Creación de una entidad, empresa y/o institución en la República Dominicana

Creación de una entidad,
empresa y/o institución, en la Rep. Dom.

Funciones y características del
sistema computarizado

1- Creación de la Entidad, Empresa y/o
Institución

Pasos para la Creación de la Entidad (Empresa
y/o Institución):

 Los pasos y costos para la constitución de
una compañía son los siguientes:

 1)   Registrar el Nombre Comercial
en la Oficina Nacional de Propiedad  Industrial
(ONAPI).

 Requisitos:

• Comunicación solicitando el Nombre Comercial
  o llenar el formulario en la Oficina Nacional de la Propiedad
  Industrial ONAPI.

• Copia de cedula del dueño y/o del
  solicitante.

• Pago correspondiente (confirmar el costo en
  ONAPI)

 2)    Pagar impuesto por
Constitución de Compañía en la
Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

  3)   Registrar los Documentos
Legales en la Cámara de Comercio y Producción de
Santo Domingo, cuyo costo depende del Capital Social
Autorizado.

 Requisitos:

• Depositar los documentos legales originales y tres
  copias.

• Llenar formulario de solicitud de Registro
  Mercantil.

• Copia de las cedulas y/o pasaportes de los
  accionistas de la compañía.

• Copia del registro de Nombre Comercial.

• Copia del recibo de pago de impuesto   por
  Constitución de Compañía.

 4)   Solicitar el Registro Nacional del
Contribuyente (RNC), a la Dirección General de Impuesto
Internos (DGII), este servicio es gratis.

 Requisitos:

• Formulario de Registro Nacional de Contribuyente
  (RNC)

• Copia de registro del Nombre Comercial.

• Copia del Registro Mercantil.

  Para Empresas que Realizan Procesos Industriales
deben también obtener otros registros, tales
como:

• Registro Industrial otorgado por
  Pro-Industria. 

• Registro Sanitario otorgado por la Secretaria de
  Estado de Salud Pública y Asistencia
  Social.

• Permiso Ambiental otorgado por la Secretaria de
  Estado de Medio Ambiente y Recursos Naturales.

Nota Importante:

Si aún no ha empezando el proceso de
constitución de compañía, puede realizarlos
en la Ventanilla Única, ubicada en la Cámara
de Comercio y Producción de Santo Domingo, donde puede
solicitar y darle seguimiento al Registro de Nombre Comercial,
Registro Mercantil y Registro Nacional de
Contribuyente.

 Inscripción de empleados en la Seguridad
Social. (TSS):

Los empleados deben ser registrados, luego de ser
contratados, en la TSS, por lo que recibirán atenciones de
salud, y un fondo para pensiones, que será retribuido
cuando el empleado posea 60 años de edad, o se vea
impedido de realizar trabajo físico, antes de haber
cumplido esta edad. El patrono debe de inscribirlos en el Centro
de Asistencia al Empleador.

 Formalización de empresa de persona
física o un solo dueño:

 Pasos para la formalización de una empresa
de Persona Física o un Solo Dueño.

• 1) Registro de Nombre Comercial en la
  Oficina Nacional de Propiedad Industrial.

Requisitos:

a)   Llenar Formulario en la misma
oficina

b)   Copia de Cédula.

 2)   Registro Mercantil en
la Cámara de Comercio y Producción de Santo
Domingo.

     Requisitos:

  a)     Copia del Nombre
Comercial

b)     Copia de
Cédula

c)     Formulario lleno del
Registro Mercantil (se obtiene en la misma
cámara.

  3) Registro Nacional del Contribuyente (R N
C) en la Dirección General de Impuestos Internos
(DGII). Dirección: Av. México o en cual otra
Oficina de de Impuestos Internos. Costo:
Gratis.

     Requisitos:

  a)   Llenar Formulario (lo solicita en
la Dirección Nacional de Impuestos Internos.

b) Copia de Cédula.

 Nota Importante: Si aún no ha
empezando el proceso de constitución de
compañía, puede realizarlos en la Ventanilla
Única ubicada en la Cámara de Comercio y
Producción de Santo Domingo, donde puede solicitar
y darle seguimiento al Registro de Nombre Comercial, Registro
Mercantil y Registro Nacional de Contribuyente.

 Catálogo de Cuentas: Al recibirse la
documentación será necesario clasificada por grupos
homogéneos — ventas, compras, cobros, pagos,
traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar
almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que
forman la memoria de este organismo administrativo.

Conviene, pues, establecer esas cuentas,
identificándolas con toda exactitud y formando al efecto
el llamado catálogo de cuentas.

Como su nombre lo indica, el catálogo es una
lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las
actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto,
habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras
que sean características de cierto tipo de
negocios.

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo,
es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas
que deberán utilizarse, evitando así errores de
aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la
identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor
general o de las sub cuentas que forman los mayores
auxiliares.

Hay diversas maneras de organizar este sistema de
identificación y, salvo casos especiales, quizá lo
m práctico sea optar por una clasificación decimal
que permita agregar o suprimir partidas según sea
necesario.

El catálogo de cuentas se define, como el
índice o instructivo, donde, ordenada y
sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas
aplicables en la contabilidad de una negociación o
empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los
números de las cuentas".

Es importante al establecer un catálogo de
cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se
acompañe de una guía que detalle los movimientos
que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el
mismo.

La elaboración de este catálogo puede ser
de forma numérica, numérica decimal,
alfabética, numérica alfabética o
alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las
necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que
a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en
forma ordenada para su fácil manejo y control.

ORGANIZACIÓN DE EL CATÁLOGO DE
CUENTAS:

Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en
el orden en que habrán de aparecer en los estados
financieros, numerándolas dentro de un sistema decimal.
Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre,
ya por su número, lo cual en muchos casos es más
práctico.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS:

La mayoría de los elementos de nuestro medio
ambiente, como podrían ser una construcción, una
bicicleta, un mamífero, un centro de estudios, un
automóvil, etcétera, pueden clasificarse de
diversas maneras en función de los puntos de vista que se
tomen. Las cuentas como elementos de control no son una
excepción; por lo tanto también son materia de
clasificación.

Tomándose en consideración los
conocimientos asimilados, pueden integrarse en dos
grupos:

a. a. Cuentas según el Estado Financiero en el
cual reflejan su información.

b. b. Cuentas de acuerdo con la naturaleza de su
saldo.

Tomando como punto de vista el estado financiero en el
cual se presenten, las cuentas se sub clasifican en:

• Cuentas de Balance

• Cuentas de Resultados

Las primeras son todas aquellas cuentas que se presentan
en cualquier Balance General, como es el caso de: bancos,
almacén, edificio, proveedores, impuestos por pagar,
capital, etcétera. Las segundas son las que integran el
Estado de Resultados. Ejemplo: ventas, otros productos, costo de
ventas, gastos de operación, etcétera.

En función de la naturaleza del saldo de las
cuentas, se subclasifican de la siguiente manera:

• Cuentas de Saldo Deudor

• Cuentas de Saldo Acreedor

Las primeras son precisamente aquellas cuyo saldo es
deudor, independientemente del estado financiero en que se
encuentren contenidas, por ejemplo: bancos, almacén,
edificio, costo de ventas, gasto de operación,
etcétera.

Diarios Mayor y General:

Cuando el movimiento acreedor es superior al deudor, se
produce un saldo acreedor; de esta manera, se estará
frente a una cuenta clasificada dentro de las de saldo acreedor,
sin tomarse tampoco en consideración el estado financiero
del cual forme parte; ejemplo: proveedores, impuestos por pagar,
capital, ventas, otros productos, etcétera.

Por lo tanto, al hablar de bancos, estaremos tratando el
caso de una cuenta de Balance de saldo deudor. Al referirse a
ventas, se entiende como ejemplo de cuenta de resultados de saldo
acreedor, y así sucesivamente será la
situación de todas las cuentas, con base en el estado
financiero del cual formen parte, y en su saldo.

Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad
en las empresas, el estudio de los libros usado en las mismas es
vital para todo estudiante de ingeniería en sistemas ya
que a la hora de adoptar un programa de contabilidad a una
empresa debe tener los conocimientos básicos que le
proporciona el uso de los libros.

Los libros de diario y de mayor le producen
información muy valiosa al gerente de la empresa ya que lo
ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier
variación desfavorable.

Presupuesto:

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta
prevista, expresada en valores y términos financieros que,
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización.

Funciones de los presupuestos:

La principal función de los presupuestos se
relaciona con el Control financiero de la
organización.

El control presupuestario es el proceso de descubrir
qué es lo que se está haciendo, comparando los
resultados con sus datos presupuestados correspondientes para
verificar los logros o remediar las diferencias.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles
preventivos como correctivos dentro de la
organización.

Importancia de los presupuestos:

Presupuestos: Son útiles en la
mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas
(compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias
gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y
pequeñas empresas.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a
minimizar el riesgo en las operaciones de la
organización.

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de
operaciones de la empresa en unos límites
razonables.

Sirven como mecanismo para la revisión de
políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas
hacia lo que verdaderamente se busca.

Facilitan que los miembros de la
organización.

Cuantifican en términos financieros los diversos
componentes de su plan total de acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías
durante la ejecución de programas de personal en un
determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de
comparación una vez que se hayan completado los planes y
programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de
asesoría a pensar en las necesidades totales de las
compañías, y a dedicarse a planear de modo que
puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria

Los presupuestos sirven como medios de
comunicación entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de
estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a
través de niveles sucesivos para su ulterior
análisis.

Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser
detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su
comportamiento en relación con el desenvolvimiento del
presupuesto.

Objetivos de los presupuestos:

• Planear integral y sistemáticamente todas las
  actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo
  determinado.

• Controlar y medir los resultados cuantitativos,
  cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes
  dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las
  metas previstas.

Finalidades de los presupuestos:

• Coordinar los diferentes centros de costo para que
  se asegure la marcha de la empresa en forma
  integral.

• Planear los resultados de la organización en
  dinero y volúmenes.

• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la
  empresa.

• Coordinar y relacionar las actividades de la
  organización.

• Lograr los resultados de las operaciones
  periódicas

Creación de Centros de Costos:

Los centros de costo son divisiones que generan costos
para la organización pero sólo indirectamente le
añaden beneficio o utilidad. Ejemplos típicos de
esto son los Departamentos de Investigación y Desarrollo,
Mercadotecnia y Servicio al cliente.

Las organizaciones pueden optar también por
clasificar los centros de utilidad o centros de inversión.
Existen ventajas de clasificar simple y sencillamente a las
divisiones de la organización como centros de costo ya que
con esto los costos son más fácilmente medibles.
Sin embargo, los centros de costo crean incentivos a los
administradores de subestimar sus unidades para así
beneficiarse ellos mismos. Esta subestimación puede
resultar en consecuencias adversas para la organización
como un todo (por ej. ventas reducidas debido a experiencias de
un mal servicio al cliente).

Debido a que los centros de costo tienen un impacto
negativo en la utilidad, son de las primeras divisiones a tomarse
en consideración cuando se llevan a cabo recortes de
personal, de presupuesto o reestructuraciones. Las decisiones
operativas en un Centro de contacto por ejemplo están
basadas en consideraciones de costos. Inversiones financieras en
equipamiento nuevo, tecnología y personal son
difícilmente justificadas ante la Administración
debido a que éstas aportan a la utilidad indirectamente y
su aportación es difícilmente
cuantificable.

Algunas veces se emplean algunas técnicas para
cuantificar los beneficios de un centro de costo y relacionar los
costos y beneficios con los de la organización como un
todo. En un Centro de contacto por ejemplo, para este fin son
utilizados indicadores como nivel de servicio, costo por llamada,
promedio de la duración de una llamada.

Capturas de las Pólizas:

Es el documento de carácter interno en la que se
registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas
operaciones.

Las pólizas es una evolución de los
métodos de registro manual que consiste en términos
generales en emplear un documento individual para registrar cada
operación teniendo como característica que permite
una mayor división del trabajo:

• Las pólizas se hacen con un original y con
  los ejemplares según las necesidades de la
  empresa.

• En las pólizas se debe hacer constar las
  firmas de las personas que intervienen en su
  formulación, revisión y autorización con
  el fin de fijar responsabilidades.

• Concluida la anotación de los registros de
  las pólizas se debe de archivar en numeración
  progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor
  facilidad.

• Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que
  reciben las cuentas en los registros de las pólizas y
  con los totales se forman un solo asiento de
  concentración que pasa al diario general.

• Los asientos de concentración que recibe el
  diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los
  datos para la elaboración de los estados
  financieros.

Ventajas:

• Mayor división del trabajo.

• No permite que los diarios o registros de
  pólizas se registren operaciones que no estén
  previamente autorizados, realizados y registrados por
  personas responsables.

• Facilitan la anotación de los mayores
  auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones,
  pues los datos se toman de las copias de las
  pólizas.

Desventajas:

• El registro de pólizas se lleva en forma
  tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en
  las columnas.

• Para negocios de poco movimiento representa un costo
  muy elevado.

Sistema de póliza única: en el sistema de
póliza única se emplea una sola clase de
póliza para registrar cualquier tipo de operación,
es decir, igual se anota en ella una operación de caja que
se puede registrar una de diario. Esta póliza no es sino
una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y
reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como
son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que
inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las
mencionadas.

Conforme se van celebrando las operaciones, se registran
a máquina en estas hijas de papel indicando en ellas todos
los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la
operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el
de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de
los créditos y, finalmente, la explicación o la
redacción de la operación registrada. Una vez
escritos en la póliza los datos mencionados,
deberán anexarse a ella todos los comprobantes que
respalden la operación efectuada y que justifiquen las
cantidades de cargo o de crédito a las cuentas
correspondientes.

Finalmente, cuando ya se ha registrado la
operación y anexado los comprobantes de la misma, se
harán constar en la parte inferior de la póliza las
firmas de las personas que intervinieron en la elaboración
de ella, en su revisión y la de quien autorizo la
operación. Esta fase del trabajo consistente en anexar los
comprobantes y hacer constar las firmas de las personas que
intervinieron, constituye la comprobación de operaciones a
que hizo referencia al principio.

Rayado de la póliza: en este caso, como en
cualquier documento o registro de carácter contable, el
rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden
ser muy variables, según la clase de póliza de que
se trate, de los datos de carácter interno que se
requieren en las mismas y, en general de la organización
de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo,
tratándose de la póliza única los datos que
debe contener son los siguientes:

• El nombre de la persona o nombre del negocio o
  sociedad mercantil de que se trate.

• El nombre de la póliza.

• El numero de la misma.

• Columna para la fecha de
  operación.

• Espacio de redacción para notar el nombre de
  las cuentas de que se afecten, así como la
  redacción del asiento.

• Dos columnas de valores, destinadas, la primera a
  los cargos, y la segunda a los créditos.

• Tres espacios destinados a escribir las firmas de
  las personas que intervinieron en la formulación de la
  póliza, y que son las siguientes:

• La persona que la hizo,

• La persona que la reviso, y

• La que autorizo.

Registro de pólizas:

Una vez que la pólizas han sido registradas con
las firmas de las personas que intervinieron en su
formulación, revisión y aprobación,
deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de
registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con
columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y
el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de
registro.

La única diferencia entre el rayado de un diario
tabular y el que corresponde al registro de pólizas,
estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una
pequeña columna destinada a notar el numero de cada
póliza registrada. Con respecto al número de la
póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna
cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden
progresivo. De lo anterior se deduce que, si una póliza
carece de números, este solo hecho indicara que no se ha
anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la
operación asentada en ella aun no ha quedado contabilizada
en los libros. Al final del periodo de concentración
deberán obtenerse la sumas de cada una de las columnas de
valores del rayado, así como también analizar el
espacio de varias cuentas para formular con esos totales un
asiento de concentración en el diario general, de los
comúnmente expresados como de:

Errores y contrapartidas: cuando se tiene
establecido este sistema y se comete algún error al
registrar una operación, deberán, en principio,
observarse las reglas generales para llevarse a cabo la
cooperación por medio de un asiento de contrapartida. Pero
teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas las
operaciones se anotan primero en estas y que después las
mismas se asientan en el registro, los errores presentan ciertas
formas especiales que requieren seguir determinados
procedimientos para su corrección.

Los errores que se pueden cometer se clasifican en
dos grupos:

• Errores que se cometen en las pólizas,
  y

• Errores que se cometen en el registro.

Errores en las pólizas: Los errores
localizados solamente en las pólizas pueden presentar dos
aspectos:

• Que la póliza se formule incorrectamente,
  pero que el error se advierta antes de que sea
  registrada.

• Que la póliza se haga en forma incorrecta y,
  en esa misma forma, se pase al registro de
  póliza.

En el primer caso, puesto que la póliza no
se ha registrado, bastara con cancelar o destruir la
póliza equivocada, e inmediatamente después,
formular la correcta, que será la que se anote en el
registro.

En el segundo caso, (cuando la póliza este
equivocada y error se advierte después de haberse
registrado también en forma equivocada), la
corrección se hará formulando una nueva
póliza, en la que se asiente la contrapartida que proceda,
y anotándola después en registro de póliza
con lo cual quedara corregido el error que se hubiere
cometido.

Errores en el registro: Cuando se ha formulado la
póliza correctamente pero al registrarse, se
cometió el error ya sea en los cargos o abonos alas
cuentas o el importe de los mismos, la corrección
deberá hacerse solamente en el registro anotando con tinta
roja en la columna de la cuenta o cuentas equivocadas el importe
asentado incorrectamente y, con tinta oscura, las cantidades en
las columnas de las cuentas correctas.

Estas anotaciones deberán ir precedidas de una
leyenda escrita en el espacio de redacción, expresada en
los siguientes términos: " cambio de columna,
póliza número……", O bien " corrección a
la póliza numero… "

Ventajas e inconvenientes del sistema:

Las ventajas e inconvenientes propios de este sistema de
pólizas pueden sintetizares así:

Ventajas:

Por las características del sistema se logra una
mayor división en la ejecución del trabajo de
contabilidad, debido a que, anotándose los asientos en
hojas sueltas es posible producir simultáneamente varios
asientos, situación que no se logra con la misma facilidad
cuando se tienen establecidos diarios empastados, en los cuales
las anotaciones se hacen en forma manuscrita. Las operaciones
quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además
de anexar a la póliza los documentos o comprobantes, se
hacen constar las firmas de las personas que intervinieron en la
preparación, revisión y autorización de las
pólizas.

El pase a los libros auxiliares se facilita en forma
considerable ya que, evidentemente, resultan más
manejables las hojas sueltas (pólizas), que los libros
diarios. Se puede tener un archivo bien organizado de todos los
comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida
localización, debido a que las pólizas se archivan
por el mes a que corresponden y, dentro de esa
clasificación, por orden progresivo de su
localización.

Inconvenientes: como el registro de pólizas se
lleva en la forma tabular, es relativamente fácil que se
cometan errores consistentes en hacer cargos o abonos a cuentas
que no correspondan, o bien, que se cargue una cuenta en lugar de
abonarla.

La operación del sistema puede significar, para
negocios de poca importancia, un costo relativamente elevado, ya
que se requier4e la impresión de formas especiales,
así como la contratación de personal debidamente
adiestrado para manejar correctamente el registro de operaciones,
tanto en las mismas como en el libro de registro en donde se
anotan.

Sistema de pólizas de diario y caja: este sistema
tiene por base la misma que anteriormente hemos ya estudiado para
el sistema de diario y caja, es decir, la división de
operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y
operaciones de diario.

La diferencia entre uno y otro sistema radica en que,
mientras en el sistema de diario y caja cada tipo de
operación se anota directamente en un diario especial, en
este sistema de pólizas, se registra en pólizas
especiales, de las que vamos a ocuparnos ahora.

la clasificación de operaciones en los dos grupos
señalados da lugar a que las pólizas sean de las
siguientes dos clases:

1.-pólizas de caja.

2.-pólizas de diario.

Pólizas de caja: Las pólizas de
caja están destinadas a registrar las operaciones de caja,
es decir, aquellas que dan lugar a un movimiento de fondos en
efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero.
Pólizas de diario: las pólizas de diario
servirán para registrar todas las demás operaciones
que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en
efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o
resultados, distintos al numerario.

Formas: a continuación se mencionan los
datos fundamentales que deberán llevar cada una de las
pólizas especificadas, no sin antes recordar que los
rayados y datos que estos documentos deben contener, pueden ser
muy variables, por los motivos ya expuestos al tratar el sistema
de póliza única.

Por lo que se refiere a la póliza de caja, los
datos que debe contener serán los siguientes:1.- El
encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que
se trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y
el numero que se le asigne. 2.- En la parte media (el cuerpo de
la póliza) deberá contener:

• Columna para la fecha de la
  operación.

• Espacio de redacción para anotar el asiento a
  que dé lugar la entrada o salida de caja, así
  como la redacción de la operación
  efectuada.

• Dos columnas de valores, de las cuales la primera
  está destinada a los cargos, y la segunda, a los
  créditos.

3.- En la parte inferior (el pie de la póliza)
deberán destinarse, cuando menos, tres espacios para
escribir las firmas de las personas que intervinieron, a
saber:

• Quien la preparó

• Quien la revisó

• Quien la autorizó

También es una practica bastante generalizada la
de imprimir las pólizas en papel de color diferente, con
el objeto de que, s simple vista, se pueda distinguir la
naturaleza de cada una de ellas, no obstante que, como ya se
había indicado – cada clase de pólizas
deberá llevar el nombre de la misma, para mayor
seguridad.

Registros: en atención a la existencia de dos
clases de pólizas, se hace necesario, a su vez, establecer
registros, destinados, uno, al de las pólizas de caja, al
que se llama registro de pólizas de caja, y el otro, a las
de diario, que lleva el nombre de registro de pólizas de
diario.

Ambos registros contienen un rayado idéntico, es
decir, a base de múltiples columnas, con su respectivo
espacio de varias cuentas. Se sigue el procedimiento de que, una
vez requisitada la póliza (ya sea de caja o de diario) con
las firmas de las personas que intervinieron y con los
comprobantes de la operación anexos a la misma,
ésta se anote en el registro que le corresponda,
según su naturaleza, asignándosele, en ese momento,
el número correspondiente. Respecto al número que
debe tener cada póliza sigue la costumbre de no asignar
una numeración corrida a las pólizas de diario y de
caja, sino que teniendo en cuenta la naturaleza distinta de una y
de otras así como la existencia de registros destinados a
cada tipo de póliza, el numero será corrido dentro
de la clase de póliza de que se trate, con el objeto de
facilitar su identificación y rápida
localización.

Tanto el registro de pólizas de caja como el de
pólizas de diario, producen periódicamente un
asiento de concentración al diario general en los
siguientes términos:registro de pólizas de
caja

Por los ingresos o entradas de caja:

Caja y bancos a varios

Por los egresos o salidas de caja y bancos:

Varios a caja y bancos registro de pólizas de
diario:

Ambos registros de pólizas deberán
contener, formando parte de su rayado, una pequeña columna
destinada al número de la póliza. De hecho, el
registro de pólizas de caja equivale al diario de caja
llevado bajo la forma tabular, y el registro de pólizas de
diario hace las veces de un diario de operaciones diversas,
también bajo la forma tabular, cuando este diario funge
como auxiliar de un diario general llevado en su forma
continental.

Funcionamiento del sistema: Conforme se van
celebrando las operaciones, estas se clasifican en los dos grupos
base de este sistema, registrando en pólizas de caja las
entradas ingreso y salidas egreso de efectivo; y en
pólizas de diario, las operaciones que no den lugar a
movimientos de fondos. Tanto las pólizas de caja con las
de diario deberán llevar anexos los documentos que
comprueban la operación en ellas registradas, así
como las firmas de quienes formularon, revisaron y autorizaron la
póliza. Después se anotarán en sus
respectivos registros, y será en ese momento cuando se les
asigne el número que les corresponda, siguiendo al efecto
un orden progresivo.

Registrada la póliza, se guardará en el
archivo, juntando todas las que correspondan a un determinado mes
y ordenándolas por número progresivo. Cuando la
contabilidad de la empresa tiene establecidos varios auxiliares,
es recomendable, cada vez que se haga una póliza que
afecte cuentas colectivas o de control, sacar copias de ella al
carbón, para distribuirlas entre los distintos empleados
que llevan los auxiliares y facilitarles, en esa forma, el
registro oportuno de las operaciones.

Registro de operaciones: En este sistema, surge
el mismo problema que ya se había señalado en el
sistema de diario y caja para las operaciones mixtas, es decir,
aquellas en las cuales intervienen parte de movimiento de
efectivo y otra parte de valores que no son efectivos. En este
caso, deberá observarse la regla de que la
operación quede registrada, por su totalidad, en una
póliza de diario mediante el uso de una cuenta puente y
anotar en póliza de caja solamente la parte de la
operación que se haya cobrado o pagado en efectivo.
Errores y contrapartidas: todo lo mencionado en el sistema de
póliza única relativo a este punto, es aplicable al
sistema que estamos estudiando, con algunas diferencias que,
más que fondo, son de procedimiento, ya que, en este caso,
existen dos clase de pólizas y, por consiguiente, los
errores se pueden producir en las pólizas de diario o en
las pólizas de caja; y, del mismo modo, estos errores se
pueden advertir antes de que la póliza sea registrada o
después De que esta se haya anotado en el registro que le
corresponda para que los procedimientos de corrección
resulten mas accesibles, se tratarán por separado los
errores que se cometan en cada una de las pólizas que se
emplean en este sistema:

Póliza de diario: si el error existe en la
póliza y se advierte antes de ser registrada, propiamente
no se hace corrección, sino que se destruye o cancela la
póliza equivocada y se procede a formular otra
póliza de diario con el asiento correcto.

Si hay error en la póliza y se advierte
después de haberse registrado, se formula una segunda
póliza de diario en que aparezca el asiento de
contrapartida correspondiente y, como explicación la
referencia a la póliza equivocada. Se registra esta
segunda póliza y, automáticamente, queda corregido
el error.

Finalmente, si la póliza es correcta, pero al ser
registrada se comete el error, ya sea cargando o abonando por una
cantidad distinta a la correcta, la corrección se ejecuta
solamente en el registro, en la forma que ya se ha tratado para
estos casos en el sistema de póliza
única.

Póliza de caja: los errores en esta póliza
pueden presentar varios aspectos, que se sintetizan en los
siguientes puntos:

1.- Que las cuentas de cargo y de crédito que se
mencionan en la póliza sean correctas, pero los cargos o
abonos se hayan anotado por una cantidad menor o mayor que la
debida.

2.- Que la póliza se haya formulado con
algún cargo o crédito a una cuenta
incorrecta.

3.- Que la póliza éste bien formulad;
pero, al ser registrada, se haya cometido error.

Ventajas e inconvenientes: Igual que en los casos
anteriores, señalaremos algunas de las ventajas e
inconvenientes de este sistema.

Ventajas:

La división en el trabajo es más amplia,
por lo que se refiere a la preparación de las
pólizas, debido a la clasificación que se hace de
las operaciones en los dos grupos en que se basa este
sistema.

El departamento de caja es el indicado para formular las
pólizas que amparan las entradas y salidas en efectivo, de
acuerdo con los comprobantes que le haya servido de base para
efectuar los cobros o pagos diarios. Lo anterior permite llevar
en el departamento de caja un archivo completo de todos sus
comprobantes, lo que facilitará cualquier
investigación que tuviere que hacer. La existencia de
pólizas especiales para registrar el movimiento de fondos
permite un control más efectivo, de parte de los
administradores o gerentes, sobre loas causas que dieron origen
al mismo.

Inconvenientes: por existir dos diferentes tipos de
pólizas, puede cometerse el error de usar equivocadamente
una en un lugar de otra. Esta clase de error se puede evitar con
la impresión de las pólizas en papeles de colores
distintos. Se requiere más personal para llevar los
registros de pólizas, ya que uno se destina a las de caja,
y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a las
pólizas de diario que, normalmente, debe llevar el
departamento de contabilidad.

Existe también la posibilidad de que, al
registrarse las pólizas, se cometan errores, debido a los
rayados tabulares que para esos libros se usan. Este
inconveniente como ya se ha mencionado varias veces es
común a todos los sistemas de pólizas y a cualquier
otro en que se empleen libros o registros de base de rayados de
múltiples columnas. Sistemas de pólizas de diario y
de entradas y salidas de caja. No se trata de un nuevo
sistema de pólizas, sino más bien de una modalidad
del que acabamos de estudiar con el nombre de sistema de
pólizas de diario y de caja. La característica de
este sistema consiste en que la póliza de caja se
subdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente
las entradas de caja; y la otra, a las salidas.

Conforme a esta división, el sistema queda
integrado a base de tres pólizas, en las cuales se
registran todas las operaciones, ya sea de caja o de diario. Las
pólizas que se emplean son las siguientes:

• Póliza de diario.

• Póliza de entrada de caja, también
  designada como póliza de ingreso.

• Póliza de salida de caja, también
  denominada póliza de egreso.

Esta clasificación de las pólizas en tres
grupos da lugar a que se empleen tres registros para su debida
anotación, los cuales llevan los siguientes
nombres.

• Registro de pólizas de diario.

• Registro de pólizas de entrada de caja.
  Ingresos.

• Registro de pólizas de salida de caja.
  Egresos.

Debido a la existencia de tres registros para anotar las
pólizas, el sistema que estamos estudiando era conocido
anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con tres
registros.

3. Formas y rayados.

Las pólizas de diario, en este sistema, tienen
los mismos datos y rayado que en el sistema de pólizas de
diario y de caja. Por ello, solamente vamos a mencionar algunas
de las modalidades que adoptan las pólizas de caja,
subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de
salida.

Pólizas de entrada de caja o de
ingresos.

Como en estas pólizas solamente se registran las
entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se
entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y,
por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace
referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la
recepción de dinero.

La póliza de entrada de caja se compone de tres
partes que son:El encabezado,

El cuerpo de la póliza, y

El pie (la parte inferior).

En el anverso, el encabezado deberá
contener:

• El nombre del negocio o empresa,

• El nombre de la póliza(póliza de
  entrada de caja), y

• Un espacio para notar el numero que se asigne a la
  póliza.

El cuerpo o la parte media de la póliza
tendrá una columna para las fechas; un espacio de
redacción para notar solamente la cuenta cuentas que deban
acreditarse, así como la redacción de la
operación efectuada; y dos columnas de valores: la
primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales.
Por último, en la parte inferior, aparecerán
también, cuando menos, los tres espacios para anotar las
firmas de las personas que la formularon, revisaron y
autorizaron. En el reverso llevara, como encabezado, los mismos
datos señalados para el anverso y, además, un
espacio para notar la fecha. Abajo del encabezado tendrá
un espacio donde estarán impresas, o se escribirán,
las cuentas que con más frecuencia se acreditan por las
entradas de efectivo, así como una columna de valores para
el importe de los créditos a cada una de las cuentas que
se hubieren afectado.

Pólizas de salida de caja o de
egresos.

El rayado y datos que estas pólizas contienen son
iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la
diferencia de que, utilizándose solamente para el registro
de operaciones que den lugar a salida de efectivo,
únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de
cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta
que debe acreditarse es la de caja y bancos.

Registros de pólizas:

Cada clase de póliza se anotara en su respectivo
registro. Por su apariencia, los registros de las pólizas
de entrada y salida de caja, son iguales, salvo que, en el de
póliza de entrada, la primera columna de valores esta
destinada a los cargos a la cuenta de caja, y las columnas que le
sigan serán de naturaleza acreedora y
corresponderán a las cuentas que usualmente se afecten por
las entradas de efectivo.

En cambio, en el registro de pólizas de salida de
caja, su primera columna de valores esta destinada a los
créditos de la cuenta de caja, y las siguientes
serán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas
que normalmente se afecten por la salida de fondos.