El control en el marco del proceso de gestión pública

• I. TÍTULO DEL ESTUDIO DE
  INVESTIGACIÓN

"El control en el marco del proceso de gestión
pública: Análisis y conversión de las
debilidades en fortalezas"

• II. NOMBRE DEL AUTOR

Bartolomé Macavilca Tello

• III. LUGAR DONDE SE VA A DESARROLLAR LA
  TESIS

Lima – Perú

• IV. DESCRIPCIÓN DEL
  PROYECTO

Antecedentes
bibliográficos

Se ha determinado la existencia de los siguientes
antecedentes:

• a) Tesis: "Los procesos de control interno
  en el departamento de ejecución presupuestal de una
  institución del estado", presentada por Campos
  Guevara, Cesar Enrique para obtener el Grado de Maestro en
  Administración en la universidad Nacional de San
  Marcos el año 2006. En este trabajo el autor
  identifica los procesos del sistema de control interno que se
  aplican en los departamentos de ejecución de las
  instituciones del estado. Dentro de dichos señala las
  normas, los procedimientos y prácticas aplicables en
  dichos departamentos.

• b) Tesis: "Propuesta de un sistema de
  control interno para las Empresas hoteleras en el
  departamento de Tumbes". Presentada Br. Ana Isabel
  Bautista Tang y Sonia Quispe Infante para optar el
  Título Profesional de Contadora Pública en la
  Universidad Nacional de Tumbes, el año 2006. El
  objetivo general de esta investigación fue proponer un
  Sistema de Control Interno para las empresas hoteleras en el
  Departamento de Tumbes.

• c) Tesis: "Planteamiento de una sistema de
  Control Interno para Cooperativas de Ahorro y
  Crédito", presentada para optar el Título
  de Licenciado en Administración por Br. Percy
  Alejandro Salazar Luna, en la Universidad Nacional de Tumbes,
  el año 2006. Este trabajo se desarrolló tomando
  como modelo la Cooperativa de Ahorro y Crédito San
  Nicolás Tumbes; el objetivo principal fue estudiar
  profundamente el principio y elementos básicos de un
  buen sistema de control interno en la cooperativa en estudio,
  debido principalmente a los problemas que atraviesa. Se
  concluye que el cooperativismo por los principios que se
  sustenta y los fines que persigue, es uno de los medios
  más adecuados para propiciar y lograr cambios
  estructurales en el desarrollo económico y social del
  país. Las cooperativas vienen funcionando con
  deficiencia en sus aspectos organizativo, administrativo y
  contable, por lo que el control interno es vital para la
  buena marcha en la administración y
  organización de esta institución. Asimismo,
  existe falta de capacitación y adiestramiento a los
  miembros de la dirección.

• d) Tesis: "El Proceso administrativo de
  control interno en la gestión municipal",
  elaborado por Gilberto E. León flores y José
  María Zevallos Cardich para optar el Grado de Maestro
  en Administración en la Universidad Nacional Federico
  Villarreal, el año 2001. En este trabajo se describe
  las etapas del control interno y la forma como incide en la
  gestión de las municipalidades de nuestro país,
  por el enfoque que tiene será de utilidad para el
  presente trabajo.

• e) Tesis: "Control de calidad en el
  desarrollo industrial", elaborado por Lorgio Heraclio
  Trinidad Rivera y Milciades Roberto Esparza Silva para potar
  el Grado de Maestro en Ingeniería industrial en la
  Universidad Nacional Federico Villarreal el año 2002.
  En esta tesis los autores estudian todos los criterios que
  deben cumplirse para producir bienes de calidad. Estos
  criterios podrían adecuarse a las empresas de servicio
  de transporte urbano, para prestar los servicios de calidad
  que exige la comunidad.

• f) Tesis: "La auditoria de gestión en
  la empresa moderna", elaborado por Juan Héctor
  Bendezú Iriarte para optar el grado de Maestro en
  Administración en la Universidad Nacional Federico
  Villarreal el año 2000. El autor en esta tesis
  desarrolla el proceso de la auditoría de
  gestión, tratando en primer lugar el estudio y
  evaluación del sistema de control interno, lo que
  será de suma utilidad para este trabajo de
  investigación

• g) Tesis: "Control eficaz de la
  gestión de una empresa cooperativa de servicios
  múltiples", elaborado por Domingo Hernández
  Celis, para optar el Grado de Maestro en Auditoria Contable y
  financiera en la Universidad Nacional Federico Villarreal el
  año 2003. En este trabajo el autor describe la forma
  como implementar un sistema de control interno eficaz, el
  mismo que es un verdadero facilitador de la gestión
  óptima de las empresas cooperativas. Este trabajo
  puede ser tomado como referencia, para el control en el marco
  del proceso de gestión pública.

• h) Tesis: "Control de las Organizaciones No
  Gubernamentales de Desarrollo para la eficacia de la
  Cooperación Técnica Internacional",
  elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el
  Grado de Doctor en Contabilidad, en la Universidad Nacional
  Federico Villarreal el año 2005. En este trabajo el
  autor trata del estudio del control aplicado en las
  Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo. Este trabajo
  será tomado como referencia porque se busca convertir
  los problemas del control en soluciones viables y
  facilitadoras de la gestión institucional.

• DELIMITACION DE LA
  INVESTIGACIÓN

DELIMITACION ESPACIAL:

Esta investigación comprende a las Universidades
Nacionales, porque estas entidades necesitan convertir las
debilidades de su sistema de control en fortalezas y de ese modo
facilitar la gestión administrativa y
académica.

DELIMITACION TEMPORAL:

Esta investigación es de actualidad, aunque se
tomará información del pasado para analizarla,
sintetizarla e interpretarla y sobre esa base poder proyectarla
en forma provechosa para convertir las debilidades en fortalezas
y facilitar la gestión institucional.

DELIMITACION SOCIAL:

Como parte de la investigación se
establecerá relaciones con las autoridades, funcionarios,
docentes, trabajadores y estudiantes de las Universidades
Nacionales.

• PLANTEAMIENTO DEL
  PROBLEMA

• FORMULACIÓN DEL
  PROBLEMA

Las Universidades Nacionales, tienen a su cargo la
gestión de los servicios educativos. Para el desarrollo de
estas actividades, disponen de recursos humanos, materiales y
financieros que son obtenidos, aplicados e informados de acuerdo
con las normas aplicables del sector. La evaluación del
sistema de control, ha determinado que el mismo no es un
facilitador de la eficiencia, eficacia y economía de los
recursos; por cuanto no cumple las condiciones de ser un proceso
efectuado por todo el personal ni contribuye a la
consecución de los objetivos específicos. De este
modo el control, no proporciona el grado de seguridad razonable
que necesitan las autoridades.

La desarticulación del control y la gestión se
manifiesta en la falta de eficiencia y eficacia de las
operaciones, falta de fiabilidad de la información
administrativa, financiera y económica e incluso en la
falta de cumplimiento de las leyes y normales aplicables al
sector.

Se ha determinado que el control, trabaja aisladamente, no
constituye a una serie de acciones que debería extenderse
por todas las actividades de la entidad.

Las instituciones han incorporado controles; sin embargo, los
mismos no influyen en la capacidad de la entidad para la
consecución de los objetivos previstos. La
incorporación de controles no ha repercutido de forma
importante en la contención de costos y tiempos de
respuesta.

La aplicación de la evaluación del control, ha
determinado problemas en la planeación,
organización, dirección y ejecución de
actividades y especialmente en el sistema de control. Dichos
problemas han sido reportados primero como hallazgos y luego como
observaciones en los respectivos informes que formula el
área de Control; sin embargo éstos no han sido
tomados en cuenta por las autoridades, debido a diversas razones,
pero principalmente debido a su extemporaneidad.

El control tradicional se viene aplicando sobre la base de
hechos realizados y consumados (históricos); lo que no
facilita que la gestión pueda aplicar los ajustes,
regularizaciones, conversión de las debilidades en
fortalezas y concretar la retroalimentación oportuna de
las actividades institucionales.

Producto de este panorama presentado podemos concluir que los
conceptos, criterios, lineamientos y prácticas de control
aplicados no han facilitado la solución de la
problemática. Además de la falta de oportunidad, el
control adolece de deficiencias en la aplicación de normas
técnicas, lo que mengua su relevancia y trascendencia en
la gestión, determinando falta de confiabilidad de quienes
hacen uso de la información institucional. Otra
situación similar es la no incorporación de la
nueva filosofía y doctrina, dada por el tratamiento del
entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de
control, información y comunicación y el monitoreo
puntual y/o permanente que se vienen aplicando en todo el mundo,
como forma de convertir las debilidades en fortalezas y
contribuir eficazmente a la optimización de la
gestión.

• SISTEMATIZACIÓN DEL
  PROBLEMA

PROBLEMA GENERAL:

¿De que manera el control puede convertir las
debilidades en fortalezas y contribuir en forma efectiva en la
mejora continua y competitividad institucional?

PROBLEMAS
ESPECÍFICOS:

1. ¿Cómo es posible que el control
facilite la eficiencia y efectividad de la gestión
pública?

2. ¿Qué componentes del sistema de control
deben definirse para que se facilite la mejora continua y
competitividad en el marco del proceso de gestión
pública?

• MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

• MARCO TEÓRICO

• EL CONTROL EN EL MARCO DE LA GESTION
  PUBLICA

Analizando a Uceda (2007), la gestión
pública, es el conjunto de acciones mediante las cuales
las entidades tienden al logro sus fines, objetivos y metas, los
que están enmarcados por las políticas
gubernamentales establecidas por el Poder Ejecutivo.

Según la UNA y el IDG (2005)[1],
un crecimiento sostenible y equitativo depende también de
la calidad y eficiencia de las políticas y de la
gestión pública. Como la experiencia de la
región pone de manifiesto, sin políticas
públicas fiscalmente responsables y sostenidas, la
estabilidad macroeconómica termina afectada, haciendo poco
útiles los restantes esfuerzos para el desarrollo de la
producción y la reducción de la pobreza. El
fortalecimiento de marcos de responsabilidad que incentiven la
eficiencia y eficacia de las políticas y de la
gestión pública constituyen, no sólo la
mejor medida preventiva contra los desequilibrios fiscales, sino
la única forma de satisfacer necesidades sociales y
económicas indispensables para promover un crecimiento
sustentable y equitativo. En particular, es prioritario adaptar
los sistemas de asignación de recursos para que respondan
a las necesidades de los más desfavorecidos y adaptar los
sistemas de prestación a sus circunstancias
específicas, posibilitando su participación e
implicación directa. Para lograr todo ello, es
indispensable superar la politización de las
administraciones públicas y su "captura" por intereses
particulares, que se traducen en fenómenos de clientelismo
y amiguismo que son causa de ineficiencia, corrupción y
distorsión de las intervenciones y políticas del
Estado. Las administraciones públicas deben constituir la
plataforma institucional para la elaboración e
implantación de políticas públicas que
respondan a los intereses generales de la sociedad, con
subordinación plena a la legalidad. Las instituciones
administrativas de los países deben ser fortalecidas, no
sólo por la importancia que tienen en sí mismas,
sino porque su solidez es una condición necesaria para
rentabilizar las inversiones en cualquier sector.

Interpretando a Pérez-Carballo (2007), la
integración económica, financiera, contable y en
otras áreas ha creado la necesidad de integrar
metodologías y conceptos en todos los niveles de las
diversas áreas administrativas y operativas con el fin de
ser competitivos y responder a las nuevas exigencias
institucionales, surge así el tratamiento del control
interno en el marco de la gestión pública. El
control se entiende como el proceso que ejecuta la
administración con el fin de evaluar operaciones
especificas con seguridad razonable en tres principales
categorías: i) Efectividad y eficiencia operacional; ii)
Confiabilidad de la información financiera; y, iii)
Cumplimiento de políticas, leyes y normas.

Según la UNA & EL IDG (2005), el control
posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las
empresas de acuerdo a las características administrativas,
operacionales y de tamaño; los componentes son: un
ambiente de control, una valoración de riesgos, las
actividades de control (políticas y procedimientos),
información y comunicación y finalmente el
monitoreo o supervisión.

Analizando a Coopers & Lybrand (2004), la
implementación del control implica que cada uno de sus
componentes estén aplicados a cada categoría
esencial de la entidad convirtiéndose en un proceso
integrado y dinámico permanentemente, como paso previo
cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y
estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el
desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas
corporativas; aunque el sistema de control interno debe ser
intrínseco a la administración de la entidad y
busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se
producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el
sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un
pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón
se hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y
externos con el fin de que el control provea una seguridad
razonable para la categoría a la cual fue diseñado,
estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma
de decisiones erróneas, simples equivocaciones o
confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy
importante la contratación de personal con gran capacidad
profesional, integridad y valores éticos así como
la correcta asignación de responsabilidades bien
delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de
que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de
aplicación del mismo, cada persona es un eslabón
que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de
la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal en la
aplicación del control interno en la organización
debe estar siempre en cabeza de la administración o alta
gerencia con el fin de que exista un compromiso real a todos los
niveles de la empresa, siendo función del departamento de
auditoria interna o quien haga sus veces, la adecuada
evaluación o supervisión independiente del sistema
con el fin de garantizar la actualización, eficiencia y
existencia a través del tiempo, estas evaluaciones pueden
ser continuas o puntuales sin tener una frecuencia predeterminada
o fija, así mismo es conveniente mantener una correcta
documentación con el fin de analizar los alcances de la
evaluación, niveles de autorización, indicadores de
desempeño e impactos de las deficiencias encontradas,
estos análisis deben detectar en un momento oportuno como
los cambios internos o externos del contexto empresarial pueden
afectar el desarrollo o aplicación de las políticas
en función de la consecución de los objetivos para
su correcta evaluación.

Según la INTOSAI (1994), La comprensión
del control puede ayudar a cualquier entidad a obtener logros
significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y
economía, indicadores indispensables para el
análisis, toma de decisiones y cumplimiento de
metas.

Según Aldave & Meniz (2005) , coincidente con
la Contraloría General de la República (2004),
explican que Control es el sistema integrado por la estructura
organizacional y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por las
empresas públicas de saneamiento, con el fin de procurar
que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por
la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos. El ejercicio del Control debe consultar los principios
de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, moralidad,
publicidad y valoración de costos ambientales. En
consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal
manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de
las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en
particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad
del mando. El Control se expresará a través de las
políticas aprobadas por los niveles de dirección y
administración de las respectivas entidades y se
cumplirá en toda la escala de la estructura
administrativa, mediante la elaboración y
aplicación de técnicas de dirección,
verificación y evaluación de regulaciones
administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de
sistemas de información y de programas de
selección, inducción y capacitación de
personal.

Uceda Arcas (2007), coincide con Pérez-Carballo
(2007), cuando indican que el Control interno es un plan de
organización de todos los métodos coordinados con
la finalidad de: a) Proteger los recursos de la
organización, buscando su adecuada administración
ante posibles riesgos que los afecten; b) Garantizar la eficacia,
la eficiencia y economía en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la ejecución de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misión
institucional; c) Velar porque todas las actividades y recursos
de la organización estén dirigidos al cumplimiento
de los objetivos de la entidad; d) Garantizar la correcta
evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la
información y de sus registros; f) Definir y aplicar
medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que
puedan afectar el logro de sus objetivos; g) Garantizar que el
Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación; h) Velar porque la
entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos
adecuados para el diseño y desarrollo
organizacional.

INTOSAI (1994), CGR (2006) Y Aldave & Meniz (2005),
coinciden que toda entidad bajo la responsabilidad de sus
directivos, debe por lo menos implementar los siguientes aspectos
que deben orientar la aplicación del Control: a)
Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como
especificas, así como la formulación de planes
operativos que sean necesarios; b) Definición de
políticas como guías de acción y
procedimientos para la ejecución de los procesos; c)
Adopción de un sistema de organización adecuado
para ejecutar los planes; d) Delimitación precisa de la
autoridad y los niveles de responsabilidad; e) Adopción de
normas para la protección y utilización racional de
los recursos; f) Dirección y administración del
personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; g)
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las
evaluaciones de Control Interno; h) Establecimiento de mecanismos
que faciliten el control ciudadano a la gestión de las
entidades; i) Establecimiento de sistemas modernos de
información que faciliten la gestión y el control;
j) Organización de métodos confiables para la
evaluación de la gestión; k) Establecimiento de
programas de inducción, capacitación y
actualización de directivos y demás personal de la
entidad; l) Simplificación y actualización de
normas y procedimientos.

Interpretando a la CGR (2006-A), el control
gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y
verificación de los actos y resultados de la
gestión pública, en atención al grado de
eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y
destino de los recursos y bienes del Estado, así como del
cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de
política y planes de acción, evaluando los sistemas
de administración, gerencia y control, con fines de su
mejoramiento a través de la adopción de acciones
preventivas y correctivas pertinentes. El control gubernamental
es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso
integral y permanente

Según la CGR (2006-C), El control interno
comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de
verificación posterior que realiza la entidad sujeta a
control, con la finalidad que la gestión de sus recursos,
bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente.
Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.

Según la CGR (2006-C) se entiende por control
externo, el conjunto de políticas, normas, métodos
y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la
Contraloría General u otro órgano del Sistema por
encargo o designación de ésta, con el objeto de
supervisar, vigilar y verificar la gestión, la
captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se
realiza fundamentalmente mediante acciones de control con
carácter selectivo y posterior. En concordancia con sus
roles de supervisión y vigilancia, el control externo
podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se
determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de
Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso
conlleve injerencia en los procesos de dirección y
gerencia a cargo de la administración de la entidad, o
interferencia en el control posterior que corresponda. Para su
ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad,
de gestión, financiero, de resultados, de
evaluación de control interno u otros que sean
útiles en función a las características de
la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma
individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo
inspecciones y verificaciones, así como las diligencias,
estudios e investigaciones necesarias para fines de
control.

Según la CGR (2006-C), las Normas de Control
Interno tienen como base legal y documental la siguiente
normativa y documentos internacionales: Ley Nº 28716, Ley de
Control Interno de las entidades del Estado; Ley Nº 27785,
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República; Manual de
Auditoría Gubernamental, aprobado mediante R.C. N°
152-98-CG; Internal Control – Integrated Framework,
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Comisión, 1990; Guía para las normas de control
interno del sector público, INTOSAI, 1994. Las Normas de
Control Interno, constituyen lineamientos, criterios,
métodos y disposiciones para la aplicación y
regulación del control interno en las principales
áreas de la actividad administrativa u operativa de las
entidades, incluidas las relativas a la gestión
financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas
de información y de valores éticos, entre otras. Se
dictan con el propósito de promover una
administración adecuada de los recursos públicos en
las entidades del Estado. Los titulares, funcionarios y
servidores de cada entidad, según su competencia, son
responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la
estructura de control interno en función a la naturaleza
de sus actividades y volumen de operaciones. Asimismo, es
obligación de los titulares, la emisión de las
normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo con
su naturaleza, estructura, funciones y procesos en armonía
con lo establecido en el presente documento. Las Normas de
Control Interno se fundamentan en criterios y prácticas de
aceptación general, así como en aquellos
lineamientos y estándares de control.

Las Normas de Control Interno tienen como objetivo
propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y
mejorar la gestión pública, en relación a la
protección del patrimonio público y al logro de los
objetivos y metas institucionales.

En este contexto, los objetivos de las Normas de Control
Interno son:

• a) Servir de marco de referencia en materia de
  control interno para la emisión de la respectiva
  normativa institucional, así como para la
  regulación de los procedimientos administrativos y
  operativos derivados de la misma;

• b) Orientar la formulación de normas
  específicas para el funcionamiento de los procesos de
  gestión e información gerencial en las
  entidades;

• c) Orientar y unificar la aplicación del
  control interno en las entidades.

Según la CGR (2006-C), las Normas de Control
Interno se aplican a todas las entidades comprendidas en el
ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control
(SNC), bajo la supervisión de los titulares de las
entidades y de los jefes responsables de la administración
gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces. En el
supuesto que las Normas de Control Interno, no resulten
aplicables en determinadas situaciones, corresponderá
mencionarse específicamente en el rubro limitaciones el
alcance de cada norma. La Contraloría General de la
República (CGR) establecerá los procedimientos para
determinar las excepciones a que hubiere lugar. Las citadas
normas no interfieren con las disposiciones establecidas por la
legislación, ni limitan las normas dictadas por los
sistemas administrativos, así como otras normas que se
encuentren vigentes. La aplicación de estas normas
contribuye al fortalecimiento de la estructura de control interno
establecida en las entidades.

La CGR, en su calidad de organismo rector del SNC, es la
competente para la emisión o modificación de las
normas de control interno aplicables a las entidades del sector
público sujetas a su ámbito, con el fin que
orienten la efectiva implantación, funcionamiento y
evaluación del control interno en las entidades del
Estado.

La Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de la
Entidades del Estado, define como sistema de control interno
control interno al conjunto de acciones, actividades, planes,
políticas, normas, registros, organización,
procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las
autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada
entidad del Estado, para la consecución de los objetivos
institucionales que procura. Asimismo, la Ley refiere que sus
componentes están constituidos por:

• a) El ambiente de control, entendido como el
  entorno organizacional favorable al ejercicio de
  prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para
  el funcionamiento del control interno y una gestión
  escrupulosa

• b) La evaluación de riesgos, que deben
  identificar, analizar y administrar los factores o eventos
  que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines,
  metas, objetivos, actividades y operaciones
  institucionales

• c) Las actividades de control gerencial, que
  son las políticas y procedimientos de control que
  imparte el titular o funcionario que se designe, gerencia y
  los niveles ejecutivos competentes, en relación con
  las funciones asignadas al personal, con el fin de asegurar
  el cumplimiento de los objetivos de la entidad

• d) Las actividades de prevención y
  monitoreo, referidas a las acciones que deben ser adoptadas
  en el desempeño de las funciones asignadas, con el fin
  de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y calidad
  para la consecución de los objetivos del control
  interno

• e) Los sistemas de información y
  comunicación, a través de los cuales el
  registro, procesamiento, integración y
  divulgación de la información, con bases de
  datos y soluciones informáticas accesibles y modernas,
  sirva efectivamente para dotar de confiabilidad,
  transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y
  control interno institucional

• f) El seguimiento de resultados, consistente en
  la revisión y verificación actualizadas sobre
  la atención y logros de las medidas de control interno
  implantadas, incluyendo la implementación de las
  recomendaciones formuladas en sus informes por los
  órganos del SNC

• g) Los compromisos de mejoramiento, por cuyo
  mérito los órganos y personal de la
  administración institucional efectúan
  autoevaluaciones para el mejor desarrollo del control interno
  e informan sobre cualquier desviación deficiencia
  susceptible de corrección, obligándose a dar
  cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se
  formulen para la mejora u optimización de sus labores.
  La Administración y el Órgano de Control
  Institucional forman parte

Según Aldave & Meniz (2005), la adecuada
implantación y funcionamiento sistémico del control
interno en las entidades del Estado, exige que la
administración institucional prevea y diseñe
apropiadamente una debida organización para el efecto, y
promueva niveles de ordenamiento, racionalidad y la
aplicación de criterios uniformes que contribuyan a una
mejor implementación y evaluación
integral.

En tal sentido, se considera que son principios
aplicables al sistema de control interno:

• a) El autocontrol, en cuya virtud todo
  funcionario y servidor del Estado debe controlar su trabajo,
  detectar deficiencias o desviaciones y efectuar correctivos
  para el mejoramiento de sus labores y el logro de los
  resultados esperados;

• b) La autorregulación, como la capacidad
  institucional para desarrollar las disposiciones,
  métodos y procedimientos que le permitan cautelar,
  realizar y asegurar la eficacia, eficiencia, transparencia y
  legalidad en los resultados de sus procesos, actividades u
  operaciones; y,

• c) La autogestión, por la cual compete a
  cada entidad conducir, planificar, ejecutar, coordinar y
  evaluar las funciones a su cargo con sujeción a la
  normativa aplicable y objetivos previstos para su
  cumplimiento.

Aldave & Meniz (2005), coinciden con la CGR
(2006-C), cuando establecen que la organización
sistémica del control se diseña y establece
institucionalmente teniendo en cuenta las responsabilidades de
dirección, administración y supervisión de
sus componentes funcionales, para lo cual en su estructura se
preverán niveles de control estratégico, operativo
y de evaluación. El enfoque moderno establecido por el
COSO, la Guía de INTOSAI y la Ley Nº 28716,
señala que los componentes de la estructura de control
interno se interrelacionan entre sí y comprenden diversos
elementos que se integran en el proceso de gestión. Por
ello en el presente documento, para fines de la adecuada
formalización e implementación de la estructura de
control interno en todas las entidades del Estado, se concibe que
ésta se organice con base en los siguientes cinco
componentes:

• a) Ambiente de control

• b) Evaluación de riesgos

• c) Actividades de control gerencial

• d) Información y
  comunicación

• e) Supervisión, que agrupa a las
  actividades de prevención y monitoreo, seguimiento de
  resultados y compromisos de mejoramiento.

Dichos componentes son los reconocidos
internacionalmente por las principales organizaciones mundiales
especializadas en materia de control interno y, si bien su
denominación y elementos conformantes pueden admitir
variantes, su utilización facilita la implantación
estandarizada de la estructura de control interno en las
entidades del Estado, contribuyendo igualmente a su ordenada,
uniforme e integral evaluación por los órganos de
control competentes.

Según la CGR (2006-C), el control interno es
efectuado por diversos niveles jerárquicos. Los
funcionarios, auditores internos y personal de menor nivel
contribuyen para que el sistema de control interno funcione con
eficacia, eficiencia y economía. El titular, funcionarios
y todo el personal de la entidad son responsables de la
aplicación y supervisión del control interno,
así como en mantener una estructura sólida de
control interno que promueva el logro de sus objetivos,
así como la eficiencia, eficacia y economía de las
operaciones. Para contribuir al fortalecimiento del control
interno en las entidades, el titular o funcionario que se
designe, debe asumir el compromiso de implementar los
criterios que se describen a
continuación:

• a) Apoyo institucional a los controles
  internos: El titular, los funcionarios y todo el personal de
  la entidad deben mostrar y mantener una actitud positiva y de
  apoyo al funcionamiento adecuado de los controles internos.
  La actitud es una característica de cada entidad y se
  refleja en todos los aspectos relativos a su
  actuación. Su participación y apoyo favorece la
  existencia de una actitud positiva.

• b) Responsabilidad sobre la gestión:
  Todo funcionario público tiene el deber de rendir
  cuenta ante una autoridad superior y ante el público
  por los fondos o bienes públicos a su cargo o por una
  misión u objetivo encargado y aceptado.

• c) Clima de confianza en el trabajo: El titular
  y los funcionarios deben fomentar un apropiado clima de
  confianza que asegure el adecuado flujo de información
  entre los empleados de la entidad. La confianza permite
  promover una atmósfera laboral propicia para el
  funcionamiento de los controles internos, teniendo como base
  la seguridad y cooperación recíprocas entre las
  personas así como su integridad y competencia, cuyo
  entorno retroalimenta el cumplimiento de los deberes y los
  aspectos de la responsabilidad.

• d) Transparencia en la gestión
  gubernamental: La transparencia en la gestión de los
  recursos y bienes del Estado, con arreglo a la normativa
  respectiva vigente, comprende tanto la obligación de
  la entidad pública de divulgar información
  sobre las actividades ejecutadas relacionadas con el
  cumplimiento de sus fines así como la facultad del
  público de acceder a tal información, para
  conocer y evaluar en su integridad, el desempeño y la
  forma de conducción de la gestión
  gubernamental.

• e) Seguridad razonable sobre el logro de los
  objetivos del control interno. La estructura de control
  interno efectiva proporciona seguridad razonable sobre el
  logro de los objetivos trazados. El titular o funcionario
  designado de cada entidad debe identificar los riesgos que
  implican las operaciones y, estimar sus márgenes
  aceptables en términos cuantitativos y cualitativos,
  de acuerdo con las circunstancias.

Según la CGR (2006-C), se han establecido
aspectos para cada norma general del control
institucional.

NORMA GENERAL PARA EL AMBIENTE DE
CONTROL

La gestión pública, es muy compleja, por
tanto esto repercute en el ambiente de control, en ese sentido,
se considerará los siguientes aspectos:

• Filosofía de la Dirección

• Integridad y valores éticos

• Administración estratégica

• Estructura organizativa

• Administración de los recursos
  humanos

• Competencia profesional

• Asignación de autoridad y
  responsabilidad

• Órgano de Control Institucional

NORMA GENERAL PARA LA EVALUACIÓN DE
RIESGOS

Los riesgos de la gestión pública,
serán evaluados teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:

• Planeamiento de la administración de
  riesgos

• Identificación de los riesgos

• La valoración de los riesgos

• Respuesta al riesgo

NORMA GENERAL PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
GERENCIAL:

Como parte de esta norma se considerarán los
siguientes aspectos:

• Procedimientos de autorización y
  aprobación

• Segregación de funciones

• Evaluación costo-beneficio

• Controles sobre el acceso a los recursos o
  archivos

• Verificaciones y conciliaciones

• Evaluación del desempeño

• Rendición de cuentas

• Documentación de procesos, actividades y
  tareas

• Revisión de procesos, actividades y
  tareas

• Controles para las Tecnologías de la
  Información y Comunicaciones

NORMA GENERAL PARA LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN

Como parte de esta norma se definirán los
siguientes aspectos:

• Funciones y características de la
  información

• Información y responsabilidad

• Calidad y suficiencia de la
  información

• Los sistemas de información

• Flexibilidad al cambio

• Archivo institucional

• Comunicación interna

• Comunicación externa

• Canales de comunicación

NORMA GENERAL PARA LA
SUPERVISIÓN

En esta norma se definirá lo
siguiente:

• Normas básicas para las actividades de
  prevención y monitoreo

• Normas básicas para el seguimiento de
  resultados

• Normas básicas para los compromisos de
  mejoramiento

Según la CGR (2006-C), para un adecuado control
en el marco de la gestión pública, se deberá
tener en cuenta los siguientes lineamientos:

Lineamientos para el ejercicio del Control
Preventivo.

1. El control preventivo se ejerce bajo las modalidades
siguientes:

• a) Veedurías.

• b) Absolución de Consultas.

• c) Orientación de oficio.

• d) Promoción del cumplimiento de la
  Agenda de Compromisos de la entidad.

• e) Promoción del Control
  Interno

• f) Promoción de Programas de
  capacitación.

• g) Agenda de Compromisos del OCI.

2. El control preventivo se ejerce de oficio, por
disposición de la Contraloría General o por
requerimiento escrito del Titular de la entidad o quién
haga sus veces; ejecutándose antes o durante la
realización de las correspondientes actividades u
operaciones a cargo de la administración. Para su adecuado
cumplimiento son de aplicación los principios que regulan
el control gubernamental.

3. El control preventivo no interfiere con los actos de
gestión de la entidad, bajo ninguna forma o modalidad, ni
tiene una connotación mandatoria que afecte el ejercicio
discrecional de los funcionarios en los actos propios de su
decisión. Igualmente, no implica la emisión de
pronunciamientos, y menos aún sobre temas de competencia
de otras entidades públicas.

4. La orientación que se efectúe en el
marco del control preventivo, no debe restringir y/o subordinar
la decisión que adopte la administración de la
entidad sobre el caso materia de la misma.