debe recibir la
comunicación, procederá a citarla mediante aviso
publicado en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor
circulación de la localidad en que se encuentre la entidad
auditada. La publicación debe ser efectuada por tres
días hábiles consecutivos. Cuando la persona que
debe recibir una comunicación se encuentra en el
extranjero, se procederá a efectuar la notificación
a través del Ministerio de Relaciones Exteriores. Los
asuntos de menor importancia que no justifiquen su
inclusión en el informe, pero que el auditor considera que
pueden ser de interés para la entidad auditada, deben ser
informados por escrito, conforme a los procedimientos
establecidos. Los asuntos aislados y carentes de
significación, deben ser comunicados directamente a la
persona responsable de efectuar la corrección
pertinente.

Analizando a Aldave y Meniz (2008), la
comunicación escrita sobre hallazgos de auditoría
con funcionarios responsables de la entidad auditada, es parte
sustancial de los procedimientos de auditoría. La
comunicación mediante oficio incluyendo la
información sobre los hallazgos de auditoría, tiene
el objeto de requerir el punto de vista de la entidad; sin
embargo, tales esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas con
los funcionarios responsables de la entidad en los niveles medios
y bajos, especialmente, en cuanto se refiere a los asuntos de
carácter individual. No debe esperarse acumular un
número importante de hallazgos de auditoría para
comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la
entidad. La discusión de los hallazgos antes de elaborar
el borrador del informe, debe dar como resultado documentos
más completos y menos susceptibles de ser refutados en los
comentarios de la entidad, dado que es posible recoger las
opiniones preliminares sobre aspectos tales como las causas de
las deficiencias y la naturaleza de las medidas correctivas a
implementarse. Esto reducirá el tiempo empleado en su
preparación, de manera que el informe final se encuentre
listo dentro de los plazos previstos. La conferencia final es
realizada por el Auditor encargado y el Supervisor del equipo de
auditoría al término del trabajo, para hacer
conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad examinada,
en forma oral y por escrito, mediante oficio, la totalidad de los
hallazgos de auditoría encontrados en el transcurso de su
trabajo. El propósito de esta conferencia final es
informar a la alta dirección, sobre los hallazgos de
auditoría que, durante el trabajo de campo, fueron
comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y
empleados responsables de las situaciones identificadas. La
comunicación de los hallazgos y la evaluación de
las respuestas de la entidad significan que el auditor ha
concluido la fase ejecución y que ha acumulado en sus
papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el
trabajo efectuado y el producto final a elaborar, cual es el
informe de auditoría.

Según Argandoña (2008), los hallazgos de
auditoría deben documentarse en el memorando de
conclusiones. Este documento reúne los aspectos más
significativos de la auditoría. Es una buena
práctica iniciar la preparación del
memorándum de conclusiones, al desarrollarse las primeras
decisiones, debido a lo cual al concluir la auditoría
estará terminado. El memorándum de conclusiones es
un documento interno que describe los asuntos siguientes: la
confirmación de que los papeles de trabajo fueron
revisados; las conclusiones con respecto a si los estados
financieros carecen de errores e irregularidades de importancia
relativa; el tratamiento y solución de asuntos contables y
de auditoría que sean significativos y extraordinarios; la
discusión de los hallazgos de auditoría, con
relación a los objetivos de la auditoría; las
conclusiones sobre si la evidencia de auditoría obtenida
es suficiente y apropiada para formarse una opinión de
auditoría; una evaluación de la presentación
de los estados financieros. El memorando de conclusiones
también debe revelar si las responsabilidades de todos los
miembros del equipo de auditoría se han cumplido.
Asimismo, es necesario incluir una conclusión con
relación a lo adecuado de los papeles de trabajo para
sustentar el informe de auditoría sobre los estados
financieros y, su adherencia a las normas de auditoría
gubernamental emitidas por la Contraloría General. Este
documento debe ser firmado por el Supervisor y el Jefe de Equipo
y fechado, antes de la emisión del informe de
auditoría. Antes de retirarse de la entidad examinada el
auditor debe asegurarse que ha cumplido todos los aspectos
procedimentales prescritos por la normatividad vigente. Entre
ellos, deberá prestar especial atención a la
obtención de la "carta de representación" y
asegurarse que los archivos de papeles de trabajo de la
auditoría estén completos. El retiro del equipo de
auditoría de la entidad debe ser coordinado con los
niveles gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo
cual se dará por terminado el trabajo. El término
de la auditoría debe darse a conocer por
escrito.

Analizando lo normado por la Contraloría General
de la República (1998), de acuerdo con la NAGU. 4.30:
Presentación del informe; el informe debe ser preparado en
lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los
asuntos en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de
manera exacta y objetiva con los hechos observados. El auditor no
debe suponer que el usuario del informe posee conocimientos
detallados sobre los temas incluidos en el mismo. Para que un
informe sea conciso no debe ser más extenso de lo
necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere: Un
adecuado uso de las palabras, según su significado,
excluyendo las innecesarias; La inclusión de detalles
específicos cuando fuere necesario a juicio del auditor.
En el informe no deben omitirse asuntos importantes, ni
utilizarse palabras ni conceptos superfluos que lleven a
interpretaciones erradas. Es importante que el auditor tenga en
cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e
incluso ocultar el objetivo principal del informe. La exactitud
requiere que la evidencia presentada sea verdadera y que los
hallazgos sean correctamente expuestos. Se basa en la necesidad
de asegurarse que la información que se presente sea
confiable a fin de evitar errores que podrían restar
credibilidad y generar el cuestionamiento y validez sustancial
del informe. Los hechos deben ser presentados de manera objetiva
y ponderada, es decir, con la suficiente información que
permita al usuario una adecuada interpretación de los
asuntos mencionados. El informe de auditoría es el medio a
través del cual el auditor, emite su juicio profesional
sobre lo examinado. El informe es la expresión escrita
donde el auditor expone su conclusión sobre la tarea que
realizó. Cada una de las distintas fases de una
auditoría tiene como objetivo final la emisión del
informe. En su informe el auditor expresa que ha examinado los
estados financieros de una entidad, identificando como
llevó a cabo su examen aplicando las normas de
auditoría generalmente aceptadas y las normas de
auditoría gubernamental, indicando además si dichos
estados presentan razonablemente, en todos sus aspectos
importantes, la situación financiera, los resultados de
sus operaciones y sus flujos de efectivo por el año
terminado, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente
aceptados. Antes de elaborar el informe, el auditor
efectúa una revisión minuciosa de los papeles de
trabajo para asegurarse de que se cumplieron satisfactoriamente
los objetivos de la auditoría, que se han atado todos los
cabos sueltos, se han considerado todos los asuntos de
importancia y todas las cuestiones planteadas han sido resueltas.
El informe de auditoría, es el medio a través del
cual el auditor expresa su opinión sobre la
situación financiera, resultado de las operaciones y
flujos de efectivo de la entidad examinada, así como sobre
su control interno financiero.

Según Argandoña (2008), en base a las
deficiencias importantes detectadas durante el desarrollo de la
auditoría financiera, desarrollo y comunicación de
hallazgos de auditoría, el auditor debe elaborar las
observaciones, conclusiones y recomendaciones, de conformidad con
las disposiciones establecidas en la NAGU 4.30
presentación del informe. Las recomendaciones constituyen
las medidas sugeridas por el auditor a la administración
de la entidad examinada, orientadas a promover la
superación de las observaciones emergentes de la
evaluación de los controles internos. Son dirigidas a los
funcionarios públicos que tengan competencia para disponer
su aplicación. El informe debe contener recomendaciones
que, fundamentadas en las observaciones y conclusiones, propicien
la adopción de correctivos que posibiliten mejorar la
gestión y/o el desempeño de los funcionarios y
servidores públicos, con énfasis en el logro de los
objetivos del sistema de control interno de la entidad auditada.
Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas
de los problemas observados. Se referirán a acciones
especificas y estarán dirigidas a quienes corresponde
emprender tales acciones. Es necesario que las medidas que se
recomienden sean factibles de implementar. Las recomendaciones
deberán contener la descripción de los cursos de
acción a seguir para fortalecer los controles internos
institucionales. Al formular las recomendaciones deben precisarse
las medidas correctivas que deben efectuarse, aplicando criterios
de oportunidad, de acuerdo con la naturaleza de las
observaciones. Se incluirán recomendaciones para que los
funcionarios públicos cumplan las leyes y reglamentos
aplicables y mejoren los controles cuando sean significativos los
casos de incumplimiento y deficiencias de control interno
observadas. También se deberán incluir en este
rubro las recomendaciones significativas determinadas en
auditorías anteriores que no se hayan corregido y
estén relacionadas con los objetivos del
examen.

Según Argandoña (2008), en las
conclusiones, el auditor deberá expresar sus conclusiones,
que son juicios de carácter profesional basados en las
observaciones resultantes del examen efectuado. Las conclusiones
estarán referidas a la evaluación de los resultados
de gestión de la entidad examinada, en cuanto al logro de
los objetivos, metas y programas, así como a la
utilización de los recursos públicos, en
términos de economía, eficiencia y eficacia.
Asimismo, en las conclusiones se deberá indicar la
determinación de la naturaleza de la responsabilidad en la
que incurran los funcionarios o servidores públicos, sea
administrativa, civil o penal. De acuerdo a la competencia
funcional de los órganos conformantes del Sistema Nacional
de Control, cuando la responsabilidad es de carácter
penal, ésta debe ser revelada en términos de
presunción de delito. Al final de cada conclusión
se hará referencia al número correspondiente a la
observación en la cual se expone el hecho con todos los
detalles.

Según Argandoña (2008), en las
observaciones, se debe revelar: Toda aquella información
que a juicio del auditor, permita conocer hechos o circunstancias
que incidan significativamente en la gestión de la entidad
auditada, tales como el reconocimiento de las dificultades o
circunstancias en las que se desenvolvieron los responsables de
dicha gestión, en los supuestos en que esto suceda, sin
perjuicio de la observancia de los requisitos de objetividad e
imparcialidad que deben guiar al auditor en la elaboración
de su informe. Las observaciones derivadas del examen. Los
aspectos principales que deben tenerse en cuenta al redactar las
observaciones serán: 1. Las observaciones estarán
referidas a asuntos significativos e incluirán
información suficiente y competente relacionada con los
resultados de la evaluación efectuada a la gestión
de la entidad examinada, así como el uso de los recursos
públicos, en términos de economía,
eficiencia y eficacia. 2. Igualmente deberá incluir la
información necesaria respecto a los antecedentes a fin de
facilitar la comprensión de las observaciones. 3. El
término observación está referido a
cualquier situación deficiente y relevante que se
determine de la aplicación de procedimientos de
auditoría y estará estructurada de acuerdo con los
atributos (condición, criterio, causa y efecto) que se
considere de interés para la entidad examinada. Cada
observación deberá redactarse en forma narrativa,
teniendo en cuenta para su presentación los aspectos
siguientes: a. Sumilla: Se refiere al título que utiliza
el hecho observado. b. Condición: Este término se
refiere a la descripción de la situación irregular
o deficiencia hallada, cuyo grado de desviación debe ser
demostrada. c. Criterio: Son las normas transgredidas de
carácter legal, operativo o de control que regulan el
accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en
la presentación de la observación debe citar
específicamente la normativa pertinente y el texto
aplicable de la misma. d. Causa: Es la razón fundamental
por la cual ocurrió la condición, o el motivo por
el que no se cumplió el criterio o norma. Su
identificación requiere de la habilidad y juicio
profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de una
recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de
la condición. e. Efecto: Es la consecuencia real o
potencial, cuantitativa o cualitativa, que ocasiona el hallazgo,
indispensable para establecer su importancia y recomendar a la
Administración que tome las acciones requeridas para
corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el
auditor debe revelar en su informe la cuantificación del
efecto. Al término del desarrollo de cada
observación, se indicarán de modo sucinto los
descargos que presenten las personas comprendidas en la misma,
así como la opinión del auditor después de
evaluar los hechos observados y los descargos recibidos. Si
durante el examen el auditor aprecia logros notables en la
entidad auditada y que tengan relación con el alcance y
objetivos de la auditoría, a su juicio podrá
decidir su inclusión en los comentarios del informe.
Tratándose de la existencia de posibles delitos el auditor
debe deslindar y determinar el tipo de responsabilidad que
corresponda a los presuntos implicados, contando para ello con
una adecuada coordinación con la asesoría
legal.

Según Argandoña (2008), las
recomendaciones constituyen las medidas sugeridas a la
Administración de la entidad examinada, orientadas a
promover la superación de las observaciones o hallazgos
emergentes de la evaluación de la gestión.
Serán dirigidas a los funcionarios públicos que
tengan competencia para disponer su aplicación. El informe
debe contener recomendaciones constructivas que, fundamentadas en
los hallazgos y conclusiones correspondientes, propicien la
adopción de correctivos que posibiliten mejorar
significativamente la gestión y/o el desempeño de
los funcionarios y servidores públicos, con énfasis
en el logro de los objetivos, metas y programas de la entidad
auditada dentro de parámetros de economía,
eficiencia y eficacia. Las recomendaciones deben estar
encaminadas a superar las causas de los problemas observados, se
referirán a acciones específicas y estarán
dirigidas a quienes corresponde emprender esas acciones.
Además, es necesario que las medidas que se recomienden
sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los
beneficios esperados. Las recomendaciones deberán contener
la descripción de cursos de acción para optimizar
el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, sectoriales
y nacionales. Al formular las recomendaciones se
enfatizará en precisar las medidas necesarias para la
acción correctiva, aplicando criterios de oportunidad, de
acuerdo a la naturaleza de las observaciones. Se incluirán
recomendaciones para que se cumplan las leyes y reglamentos
aplicables y se mejoren los controles internos cuando sean
significativos los casos de incumplimiento y las deficiencias de
control observadas. También se deberán incluir en
este rubro las recomendaciones significativas determinadas en
auditorías anteriores que no se hayan corregido y
estén relacionadas con los objetivos del
examen.

Según Argandoña (2008), las acciones
correctivas se inician como reacción a las causas que han
dado lugar a una no conformidad o problema que ha ocurrido, y por
lo tanto ha originado desajustes en el desarrollo de algún
proceso. Las acciones preventivas se inician como
prevención de un problema que se intuye puede ocurrir en
el futuro. Sin embargo, ni las acciones correctivas ni las
acciones preventivas se deben asociar con el tratamiento de una
no conformidad en concreto puesto que éste
únicamente decide la solución a adoptar para
resolver un caso concreto; sin intervenir en las causas que lo
motivaron. La implantación de Acciones Correctivas y
Preventivas en nombre del centro constituye una de las claves
para que el Sistema de Gestión de Calidad vaya
evolucionando hacia cotas de efectividad superiores en el
desarrollo de los procesos, de ahí la importancia de que
quede registrada la información relativa a las mismas para
poder enjuiciar su adecuación en el futuro. La
implantación de una Acción Correctiva o Preventiva
puede ser un proceso más o menos largo en el tiempo
-según la complejidad de las causas analizadas-, por lo
que junto a su determinación será importante
realizar un seguimiento periódico de la evolución
de las distintas medidas adoptadas y asignar las correspondientes
responsabilidades. Es importante matizar que, para cada causa
detectada, se deberá planificar la implantación de
una acción correctiva/preventiva. El análisis de
las causas, y asignación de responsabilidades para la
implantación de acciones correctivas y preventivas la
realiza el grupo coordinador de calidad en sus reuniones
ordinarias, o bien el coordinador de calidad por iniciativa
propia o mandato del equipo directivo del nombre del centro.
Cuando se inicia la apertura de una Acción Correctiva /
Preventiva se estima un plazo previsto para el Cierre de la
Acción, período tras el cual analizará la
eficacia de los resultados conseguidos con la acción
propuesta. Si debido al seguimiento de la aplicación de
las medidas correctivas o preventivas procediera se podrá
decidir ampliar el plazo concedido para el cierre. La
aplicación de acciones correctivas y preventivas suele
propiciar un cambio en los métodos de actuación en
distintos procesos desarrollados por la empresa. Estos cambios
deberán ser recogidos por los documentos que corresponda
de la estructura documental.

• GOBIERNOS LOCALES

Analizando a Valdivia (2006), los gobiernos locales,
están regidas por las siguientes normas generales:
Constitución Política del Perú; Ley del
Procedimiento Administrativo General; Ley No. 27245 – Ley
de Prudencia y Transparencia Fiscal; Ley No. 27958 modificatoria
de la Ley No. 27245; Ley No. 27806 – Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública; Ley No. 28194
– Ley de lucha contra la evasión y para la
formalización de la economía; D.S. No. 083-2004-PCM
– TUO. de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado; Ley No. 28112 – Ley Marco de la
Administración Financiera del Sector Público; Ley
No. 28411 – Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto; Ley Anual de Presupuesto del Sector Público;
Ley Anual de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector
Público; Ley Anual de Endeudamiento del Sector
Público; Ley No. 27785 – Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de
la República; Ley No. 27312 – Ley de Gestión
de la Cuenta General de la República. También son
de interés para las municipalidades, la Ley No. 27783
– Ley de Bases de la Descentralización; Ley No.
27867 – Ley Orgánica de Gobiernos Regionales; Ley
No. 28273 – Ley de Sistema de Acreditación de los
Gobiernos Regionales y Locales, D. Leg. No. 955 – Ley de
Descentralización Fiscal. Las normas directamente
relacionadas con los gobiernos locales son las siguientes: Ley
Orgánica de Municipalidades; Ley de Tributación
Municipal- Texto Único Ordenado de la Ley de
Tributación Municipal; Ley del Sistema de Seguridad
Ciudadana; Ley y Reglamento de Procedimientos de ejecución
Coactiva; Directiva para la aprobación, ejecución y
control del proceso presupuestario de los gobiernos locales; Plan
Operativo de la Municipalidad Provincial; Directivas y otros
documentos internos.

Interpretando a Valdivia (2006), la
administración municipal adopta una estructura gerencial
sustentándose en principios de programación,
dirección, ejecución, supervisión, control
concurrente y posterior. Se rige por los principios de legalidad,
economía, transparencia, simplicidad, eficacia,
eficiencia, participación y seguridad ciudadana, y por los
contenidos en la Ley 27444. Las facultades y funciones se
establecen en los instrumentos de gestión y la ley
Orgánica de Municipalidades. La administración
municipal está bajo la dirección y responsabilidad
del gerente municipal, funcionario de confianza a tiempo completa
y dedicación exclusiva designado por el alcalde, quien
puede cesarlo sin expresión de causa. La Gerencia
Municipal es el órgano de dirección de más
alto nivel técnico y administrativo de la Municipalidad,
responsable de ejecutar y viabilizar el cumplimiento de las
disposiciones que emanen de la Alcaldía y del Concejo
Municipal a través de ésta. Asimismo, es la
encargada de dirigir, coordinar y supervisar las actividades de
los órganos que están bajo su mando. Bajo estas
premisas, se orienta a buscar y lograr altos niveles de gerencia
en la administración municipal y que los mismos se
traduzcan en servicios de calidad a la comunidad. Está a
cargo de un funcionario de confianza designado por el Alcalde con
categoría de Gerente Municipal, quien depende directamente
del mismo.

La estructura orgánica municipal básica de
la municipalidad comprende en el ámbito administrativo, a
la gerencia municipal, el órgano de auditoría
interna, la procuraduría pública municipal, la
oficina de asesoría jurídica y la oficina de
planeamiento y presupuesto; ella está de acuerdo a su
disponibilidad económica y los límites
presupuéstales asignados para gasto corriente. Los
demás órganos de línea, apoyo y
asesoría se establecen conforme lo determina cada gobierno
local.

El órgano de auditoría interna de los
gobiernos locales está bajo la jefatura de un funcionario
que depende funcional y administrativamente de la
Contraloría General de la República, y designado
previo concurso público de méritos y cesado por la
Contraloría General de la República. Su
ámbito de control abarca a todos los órganos del
gobierno local y a todos los actos y operaciones, conforme a ley.
El jefe del órgano de auditoría interna emite
informes anuales al concejo municipal acerca del ejercicio de sus
funciones y del estado del control del uso de los recursos
municipales. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones de
cada acción de control se publican en el portal
electrónico del gobierno local. En el cumplimiento de
dichas funciones, el jefe del órgano de auditoria interna
deberá garantizar el debido cumplimiento de las normas y
disposiciones que rigen el control gubernamental, establecida por
la Contraloría General como Órgano Rector del
Sistema Nacional de Control. La Contraloría General de la
República, cuando lo estime pertinente, podrá
disponer que el órgano de control provincial o distrital
apoye y/o ejecute acciones de control en otras municipalidades
provinciales o distritales, de acuerdo con las normas que para
tal efecto establezca. La auditoría a los estados
financieros y presupuestarios de la entidad, será
efectuada anualmente, de acuerdo a lo establecido por la
Contraloría General de la República. El
órgano de auditoría interna de los gobiernos
locales está bajo la jefatura de un funcionario que
depende funcional y administrativamente de la Contraloría
General de la República, y designado previo concurso
público de méritos y cesado por la
Contraloría General de la República. Su
ámbito de control abarca a todos los órganos del
gobierno local y a todos los actos y operaciones, conforme a ley.
El jefe del órgano de auditoría interna emite
informes anuales al concejo municipal acerca del ejercicio de sus
funciones y del estado del control del uso de los recursos
municipales. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones de
cada acción de control se publican en el portal
electrónico del gobierno local. En el cumplimiento de
dichas funciones, el jefe del órgano de auditoría
interna deberá garantizar el debido cumplimiento de las
normas y disposiciones que rigen el control gubernamental,
establecida por la Contraloría General como Órgano
Rector del Sistema Nacional de Control. La Contraloría
General de la República, cuando lo estime pertinente,
podrá disponer que el órgano de control provincial
o distrital apoye y/o ejecute acciones de control en otras
municipalidades provinciales o distritales, de acuerdo con las
normas que para tal efecto establezca. La auditoría a los
estados financieros y presupuestarios de la entidad, será
efectuada anualmente, de acuerdo a lo establecido por la
Contraloría General de la República. Interpretando
a Valdivia (2006), la prestación de los servicios
públicos locales es fiscalizada por el concejo municipal
conforme a sus atribuciones y por los vecinos conforme a Ley. Son
funciones de la oficina de fiscalización y control
municipal: i) Ejercer control permanente a las obras en
ejecución, actividades y elementos de publicidad exterior
mediante la implementación periódica de
campañas de fiscalización en cumplimiento de las
normas y/o reglamentos vigentes; ii) Atender quejas y/o denuncias
presentadas por los administrados, por concepto de violaciones de
las normas vigentes y/o daños en la construcción de
los inmuebles; iii) Efectuar el Control Urbano, de las Licencias
de Obra otorgados por la Subgerencia de Obras Privadas,
Habilitaciones Urbanas y Catastro; iv) Supervisar los trabajos de
acondicionamiento y/o refacción, siempre y cuando el
inmueble no tenga valor histórico monumental calificado;
v) Notificar a través de los inspectores a los
propietarios y/o contribuyentes que incumplan con las normas y/o
reglamentos vigentes referentes a construcción; vi)
Efectuar la coordinación y seguimiento con otras Gerencias
para la prosecución del procedimiento de sanciones; vii)
Organizar, dirigir, controlar y supervisar las actividades que
realiza el personal de la Policía Municipal en
cumplimiento de la normativa en vigencia; viii) Supervisar la
ejecución de operativos diarios. Velar por el estricto
cumplimiento de las disposiciones municipales; ix) Administrar
eficientemente los recursos humanos y logísticos de su
competencia; x) Disponer la tramitación de los expedientes
que se remitan a su despacho dentro de los términos
establecidos; xi) Cursar a las áreas que corresponda, los
informes, actas de verificación y papeletas de
infracción por las faltas constatadas; xii) Apoyar a las
unidades orgánicas correspondiente en el control de pesas
y medidas, del comercio ambulatorio, mercados y establecimientos
que desarrollan una actividad económica; xiii) Realizar el
control del cumplimiento de las notificaciones correspondientes
por infracción a las disposiciones legales y/o
municipales, comunicando a las áreas competentes; ixv)
Intervenir en las acciones de clausura de locales, decomisos y
demás sanciones; xv) Atender y canalizar los reclamos
sobre sanciones impuestas por infracción a las
disposiciones municipales, relacionados al ámbito de su
competencia; xvi) Velar estrictamente por la disciplina,
bienestar y prestigio de la Policía Municipal; xvii)
Llevar el control de ingresos y egresos de mercadería
retirada de la vía pública; xviii) Otras que le
asigne el Gerente Municipal

Según Valdivia (2006), las contrataciones y
adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan a la
ley de la materia, debiendo hacerlo en acto público y
preferentemente con las empresas calificadas constituidas en su
jurisdicción, y a falta de ellas con empresas de otras
jurisdicciones. Los procesos de contratación y
adquisición se rigen por los principios de moralidad,
libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia,
economía, vigencia tecnológica y trato justo e
igualitario; tienen como finalidad garantizar que los gobiernos
locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad
requerida, en forma oportuna y a precios o costos
adecuados.

las empresas municipales son creadas por ley, a
iniciativa de los gobiernos locales con acuerdo del concejo
municipal con el voto favorable de más de la mitad del
número legal de regidores. Dichas empresas adoptan
cualquiera de las modalidades previstas por la legislación
que regula la actividad empresarial y su objeto es la
prestación de servicios públicos municipales. En
esta materia, las municipalidades pueden celebrar convenios de
asesoría y financiamiento con las instituciones nacionales
de promoción de la inversión. Los criterios de
dicha actividad empresarial tendrán en cuenta el principio
de subsidiariedad del Estado y estimularán la
inversión privada creando un entorno favorable para
ésta. En ningún caso podrán constituir
competencia desleal para el sector privado ni proveer de bienes y
servicios al propio municipio en una relación comercial
directa y exclusiva. El control de las empresas municipales se
rige por las normas de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Control y de la Contraloría General de la
República.

El ordenamiento jurídico de las municipalidades
está constituido por las normas emitidas por los
órganos de gobierno y administración municipal, de
acuerdo al ordenamiento jurídico nacional. Las normas y
disposiciones municipales se rigen por los principios de
exclusividad, territorialidad, legalidad y simplificación
administrativa, sin perjuicio de la vigencia de otros principios
generales del derecho administrativo Ninguna autoridad puede
avocarse a conocer o normar las materias que la ley
orgánica establece como competencia exclusiva de las
municipalidades. Las autoridades políticas,
administrativas y policiales, ajenas al gobierno local, tienen la
obligación de reconocer y respetar la preeminencia de la
autoridad municipal en los asuntos de su competencia y en todo
acto o ceremonia oficial realizada dentro de su
circunscripción. Dichas autoridades no pueden interferir
en el cumplimiento de las normas y disposiciones municipales que
se expidan con arreglo al presente subcapítulo, bajo
responsabilidad.

Las municipalidades se rigen por presupuestos
participativos anuales como instrumentos de administración
y gestión, los cuales se formulan, aprueban y ejecutan
conforme a la ley de la materia, y en concordancia con los planes
de desarrollo concertados de su jurisdicción. El
presupuesto participativo forma parte del sistema de
planificación. Las municipalidades, conforme a las
atribuciones que les confiere el artículo 197° de la
Constitución, regulan la participación vecinal en
la formulación de los presupuestos participativos. El
presupuesto municipal debe sustentarse en el equilibrio real de
sus ingresos y egresos y estar aprobado por el concejo municipal
dentro del plazo que establece la normatividad sobre la materia.
Para efectos de su administración presupuestaria y
financiera, las municipalidades provinciales y distritales
constituyen pliegos presupuestarios cuyo titular es el alcalde
respectivo.

Analizando a Valdivia (2005), la contabilidad se lleva
de acuerdo con las normas generales de contabilidad
pública, a no ser que la ley imponga otros criterios
contables simplificados. Los registros y libros respectivos deben
estar legalizados. Fenecido el ejercicio presupuestal, bajo
responsabilidad del gerente municipal o quien haga sus veces, se
formula el balance general de ingresos y egresos y se presenta la
memoria anual, documentos que deben ser aprobados por el concejo
municipal dentro de los plazos establecidos por el Sistema
Nacional de Contabilidad.

Los bienes, rentas y derechos de cada municipalidad
constituyen su patrimonio. El patrimonio municipal se administra
por cada municipalidad en forma autónoma, con las
garantías y responsabilidades de ley. Los bienes de
dominio público de las municipalidades son inalienables e
imprescriptibles. Todo acto de disposición o de
garantía sobre el patrimonio municipal debe ser de
conocimiento público. Son bienes de las municipalidades:
Los bienes inmuebles y muebles de uso público destinados a
servicios públicos locales; Los edificios municipales y
sus instalaciones y, en general, todos los bienes adquiridos,
construidos y/o sostenidos por la municipalidad; Las acciones y
participaciones de las empresas municipales; Los caudales,
acciones, bonos, participaciones sociales, derechos o cualquier
otro bien que represente valores cuantificables
económicamente; Los terrenos eriazos, abandonados y
ribereños que le transfiera el Gobierno Nacional; Los
aportes provenientes de habilitaciones urbanas; Los legados o
donaciones que se instituyan en su favor; Todos los demás
que adquiera cada municipio.

Son rentas municipales: Los tributos creados por ley a
su favor; Las contribuciones, tasas, arbitrios, licencias, multas
y derechos creados por su concejo municipal, los que constituyen
sus ingresos propios; Los recursos asignados del Fondo de
Compensación Municipal (FONCOMUN); Las asignaciones y
transferencias presupuestales del gobierno nacional; Los recursos
asignados por concepto de canon y renta de aduana, conforme a
ley; Las asignaciones y transferencias específicas
establecidas en la Ley Anual de Presupuesto, para atender los
servicios descentralizados de su jurisdicción; Los
recursos provenientes de sus operaciones de endeudamiento,
concertadas con cargo a su patrimonio propio, y con aval o
garantía del Estado y la aprobación del Ministerio
de Economía y Finanzas cuando se trate de endeudamientos
externos, conforme a ley; Los recursos derivados de la
concesión de sus bienes inmuebles y los nuevos proyectos,
obras o servicios entregados en concesión; Los derechos
por la extracción de materiales de construcción
ubicados en los álveos y cauces de los ríos, y
canteras localizadas en su jurisdicción, conforme a ley;
El íntegro de los recursos provenientes de la
privatización de sus empresas municipales; El peaje que se
cobre por el uso de la infraestructura vial de su competencia;
Los dividendos provenientes de sus acciones; Las demás que
determine la ley.

Analizando a Valdivia (2005), los gobiernos locales
pueden celebrar operaciones de crédito con cargo a sus
recursos y bienes propios, requiriendo la aprobación de la
mayoría del número legal de miembros del concejo
municipal. La concertación y contratación de los
empréstitos y operaciones de endeudamiento se sujetan a la
Ley de Endeudamiento del Sector Público. Los servicios de
amortización e intereses no pueden superar el 30% (treinta
por ciento) de los ingresos del año anterior.

Según Valdivia (2005), la Ley de Bases de la
Descentralización establece la condición de
exclusiva o compartida de una competencia. Las funciones
específicas municipales que se derivan de las competencias
se ejercen con carácter exclusivo o compartido entre las
municipalidades provinciales y distritales, con arreglo a lo
dispuesto en la presente ley orgánica. Dentro del marco de
las competencias y funciones específicas establecidas en
la presente ley, el rol de las municipalidades provinciales
comprende: i) Planificar integralmente el desarrollo local y el
ordenamiento territorial, en el nivel provincial. Las
municipalidades provinciales son responsables de promover e
impulsar el proceso de planeamiento para el desarrollo integral
correspondiente al ámbito de su provincia, recogiendo las
prioridades propuestas en los procesos de planeación de
desarrollo local de carácter distrital; ii) Promover,
permanentemente la coordinación estratégica de los
planes integrales de desarrollo distrital. Los planes referidos a
la organización del espacio físico y uso del suelo
que emitan las municipalidades distritales deberán
sujetarse a los planes y las normas municipales provinciales
generales sobre la materia; iii) Promover, apoyar y ejecutar
proyectos de inversión y servicios públicos
municipales que presenten, objetivamente, externalidades o
economías de escala de ámbito provincial; para cuyo
efecto, suscriben los convenios pertinentes con las respectivas
municipalidades distritales; iv) Emitir las normas
técnicas generales, en materia de organización del
espacio físico y uso del suelo así como sobre
protección y conservación del ambiente. Cuando se
trate del caso de municipalidades conurbadas, los servicios
públicos locales que, por sus características,
sirven al conjunto de la aglomeración urbana,
deberán contar con mecanismos de coordinación en el
ámbito de la planificación y prestación de
dichos servicios entre las municipalidades vinculadas, de modo
que se asegure la máxima eficiencia en el uso de los
recursos públicos y una adecuada provisión a los
vecinos.

• CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA
  INVESTIGACION

• CONCEPTOS DE CONTROL EFICAZ

Control:

El control es el proceso puntual y continuo que tiene
por objeto comprobar si el desarrollo de las operaciones se ha
efectuado de conformidad a lo planificado y alcanzado los
objetivos programados. El control es puntual, cuando se aplica
eventualmente a ciertas áreas, funciones, actividades o
personas. El control es continuo cuando se aplica
permanentemente. Comprende al control previo, concurrente y
posterior.

Control Eficaz:

El control es eficaz, cuando no entorpece las funciones
administrativas, cuando se toman en cuenta las sugerencias y
recomendaciones de los órganos responsables del mismo,
cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para
optimizar la gestión empresarial. El control eficaz
consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras,
económicas y sociales, con la finalidad de determinar si
las metas, objetivos, políticas, estrategias,
presupuestos, programas y proyectos de inversión emanados
de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo
previsto. El control eficaz, es el proceso de comprobación
destinado a determinar si se siguen o no los planes, si se
están haciendo o no progresos para la consecución
de los objetivos propuestos y el proceso de actuación, si
fuese preciso, para corregir cualquier
desviación

Técnicas de Control

Son las formas, estilos, destreza y pericia que se
aplican en la ejecución de los procedimientos de control.
La auditoria confiere mucha importancia al control, por lo que
los especialistas han establecido técnicas de
evaluación, recomendaciones e informes para hacer llegar
sus conclusiones y recomendaciones. Las técnicas de
auditoria que contribuyen a un control eficaz son las siguientes:
a) Técnicas de verificación ocular.- Que comprende
la comparación, observación, revisión
selectiva y el rastreo; b) Técnicas de verificación
verbal.- Comprende la indagación; c) Técnicas de
verificación escrita.- Comprende al análisis,
conciliación y confirmación; d) Técnicas de
verificación documental: Abarca la comprobación y
la computación; e) Técnicas de verificación
física.- Comprende la inspección.

Auditoria del Sistema de Control
Interno.

Los sistemas de control interno pueden ser examinados
tanto por u auditor independiente como por el auditor interno. El
auditor debe tener presente que la suposición a priori de
la idoneidad del control interno tal vez resulte errónea.
El descubrimiento de la deficiencia del control interno puede
invalidar toda la labor que hasta ese momento hubiera realizado
el auditor. Por consiguiente antes de establecer las fases de
realización de su programa de trabajo, el profesional
contable habrá de analizar a fondo el control interno.
Para ello, y tomando como ejemplo los elementos básicos
del control sobre la contabilidad, deberá: a) Validar, es
decir, cerciorarse de la validez de los datos contables,
contrastándolos con otros elementos que los comprueben; b)
Verificar la suficiencia, o sea, cerciorarse de que se disponga
de todos los datos con que debe contarse; c) Repetir operaciones,
con el objeto de tener la seguridad de que los cálculos
son correctos. Los procedimientos empleados para determinar la
validez son los siguientes: a) Comprobación de las
autorizaciones; b) Comprobación de comparaciones; c)
Verificación; d) Comprobación de documentos; e)
Confirmación; f) Revisión física; g)
Repetición de operaciones; h) Investigación de
cuentas; i) Relación entre el control interno y las
comprobaciones del auditor; j) Comprobación de
operaciones, k) Controles de operaciones.

Sistema de Control.

Conjunto de elementos, principios, procesos,
procedimientos y técnicas de control enlazados entre si,
con el objeto de evaluar la gestión institucional y
contribuir a su eficiencia y eficacia.

Control Interno

Proceso efectuado por los órganos directivos y el
resto del personal de la entidad, diseñado con el objeto
de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos.

Principios de Control

Bases, fundamentos del sistema de control. Son de orden
organizativo, administrativo, legal, contable, financiero,
informático, etc.

Ambiente de Control

Condiciones o circunstancias en las cuales se
desarrollan las acciones de control de una entidad.

Ámbito del Control

Es el espacio, actividad, proceso, función u otro
aspecto que abarca el control interno

Control Interno Operacional

Su propósito es operativo y se ejerce por
departamentos operacionales más que por lo financieros y
contables, aunque aquellos utilicen estos últimos como
fuente de información

Control Interno Contable

Tienen por objeto verificar la corrección y
fiabilidad de la contabilidad.

Verificación Interna

Está constituida por procedimientos
específicos como medidas físicas, control de
ingresos y control de gastos, etc. Corresponde al Consejo de
Administración la implementación y mantenimiento de
los sistemas de verificación interna que pueden
conseguirse mediante los procedimientos contables.

Elementos del Control

a. Organización

Está constituida por la estructura
orgánica; las líneas de autoridad, responsabilidad
y coordinación; la división de labores,
asignación de responsabilidad y otros aspectos.

b. Definición de Objetivos

Son los medios de referencia que utiliza el control para
evaluar la gestión institucional.

c. Procesos y procedimientos

Los procesos son las diversas etapas que comprende el
control. En cambio los procedimientos, son las acciones, los
pasos que se aplican a la institución, actividades o
funciones que se evalúan.

d. Desempeño del personal

Comprende la captación, entrenamiento,
ejecución de actividades, retribuciones por el trabajo y
los resultados de sus actividades (eficiencia o deficiencia),
así como la moralidad y ética que
aplican.

e. Supervisión permanente.

Comprende el conjunto de acciones para observar,
examinar, inspeccionar las actividades del personal.

Componentes del Control Interno

El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations
of the Treadway Comisión), considera los siguientes
componentes:

a. Entorno del Control

ES la base de todos los demás componentes del
control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores
del entorno de control incluyen la integridad, los valores
éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la
filosofía de la dirección y el estilo de
gestión, la manera en que la dirección asigna la
autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados y la atención y
orientación que proporciona el Consejo de
Administración

b. Evaluación de Riesgos

Las entidades del estado así como todas las
empresas se enfrentan a diversos riesgos externos e internos que
tienen que ser evaluados. Una condición previa a la
evaluación del riesgo es la identificación de los
objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e
internamente coherentes. La evaluación de los riesgos
consiste en la identificación y el análisis de los
riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y
sirve de base para determinar como han de ser gestionados los
riesgos.

c. Actividades de control